đồ án công nghệ thông tin Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung

Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
MỤC LỤC
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
1. Tổng quan về công ty TNHH thương mại Hồng Nhung
1.1. Giới thiệu về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung
Địa chỉ: Phố Hoàng Sơn – Thị trấn Thanh Sơn - Phú Thọ
Điện thoại: 0210.3873758 Fax: 0210.3873758
Giám đốc Công ty: Bà Nguyễn Thị Cưu
Email:
Website: www.hongnhung.com.vn
Logo công ty:
Tên cán bộ hướng dẫn: Phạm Thị Tân
Điện thoại liên hệ: 01688541298
Tên phòng ban thực tập: Phòng kế toán (bộ phận kho).
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung tiền thân xuất phát từ một cửa hàng
chuyên buôn bán đồ điện tử, điện lạnh. Do cơ chế thay đổi và nhu cầu mở rộng kinh
doanh năm 2008 Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung ra đời. Bà Nguyễn Thị
Cưu giữ chức vụ Tổng giám đốc, với các mảng hoạt động kinh doanh vẫn được giữ
nguyên là điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng. Tuy là một công ty mới thành lập
nhưng với sự nỗ lực hết mình của cán bộ nhân viên trong công ty, công ty đã nhanh
chóng đem lại những thành quả đáng khích lệ, mở rộng thị trường tiêu thụ.
Công ty trực tiếp mua hàng hóa, sản phẩm từ những nhà sản xuất có uy tín và
bán lại cho các doanh nghiệp, người tiêu dùng. Sản phẩm của công ty đa dạng về

chủng loại, phong phú về kiểu dáng mẫu mã, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu về sản
phẩm của đông đảo quý khách hàng. Với giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách
hàng chu đáo, công ty luôn mong muốn làm vừa lòng quý khách hàng và người tiêu
dùng.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
3
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Trên con đường phát triển cùng hòa nhập vào nền kinh tế khu vực, Công ty
TNHH thương mại Hồng Nhung đã dần lớn mạnh về kinh doanh, nhân lực, trình độ
nhân viên và các lĩnh vực khác. Cho tới nay, Công ty TNHH thương mại Hồng
Nhung đã có một hệ thống làm việc chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên nhiệt tình,
có năng lực làm việc cao,
1.3. Mục tiêu phát triển
Mục tiêu chính của công ty: Tiếp tục phát triển để giữ vững vị thế số một kinh
doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng trong khu vực và mở rộng thị trường tiêu
thụ.
Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung luôn mong nhận được sự hợp tác và
ủng hộ từ quý khách hàng. Với phương châm “Sắm tiện nghi, sống hiện đại”, Công
ty đã và đang xây dựng hình ảnh của mình trở thành thương hiệu có uy tín trên thị
trường với sự tin yêu và mến mộ của khách hàng. Công ty lấy chữ tín làm trọng và
luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và sản phẩm chất lượng cao,
luôn mong ý kiến phản hồi từ khách hàng để công ty ngày càng vững bước trên con
đường phát triển. Đến với Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung khách hàng có
cơ hội lựa chọn các dòng sản phẩm khác nhau đa dạng phong phú về chất lượng,
mẫu mã, giá cả,…
Công ty luông mong muốn mang đến cho khách hàng những sản phẩm điện
máy chất lượng cao, giá cả thống nhất và những dịch vụ tốt nhất, là cầu nối trực tiếp
giữa các nhà sản xuất và người tiêu dùng.
Mục tiêu của Công ty không chỉ dừng lại ở đó mà xu hướng sẽ phát triển lớn

