SKKN Khai thác dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) để tạo ra kênh điều hành tác nghiệp ở trường THPT Lê Quý Đôn

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

KHAI THÁC DỊCH VỤ HỘP
THƯ ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ
(GMAIL) TẠO RA KÊNH
ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Ở
TRƯỜNG THPT LÊ QUÝ ĐÔN



1. Đặt vấn đề:
- Thông tin là huyết mạch của quản lí. Không có thông tin không thể
tồn tại hoạt động quản lí bởi suy cho cùng, chức năng quan trọng bậc nhất
của quản lí là ra quyết định để điều hành tập thể thực hiện đúng kế hoạch
đã đề ra theo tầm nhìn mà nhà quản lí hoạch định
- Một trong những đặc trưng của thông tin là tính hai chiều. Một
thông tin xác thực phải đảm bảo hai chiều. Thông tin trong nhà trường hiện
nay chủ yếu được truyền đi bởi các kênh: thứ nhất, qua các phương tiện
trực quan ở các bảng, biển ; thứ hai là trong các cuộc họp ; thứ ba là qua
các văn bản tác nghiệp. Thông tin chiều ngược lại cũng chủ yếu qua các
kênh ấy. Không thể phủ nhận hiệu quả tác động của chúng trong quá trình
quản lí nhà trường.
- Tuy vậy, thực hiện các kênh thông tin truyền thống bộc lộ nhiều

nhược điểm: thời gian dành cho hội họp còn nhiều ; văn bản điều hành của
nhà trường in ấn khá tốn kém ; quan hệ công tác trực diện chưa được cải
tiến ; nhận và phản hồi thông tin còn mang tính thủ công. Vì thế chúng tôi
chọn đề tài “Khai thác dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) để tạo
ra kênh điều hành tác nghiệp ở trường THPT Lê Quý Đôn”.
- Dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) có nhiều chức năng.
Đề tài này chỉ giới hạn khai thác việc gởi nhận thư điện tử, từ đó khai thác
chức năng chuyển nhận thông tin từ trường đến các thành viên và ngược
lại.
3. Cơ sở lý luận:
- Ngày 07/01/2008 Bộ GD-ĐT thông báo kết luận của Phó Thủ
tướng, Bộ trưởng Bộ GD-ĐT Nguyễn Thiện Nhân tại cuộc họp Ban Chỉ
đạo Công nghệ thông tin (CNTT), Bộ GD-ĐT. Theo đó, 2008-2009 là năm
học CNTT, năm học có ý nghĩa thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động CNTT trong
các cơ sở GD-ĐT.
- Đây là một nhiệm vụ trọng tâm, rất quan trọng, rất có ý nghĩa và
sẽ thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động CNTT trong các cơ sở giáo dục và đào tạo.
- Cần rà soát và có kế hoạch xoá điểm trắng, vùng lõm về Internet,
CNTT (là những nơi đang còn rất yếu kém về ứng dụng CNTT trong


ngành), cho từng cấp học, từng đối tượng, dứt điểm việc kết nối Internet ở
các vùng sâu, vùng xa, miền núi và hải đảo.
(Số tư liệu: 679/TB-BGDĐT – Website Bộ GD&ĐT)

- Ngay đầu năm học 2007 - 2008, thực hiện việc chuyển phát công
văn, tài liệu qua mạng điện tử từ Bộ GD&ĐT đến các sở GD&ĐT, các
trường. Triển khai tin học hoá quản lí đến từng trường phổ thông, cung cấp
mã số thẻ học sinh thống nhất toàn quốc, cung cấp học bạ điện tử cho học
sinh.

- Tăng cường việc tổ chức họp, hội nghị và giảng dạy qua mạng để
tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại, ăn ở.
- Bộ GD&ĐT phát động lấy năm học 2008-2009 sẽ là năm học Công
nghệ thông tin. Vì vậy, trong năm học 2007-2008
Triển khai hệ thống thông tin quản lí cấp phòng, sở và Bộ một
cách thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm…
(Số tư liệu: 9584/BGDĐT-CNTT– Website Bộ GD&ĐT)
Ứng dụng CNTT trong các cơ sở giáo dục và đào tạo đã được ngành
xác định, đề tài này chỉ ứng dụng một nội dung có tính chất cơ bản như đã
nói ở trên.
4.Cơ sở thực tiễn:
- Hiện nay, website của Sở GD&ĐT Quảng Nam (quangnam.edu.vn)
có kênh điều hành tác nghiệp. Những năm qua, kênh này đã có tác dụng rất
lớn trong việc cải cách hành chánh, tiết kiệm thời gian và kinh phí, đảm
bảo thông tin 2 chiều từ cơ quan quản lí nhà nước về giáo dục đến các cơ
sở giáo dục. Tuy nhiên, password của các đơn vị trực thuộc được dùng
chung. Ban giám hiệu, văn thư, giáo vụ … đều dùng mật khẩu chung, bởi
các văn bản chỉ đạo từ Sở chủ yếu là “tác nghiệp”, không upload những
thông tin bí mật.
- Đa số cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường đều đã có địa chỉ
e-mail cho nhu cầu riêng tư của mình, nghĩa là đã biết cách sử dụng hộp
thư điện tử, biết “chat”, biết truy cập internet.
- Hộp thư điện tử không xa lạ với nhiều người trong xã hội, nhất là
giới trẻ.


