Quản trị thời gian yếu tố thành công của người quản lý doanh nghiệp

1





Xây dựng kế hoạch làm việc cá
nhân và quản lý thời gian



Tài liệu dành cho học viên

2


Mục lục
Chương 1: Giới thiệu khái quát về khóa học 2
1. Giới thiệu 4
2. Mục tiêu khóa học 4
3. Mục tiêu học tập của bạn 4
Chương 2: Sử dụng thời gian như thế nào? 5
1. Khái niệm về thời gian 5
2. Sử dụng 24 giờ trong ngày. 6
3. Nhận dạng các yếu tố gây lãng phí thời gian 7
4. Các giải pháp cho những kẻ đánh cắp thời gian 7
5. Nhóm các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả 9
Chương 3: Hoạch định và tổ chức công việc 12
1. Khái niệm 12
2. Ý nghĩa 12

3. Làm thế nào để xác định công việc (Phương pháp xác định nội dung công việc 5WH2C5M) 12
4. Một số gợi ý cho một quá trình lên kế hoạch hiệu quả 12
5. Năm điểm cần lưu ý trong quá trình lên kế hoạch 13
6. Năm phút trước mỗi giờ 13
7. Sử dụng các công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch 13
Chương 4: Lập mục tiêu và sử dụng các phương pháp lập kế hoạch 17
1. Thiết lập mục tiêu 17
2. Phân loại mục tiêu 18
3. Sắp xếp mục tiêu 18
4. Đặc điểm của mục tiêu 18
5. Chia nhỏ mục tiêu 18
6. Phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả 18
Chương 5: Ủy thác công việc (Kỹ năng giao việc) 22
1. Lợi ích của giao việc 22
2. Những biểu hiện của bệnh phân công tồi 22
3. Những trở ngại với nhà lãnh đạo khi phân công công việc 22
4. Những khó khăn khi giao việc 22
5. Tính hợp lý trong kỹ năng giao việc 23
6. Những điều nhà lãnh đạo nên dự kiến 23
7. Những vấn đề cần xem xét khi khi quyết định công việc được giao 23
8. Đưa ra kế hoạch giao việc 23

3

9. Những điều cần tránh khi giao việc 24
10. Các bước khi giao việc 24
11. Cấp độ giao việc 24
Chương 6: Tổ chức và sắp xếp cá nhân 25
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 25
2. Sắp xếp hồ sơ 26

3. Sắp xếp nơi làm việc 29
4. Quản lý khối lượng công việc 30
Tài liệu tham khảo 31


4

Chương 1: Giới thiệu khái quát về khóa học
1. Giới thiệu
Người ta thường nói “Thời gian là vàng bạc”. Không biết bao nhiêu tiền bạc đã bị tiêu phí chỉ vì
chúng ta làm việc thiếu tổ chức. Khóa học một ngày sẽ giúp bạn biết sử dụng tối đa quỹ thời gian
của mình thông qua việc quản lý tốt không gian làm việc, sắp xếp công việc, sử dụng kế hoạch thời
gian một cách có hiệu quả, đồng thời biết phân công một số công việc của mình cho người khác.
2. Mục tiêu khóa học
Sau khóa học, học viên sẽ có khả năng:
Vai trò của quản lý thời gian đối với việc nâng cao hiệu quả làm việc

gian

ờ
–
Nâng cao tính tổ chức, và tổ chức nơi làm việc tốt hơn nhằm đạt hiệu quả
làm việc tối đa
.

Áp dụng các phương pháp xây dựng mục tiêu hữu hiệu nhất cho bản thân
.

Xác định đúng những việc cần làm và lập kế hoạch thực hiện
.

Nhận biết được những việc gì cần giao cho người khác và biết giao việc có hiệu quả
.

Kiểm soát những công việc có thể gây cản trở đến năng suất làm việc
.

3. Mục tiêu học tập của bạn















5

Chương 2: Sử dụng thời gian như thế nào?
1. Khái niệm về thời gian
Bạn muốn sử dụng thời gian một cách có hiệu quả ư, xin chớ vội vàng, để làm được điều đó bạn cần
có thời gian. Bạn thực sự mong muốn có sự thay đổi trong cuộc sống của mình để đáp ứng với những
đòi hỏi của cuộc sống ngày nay? Vậy xin hãy sẵn sàng thực hiện một số thay đổi.

Hãy nêu ba mục tiêu quan trọng nhất đối với bạn ở vị trí công tác hiện nay?



Theo bạn ba trở ngại lớn nhất cho bạn trong việc thực hiện những công việc hoặc mục tiêu quan
trọng trên là gì?



Nếu chấm điểm về tính tổ chức theo thang điểm từ 1-10, bạn sẽ cho mình mấy điểm?



Theo bạn, ba điều mà bạn cần làm ngay nhằm nâng cao tính tổ chức của mình là những điều gì?



Nếu có thêm thời gian, bạn sẽ làm thêm những gì?



Phương pháp quản lý công việc và quản lý thời gian của bạn hiện nay?

Chúng ta ai cũng có quyền tự do lựa chọn. Tác phong sắp xếp, tổ chức công việc của bạn sẽ quyết định
cách bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào.
Hãy nêu một vài ví dụ để chứng minh rằng chính cách sắp xếp thời gian của bạn đã ảnh hưởng đến
cách làm việc của bạn?

6




Hãy nêu một hoạt động mà bạn biết chắc rằng nếu bạn làm rất tốt và thực hiện một cách nhất quán
thì sẽ có ảnh hưởng tốt và đáng kể đến cuộc sống của bản thân bạn?



Nếu bạn đã biết rằng những điều đó có thể thay đổi một cách đáng kể cuộc đời mình, vì sao bạn lại
không làm?