mạnh hơn trong lĩnh vực kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng, phong phú
về hàng hóa, hoàn hảo về dịch vụ để theo kịp sự phát triển và nhu cầu của thị
trường.
1.4. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung là một công ty thương mại, lưu
chuyển hàng hóa là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế
tài chính khác của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực kinh doanh công ty chuyên sâu vào
các lĩnh vực sau:
* Mua và bán các sản phẩm điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng:
Điện tử:
Tivi: Tivi LG , Tivi Samsung, Sony…
Máy nghe nhạc: MP3, MP4,…
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
4
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Đầu đĩa: Samsung DVD, Sony BDP, đầu đĩa 3D Bluray, đầu đĩa 3D Bluray,
đầu Karaoke Vitek, đầu DVD Philips DVP, đầu đĩa Denon, đầu đĩa LG,…
Các thiết bị khuyếch đại âm thanh, dàn loa nghe nhạc, micro, bộ thu phát tín
hiệu,…
Điện lạnh: Tủ lạnh Electrolux, tủ lạnh Sanyo, thủ lạnh Toshiba,…Máy lạnh:
Điều hòa Panasonic,…Tủ đông…
Đồ gia dụng: Nồi cơm điện tử Philips, Cuckoo, Máy xay sinh tố Philihps, bàn
là Philips, cân sức khỏe Camry, bình sữa Gali, massage chân Buheung, máy cạo râu
Philips, máy làm sạch rau quả Kangaroo, máy bắt muỗi Vitrap, máy đo huyết áp tự
động Omron hem, quạt gió,…
Điện thoại: Nokia, Samsung, FPT, Iphone,…
* Nhận sửa chữa, lắp đặt tại nhà theo yêu cầu của khách hàng:
Với đội ngũ cán bộ nhân viên kỹ thuật được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ,
thái độ và tác phong làm việc đúng mực sẽ đem tới những dịch vụ chăm sóc khách

hàng chu đáo tuyệt đối.
1.5. Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của các phòng ban trong công ty
1.5.1. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1.1. Tổ chức công ty TNHH thương mại Hồng Nhung
1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban
* Giám đốc:
Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơ
quan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tài chính, các khoản thanh toán với nhà
nước và là người đại diện cho tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
Giám đốc
Bộ phận
bán hàng
Phòng kỹ
thuật –
bảo hành
Phòng
kinh
doanh và
maketting
Phòng tổ
chức hành
chính
Phòng tài
chính kế
toán
5
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Giám đốc có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp.
* Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban
giám đốc về công tác quản lý nhân sự, sắp xếp, phân công tổ chức lao động, công
tác định mức lao động tiền lương và thực hiện các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tuyển dụng, các vấn đề liên quan đến con dấu và
các chế độ chính sách khác.
Thực hiện công tác quản lý cán bộ công nhân viên trong công ty, trực tiếp đề
nghị việc đề bạt cán bộ, tăng lương, tiếp nhận, điều động, khen thưởng và kỷ luật
cán bộ nhân viên.
Giúp giám đốc xây dựng quy chế quản lý kinh doanh, quy chế thực hiện dân
chủ trong đơn vị, nghiên cứu áp dụng các phương thức trả lương, thưởng và các chế
độ khác. Thực hiện việc quản lý tiếp nhận in ấn, phân phát công văn tài liệu, lưu trữ
hồ sơ của cán bộ nhân viên. Quản lý sử dụng con dấu, giấy giới thiệu theo đúng quy
chế của Công ty. Quản lý sử dụng trang thiết bị, nhà cửa, điện thoại, điện sáng,
công cụ dụng cụ, mua sắm cấp phát văn phòng phẩm phục vụ công tác hàng ngày
của đơn vị. Thường trực cơ quan đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, phòng khách,
phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty theo yêu cầu.
Tổ chức hướng dẫn thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện công
tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ vật tư hàng hoá, tài sản của Công ty. Phòng chống cháy
nổ, phòng chống tội phạm. Giúp Ban giám đốc quản lý về hành chính đối với nhân
viên nghỉ không lương, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,
… cho đơn vị quản lý và điều động xe con phục vụ công tác theo lệnh của giám
đốc.
* Phòng tài chính kế toán:
Lập kế hoạch tài chính, trực tiếp quản lý kế hoạch tài chính của Công ty trong
tháng, quý, năm, quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả của nguồn vốn, đáp ứng đủ
vốn, kịp thời cho các bộ phận kinh doanh, bảo toàn nguồn vốn.
Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo pháp lệnh thống kê, kế toán tham
gia cùng với phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng tính toán phân tích hiệu quả của

