Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân PHƯỜNG XUÂN tảo

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Trần Thị Thu Nga

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13B
KHÓA HỌC (2013 - 2015)

Tên cơ quan: ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO
Địa chỉ: 176 đường Xuân Đỉnh, Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ Liêm,
Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Hảo
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Xuân Trung

HÀ NỘI - 2015

Trần Thị Thu Nga

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG...................4
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO...........................................4
VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO........4
CHƯƠNG I: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO........................................6
1. Chức năng:.....................................................................................................................................6
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Tảo:.............................................................6
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:.............................................................................................................6
2.2. Lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp ...............................................7
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:........................................................................7
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao:...................................7
2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp lu ật ở
phường...............................................................................................................................................8
2.6. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. ...............................8
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Xuân Tảo:.........................................................10

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ ...................13
VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG .....................13
CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO...................................................................13
1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng:.............................................................................................13
1.1. Chức năng:................................................................................................................................13
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp.......................................................................................13
1.1.2. Chức năng hậu cần..............................................................................................................13
1. 2. Nhiệm vụ của văn phòng......................................................................................................13
1.2.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình...........................................13
1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.................................................................14
1.2.3. Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể thức, k ỹ thu ật so ạn

thảo văn bản của cơ quan ban hành............................................................................................14
1.2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.................................................................15
1.2.5. Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các c ơ quan c ấp trên, ngang c ấp, c ấp d ưới và
với nhân dân....................................................................................................................................15
1.2.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng..............................................15
1.2.7. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, đơn

Trần Thị Thu Nga

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

vị 16
2. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng.............................................16
2.1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng:......................................................................16
2..2. Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng..................................................................18
3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND phường Xuân Tảo. .............18
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của c ơ quan về công tác văn th ư, l ưu tr ữ c ủa c ơ
quan, tổ chức:..................................................................................................................................18
3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND phường Xuân Tảo:..................................................19
3.3. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường Xuân Tảo.......................................21
3.3.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản......................................21
3.3.2. Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của cơ quan:...............................................23
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...................................................................................26
4.1. Sơ đồ hoá các quy trình tổ chức quản lý và gi ải quy ết văn b ản đi c ủa UBND ph ường
Xuân Tảo..........................................................................................................................................26

4.1.1. Trình ký văn bản..................................................................................................................26
4.1.2. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng............................................................................26
4.1.3. Đóng dấu văn bản ...............................................................................................................27
4.1.4. Thẩm quyền ký văn bản.....................................................................................................27
4.1.5. Đăng ký văn bản đi.............................................................................................................28
4.1.6. Chuyển giao văn bản đi.......................................................................................................29
4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................30
4.2.1. Tiếp nhận văn bản đến .....................................................................................................30
4.2.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến........................................................................30
4.2.3. Đăng ký văn bản đến...........................................................................................................31
4.2.4. Trình văn bản đến................................................................................................................33
4.2.5. Chuyển giao văn bản đến...................................................................................................33
4.2.6. Giải quyết văn bản đến.....................................................................................................33
4.3. Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan......34
4.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu......................................................................................35
5. Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ........................................................35
5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:........................................................................35
5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu........................................................................................................37
5.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................................................38
5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ............................................................................39

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP..................................................................41
CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG...................................41
A. MỞ ĐẦU............................................................................................................41
Trần Thị Thu Nga

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

1. Lý do lựa chọn chuyên đề:.........................................................................................................41
2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của chuyên đề:..................................................................41
2.1. Mục tiêu:...................................................................................................................................41
2.2. Nội dung nghiên cứu của chuyên đề, tập trung vào 2 nội dung chính: ..........................42
3. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................42
4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu ..........................................................................42
5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề......................................................................42
6. Kết cấu chuyên đề......................................................................................................................43

B. NỘI DUNG........................................................................................................44
Chương I :CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC,
ĐIỀU HÀNH, THAM MƯU, TỔNG HỢP PHỤC VỤ CỦA VĂN PHÒNG
UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO.............................................................................44
I. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng
UBND phường Xuân Tảo. ............................................................................................................44
1. Vị trí, vai trò của văn phòng......................................................................................................44
2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng .....................................................................................46
2.1. Chức năng: ...............................................................................................................................46
2.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp .......................................................................................47
2.1.2. Chức năng hậu cần..............................................................................................................48
2.2. Nhiệm vụ .................................................................................................................................49
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND phường Xuân Tảo:.............................................50
4. Phòng làm việc của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo:.................................................50

Chương II: NHỮNG HẠN CHẾ, TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU
HÀNH VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO......................................51
I. Những hạn chế trong công tác tham mưu, tổng hợp c ủa các văn phòng UBND ph ường

Xuân Tảo. ........................................................................................................................................51
1. Đối với văn phòng UBND phường Xuân Tảo ........................................................................51
1.1. Chất lượng công tác tham mưu xây d ựng và t ổ chức th ực hi ện các ch ương trình công
tác chưa cao. ...................................................................................................................................51
1.2. Về công tác tham mưu trên lĩnh vực kinh tế - xã hội: ......................................................51
1.3. Tham mưu trên lĩnh vực đối ngoại còn nhiều hạn chế......................................................51
1.4. Về công tác tham mưu trên lĩnh vực nội chính, tiếp dân:.................................................51
1.5. Về công tác thẩm định, thẩm tra các chương trình hội nghị lúng túng;.........................52
1.6. Về công tác tổng hợp thông tin phục vụ cấp ủy: ................................................................52
1.7. Về công tác tham mưu quản lý tài chính.............................................................................52
1.8. Về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong ho ạt đ ộng c ủa văn

Trần Thị Thu Nga

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

phòng: ..............................................................................................................................................52
II. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế trong công tác tham m ưu t ổng
hợp....................................................................................................................................................53
1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được........................................................................53
2. Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém ..........................................................................54
2.1. Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao...54
2.2. Những hạn chế, yếu kém trong đội ngũ cán bộ và công tác cán b ộ ch ậm đ ược kh ắc
phục..................................................................................................................................................54
2.3. Công tác phối hợp giữa các văn phòng với một số phòng, ban liên quan ch ưa th ật ch ặt

chẽ, đồng bộ, hiệu quả thấp.........................................................................................................55
2.4. Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hi ện công tác văn
phòng................................................................................................................................................55
2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm vi ệc ở văn phòng UBND
phường Xuân Tảo tuy đã được khắc phục nhưng còn hạn chế................................................55
2.6. Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút ngu ồn nhân lực có
chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp ở các văn phòng. ........................................55

Chương III: XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG
HỢP PHỤC VỤ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHIỆP HÓA, HIỆN ĐẠI HÓA
CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO..........................................57
1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham m ưu xây d ựng và t ổ ch ức th ực
hiện các chương trình công tác; giải pháp nâng cao chất lượng tham m ưu trên các lĩnh v ực
phát triển kinh tế xã hội...............................................................................................................57
2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực đối ngoại......................57
3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp lãnh đạo UBND ph ường ti ếp
dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo ...........................................................................................58
4. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ..................................................58
5. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây d ựng và th ẩm định ch ương trình H ội ngh ị
của UBND phường Xuân Tảo.......................................................................................................58
6. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các lo ại văn b ản ch ủ y ếu c ủa UBND
phường Xuân Tảo...........................................................................................................................59
7. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác phục vụ hội nghị ...................................59
8. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham m ưu trên lĩnh v ực qu ản lý tài
chính, tài sản của UBND phường Xuân Tảo..............................................................................59
9. Thực hiện tốt những hoạt động có tính chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên không thể
thiếu trong cơ quan văn phòng.....................................................................................................60
10. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp ph ục vụ c ấp u ỷ gi ữa văn

Trần Thị Thu Nga

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

phòng UBND với các cơ quan liên quan (các ban đảng, văn phòng hội đồng nhân dân). . . .60
11. Tập trung kiện toàn tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ cán b ộ các c ơ quan văn
phòng................................................................................................................................................60

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..............................................................................62
1.KẾT LUẬN....................................................................................................................................62
2.ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KH ẮC PH ỤC NH ỮNG NH ƯỢC
ĐIỂM TRÊN....................................................................................................................................62

PHẦN 3: KẾT LUẬN............................................................................................65
PHỤ LỤC...............................................................................................................68