Kênh điều hành tác nghiệp của Trường THPT Lê Quý Đôn được
hình thành trên cơ sở gợi ý từ kênh điều hành tác nghiệp của Sở đồng thời
khắc phục những hạn chế về tính bảo mật nhất là sử dụng để duyệt đề kiểm
tra (sẽ được nói ở phần sau).

5. Nội dung nghiên cứu:
5.1. Tạo cho mỗi thành viên trong nhà trường có một tài khoản
(username) và một mật khẩu (password) tại dịch vụ hộp thư điện tử
gmail.com:

Đây là hình ảnh tại website của Trường THPT Lê Quý Đôn, giới
thiệu địa chỉ mail của CB-GV-NV.
5.1.1 Tại sao phải chọn dịch vụ gmail.com mà không là
yahoo.com?
+ Xin xem mẫu chuyện sau đây:

Từ mẩu đối thoại…trong phòng hội đồng
- Sao không lập địa chỉ mail cho vui ?
- Lập để làm chi, có ai gởi thư cho mình đâu ?
- Thì bạn bè…hoặc ai đó muốn gởi.


- Lên lớp cái đã.

Cũng hai cô giáo ấy.
- Bày cho mình lập địa chỉ mail với ?
- Sao ?
- Vào trang web Bài giảng Bạch Kim, thấy nhiều giáo án điện tử soạn trên
Power Point hay quá nhưng hắn biểu đăng kí thành viên và phải có địa chỉ
mail hắn mới chịu.
- À ra thế !
Thì ra thế. Chỉ một chút, một cá thể riêng biệt, một nickname không
trùng với một ai trên thế giới ảo đã hình thành.
Nhưng trong hộp thư vẫn trống rỗng. In box chỉ có bức thư tự động
của dịch vụ yahoo hoặc gmail gởi đến. Hi (chào) rồi Welcome. Oai thật.

Hắn chào mình.

… Đến ý tưởng hình thành kênh điều hành tác nghiệp ở trường
THPT ra đời.
Khi đề nghị các thầy cô giáo gởi cho nhà trường địa chỉ thư điện tử
thử nghiệm thì nhận được những nickname hơi lạ:
rồi . Nhà trường chỉ có
một thầy tên Tuấn nhưng người gởi là cô giáo. Trường có nhiều cô tên đẹp:
Hồng Nhung, Kim Liên, Hoa Lài, Trúc Đào… nhưng không có ai tên hoa
lưu ly cả. Chịu. Làm sao nhớ nỗi.
Cũng thông cảm. Vì khi đăng kí dịch vụ yahoo khó có thể được một
nickname như ý. Từ đó nhà trường mới nghĩ đến dịch vụ gmail, một dịch
vụ khó tính nhưng cũng dễ chịu. Khó tính ở chỗ tại một quán Net chỉ có thể
đăng ký 10 nickname. Trường có 70 thầy cô giáo, phải đến những 5,6 quán
Net…, dễ chịu ở chỗ có được nick name nghiêm túc, rõ ràng, vừa ý.
(Bài viết của tác giả Từ website của trường tại địa chỉ:
ischoolnet.qti21.com/lequydon)


+ Đến nay, tất cả CB-GV-NV đều đã có địa chỉ mới (địa chỉ trước
đây dùng cho việc riêng tư), rõ ràng tên, họ. Tất cả đều có phần chung
còn họ tên ở phía trước: ,
, v.v…
5.1.2 Cách tạo một username và một password cho cá nhân:

+ Gõ gmail.com tại địa chỉ tìm kiếm web. Màn hình như trên sẽ hiện
ra.
+ Chọn tên người dùng sao cho dễ nhận ra khi giao tiếp, có từ khóa.
Ví dụ “lqd” trong các địa chỉ trên.
+ Đặt mật khẩu ban đầu: 8 kí tự. Sau đó người dùng sẽ thay đổi mật

khẩu để bảo mật thông tin.
(Xem phụ lục 1: CÁCH TẠO HỘP THƯ CÁ NHÂN BẰNG
GMAIL)

5.1.3. Tạo ra các Group người dùng theo nhiệm vụ, chức năng:
- Group Tổ trưởng, tổ phó
- Group Giáo viên chủ nhiệm.


- Group Giáo viên bộ môn.
- Group Tổ HC - QT.
- Các Group khác…
Tùy theo nội dung cần gởi, thông tin sẽ được chuyển đến tất cả đối
tượng trong Group cùng một lúc. Group Giáo viên bộ môn là group có
nhiều thành viên nhất.

