CÔNG TÁC CHỨNG THỰC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN

CÔNG TÁC CHỨNG THỰC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN
I. THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC VÀ NGƯỜI THỰC HIỆN CHỨNG THỰC
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN
1. Thẩm quyền chứng thực
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, cụ thể là:
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài
(ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có
ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài ).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công
dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường
đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài).
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
- Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có chứng
thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà
nước.
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng
nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá
nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực
của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước;
trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn
hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam
định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc
chứng nhận của công chứng nhà nước.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà
nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được

lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng
nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân
thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
- Theo Luật Nhà ở năm 2005 thì:
Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê, thuê
mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau đây gọi
chung là hợp đồng về nhà ở). Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của công chứng
hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của
Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đây:
+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;
+ Thuê mua nhà ở xã hội;
+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.
Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 88/2009/NĐ-CP về
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
đất. Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định: “4. Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh có trách nhiệm b) Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề
công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định
chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp
xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức
hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng ”. Như vậy, ở những địa bàn
cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng và có
quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp
đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành
nghề công chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng
thực các hợp đồng, giao dịch.

- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng
hoặc chứng thực bản di chúc.
2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện chứng thực các
việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, thị trấn giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công chức Tư pháp - Hộ tịch
được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
II. THỦ TỤC CHỨNG THỰC
1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp
lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong thực tế có
một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị
mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp
lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu
và chứng thực bản sao bao gồm:
- Bản chính cấp lần đầu;
- Bản chính cấp lại;
- Bản chính đăng ký lại.
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay
có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau
đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao
là đúng với bản chính.
1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
- Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tư pháp
cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực
hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

- Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu
cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ý với lý do đó
thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất
trình khi yêu cầu chứng thực.
1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
- Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng đủ
số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho
việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.
- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan
nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp xã phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực
không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm
quyền.
1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp pháp của
bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng
thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản sao với bản
chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực bản sao từ bản
chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ “chứng thực bản
sao đúng với bản chính”, ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của
Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làm thay

đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ “BẢN SAO” vào chỗ trống phía
trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ ban nhân
dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân
phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm
quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể
xác định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo
quy định của pháp luật;
- Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc
xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.
1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc
buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc
đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn
lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc.
2. Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ
ký của người đã yêu cầu chứng thực.
2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp xã.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng, năm
chứng thực; địa điểm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày
cấp, nơi cấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực;
sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc
buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp
cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được
kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc.
3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng
đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của
pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn phải chịu trách nhiệm về:
- Thời điểm, địa điểm chứng thực;
- Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại
thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không
vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
- Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

- Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp.
3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 31/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh
thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất
đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấy chứng nhận
quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số
60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu
nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi
là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
- Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu chứng
thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông
nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp
trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng,
trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng
đất đối với một phần thửa đất;
- Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa
người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo
pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng
di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của
từng người;
- Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa
người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;

- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp
luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở hữu
công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 95/2005/NĐ-CP ngày 15
tháng 7 năm 2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn
liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó
bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn;
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã
trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng
đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế
được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng
năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01 tháng 7
năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho
nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm;
- Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm
quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo
quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án
đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp
thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b) Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình
bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn
tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5
Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử
dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì cán
bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa đất. Trường hợp
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần
thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số

33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về
thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng
đất không tính vào thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã, thị
trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về
bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư
pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết Phiếu hẹn
(Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người
có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy
định của pháp luật thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý
do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
- Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản
thừa kế thì thời hạn niêm yết 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản
thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực.
- Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày
nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực
được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản
có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày
nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
c) Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu
chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe.
Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp
đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện chứng thực chứng thực và ký
tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự,

có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng
trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản
chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
Điều 11 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính
phủ về công chứng, chứng thực quy định việc ký của người yêu cầu chứng thực phải được
thực hiện trước mặt người thực hiện chứng thực. Trong trường hợp người có thẩm quyền
giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan
chứng thực thì có thể cho phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng
thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện
việc chứng thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu
người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường
hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất trình,
nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng
thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm
chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ
bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm
chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm chứng.
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản chính
văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất
trình, các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có. Mỗi hồ sơ phải được đánh
số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch,
bảo đảm dễ tra cứu.
d) Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường

hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và
chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già
yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan
chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực
được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng
thực ký vào văn bản chứng thực.
đ) Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được sửa
các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều
kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản
chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối
chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi
chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của
cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã
thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực
không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc
sửa lỗi kỹ thuật đó.
3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp
đồng.
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng
thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu
chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính,
nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung tuyên bố
không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.

a) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn
bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được thực hiện
tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp việc công
chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng Công
chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết
yêu cầu chứng thực việc huỷ bỏ hợp đồng đó.
b) Chế độ lưu trữ
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống
cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thông
tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu
cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra,
điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm
quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ
khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được
thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
c) Chế độ báo cáo
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số
liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện
làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những
khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê kèm theo
báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng 3 của
năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10
năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.

Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi
cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (qua Phòng Tư pháp)
trước ngày 10 tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10 của
năm.
d) Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không đúng
với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
như sau:
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ
chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong thời hạn không
quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.
- Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu
chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn
khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải
quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.
- Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu nại tiếp lên
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trong trường hợp này,
người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn và
các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương.
Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn

khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải giải quyết
và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết
định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương là quyết định cuối cùng.