từng phương án kinh doanh của các bộ phận, ban giám đốc duyệt và cùng với các
bộ phận liên quan chỉ đạo triển khai, thực hiện.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
6
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Thường xuyên kiểm kê tài sản hàng hoá thực tế đối chiếu với sổ sách để nắm
chính xác số lượng, chất lượng và phát hiện thừa thiếu để có kế hoạch xử lý kịp
thời. Hoạch toán thống kê, kế toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, cung
cấp số liệu thông tin kịp thời, chính xác cho giám đốc để ban giám đốc có kế hoạch
quản lý, chỉ đạo kinh doanh phù hợp với tình hình quản lý lưu trữ chứng từ sổ sách
kế toán an toàn đầy đủ.
Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm, kiểm soát
chặt chẽ chi phí, chống tham ô lãng phí, phát hiện và ngăn ngừa không để hiện
tượng tham ô lãng phí xảy ra trong Công ty.
Trực tiếp viết phiếu nhập kho, hoá đơn xuất cho các bộ phận kinh doanh, quản
lý và phát hành hoá đơn theo đúng quy định của cục thuế.
* Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tham mưu cho ban giám đốc chiến lược
kinh doanh trong công ty như: mở rộng thị trường, giới thiệu sản phẩm, khuyến
mại, giảm giá,… Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của công ty
trong từng tháng, quý, năm để ban giám đốc có kế hoạch chỉ đạo cụ thể. Tìm kiếm,
đề xuất các phương án tổ chức liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư nhằm tăng lợi
nhuận cho doanh nghiệp. Giúp giám đốc trực tiếp liên hệ với các công ty khác tìm
nguồn hàng mua và bán hàng. Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi ban
giám đốc yêu cầu.
* Bộ phận bán hàng:
Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu của họ, cung cấp các thông
tin về mẫu mã, chủng loại, đơn giá, cách sử dụng, bảo quản,…Cuối ngày kết hợp
với kế toán bán hàng xác định số lượng hàng bán, doanh thu,…để lập báo cáo khi

giám đốc yêu cầu.
* Phòng kỹ thuật - bảo hành:
Phòng có nhiệm vụ chính là lắp đặt, sửa chữa và gửi thông tin bảo hành về nhà
sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
7
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
1.6. Phòng ban thực tập – Phòng kế toán (bộ phận kho)
Sơ đồ 1.2. Tổ chức phòng kế toán công ty TNHH thương mại Hồng Nhung
* Kế toán trưởng:
Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan cấp trên mọi hoạt
động của phòng cũng như các hoạt động khác của công ty có liên quan đến tài chính
và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty. Tổ chức công tác kế toán thống kê
trong công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước. Thực hiện các chính sách
chế độ công tác tài chính, kế toán. Kiểm tra tính pháp lý các loại hợp đồng.
* Kế toán kho:
Kế toán và bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi số lượng hàng đã xuất
trong ngày, số lượng hàng nhập vào kho, kiểm kê số lượng hàng tồn, phát hiện và
khịp thời xử lý hàng hóa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa sử dụng hàng
hóa phi pháp.
Kế toán kho sẽ ghi phiếu nhập, xuất hàng hoá, và lên báo cáo khi có yêu cầu
của giám đốc.
* Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, tình hình thanh toán với
người mua, thanh toán với ngân sách Nhà nước các khoản thuế tiêu thụ sản phẩm
phải nộp.
Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các
chỉ tiêu liên quan của khối lượng hàng bán.
Tính toán ghi chép phản ánh chính xác chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh

nghiệp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí khác, xác định kết quả kinh
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
Kế toán trưởng
Kế toán
vốn bằng
tiền
Kế toán
mua hàng
và công
nợ phải
trả
Kế toán
tiền lương
và các
khoản
trích theo
lương
Kế toán
bán hàng
và xác
định kết
quả kinh
doanh
Kế toán
kho
8
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
doanh của công ty theo từng kỳ. Định kỳ lập báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ,
báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích tình hình tiêu thụ và phân phối lợi nhuận của

doanh nghiệp.
* Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số lượng, chất
lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán, phân bổ và thanh toán kịp thời đầy
đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động.
Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách
chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương.
Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ đúng chế
độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương.
* Kế toán mua hàng và công nợ phải trả:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập hàng hóa, chi phí mua hàng, tình hình
thanh toán với người bán.
Ghi chép chính xác đầy đủ số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua,
chi phí khác, thuế không được hoàn trả. Lập hóa đơn mua hàng, sổ chi tiết công nợ
và lên báo cáo theo yêu cầu của giám đốc.
* Kế toán vốn bằng tiền:
Có nhiệm vụ kiểm kê phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số vốn hiện có, tình
hình biến động vốn bằng tiền của công ty.
Mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày
tại Công ty. Đồng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi ngân
hàng, lên báo cáo khi có yêu cầu của giám đốc.
2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại
Hồng Nhung
Công ty kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng. Các mặt hàng khá
phong phú cả về chất lượng, mẫu mã, chủng loại, Công ty có 1 kho hàng lớn để
dự trữ hàng hóa. Công ty có 10 nhà cung cấp hàng hóa thường xuyên.
Hiện tại số lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty là 36 người bao
gồm giám đốc, kế toán, quản lý kho, nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng,
không bao gồm bảo vệ, nhân viên vận chuyển hàng, tạp vụ.
2.1. Phần cứng