Hình ảnh các Group tronh HTĐT của trường
5.2. Nội dung chuyển đến các thành viên trong nhà trường:
Dưới đây là hình ảnh trang chính hộp thư điện tử của cô giáo Hồ Vi
Nữ Diệu Minh (), giáo viên bộ môn tiếng Anh, tổ
trưởng tổ Ngoại ngữ. Quan sát sẽ thấy trong hộp thư đã nhận những chủ đề
gì:
5.2.1: Kế hoạch KTHK2, Lịch duyệt đề KTHK2, Phân công coi thi
HK2-07-08


5.2.2: Mẫu Báo cáo tại Hội nghi đổi mới PPDH và thực hiện Chương
trình tự chọn ; Mẫu danh sách HSG, Mẫu Giáo viên ra đề kiểm tra.
5.2.3: Đề kiểm tra
…………

Như vậy, có thể thấy, mọi thông tin từ nhà trường đã chuyển đến
giáo viên bao gồm:
- Các loại văn bản: nhằm cung cấp cho mọi giáo viên đầy đủ thông
tin về một kế hoạch nào đóm những người cùng thực hiện với mình, đạt
được sự kịp thời, không gián tiếp qua Tổ trưởng, ở mọi nơi mọi lúc khi truy
cập internet.
- Các loại biểu mẫu: đây thực sự là tiện ích đã mang lại hiệu quả
đáng kể. Biểu mẫu được tải về, điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, rồi
chuyển đi để báo cáo.


- Duyệt đề kiểm tra học kỳ của Ban giám hiệu theo quy định:

Duyệt đề kiểm tra học kỳ 1 qua hộp thư điện tử


Người ta từ lâu đã từng trao đổi thông tin, sẻ chia tình cảm cho
nhau qua các dịch vụ thư điện tử. Ngoài thư điện tử, ngày nay còn
biết bao nhiêu hình thức khác nhanh chóng và tiện lợi hơn rất
nhiều. Nhưng nói đến chuyện duyệt đề kiểm tra thông qua hình
thức nói trên chắc ít ai nghĩ đến. Thực tế, ở Trường THPT Lê Quý
Đôn, năm học này, Ban Giám hiệu đã duyệt đề như thế.
Thử hình dung. Giáo viên ngồi ở nhà, chuyển đề. Chốc lát, đề đã
đến đúng địa chỉ người nhận. Đề duyệt xong chuyển trở lại người
nhận. Điều chỉnh, in sao. Đề đã duyệt được BGH quản lí ngay từ
lúc này. Thật tiện lợi, thật tiết kiệm.
Duyệt đề không chỉ là duyệt nội dung. Còn rất nhiều yêu cầu
khác nữa theo định hướng chung của nhà trường. Lại thử hình
dung, người duyệt đề ngồi trước vô vàn trang giấy, ngồn ngộn
thông tin, thẩm định từng ý, từng câu, từng kí hiệu, biểu bảng…

vất vả vô cùng. Vất vả đấy nhưng bớt nhọc nhằn nhờ ngồi trước
máy, Công việc có thể dở dang rồi lại tiếp tục ở bất cứ nơi đâu,
bất cứ lúc nào. Tất cả đều bí mật trong cái USB nhỏ bé.
Nói là nói như thế. Ban Giám hiệu đã có lịch kiểm tra, lịch duyệt
đề (thời gian nhận và thời gian phản hồi) gởi đến giáo viên và đưa
lên website của trường nên công việc không phải dồn vào một
lúc. Tất cả đều diễn ra hết sức suông sẻ và rất an toàn.
(Bài viết của tác giả Từ website của trường tại địa chỉ:
ischoolnet.qti21.com/lequydon)
Có thể nói, đây là lần đầu tiên, trường học đầu tiên dám làm và đã
thực hiện việc duyệt đề qua mạng. Yêu cầu bảo mật thuộc về kỹ thuật,
thuộc về sự cẩn trọng và sử dụng thuần thục dịch vụ của mỗi giáo viên.
Sẽ thực sự tiết kiệm khi 32 đề kiểm tra và đáp án được duyệt trong
mỗi học kỳ mà không hề mất 1 tờ giáy A4 (!)