2. Sử dụng 24 giờ trong ngày.
Bạn có bao giờ muốn tuần hay ngày dài hơn không?
 Hãy nghe một câu chuyện về thời gian<
 Mọi người đều có công bằng như nhau về tài sản thời gian, điều công bằng duy nhất, 24h
một ngày – quan trọng nhất là chúng ta đã sử dụng như thế nào
 1/3 chúng ta dùng để ngủ, 2/3 còn lại chia đều cho gia đình, công việc, các vấn đề cá nhân,
giải trí, học tập<
“Bạn yêu cuộc sống? Vậy thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống”
Benjamin Franklin

Bài tập
o Hãy giới thiệu về bản thân công việc và cách bạn đang sử dụng thời gian

Bạn đang dùng thời gian của mình trong 24h thế nào?
 Giải quyết tất cả các vấn đề không phải là không thể chỉ duy nhất điều hạn chế là thời gian
 Hãy làm một trắc nghiệm về thời gian.
 Nếu bạn luôn ở trong tình trạng không thể hoàn thành các công việc trong ngày, luôn căng
thẳng, than phiền, mang việc về nhà, luôn vội vã< thì bạn đang gặp vấn đề nghiệm trọng
với quản lý thời gian của mình
 Đừng tưởng tượng về hiệu quả áp lực của thời gian.

7

BÀI TẬP NHÓM: Chia nhóm bàn thảo tìm các yếu tố gây lãng phí thời gian trong công việc của bạn
3. Nhận dạng các yếu tố gây lãng phí thời gian
Sự trì hoãn
 Sự trì hoãn là một trong những kẻ ăn cắp hàng đầu
 Có 3 nguyên nhân chính của trì hoãn
 Nhiệm vụ khó và không hứng thú
 Nỗi sợ thất bại
 Không biết bắt đầu từ đâu
Vượt ngoài khả năng
 Khi bạn quá tham lam công việc, ôm đồm mọi thứ đôi khi là việc của cả người khác, bạn sẽ
không thể hoàn thành công việc trong một thời gian hạn chế của mình
 Bạn có đang đốt cháy thời gian của mình cho những việc ngoài việc chính của mình?
Các vấn đề của cấp dưới
 Liệu bạn có đang cố gắng giải quyết các vấn đề thay cấp dưới?
 Hay bạn nghĩ rằng cấp dưới không làm được và phải để bạn làm?
Việc di chuyển không hiệu quả
 Bạn có đang đến một nơi mà thực sự không cần thiết không
 Bạn có tận dụng hết thời gian của mỗi chuyến đi cho các công việc cần thiết không
Những công việc giấy tờ và email

 Bạn có đang sa đà vào các công việc giấy tờ tốn kém thời gian
 Bạn có tốn quá nhiều thời gian để trả lời, đọc và kiểm tra những bức thư không quan trọng
Những cuộc họp lãng phí
 Liệu bạn có cần tham gia cuộc họp đó không
 Cuộc họp mà bạn định tổ chức có thực sự rõ ràng và cần thiết không
Những cuộc họp lãng phí
 Liệu bạn có cần tham gia cuộc họp đó không
 Cuộc họp mà bạn định tổ chức có thực sự rõ ràng và cần thiết không
Những sao nhãng và sự chuyển đổi công việc
 Bạn đang hao phí thời gian vào việc lướt web đọc tin về thể thao?
 Bạn bị đứt dòng suy nghĩ vì một cuộc điện thoại
 Bạn có biết bạn mất từ 20-40% hiệu suất làm việc vì sự sao nhãng
4. Các giải pháp cho những kẻ đánh cắp thời gian
Nếu nhiệm vụ khó chịu, không hứng thú
 Giao cho người khác
 Hãy nhìn thẳng vào vấn đề

8

 Lập kế hoạch cho giải quyết những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát
Nếu bạn sợ thất bại
 Hãy đương đầu đừng trốn chạy
 Hãy thừa nhận nếu cảm thấy mình không đủ khả năng và tìm kiếm giúp đỡ
Nếu sợ do thiếu tự tin hãy lập kế hoạch tốt
 Nếu không biết bắt đầu từ đâu – có hai phương pháp
 Nhảy vào làm và liên tục rút kinh nghiệm để thay đổi cho phù hợp
 Chia nhỏ công việc thành những phần khả thi
Đừng đốt cháy quỹ thời gian của bạn
 Hãy biết điều gì là chính và quan trọng với bạn
 Đừng làm công việc vì người khác không chịu làm hay vì họ không làm đúng theo chuẩn

mực của bạn
 Đừng nhận tất cả mọi thứ hãy nhớ quy tắc 80/20
 Hãy học cách nói không
Nếu muốn nói không với sếp hãy theo cách sau
 Có thời gian suy nghĩ
 Cân nhắc và chuẩn bị câu trả lời
 Hãy lừa bóng về sân của sếp
Với cấp dưới
 Hãy phân công hiệu quả bằng hiểu biết về giao việc và huấn luyện
 Hãy cho lời khuyên và hỗ trợ đừng làm thay
Với việc di chuyển
 Hãy cân nhắc trước khi đi đâu đó, có thật sự cần thiết không
 Hãy tận dụng thời gian khi di chuyển
 Hãy tận dụng thời gian tại nơi đến để mang lại hiệu quả tối đa
Công việc giấy tờ và email
 Hãy quy định thời gian để giải quyết
 Dùng tài khoản riêng cho việc cá nhân
 Hãy xem qua một lượt trước
 Hãy chỉ dẫn người gửi thư cho bạn
 Hãy giao việc giấy tờ cho người khác nều có thể hoặc giải quyết bằng cách phân loại hợp lý
Những cuộc họp
 Hãy hiểu đặc điểm những cuộc họp lãng phí
 Không cần thiết
 Không có chương trình cụ thể

