bn v Qun lý d
án
Ki
m soát tin
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
2
Gói công vic
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Các khái nim liên quan:
- Các hot ng
- hoch c cu d án
- t qu trung hn
Tài liu tham kho:
tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 5.3: WBS
6.1: Xác nh hot ng
6.2: Chui hot ng
IPMA Ranh gii Kh nng
:
Chng 12: C cu d án
How to do
Xác nh gói công vic nh th nào ?
Hãy bt u bng sn phm cui cùng ca hot ng: mt kt qu, tài liu, mt
n v,v.v
t án bao gm nhiu hot ng c nhân vi
ên trong công ty
hoc các chuyên gia bên ngoài thc hin.
có thy thác các hot ng này, cn phi miêu t
chúng mt
cách rõ ràng.
n xác nh các nhân t c bn sau: khi l
ng công vic, chi phí,
thi hn, hiu sut và các quy chun v cht lng là nh
ng mt
quan trng nht ca d án.
Nên xây dng mt mu Gói công vic.
u này thng c dùng làm báo cáo tin .
i vi các gói công vic quan trng hn hoc trong tr
ng hp công
vic do bên ngoài thc hin thì m
u "Gói công vic" phi c giám
c d án, chc, hoc là ngi thc hin công vic ký. Vì th
mu
"Gói công vic" là hp ng gia giám c d án và cá nhân ho
c t
chc thc hin công vic.
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
3
Miêu t sn phm cui cùng càng chính xác càng tt.
Nêu ra các danh mc cho các chi phí và K hoch thc hin. Nu công vic do
nhng ngi trong công ty thc hin, chi phí gm:
1. Chi phí vt lc
2. Chi phí nhân lc (gi lao ng, mc thù lao mi gi)
thc hin công vic, cng cn mt s các tài liu khác, các tài liu cn a vào
danh mc và b sung vào danh sách (ví d: các bn v, các danh mc, các quy
chun cht lng v.v.)
Khi có các nhà cung ng bên ngoài tham gia, và trong trng hp các án quan
trng, cn phi thit lp các u khon pht. Ví d: giao các toa tàu, khung pht
là 1,5% trên tng s giá trn hàng i vi mi tun giao hàng chm.
Ví d
a ra mt sn phm mi trong mt công ty bo him, cn phi thc
hin nghiên cu th trng. Các nhân viên ca phòng tip th quá bn rn
i công vic ca h, và vì th công vic này sc giao cho các chuyên
gia bên ngoài thc hin.
Trc ht, bn gi th mi thu ti 5 vin nghiên cu d lun xã hi. Gói thu
này phi a ra mt cách chính xác nhng gì mà nghiên cu th trng cn phi
phân tích:
c tiêu ca nghiên cu thì trng là ánh giá th trng tim nng ca mt loi
o him chng li các thit hi gây ra do vic v by lên tng. Ba nhóm i
ng sau ây cn phi c phân tích:
1. Các ch nhà sng khu ô th.
2. Các công ty t nhân v bt ng sn.
3. Các dch v v bt ng sn ca nhà nc.
Các kt qu thu c phi c phân loi theo vùng khác nhau, quy mô ca
thành ph, da trên giá tr ca toà nhà.
t qu mong i:
1. Giá tr thit hi trung bình ca các tn hi c ghi li trong hai nm qua
và liên quan n giá tr ca toà nhà.
2. l phí bo him c ánh giá là thích hp
Có 3 vin nghiên cu ã np h s thu. Hai trong só a ra giá nh nhau,
n v th 3 a ra giá cao hn 30%, vì th b loi. Trong hai n v còn li thì
Vin VoxMarket c chn bi vì giám c d án ca công ty ã kinh nghim làm
vic hiu qu vi Vin này trc ây.
Danh mc rà soát
t qu công vic ã c miêu t chính xác cha?
Nhng yêu cu v cht lng ã c xác nh rõ cha?
Khi lng công vic c tính ã c xác nh cha?
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
4
Thi m khi u công vic ã c xác nh cha?