Hiện công ty đang sử dụng một hệ thống thông tin gồm 11 máy tính, trong đó
một máy tính cho ban giám đốc, ba máy tính cho bộ phận thu ngân và bán hàng, hai
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
9
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
máy cho phòng tài chính kế toán, hai máy cho phòng kinh doanh, hai máy cho
phòng tổ chức hành chính, một máy cho phòng kỹ thuật bảo hành. Tỷ lệ máy
tính/cán bộ công nhân viên là 11 chiếc/ 36 người = 0.305. Và cứ 3.27 cán bộ công
nhân viên có một máy tính. So với tỷ lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp tại
tỉnh Phú Thọ = 0.07 (theo báo cáo tóm tắt Vietnam ICT Index 2011) là khá cao tuy
nhiên vẫn còn ở mức trung bình so với một số tỉnh thành phố khác trong cả nước (tỷ
lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp của Hà Nội năm 2011 là 0.82). Hiện tại
công ty đã có những quan tâm và đầu tư cơ bản cơ sở hạ tầng cho công nghệ thông
tin. Bước đầu đã sử dụng có hiệu quả số máy này vào công tác xử lý thông tin phục
vụ cho kinh doanh. Hàng ngày, công văn, tài liệu, báo cáo, kế hoạch, lịch làm
việc, dạng giấy được số hóa bằng cách gõ hoặc quét và chuyển vào máy tính.
Tổng giám đốc nhận các công văn đến đã đươc số hóa, và ngược lại.
Ngoài ra còn một số máy móc thiết bị khác như máy in, máy fax, máy quét
phòng phẩm, đĩa nhớ, thiết bị kết nối mạng, ở mỗi phòng ban đều được trang bị
đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng.
2.2. Phần mềm
Công ty đã và đang sử dụng phần mềm ứng dụng của Microsoft gồm: Xử lý
văn bản Word, bảng tính Excel, đồ họa trình diễn PowerPoint, quản trị cơ sở dữ liệu
Access, quản trị thông tin cá nhân Outlook, để soạn thảo, thu thập, xử lý và
phân tích dữ liệu phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty. Ngoài ra còn
một số phần mềm trình duyệt Internet như Mozilla Firefox, Yahoo Messenger, và
một số phần mềm khác.
2.3. Hệ thống mạng
Các máy trong công ty đã được nối Internet thông qua mạng Lan. Công ty sử

dụng Internet trong việc giao dịch, tìm kiếm thông tin về sản phẩm, khách hàng, nhà
cung cấp và một số thông tin khác, trao đổi thư điện tử (email) một dạng thức liên
lạc thuận tiện nhanh chóng, truyền nhận dữ liệu trong nội bộ công ty, khách hàng và
nhà cung cấp. Nhân viên trong công ty nhận các thông tin chung như kế hoạch làm
việc, báo cáo, thông tin sản phẩm, bảng báo giá thông qua hệ thống thư điện tử
hoặc trên website. Đối với khách hàng, nhà cung cấp ngoài việc sử dụng email để
thông báo, gửi các thông tin về sản phẩm, nhận ý kiến phản hồi về thông tin dịch
vụ. Công ty còn cài đặt chương trình email tự động nhằm gửi bưu thiếp chúc mừng
sinh nhật, chúc mừng nhân các dịp lễ.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
10
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Công ty có website riêng nhằm giới thiệu thông tin về công ty, giới thiệu hình
ảnh, sản phẩm, cung cấp thông tin về các dịch vụ, chương trình khuyến mại giảm
giá cho khách hàng vào các dịp lễ, nhận ý kiến góp ý từ quý khách hàng và nhà
cung cấp về sản phẩm dịch vụ, tuy nhiên công ty không thường xuyên cập nhật
website, chưa tận dụng được những lợi ích khác của Internet như hỗ trợ đặt hàng,
tiếp nhận đơn hàng, tư vấn online, bán hàng và thanh toán trực tuyến.
2.4. Trình độ ứng dụng tin học của nhân viên
Cán bộ công nhân viên trong công ty sử dụng cơ bản tin học văn phòng. Tuy
nhiên, trình độ sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin của nhân viên còn nhiều
hạn chế, chưa sử dụng được tối đa chức năng phần mềm đang được trang bị, chưa
khai thác hết điểm mạnh của chúng, chỉ dừng lại ở một số chức năng đơn giản như
dùng Micrsoft Word để soạn thảo văn bản, Excel để lập một vài bảng tính đơn giản.
Nhân viên trong công ty đã được đào tạo thói quen và nề nếp làm việc mới, có sử
dụng máy tính. Làm quen với các thông tin số hóa, làm quen với các công cụ ảo
như các phần mềm, làm quen với một số vấn đề cơ bản trong văn hóa máy tính, chia
sẻ thông tin, dùng chung công cụ và tài nguyên máy tính, giữ nghiêm các quy chế
làm việc, hình thành tập quán tôn trọng riêng tư của đồng nghiệp trong môi trường

