Xây dựng chương trình quản lý nhân sự và Tiền lương của Trung tâm CNTT thuộc Công ty Điện lực Hà Nội

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mục Lục
Nội dung
Đặt Vấn Đề....................................................................................................3
Chơng I: các vấn đề tổng quan về cơ quan thực tập............................4
1.Tổng quan về đề tài..............................................................................................4
1.1 Mục đích của đề tài...............................................................................................4
1..2 Yêu cầu của đề tài.................................................................................................4
1.3 Phạm vi mà đề tài...................................................................................................4
2.Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của Trung tâm........................................5
2.1 Giới thiệu.................................................................................................................5
2.2 Cách thức tổ chức và lu trữ thông tin hiện tại..........................................................7
3. Đánh giá u, nhựoc điểm của hệ thống hiên tại.................................................11
4. Đề xuất giải pháp..........................................................................................................12
Chơng II: cơ sở lí thuyết và công cụ phát triển
I. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1. Một số khái niệm về quản lý................................................................................... 13
2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý.................................................................13
3. Những đặc đIúm của hệ thống quản lý....................................................................14
4. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý............................................13
5. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin....................................................... 16
II. Giới thiệu về Microsoft Access........................................................................20
1. Microsoft Access là gi?...........................................................................................20
2. Những công cụ của Access.....................................................................................22
III. Ngôn ngữ của visual Basic 6.0........................................................................23
1. Microsoft Visual Basic và các phiên bản.................................................................23
2. Tổ chức của Microsoft Visual Basic.........................................................................24
3. Khái quát lập trình trên Microsoft Visual Basic.......................................................27
4. Lập trình trên Microsoft Visual Basic......................................................................28
5. Visual Basic và Microsoft Access............................................................................28
IV. Mối liên hệ giữa Access và Visual Basic........................................................... 29

ChơngIII: Phân tích và thiết kế hệ thống
1.Thông tin vào ra của hệ thống..................................................................................32
1.1Thông tin vào hệ thống............................................................................................32
1.2 Thông tin ra khỏi hệ thống.....................................................................................33
2. Các chức năng của hệ thống.....................................................................................33
2.1. Quản trị hệ thống...................................................................................................33
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.2. Xử lý nghiệp vụ.....................................................................................................33
2.3 Tra cứu số liệu cán bộ............................................................................................34
2.4.Trợ giúp..................................................................................................................34
3. Sơ đồ phân cấp chức năng.........................................................................................
.................................................................................................................................... 34
3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự........................................42
3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh....................................................................43
3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0(DFD0)....................................................................44
3.4. Biểu đồ dữ liệu mức 1 của thao tác dữ liệu(DFD1).............................................45
3.5. Biểu đồ dữ liệu mức 1 của Danh mục cập nhật.....................................................46
3.6. Biểu đồ dữ liệu mức 1 Quản lí lơng......................................................................47
3.8. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh chức năng báo cáo thống kê.........................................48
4. Cơ sở dữ liệu...........................................................................................................48
4.1. Các bảng dữ liệu...................................................................................................49
4.2. Mô hình thực thể liên kế........................................................................................55
4.3. Thiết kế các giải thuật...........................................................................................56
5. Các Form của chơng trình..................................................................................46
Kết Luận................................................................................................................62
Tài Liệu Tham Khảo............................................................................................
................................................................................................................................63

Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đặt Vấn Đề
Ngày nay tin học là ngành khoa học đang đợc phát triển và ứng dụng rộng rãi
tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnh vực quản lý
là cần thiết. Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông
tin cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng
dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế.
Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càng phức
tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán... các ngôn ngữ
đã có nh Excel, Foxpro... có phần cha đáp ứng đợc hết các yêu cầu của nó.
VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trờng WINDOWS. Trong
đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chơng trình
cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.
Trên cơ sở đã phân tích kết hợp với nhu cầu, từ thực tế hiện nay của Trung
tâmCNTT, chuyên đề thực tập này sẽ giải quyết vấn đề : Xây dựng chơng
trình quản lý nhân sự và Tiền lơng của Trung tâm CNTT thuộc Công ty
Điện lực Hà Nội .
Nội dung bao gồm:
+Chơng 1:Các vần đề tổng quan về cơ quan thực tập
1.Tổng quan về đề tài
2.Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của Trung tâm
3. Đánh giá u, nhựoc điểm của hệ thống hiên tại
4. Đề xuất giải pháp

Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+Chơng 2:Cơ sở lí thuyết và công cụ phát triể

I. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học trong
công tác quản lý
II. Giới thiệu về Microsoft Access
III. Ngôn ngữ của visual Basic 6.0
IV. Mối liên hệ giữa Access và Visual Basic
+Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống
1.Thông tin vào ra của hệ thống
2. Các chức năng của hệ thống
3. Sơ đồ phân cấp chức năng
4. Cơ sở dữ liệu
5. Các Form của chơng trình
Đề tài đợc đặt ra với hy vọng sẽ giảm bớt đợc thời gian của nhân viên phòng
tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, lu trữ hồ sơ cán bộ của Trung Tâm, đồng
thời qua đó nâng cao trình độ công việc.
Để hoàn thành đề tài này em xin chân thành cảm ơn đối với sự giúp đỡ
nhiệt tình của các thầy cô trong khoa Tin học quản lí và các anh chị trong
Trung tâm CNTT.Đặc biệt là sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy Bùi Thế Ngũ ng-
ời trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!
.

Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nội dung
Chơng i: các vấn đề tổng quan về cơ quan thực tập
1. Tổng quan về đề tài
1.1 Mục đích của đề tài:
Trong quá trình học tập tại nhà trờng bản thân đã tích luỹ đợc một số
kiến thức nhất định về lĩnh vực tin học. Nay để đáp ứng những kiến thức đã học

ở nhà trờng vào thực tế của xã hội mà cụ thể là một số công việc về quản lý
nhân sự và tièn lơng của Trung tâm CNTT thuộc Công ty Điện lực Hà Nội, qua
đây bản thân mong muốn nâng cao đợc trình độ hiểu biết cũng nh kinh nghiệm
thực tế, để thực hiện tin học hoá một số khâu trong hệ thống quản lý hồ sơ lý
lịch cán bộ của các cơ quan hành chính sự nghiệp.
1.2 Yêu cầu của đề tài
- Khảo sát cụ thể hệ thống thống kê, lu trữ hồ sơ lý lịch cán bộ hiện tại
của Trung tâm CNTT .
- Tập hợp các bảng biểu, báo cáo, các thông tin đi/đến hàng ngày và biểu mẫu
bảng thống kê báo cáo theo định kỳ: hàng quý, hàng năm.
- Tham khảo ý kiến lãnh đạo trong việc chỉ đạo thờng xuyên về các vấn đề tổ
chức, chính sách nhân sự hoặc những yêu cầu khác.
- Hết thời gian phải có báo cáo chi tiết và thuyết minh kèm theo về
khảo sát và thiết kế hệ thống quản lý cán bộ đã xây dựng, đồng thời phải có ch-
ơng trình kèm theo.
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.3 Phạm vi mà đề tài thực hiện
Trong thời gian nhất định, bản thân cha có nhiều kinh nghiệm trong việc lập
trình và cha thật hiểu rõ về cơ chế hoạt động của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ
của cơ quan, hơn nữa đề tài Xây củaTrung tâm CNTT thuộc Công ty Điện
lực Hà Nội là một đề tài thực tế, đòi hỏi phải có quá trình khảo sát thực tế.
Việc xây dựng một hệ thống cơ sở đầu vào cũng nh thiết kế các báo cáo, các
biểu mẫu thống kê ở đầu ra đòi hỏi rất nhiều thời gian. Trong giới hạn thời gian
cũng nh cha có nhiều kinh nghiệm và trình độ nên cha thể xây dựng một chơng
trình trợ giúp thật hoàn hảo. Với mức độ là một bài báo cáo tốt nghiệp thực
hiện đợc các công việc sau:
- Xây dựng một chơng trình phần mềm quản lý cán bộ (Quản lý thống kê,
lu trữ hồ sơ cán bộ)

- Phân tích và thiết kế đầy đủ hệ thống quản lý cán bộ
- Lập trình nhập liệu đầu vào cho hệ thống
- Thiết kế các báo cáo, các mẫu biểu thống kê, xây dựng một số hỗ trợ sử
dụng chơng trình.
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2. Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động Trung tâm
2.1 Giới thiệu chung
Sơ đồ tổ chức của Trung tâm CNTT