9

 Biến thành một buổi cãi vã
 Nơi độc diễn của vài cá nhân
 Quá thời gian quy định

 Không quyết định được gì
 Không có phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể
 Hãy loại bỏ những cuộc hợp không cần thiết
 Tránh những cuộc họp không liên quan hoặc bạn đạt được ít những điều mong muốn
 Xem xét chương trình cuộc họp trước khi quyết định tham gia
 Hãy lên kế hoạch cẩn thận nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp – điểm cần họp là gì
Với sự sao nhãng
 Dẹp bớt những thứ giải trí xung quanh
 Hãy sử dụng biển báo đang bận ở cửa phòng
 Hãy dùng giấy ghi chú để nhắc nhở
 Hãy tập trung cho đến khi hoàn thành trước khi chuyển sang việc khác
Nếu các vấn đề bắt đầu từ sếp – bạn có là người sếp đó?
 Nếu do mục tiêu không rõ ràng
 Yêu cầu họp để thảo luận
 Lập mục tiêu cho dài hạn
 Chú ý các đặc điểm của những mục tiêu hợp lý
 Xem xét khả năng và nguồn lực phù hợp
 Nếu không được định hướng rõ ràng
 Hãy chủ động lập kế hoạch tiếp cận của bạn và trình sếp trước
 Nếu bạn là sếp hãy nhớ định hướng cụ thể về công việc cho nhân viên
 Với những đình trệ do sếp
 Hãy làm việc và xem xét những ảnh hưởng của sự đình trệ này
 Tổng kết và làm việc với sếp về điều đó
 Đề xuất giải pháp phù hợp mà sếp có thể chấp nhận như giao quyền nhiều hơn hoặc
một số việc được chủ động
 Chú ý vai trò của bạn trong mối quan hệ với các lãng phí do sếp gây ra
 Tránh những yêu cầu không cần thiết
 Đừng đẩy khó khăn cho cấp trên
 Giúp đỡ sếp trong cải thiện cách làm việc
5. Nhóm các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Nhật ký công tác
 Là bước đầu tiên của quản lý thời gian – hiểu bạn sử dụng thời gian như thế nào

10

 Hãy ghi nhật ký công tác trong 3 đến 5 ngày
 Hãy sắp xếp thành các nhóm công việc và mức ưu tiên
Bài tập: Thử xem mẫu nhật ký công tác và phân tích
 Phân tích hoạt động của mình theo nhật ký và tìm nguyên nhân
 Hãy khắc phục vấn đề bằng cách phát huy những thói quen tốt
LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC
 Những công cụ cần thiết
 Danh sách việc phải làm
 Lịch hẹn
 Sổ kế hoạch ngày và tuần
 Các phần mềm hỗ trợ lên lịch trên máy tính hay PDA
 Lên lịch những việc ưu tiên hàng đầu trước
 Tránh tham lam quá nhiều trong lịch và dành thời gian dự phòng cho các khủng hoảng có
thể xảy ra
 Lập danh sách việc phải làm trong ngày cùng thời gian ước tính để theo dõi
 Chú ý nếu việc của bạn ít có tính hệ thống
 Dành nhiều thời gian trống hơn
 Chỉ đặt những thứ cực kỳ quan trọng vào lịch
 Sẵn sàng thay đổi kế hoạch khi có cơ hội mới ngoài dự tính
 Giao phó và huấn luyện
 Nếu bạn ngập trong công việc còn cấp dưới thì không bạn cần giao phó nhiều hơn
 Nếu bạn đã giao phó nhưng công việc chậm và kém hiệu quả - bạn cần giao phó hiệu
quả hơn
 Những biện hộ cho sự không giao phó
 Chỉ tôi làm được

 Tôi không tin tưởng họ
 Tôi thích làm theo cách của tôi
 Để họ làm thì tôi làm còn nhanh hơn
 Nhân viên không muốn được giao thêm
 Nhân viên kỳ vọng tôi quyết định
 Đặc điểm của giao phó hiệu quả
 Rõ ràng về những gì muốn được thực hiện
 Giao cả những việc nhàm chán và hứng thú
 Hướng dẫn cụ thể
 Huấn luyện, đào tạo nếu cần thiết

11

 Giám sát tiến độ thường xuyên
 Giao toàn bộ cho một người để tập trung quyền – giao phó đi đôi với quyền hạn và
nguồn lực
 Đừng giao những việc là trách nhiệm của bạn
 Rút kinh nghiệm cho các lần sau bằng cách
 Thu nhận các phản hồi
 Thừa nhận các thành quả tích cực của nhân viên
 Liên tục huần luyện và đào tạo bổ sung
 Sắp xếp thời gian cá nhân
 Hãy quản lý thời gian cá nhân như với công việc của mình
 Tạo thêm thời gian bằng cách phối hợp các công việc tại nhà, bớt xem ti vi, mua sắm
trên mạng<
 Hãy thuê người làm để tiết kiệm thời gian
 Bỏ bớt những thứ không mang lại giá trị cho cuộc sống của bạn
 Hãy biết giữ sức khỏe của mình và bắt đầu luyện tập nếu thấy cần
 Hãy biết cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đừng mang việc ở công ty về làm ở nhà
và ngược lại.

 Hãy biết dành thời gian cho gia đình, các mối quan hệ và dành cả thời gian cho chính
bản thân.

12

Chương 3: Hoạch định và tổ chức công việc
1. Khái niệm
 Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để
thực hiện những mục tiêu đó.
 Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản
lý đều làm công việc hoạch định.
2. Ý nghĩa
 Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
 Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
 Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
 Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
3. Làm thế nào để xác định công việc (Phương pháp xác định nội dung công việc
5WH2C5M)
 Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?
 Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội
dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc
 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
 Xác định nội dung công việc 1W (what)
 Xác định 3W: where, when, who
 Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
 Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
 Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
 Xác định nguồn lực thực hiện 5M

4. Một số gợi ý cho một quá trình lên kế hoạch hiệu quả
 Bạn có thể tiết kiệm cho mình một giờ mỗi ngày bằng cách làm mọi việc một cách có sắp
xếp và tổ chức.
 Cần xác định mục tiêu và phương pháp hành động cho cả kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch
dài hạn. Dự đoán trước những sự việc hoặc tình huống có thểxẩy ra trong tương lai gần sẽ
giúp ích cho việc hoàn thành các kế hoạch ngắn hạn. Việc hoàn thành các kế hoạch ngắn
hạn cũng sẽ có một tầm quan trọng nhất định cho việc thực thi các kế hoạch dài hạn.
 Một bảng lịch biểu cập nhật là một công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc thực thi kế hoạch.
Lưu ý, bạn phải hoàn thành chi tiết cho kế hoạch triển khai trước khi sử dụng bảng lịch

