THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
TNHH PHÚC TIẾN
1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
1.1.Quá trình hình thành và phát triển
- Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Địa chỉ : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng.
- Số điện thoại

: 0313.850.073

- Fax

: 0313.749.497

- Thành lập

: ngày 12 tháng 02 năm 1999

- Giấy phép kinh doanh số : 050411, do sở kế hoạch & đầu tư thành phố
Hải Phòng cấp.
- Tài khoản số : 0200101001551 - tại ngân hàng thương mại cổ phần
Hàng Hải - Hải Phòng.
- Mã số thuế

: 0200424503

GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Cử nhân kinh tế: HÀ VĂN PHÚC
* Diện tích cơng ty TNHH Phúc Tiến:
Tổng diện tích sử dụng : 22.600 m2 (Hai mươi hai ngàn sáu trăm mét
vng).
Trong đó :

+ Cảng bốc xếp vật tư : 2.000m2 (Hai ngàn mét vuông)
Địa chỉ

: km 9 - Quán Toan - Hồng Bàng - Hải Phòng

+ Mặt bằng văn phịng cơng ty : 100m2 (Một trăm mét vng).
+ Diện tích sử dụng

: 200m2 (Hai trăm mét vng).

+ Nhà xưởng + trạm trộn bê tông : 20.000m2 (Hai mươi ngàn mét vuông ).
Địa chỉ

: xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phịng.

+ Diện tích mặt bằng cửa hàng Phúc Tiến: 400m2 (Bốn trăm mét vuông )
* Công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập năm 1999, những năm đầu
thành lập cơng ty gặp rất nhiều khó khăn:


+ Công ty đặt trụ sở trên địa bàn phường Quán Toan - quận Hồng Bàng TP.Hải Phòng. Giám đốc và nhân viên làm việc chung trong một văn phòng với
tổng diện là 80m2.
+ Lĩnh vực hoạt động chỉ dừng lại ở việc kinh doanh vật liệu xây dựng,
dịch vụ vận tải.
+ Tổng số cán bộ và công nhân của công ty là 20 người, với các trang thiết
bị phục vụ cho công việc thiếu thốn, lạc hậu, không đáp ứng được u cầu của
cơng việc.
+ Cơng ty có 2 tàu hút cát, 3 máy xúc, 5 ôtô kamas.
* Năm 2003 công ty mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động: Xây dựng cơng
trình, san lấp mặt bằng.

* Năm 2003 công ty đã xây dựng xưởng sản xuất trên địa bàn xã Bắc Sơnhuyện An Dương-TP.Hải Phòng với tổng diện tích là 20.000 m 2, xây dựng mới
2 trạm trộn bê tông trong khu vực xưởng sản xuất của công ty và đã đưa vào
hoạt động năm 2006.
- Năm 2007 công ty quyết định mở rộng địa bàn hoạt động và đã xây dựng
thêm 1 trạm trộn bê tông tại Hải Dương.
- Năm 2008 xây dựng cửa hàng chuyên cung cấp phụ tùng trang thiết bị ôtô
tại phường Quán Toan - quận Hồng Bàng-TP.Hải Phòng.
- Các phương tiện vận tải hiện có tổng số là 42 chiếc ( bao gồm xe chuyên
trở vật liệu xây dựng, xe trộn bê tông, xe xúc lật, xe cẩu, xe ủi… đặc biệt công
ty còn trang bị 3 chiếc xe 4 chỗ ngồi phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc và
nhân viên văn phịng )
- Tổng số nhân viên hiện có là 205 nhân viên ( bao gồm cả nhân viên văn
phòng và công nhân tại xưởng ) tăng gấp 10 lần so với năm 1999.
* Từ năm 2004 trở lại đây hoạt động chủ yếu của công ty là khai thác, kinh
doanh vật liệu xây dựng, xây dựng cơng trình, san lấp mặt bằng, sản xuất bê
tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm.
* Trong quá trình trưởng thành và phát triển, công ty đã thực hiện tổ chức
thi công các công trình trong địa bàn thành phố Hải Phịng được các chủ đầu tư
đánh giá cao về chất lượng cơng trình và đặt nhiều niềm tin vào công ty TNHH
Phúc Tiến. Ví dụ các cơng trình sau :


+ Xây dựng các hạng mục cơng trình thuộc cụm cơng nghiệp thép Cửu
Long (văn phịng điều hành, hệ thống đường giao thơng nội bộ, các hạng mục
móng, nền nhà xưởng…) đã và đang thi công đạt được hiệu quả cao.
+ Xây dựng các hạng mục cơng trình nhà máy gang thép Vạn Lợi.
+ Xây dựng các hạng mục công trình Cơng ty cơ khí VIDPOL
+ Xây dựng các hạng mục cơng trình trong cảng Vật Cách.
+ Thi cơng hệ thống cọc bê tơng, hệ thống thốt nước, hệ thống tường bao
thuộc nhà máy cơ khí xây dựng Tam Bảo.

+ Xây dựng cơng trình cơng ty thép và cơ khí vật liệu Hải Phịng.
+ Xây dựng cơng trình cơng ty cổ phần An Khánh.
+ Xây dựng nhà điều hành hai tầng công ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc
Sơn - huyện An Dương - TP Hải Phòng.
+ Xây dựng hệ thống đường giao thơng nội bộ, hệ thống thốt nước thuộc
công ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương –TP.Hải Phịng.
Các cơng trình được cơng ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đều được
các chủ đầu tư đánh giá cao về kĩ thuật, mĩ thuật, và tiến độ thi công.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ
Công ty TNHH Phúc Tiến là một trong những công ty sản xuất những sản
phẩm cung cấp cho các cơng trình xây dựng như bê tông đúc sẵn, bê tông
thương phẩm, gạch BLOCK, gạch tự chèn…, hoạt động trong lĩnh vực xây
dựng, thi công san lấp mặt bằng, phục vụ việc chuyên chở hàng hoá, khai thác
nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế, góp phần vào sự phát triển
kinh tế của Hải Phịng và cơng cuộc cơng nghiệp hố - hiện đại hố đất nước.
Cơng ty TNHH Phúc Tiến là một đơn vị chủ lực trong chuyên ngành:
- Xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, các cơ sở hạ tầng, đường
giao thông, thuỷ lợi, xây dựng các nhà máy xí nghiêp, san lấp mặt bằng.
- Vận tải thuỷ - bộ.
- Cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho việc xây dựng các cơng trình
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng.


- Sản xuất gạch BLOCK- tự chèn.
- Cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm.
Công ty lấy chất lượng và mẫu mã sản phẩm làm mục tiêu hàng đầu theo
yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, tất cả các cơng trình đã và đang được cơng ty
TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đều đạt chất lượng cao kĩ thuật, mĩ thuật
đẹp, mang lại hiệu quả lớn, góp phần vào sự phát triển của thành phố Hải Phòng
thêm đẹp, thêm hiện đại hơn.

Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện trang thiết bị chuyên
dùng đồng bộ, cơ giới hố cao, số lượng lớn, và khơng ngừng được cải tiến phù
hợp với đặc điểm thi công cơng trình. Đặc biệt cơng ty cịn có cảng bốc xếp tập
kết vật tư, hàng hoá cung cấp vật tư kịp thời cho các cơng trình thi cơng khơng
qua các khâu trung gian cung cấp vật tư của các công ty khác. Đây là một trong
những yếu tố quan trọng trong việc thi cơng các cơng trình thuận lợi nhanh
chóng và chất lượng hiệu quả cao.
Công ty TNHH Phúc Tiến là đơn vị chấp hành tốt các quy định về quản lí
tài chính, tăng trưởng kinh tế phát triển khá, đảm bảo chế độ quản lí, nộp thuế
vào ngân sách Nhà nước, được các cơ quan quản lí tín nhiệm.
Các cơng trình được cơng ty tổ chức thi cơng đều đạt chất lượng hiệu quả,
đúng kế hoạch đảm bảo thời gian, giá thành hợp lí.
Cơng ty TNHH Phúc Tiến ln coi trọng việc phát huy năng lực về kinh
nghiệm tổ chức sản xuất, khả năng điều hành, trang thiết bị luôn được đầu tư cải
tiến, bảo tồn và phát huy nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao không ngừng đời
sống lao động, mạnh dạn áp dụng công nghệ tiên tiến để không ngừng đáp ứng
những yêu cầu tốt nhất của thị trường.


1.3.Cơ cấu tổ chức
1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức

GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

PHỊNG
KĨ
THUẬT
- ATLĐ

PHỊNG
KH - VẬT
TƯ

PHỊNG
KẾ
TỐN –
TÀI VỤ

PHỊNG
TỔ
CHỨC

NHÂN
SỰ

PHỊNG
HÀNH
CHÍNH
QUẢN
TRỊ


ĐỘI
XÂY
DỰNG
SỐ 1

ĐỘI
XÂY

DỰNG
SỐ 2

ĐỘI
BÊ
TÔNG
MÁY
THÀNH

PHẨM

ĐỘI
XE
VẬN
TẢI

ĐỘI
XE LU
XÚC
CẨU

ĐỘI
ÉP BÊ
TÔNG
THUỶ
LỰC

TỔ
MỘC
CỐP

PHA

TỔ VSMT
TẠI
CÔNG

TỔ
XẤY
DỰNG
SỐ 1.1

TỔ
XÂY
DỰNG
SỐ 1.2

TỔ
XÂY
DỰNG
SỐ 1.3

TỔ
XÂY
DỰNG
SỐ 2.1

TỔ
XÂY
DỰNG
SỐ 2.2

TỔ
XÂY
DỰNG
SỐ 2.3

1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
1.3.2.1. Giám đốc
Giám đốc là người đại diện cho công ty, là chủ thể điều hành mọi hoạt động
của công ty, hợp tác quan hệ với đối tác và cơ quan quản lí theo chức năng Nhà
nước quy định, kí kết các hợp đồng, tổ chức thực hiện các dự án, các cơng trình
được giao thầu hoặc trúng thầu. Là người trực tiếp giao nhiệm vụ thi công cho
đội trưởng các đội thi cơng cơng trình thơng qua lệnh sản xuất đến các đơn vị tổ
chức thi cơng.
1.3.2.2. Phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực
hoạt động của công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định,


quản lí vật tư, máy móc thiết bị, và phân công trực tiếp sản xuất ) theo phân
công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm
vụ được Giám đốc phân công thực hiện.
1.3.2.3. Phịng kế tốn - tài vụ
Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nguồn kinh phí kịp thời phục vụ
cho việc mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để thi cơng cơng trình đồng thời chịu
trách nhiệm trước ban Giám đốc công ty về chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời báo
cáo, thanh quyết tốn với khách hàng, cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
1.3.2.4. Phịng kế hoạch - vật tư
Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về lĩnh vực mình quản lí, xây dựng
kế hoạch cung cấp, khai thác nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị đảm bảo các tiêu

chuẩn về chất lượng, về giá cả để kịp thời phục vụ cho q trình thi cơng đúng
tiến độ.
1.3.2.5. Phịng kĩ thuật - an toàn lao động
Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kĩ thuật, mĩ thuật và chất lượng
cơng trình mà mình trực tiếp thi cơng, đồng thời có trách nhiệm triển khai học
an tồn lao động và kiểm tra đôn đốc không để xảy ra mất an tồn lao động
trong q trình thi cơng.
1.3.2.6. Phịng tổ chức nhân sự
Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân sự đảm bảo đúng đủ trình độ chun mơn
nghiệp cụ cho cơng tác quản lí và thi cơng khơng để xảy ra thiếu nhân sự, yếu
năng lực trong công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí chỉ đạo trực tiếp bộ
phận thu dọn vệ sinh mơi trường trong các cơng trình mà cơng ty thi cơng.
1.3.2.7.Phịng hành chính - quản trị
Phịng hành chính - Quản trị có nhiệm vụ nắm chế độ chính sách, đào tạo
bồi dưỡng nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên, lập lịch công tác cho
ban Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về các chế dộ chính sách liên quan đến
người lao động. Làm công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lí xe