Hình ảnh hộp thư của 1 thành viên BGH nhận đề để
duyệt
5.3. Các thông tin khác:
- Báo cáo Thư viện, Thiết bị
- Gởi thiệp chúc Tết, thiệp mừng sinh nhật… tạo được cảm giác ấm
áp, tươi vui trong tập thể.
- Nhận được những góp ý, những dòng tâm sự, giãi bày với nhà
trường nhiều khi khó nói trực tiếp.

6. Kết quả:
Qua 1 năm thực hiện, có thể thấy được kết quả cụ thể như sau:
- Mọi thành viên đều đã có địa chỉ hộp thư điện tử, biết truy cập

internet – mục tiêu mềm đã đề ra từ năm học 2006-2007, biết nhận và gởi
văn bản, biết đăng ký làm thành viên của các website để sưu tầm bài giảng
điện tử, tư liệu giảng dạy, tìm kiếm thông tin
- Giảm đáng kể thời gian hội họp, giảm rất nhiều thời gian tổng hợp
tư liệu, báo cáo so với văn bản trên giấy.


- Tiết kiệm đáng kể kinh phí in ấn.
- Tạo được phong thái làm việc mới: khoa học, công nghiệp.
- Kích thích GV đầu tư phương tiện truy cập tại gia đình và nhà
trường trang bị phương tiện truy cập cho GV chưa có điều kiện đầu tư.
- Không khí làm việc khẩn trương, trao đổi kinh nghiệm tại trường
diễn ra thường xuyên

7. Kết luận:
- Việc tạo ra cho mình một thư điện tử để giao tiếp là hết sức bình
thường, dễ dàng nhưng nên sử dụng địch vụ gmail để được bảo mật tốt
hơn, vừa có được username vừa ý.
- Mỗi nhà trường nên chủ động tạo ra địa chỉ ban đầu cho tất cả mọi
người. Có như thế, chỉ trong thời gian ngắn, chỉ và ngày là đã có đầy đủ địa
chỉ cho mọi người.
- Ban đầu nên gởi cho GV những thông tin bình thường, kiểm tra và
giúp đỡ GV sử dụng.
- Kiểm tra tính bảo mật để gởi – nhận đề kiểm tra đã duyệt.

8. Đề nghị:
- Ai cũng có thể thực hiện và thực hiện tốt sáng kiến này.
- Muốn thành công phải triển khai cùng một lúc, cho tất cả mọi
người.
- Nhà trường cần dành một số máy tính có kết nối internet cho GV

có thể thực hiện tại trường ; khuyến khích GV đã có máy tính thì nối mạng
(miễn phí hòa mạng, chi phí láp đặt, thiết bị… chỉ thu phí thuê bao và sử
dụng trên dưới 50.000đ)
- Năm học 2008-2009 sẽ có kế hoạch hướng dẫn các tổ trưởng quản
lí thông tin của các thành viên trong tổ để thấy được đây là “kênh đièu hành
đa cấp”: từ trường đến tổ - từ trường đến giáo viên – từ tổ đến giáo viên.

9. Phần phụ lục:
Cách thay đổi mật khẩu trong hòm thư Gmail:


Để thay đổi password, trước hết bạn cần đăng nhập vào hòm thư Gmail của
mình, Sau đó, hãy click vào phần Account Settings và chọn My Account.
Tiếp đó, người sử dụng chọn ô password trong phần Edit Personal Info.
Lúc này, giao diện của hòm thư sẽ xuất hiện. Bạn hãy nhập mật khẩu đang
sử dụng vào ô Current password và nhập mật khẩu mới tại ô New password
& Repeat password. Cuối cùng, bạn kết thúc bằng việc click vào nút Save
new password. Bây giờ, bạn sẽ truy cập vào hòm thư của mình bằng mật
khẩu mới.

10. Tài liệu tham khảo:
- Website của Bộ GD&ĐT:

- Website của Trung tâm hỗ trợ giáo viên:



MỤC LỤC
1. Đặt vấn đề:
3. Cơ sở lý luận:

4.Cơ sở thực tiễn:
5. Nội dung nghiên cứu:
5.1. Tạo tài khoản (username) và một mật khẩu (password)
5.1.1 Tại sao phải chọn dịch vụ gmail.com?
5.1.2 Cách tạo một username và một password cho cá nhân
5.1.3. Tạo ra các Group người dùng theo nhiệm vụ, chức năng
5.2. Nội dung chuyển đến các thành viên trong nhà trường:
5.2.1: Các loại văn bản
5.2.2: Các loại biểu mẫu
5.2.3: Duyệt đề kiểm tra học kỳ
5.3. Các thông tin khác:
6. Kết quả:


7. Kết luận:
8. Đề nghị:
9. Phần phụ lục:
10. Tài liệu tham khảo: