đề tài chu trình chi phí của công ty TNHH thiên nam

DANH SÁCH NHÓM
1. NGUYỄN THỊ HỒNG HƯNG
2. NGUYỄN LÊ THÙY TRANG
3. NGUYỄN THỊ THANH NHÃ
4. PHẠM HUỲNH KIM NGÂN
5. ĐỒNG THỊ PHƯƠNG
6. HỒ THỊ DIỆU
7. NGUYỄN THỊ HẰNG NI
8. LÊ THỊ LAN ĐÀI
9. NGUYỄN VIỆT LINH
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………….
PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT……………………………………………
PHẦN 2: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO QUY TRÌNH XỬ LÝ LƯU TRỮ VÀ
KẾT XUẤT THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CTY TNHH
THIÊN NAM………………………………………………………………………….
2.1 giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thiên Nam……………………………….
2.2 phân tích DL đầu vào,quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin đầu ra của chu
trình chi phí tại công ty……………………………………………………………….
2.2.1 hoạt động và dòng dữ liệu trong chu trình chi phí……………………………
2.2.2 quy trình xử lý,lưu trữ dữ liệu………………………………………………….
2.2.3 báo cáo của chu trình chi phí ………………………………………………….
PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ………………………………………………………………
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một yếu tố rất quan trọng và
không thể thiếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp …. Với những ưu điểm và
lợi thế mà công nghệ thông tin mang lại như: quản lý thông tin doanh nghiệp, tiết kiệm
chi phí cũng như tính hiệu quả và tính chính xác cao… Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu đó
các sản về phần mềm tin học được thiết kế ra nhằm phù hợp với mỗi doanh nghiệp sao
cho hiệu quả nhất từ phần mềm quản lý hành chính, hồ sơ tài liệu, bán hàng,… đến các
phần mềm kế toán, quản trị.

Thực tế cho thấy, khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động của doanh nghiệp ngày
càng nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả đem lại thành công lớn cho các doanh nghiệp. tuy
nhiên, để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của
mỗi doanh nghiệp lại phụ thuộc rất nhiều vào quá trình xây dựng hệ thống thông tin
doanh nghiệp.
Quản lý chu trình chi phí là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng hệ thống
thông tin doanh nghiệp, việc xây dựng đúng và chính xác chu trình chi phí sẽ giúp doanh
nghiệp đánh giá đúng tình hình và có chiến lược phát triển phù hợp.Chính vì vậy, nhóm
chúng em đã tìm hiểu về đề tài chu trình chi phí của công ty TNHH Thiên Nam.
Bài thảo luận của chúng em được chia làm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý thuyết
Phần 2: Phân tích dữ liệu đầu vào,quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin đầu ra của
chu trình chi phí.
Phần 3: Đánh giá.
PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Các khái niệm liên quan
 Chu trình chi phí hay còn gọi là chu trình chi tiêu là chu trình liên quan tới các
hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán. Nó bao gồm một chuỗi các hoạt
động chính là : Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với người
cung cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán cho
người bán về hàng mua.
 Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập nhằm thu thập, xử lý dữ liệu, lưu trữ và
cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng.
 Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý
các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại
chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy
trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế
toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Tóm lại:
 Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp

trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.
 Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.
 Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ
công.
1.2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Chứng từ
Phiếu thu chi
Phiếu nhập, xuất
Hóa đơn mua, bán hàng
Báo cáo tài chính
Báo cáo quản trị
Cơ sở dữ liệu
Nhật ký
Số Cái
Cân đối thử
DỮ LIỆU ĐẦU VÀO XỬ LÝ BÁO CÁO ĐẦU RA
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong
quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của
từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính
dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
b. Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các số liệu từ
các thông tin tài chính kế toán dựa trên các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm
căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã
nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các
thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi

các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động
kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó,
người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các
mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần
mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng
được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập
vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người
quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của
kế toán thủ công
1.3. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán
được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của Bộ
Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau. Phần mềm kế toán không hiển
thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài
chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết
kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt
buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
1.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy
(a) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp
với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo
thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu
giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in
báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ.
PHẦN 2:
CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIÊN NAM
2.1.Giới thiệu khái quát về công ty:
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Nam
Điện thoại: (056) 2470074
Trụ sở giao dịch chính: KCN Phú Tài – P. Trần Quang Diệu - Tp Quy Nhơn- tỉnh
Bình Định
Vốn kinh doanh của công ty là trên 5 tỷ đồng, hoạt động trên lĩnh vực sản xuất sản
phẩm từ gỗ.
2.2. Phân tích dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin
đầu ra của chu trình chi phí tại công ty TNHH Thiên Nam
2.2.1. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình chi phí
Chu trình chi phí tại công ty giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộ phận chức
năng hoặc các hệ thống liên quan sau:
- Hệ thống kiểm soát HTK, chu trình doanh thu, chu trình SX, và các bộ phận
khác trong DN xác định các yêu cầu bổ sung hàng và nhận các hàng yêu cầu
khi mua về. Vì vậy các nơi này giao tiếp với chu trình chi phí thông qua các
thông tin yêu cầu về hàng hóa NVL hoặc các TS liên quan khác và thông tin về
việc nhận hàng mua về.
- Người cung cấp nhận các yêu cầu mua hàng từ DN, cung cấp hàng theo đặt
hàng và nhận tiền thanh toán. Do vậy, người cung cấp và chu trình chi phí giao

tiếp nhau qua thông tin đặt hàng và thanh toán hàng.
- Hệ thống sổ cái và lập báo cáo và nhận các thông tin về hoạt động mua hàng và
thanh toán từ chu trình chi phí, ghi chép xử lý chúng.
SƠ ĐỒ 2.1: Mối liên hệ giữa chu trình chi phí và các đối tượng khác
Sơ đồ 2.2 sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí
Chu trình
doanh thu
Nhà cung cấp
Kiểm soát HTK
CHU TRÌNH
CHI PHÍ
Các bộ phận sử
dụng
Ngân hàng
Chu trình sản xuất
Sổ cái, lập báo cáo
Qua sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí mô tả khái quát nội dung của hệ
thống thông tin,nó biểu diễn dòng dữ liệu đi vào và dòng dữ liệu đi ra. Như vậy sơ đồ
dòng dữ liệu này cho ta thấy dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu.
2.2.2. Quy trình xử lý và lưu trữ dữ liệu.
Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh cũng đồng thời là quá trình luân
chuyển dữ liệu hay thông tin giữa các bộ phận chức năng liên quan về HĐKD này.
Chứng từ là công cụ để thu thập và luân chuyển dữ liệu, thông tin. Do đó việc tổ
chức luân chuyển chứng từ là dựa vào dòng thông tin luân chuyển như trình bày
trong sơ đồ dòng dữ liệu. Vì thế nên luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào
đặc điểm kinh doanh, yêu cầu kiểm toán, yêu cầu thông tin của người tuyển dụng.
Trong môi trường xử lý máy, ngoài chứng từ sử dụng có thể nhận và luân chuyển
thông tin bằng cách truy cập CSDL.
Trong chu trình chi phí, dữ liệu nhập vào được xử lý theo từng hoạt động : hoạt động
đặt hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ,

hoạt động thanh toán công nợ.
 Hoạt động đặt hàng:
- Hoạt động đặt hàng luôn bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và tạo ra đặt hàng
gửi người bán. Các DL và thông tin này có thể được thu thập và truyền thông
bằng chứng từ hoặc các tập tin điện tử trong môi trường tin học hóa. Các DL
thu thập được lưu trữ trong các tập tin ở môi trường xử lý máy hoặc sổ kế toán
trong môi trường xử lý thủ công.
- Chứng từ:
+ Yêu cầu mua hàng: đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộ
phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng. Chứng từ này phản ánh các
thông tin cơ bản như yêu cầu cụ thể về tên hàng, chủng loại, số lượng hàng,
chất lượng hàng. Chứng từ này cần có sự ký duyệt của trưởng bộ phận, yêu cầu
để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của bộ phận. Chứng từ này có
thể có nhiều tên khác nhau:”yêu cầu mua hàng”, “đề nghị bổ sung hàng”, “đề
xuất mua hàng”…
+ Đặt hàng mua: là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người
bán. Chứng từ này do bộ phận mua hàng lập sau khi tiến hành các thủ tục tìm
kiếm, xét duyệt người bán phù hợp. Nội dung trên chứng từ bao gồm tất cả yêu
cầu của doanh nghiệp với người bán như: yêu cầu mặt hàng, số lượng hàng,
giao hàng và thanh toán tiền. Đặt hàng mua được lập nhiều liên. Sau khi nhận
được trả lời chấp thuận đặt hàng của người bán, đặt hàng mua được chấp thuận
sẽ được gửi để thông báo cho các bộ phận liên quan.
+ Hợp đồng mua bán: thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng mua từ
khách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán
được kí kết này sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên
- Dữ liệu lưu trữ:
+ Thông tin đặt hàng (mã người bán, mã hàng, số lượng, đơn giá, thời gian
giao hàng, địa điểm, điều khoản thanh toán…)
+ Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành…)
+ Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đvt, định mức dự trữ, số lượng

