chức năng của ngôn ngữ

MỘT SỐ U CẦU ĐỐI VỚI LỜI NĨI CƠNG VỤ
Nguyễn Thị Ngọc Hân
Ngôn ngữ là hệ thống các ký hiệu âm thanh đặc biệt của các thành viên
trong cùng một cộng đồng người. Nó là công cụ để tư duy, công cụ để giao tiếp
của con người.
Ngôn ngữ có 2 chức năng
- Phương tiện để giao tiếp: ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con
người. Ngôn ngữ làm cho người ta có thể hiểu nhau và tổ chức nhau lại để cùng
hành động trong cuộc đấu tranh với lực lượng thiên nhiên, đấu tranh xã hội, tổ
chức sản xuất kinh doanh.
- Phương tiện để tư duy: giao tiếp bằng ngôn ngữ chỉ có thể giúp người ta
trao đổi tư tưởng, tình cảm với nhau nếu bản thân ngôn ngữ tàng trữ những kinh
nghiệm, tư tưởng, tình cảm của con người. Trong thực tế ng
ười ta có thể nói một
mình, đọc một mình hoặc viết ra giấy một mình mà không nhằm trao đổi với ai,
có thể suy nghó thầm lặng mà không phát ra lời.
Trong hai chức năng này thì chức năng giao tiếp nổi bật hơn cả. Trong giao
tiếp, bên cạnh giao tiếp không lời, thì ngôn ngữ thành lời là giao tiếp chủ yếu.
Song việc giao tiếp bằng lời nói phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh, điều kiện,
mục tiêu và tính chất khác nhau của giao tiếp.
Trong hoạt động hành chính - công vụ việc giao tiếp thành lời hay
lời nói công vụ có những yêu cầu sau:
- Ngắn gọn:
Lời nói công vụ thường mang tính hiệu lực, không cho phép khoa trương
hình thức nên không được nói nhiều lời, ý trùng lặp, không dùng câu thừa, chữ
thừa.
Thí dụ: Trong báo cáo tại một cuộc họp, một đại biểu phát biểu: “Đòa bàn
phường 3 quận B là một vùng trũng, là nơi tập trung lượng nước từ các nguồn
nước thoát từ khu vực trung tâm quận, đây là nơi hứng các rác rưởi, các cặn bã
từ các quận xung quanh thải ra, do đó khi trời mưa nơi đây thường xảy ra nạn
ngập nước tại nhiều khu vực làm ảnh hưởng đến môi trường sống, sinh hoạt của

1
người dân chẳng khác nào đang sống trong cảnh ao tù nước đọng của thời thực
dân, phong kiến.
Nói như vậy dài dòng, không chính xác và gây phản tác dụng. Do đó chỉ
cần nói gọn lại là “Phường 3, quận B là một vùng trũng nên khi trời mưa thường
xảy ra nạn ngập nước tại nhiều khu vực làm ảnh hưởng đến môi trường sống, sinh
hoạt của người dân.
Hay câu phát biểu sau đây “Xã P. là một xã lớn của huyện C. với dân số trên
18.000 người
, trong đó có 600 lao động thất nghiệp chưa có việc làm.” Nói như
vậy là thừa từ vì thất nghiệp có nghóa là chưa có việc
làm nên chỉ cần sử dụng 1
trong 2 từ trên là đủ .
Trong giao tiếp hành chính, không phải vì ngắn gọn mà nói cộc lốc, rời rạc
không đâu vào đâu.
Những câu như thế này không được dùng trong lời nói công vụ: “Đến có
việc gì? Gặp ai? ..”
- Dễ hiểu:
Lời nói trong công vụ phải dễ hiểu để người nghe dễ tiếp thu, dễ nhớ,
hiểu rõ những điều mà người nói trình bày. Bác Hồ dặn cán bộ - công chức “
Trình bày một vấn đề gì trước nhân dân phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu”. Khi
nói, cán bộ công chức cần dùng từ phổ thông, gần gũi cuộc sống của người dân,
tránh dùng các thuật ngữ chuyên môn. Diễn đạt ý tưởng phải rõ ràng, kết cấu
câu đơn giản. Nếu trong hoạt độâng công vụ mà phát biểu rằng “ Độc lập nhớ rẽ
viền chơi ví chắc” như lời một bài thơ thì đối tượng giao tiếp sẽ khó tiếp nhận
được thông tin. Trong hoạt động công vụ người ta cần sử dụng các từ phổ thông
. Nên câu thơ trên sẽ được nói là “ Độc lập nhớ rẽ về chơi với nhau”
Tính dễ hiểu phải gắn với tính chính xác. Không vì mục đích phải dùng
từ thuần Việt cho dễã hiểu mà phát biểu “ Mọi người xem khẩu súng mà người

bắn Nguyễn Văn A đưa ra” Câu này có thể dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau.
Vì vậy, để biểu thò ý của mình, người nói sẽ phát biểu là “ Mọi người xem khẩu
súng mà xạ thủ Nguyễn Văn A đưa ra”
- Chính xác:

2
Sự chính xác của lời nói từ xa xưa đã được coi là những thuộc tính và yêu cầu
quan trọng hàng đầu của lời nói. Aristote đã từng viết “Phẩm chất của lời nói là
phát ngôn phải rõ ràng và không hạ đẳng” đã cho thấy rằng lời nói không rõ
ràng sẽ không đạt được mục tiêu. Điều này lại càng đặc biệt quan trọng đối với
lời nói công vụ khi mà lời nói công vụ phát ra các mệnh lệnh hoặc thông tin đòi
hỏi mọi người chỉ có một cách hiểu duy nhất, không cho phép có nhiều cách
hiểu, cách giải thích khác nhau.
Lời nói công vụ nếu phát ra không chính xác có thể gây tác hại lớn hơn trong
các lónh vực khác.
Thí dụ: ”Đây là chính kiến của ủûy ban nhân dân phường về tranh chấp lối đi
chung”. Nói như vậy không chính xác vì chính kiến là ý kiến về vấn đề chính trò.
Câu trên thực ra tác giả của nó chỉ muốn nói “Đây là ý kiến chính thức của y
ban nhân dân phường về vấn đề tranh chấp lối đi chung”.
Tình trạng chung hiện nay trong khi nói, người thi nhành công vụ ít chú ý
phân biệt một số các từ phát âm gần giống hoặc nghóa gần giống nhau như yếu
điểm, điểm yếu, nhược điểm, khuyết điểm hay thông báo, thông cáo, bá cáo,
báo cáo.
Chúng ta thử xét câu nói này “ ủûy ban phường đã huy động trong dân là
25.000.000 đồng, xin hỗ trợ cấp trên là 275.000.000đồng.” Nói như vậy không
phản ảnh đúng ý đồ của người nói, phải nói lại là xin cấp trên hỗ trợ. Vậy thì
một vấn đề tiếp tục đặt ra là khi nói vò trí từ trong câu nói cũng có ý nghóa quan
trọng. Chỉ cần thay đổi vò tri các từ trong câu nói thì nghóa của câu đã thay đổi
theo
- Tính có hiệu lực:

Lời nói công vụ thường có tính bắt buộc phải thực hiện nên khi nói phải
dứt khoát, rõ ràng, trình bày cụ thể hiệu lực thực hiện, thời gian, đơn vò thực
hiện, không nói mơ hồ khiến người nghe khó nắm bắt thông tin dẫn đến khó thực
hiện công việc.
Thí dụ như câu sau” Ngồi những giấy tờ cần thiết, tùy theo nguồn gốc hồ
sơ pháp lý nhà đất của từng hộ, phường sẽ đòi hỏi thêm một số giấy tờ liên
quan”. Hướng dẫn như trên rất mơ hồ, người thực hiện sẽ khó hình dung giấy tờ
cần thiết và liên quan là những giấy tờ gì.

3
Trong lời nói công vụ không nên nói nước đôi kiểu “sao cũng được” “
tùy thích” mà nên dứt khoát, rõ ràng.
- Tính khách quan:
Lời nói công vụ dùng để truyền đạt các thông tin mang tính qui phạm của
Nhà nước nên cần thể hiện được ý chí của Nhà nước ở mức tối đa. Vì thế các
yếu tố cá nhân, chủ quan phải được giảm đến mức tối thiểu.
Chẳng hạn những từ “ tha thiết mong đợi”, “ bạn thân mến” ít xuất hiện
trong giao tiếp nơi công sở.
Cách xưng hô giữa các đồâng nghiệp hoặc với nhân dân thường dùng các từ
xưng hô thông dụng anh, chò, cô, chú, em…, không dùng mày, tao, mấy chả, bả,
chúng bây….
- Tính lòch sự, trang trọngï:
Tính lòch sự thể hiện trình độ văn hoá, trình độ văn minh hành chính của
một nhà nước của dân, do dân, vì dân. Lời nói không lòch sự thể hiện thái độ
không tôn trọng người giao tiếp, đặc biệt khi người giao tiếp là nhân dân. Cán bộ
công chức là công bộc của dân. Mà đã là công bộc thì trong giao tiếp phải thể
hiện sự tôn trọng “chủ” của mình. Người thi hành công vụ là người thay mặt nhà
nước để giải quyết công việc của dân, là người đại diện quyền lực nhà nước cho
nên không thể cho phép mình nói năng thô lỗ.
Lời lẽ thiếu nhã nhặn, thô bạo trong văn bản có thể gây sự phản ứng

trong tâm lý người nghe khiến họ không tôn trọng mệnh lệnh.
Thí dụ cán bộ công chức không thể nói như thế này:-“ Đến có việc gì?
Nói nhanh, mất thì giờ. Ai hơi đâu mà hầu mấy người”.
Cán bộ, công chức phải sử dụng các câu sau : “Chúng tôi có thể giúp gì
ông/ bà không ạ? Cám ơn ông/ bà đã có thông tin phản hồi. Cám ơn đã đến làm
việc với chúng tôi. Xin chào. Xin cám ơn”
Tóm lại như ông cha chúng ta đã nói “ Lời nói không mất tiền mua, lựa lời
mà nói cho vừa lòng nhau”. Qua đó chúng ta thấy trong hoạt động hành chính
cần phải giao tiếp thành lời. Những giao tiếp này có những yêu cầu riêng của nó
mà mỗi cán bộ - công chức cần phải nắm rõ để giao tiếp trong hoạt động nơi
công sở làm sao để “ Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”.

4