con…Tổ chức chăm sóc sức khoẻ, khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên
trong công ty. Chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị, vật dụng cho toàn khối
văn phòng, chuẩn bị cơ sơ vật chất thiết bị cho các cuộc họp, hội nghị…
1.3.2.8. Các tổ, đội sản xuất
Các đội cơng trình, đội xe cơ giới và các tổ đội khác được nhận nhiệm vụ
tổ chức thực hiện thi cơng các cơng trình đạt chất lượng theo u cầu thiết kế,
tổ chức lực lượng lao động, tiếp nhận thiết bị vật tư sử dụng vào cơng trình,
đảm bảo an tồn thi cơng. Tiếp nhận và xử lí kịp thời các yêu cầu về kĩ thuật,
chất lượng và tiến độ của chủ đầu tư và công ty để thực hiện thi cơng có hiệu
quả. Các tổ, đội có trách nhiệm quản lí lao động trực tiếp trên cơng trình, điều
hành tiến độ thi công đảm bảo các yêu cầu thiết kế và các nhiệm vụ khác của

công ty.
1.4.Nguồn lực lao động
1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật
Hiện nay tổng diện tích của cơng ty là 22.600 m2 trong đó:
+ 400m2 là diện tích cửa hàng Phúc Tiến chuyên cung cấp và sửa chữa
các loại phụ tùng xe vận tải, xe chuyên dùng tại số 205 phường Quán Toan quận Hồng Bàng – Tp Hải Phịng.
+ 2.000m2 là diện tích cảng bốc xếp vật tư tại khu vực cảng Vật Cách.
+ 20.200m2 là diện tích văn phịng, nhà xưởng và trạm trộn bê tông tại xã
Bắc Sơn - huyện An Dương – Tp Hải phòng.
Được xây dựng vào năm 1999 tuy thời gian hoạt động mới được 10 năm
nhưng công ty đã nhanh chóng mở rộng và phát triển quy mơ hoạt động sản
xuất kinh doanh. Công ty TNHH Phúc Tiến là một cơng ty có uy tín trong lĩnh
vực xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, đường giao thơng, san lấp mặt
bằng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm…Hiện nay khối
lượng đơn đặt hàng ngày càng nhiều, do đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
công ty đã không ngừng mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương
tiện để phục vụ có hiệu quả cho công việc.


Dưới đây là bảng danh mục thiết bị, phương tiện vận chuyển và thiết bị
đo lường:

STT

Tên thiết bị

I
1
2
3

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33

34
35
36
37
II
1

Thiết bị sản xuất
Trạm trộn bê tông
Xe bơm bê tông
Xe bơm bê tông
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe tải ben dofeng 18 T
Xe tải ben dofeng 18 T
Xe tải ben 5 Tấn
Xe cẩu tự hành 8 Tấn
Xe cẩu 16 Tấn
Xe lu 13 tấn
Xe lu 15 tấn
Xe ủi
Xe xúc lật
Xe xúc đào SOLA200W
Xe xúc đào SOLA200W
Xe xúc đào SOLA130W

Máy trộn bê tông 500L
Máy trộn bê tông 500L
Xe nâng hang 6 tấn
Máy ép cọc bê tông
Cần trục 5 tấn
Máy phát điện 125KVA
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe trộn bê tông
Xe kamaz
Xe kamaz
Xe bơm bê tông
Xe bơm bê tông
Xe téc chở xi măng
Xe téc chở xi măng
Thiết bị đo lường
Cân cốt liệu cát, đá trạm
trộn
Cân cốt liệu xi măng trạm
trộn
Cân cốt liệu nước trạm trộn
Cân điện tử ô tô 100 tấn
Phương tiện vận chuyển
Tàu thuỷ 100 tấn
Sà lan chở Vật liệu xây dựng
01

2
3
4

III
1
2

Năm
sản
xuất

Nước sản xuất

Mã số
TBSX01
1671
1622
2029
2312
1276
2321
2282
4265
9604
9717
0287
0439
2157
4391
TBSX02
TBSX03
TBSX04
0159

TBSX05
TBSX06
TBSX07
TBSX08
TBSX09
0120
TBSX10
TBSX11
TBSX12
8923
8931
8756
4026
3473
1333
4035
0202
1132

2006
1991
1991
1991
1991
1991
1991
2007
2007
2007
2008

2008
1990
1991
1990
1990
1991
1991
1991
1995
1995
1993
2000
2000
1993
1993
2004
2002
2008
2008
2008
2008
2008
2008
2008
2008
2008

Tình
trạng

Nơi quản lí

Việt Nam
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Trung Quốc
Trung Quốc
Đức
Hàn Quốc
Nga
Nhật Bản
Nhật Bản
Nhật Bản
Nhật Bản
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Việt Nam
Việt Nam
Nhật Bản
Việt Nam
Việt Nam
Nhật Bản

Trung Quốc
Trung Quốc
Trung Quốc
Trung Quốc
Trung Quốc
Hàn Quốc
Hàn Quốc
Trung Quốc
Trung Quốc

Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt

Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt
Tốt

Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty

Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty
Bãi công ty

TBĐL01

Việt Nam

Tốt

Bãi công ty

TBĐL02

Việt Nam

Tốt

Bãi công ty

TBĐL03
TBĐL04

Việt Nam
Việt Nam

Tốt
Tốt

Bãi công ty
Bãi công ty

HP-1517
HP-3401

Việt Nam
VIệt Nam

Tốt
Tốt


3
4
5

Sà lan chở vật liệu xây dựng
02
Sà lan chở hàng số 01
Sà lan chở hàng số 02

HP-3519

Việt Nam

Tốt

HP-4275
HP-1429

Việt Nam
Việt Nam

Tốt
Tốt

1.4.2.Cơ cấu lao động
- Năm 1999 công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập với tổng số nhân

viên là 20 người. Sau 10 năm thành lập cùng với việc mở rộng về địa bàn hoạt
động cũng như lĩnh vực sản xuất kinh doanh vì vậy số lượng cơng nhân viên
cua cơng ty đã được tăng lên gấp 10 lần so với năm 1999, hiện nay số lượng
công nhân viên của công ty là 205 người ( số liệu do phòng nhân sự cung cấp )
- Trong cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, công ty cũng bị ảnh hưởng
rất nhiều nhưng do mở rộng quy mô hoạt động bằng biện pháp xây dựng trạm
trộn bê tông trên địa bàn tỉnh Hải Dương nên cơng ty khơng phải cắt giảm nhân
cơng, vì vậy số lượng cơng nhân vẫn được duy trì.
+ Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là: 205 người. Trong đó:
Lao động trực tiếp: 169 người, tăng 36 người so với năm 2007
Lao động gián tiếp: 36 người, giảm 8 người so với năm 2007
Qua tìm hiểu về mặt số liệu em thấy rằng lao động gián tiếp của công ty
năm 2008 đã giảm 8 người so với năm 2007. Chứng tỏ rằng bộ máy quản lí của
công ty đã được thu gọn, ban Giám đốc công ty đã áp dụng biện pháp tối ưu hoá
trong việc sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động khơng cần thiết, bồi
dưỡng và nâng cao trình độ của nhân viên văn phịng để có thể kiêm nhiệm
nhiều cơng việc.
+ Độ tuổi bình quân: Độ tuổi lao động cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu
quả công việc. Công ty TNHH Phúc Tiến với tính chất và đặc thù của cơng việc
do đó địi hỏi phải có sức khoẻ tốt vì vậy cơng nhân của cơng ty có độ tuổi trung
bình là 28 tuổi đây là độ tuổi phù hợp với cơng việc mang tính chất nặng nhọc,
cần nhiều đến sức khoẻ như tại công ty TNHH Phúc Tiến.
+ Do đặc điểm về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tính chất công việc nên ở
công ty TNHH Phúc Tiến lao động chủ yếu là nam giới, cụ thể năm 2009:
+) Lao động nữ: 32 người, chiếm 15,6% tổng số cán bộ công nhân viên.


+) Lao động nam: 173 người, chiếm 84,4% tổng số cán bộ cơng nhân
viên.
+ Trình độ chun mơn:

+) 13 người có trình độ đại học, chiếm 6,4% tổng số cán bộ cơng nhân
viên
+) 25 người có trình độ cao đẳng- trung cấp, chiếm 12,2%.
+) Công nhân kĩ thuật 56 người, chiếm 27,3%.
Cịn lại 54,1% là lao động khơng qua đào tạo.
Ban lãnh đạo cơng ty nhận thấy trình độ của người lao động là một trong
những yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh vì vậy cơng ty
thường xuyên cử cán bộ công nhân viên đi học những khố đào tạo ngắn hạn để
nâng cao trình độ quản lí, trình độ kĩ thuật. Bên cạnh đó cơng ty còn thường
xuyên tổ chức cuộc thi tay nghề cho những cơng nhân khơng qua đào tạo, qua
đó lựa chọn những người có khả năng và ý thức tổ chức kỉ luật đi học nghề ngắn
hạn tại trường Cao đẳng nghề cơng nghiệp Hải Phịng.
+ Thời gian lao động: Được thực hiện theo quy định của công ty
Sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút.
Chiều từ 13 giờ 30 phút 17 giờ.
Mỗi tuần làm việc từ thứ 2 đến thứ 7.
Được nghỉ vào các dịp lễ tết và các ngày khác theo quy định của Nhà
nước.
1.5.Một số kết quả sản xuất kinh doanh
+Kết quả hoạt động kinh doanh (trong 3 năm 2006-2007-2008)

CHỈ TIÊU

NĂM 2006

NĂM 2007

NĂM 2008

Doanh thu

24,578,907,520 đ

42,643,627,531đ

86,363,988,946đ


Tổng chi phí

21,328,602,420 đ

36,974,074,794 đ

72,638,609,145đ
13,725,379,801đ

Lợi nhuận doanh nghiệp

3,250,305,100 đ

5,669,552,733 đ

Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN

3,250,305,100 đ

5,669,552,737 đ

13,725,379,800đ

Nộp ngân sách

910,085,420 đ

1,587,474,766 đ

3,842,106,344 đ

Lợi nhuận sau thuế

2,340,219,672 đ

4,082,077,971 đ

9,882273,457 đ

Lương bình quân/người/tháng

1,460,000 đ

1,750,000 đ

2,475,000 đ

Qua bảng thống kê số liệu trên ta thấy trong 3 năm từ 2006 đến 2008, tốc
độ tăng trưởng về các mặt của công ty năm sau gấp từ 1,7 đến 2 lần năm trước
cụ thể là:
+ Doanh thu năm 2007 là 42,643,627,531đ tăng 18,064,720,010 đ so với
năm 2006 là 24,578,907,520 đ ( tăng 73,5%). Năm 2008 doanh thu đạt

86,363,988,946đ tăng 61,785,081,420 đ so với năm 2007 là 42,643,627,531đ
( tăng 144,85%).
+ Lợi nhuận đạt được năm 2007 là 5,669,552,737đ so với năm 2006 là
3,250,305,100 đ tăng 74,4%. Lợi nhuận năm 2008 là 13,725,379,801đ so với
năm 2007 là 5,669,552,737đ tăng 142%.
Các chỉ tiêu khác như nộp ngân sách và lương bình quân năm sau đều cao
hơn năm trước.
Căn cứ vào những số liệu trên thấy rằng công ty đang phát triển rất đúng
hướng, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đem lại lợi
nhuận, các kế hoạch được triển khai thực hiện, hoàn thành một cách nhanh
chóng, vượt kế hoạch đề ra.
Cơng ty đã và đang hoạt động rất có hiệu quả, đời sống của người lao
động được ổn định.
Do đảm bảo về chất lượng thi cơng các cơng trình, cơng ty TNHH Phúc
Tiến đã nhận được rất nhiều hợp đồng có giá trị từ 100.000.000 đồng trở lên từ
năm 2005 đến cuối năm 2008
S
TT

TÊN CƠNG TRÌNH

GIÁ TRỊ HĐ

CHỦ ĐẦU TƯ


1
2
3
4

183,294,000 đ
209,441,000 đ
329,205,000 đ
337,444,000 đ

CTCP cảng Vật Cách
CTCP cảng Vật Cách
CTCP cảng Vật Cách
CTCP cảng Vật Cách

406,000,000 đ
254,500,000 đ
129,320,000 đ

CTCP thép Cửu Long
CTCP cảng Vật Cách
CTCP thép Cửu Long

123,891,000 đ

CTCP cảng Vật Cách

9

Đường ra mố 3+4 cầu cảng Vật Cách
Nhà ngân hàng Á Châu - cảng Vật Cách
Cải tạo nâng cấp bãi chứa hàng cầu 192m
Sửa chữa nâng cấp đường khu vực trước cửa
xưởng cơ giới

Cụm CN thép Cửu Long
Sửa chữa nâng cấp nhà làm việc xưởng cơ giới
Sửa chữa hào cáp điện, rãnh thoát nước,
tường rào và nhà cân
Sửa chữa nâng cấp đường trước cửa kho
B1+B2
Đường từ mố 3 + mố 4 đến cầu 192m

436,550,000 đ

CTCP cảng Vật Cách

10

Cty LD đúc cơ khí VIDPOL

1,015,550,000 đ

Cty LD đúc cơ khí VIDPOL

11
12
13

Cty CP thép Cửu Long
Cảng Chùa Vẽ
Cụm CN thép Cửu Long

510,120,000 đ
1,334,400,000 đ

4,320,550,000 đ

CTCP thép Cửu Long
CTCP ĐT&XD Việt Linh
CTCP thép Cửu Long

14

Công ty xây dựng 18

406,120,000 đ

Cty XD 18

15
16
17
18

Sửa chữa nâng cấp bãi chứa hàng kho A1
Công ty CP XD số 1 VINACONEX
Công ty xây dựng 204
Công ty An Khánh

522,000,000 đ
134,240,000 đ
1,488,942,000 đ
5,600,500,000 đ

CTCP cảng Vật Cách

CTCP XD số 1 VINACONEX
Cty XD 204
CTCP An Khánh

19

Sửa chữa bãi cầu 61m Hạ Lưu

244,655,000 đ

CTCP cảng Vật Cách

20

Công ty CP ĐT&XD 34

184,000,000 đ

CTCP Đt&XD 34

21

Sửa chữa kho bãi B2

248,081,000 đ

CTCP cảng Vật Cách

22

Đúc và ép cọc bê tơng móng của nhà xưởng
số1+số2
Cụm CN thép Cửu Long
Công ty TNHH Phúc Tiến

685,545,000 đ

Cty TNHH xây lắp &VLCN

2,088,358,000 đ
12,000,000,000 đ

CTCP thép Cửu Long
Cty TNHH Phúc Tiến

5
6
7
8

23
24

Trên đây chỉ là một số cơng trình cơng ty đã thi cơng và khách hàng đã
thanh tốn hết hợp đồng cho cơng ty, cịn rất nhiều các hợp đồng khác có quy
mơ lớn nhưng do khách hàng chưa thanh tốn cho cơng ty nên khơng thống kê
vào danh sách này. Trong những năm qua công ty đã nhận được rất nhiều đơn
đặt hàng điều này chứng tỏ rằng uy tín của cơng ty ngày càng được khẳng định,
có được sự tín nhiệm của các chủ đầu tư.

1.6.Thuận lợi, khó khăn
1.6.1. Thuận lợi
- Từ khi thành lập đến nay công ty thường xuyên đảm bảo mức tăng trưởng
năm sau cao hơn năm trước. Công ty đã đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, cải
thiện môi trường làm việc ngày càng tốt hơn cho cán bộ công nhân viên, để từ
đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
- Sản phẩm của công ty TNHH Phúc Tiến sản xuất ra được khách hàng ưa
chuộng và tiêu thụ nhanh trên thị trường vì có giá thành rẻ hơn so với các cơng
ty khác vì cơng ty có thể tự khai thác được nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho
sản xuất do vậy mà không cần phải thông qua các khâu trung gian nên giảm
được chi phí đầu vào.
- Mơi trường kinh doanh tương đối thuận lợi, đối thủ cạnh tranh tại thị
trường Hải Phịng ít, sức cạnh tranh cũng không đáng kể, nhiều công ty sản xuất
những sản phẩm cùng loại cũng phải nhập sản phẩm của cơng ty ( tại Hải Phịng
cơng ty đã chiếm hơn 60% thị phần trong lĩnh vực sản xuất cấu kiện bê tông đúc
sẵn và bê tông thương phẩm)
- Ở vào một vị trí giao thơng quan trọng và thuận tiện, nguồn nguyên liệu
dồi dào.
- Mức lương và chính sách đãi ngộ của công ty dành cho cán bộ công
nhân viên không ngừng được nâng cao qua từng thời kì khiến đời sống của cơng
nhân tốt hơn và họ yên tâm sản xuất.
- Giám đốc công ty năng động, sáng tạo trong cơng tác quản lí, ln quan
tâm đến đời sống của công nhân viên trong công ty, với phương trâm
“200 lao động là 200 gia đình, thu nhập của lao động ổn định thì kinh tế
của gia đình họ cũng sẽ được đảm bảo”.
1.6.2. Khó khăn
- Khách hàng đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng và mĩ thuật. Vì vậy
cơng ty phải khơng ngừng cải tiến về kĩ thuật cơng nghệ, “phải trao cho khách
hàng những gì họ đang cần và sẽ cần chứ không phải trao cho họ những gì mình

có”.