Thi hn bàn giao kt quã c xác nh cha?
Gói công vic ã c hai bên ký cha?
Nhng u kin c bit ã c xác nh cha? (ví d: các phng pháp, tài liu
hóa, tài liu, bn v v.v.)
y cn tránh
Khi công vic do ngi ni b thc hin (ví d do mt phòng (ban) khác), vic xây
ng các mu miêu t gói công vic thng b "lãng quên". Nguy him chính là nm
chó!
Các gói công vic cn c hai bên ký, nu không s có ri ro là bn ch có
nhng li ha suông. Hoc nhân viên bng nhiên c u i ni khác và s b ri
n.
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
5
m mc
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
m mc có hai chc nng:
1. Kim tra tin công vic.
2. Khuyn khích nhóm d án.
Các m mc cho phép giám sát tin thc hin các công vic
khi chúng c xác nh mt cách chính xác và có tho lng
c.
Khi xác nh các m mc ng cn phi ch ra c các m
c sc o lng nh th nào.
t giám c d án gii không chi mt cách thng n ngày mà m mc
n t c: mà phi chng sm, m bo tha mãn tt c các u kin
t c m mc.
Thi m t c m mc là thi m quyt nh to ng c cho nhóm d
án: giám c d án cn phi hun luyn nhóm trc khi t c mt m mc -
và khen ngi h khi ht c.
Các khái nim liên quan:
- Kim soát K hoch thc hin
- p k hoch án
- Các bin pháp cha li
Tài liu tham kho:
tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide : 6.5: Xây dng K hoch thc hin
IPMA Ranh gii Kh nng:
Chng 6: Các giai n và chu k d án
How to do
Giám sát các m mc nh th nào?
1. Vào thi m khi u ca các hot ng dn n m mc :
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
6
Làm vic vi nhóm d án bit c m mc tip theo có c xác nh mt cách
chính xác cha. Nhóm cn phi bit mt cách chính xác rng cn phi t c cái gì
và kt qu thc hin sc o lng nh th nào.
2. 02 tun trc m mc:
Kim tra xem tt c các thông s và các tài liu cn thit ã có cha
nhóm có th thc hin các công vic mt cách thành công.
3. t vài ngày trc m mc:
m bo mt ln na là m mc t c úng hn. Nu không, hãy xúc tin
các bin pháp cn thit.
4. u m mc t c úng thi hn:
Trc ht, kim tra xem m mc có thc st c hay không (Không có
gì ti t hn là các m mc t c «na vi»). Sau ó tuyên b lý do liên
hoan, khen ngi nhóm d án. u ngày s giúp bn tng tinh thn nhóm d
án.
5. u m mc chm so vi k hoch :
t ngay câu hi:
Nhng hu qu nào có th xy ra i vi các phn khác ca án?
Nhng hot ng nào có liên quan?
Có cn thêm ngun lc khác không?
Các bin pháp nào có th áp dng kp k hoch
Ví d
i vi án "mua trung tâm sn xut mi", có sáu m mc sau c
xác nh :
A Chi tit k thut c giám c sn xut chp nhn.
B Tip nhn h s thu ca 4 nhà sn xut.
C La chn nhà cung cp.
D Ban qun tr chp nhn khon vay u t.
E Bàn giao và lp t máy.
F i vào sn xut.
Giám c d án quyt nh s dng phng pháp biu : tng tháng s tin trin ca mi
m c c ghi li trên mt bng.
Sau 1 tháng, giám c d án ánh giá tình hình. Tt c tin trin theo nh k hoch,
các m mc chc chn t c úng thi hn. Các d liu này c ghi trên biu
n gin, ch có bn m mc u là a vào) :
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
7
Sau 2 tháng (cui tháng 2), m mc th nht (A) vn cha t c: nguyên nhân do
u tiên các hot ng khn cp khác, chi tit k thut s chc thc hin tht s vào
gia tháng 3 và c chp nhn vào ngày 20/03. S chm tr này snh hng n tt
các m mc khác.
Sau 3 tháng (cui tháng 3), có mt trì hoãn nh liên quan n vic phê duyt Chi tit
thut: áng l nó c thông qua vào ngày 20, thì bây gi chc thông qua vào
ngày 30. Mc dù vy, vic chm tr 10 ngày cng không gây nh hng n nhng m
c khác, các nhà sn xut cng ã c thông báo v vic chm ch này.
Sau 4 tháng (cui tháng 4), 2 trong s 4 nhà sn xut cha gi h s thu. Nhiu chi
tit vn cn phi c làm rõ. Nguyên nhân là mt sm cha c rõ trong tài liu
Chi tit k thut, m mc B (tip nhn các h s thu) b hoãn 3 tun. S chm tr
này nh hng mt phn n m mc C. Ngc li m mc D (quyt nh ca ban
giám c) không bnh hng: vn hy vng là quyt nh này sc thông qua trong
cuc hp ban giám c vào ngày 20/07.
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
8
Tháng th nm, không có thay i nào quan trng. Th nhng sang tháng 6, giám c
n xut b thng u gi phi ngh nhà 2 tun. Vic la chn nhà sn xut by
lùi 1 tun. Dù sao vn còn li thi gian chun b cho vic yêu cu u t cho bui
p ban giám c vào ngày 20/07.
Trên thc t là ngày 20/07 ban giám c chp nhn yêu cu u t. n ngày này
ng cng d án ã chm mt 20 ngày.
Danh mc rà soát
Trong nhng tun/ngày trc khi t c các m mc:
Các thành viên trong nhóm d ánã có tt c các công c, các ngun lc, các thông
tin thc hin công vic mt cách hiu qu và úng k hoch cha?
Các thành viên ca nhóm bit c các bin pháp mang tính quyt nh có tác ng
n các m mc cha?
i vi các hot ng ca d án c thc hin trong công ty: giám c d án có
c thông báo hàng ngày tin công vic không?
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
9
i vi các công vic cn phi thuê bên ngoài : giám c d án có c thông báo
thng xuyên tin công vic không?
Khi m mc ã t c:
Phi hp nhp nhàng vi ngi chu trách nhim qun lý cu hình hoc vi ngi chu
trách nhim v cht lng, kim tra công vic, xem xét và nghim thu.
y cn tránh
Không i n trc ngày m mc n phi t c mi yêu cu thông báo v
tin công vic!!!
Thông thng các thành viên nhóm d án hay thông báo kt qut c mt m
c quá sm. Hãy m bo rng các yu t có tho lng c ca các m mc
chc chn ã t c.
Các m mc không tho lng c không có giá tr.
Các m mc cách nhau quá xa. Các m mc cn liên tc - bi vì các m mc
óng vai trò quan trng trong vic khích l tinh thn nhóm d án. Tuy nhiên, không
nht thit là tt c các m mc u c thông báo ra "bên ngoài": nhiu m
c ch liên quan n nhóm d án.
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
10
Kim soát K hoch thc hin
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Tài liu tham kho:
Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 6: Kim soát K hoch thc hin
IPMA Ranh gii Kh nng : Chng 19: o hiu sut
Chng 20: Kim soát d án
How to do
Kim soát K hoch thc hin nh th nào?
1. Kim soát K hoch thc hin phi c tin hành hàng tun. Nu khong thi
gian gia các ln kim tra quá dài thì có nguy c cng dn li tt c mi s chm
tr và khi bit c u ó thì ã quá mun ri.
2. Không nên tin tng mt câu nói kiu nh th này ca các thành viên nhóm d
án "tôi ang làm theo K hoch". Bn cn phi giám sát thng xuyên công vic
a nhóm d án, nu không bn có th s gp phi nhng bt ng không mong
mun.
3. u mt công vic có khong thi gian thc hin dài (nhiu tun), bn lp tc
xác nh các m cn kim soát hoc chia nh vic ó. Nu không bn s có
nguy c chc thông báo khi công vic ó ã quá mun ri.