Các phòng ban trên có mối quan hệ và liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên
môn hóa, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo từng cấp
và tham mu cho lãnh đạo những lĩnh vực mà mình quản lý.
*Ban Giám Đốc
Giám Đốc là ngời đại diện pháp nhân điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt
động của Công Ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các
hoạt động của Trung tâm.
Phó Giám Đốc điều hành một số lĩnh vực phân công, chịu trách nhiệm về các
công việc đó, thay Giám Đốc điều hành và quản lý đơn vị khi Giám Đốc đi
vắng.
*Phòng Kế hoạch kĩ thuật
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
7
NV
Toán
Giám Đốc
PGD Kinh doanh PGD Kĩ thuật
Phòng
Hành

trính
tổng
hợp
Phòng
Tài
chính
kế toán
Phòng
Quản lí
hoá đơn
tiền
điện
Tổ
Kinh
doanh
viễn
thông
Phòng
Kế
hoạch
kĩ thuật
Phòng
Công
nghệ
thông
tin
Tổ vận
hành và
phát
triển

Web
Tổ Kĩ
thuật
viễn
thông
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nhiệm vụ Lập kế hoạch SXKD, kế hoạch vật t của Trung tâm trình duyệt cấp
trên, Triển khai và đôn đốc các đơn vị trung tâm thực hiện kế hoạch...
*Phòng Tài Chính Kế Toán
Phòng này có chức năng trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê và thực hiện
đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị
*Phòng hành trính tổng hợp:
Nhiệm vụ của phòng này là lên kế hoạch hoạt động công việc của Trung tâm,
và quản lí cán bộ của công ty...
*Phòng Quản lí hoá đơn tiền điện:
Nhiệm vụ cảu phòng này là In ấn hoá đơn và bảng kê và các bảng biểu của
khách hàng, quyết toán hoá đơn, bảo đảm dữ liệu
*Phòng Công nghệ thông tin :
Kiểm tra các máy chủ và Hệ thống mạng của Công ty Điện lực Hà nội, Lập tờ
trình Phơng án Kĩ thuật, báo cáo Đầu t, Thiết kế Kĩ thuật, Nghin cứu và ứng
dụng CNTT..
*Tổ kinh doanh viễn thông:
Quảng cáo tiếp thị, xúc tiến phát triển khách hàng,T vấn dịch vu viễn thông
điện lực, Kinh doanh thiết bị viễn thông, quản lí vật t thiết bị Viễn thông..
*Tổ vận hành Web:
Nhiệm vụ là Vận hành và thông suốt liên tục trang Web nội bộ, Web Internet,
trang Web báo sửa chữa điện, cập nhật thông tin kịp thời trang Web nội bộ,
trang Web báo sửa chữa điện...
*Tổ uix thuật viễn thông:
Nhiệm vụ:Lập phơng án kĩ thuật, Thiết kế kĩ thuật, Giám sát thi công công

trình, Nghin cứu giải phát kĩ thuật công nghệ...
2.2 Cách thức tổ chức và lu trữ thông tin hiện tại
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Qua nghiên cứu hệ thống lu trữ hồ sơ cán bộ của cơ quan, thấy rằng vào
thời điểm này, Trung tâm CNTT đã bắt đầu triển khai đề án áp dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý nhân sự nh mua sắm máy tính, cử cán bộ đi đào
tạo tin học, nhng hiện tại toàn bộ hồ sơ của mỗi cán bộ thì vẫn đợc lu trữ trong
một túi riêng gọi là túi hồ sơ cá nhân và đợc sắp xếp theo một trật tự nhất định.
a) Thông tin đợc lu trữ trong bản lý lịch cán bộ
Trong tài liệu lu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân của từng
cán bộ nó đợc phản ánh trong lý lịch cán bộ, gồm có những thông tin sau :
- Mã CB
- Họ và tên
- Ngày tháng năm sinh
- Giới tính
- Nơi sinh
- Quê quán
- Nghề nghiệp
- Ngày bắt đầu công tác
- Ngày vào Đảng
- Ngày thôi công tac
- Hệ số lơng
- Khen thởng
- Kỷ luậl
- Qúa trình công tác
- Quá trình đào tạo
- Khen thởng
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c

9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Kỷ luật
Nh vậy bản lý lịch cán bộ là bảng dữ liệu gốc phản ánh đầy đủ, chi tiết
các thông tin về bản thân của từng cán bộ công chức, thông thờng bản lý lịch
gốc phải có trong hồ sơ từ khi ngời đó đợc tuyển dụng và đợc lu trữ, khi chuyển
công tác thì toàn bộ hồ sơ đó sẽ chuyển đến đơn vị mới. Ngoài ra trong từng
thời kỳ, Trung tâm CNTT có chủ trơng lớn về vấn đề nhân sự thì mọi cán bộ
công chức trong ngành phải kê khai lý lịch bản thân theo một số mẫu nhất định.
b) Các bảng biểu thống kê báo cáo
Khi có yêu cầu của lãnh đạop, phòng Hanh chính tổng hợp phải làm báo
cáo thống kê về nhân sự nh : Tình hình quân số cơ quan đến một thời điểm nào
đó, danh sách cán bộ từng phòng ban, danh sách
cán bộ đợc bổ nhiệm, đề bạt. Nhìn chung các bảng biểu báo cáo thống kê đã đ-
ợc qui định từ trớc, tuy nhiên khi làm báo cáo các cán bộ làm công tác tổ chức
phải tìm kiếm thông tin từ các tập hồ sơ cá nhân theo phơng pháp thủ công. Vì
vậy nên mất nhiều thời gian. Xin nêu ra một số biểu mẫu sau:
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Danh sách cán bộ năm 2004
Công ty điện lực Hà Nội Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa việt
nam Trung tâm CNTT Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 235/TCCB
Danh sách cán bộ công chức năm 2003
Ngày .. tháng .. năm 2003
Thủ trởng đơn vị TP tổ chức Ngời lập biểu
Danh sách cán bộ đợc thể hiện đợc con số của đơn vị mình, những thông tin cụ
thể về của từng cá nhân :
- Hệ Số lợng cán bộ

Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
STT
Họ và tên
Năm
sinh
Quê quán thờngtrú GiớiTính Chứcvụ Trìnhđộ
1 Nguyễn Nam Khánh 1944 Hà nội Hà nội Nam Giám Đốc ĐH
2 Bế Minh Hoàng 1955 Hà nội Hà nội Nam P.Giám
Đốc
ĐH
3 Lê Văn Trờng 1962 Hà nội Hà nội Nam P.Giám
Đốc
ĐH
4 Trần Xuân Hoà 1960 Hà nội Hà nội Nam TP ĐH
5 NguyễnTiến Nam 1953 HảI Dơng Hà nội Nam TP ĐH
6 Hoàng Xuân Phú 1970 Hà nội Hà nội Nữ TP ĐH
7 Lê Văn Lâm 1969 Hà nội Hà nội Nam TP ĐH
8 Nguyễn Thi Hờng 1967 Thái Bình Hà nội Nữ TP ĐH
9 Nguyễn Hữu Thắng 1968 Hà nội Hà nội Nam NV CĐ
10 Nguyễn Thu Trang 1961 Hà nội Hà nội Nữ NV CĐ
11 Lê Minh Đức 1977 HảI Dơng Hà nội Nữ NV ĐH
12 Nguyễn Văn Huy 1978 Nam Định Hà nội Nam NV CĐ
13 Trần Tú Nam 1974
Thanh Hoá Hà nội Nam NV ĐH
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Độ tuổi
- Giới tính
- Quê quán
- Nơi thờng trú

- Chức vụ
- Chức danh
- Ghi chú
Mẫu biểu : Phải đảm bảo thông tin
- Số công văn
- Trích yếu nội dung (Danh sách cán bộ)
- Chủ thể (Ký hiệu đơn vị)
- Thời điểm lập biểu
- Đơn vị lập biểu (PhòngHCTH)
* Danh sách đề nghị xét nâng lơng
Công ty Điện Lực Hà nội Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa
việt nam
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trung Tâm CNTT Độc Lập - Tự do - Hạnh
phúc
Số : 236/TCCB
Danh sách cán bộ đề nghị nâng lơng năm 2005
STT Họ và tên
Năm
sinh
Chuyên
môn
Trình
độ
Hệsố
luơng
Khen
thởng