tồn,…)
HOẠT ĐỘNG ĐẶT HÀNG
Sơ đồ 2.1: Hoạt động đặt hàng và dòng thông tin trong chu trình chi phí
(DFD cấp 1 xử lý đặt hàng)
● Trường hợp xử lý thủ công
Chu trình
doanh thu
Dữ liệu về NCC
Chu trình SXKiểm soát HTK
Các BP sử dụng
Nợ phải trả
HTK
Nhận hàng
Lập đơn đặt
hàng
Chọn nhà cung
cấp
Dữ liệu ĐĐH
Nhà cung cấp
BP yêu cầu hàng
Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng bằng thủ công
● Trường hợp xử lý bằng máy
Lưu đồ xử lý đặt hàng bằng máy
 Hoạt động nhận hàng
- Hoạt động nhận hàng dựa trên dữ liệu liên quan đến đặt hàng và giao hàng của
người bán, xử lý nhận hàng tạo thông tin nhận hàng và thông báo cho các nơi
liên quan về hoạt động nhận hàng.
- Chứng từ:
+ PNK hoặc các báo cáo nhận hàng: chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập để
ghi nhận các thông tin nhận hàng thực tế như: số lượng, chất lượng cũng như

thời gian, địa điểm nhận hàng. Chứng từ này cần có chữ ký của người nhận
hàng và thủ kho nếu hàng chuyển cho kho. Trường hợp hàng không nhập kho
mà chuyển giao trực tiếp cho bộ phận sử dụng thì có thể thay thế bằng biên bản
nhận hàng hoặc chứng từ tương đương với ký nhận của bộ phận nhận hàng và
bộ phận sử dụng. các chứng từ này được lập nhiều liên để thông báo cho các
Bộ phận sử dụng
bộ phận liên quan về thông tin nhận hàng. Trường hợp không chấp nhận hàng
do người bán giao, bộ phận nhận hàng lập biên bản kiểm tra và từ chối chấp
nhận hàng. Một liên của chứng từ này cần gửi cho người bán kèm cùng hàng
hóa không được chấp nhận, các liên khác luân chuyển trong nội bộ đơn vị để
thông báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng và kế toán phải
trả. Chứng từ này có thể có nhiều tên gọi khác nhau như: “biên bản từ chối
hàng”…
+ Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng: đây là chứng từ do người bán hoặc đơn
vị vận tải phát hành. Nó chứa đựng các thông tin cơ bản về hàng được đóng
gói và giao cho khách hàng gồm: mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói và
vận chuyển, thời gian, địa điểm giao hàng.
- Dữ liệu lưu trữ ngoaì các thông tin liên quan là đặt hàng, người bán và hàng
tồn kho như trình bày trong hoạt động dặt hàng, xử lý nhận hàng còn thu thập
những thông tin nghiệp vụ nhận hàng
+ Thông tin nhận hàng (số PNK/phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng, mã
người bán, số đặt hàng…)
PNK
 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
- Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng. Khi
người bán chuyển giao hóa đơn, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra, đối chiếu
chấp nhận hóa đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán. Đến hạn thanh
toán, kế toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền cho người
bán. Theo dõi chi tiết công nợ phải trả là một vấn đề quan trọng trong tổ chức
xử lý kế toán chu trinh chi phí. Hiện nay, có 3 hình thức tổ chức theo dõi chi