mở.
Hiện tại, công ty chưa có cán bộ, chuyên gia công nghệ thông tin.
3. Đánh giá ưu, nhược điểm việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty
TNHH thương mại Hồng nhung
3.1. Ưu điểm
Công ty đã có những đầu tư ban đầu về cơ sở hạ tầng tối thiểu cho hoạt động,
đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh đối với công ty thương mại quy mô nhỏ. Sự có mặt
của các thiết bị tin học như máy tính, máy in, máy fax, máy chiếu, đã làm giảm
đáng kể khối lượng công việc mà các nhân viên phải làm trước kia, các hoạt động
trong công ty được xử lý nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt,
hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty.
Dữ liệu được lưu trữ điện tử không chỉ cho phép giảm kích thước kho lưu trữ
so với lưu trữ trên giấy, mà còn làm cho việc lưu trữ dữ liệu có trật tự, tìm kiếm
nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật
sự là chuyên nghiệp. Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách
chuyên nghiệp
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
11
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Cán bộ, nhân viên trong công ty đã và đang sử dụng phần mềm ứng dụng của
Microsoft Office để soạn thảo, thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu phục vụ cho quá
trình kinh doanh của công ty. Giúp cán bộ công nhân viên tổ chức và quản lý văn
bản ưu việt hơn hẳn so với cách đánh máy thủ công trước kia.
Công việc kế toán trong công ty được sử dụng bằng phần mềm Microsoft Excel
giúp nhân viên làm việc chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian so với công
việc thủ công trước kia. Phần mềm Microsoft Excel lưu trữ dữ liệu ở dạng File
Workbook, một File dữ liệu có thể chứa một hoặc nhiều trang bảng tính, dễ dàng trợ
giúp người sử dụng định dạng dữ liệu theo dạng mẫu biểu được ban hành. Phần

mềm còn hỗ trợ việc tính toán số liệu dựa trên công thức hoặc các hàm sẵn có.
Các máy tính được nối mạng đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển
thông suốt giữa các bộ phận, công ty có một trang web riêng nhằm tiết kiệm chi phí
cho quảng cáo sản phẩm, chi phí liên lạc,… công việc được thực hiện nhanh hơn
nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do được chia sẻ dùng chung, có thể thực
hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ liệu được lưu
chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu, đem lại tầm chiến
lược cho doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong môi trường
toàn cầu hóa hiện nay, giảm chi phí đi lại, thu hút khách hàng. Nhờ internet việc
trao đổi thông tin trong nội bộ công ty, với khách hàng và nhà cung cấp thuận lợi
nhanh chóng hơn.
3.2. Nhược điểm
Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày
càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng
của công nghệ thông tin nên công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đã và đang
từng bước triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và kinh doanh.
Hiện tại, công ty có một số máy tính cũ, cấu hình thấp, cần mua mới để thay
thế.
Công ty chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên
nghiệp như phầm mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý
quan hệ khách hàng, công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel
không đảm bảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, vẫn mang tính thủ công
khá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phần mềm tiện dụng hơn.
Hàng ngày, số lượng khách hàng đến mua hàng khá lớn và phong phú về chủng
loại, mẫu mã sản phẩm, việc thực hiện chủ yếu trên phần mềm Microsoft Excel
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
12
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
gây tốn rất nhiều công sức trong thực hiện, cập nhật dữ liệu, dữ liệu dễ bị trùng lặp