Kỷ
luật
Đề
nghị
xét
1 Nông Hà Hạnh 1954 Kế Toán ĐH 1,86 Có Không 2,34
2 Đàm Trung Dũng 1967 Kĩ S ĐH 1,56 Có Không 1,78
3 Trịnh Xuân Danh 1972 Kế Toán ĐH 1,86 Có Không 2,34
4 Bế Thu Hoài 1969 Kế Toán ĐH 1,86 Có Không 2,34
5 Phạm Xuân Hoà 1970 Kế Toán ĐH 1,86 Có Không 2,34
6 Vũ Đình Lê 1948 Công
Nhân
TH 1,56 Có Không 1,78
7 Nguyễn Văn Nam 1955 H.Chính CĐ 1,78 Có Không 1,86
8 Lê Thi Thảo 1956 Công
Nhân
CĐ 1,78 Có Không 1,86
Ngày .. tháng .. năm 2005
Thủ trởng đơn vị TP tổ chức Ngời lập biểu
Xét nâng lơng là việc làm thờng xuyên hàng năm, nhằm đảm bảo chế độ
chính sách cho cán bộ về chức vụ và hệ số lơng đợc hởng theo tiêu chuẩn xét
duyệt, ngoài hoàn thành nhiệm vụ còn phải căn cứ vào trình độ đào tạo, chức vụ
và hệ số lơng đang đợc hởng theo quy định. Vì vậy trong biểu mẫu này phải có
các cột sau:
- Họ và tên
- Năm sinh
- Trình độ
- Chuyên môn
- Hệ số lơng đang hởng
- Khen thởng, kỷ luật

- Đề nghị xét nâng lơng năm 2005
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Mã số của biểu mẫu phải thể hiện đợc các thông tin sau:
- Số công văn
- Thời gian thực hiện
- Đơn vị lập biểu
3. Đánh giá u, nh ợc điểm của hệ thống hiện tại
Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác
quản lý của Điện lực mặc dù trong nhiều năm qua không ngừng đổi mới, có
nhiều tiến bộ, đã đáp ứng đợc nhiệm vụ đợc giao. Nhng cũng phải thừa nhận
rằng có những nhợc điểm sau:
- Thời gian chi phí cho việc tìm kiếm rất lớn
- Số lần thao tác trùng lặp quá nhiều
- Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên không đáp
ứng đợc tính nhanh nhạy của thông tin.
Tuy nhiên so với sự phát triển chung của xã hội, nhất là yêu cầu cập nhật
thông tin, bổ sung, lu trữ, khai thác xử lý thông tin về nhân sự ngày càng cao,
đòi hỏi nhanh chóng, kịp thời, chính xác đầy đủ hơn, cụ thể hơn, chi tiết hơn thì
hệ thống hiện tại còn cha đáp ứng đợc.
Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lu trên giấy tờ, Số sách
(bằng viết tay hoặc đánh máy) khi cần bổ sung ngời quản lý phải sửa, đổi,
thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến thông tin cha chính xác, dễ nhầm lẫn.
Đối với một khối lợng hồ sơ lớn các công việc lu trữ bảo quản, bổ sung cập
nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về vật chất và con
ngời, nh hệ thống kho tàng lu giữ, bảo quản, số lợng cán bộ làm
công tác quản lý nhân sự, thời gian công sức làm việc nhiều khi vẫn không
bảo đảm đợc yêu cầu.
4. Đề xuất giải pháp

Từ những nhợc điểm trên, thấy cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản
lý nhân sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và các yêu cầu ngày càng
cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và xây dựng cơ quan
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trong thời kỳ mới, mà trớc hết là phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ
thống quản lý nhân sự, phải trang bị cho các cán bộ quản lý nhân sự những kiến
thức về tin học và khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, thao tác tốt thiết bị
kèm theo và thực hiện tốt trên phần mềm quản lý thông dụng, soạn thảo văn
bản, bảng tính, in ấn giải quyết các yêu cầu của lãnh đạo.
Làm đợc nh vậy, sẽ tiết kiệm đợc sức ngời, sức của, giảm đáng kể số lợng
cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm đợc các công việc thủ công vất cả
mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo yêu cầu thông tin đầy đủ, chính xác kịp
thời, chất lợng và hiệu quả tốt hơn.

Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chơng II : cơ sở lí thuyết và Công cụ phát triển
I. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học
trong công tác quản lý
1. Một số khái niệm về quản lý
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc dùng không chỉ
việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế tổ chức xã hội mà còn góp
phần vào việc quản lý hành chính, quản lý điểm học sinh...
Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:
- Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc thống kê sách,
bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo nh việc đề ra các phơng pháp mới, các công

việc kiểm tra, hớng dẫn.
Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ còn lại 1/4 cho
loại hình lao động thứ 2.
2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý
Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng nh phần mềm,
việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. ở nớc ta tin
học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế
xã hội. Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giải phóng cho các
nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời gian cho họ dốc
sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu
quả cao. Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà có thể tin học hóa từng phần hoặc
tin học hóa toàn bộ.
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
a. Tin học hóa toàn bộ
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa đồng thời các chức
năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu
trúc tổ chức của cơ quan quản lý.
u điểm của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để
nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin.
Nhng nhợc điểm của phơng pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí
đầu t ban đầu lớn.
b. Tin học hóa từng phần
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa từng phần chức năng
hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý
của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp đợc
chọn cho các phân hệ khác nhau.
u điểm của phơng pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng
dụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu không lớn.

Nhợc điểm của phơng pháp này là không bảo đảm tính nhất quán cao
trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự d thừa và trùng lặp thông tin.
Cả hai phơng pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể.
Cho dù áp dụng theo phơng pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóa
phải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất.
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3. Những đặc điểm của hệ thống quản lý
a. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên
xuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý thống
nhất trong toàn bộ hệ thống.
Hệ thống đợc phân thành nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới
lên trên và truyền từ trên xuống dới.
b. Luồng thông tin vào
ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhật là rất lớn, đa
dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán.
Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:
- Loại thông tin dùng cho tra cứu.
- Loại thông tin luân chuyển chi tiết.
- Loại thông tin luân chuyển tổng hợp.
Cụ thể là:
+ Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin đợc dùng chung cho hệ
thống và ít thay đổi, các loại thông tin này đợc đa vào một lần và chỉ dùng để
tra cứu.
+ Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các
hoạt động thờng nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lợng loại thông tin
này rất lớn.
+ Các thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin tổng hợp về

hoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin.
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
c. Luồng thông tin ra:
Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào
nhu cầu quản lý của từng trờng hợp cụ thể.
Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách báo cáo
và các loại thông tin báo cáo.
4. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo phơng pháp sau:
- Phơng pháp phân tích: Là phơng pháp trớc hết đòi hỏi phải xây dựng đảm bảo
khoa học trong toàn hệ thống rồi sau mới xây dựng các chơng trình làm việc.
Ưu điểm của phơng pháp này là tránh đợc vịêc thiết lập các mảng làm việc một
cách thủ công.
Nhợc điểm của phơng pháp này là hệ thống chỉ hoạt động khi đợc đa vào đồng
thời và toàn bộ.
- Phơng pháp tổng hợp: Là phơng pháp phải xây dựng các mảng làm việc cho
những bài toán riêng biệt.
Ưu điểm của phơng pháp này là cho phép có thể đa dần hệ thống và hoạt động
theo từng giai đoạn. Nh vậy nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm của phơng pháp này là khó tránh khỏi sự trùng lặp thông tin.
- Kết hợp cả hai phơng pháp: Với phơng pháp này ngời ta kết hợp đồng thời
việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết. Tuy nhiên
cũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ.
5. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin
a. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
HTTT là hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên xuống dới có chức năng
tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra
quyết định hoạt động kinh doanh hay hoạt động giảng dạy, học tập của học

Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
sinh. Một hệ thống quản lý đợc phân thành nhiều cấp từ trên xuống và chuyển
từ dới lên.
b. Các thành phần của HTTT
Nếu không kể con ngời và phơng tiện thì thực chất còn lại 2 bộ phận:
* Các dữ liệu: Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lợng thông
tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách thức xử
lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
- Luồng thông tin vào:
Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau:
+ Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thông
tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi. Các thông tin này thờng đợc cập
nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này.
+ Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết về
hoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.
+ Thông tin luân chuyển tổng hợp: Các thông tin luân chuyển tổng hợp
là loại thông tin đợc tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này
thờng cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô.
- Luồng thông tin ra:
+ Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc
vào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin
ra là việc tra cứu nhanh về một đối tợng cần quan tâm đồng thời phải bảo đảm
chính xác kịp thời.
+ Các thông tin đầu ra quan trọng nhất đợc tổng hợp trong quá trình xử
lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống
kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị.
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
20

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,
luồng thông tin ra phải đợc thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính
mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ
thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó có thể lọc bớt thông tin
thừa trong quá trình xử lý.
II. Giới thiệu về microsoft access
1. Microsoft Access là gì?
Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu theo kiểu quan hệ,
nó cho phép sử dụng phối hợp các công cụ đợc xem là chủ bài của Microsoft
Windows trong các ứng dụng. Microsoft Access khá rõ ràng và dễ sử dụng
trong việc xử lý một cách hệ thống và có hiệu quả các cơ sở dữ liệu quan hệ.
ích lợi của một số cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ không cần lu trữ các cơ
sở dữ liệu có liên quan tới nhau nhiều lần trong các bảng dữ liệukhác nhau.
Những thông tin cần thiết sẽ đợc kiến tạo nhờ tính chất liên kết giữa các bảng
dữ liệu có trớc đó hoặc hoàn toàn mới mà ta thêm vào đó cơ sở dữ liệu sau này.
Microsoft Access chạy trên nền Windows nên mọi thế mạnh của Windows
cũng đợc thể hiện trong Access. Ta cắt, dánh dữ liệu từ bất cứ một ứng dụng
nào trong môi trờng Windows cho Access và ngợc lại. Ta cũng có thể liên kết
các đối tợng OLE trong Excel, Paintbush và Wor for Windows vào trong môi
trờng Access.
Để cài đặt phần mềm quản trị cơ sở d liệu Microsoft Access 2000 thì cấu
hình của máy phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Đã cài đặt Windows 95 hay phiên bản mới hơn.
- Có bộ xi xử lý 8486 lên
- Bộ nhớ RAM tối thiểu là 8MB nhng tốt nhất là từ 16 MB trở lên.
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Máy phải có chuột (Mouse).

Một cơ sở dữ liệu của Microsofr Access đợc tạo lập bởi các thành phần:
- Các bảng dữ liệu (Table)
- Các bảng truy vấn (Queries).
- Các biểu mẫu (Form).
- Các tập lệnh (Macro).
- Các đơn thể chơng trình viết bằng ngôn ngữ Visua Basic.
Tên File cơ sở dữ liệu của Microsoft Access có phần mặc định là.MDB
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ có thể giúp ta truy
nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc với nhiều bảng tại cùng một
thời điểm để làm bớt sức rối của dữ liệu và làm cho công việc thực hiện dễ dàng
hơn. Có thể liên kết một bảng dữ liệu trong Access với một bảng khác trong
Paradox hoặc một bảng trong Access với một bảng trong Dbase, có thể lấy kết
quả của việc liên kết đó và kết nối các dữ liệu này với những bảng làm việc
trong Excel một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Access là công cụ cho ngời sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu. Access có một
bộ tạo bảng, thiết kế mẫu, quản lý và thiết kế các báo cáo. Đồng thời Access
cũng là một môi trờng phát triển các ứng dụng. Bằng cách sử dụng các tập lệnh
tự động thực hiện các công việc, có thể tạo các ứng dụng hớng tới ngời sử dụng
hiệu quả tơng tự là đợc tạo bởi các ngôn ngữ lập trình, hoàn thiện với các nút,
menu và hộp thoại. Bằng cách lập trình trong Access, có thể tạo đợc các ứng
dụng mạnh nh chính bản thân Access. Thực tế rất nhiều công cụ trong Access
đợc viết bằng Access Basic.
2. Những công cụ của Access
* Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự, hoàn thiện với những
định nghĩa khóa chính, khóa ngoại lai, các loại luật quan hệ, các mức kiểm tra sự
toàn vẹn của dữ liệu cũng nh định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi

trờng trong một bảng.
Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trờng, bao gồm kiểu văn
bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/giờ, kiểu ký ức, kiểu có/không và các đối t-
ợng OLE. Access cũng hỗ trợ cho các giá trị rộng khi các giá trị này bị bỏ
quan.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đợc những đòi hỏi với kiến trúc
mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng nh một hệ quản lý cơ sở dữ liệu độc lập,
hoặc theo mô hình Clien/Server. Thông qua Open Database Connectivity
(ODBS) có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, thậm chí với cả những
cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn.
Với Access, có thể phân quyền cho ngời sử dụng và cho các nhóm trong
việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tợng dữ liệu.
* Các truy vấn liên quan đến nhiều bảng
Đây là một trong những điểm mạnh của Access. Với một cửa sổ đồ họa có
thể dễ dàng tạo ra liên kết các bảng với nhau, cho dù đó là bảng của Access hay
của một hệ cơ sở dữ liệu nào khác. Ngoài ra có thể chọn những trờng hợp cụ thể
của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạo các biểu thức tính toán, đa ra các
điều kiện để chọn các bảng ghi phù hợp. Kết quả của tra vấn có thể đợc xem
thông qua Datasheet, Form hay báo cáo.
Hơn nữa, các tra vấn có thể tạo đợc các bảng mới từ dữ liệu nhận đợc, có thể
tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xóa các bảng ghi, chèn thêm dữ
liệu từ bảng này sang bảng khác.
III. Ngôn ngữ Visual Basic 6.0
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1. Microsoft Visual Basic và các phiên bản
Microsoft Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình đợc
hãng Microsoft phát triển .Visual Basic gắn liền với khái
niệm lập trình trực quan, nghĩa là khi thiết kế chơng trình

bạn nhìn ngay thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao
diện khi chơng trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với
ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép bạn chỉnh
sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thớc, hình dáng
của các đối tợng có mặt trong ứng dụng. Về mặt công
nghệ lập trình cũng nh tổ chức môi trờng làm việc, phiên
bản 5.0 và 6.0 có nhiều u điểm hơn. Mặt khác, phiên bản
5.0 32 bit và 6.0 đợc phép xây dựng các ứng dụng 32 bit
với môi trờng làm việc là Microsoft Windows 98,
Window 2000. Cụ thể:
- Version 5.0: Phiên bản 32 bit, phiên bản tơng thích hoàn
toàn trên môi trờng Windows. Hệ thống th viện sử dụng
các DLL ( Dynamic Link Library ) và các th viện OLE
theo công nghệ OCX. Phiên bản 32 tỏ ra thực sự có u
điểm trong môi trờng Windows 95 & 97 nếu cấu hình
máy tính của ngời sử dụng đợc các nhu cầu sử dụng cao.
- Version 6.0: Là phiên bản mới hiện nay chạy trên môi
trờng Windows 9.X. Hệ thống sử dụng th viện DLL và
các th viện OLE theo công nghệ OCX, nhu cầu đòi hỏi
cấu hình của máy tính phải đủ mạnh (máy tính từ 586 trở
lên ).
2. Tổ chức của Mirosoft Visual Basis
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Project: Là sản phẩm lập trình trong môi trờng
Microsoft đợc tổ chức thành một Project bao gồm:
- MDI form: Một Project có thể có một màn hình làm
theo chế độ Multi Document Interfaccce.
2.1Form: Các màn hình làm việc của Project.

Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form
(nh là một biểu mẫu) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế
các phần giao tiếp với ngời dùng. Có thể xem Form nh là bộ phận mà nó có thể
chứa các bộ phận khác. Form chính của ứng dụng, các thành phần của nó tơng
tác với các Form khác và các bộ phận của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng.
Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp
thoại, hiển thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa.
Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào
lúc hoàn tất thiết kế (thờng mệnh danh là thời gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế) là
kích cỡ và hình dáng mà ngời dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúc chạy.
Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và di chuyển vị trí
của các Form đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách
thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tợng (Properties
Windows). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là
khả năng tiến hành các thay đổi động để đáp ứng các sự kiện của ngời dùng.
2.2 TOOLS BOX : (Hộp công cụ)
Sinh Viên : trần quang thanh Lớp tin học Kinh Tế 43c
25