- Công ty chưa chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên do vậy chưa
đáp ứng được với sự thay đổi của môi trường kinh tế.
- Các hoạt động nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại cịn thiếu và
hiệu quả khơng cao.
- Cơ sở vật chất cịn thiếu so với quy mơ sản xuất kinh doanh của cơng ty.
2.THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY
TNHH PHÚC TIẾN
Cơng tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt
động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Nó khơng chỉ là phương tiện ghi chép và
truyền đạt thơng tin quản lí mà cịn liên quan đến nhiều cán bộ cơng chức, nhiều
phịng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ sẽ đảm bảo
cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó,
ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một
cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện
cơng việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Công
tác văn thư - lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản thuộc phịng Hành
chính - Quản trị. Mọi hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ đều thông qua sự
chỉ đạo trực tiếp của phịng Hành chính - Quản trị.
2.1.Cơ cấu tổ chức của phịng Hành chính - Quản trị

TRƯỞNG PHỊNG

BỘ
PHẬN
VĂN
THƯLƯU
TRỮ

BỘ
PHẬN
CẤP
DƯỠNG

BỘ
PHẬN
BẢO VỆ
- LÁI XE

BỘ PHẬN
VỆ SINH
MƠI
TRƯỜNG

BỘ
PHẬN Y
TẾ

VĂN
PHỊNG
+ Chế độ làm việc tại phịng Hành chính - Quản trị là làm việc theo chế
độ thủ trưởng. Theo chế độ làm việc này nhân viên của các bộ phận chịu sự lãnh


đạo trực tiếp của trưởng phòng, mọi vấn đề báo lên cấp trên đều phải thơng qua
trưởng phịng.
2.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
2.2.1.Trưởng phòng

Trưởng phòng là người đứng đầu và lãnh đạo phịng Hành chính - Quản
trị, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề của phịng mình. Là
người tham mưu, báo cáo và đề xuất các ý kiến giải quyết công việc với Giám
đốc.
2.2.2.Bộ phận văn thư - lưu trữ
Tổ chức tiếp nhận và xử lí thơng tin, văn bản “đi, đến” cơng ty. Soạn thảo
văn bản theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.
Tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu, tổ chức tra tìm và sử dụng các thơng
tin, văn bản cần thiết để phục vụ cho hoạt động của công ty.
Đóng dấu và quản lý con dấu của cơng ty.
2.2.3.Bộ phận cấp dưỡng
Chuẩn bị bữa ăn trưa cho toàn bộ cán bộ quản lí và cơng nhân của cơng
ty, chuẩn bị nước uống hàng ngày, các bữa ăn bồi dưỡng cho công nhân làm
thêm giờ. Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm
2.2.4.Bộ phận bảo vệ - lái xe
+ Bảo vệ: có trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ tài sản của công ty, không cho
phép người lạ tự ý vào công ty.
Hướng dẫn cho khách đến công ty liên hệ công việc nơi mà họ cần đến.
Tiếp nhận hồ sơ của người đến xin việc.
+ Lái xe: Luôn ở tư thế sẵn sàng để đưa đón lãnh đạo, lái xe phục vụ cho
đội ngũ nhân viên văn phòng đi công tác hoặc liên hệ giải quyết công việc của
công ty. Đảm bảo an tồn về tính mạng của lãnh đạo khi ở trên xe, giữ gìn và
bảo vệ xe.
2.2.5.Bộ phận vệ sinh mơi trường văn phịng


Hàng ngày quản lí khu vực văn phịng và hội trường của công ty đảm bảo
luôn ngăn nắp, sạch sẽ.
Thường xuyên chăm sóc cây cảnh, thảm cỏ tại nơi làm việc.
Làm tốt cơng tác vệ sinh cơng nghiệp tồn bộ mặt bằng và hành lang khu

vực văn phịng.
Quản lí khu vực nhà vệ sinh và hệ thống nước thải bẩn của cơng ty.
Phối hợp với các phịng ban liên quan tổ chức kiểm tra đo các yếu tố của
môi trường lao động và có biện pháp nhằm đảm bảo điều kiện môi trường lao
động theo tiêu chuẩn quy định.
2.2.6.Bộ phận y tế
- Khám, cấp thuốc cho cán bộ nhân viên trong công ty, sơ cấp cứu tại
chỗ.
- Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế
cho cán bộ cơng nhân viên.
- Ln có mặt để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động,
cùng các đơn vị liên quan định kì tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người
lao động.
- Mua thuốc và các dụng cụ y tế cần thiết phục vụ công tác khám chữa
bệnh.
- Sau khi điều trị xong hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động,
bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành.
2.3.Nhân sự tại phòng Hành chính - Quản trị
Nhân sự tại phịng Hành chính - Quản trị: gồm 21 người được bố trí cơng
việc như sau:

Chức danh

Số lượng

Trình độ


Trưởng phòng
Bộ phận văn thư-lưu trữ

Bộ phận cấp dưỡng - tạp vụ
Bộ phận bảo vệ - lái xe
Bộ phận VSMT
Bộ phận y tế

01
01
05
12
01
01

ĐH
Trung cấp
THPT
THCS
THPT
Trung cấp

2.4.Vị trí và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư – lưu trữ
2.4.1.Vị trí và cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư-lưu trữ
Vị trí đặt phịng làm việc được xem là một trong những yếu tố quyết định
lớn đến chất lượng và hiệu quả cơng việc. Khi bố trí phịng làm việc cần đảm
bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải
dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tính chất cơng việc để bố trí nơi
làm việc cho hợp lí. Cơng ty TNHH Phúc Tiến là cơng ty có diện tích mặt bằng
tương đối lớn nhưng diện tích đặt nơi làm việc của khối văn phịng cơng ty lại
rất nhỏ, tập trung trong một dãy nhà 2 tầng với tổng cộng là 8 phòng làm việc
bao gồm cả phòng hội trường, nhà kho.
Phịng Hành chính - Quản trị nằm ở tầng 1, gần cổng ra vào, nhằm tạo

điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ công việc, tiếp nhận giải quyết mọi vấn đề
được nhanh chóng. Bộ phận văn thư - lưu trữ được bố trí ngay trong phịng
Hành chính - Quản trị cùng với các bộ phận khác.