do chưa được chuẩn hóa, mất mát, thiếu thông tin, khó khăn trong công tác quản lý
đem lại doanh thu không cao, vất vả trong khâu bán hàng… Do đó công ty cần phải
chọn một giải pháp xây dựng một phần mềm chuyên dụng hơn.
Ở bộ phận kho, hàng ngày nhân viên và kế toán kho phải kiểm kê số lượng
hàng nhập, xuất, hàng tồn khá lớn, nhiều khi gặp khó khăn trong công tác kiểm kê
hàng, không nắm chính xác số lượng hàng tồn kho. Việc sử dụng phần mềm
Microsoft Excel không đem lại hiệu quả cao.
Công ty chưa có những ưu đãi cụ thể đối với khách hàng tiềm năng, khách
hàng lớn, khách hàng quen và thu hút được đông đảo khách mới.
Công ty đã kết nối internet, tuy nhiên việc sử dụng dịch vụ này chưa thực sự
hiệu quả, cán bộ công nhân viên chỉ sử dụng Internet cho việc gửi mail, lướt
website đọc tin tức, chat online là chủ yếu. Công ty đã có trang web riêng nhưng
mới chỉ sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, quảng bá sản phẩm chưa có dịch vụ
bán hàng điện tử, đặt hàng qua mạng, thanh toán trực tuyến nhằm thu hút thêm
khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. Công ty không thường xuyên cập nhật
website. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, thương mại điện tử
đang trở thành phương thức kinh doanh mang lại nhiều lợi ích cho nhân loại.
Thương mại điện tử đã trở thành phương thức kinh doanh đại diện cho nền kinh tế
tri thức,
Công ty chưa có cơ chế hợp lý để khuyến khích phát triển nguồn nhân lực công
nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
4. Tổng quan về đề tài
4.1. Thực trạng vấn đề quản lý kho hàng đang được áp dụng tại công ty
Khi Công ty nhập hàng về, kế toán và bộ phận kho trực tiếp kiểm kê, đối
chiếu hàng nhập về, lập phiếu nhập kho cho từng loại và lưu vào sổ chứng từ nhập
với đầy đủ các thông tin về loại hàng nhập như tên nhà cung cấp, địa chỉ, tên mặt
hàng, số lượng, đơn giá,…
Bộ phận thủ kho tại Công ty có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi số lượng hàng hoá
xuất, nhập vào kho. Sau đó với mỗi công việc khác nhau, bộ phận thủ kho sẽ lập
phiếu nhập, phiếu xuất kho hàng hoá, ghi hoá đơn, chứng từ nhập, xuất hàng hoá

đối với từng loại theo yêu cầu khi nhập hàng hay xuất hàng cho khách mua. Định
kỳ, kế toán và thủ kho kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng tồn trong kho so với sổ
sách kế toán xem có trùng khớp không.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
13
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Công việc nhập, xuất kho sẽ rất khó khăn nếu như trong cùng một thời điểm
có nhiều nhà cung cấp, nhiều khách hàng hoặc cùng một thời điểm có một nhà cung
cấp và một khách hàng lấy hàng với số lượng lớn, đa chủng loại. Khi đó công việc
sẽ rất khó khăn, phức tạp, dễ nhầm lẫn và phải huy động lực lượng nhân viên kế
toán cũng như nhân viên kho với số lượng lớn. Phần mềm công ty đang sử dụng cho
bộ phận kho là phần mềm Microsoft Excel, dữ liệu chưa được chuẩn hóa, cập nhật,
xử lý dữ liệu dễ bị trùng lặp, mất mát, thiếu thông tin, việc tính toán số lượng hàng
tồn còn gặp nhiều khó khăn, phức tạp.
Chính vì những thực trạng nêu trên, việc thay đổi, nâng cấp hệ thống quản lý
kho hàng tại Công ty là vấn đề rất cần thiết đối với Công ty để tiếp tục duy trì, phát
triển và cạnh tranh trên thị trường.
4.2. Định hướng chọn đề tài
Qua quá trình thực tập tại bộ phận kho và tìm hiểu thực trạng của công ty, em
nhận thấy có những thời điểm kho công ty không có chỗ xếp hàng, ngược lại có
những thời điểm khách hàng phàn nàn hoặc thậm chí giao hàng không đúng hạn vì
kho công ty đã bán hết loại hàng mà khách hàng đặt. Hàng ngày số lượng hàng
nhập, xuất kho khá lớn phong phú về mẫu mã, chủng loại, đơn giá, nhà sản xuất,…
Nhiều khi, nhân viên và kế toán kho gặp khó khăn trong việc quản lý hàng nhập,
xuất, và kiểm kê hàng tồn. Việc quản lý kho hàng mới chỉ sử dụng trên phần mềm
Microsoft Excel, dữ liệu chưa được chuẩn hóa, cập nhật, xử lý dữ liệu dễ bị trùng
lặp, mất mát, thiếu thông tin. Nhiều khi kế toán không cập nhật kịp thời số lượng
hàng tồn trong kho để có những kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Hàng hóa, thành phẩm là lĩnh vực khá phức tạp trong công tác kế toán. Nó đòi