13

biểu để theo dõi tiến độ triển khai của kế hoạch.
 Khi khối lượng công việc trở nên quá lớn, một danh sách “Những công việc cần thực hiện”
sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực tốt hơn vào những công việc có độ ưu tiên cao hơn.
 Biểu đổ theo dõi tiến độ công việc, ví dụ biểu đồ PERT (xem tham khảo cuối chương) sẽ là
một công cụ hỗ trợ tuyệt vời khi được sử dụng đúng cách.
 Lên kế hoạch tiếp xúc, gặp gỡ, họp, hội thảo với đồng nghiệp một cách kỹ càng hạn chế tối
đa những vấn đề có thể nảy sinh như việc thu thập thiếu thông tin <
 Những khái niệm, những quy trình, những công cụ hỗ trợ được sử dụng nên được điều
chỉnh sao cho phù hợp với từng cá nhân, từng hoàn cảnh.
 Các chuyên gia cho rằng không nên cố gắng làm bất cứ điều gì nếu như bạn chưa lên kế
hoạch cụ thể, nhưng cũng cần phải có sự linh hoạt trong quá trình thực hiện. Hãy ghi nhớ
định luật Murphy: Nếu một điều gì đó có thể sai, thế nào rồi nó cũng sẽ sai.
5. Năm điểm cần lưu ý trong quá trình lên kế hoạch
 (Với mọi kế hoạch, bạn nên luôn đặt cho mình 5 câu hỏi sau):
- Cái gì ?
- Ở đâu ?
- Khi nào ?
- Như thế nào ?

- Ai ?
6. Năm phút trước mỗi giờ
Nếu bạn đang có một mặt bàn bừa bộn hay bất cứ một không gian nào đó còn chưa ngăn nắp, bạn hãy
dành 5 phút cuối cùng của mỗi giờ để dọn dẹp không gian bừa bộn đó. Trong phút cuối cùng của 5
phút đó, bạn hãy đặt đồng hồ cho 55 phút tiếp theo để bạn sẽ lại có 5 phút cuối cùng của giờ tiếp theo
dành cho việc dọn dẹp và sắp xếp lại không gian bừa bộn của bạn.
Bạn có thể làm được gì chỉ trong vòng 5 phút? Rất ít, phải không ? Nhưng bạn hãy thử đi, bạn sẽ thực
sự bị bất ngờ đó. Sau 2 tuần, bạn sẽ có được một không gian gọn gàng ngăn nắp hoặc chí ít cũng gọn
gàng ngăn nắp hơn không gian bừa bộn của bạn trước đây. Hành động đơn giản này thôi cũng sẽ
mang đến cho bạn một cảm giác thực sự dễ chịu và thoải mái.
7. Sử dụng các công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch
Một số công cụ để bạn lựa chọn :
 Lịch biểu: Lịch biểu sẽ giúp bạn ghi nhớ các mốc công việc quan trọng phải làm trong
khoảng thời gian tương đối dài.
 To-do list (danh sách các công việc cần thực hiện): To-do list sẽ giúp bạn tập trung vào các
công việc có độ ưu tiên cao hơn cũng như xác định rõ các công việc cần phải thực hiện
trong khoảng thời gian ngắn.

14

 Binder - Kẹp giấy.
 Các ứng dụng máy tính: các phần mềm quản lý thời gian
 Các thiết bị ứng dụng kỹ thuật số: iPhone, Pad, PDA - chúng thậm chí có thể nói và nhắc
nhở chúng ta về các công việc cần thực hiện.
 Khi lựa chọn các công cụ hỗ trợ cho riêng mình, bạn nên tự đặt cho mình các câu hỏi sau :
 Bạn muốn công cụ đó làm gì cho bạn?
 Bạn muốn hiệu quả cũng như độ phức tạp của công cụ/ứng dụng đó như thế
 nào ?
 Bạn sẽ sử dụng công cụ đó thường xuyên hay chỉ thỉnh thoảng mới dùng đến
 nó?

Có nhiều loại công cụ hoặc ứng dụng có thể sử dụng, tùy thuộc vào từng cá nhân và hoàn cảnh cụ thể.
Một số người muốn sử dụng lịch biểu, to-do list hoặc một phòng chứa đầy các bảng ghi chú. Những
người khác đơn giản chỉ muốn một công cụ có thể bỏ vừa trong chiếc ví của họ.
Một khi chúng ta đã bắt đầu sử dụng các công cụ hỗ trợ, đôi lúc chúng ta có xu hướng chỉ ghi lại
những buổi họp, những hoạt động mà chúng ta phải tham dự hoặc phải hoàn thành mà không có các
thông tin về thời gian đi kèm. Ví dụ, nếu bạn tham dự một buổi họp kéo dài 2 tiếng, hãy ghi chú rõ
ràng 2 tiếng đó trong công cụ hỗ trợ của bạn. Khi đó, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về khoảng
thời gian mà bạn dự định sẽ sử dụng cũng như khoảng thời gian còn lại mà bạn có thể sử dụng. Mọi
khoảng thời gian vượt quá 30 phút nên được ghi chú lại nhằm phục vụ mục đích ở trên.
To-do Book
To-do Book là một trong những công cụ đơn giản và hiệu quả nhất giúp bạn quản lý thời gian một
cách hiệu quả. Nó dễ dàng sử dụng, dễ dàng di chuyển, dễ dàng cập nhật và thay đổi. Trước khi bắt
đầu, bạn nên xác định xem bạn muốn ghi chú lại các công việc của mình theo cách nào. Bạn có thể sử
dụng các công cụ tương tự như thời khóa biểu của học sinh tiểu học, hoặc các chương trình chạy trên
máy vi tính, hoặc bất cứ thứ gì khác mà bạn cảm thấy tiện lợi nhất.
Bước tiếp theo, ở đầu trang là thông tin về ngày. Sau đó, bạn liệt kê ra một danh sách tất cả những việc
bạn cần làm ở nhà hoặc ở nơi làm việc (gợi ý bạn nên có 2 danh sách riêng cho 2 thực thể trên). Bạn sử
dụng bút màu để làm nổi bật 3 việc bạn muốn thực hiện nhất. Sau đó, trong quá trình thực hiện các
công việc, mỗi khi hoàn thành công việc nào, bạn xóa công việc đó khỏi danh sách của bạn.
Vào cuối ngày, bạn lại tạo tiếp một trang mới cho các công việc vào ngày hôm sau. Sau đó, chuyển tất
cả những công việc mà hôm nay bạn chưa hoàn thành được vào trang mới bạn vừa tạo bên cạnh
những công việc mà bạn nghĩ bạn cần phải hoàn thành vào ngày hôm sau. Tương tự như ở trên, bạn
hãy làm nổi bật hai công việc mà bạn muốn thực hiện nhất. Khi bạn đến nơi làm việc vào ngày hôm
sau, hãy điền thêm tất cả những công việc mà bạn mới chợt nghĩ ra mình phải hoàn thành, và làm nổi
bật ba công việc mà bạn muốn hoàn thành nhất.

15

Một vài người cảm thấy việc quản lý và sắp xếp các công việc của mình theo cách như trên là không
dễ dàng. Hãy cố gắng tạo riêng cho mình một công cụ trợ giúp phù hợp và hiệu quả nhất. Bạn có thể

sử dụng một mẫu to-do book sau để quản lý các công việc trong tuần của mình:

THỨ HAI

THỨ BA

THỨ TƯ

THỨ NĂM

THỨ SÁU






Sau đó, liệt kê danh sách các công việc cần thực hiện trong từng cột (bạn hãy giả sử hôm nay là chủ
nhật và bạn đang lên danh sách các công việc cho ngày thứ hai sắp tới). Vào cuối ngày thứ hai, bạn
chuyển tất cả những công việc chưa được hoàn thành vào danh sách công việc của ngày thứ ba (vào
cột tương ứng với ngày thứ ba) bên cạnh đó là những công việc khác mà bạn phải hoàn thành trong
ngày thứ ba. Đến cuối tuần, bạn sẽ chuyển tất cả những công việc chưa được thực hiện vào danh sách
công việc cho tuần kế tiếp.
Phương pháp này có thể được sử dụng cho hoạt động của cả nhóm. Có một tấm bảng trắng cùng với
các ô kẻ bảng như ở trên. Sau đó hãy viết các nhiệm vụ của từng cá nhân theo những màu khác nhau
hoặc sử dụng sticky notes (Sticky note sẽ rất hữu hiệu vì bạn có thể dễ dàng di chuyển nó chứ không
phải xóa đi viết lại như khi dùng bút.)

16

Kế hoạch làm việc cho cả nhóm

Nhiệm vụ
Thời gian
Người chịu trách nhiệm























17

Chương 4: Lập mục tiêu và sử dụng các phương pháp lập
kế hoạch
Trước khi lên kế hoạch, bạn cần phải biết chính xác một số thông tin sau :
 Bạn muốn đạt được kết quả gì qua kế hoạch đó (Mục tiêu của bạn)?
 Bạn muốn đạt được những mục tiêu đó như thế nào?
 Bạn bị ràng buộc như thế nào về thời gian, tiền bạc, các công cụ để thực hiện kế hoạch < ?
 Những cá nhân nào sẽ tham gia vào quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu đó?
Hãy đặt một vài mục tiêu cho bạn, những mục tiêu mà bạn có thể nhìn nhận và đánh giá một cách rõ
ràng về nó < rồi sau đó bạn mới bắt tay vào quá trình thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
Hầu hết chúng ta chỉ đạt được những kết quả kém hơn rất nhiều so với khả năng thực sự của chúng
ta. Bạn có muốn điều đó xảy ra với bạn hay không? Chắc chắn là không rồi. Vậy bạn cần phải thay
đổi. Hãy đừng suy nghĩ về việc bạn có thể thay đổi hay không! Điều đó không quan trọng. Điều quan
trọng nhất là bạn phải thực sự muốn mình thay đổi.
Đa số chúng ta có rất nhiều ý tưởng, nhưng có rất ít người thực sự hành động để biến những ý tưởng
đó thành hiện thực. Có thể bạn đã thử thực hiện một vài ý tưởng của mình, nhưng bạn đã thất bại
trong việc biến nó thành hiện thực. Một trong những lý do quan trọng nhất dấn đến thất bại đó là bạn
không suy nghĩ và lên được cho mình một kế hoạch hành động hiệu quả. Nhưng, như bạn biết đấy, có
một câu nói rất hay trong trò chơi xổ số : “Bạn không thể thắng nếu bạn không mua vé số”. Trong
cuộc sống cũng như vậy: nếu bạn ngừng cố gắng và ngừng thử những cơ hội của mình, bạn đã mất
mọi cơ hội để có thể thành công. Hãy tự hứa với bản thân rằng bạn sẽ chủ động thực hành những gì
mà chúng ta sẽ nói đến trong buổi học ngày hôm nay, những điều mà tôi tin tưởng thực sự có ích cho
bạn.
Và để lời hứa đó trở nên “nghiêm khắc” hơn, bạn hãy chia sẻ nó với đồng nghiệp, với cấp trên hoặc
với người thân của bạn.
Mục tiêu và mục đích là những thành phần cơ bản trong quá trình lên kế hoạch. Giống như chú mèo
Cheshire đã nói với cô bé Alice trong bộ phim “Alice lạc vào xứ sở thần tiên”: Nếu cô bé không biết
mình muốn đi đến đâu, thì bất kỳ con đường nào cũng giống nhau cả mà thôi. Và đây là điều thường
xảy ra trong cuộc sống: Chúng ta sống và nếu chúng ta kết thúc tại nơi chúng ta muốn, điều đó nghe
thật tuyệt. Nhưng nếu chúng ta kết thúc tại nơi mà chúng ta không muốn, thì đó mới là cuộc sống.
1. Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu giúp bạn: Tập trung vào việc quan trọng nhất, đưa ra hướng dẫn thống nhất cho
nhóm của bạn, dành ít công sức cho những việc không quan trọng, trránh lãng phí thời gian, tự thúc
đẩy bản thân, tăng hài lòng với công việc tổng thể