tiết phải trả phổ biến:
+ Hệ thống sử dụng sổ chi tiết người bán: theo dõi chi tiết theo từng người bán
+ Hệ thống chứng từ thanh toán: để theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn
+ Hệ thống kết hợp vừa sử dụng chứng từ thanh toán vừa sử dụng sổ chi tiết
người bán.
Hệ thống sử dụng sổ chi tiết người bán: đây là hệ thống chỉ sử dụng sổ chi
tiết phải trả người bán để ghi chép theo dõi chi tiết công nợ thanh toán theo
từng người bán. Căn cứ theo hóa đơn mua hàng đã được chấp thuận, kế toán
phải trả ghi chép số tiền phải trả theo từng người bán trên sổ chi tiết và lưu hóa
đơn vào hồ sơ hóa đơn chưa thanh toán. Khi thanh toán cho hóa đơn nào, hóa
đơn đã được thanh toán sẽ được chuyển sang lưu trữ trong hồ sơ hóa đơn đã
được thanh toán. Hệ thống này có thể áp dụng để theo dõi công nợ cho những
thỏa thuận thanh toán theo tổng số dư hoặc theo từng hóa đơn.
Ưu điểm: giúp kế toán xác định rõ rang và dễ dàng số dư nợ hiên hành của
từng người bán, cũng như toàn bộ quá trình công nợ và thanh tán công nợ với
người bán.
Nhược diểm: khó khăn khi theo dõi chính xác kỳ hạn thanh toán cũng như
thanh toán kịp thời để hưởng ưu đãi. Do đó việc xác định số tiền cũng như thời
hạn thanh toán để lập kế hoạch dự trữ tiền thanh toán cũng khó khăn hơn.
Hệ thống chứng từ thanh toán ( hệ thống sử dụng voucher) là hình thức theo
dõi công nợ theo nguyên tắc là phân loại công nợ theo từng thời hạn thanh
toán. Dựa vào hóa đơn được chấp nhận thanh toán, kế toán phải trả lập ngay kế
hoạch thanh toán trên tờ “ chứng từ thanh toán voucher”. Về nguyên tắc một
chứng từ thanh toán được lập cho một hay nhiều hóa đơn có cùng ngày dự định
thanh toán và kế hoach này sẽ được xét duyệt cụ thể. Sau đó, chứng từ thanh
toán này được ghi chép vào sổ theo dõi “ sổ đăng ký chứng từ thanh toán”. Các
chứng từ thanh toán và các chửng từ liên quan trưc tiếp như hóa đơn mua hàng
cùng các chứng từ liên quan được lưu trữ trong hồ sơ chứng từ thanh toán,
chưa thanh toán theo ngày dự định thanh toán. Tới ngày cần thanh toán, toàn
bộ hồ sơ thanh toán bao gồm chứng từ thanh toán và chứng từ liên quan sẽ

được chuyển làm các thủ tục thanh toán cụ thể. Sau khi bộ phận tài vụ làm thủ
tục thanh toán, toàn bộ hồ sơ thanh toán được chuyển trả lại kế toán thanh toán,
các chứng từ thanh toán cùng chứng từ gốc liên quan được lưu trữ trong hồ sơ
chứng từ thanh toán đã thanh toán.
Ưu điểm:
- Đánh giá kiểm soát chi tiêu tốt vì nó lập kế hoạch thanh toán rõ ràng ngay khi
nhận hóa đơn mua hàng và do đó dễ dàng cung cấp thông tin cho bộ phận tài
vụ chuẩn bị tiền thanh toán
- Giúp kế toán phải trả dễ dàng, không bị sai sót, nhầm lẫn khi chuyển hồ sơ
thanh toán kịp ngày theo kế hoạch thanh toán.
Nhược điểm: khó khăn khi xác định thông tin công nợ hiện hành của người
bán cũng như quá trình thanh toán theo từng người bán
Hình thức hệ thống sử dụng voucher phù hợp với đặc điểm thanh toán theo
từng hóa đơn, nhất là các trường hợp có chính sách thanh toán rõ ràng theo
từng hóa đơn như chiết khấu thanh toán, phạt thanh toán, trả chậm.
Hệ thống kết hợp sổ chi tiết phải trả và voucher
Hai hệ thống trên đều có ưu nhược điểm. Vì lý do đó, người ta thường tổ
chức kết hợp cả hai hệ thống để đạt các ưu điểm của cả hai hệ thống voucher
và sổ chi tiết phải trả, Tuy nhiên để thực hiện hình thức kết hợp này kế toán
phải trả phải thực hiện một khối lượng công việc khá lớn nên hình thức kết hợp
này rất thích hợp trong môi trường xử lý máy. Các phần mềm kế toán hiện nay
đều giúp kế toán phải trả dễ dàng phân loại và theo dõi công nợ theo cả ngày
dự định thanh toán và theo từng người bán. Từ đó, giúp kế toán phải trả dễ
dàng truy xuất thông tin trên bảng kê hóa đơn cần thanh toán theo kế hoạch
thanh toán và do đó không sợ nhầm lẫn hay thanh toán không kịp kế hoạch ban
đầu.
-Chứng từ:
+ Hóa đơn mua hàng: do người bán phát hành ghi nhận toàn bộ thông tin liên
quan tới việc bán hàng như: người mua hàng, mặt hàng bán, số lượng, giá cả
hàng bán, vận chuyển và các điều khoản thanh toán liên quan.

