đồ án công nghệ thông tin Hoàn thiện công tác ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới không ngừng của Khoa học Kỹ thuật
Công nghệ, nhiều lĩnh vực đã và đang phát triển vượt bậc đặc biệt là lĩnh vực
công nghệ thông tin, mà sự thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính.
Ngay từ khi ra đời, máy tính đã là một phương tiện trợ giúp đắc lực nhất
cho con người trong mọi lĩnh vực. Trong đó có công tác quản lý nhân sự và
tiền lương, chúng ta có thể ứng dụng nhiều phần mềm để xây dựng một
chương trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả và thiết thực.
Đề tài về quản lý nhân sự và tiền lương là một đề tài bao gồm nhiều khía
cạnh, công tác quản lý nhân viên , tiền lương của các nhân viên trong các
công ty (doanh nghiệp) lớn và nhỏ gặp rất nhiều vấn đề, không những quản lý
về nhân viên cho doanh nghiệp mà còn phải quản lý về các vấn đề lương,
thưởng thay đổi thất thường theo các tháng v.v Từ đó lưu lại các thông tin
về hồ sơ nhân viên và lương của nhân viên theo từng tháng sau đó đưa ra báo
cáo về quá trình công tác của nhân viên, báo cáo lương của nhân viên theo
yêu cầu của Công ty. Dùa trên những báo cáo đó Công ty sẽ có những quyết
định chính xác hơn về hình thức quản lý của mình để đạt kết quả tối ưu. Phần
mềm quản lý nhân sự và tiền lương này được xây dựng trên ứng dụng của cơ
sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic, tuy chưa thể
giải quyết được tất cả những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, nhưng
chương trình cũng có thể được đem ra áp dụng trong thực tế và có thể trở
thành công cụ đắc lực cho người sử dụng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Chứng khoán Thăng Long (Là một
trong những Công ty con do Ngân hàng TMCP rót vốn ), mét trong những
Công ty hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao trong hệ thống các Công
ty con của Ngân hàng như sau:
Để phục vụ cho việc kinh doanh và quản lý của Công ty, Công ty này
chủ yếu sử dụng một số mạng máy tính. Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây là
Unix cho các máy trạm và máy chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ lệu của Công ty này
phần lớn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro cùng với bộ phận chương trình
quản lý chạy trên môi trường bao gồm:

- Kế toán khách hàng
- Lưu ký chứng khoán
- Nhập lệnh giao dịch vào sàn giao dịch
- Quản lý nhân sự
- Hạch toán tiền lương
- Chương trình thanh toán điện tử
Tuy nhiên, một số nhược điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này
không đồng thời với các chương trình trên, đã có nhiều lạc hậu. Do đó, hướng
phát triển của Công ty là bảo trì, cải tiến, bổ xung các chương trình này.
Cụ thể để cải tiến hệ thống này người ta đã xây dựng được một số chương
trình sau: Quản lý nhân sự viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Fox 6.0 tại
phòng kế toán phần mềm, hệ thống nhập lệnh vào sàn giao dịch sử dụng ngôn
ngữ Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Và hiện nay Công ty đang muốn thay đổi một số chương trình quản lý như :
Hệ thống kế toán khách hàng, quản lý vốn cổ phần, lưu ký chứng khoán vào
sử dụng tại Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty dưới sự hướng dẫn
của cán bộ tại Công ty, em nhận thấy tính cần thiết của hệ thống thông tin
quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty cần phải cải tạo. Do hệ thống quản
lý nhân sự cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng so với các phần mềm
khác mang tính hoạt động của Công ty. Bởi “ Các Công ty ngày nay có hơn
nhau hay không là do phẩm chất, trình độ, và sự gắn bó của công nhân viên
đối với Công ty. Để tồn tại và phát triển không có con đường nào bằng con
đường Quản trị tài nguyên nhân sự một cách có hiệu quả vì nhân sù là tài
nguyên quý giá nhất”
Quản trị tài nguyên nhân sự là việc hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn,
duy trì , phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài
nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu của Công ty. Tài
nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt động
nào của Công ty, bất kể vai trò cuả họ là gì. Quản trị nhân sự là một thành tố
quan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp

nơi trong công ty.
Trên thực tế tại Công ty Chứng khoán Thăng Long tin học hoá đã được
ứng dụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự song vẫn còn ở mức độ thấp chưa
đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao và chính xác của hoạt động kinh
doanh.
Xuất phát từ quan điểm như vậyvà được sự đồng ý của thầy giáo hướng
dẫn cùng với sự giúp đỡ của cơ quan thực tập em đã quyết định chọn đề tài “
Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng
khoán Thăng Long ” cho chuyên đề thực tập của mình nhằm góp phần vào
việc nâng cao chất lượng quản lý nhân sự, để đáp ứng được những yêu cầu về
nhân sự ngày một lớn.
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép cung cấp các thông tin về nhân sự
một cách nhanh chóng, chính xác cho các nhà quản lý.
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Giới thiệu về cơ quan thực tập
1. Lịch sử hình thành và phát triển
Sau 5 năm đi vào hoạt động, Ngân hàng TMCP (thương mại cổ phần)
Quân đội đã từng bước khẳng định được uy tín, vị trí của mình trên thị trường
tài chính- tiền tệ. So sới thời điểm 31-12-1994 thì sau 5 năm, Ngân hàng
TMCP Quân đội đã có sự tăng trưởng khá: vốn điều lệ tăng 7 lần; tổng tài sản
tăng 32 lần; dư nợ tăng 50 lần và thường xuyên đạt lợi nhuận năm sau cao
hơn năm trước, bảo đảm quyền lợi cho các cổ đông. Vì vậy Ngân hàng TMCP
Quân đội đã được xếp vào nhóm các ngân hàng TMCP hoạt động có hiệu quả
ở Việt Nam.
Với mục tiêu phát triển bền vững, Ngân hàng TMCP Quân đội không
ngừng đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, thực hiện phương trâm đáp ứng tốt
mọi nhu cầu về các dịch vụ tài chính - tiền tệ của khách hàng, cung cấp những
sản phẩm có chất lượng và mang tính cạnh tranh cao.
Với mục tiêu phát triển bền vững nh vậy Ngân hàng đã thành lập các

công ty con đi vào hoạt động nh Công ty mua bán nợ, Công ty Chứng khoán
Do đó, sau hơn hai năm nghiên cứu và tích cực chuẩn bị, công ty TNHH
Chứng khoán Thăng Long ra đời, công ty TNHH chứng khoán Thăng Long là
công ty trực thuộc Ngân hàng TMCP Quân đội. Ngân hàng đã rót vốn cho
công ty chứng khoán Thăng Long đi vào hoạt động. Với số vấn điều lệ ban
đầu 9 tỷ đồng, công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: môi giới
chứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, quản lý danh mục đầu tư, lưu ký-
đăng ký chứng khoán và các hoạt động khác liên quan đến lĩnh vực chứng
khoán.
Với nguyên tắc phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn,
trung thực, hiệu quả và đạt trình độ chuyên môn cao, Công ty TNHH ( trách
nhiệm hữu hạn ) Chứng Khoán Thăng Long mong muốn nhận được sự giúp
đỡ của các cơ quan hữu trách, sự hợp tác, sự hỗ trợ của quý khách hàng, các
nhà đầu tư trong và ngoài nước trên cơ sở hai bên cùng có lợi.
2. Tư cách pháp nhân:
Quyết định thành lập: số 78/2000NHQĐ do chủ tịch hội đồng Quản trị
Ngân hàng TMCP Quân đội ban hành 14 tháng 04 năm 2000.
Giấy phép hoạt động: số 05GPHĐKINH DOANH do Uỷ ban chứng khoán
Nhà nước cấp ngày 11 tháng 05 năm 2000.
Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập : 9 tỷ đồng.
3. Các lĩnh vực hoạt động
Với số vốn điều lệ tại thời điểm thành lập nh vậy Công ty Chứng khoán
Thăng Long thực hiện các nghiệp vụ chính được cấp phép theo những hình
thức sau:
- Môi giới chứng khoán
- Tư vấn đầu tư chứng khoán
- Quản lý danh mục đầu tư
- Lưu ký chứng khoán
a)Môi giới chứng khoán
Công ty làm trung gian, đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng.

- Tổ chức giao dịch chứng khoán theo hình thức đặt lệnh mua bán
chứng khoán trực tiếp.
- Cung cấp phương thức giao dịch từ xa qua điện thoại, fax.
- Cung cấp các thông tin chứng khoán, thông tin tài khoản cho khách
hàng ngay tại sàn giao dịch và qua thư điện tử.
b) Tư vấn đầu tư chứng khoán
Chứng khoán là các tài sản tài chính, vì vậy đầu tư chứng khoán là một loại
hình đầu tư tài chính
+ Cung cấp thông tin, hướng dẫn, trao đổi kinh nghiệm để khách hàng ra
những quyết định đầu tư sáng suốt.
+ Cung cấp báo cáo phân tích các loại chứng khoán cùng với các ý
kiến tư vấn mua bán chứng khoán
+ Đến với Công ty Chứng khoán Thăng Long khách hàng sẽ được tư
vấn để có chiến lược đầu tư phù hợp để tránh rủi ro.
c)Quản lý danh mục đầu tư chứng khoán.
+ Nhận sự uỷ thác và thay mặt khách hàng thực hiện đầu tư chứng
khoán.
+ Khách hàng không mất thời gian nghiên cứu, phân tích thị trường
và thực hiện giao dịch.
d) Đăng ký và lưu ký chứng khoán.
- Lưu giữ chứng khoán cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiện
quyền đối với chứng khoán.
+ Dịch vụ với chi thấp và thủ tục đơn giản thuận tiện.
+ Khách hàng được đảm bảo về tài sản, tránh được rủi ro có thể xảy ra
khi tự lưu giữ chứng khoán.
e)Dịch vụ bổ trợ
+ Dịch vô ứng trước tiền bán chứng khoán
+ Dịch vụ ứng trước cổ tức
+ Dịch vụ cầm cố giấy tờ có giá để vay vốn đầu tư chứng khoán
+ Dịch vụ cho vay cầm cố chứng khoán