Ví d
Ví di vi mt d án ln
Công ty bo him Mutualis a ra mt án ln v t chc li
i b theo ba hng chính:
o Xem xét li v mt t chc da trên nh hng khách
hàng.
o Thay các ng dng máy tính li thi bng h thng phn
m hin i.
Kim soát k hoch thc hin là mt hot ng mà nhó giám
c d án có th có c các d liu và can thip khá d dàng.
u k hoch b mun, không nên a thêm ngi vào gii
quyt các hot ngang thc hin: nhng ngi mi luôn có xu
ng t ra nhiu câu hi và cn tr ngi khác tip tc công
vic ca h.
u k hoch b mun, tt nht là b sung thêm ngi cho các
hot ng cha bt u.
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
11
o Xác nh li các ngun lc da trên phn mm c la
chn.
án ln này c chia thành 23 tiu d án vi thi gian thc hin là 18 tháng.
Là mt giám c d án, John hiu rng m bo úng các thi hn là u bt
buc do nhu cu cn thit i vi vic u phi h thng phn mm mi này ca
công ty. m bo k hoch, anh ta ã quyt nh tin hành nh sau:
1. i tiu d án, mt danh sách các m mc tng ng vi các kt qu cn
c thit lp. Nhóm qun lý cht lng kim tra tng kt qu có áp ng các
yêu cu t ra không.
2. i tun có mt cuc hp vi mi tiu d án. Bui hp này sánh giá tin
ca mi hot ng.
3. mi tháng 2 ln, c lng li k hoch ca các m mc và các kt qu
ánh giá sc chuyn ti ngi chu trách nhim tng hp di dng biu
các m mc.
4. Ngi này s ngay lp tc thông báo cho giám c d án nu có s chm tr
trong mt tiu d án mà gây ra s chm tr vi mt tiu d án khác.
5. Hàng tháng, kt quánh giá li các ri ro ca mi tiu d án sc chuyn
n ngi chu trách nhim qun lý ri ro ca d án.
Ví di vi mt d án nh
Vin a Vt Lý s t chc mt ngày giao lu vào tháng 9. Ngày này nm trong
khuôn kh hot ng quan h công chúng mà Vin ã t chc t nhiu nm nay rt
thành công.
Laura c giao nhim v t chc ngày này. Vì thi hn rt ngn (3 tháng) nên cô
quyt nh chú ý n các ri ro có th tác ng không lng trc c i vi K
hoch thc hin. m bo k hoch, cô d kin tin hành các công vic nh sau:
1. Trc tiên, xác nh các m mc ca d án, mi m mc c gn vi
t kt qu.
2. Phân tích ri ro và nghiên cu ng gng to thit lp nhng kt
qu nào cn phi t c úng thi hn bng mi giá.
3. Trong các bui hp d án hàng tun, tình hình ca mi kt qu hin ang
c thc hin sc phân tích. Nu có s chm tr, phi xác nh ngay
p tc các hành ng kp thi.
4. Trên c s này s lp ra danh sách các hot ng u tiên trong tun ó.
5. Cui cùng, mi tun li tin hành ánh giá li mc nghiêm trng ca
các ri ro gim ti mc ti thiu nhng chm tr không mong i.
Danh mc rà soát
i m mc có tho lng c mt cách rõ ràng không, ngha là nó có gn vi
t kt qu không?
ã lp k hoch các bui hp d án tun giám sát tin cha?
i thành viên nhóm d án có bit c rng các kt qu làm vic ca hc s
ng âu, khi nào và bi ai không?
u mt hot ng hoàn thành sm hn hoc mun hn thi gian d kin thì ã xem
xét li ng gng cha?
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
12
y cn tránh
u bn hi các thành viên nhóm d án là hã hoàn thành c bao nhiêu phn
trm công vic. Thông thng h sa ra ngay câu tr li – và câu tr li này
thng là không úng. Nu mt thành viên có 10 ngày hoàn thành mt hot ng
và khi hi anh ta vào cui ngày th t v tin hoàn thành công vic ca anh ta,
thì chc chn anh ta s tr li bn «Tôi ã hoàn thành chng 40% công vic». Câu
tr li ca anh ta n gin là tính dài thi gianã làm và khong thi gian theo
nh k hoch.