18

2. Phân loại mục tiêu
 Mục tiêu chính: có vai trò thiết yếu với công việc của bạn, là nhưng mục tiêu phải hoàn
thành
 Mục tiêu hỗ trợ: tạo điều kiện thuận lợi hơn hoặc tận dụng cơ hội kinh doanh
 Mục tiêu “nên có”: giúp cải thiện và hỗ trợ cho các mục tiêu chính
3. Sắp xếp mục tiêu
 Theo thứ tự: Công ty – phòng ban – cá nhân
 Để tất cả cá nhân, nhân viên có thể nắm được
 Lên các mục tiêu và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, đâu là chính đâu là hỗ trợ và đâu chỉ là
nên có và gắn với mức độ ưu tiên
 Bảo đảm mục tiêu là điêu bạn thực sự muốn làm chứ không phải chỉ nghe hay.
 Mục tiêu không nên mâu thuẫn các mục tiêu khác
 Phát triển mục tiêu ở cả 6 lính vực:
 Gia đình
 Tài chính và sự nghiệp
 Tinh thần và đạo đức
 Thể chất và sức khỏe
 Văn hóa và xã hội
 Tư duy và giáo dục
4. Đặc điểm của mục tiêu
 Diễn đạt rõ ràng
 Phân chia thời gian cụ thể
 Vừa sức
 Quan trọng

 Tương xứng với chiến lược của tổ chức
 Thử thách nhưng khả thi
5. Chia nhỏ mục tiêu
Trong trường hợp các mục tiêu quá lớn hãy biết chia nhỏ ra để có các mục tiêu vừa sức phù
hợp:
 Chia thành các tập hợp nhiệm vụ có thể quản lý được
 Xác định mức độ ưu tiên
 Xếp theo thứ tự phù hợp
 Ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ
6. Phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả
 6w - 1h - 2c – 5m

19

 6 câu hỏi Wh
 1 how
 2 c – control – check
 5 m (Man,Money, Material, Machine, Method)
 SMART trong lập kế hoạch
 SWOT trong lập kế hoạch
 Mindmap trong lập kế hoạch và sáng tạo
SMART trong lập kế hoạch
Bạn thực sự có thể làm được tốt hơn những điều vừa nói ở trên nếu bạn thực sự muốn như vậy. Yếu
tố đầu tiên trong việc lên kế hoạch là bạn phải biết chính xác những gì bạn muốn đạt được, hay nói
cách khác, bạn phải biết rõ mục tiêu của mình là gì. Không kém phần quan trọng là cách mà bạn diễn
đạt mục tiêu đó của bạn. Một trong những công cụ hữu ích để bạn xác định xem mục tiêu của mình đã
hợp lý hay chưa chính là khái niệm SMART. Mục tiêu của bạn phải thực sự SMART. Vậy SMART là gì
???
S = SPECIFIC : CỤ THỂ
Khi mục tiêu của bạn quá chung chung hoặc quá tổng quan, bạn khó có thể tập trung hết nguồn lực

của mình để thực hiện mục tiêu đó. Cũng giống như nếu bạn đi trên đường mà đích đến của bạn
không rõ ràng thì bạn sẽ rất khó để đến được cái đích đó. Hay cũng giống như bạn sẽ dễ dàng trang
trí căn phòng của mình hơn nếu bạn đã hình dung trước trong đầu hình ảnh của căn phòng sau khi
được trang trí.
M = MEASUREABLE: CÓ THỂ ĐÁNH GIÁ ĐƯỢC
Nếu bạn không thể đánh giá hay đo đếm được mục tiêu, bạn sẽ không thể biết bạn còn đang cách xa
mục tiêu của mình như thế nào, cũng như khi nào bạn có thể hoàn thành được mục tiêu đó, và điều
đó chắc chắn sẽ là một trở ngại với nỗ lực, quyết tâm cũng như ngọn lửa nhiệt tình trong bạn. Ví dụ,
bạn quyết định sẽ tiết kiệm hơn từ mỗi lần thanh toán của mình để có thể có được một kỳ nghỉ vào hè
này. Nhưng nếu bạn không xác định số lượng tiền tiết kiệm cụ thể trong mỗi lần thanh toán, và không
xác định tổng số tiền bạn sẽ tiết kiệm thì mục tiêu của bạn thật khó để có thể đạt được.
A = ATTAINABLE = ACHIEVEABLE: CÓ KHẢ NĂNG THỰC HIỆN ĐƯỢC
Đôi lúc chúng ta nghĩ rằng chúng ta nên đặt mục tiêu thật cao để chúng ta nâng cao và hoàn thiện bản
thân mình. Điều đó không sai, nhưng nếu mục tiêu của chúng ta quá cao đến mức không thể thực
hiện được, chúng ta sẽ nhanh chóng chán nản, thất vọng và không còn muốn cố gắng để thực hiện
mục tiêu đó nữa. Những cá nhân thực sự xuất sắc hiểu rõ điều đó. Họ đặt cho mình những mục tiêu
mà họ biết họ có thể thực hiện được với sự nỗ lực của bản thân, và khi đạt được những mục tiêu đó
rồi, họ lại đặt ra cho mình những mục tiêu mới - những mục tiêu mà họ có thể thực hiện được. Họ leo
lên đỉnh núi từng bước từng bước một !!!