+ Dịch vụ cho vay bảo chứng.
Ngoài ra Công ty còn thực hiện lưu ký cổ phiếu chưa niêm yết, đồng thời
phối hợp với Ngân hàng mẹ là Ngân hàng Quân đội thực hiện những dịch vụ
bổ trợ nhằm hỗ trợ nhà đầu tư và các doanh nghiệp cổ phần hoá, các công ty
cổ phần.
Những tiện Ých này bao gồm:
- Cho vay mua cổ phần
+ Lãi suất ưu đãi đối với người lao động khi vay vốn mua cổ phần
+ Thời hạn tối thiểu 3 năm
+ Thủ tục đơn giản thuận tiện
+ Có chính sách cho vay đặc biệt dành cho cán bộ chủ chốt
- Cho vay ứng trước tiền bán chứng khoán
+ Áp dụng đối với các loại chứng khoán đang niêm yết khi đã có xác
nhận giao dịch của Công ty Chứng khoán Thăng Long.
+ Lãi suất tính theo từng ngày vay thực tế .
- Cho vay cầm cố chứng khoán
+ Áp dông cho chứng khoán niêm yết
+ Khi công ty cổ phần chưa niêm yết có nhu cầu, có thể làm việc trực
tiếp với Ngân hàng và công ty Chứng khoán Thăng Long để thực hiện cầm
cố cổ phiếu để vay vốn.
- Tư vấn xây dựng điều lệ, phương án cổ phần hoá
+ Xây dựng điều lệ theo điều lệ mẫu, phù hợp với luật doanh nghiệp
và thông lệ tốt nhất về quản trị công ty
+ Điều lệ mẫu phù hợp với các quy định của UBCK (Uỷ ban chứng
khoán )nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán
+ Tư vấn hoàn thiện phương án kinh doanh
- Chương trình quản lý cổ đông
+ Sử dụng giấy chứng nhận cổ đông thay thế chứng chỉ cổ phiếu và
thực hiện hoạt động quản lý trên máy tính.
+ Chương trình máy tính quản lý cổ đông

• Sử dụng đơn giản và thuận tiện, dễ dàng trong việc theo dõi hồ
sơ cổ đông và việc chuyển nhượng cổ phiếu.
• Một biểu báo cáo chuẩn
• Soạn thảo thư, giấy mời theo ý muốn
• Cung cấp miễn phí cho các công ty cổ phần
- Quá trình cổ phần hoá
+ Các bước thực hiện cổ phần hoá: cung cấp cho doanh nghiệp
những bước chính trong việc cổ phần hoá
+ Lợi Ých của việc cổ phần hoá đối với doanh nghiệp và người lao
động
- Cung cấp các dịch vụ tài chính
+ Cho vay vốn lưu động phục vụ sản xuất kinh doanh.
+ Cho vay theo dự án trung và dài hạn để đầu tư mới, tăng năng lực
sản xuất của doanh nghiệp.
* Góp vốn đầu tư vào các dự án, các công ty cổ phần.
4 . Các khách hàng lớn của Công ty Chứng khoán Thăng Long
Thị trường giao dịch chứng khoán đã hoạt động được hơn hai năm thu
hót sự quan tâm của đông đảo công chúng đầu tư trong nước. Công ty Chứng
khoán Thăng Long cũng là một thành viên của thị trường giao dịch. Các bạn
hàng của Công ty :
a. Uỷ ban chứng khoán Nhà nước - cơ quan quản lý cao nhất
b. Công ty phát hành .
c. Công ty chứng khoán khác
Ngoài các nhà đầu tư là tổ chức ra thì còn có nhà đầu tư cá nhân khi họ
đã mở tài khoản tại Ngân hàng.
5. Tôn chỉ hoạt động
Tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên cơ quan được thực hiện như
sau:
- Kinh doanh có kỹ năng, có tinh thần trách nhiệm
- Ưu tiên thực hiện lệnh của khách hàng trước khi thực hiện lệnh của