Không thng xuyên t chc các cuc hp kim soát tin .
Giám c d án nhn c các thông tin liên quan n thi hn quá mun (u này
thng xy ra khi nhóm d án làm vic phân tán).
Các thành viên không thánh giá c tin công vic ca h. u tiên h rt lc
quan và sau ó n giai n cui ca thi hn cho phép, h dng nh không mun
tip tc công vic na. u này c gi là hin tng 90%: s dng 10% thi gian
còn li làm mt khi lng công vic mà hã dùng 90% thi gian ban u
làm…
dng quá nhiu thi gian tp hp các thông tin/d liu liên quan n tin
a án, sau ó a vào phn mm x lý và to nên các ho rt p mô t
tin . Tt c các hot ng này là KHÔNG HU ÍCH!
Khi b chm tr, thng b sung thêm ngi thc hin tip các hot ng ang
tin hành: nhng ngi mi phi nm c tình hình, u ó làm s vic thêm
phc tp i vi nhóm d án hin ti.
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
13
Qun lý thay i
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn :
Các khái nim liên quan:
- Hot ng
- WBS
- t qu
Tài liu tham kho:
tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho mt s tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 4.6 Integrated Change Control
5.5 Kim soát phm vi d án
IPMA Ranh gii Kh nng:
Chng 13: Ni dung, phm vi
Chng 17: Hình dng và các thay i
Chng 37: Qun lý thay i
How to do
chc qun lý thay i nh th nào?
1. u tiên, phi xây dng mt mu chun, tránh vic nhng yêu cu thay i c
vit lên trên hàng tá mu giy nh. (Trong phn "ví d" s tìm thy mt mu loi
này).
2. Sau ó, cn phi xác nh ra mt quy trình tin hành: Ai tp trung các yêu cu thay
i? quá trình ra quyt nh nh th nào? Không nht thit bng mi giá thc hin
các yêu cu thay i: cn chnh ngi hoc các y ban chu trách nhim a ra
các quyt nh liên quan n các yêu cu thay i.
t án t him khi c thc hin mt cách chính xác nh trong tài
liu Chi tit k thut u tiên: trong khi thc hin d án thng xuyên
có s thay i, i vi mt s mt.
u s thay i c chp nhn thiu s kim tra nghiêm túc, không h
thng, không tài liu hoá, thì vic vt quá ngân sách và b mun là
u có th xy ra.
Qun lý thay i là mt phng pháp cho phép gic nhng s thay
i trong vòng kim soát.
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
14
3. Khi mt thay i c chp nhn, cn phi xem xét n tác ng ca thay i này
lên các phn khác ca án. Mt cuc hp s dng trí tu tp th vi mt s thành
viên ca nhóm d án có th giúp a ra tt c các hu qu có th.
4. u tt c các hu quã rõ ràng, nu cn thit s thay i có th b t chi, hoc
là vic tip tc thc hin nhng thay i có th s b hoãn (trng hp phát trin sn
phm, phát trin phn mm).
5. u khách hàng không phi trong ni b công ty, thì mi ln yêu cu thay i cn
phi gi n mt chào hàng mi. Ch xúc tin công vic khi chào hàng này c ký!
Ví d
Nhà máy Bento PC sn xut các h thng lp ráp. Các máy móc ca
c ch to vi kiu dáng thi trang. Không kn mt mc
cao v chun hoá các b phn chc nng, mi n t hàng li yêu
u sn xut khi lng ln các chi tit c bit.
u tháng hai, mt khách hàng quan trng có mt n t hàng cho
t máy lp t các thit b phát hin khói thuc lá. Công ty ã phát
hin mt cách nhanh chóng là khách hàng cha hoàn toàn hoàn
thành phát trin sn phm ca h: còn thiu nhiu hình v chính xác
a nhiu b phn quan trng, do ó không th bàn giao b phn
u tiên theo nh k hoch c.
Khi khách hàng gi n nhng yêu cu thay i u tiên, giám c
án tr li mt cách rõ ràng: i vi mi yêu cu thay i thì s có
t chào hàng tng ng c gi n. Chào hàng bao gm mt
n mô t chính xác s thay i yêu cu và mt bn d toán.
Các s thay i này ch có thc thc hin khi có ch ký ca
khách hàng i vi n chào hàng.
Các thay i ngày càng tng theo tun và khi chic máy này hoàn thành và c bàn
giao cho khách hàng thì có ít nht không di 18 thay i ã c ghi nhn.
Chi phí cui cùng ca chic máy này ã c tính toán, riêng chi phí cho các thay i là
1.6 triu. Giá ban u là 4.1 triu. Nói cách khác là giá cui cùng ca chic máy lên n
5.7 triu: các thay i tng ng vi 40% giá ban u.
u tt c nhng s thay i không c tính toán mt cách thng xuyên và c ghi
i, án cui cùng s b l trm trng. i vi các d án nh hn thì v nguyên tc vn
nh vy: mi ln khách hàng hoc ngi s dng cui cùng yêu cu có mt thay i
trong chi tit k thut thì cn phi n vào mt mu, gii thích ti sao có s thay i
này, c lng các chi phí phát sinh do s thay i này, chu t/nhà tài tr (hoc
khách hàng) phi ký vào bn yêu cu thay i chng minh hng ý vi các chi phí
phát sinh do thay i này.
Thông thng phi s dng mt mu chun cho các yêu cu thay i. Mu này có th
bao gm nhng m sau:
1. Thi gian
2. Mô t s thay i cn thit
3. i ích ca thay i này
4. Lý do thay i
Kim soát tin
Copyright © 1998-2007 by STS
15
5. Tên ca ngi yêu cu thay i
6. Chng nhn ca giám c d án : ng ý/hoc không ng ý
7. Các tác ng i vi các phn hp phn khác ca d án
8. Nhng Ri ro liên quan n s thay i này
9. Có cn làm mt chào hàng gi cho khách hàng không?
10.c tính chi phí và khi lng công vic
11.Tác ng có th xy ra i vi K hoch thc hin d án
12.Ai s tr các chi phí liên quan n thay i này
Danh mc rà soát
i ngi có rõ ràng là ch có giám c d án mi là ngi có quyn a ra các thay
i trong bn Chi tit k thut d án cha? Nu không bn s gp mt ri ro là
khách hàng ca bn s nhn c s chp thun ca mt thành viên trong nhóm d
án trc khi c gi ti bn.
Theo nguyên tc thì mi thay i c tính chi phí.
i s thay i u c ghi li trên mt biu mu.
ã ánh giá các hu qu ca s thay i này i vi các sn phm hp phn khác
hay các h thng ph cha? Nhng ngi chu trách nhim ca các sn phm hp
phn khác ã c tham kho cha?
u mt s thay i c chp nhn: tt c các thành viên ca nhóm d án và các
nhà cung ng ã c thông báo cha?
y cn tránh
ng quá d dàng vi yêu cu thay i u tiên: nu không khách hàng s ngh rng
có th yêu cu bt k s thay i nào và vào bt c lúc nào!
Khi tính toán chi phí ca mt thay i cn phi xem xét - trong mt bui hp s
ng phng pháp trí tu tp th - các hu qu ca thay i này tác ng n các
p phn khác hoc các hot ng ca án. Nu không sau này nhng u bt
ng xu có th xy ra: mt s thay i nh thng gây ra nhiu hu qu n toàn
d án!
u không chnh ngi chu trách nhim v các yêu cu thay i, thì tt c các
yêu cu thay i u c thc hin - u này dn n chi phí phát sinh rt ln.
Khi d án liên quan n hai khách hàng riêng bit (ví d phòng dch v sau bán hàng
và phòng dch v mua hàng): nu mt trong hai khách hàng yêu cu mt s thay i
thì lp tc bn phi kim tra xem khách hàng kia có ng ý không.