20

R = RELEVANT = REALISTIC: CÓ Ý NGHĨA.
Mục tiêu của bạn phải có ý nghĩa và phải quan trọng đối với bạn, hoặc nếu không bạn sẽ nhanh chóng
chán nản và bỏ rơi nó. Hãy đặt mục tiêu thực sự có ý nghĩa với mình.
T = TIMED: CÓ GIỚI HẠN THỜI GIAN
Hãy đặt ra giới hạn thời gian cụ thể cho các mục tiêu của bạn. Giới hạn thời gian là yếu tố quan trọng
giúp bạn thực hiện mục tiêu một cách hiệu quả.
Bên cạnh yếu tố SMART nói trên, mục tiêu của bạn cũng nên đáp ứng các nội dung của khái niệm 3P
như sau :

 Personal: Mục tiêu “là của bạn”. Bạn đặt ra mục tiêu vì bạn muốn đạt được nó, chứ không
phải do sếp hay người thân của bạn muốn bạn đạt được nó.
 Positive: Hãy diễn tả mục tiêu của bạn một cách “tích cực” và “chủ động”.Cũng giống như
khi bạn miêu tả một cốc nước khi nước đang chứa ½ thể tích của nó. Bạn có thể nói “Cốc
nước đang đầy một nửa”, hay có thể nói “Cốc nước chỉ vơi còn một nửa”. Ý nghĩa giống
nhau nhưng trạng thái tâm lý và hiệu quả tích cực mạng lại thì hoàn toàn ngược nhau.
Tương tự như khi đặt mục tiêu, hãy mô tả bằng những điều bạn sẽ thực hiện, cố gắng hạn
chế mô tả bằng những điều bạn sẽ không thực hiện.
 Put in Writing : Hãy viết ra các mục tiêu của mình hoặc làm cách nào đó để bạn luôn có thể
nhìn thấy hoặc ghi nhớ được các mục tiêu của mình một cách dễ dàng nhất : Hình nền của
màn hình máy tính, dán mục tiêu ở góc gương, dán mục tiêu ở trên bàn làm việc< là
những cách đơn giản giúp bạn ghi nhớ những mục tiêu của mình.
SWOT
 Strength
 Weakness
 Opportunities
 Threat
Mindmap trong lập kế hoạch và sáng tạo
 Bản đồ tư duy là một công cụ tổ chức tư duy. Đây là phương pháp dễ nhất để chuyển tải
thông tin vào bộ não của bạn rồi đưa thông tin ra ngoài bộ não.
 Nó là một phương tiện ghi chép đầy sáng tạo và rất hiệu quả theo đúng nghĩa của nó, “Sắp
xếp” ý nghĩ của bạn.
 Với cách thể hiện gần như cơ chế hoạt động, cấu trúc và chức năng của bộ não, Bản đồ tư
duy sẽ giúp bạn:
 Giúp bạn giải quyết vấn đề
 Giúp bạn trở nên Sáng tạo hơn
 Tiết kiệm thời gian cho bạn

21

 Ghi nhớ tốt hơn và lâu hơn
 Làm sáng tỏ một tính huống
 Nhìn thấy bức tranh tổng thể, sẽ hướng bạn đến trọng tâm của vấn đề
 Phát triển các ý tưởng của mình
 Sắp xếp kế hoạch cho bản thân
 Giúp bạn tổ chức và quản lý cuộc sống tốt hơn
Tuy nhiên, hệ thống kiến thức quản lý thời gian truyền thống dường như chỉ phát huy hiệu quả với
một số ít cá nhân, trong khi đa số những người khác cũng đã từng nghe nói hoặc thậm chí đã tìm hiểu
về quá trình lên kế hoạch, cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, cách bố trí công việc, cách thực hiện
công việc < nhưng rồi họ lại quay trở lại với “con đường mòn” của mình : những bảng ghi nhớ gắn ở
bất kỳ nơi nào có thể gắn được, các chồng giấy lôn xộn ở khắp nơi, và một loạt các dự án còn đang bị
treo lại !!!
Có hai loại người mà chúng ta tạm gọi là những người “não trái” và những người “não phải”. Những
người “não trái” nhìn sự vật đơn giản như chỉ có hai màu trắng và đen. Đối với họ, dòng thời gian là
một chuỗi thứ tự nối tiếp nhau: tại thời điểm này chỉ làm công việc này, sau đó chuyển sang làm một
công việc khác và cứ tiếp tục như vậy.
Những người mà chúng ta mệnh danh là ”não phải” thì phức tạp hơn, họ có khả năng nhận diện được
nhiều sự lựa chọn. Đối với họ, sự việc không chỉ đơn giản là trắng và đen; thời gian của họ đa dạng và
nhiều mầu sắc hơn, họ có thể thực hiện đồng thời nhiều công việc trong cùng một thời điểm. Họ có
thể vừa lái xe vừa nói chuyện điện thoại,họ cũng có thể vừa đọc sách vừa xem TV<
Một số hướng dẫn khi tạo bản đồ tư duy:
 Bắt đầu từ trung tâm với hình ảnh của chủ đề.
 Luôn sử dụng màu sắc.
 Nối các nhánh chính (cấp một) đến hình ảnh trung tâm, nối các nhánh nhánh cấp hai đến
các nhánh cấp một, nối các nhánh cấp ba đến nhánh cấp hai,<. bằng các đường kẻ.
 Mỗi từ/ảnh/ý nên đứng độc lập và được nằm trên một đường kẻ
 Tạo ra một kiểu bản đồ riêng cho mình (Kiểu đường kẻ, màu sắc,<)
 Nên dùng các đường kẻ cong thay vì các đường thẳng vì các đường cong được tổ chức rõ
ràng sẽ thu hút được sự chú ý của mắt hơn rất nhiều
Bố trí thông tin đều quanh hình ảnh trung tâm

22

Chương 5: Ủy thác công việc (Kỹ năng giao việc)
1. Lợi ích của giao việc
 Nhiều công việc được thực hiện trong cùng thời gian sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
hoàn thành mục tiêu.
 Trách nhiệm nhân viên được xác định và nâng lên, nhân viên trở nên quan tâm và có trách
nhiệm.
 Sự phân công trách nhiệm quyền hạn rõ ràng sẽ giúp cho việc kiểm tra của nhà lãnh đạo
bớt khó khăn hơn.
 Tân dụng hết nguồn nhân sự và năng suất làm việc tăng lên.
 Nếu không biết giao việc dẫn đến nhân viên tự làm, hỏng nhiều

2. Những biểu hiện của bệnh phân công tồi
 Công việc thường trễ hạn, và tổ chức hay gặp khó khăn do những quyết định đưa ra chậm
trễ.
 Không tìm được người trong tổ chức để giao việc.
 Một số nhân viên quá bận rộn - Một số nhân viện ngồi không.
 Các nhân viên được giao những nhiện vụ không liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ
của họ.
 Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn của mình.
 Quyết định của nhân viên thường vựơt quá hạn của mình và dường như chẳng ai biết ai là
người đảm trách dự án.
 Các nhân viên có liên quan không được thông báo những thông tin nằm trong kế hoạch và
mục tiêu.
 Các nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàn chán, tổ chức có nhiều nhân viên xin thôi
việc.
 Người lãnh đạo đôi khi can thiệp vào việc đã được giao mà không thông qua người đã
phân qua việc đó.

 Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời thời gian quan tâm tới nhân viên.
3. Những trở ngại với nhà lãnh đạo khi phân công công việc
 Nhân viên thiếu kinh nghiệm và nhiệt tình.
 Nhân viên sợ trách nhiệm.
 Nhân viên sợ phê bình và tránh việc mạo hiểm
4. Những khó khăn khi giao việc
 Nhà lãnh đạo thường chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô nghĩa

23

 Các nhân viên luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công việc
 Các nhân viên họ nói rằng họ quá bận rộn
Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc đó cho nhân viên sẽ mất thời gian hơn là tự làm
 Công việc điều hành cao, cần phải có chữ ký của nhà lãnh đạo và tài liệu chính, như hóa
đơn vận chuyển và nhận hàng.
5. Tính hợp lý trong kỹ năng giao việc
 Nhà lãnh đạo phải tường trình dự án đầy đủ.
 Nhà lãnh đạo cần phải xác định mức độ thực thi và thời gian biểu khi thực hiện công
việc.
 Nhà lãnh đạo cần huấn luyện hoặc hổ trợ khi nhân viên cần bất kỳ lúc nào.
 Nhà lãnh đạo phải nêu những vấn đề kế tiếp mà mình thường mong đợi.
 Nhà lãnh đạo cần phải báo cho nhân viên khác biết ai là người chịu trách nhiệm công việc
này.
 Giải thích rõ mức độ quyền hạn khi được giao việc.
6. Những điều nhà lãnh đạo nên dự kiến
 Các nhân viên đều có quyển yêu sách, tỏ thái độ không đồng ý hay chấp nhận công việc.
 Các nhân viên có thể đòi hỏi những vấn đề khó khăn và yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.
 Những báo cáo tiến trình công việc phải được chuẩn bị đúng thời gian cho bạn hoặc cho
những nhân viên khác trong bộ phận thông tin.
 Những nhiệm vụ được hoàn thành là những bằng chứng tốt về việc điều hành nhân viên

một cách hoàn hảo.
 Nhân viên mới phải được chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng và phải có người kèm khi làm nhiệm vụ.
 Thời gian - Tiền bạc - Vật chất – Con người được xem là nguồn quý giá và phải được sử
dụng một cách hợp lý<.
7. Những vấn đề cần xem xét khi khi quyết định công việc được giao
 Những công việc mà nhân viên bắt buộc phải làm.
 Những công việc nhân viên nên làm, nhưng bạn có thể giúp nếu cần.
 Những công việc bận có thể làm, nhưng nhân viên cũng có thể làm nếu có cơ hội.
 Những công việc mà bạn nên làm, những cần sự giúp đỡ của nhân viên.
 Những công việc mà chỉ mình bạn mới có thể làm.
8. Đưa ra kế hoạch giao việc
 Trình bày rõ nhiệm vụ va kết quả mông muốn.
 Đưa ra một mức độ thực hiện công việc và thời gian biểu.
 Xác định rõ số lượng và chất lượng công việc.
 Giao mức độ quyền hạn.

24

 Đào tạo nhân viên theo yêu cầu công việc khi cần.
 Báo cho tất cả nhân viên khác ai sẽ là người có trách nhiệm.
9. Những điều cần tránh khi giao việc
 Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ.
 Không bao giờ cho nhân viên những công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công
việc.
 Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc.
 Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách.
 Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý mà mõi người đều có thể làm.
10. Các bước khi giao việc
 Rà soát lại các công việc.
 Chọn việc để giao.

 Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc
 Lựa chọn người thích hợp.
 Chuẩn bị và giao việc.
 Hướng dẫn
 Theo dõi thực hiện
 Đánh giá kết quả
11. Cấp độ giao việc
Bạn đừng bỏ phí thời gian của mình để làm những việc mà người khác cũng làm được, nhất là khi họ
có thể làm việc đó tốt hơn bạn. Hãy dành thời gian để làm những việc mà bạn là người duy nhất có
khả năng làm.
Trong cuốn “Creative Edge”, tác giả William C. Miller đưa ra năm cấp độ giao việc:
 Yêu cầu: “Tôi quyết định anh hãy làm việc này.” Mời: “Theo tôi anh nên làm việc này bởi
vì<”
 Đề nghị tư vấn: “Trước khi ra quyết định, tôi muốn anh cho ý kiến đóng góp.”
 Đề nghị tham gia: “Chúng ta cần phải cùng nhau đưa ra quyết định.”
 Giao việc: “Anh sẽ là người ra quyết định.”
Dù bạn đang làm việc ở vị trí nào, bạn cần biết cách phân công công việc cho người khác. Bạn nên học
cách xác định rõ ràng ai sẽ làm việc gì và để nguyên cho mọi người thực hiện.
Trong quy trình phân công công việc thường có năm bước sau đây:
1) Giải thích rõ tầm quan trọng của công việc.
2) Nêu rõ những yếu tố cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.
3) Trao cho mọi người những quyền hạn cần thiết để hoàn thành công việc.
4) Nói rõ thời hạn hoàn thành công việc và thống nhất với người được giao việc.

25

5) Hỏi lại để đảm bảo cả hai bên cùng hiểu vấn đề.
Vì sao chúng ta không thích giao việc cho người khác?

Vì sao chúng ta không thích người khác giao việc cho mình?






Khi giao việc cho người khác chúng ta cần nhớ những điều gì quan trọng?




Chương 6: Tổ chức và sắp xếp cá nhân
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Phân loại công việc
 Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn
hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.
 Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.
 Theo tần suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ).
 Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất
định. Bạn cần lưu ý lại:
 Tần suất thực hiện?
 Người thực hiện?
 Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
 Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường
xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm
trên 50 %.
Xác định thứ tự ưu tiên

 Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.