công ty.
- Có nghĩa vụ bảo mật cho khách hàng, không được tiết lé các thông
tin về tài khoản khách hàng khi chưa được khách hàng đồng ý bằng văn bản
có yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước.
- Có tinh thần tập thể cao.
- Khi thực hiện công việc tư vấn phải cung cấp thông tin đầy đủ cho
khách hàng và giải thích rõ ràng về các rủi ro mà khách hàng có thể phải gánh
chịu, đồng thời họ không được khẳng định về lợi nhuận các khoản đầu tư mà
họ tư vấn.
- Công ty không được phép nhận bất kỳ một khoản thù lao nào ngoài
các khoản thù lao thông thường cho dịch vụ tư vấn của mình
- Nghiêm cấm thực hiện các giao dịch nội gián, công ty không được
phép sử dụng các thông tin nội bộ để mua bán chứng khoán cho chính mình,
gây thiệt hại đến lợi Ých cho khách hàng.
- Công ty không được tiến hành các hoạt động có thể làm cho khách
hàng và công chúng hiểu lầm về giá cả, giá trị và bản chất của chứng khoán
hoặc các hoạt động khác gây thiệt hại cho khách hàng
- Đảm bảo các yêu cầu về vốn, cơ cấu vốn và nguyên tắc hạch toán,
báo cáo theo quy định của UBCK Nhà nước. Đảm bảo nguồn tài chính trong
cam kết kinh doanh chứng khoán với khách hàng.
- Công ty không dược dùng tiền của khách hàng làm nguồn tài chính
để kinh doanh, ngoại trừ trường hợp số tiền đó dùng phục vụ cho giao dịch
của khách hàng.
- Công ty phải tách bạch tiền và chứng khoán của khách hàng với tài
sản của mình. Công ty không được dùng chứng khoán của khách hàng làm vật
thế chấp để vay vốn trừ trường hợp được khách hàng đồng ý bằng văn bản.
- Có trách nhiệm nhiệt tình với công việc.
- Ý thức chấp hành nội quy tốt
- Tôn trọng khách hàng
6. Mục tiêu hoạt động

- Tr thnh mt trong nhng cụng ty chng khoỏn hng u ti Vit
Nam v khu vc.
-
To
lp mng li khỏch hng rng ln trong v ngoi nc.
- ng dng cụng ngh tin hc hin i trong qun tr v kinh doanh.
- Tr thnh mt a ch ỏng tin cy i vi cỏc ch u t.
7 . H thng chi nhỏnh ca Cụng ty Chng khoỏn Thng Long trờn ton
quc
8. T chc b mỏy hot ng ca cụng ty
a im Tờn chi nhỏnh
H ni
Cụng ty Chng khoỏn Thng Long
14C Lý Nam
Tel: 9434943,
Fax: 9438635
TP H Chớ Minh
Vn Phũng i din
Qun 1
Tel: 9303279,
Fax: 9304513
đại diện giao dịch tại tp. Hồ chí minh
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Phòng hành
chính tổng
hợp
Phòng kế
toán & l u
ký

Phòng công
nghệ thông
tin
Phòng
nghiên cứu
phát triển
Phòng
kiểm soát
nội bộ
Phòng nghiệp vụ
kinh doanh
II. Bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long
nêu lêm nhiệm vụ và chức năng của bài toán như sau:
1. Nội dung chính của hệ thống thông tin cần quản lý
a) Quản lý nhân sự:
• Quản lý về lý lịch nhân viên : Dùng để cập nhật nhân viên mới vào
trong tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty, trong đó có lương cơ bản và phụ
cấp chức vụ nếu có.
• Xem lý lịch của nhân viên : dùng điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch
của nhân viên trong Công ty
• Xóa nhân viên: Khi một nhân vên của Công ty thôi việc ta sử dụng
chương trình này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên của
Công ty.
b) Quản lý tiền lương :
• Nhập số chấm công hàng tháng của từng nhân viên trong Công ty
• Thay đổi số liệu chấm công
• Tính lương nhân viên theo quy định
• Thống kê lương theo phòng ban
• Thống kê lương theo toàn Công ty
- Nhập số liệu chấm công: Hệ thống dùng để nhập số liệu làm việc trong

một tháng của từng nhân viên bao gồm:
• Tổng số ngày làm việc trong một tháng
• Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phép
• Số tiền thưởng, số tiền phạt
- Thay đổi số liệu chấm công: Dùng để thay đổi số liệu ngày công,
ngày làm thêm của nhân viên .
- Tính lương nhân viên : Đây là chức năng rất quan trọng, dùng để tính
lương cho nhân viên theo cơ chế điều hành của Công ty. Sau đây là phần tính
lương cho nhân viên:
• LNGAY = LCBAN/ 26
• LTHEM =SNGAYLT*1.5 *LNGAY.
• TONGLUONG= 290.000+ PCCV+ PCK+ LTHEM + THUONG
- PHAT- (SNCPVT * LNGAY) - ( SNKP * LNGAY)
* Trong đó :
LCBAN: lương căn bản hàng tháng của mỗi nhân viên là 290.000 do Nhà
nước quy định.
LNGAY: Lương ngày làm việc
LTHEM: Lương thêm
SNCPVT: Số ngày nghỉ có phép vượt trội
PHAT : Phạt ( Khi nhân viên làm háng tài sản của Công ty thì nhân viên
phải bồi thường , được giám đốc Ên định )
PCK: Phụ cấp khác
PCCV: Phụ cấp chức vụ.
SNKP: Số ngày nghỉ không phép
THUONG: Thưởng (cho những nhân viên xuất sắc được giám đốc Ên định)
- Qua mô tả cho thấy các thông tin bao gồm:
Thông tin nhập: Lý lịch nhân viên, danh mục phòng ban, danh mục chức
vụ, bảng chấm công, mức thưởng phạt.
Thông tin xuất: Các báo cáo về lý lịch nhân sự, về phòng ban, về chức
vụ, bảng chấm công, bảng lương theo từng tháng.