hỏi sự chính xác cao, xử lý công việc nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả kinh doanh. Ở doanh nghiệp thương mại hàng hóa là tài sản chủ yếu, vốn
hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn. Trong công tác quản lý, doanh nghiệp phải đảm bảo
an toàn cho hàng hóa cả về số lượng và chất lượng, phải tăng nhanh vòng quay của
vốn hàng hóa.
Qua phân tích thực trạng nêu trên của công ty TNHH thương mại Hồng Nhung
và qua quá trình thực tập tại bộ phận kho của công ty, em nhận thấy việc ứng dụng
công nghệ thông tin của công ty mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự
chuyên nghiệp, chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên
nghiệp. Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức có hạn em xin chọn đề tài: “Xây dựng
phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Thương mại Hồng Nhung”.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
14
Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế
Khi phần mềm quản lý kho hoàn thành và đưa vào sử dụng sẽ có một số lợi
ích sau:
* Đảm bảo việc lưu trữ và cập nhật số liệu nhanh chóng, chính xác với số lượng
không hạn chế.
* Tiết kiệm tối đa sức lao động, thời gian và tiền bạc tăng hiệu quả kinh tế.
* Tránh sự chồng chéo quá nhiều trong quá trình quản lý, thông tin đầy đủ,
tránh dư thừa, thiếu sót.
* Khả năng lưu trữ lớn, tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết.
* Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý kho hàng của Công ty, giúp nhân
viên kho làm việc tốt hơn, chuyên nghiệp hơn.
5. Ưu điểm của việc người dùng tự thiết kế phần mềm
Hiện nay có rất nhiều chương trình kế toán đang được áp dụng trong các doanh
nghiệp. Tuy nhiên điểm đặc thù trong công tác quản lý kế toán là dù có tuân thủ
những quy định kế toán do nhà nước ban hành, nhưng hầu như tổ chức hoạt động và
nhu cầu quản lý kế toán ở mỗi doanh nghiệp đều khác nhau.

Người lập trình làm việc ngay tại bộ phận cần nâng cấp sẽ nắm rõ quy trình
nghiệp vụ của đơn vị mình, sẽ nắm bắt nhanh chóng sự thay đổi của các chính sách
kế toán để nâng cấp phần mềm, phù hợp với chức năng của công ty.
Là người trực tiếp sử dụng sau này, kiểm chứng phần mềm trong hoạt động
hàng ngày và có đánh giá thực tế về chất lượng cũng như hiệu quả của các phần
mềm ấy.
Người dùng tự thiết kế phần mềm do vậy sẽ không phụ thuộc vào nhà cung cấp
khi có nhu cầu nâng cấp, sửa chữa.
Người dùng có thể kiểm soát được quá trình phát triển, các chức năng của hệ
thống.
Người sử dụng tham gia thiết kế tăng khả năng thỏa mãn của họ.
Hoàn thiện được việc xác định yêu cầu phần mềm, giảm việc dồn các ứng dụng
chưa được phát triển lại.
Các thông tin chiến lược, bí mật thương mại, bí quyết công nghệ không bị
thương tổn.
Tiết kiệm thời gian do không phải đàm phán, ký kết hợp đồng.
Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình
Lớp: LT11B
15