+ Chứng từ thanh toán: là chứng từ được sử dụng trong trường hợp doanh
nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán theo dõi công nợ.
-Dữ liệu lưu trữ: hoạt động chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ cần lưu
trữ thông tin về hóa đơn mua hàng. Dữ liệu hóa đơn mua hàng( số hóa đơn, số
dặt hàng, mã mặt hàng, số lượng, đơn giá, mã người bán,
 Hoạt động thanh toán công nợ:
- Hoạt động thanh toán bắt đầu khi kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến
hạn thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghị thanh toán và
chuyển xét duyệt hồ sơ thanh toán. Hoạt động thanh toán chấm dứt sau khi thủ
quỹ chuyển tiền thanh toán và các dữ liệu thanh toán được cập nhật.
- Chứng từ:
+ Phiếu chi: ghi nhận những thông tin thực tế chi tiền mặt khỏi quỹ doanh
nghiệp. Các thông tin cơ bản ghi nhận trên phiếu chi gồm: người nhận tiền, nội
dung chi tiền, số tiền thực tế chi. Chứng từ này do kế toán thanh toán lập như
ủy quyền cho thủ quỹ chi tiền và khi thủ quỹ thực hiện chi tiền thì người nhận
và thủ quỹ cùng ký nhận vào phiếu chi. Lúc này phiếu chi trở thành chứng từ
thực hiện chi tiền.
+ Chứng từ thanh toán: đây là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho một hoặc
nhều hóa đơn dự định thanh toán cùng một thời điểm. Dựa vào kế hoạch thanh
toán đã được duyệt trên tờ chứng từ thanh toán, thủ quỹ lập các thủ tục thanh
toán tiền thực sự như phiếu chi, sec thanh toán.
+ Sec thanh toán là chứng từ có giá trị như tiền, làm căn cứ chuyển gửi từ tài
khoản người trả tiền sang tài khoản người nhận tiền. Nó được dung cho các
trường hợp thanh toán qua ngân hàng. Sec thanh toán bao gồm: thông tin chi
tiết tài khoản, thông tin chi tiết người trả tiền, người nhận tiền, nội dung thanh
toán và số tiền thanh toán. Để đảm bảo giá trị pháp lý, một tờ sec luôn cần chữ
ký chủ tài khoản và kế toán trưởng( nếu doanh nghiệp phát hành).
- Dữ liệu lưu trữ: hoạt động thanh toán tiền( số chứng từ thanh toán, số đặt hàng,
hóa đơn, tên người bán, số tiền,…)
Xét duyệt chi

2.2.3 Báo cáo của chu trình chi phí
- Hoạt động:
+ Tổng hợp các nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình: như các bảng kê
đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, thanh toán,…
+ Phân tích các hoạt động theo đối tượng, nguồn lực liên quan: báo cáo các
hoạt động theo nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa,
- Các đối tượng nguồn lực:
+ Danh sách các đối tượng, nguồn lực sử dụng: các bảng kê hàng hóa, nhà
cung cấp…
+ Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực: báo cáo tình hình tồn kho, dư
nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ,…
Ví dụ về các báo cáo của chu trình chi phí tại công ty.