2. Đánh gia quy mô đề tài:
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương là một hệ thống con trong hệ
thông quản lý của Công ty
Mục đích của đề tài : Là xây dựng một hệ thống quản lý cho phép thực
hiện quản lý mét chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ quản lý
giữa Công ty với cán bộ nhân viên.
Hệ chương trình này có thể cho phép người sử dụng dễ dàng sử dụng các
chức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng có thể in báo cáo ngay, hệ thống
menu ngang dễ sử dụng.
III. Ngôn ngữ lập trình
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học phần cứng,
công nghệ tin học phần mềm cũng tiến được bước dài trên con đường phát
triển về một số lĩnh vực như: Hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phát triển các
chương trình ứng dụng trên máy tính.
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xây
dùng các chương trình phục vụ cho công tác quản lý. Việc lùa chọn ngôn ngữ
viết chương trình nhằm giải quyết bài toán “Quản lý nhân sự và tiền lương ”
thực tế là rất cần thiết và không kém phần quan trọng. Mỗi ngôn ngữ đều có
những điểm mạnh yếu, do đó việc lùa chọn một ngôn ngữ phải dùa trên yêu
cầu của bài toán đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sử
dụng trong quá trình giải quyết bài toán, khả năng về hệ quản trị cơ sở dữ
liệu vì trong quản lý dữ liệu thường rất lớn và hay chồng chéo.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương là một bài toán dữ liệu xử lý tương
đối Ýt song yêu cầu cuả bài toán đặt ra đối với chương trình là phải đảm bảo
thông tin chính xác, dễ sử dụng trong công tác quản lý, giao diện chương trình
đẹp, thân thiện với người dùng. Trên cơ sở yêu cầu đặt ra đối với chương
trình và xem xét khả năng đánh giá ngôn ngữ em quyết định chọn ngôn ngữ
Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng
chương trình.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 chưa phải là hệ quản trị

cơ sở dữ liệu mang tính chất tối ưu cho hệ điều hành mạng như một số hệ
quản trị cơ sở dữ liệu ORACLE, SQL Server. Tuy nhiên nó vẫn là một hệ
quản trị cơ sở dữ liệu cá nhân đứng đầu, mặt khác cấu hình của các máy
Server cũng như các máy PC để sử dụng cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu này
cũng cần ở mức vừa phải. Hơn nữa, do tình hình phát triển của công nghệ
thông tin ở Việt Nam hiện nay thì hệ quản trị cơ sở sữ liệu này vẫn đang thích
hợp với cơ quan nói riêng và đối với Việt Nam nói chung.
Nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft
Access 2000 có tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất ưu việt như : Tính bảo mật
cao, hoạt động tốt với hệ điều hành Win 9.X, quản trị cơ sở dữ liệu một cách
thống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộ
nhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy SQL Server cũng như
Client.
Thực tế chỉ với giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
2000 thì chưa đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh. Mặc dù nó có thể
thực hiện được khá nhiều công việc chỉ cần xét mét khía cạnh đơn giản, một
ứng dụng thực sự phải cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan,
đơn giản nhưng phải có khả năng giải quyết được toàn bộ công việc. Do đó
với Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết được mọi vấn đề về giao diện. Một ngôn
ngữ lập trình hướng đối tượng được sử dụng rộng rãi hiện nay. Tiết kiệm thời
gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác. Vì chúng
ta có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được Visual Basic cung
cấp. Khi thiết kế chương trình, cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản.
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống thông tin quản lý
1.Khái niệm về thông tin
Đối với nhu cầu của con người, thông tin được xem nh mét đối tượng
truyền duy nhất. Thông tin chỉ ra những trao đổi cần thiết giữa con người và

môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. Ở mỗi góc độ
khác nhau có một khái niệm thông tin khác nhau.
- Thông tin là sự phản ánh thành tri thức về đối tượng phản ánh của chủ
thể nhận tin.
- Thông tin là khái niệm chỉ sự hiểu biết mô tả sự vật, sự việc có thể thu
nhận, trình bày, hình thức hoá được.
Tuy vậy, mỗi khái niệm trên chỉ đúng khi gắn nó vào một góc độ nhất định.
Khái niệm thông tin luôn gắn liền với nguồn và đích của thông tin, thông tin,
thông tin phải luôn gắn với điều khiển hệ thống nào đó và nói đến thông tin là
nói đến vật mang tin. Thông tin là yếu tố cơ bản của quá trình thành lập lùa
chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó. Quá trình thu thập
thông tin - truyền tin- nhận tin - xử lý thông tin - lùa chọn quyết định rồi lại
truyền tin là một quá trình diễn ra liên tục.
2.Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp
Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khác
nhau với những chức năng khác nhau. Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt
chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm
đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Nhiều tổ
chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh
vực chức năng của doanh nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho
quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như:
- Hệ thống thông tin tài chính
- Hệ thống thông tin nhân lực
- Hệ thống thông tin thị trường
- Hệ thống thông tin sản xuất
Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về
mặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và
tất cả chúng đều có mối quan hệ với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống
thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống
thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thống tin kế toán có

nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng báo cáo quản trị và báo cáo
tài chính. Ngược lại thì hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều
thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên.
Còn hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin còn lại
khác cần cho hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ được thu thập
thêm thông tin từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp.
Như vậy hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin
chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ
quản trị doanh nghiệp.Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ
thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh
nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Thực tế các doanh nghiệp đều hoạt động
hướng tới mục tiêu mà họ đề ra. Mục tiêu đó thường được đặt ra một cách rõ
ràng nhưng họ lại không dễ gì dạt được, vì vậy các doanh nghiệp không
ngừng tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho việc phấn đấu để đạt mục tiêu. Thông tin
mà họ kiếm tìm thường rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách mục
tiêu, thông tin để đạt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến.
Sù xuất hiện của một xã hội thông tin rất có ý nghĩa bởi vì thông tin nó có
tác động hai mặt tới sự thay đổi: thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm
tạo ra sự chuyển biến đồng thời là một phương tiện để biến chuyển
2.1 Thông tin để đạt mục tiêu
Các doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu hay mức thành tựu mong muốn để
phấn đấu. Các nhà quản lý cần thông tin để đặt ra những mục tiêu vừa thách
thức lại vừa thực tế. Thường thì các doanh nghiệp dùng thành quả trước đây
làm cơ sở để đặt các tiêu chuẩn thành đạt mới. Điều này chỉ dẫn đến sự cải
thiện từng tí một chứ không đem lại sự thay đổi căn bản vì thông tin nội bộ
được dùng để đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động. Trong thời đại
thông tin hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang dùng các nguồn tin bên
ngoài và các mốc chuẩn chung để đặt mục tiêu.
Lập kế hoạch là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý. Để định
hướng cho doanh nghiệp, họ cần thông tin về các nhu cầu tiềm năng của

khách hàng cùng các điều kiện xã hội, kinh tế, kỹ thuật và chính trị. Họ dùng
các thông tin này để xác định các thời cơ và những rủi ro đối với doanh
nghiệp. Nhờ vậy doanh nghiệp có thể tranh thủ điều kiện thời cơ và hạn chế
được những rủi ro. Hầu hết thông tin để lập kế hoạch dài hạn đến từ bên ngoài
lại quyết định kế hoạch hoá cốt yếu sẽ phải dùa trên sự phân tích dữ liệu nội
bộ và dữ liệu từ bên ngoài.
Các doanh nghiệp cần thông tin để xác định các mục tiêu khả thi có sức
động viên và có vẻ thách thức. Khi các mục tiêu đã được đặt ra thì các doanh
nghiệp lại cần thông tin về mức độ đã đạt được mục tiêu tại từng thời điểm
nào đó.
2.2 Thông tin về khoảng cách
Các doanh nghiệp thường đặt mục tiêu có hàm ý thách thức nên thường
có khoảng cách giữa thành quả thực tế và thành quả mong muốn. Các doanh
nghiệp sử dụng phương pháp để thăm dò, phát hiện khoảng cách và ước
lượng mức độ của khoảng cách đó. Phát hiện vấn đề và theo dõi thành tích là
hai phương pháp chính để tìm ra thông tin về khách hàng.
- Phát hiện vấn đề:
Khi nhiều vấn đề vướng mắc còn tồn tại thì doanh nghiệp chưa thể đạt
được mục tiêu. Để phát hiện được vấn đề, một hệ thống quản lý dữ liệu phải
có khả năng so sánh hiện trạng so với các chuẩn mực dự kiến. Điều kiện kinh
doanh luôn luôn thay đổi do ảnh hưởng của những hành động của các đối thủ
cạnh tranh, những khuynh hướng tiêu dùng và sự điều tiết của Chính phủ.
Thường thì ảnh hưởng của những thay đổi này được thể hiện qua khoảng cách
giữa thành quả mong muốn và thành quả hiện tại.
- Theo dõi thành tích :
Quá trình theo dõi thành tích sẽ cung cấp thông tin về khoảng cách. Các
nhà quản lý hình thành hệ thống đo lường để theo dõi các biến chỉ ra thành
tựu của doanh nghiệp có đang trên đà phát triển hay không. Việc các nhà quản
lý theo dõi thành tích là cần thiết. Điều này cũng khiến cho cán bộ công nhân
viên nhận ra điều gì là quan trọng. Thông tin theo dõi thành tích khá ổn định

và có thể truyền đưa qua các phương tiện thông thường
3. Thông tin là phương tiện để chuyển biến
Trong xã hội thông tin các doanh nghiệp tạo ra nhiều sản phẩm và dịch
vụ dùa trên thông tin, bổ xung vào sản phẩm dùng thông tin để tăng hiệu quả
hoặc để dành được những lợi thế cạnh tranh. Để thấy rõ hơn thông tin là
nguyên nhân gây ra biến chuyển ta xem xét công tác tiếp thị, dịch vụ khách
hàng và việc uỷ quyền cho cấp dưới.
• Tiếp thị:
Là một chiến lược chủ chốt để thay đổi hiệu suất của doanh nghiệp thông
qua việc tăng doanh số bán. Thông tin là một yếu tố quan trọng trong tiếp thị.
Đôi khi các chiến lược tiếp thị phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ cơ sở dữ
liệu vì phải lưu trữ một khối lượng dữ liệu quá lớn. Nếu không có công nghệ
cơ sở dữ liệu thì sẽ không bao giê có một chiến lược tiếp thị thực hiện được.
Cơ sở dữ liệu ngày nay không còn đơn thuần chỉ là một tệp địa chỉ để gửi thư
đến khách hàng mà còn là nơi ghi nhớ mối quan hệ với khách hàng.
- Dịch vụ khách hàng:
Là một lĩnh vực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp. Nhiều nền
kinh tế phát triển là nền kinh tế dịch vụ. Trong các dịch vụ việc giữ uy tín là
điều quan trọng hơn cả. Thời điểm dành lấy chữ tín được miêu tả là lúc giao
tiếp với khách hàng vì khách hàng luôn kiểm tra xem xét lời hứa của doanh
nghiệp có trở thành sự thật hay không.
- Uỷ quyền:
Đó là sự chia sẻ với nhiều nhân viên cấp dưới một số loại thông tin có
tác động tích cực tới bản thân họ nói riêng và đến doanh nghiệp nói chung.
Nhiều doanh nghiệp tin tưởng rằng việc uỷ quyền là một biện pháp góp phần
phát triển hiệu quả hoạt động thể hiện qua việc phát triển chất lượng sản phẩm
và dịch vụ. Nhiệm vụ quan trọng đối với các cán bộ quản lý dữ liệu là phát
triển và cài đặt hệ thống cho phép cán bộ công nhân viên dễ dàng sử sự để tìm
kiếm thông tin.
Hệ thống thông tin

2. Khái niệm hệ thống thông tin
Đứng dưới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tin
được hiểu theo những khía cạnh khác nhau. Nhưng nhìn chung hệ thống
thồng tin thường được hiểu là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó
được biểu hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học
hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các
nguồn (sourses) và được xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đã được lưu trữ từ
trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc
được cập nhật vào kho lưu trữ (Storage).
3. Các bộ phận của hệ thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều bao gồm 4 bộ phận :
- Bộ phận đưa dữ liệu vào
- Bộ phận xử lý
- Kho dữ liệu vào và đưa dữ liệu ra
Hệ thống thông tin đó có thể được mô tả nh sau:
Nguån
Xö lý vµ l u tr÷ Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
§Ých
3.Mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý
Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần xây dựng các module dữ
liệu bao gồm:
3.1 Các mocule cập nhật, xử lý thông tin hỗn hợp và thông tin luân
chuyển
Vì lượng thông tin này lớn nên đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng và chính
xác. Do đó, khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau:
- Tổ chức giao diện hợp lý và giảm thao tác của người sử dụng.
- Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cập nhật

- Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và có thông báo
cho người sử dụng biết.
3.2 Các module cập nhật thông tin tra cứu
Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ thống trong một thời gian
dài nó được cập nhật thường xuyên, do đó việc cập nhật các module này đảm
bảo dễ tra cứu.
3.3. Các module lập bảng biểu báo cáo
Các module này được thiết kế dùa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu
báo cáo theo quy định của hệ thống
3.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin
- Các thông tin của hệ thống thông tin quản lý thường được dùng để
giải quyết nhiều khâu cho quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin
trong hệ thống thông tin không được trùng lặp, thông tin cần được tra cứu tổ
chức thành các mảng cơ bản.
- Giảm thiểu khối lượng thông tin làm tăng năng suất và hiệu quả sử
dụng máy. Điều này cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và
xử lý thông tin trong toàn hệ thống thông tin. Công việc này sẽ đảm bảo truy
suất nhanh, chính xác các thông tin.
- Để đảm bảo tính logic cho toàn hệ thống cần có các mảng thông tin
cơ bản làm khung tái hiện toàn bộ thông tin của hệ thống.
-Một quyết định không phải dùa vào nhóm các thông tin, bộ phận.
Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất thông tin
bằng cách phân loại và sử dụng các mảng thông tin cơ bản này.
3.5. Các phương pháp xây dựng hệ thống
3.5.1. Phương pháp tổng hợp
Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhưng
phải đảm bảo toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các
mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.
Với phương pháp này nó đã mang lại ưu điểm là cho phép đưa hệ thống thông
tin vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhưng

nó vẫn tồn tại nhược điểm là nhược điểm là các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh
ra các thao tác không cần thiết.
3.5.2 Phương pháp phân tích
Trong phương pháp này nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo toán
học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các
mảng làm việc cho chương trình đó.
Đối với phương pháp phân tích này thì lại cho phép tránh được các mảng làm
việc một cách thủ công. Song nó lại làm cho hệ thống thông tin chỉ hoạt động
được khi đưa vào đồng thời các mảng này.
3.5.3. Phương pháp phân tích và tổng hợp
Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên, tiến hành
đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác còng nh nhiệm
vụ cần thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ và phải đảm bảo tính nhất quán.
Các phương pháp thu thập, thông tin
4. Phương pháp phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực
nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin: phỏng vấn cho
phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được
những người chịu trách nhiệm trên thực tê, số người này không được ghi trên
văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà
nội dung đó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu
của tổ chức.
Phỏng vấn có thể được thực hiện theo các bước sau:
-Chuẩn bị phỏng vấn
+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lùa chọn số lượng và loại cán bộ để
phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống
+ Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái
độ, tuổi đời.)
+ Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu với yêu cầu cần
thiết.

+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)
+ Gửi trước các vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử
lý…)
+ Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phót đến 2 giê).
+ Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu.
-Tiến hành phỏng vấn:
+ Nhóm phỏng vấn gồm 2 người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng
vấn, được ghi chép trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu mang
tin, bổ xung hoặc làm rõ ý.
+ Thái độ lịch sự đúng giê. Tinh thần khách quan. Không được tạo ra cảm
giác “thanh tra”.
+ Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi
âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn.
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn : là khâu rất quan trọng của phỏng vấn.
Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giê.
+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số liệu nghiệm vụ xử lý,
mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện sử lý, tần suất và khối
lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.
+ Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc
phỏng vấn khác để điều bất hợp lý, cần làm rõ…
Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch
sử hình thành và phát triển của tổ chức : lịch sử hình thành và phát triển của
tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai
trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin
vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ
chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một
nhóm công tác.

- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra.
5. Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên
một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên
phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
Có gửi trọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản
sau:
- Chọn nhóm những đối tượng thiện chí, tích cực trả lời
- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách
- Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ có những đối tượng thoả
mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tượng phải có từ hai năm công tác trở
lên.
- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục
vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.
- Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng
có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động…
Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình
thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số
câu hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi
phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu.
6. Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu
hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không
sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá
Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện
giống nh ngày thường.
Ngoài việc lùa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn
thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên
vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân

viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những
người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân
tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò của người sử dụngvà lợi thế
khi có họ tham gia vào đội ngò phân tích.
I. Thiết kế cơ sở dữ liệu
7. Chuẩn hoá dữ liệu
Sau khi xác định được các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo
ra từng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra) thì
tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Việc chuẩn hoá cơ sở dữ liệu được tiến hành
theo mức trong đó:
- Thực hiện việc chuẩn hoá bước 1(1.NF) quy định rằng, trong mỗi
danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộctính
lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý
nghĩa dưới góc độ quản lý. Và phải gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một
thuộc tính định danh riêng và gắn thêm thuộc tính định danh của danh sách
gốc.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức
+ Đó là trong mét danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn
bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ
thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của
khoá thành một danh sách con mới.
+ Lấy bộ phận khoá đó làm cho danh sách mới. Đặ cho danh sách mới
này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh
sách.
- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
Với chuẩn hoá mức 3 thì trong mét danh sách không được phépcó sự phụ
thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc
tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa
quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Sau đó xác định khoá và
tên cho mỗi danh sách mới.

2. Công cụ mô hình hóa
- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ
thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả việc di chuyển của dữ liệu,
việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin :
Kho l u tr÷ d÷ liÖu
Xö lý thñ
c«ng
Giao t¸c gi÷a
ng êi _m¸y
Xö lý tù ®éng
Dßng th«ng tin
tµi liÖu
§iÒu khiÓn