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ-LƯU TRỮ

8

8

8

10
8

9


4

5

(2)

8

3
8

(2)

6

7

8
8

8

(1)

(2)

BÀN TIẾP
KHÁCH

*Giải thích sơ đồ:
(1): Cửa ra vào
(2): Cửa sổ
(3): Bàn trưởng phòng
(4): Bàn để máy in, máy fax
(5): Bàn làm việc của cán bộ văn thư-lưu trữ
(6): Bàn của nhân viên tạp vụ
(7): Bàn của nhân viên VSMT
(8): Tủ đựng hồ sơ tài liệu
(9): Máy photo
(10): Tủ sắt đựng con dấu và các giấy tờ quan trọng.

(1)

Cơng ty sắp xếp bố trí phịng Hành chính - Quản trị theo kiểu phòng làm
việc chung, bàn làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng được sắp xếp theo
hình chữ U, khi ngồi làm việc thì mặt của nhân viên đều hướng ra ngồi và có
xu hướng quay về phía người trưởng phịng.
Phịng Hành chính - Quản trị được bố trí theo hình thức phịng mở, phía
ngồi được kê 1 bộ bàn ghế dùng để tiếp khách, phía trong là nơi làm việc của
cán bộ nhân viên trong phòng. Giữa nơi tiếp khách và nơi làm việc được ngăn
cách bởi một tấm vách có cửa thơng.
* Ưu điểm của các bố trí này là:
+ Việc di chuyển của nhân viên trong phòng và việc giao tiếp giữa họ
nhanh hơn, thuận tiện hơn.
+ Bố trí phịng làm việc theo kiểu này khơng làm phân tán nhân viên
trong q trình làm việc. Nhân viên sẽ chịu sự quản lí giám sát của trưởng
phịng vì vậy mà nhân viên tích cực làm việc hơn.
* Nhược điểm:
+ Ồn ào, dễ làm phân tán sự chú ý của nhân viên.
2.4.2. Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ
Do được bố trí cùng với các bộ phận khác trong phịng Hành chính Quản trị nên về cơ sở vật chất kĩ thuật và điều kiện làm việc của bộ phận văn
thư - lưu trữ phải sử dụng trang thiết bị trong phòng chung với các bộ phận
khác.
Hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật của phòng:
STT
1
2
3
4
5
6
7

8
9
10

Tên các thiết bị, dụng cụ
Máy vi tính
Máy in
Fax
Máy điều hồ
Máy photocopy
Điện thoại bàn
Tủ đựng tài liệu
Bàn ghế làm việc
Bàn ghế tiếp khách
Đèn chiếu sáng

Số lượng
2
1

Đơn vị
bộ
chiếc

1
3
1
1
9
4

1
3

chiếc
chiếc
chiếc
chiếc
chiếc
bộ
bộ
chiếc


11

Đồng hồ treo tường

1

cái

Các tủ đựng hồ sơ tài liệu được đặt sát tường sau các bàn làm việc.
Nhưng hầu hết các tủ này đều phục vụ cho công việc của nhân viên văn thư lưu trữ
Máy in, máy fax, máy photo được đặt trên bàn phía tay phải cán bộ văn
thư -lưu trữ sử dụng chung cả phòng nhưng chỉ có nhân viên văn thư - lưu trữ
thường xuyên sử dụng nên về cơ bản vẫn do cán bộ văn thư - lưu trữ phụ trách.
Trong phịng có 2 máy vi tính thì được đặt ở bàn của trưởng phòng và đặt
ở bàn của cán bộ văn thư - lưu trữ.
Nhân viên văn thư - lưu trữ được trang bị đầy đủ những đồ dùng về văn
phòng phẩm để phục vụ cho công việc như: bút viết, mực, giấy, cặp hồ sơ, dao,

kéo, keo dán, băng dính, bì thư có in logo của cơng ty…
Cơng ty cịn trang bị cho nhân viên văn thư - lưu trữ một quyển lịch để
bàn để theo dõi thời gian, ngày, tháng đảm bảo cho việc vào sổ văn bản đến, ghi
ngày tháng lên văn bản đi, soạn thảo và chuẩn bị văn bản.
2.4.3.Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên văn thư - lưu trữ
- Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ từ cơ quan, doanh nghiệp khác gửi
đến.
- Chuyển văn bản, giấy tờ do công ty phát hành.
- Soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phịng Hành chính
- Quản trị.
- Nhận thơng báo từ ban Giám đốc sau đó phổ biến lại cho các phịng
ban, đơn vị khác.
- Quản lí và đóng dấu theo chức năng, nhiệm vụ.
2.5.Hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ
Công việc chủ yếu hàng ngày của nhân viên văn thư - lưu trữ là tiếp nhận,
xử lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu, quản lí và sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.5.1.Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ
2.5.1.1.Quy trình xử lí văn bản đến


Cơng ty TNHH Phúc Tiến là một cơng ty có quy mô vừa nên số lượng
văn bản hàng năm mà bộ phận văn thư tiếp nhận được không nhiều. Các văn
bản mà bộ phận văn thư đã nhận được chủ yếu là công văn, chỉ thị, quyết định,
thông báo của cơ quan thuế, cơng ty kiểm tốn, các ngân hàng …Các hợp đồng
kinh tế, đơn chào hàng, các hoá đơn u cầu thanh tốn chi phí điện thoại, hố
đơn thanh toán tiền nước, điện …
- Mọi văn bản giấy tờ gửi đến công ty do nhân viên bưu điện hay trực tiếp
nhân viên nơi gửi mang đến đều đã đưa qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư
đã xử lí văn bản theo đúng trình tự các bước.
- Tất cả văn bản tài liệu đến công ty đều đã được nhân viên văn thư trình

lên ban lãnh đạo hoặc trưởng phịng Hành chính xem xét và cho ý kiến trước
khi phân phối cho phòng ban hoặc cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý
kiến phê duyệt của lãnh đạo, được nhân viên văn thư chuyển tới tận tay người
có trách nhiệm giải quyết.
- Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên văn thư với các
phòng ban hoặc giữa nhân viên văn thư với cá nhân trong cơng ty đều có kí
nhận, trong đó bao gồm người nhận là Giám đốc.
Sau đây là trình tự các bước xử lí văn bản của nhân viên văn thư tại công
ty TNHH Phúc Tiến:
a) Kiểm tra sơ bộ văn bản
Mọi văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư kiểm tra xem
văn bản đó có đúng gửi cho công ty hay không? Trường hợp nhầm địa chỉ nhân
viên văn thư đã gửi trả lại nơi gửi hoặc trả lại nhân viên bưu điện. Khi thấy bì
văn bản có dấu hiệu bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì nhân viên văn thư đã
lập biên bản và có sự chứng kiến của người đưa thư.
b)Phân loại và bóc bì văn bản
* Việc phân loại văn bản đã giúp cho nhân viên văn thư xác định chính
xác loại vào sổ văn bản đến và loại không phải vào sổ văn bản đến.
- Loại phải đăng kí vào sổ văn bản đến bao gồm 2 loại:


+ Loại được phép bóc bì: Gồm các văn bản giấy tờ đề tên cơng ty mà
khơng đóng dấu chỉ mức độ “mật”, khơng phải văn bản đề đích danh tên người
nhận, khơng phải thư riêng thì nhân viên văn thư tiến hành bóc bì văn bản và
đăng kí văn bản vào sổ văn bản đến.
+ Loại không được phép bóc bì: Gồm tất cả các văn bản mà ngồi bì thư
ghi đích danh cá nhân, đơn vị, phịng ban trong cơng ty, thì nhân viên văn thư
đã thực hiện theo quy định khơng bóc bì mà chỉ đăng kí vào sổ văn bản đến.
- Loại khơng phải đăng kí vào sổ văn bản đến: Bao gồm các loại sách
báo, tạp chí, thư riêng…

* Bóc bì văn bản: Nhân viên văn thư của công ty đã nhận thức được công
việc bóc bì văn bản là cơng việc rất phức tạp. Vì vậy khi bóc bì văn bản nhân
viên văn thư luôn rất thận trọng và đã tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Những phong bì có dấu chỉ mức độ “Khẩn” gửi cho cơng ty thì được
nhân viên văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết
nhằm đảm bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân,
phịng ban trong cơng ty thì nhân viên văn thư khơng bóc bì mà đã chuyển đến
người nhận một cách nhanh nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và
1 giờ ngồi giờ hành chính).
Khi bóc bì văn bản nhân viên văn thư luôn thực hiện rất nhẽ nhàng và
khéo léo, dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải
của bì thư theo đường gân phía khơng có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, đối
chiếu số, kí hiệu ghi ở ngồi phong bì với số, kí hiệu ghi ở bên trong văn bản.
Những văn bản gửi không đúng địa chỉ thì nhân viên văn thư đã gửi trả lại cho
nơi gửi văn bản đó. Trường hợp có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản nhân viên
văn thư đã kí xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi phiếu lại cho cơ quan
gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa
so với ngày đến thì nhân viên văn thư đã giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng
với văn bản đó.


- Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: Tại công ty TNHH Phúc
Tiến những văn bản có dấu chỉ mức độ mật nhân viên văn thư khơng được phép
bóc bì văn bản mà chỉ vào sổ văn bản mật đến, khi vào sổ thì nhân viên văn thư
bỏ trống cột trích yếu nội dung văn bản. Vì vậy khi nhận được những văn bản
mật nhân viên văn thư đã vào sổ đăng kí văn bản mật đến sau đó chuyển ngay
văn bản đó đến những người có trách nhiệm giải quyết theo đúng thời gian quy
định.
c) Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Mọi văn bản gửi đến cho công ty đã được nhân viên văn thư đóng dấu

đến lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và
ghi nhận ngày tháng đến công ty.
* Mẫu dấu đến của cơng ty

5 cm

CƠNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Số đến ……………
- Ngày đến …………
ĐẾN

3 cm

- Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới
phần số và kí hiệu.
- Đối với cơng văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản.
d) Vào sổ đăng kí văn bản đến
Cơng ty lập sổ đăng kí văn bản đến vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01
tháng 01 hàng năm đến ngày 31 tháng12 hàng năm.


Theo quy định của cơng ty thì văn bản đến ngày nào thì đều được vào sổ
ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất
lạc hoặc mất mát. Trước khi tiến hành vào sổ nhân viên văn thư xác định rõ loại
vào sổ và loại không phải vào sổ:
+ Loại phải vào sổ đăng kí: Bao gồm tất cả các loại văn bản giấy tờ gửi
cho công ty như: quyết dịnh, chỉ thị, thơng báo, cơng văn…
Ví dụ :
+) Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế
tốn mới.

+) Thơng báo lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại cổ phần Hàng
Hải.
+ Loại không phải vào sổ đăng kí: gồm thư riêng, báo đọc, hố đơn thu
tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…nhân viên văn thư khơng phải vào sổ đăng
kí mà trực tiếp chuyển đến tay cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Bìa sổ đăng kí văn bản đến như sau:
CƠNG TY TNHH PHÚC TIẾN
SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số ……đến số……..
Từ ngày……đến ngày……
Quyển số…..

Nội dung trong sổ như sau:
ST
T

Ngày đến
Nơi gửi
02/04/09

32
03/04/09
33

NHTMCP
Hàng Hải
Bộ Lao Động
Thương Binh
và Xã Hội

Số,
kí
hiệu văn
bản

Ngày tháng
văn bản

Trích yếu nội
dung văn bản

28/03/2009

Thông báo lãi suất
cho vay
Chỉ định tổ chức
kiểm
tra
chất
lượng sản phẩm,
hàng hố

982
12

31/03/2009

Lưu
hồ sơ
số

1
2

Nơi nhận
hoặc
người
nhận
Phịng kế
tốn

Kí
nhận

Phó Giám
đốc

* Sau khi vào sổ văn bản đến bước tiếp theo nhân viên văn thư chuyển
giao văn bản đến và lưu văn bản