Trần Thị Thu Nga

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập
LỜI NÓI ĐẦU

Thế kỷ XXI - Thế kỷ của hội nhập và phát triển. Mở ra cơ hội, tiềm năng và
thách thức cho đất nước. Trong bất kỳ hoạt động nào của con người cũng đều cần
có thông tin. Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật,
đặc biệt là ngành Công nghệ thông tin, con người ngày càng tiếp cận thông tin một
cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Văn phòng là nơi tiếp nhận và xử lý thông tin, là bộ máy tham mưu giúp
việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý và điều hành. Vì vậy, Quản trị
văn phòng là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn
vị, giữ một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển chung của đất nước.Trong
công cuộc đổi mới cải cách Hành chính Quốc gia ở nước ta hiện nay thì công tác
văn phòng đã và đang được Đảng và Nhà nước quan tâm, chú trọng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thư Lưu
trữ được thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của
Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,
công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng được
nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị Văn phòng.
Đáp ứng yêu cầu của xã hội và tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội học
tập rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và vận dụng những kiến thức chuyên môn đã
học, Trường đã tổ chức cho học sinh, sinh viên của mình đi thực tập tốt nghiệp tại
các cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp nhằm nâng cao nghiệp vụ học sinh, sinh
viên sau khi ra trường công tác, thực hiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhà
nước đã đề ra “Học thật ra đời làm thật”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn” hay
“Trăm hay không bằng tay quen”. Thực tập tại các cơ quan, đơn vị là giai đoạn
quan trọng trong quá trình đào tạo của nhà trường, tạo điều kiện để học sinh, sinh
viên học tập, rèn luyện phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn, có khả năng
độc lập để giải quyết công việc của một người làm công tác văn phòng.
Được sự giúp đỡ của Ban Giám hiệu nhà trường; Khoa Quản trị văn phòng
và được sự đồng ý tiếp nhận của HĐND & UBND Phường Xuân Tảo, Quận Bắc
Từ Liêm tôi đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày 05/10/2015 đến ngày 13/11/2015

Trần Thị Thu Nga

1

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

Sau chưa đầy một tháng thực tập tại cơ quan UBND phường Xuân Tảo, do
thời gian có hạn còn nhiều lúng túng trong quá trình giải quyết công việc, nhưng
với vốn kiến thức được trang bị khi ngồi trên ghế nhà trường và sự hướng dẫn
nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong UBND Phường Xuân Tảo và với sự cố
gắng của bản thân đã giúp tôi hoàn thành tốt công việc, tích luỹ được những kinh
nghiệm trong thực tiễn, tôi được hiểu rõ vai trò của người cán bộ văn phòng và
lòng yêu nghề sau khi tốt nghiệp ra trường. Điều đó được đúc kết qua bản báo cáo
gồm 3 phần:
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND
PHƯỜNG XUÂN TẢO:
Chương I . Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND Phường Xuân Tảo;
Chương II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý và hoạt động công tác Hành
chính Văn phòng của UBND Phường Xuân Tảo;
PHẦN 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.
Chuyên đề “Tổ chức, điều hành văn phòng”
1. Lý do chọn chuyên đề.
2. Mục tiêu và nội dung chuyên đề.
3. Phương pháp nghiên cứu.

4. Đối tượng phạm vi và giới hạn nghiên cứu.
5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề.
Chương I: Cơ sở lý luận, thực tiễn và công tác tổ chức, điều hành tham
mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND Phường Xuân Tảo.
Chương II: Những hạn chế yếu kém trong công tác tổ chức, điều hành
tham mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND Phường Xuân Tảo.
Chương III: Xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức,
điều hành tham mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND Phường Xuân Tảo

PHẦN 3: KẾT LUẬN
Nhân dịp kết thúc đợt thực tập và thông qua bản báo cáo tốt nghiệp này cho
phép tôi gửi tới thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các anh chị cán bộ
Trần Thị Thu Nga

2

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

nhân viên trong HĐND & UBND Phường Xuân Tảo lời chúc sức khoẻ và lời cảm
ơn chân thành nhất.
Do kinh nghiệm thực tế còn yếu và đây là kết quả đánh giá bước trưởng
thành của tôi sau quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Mặc dù đã nhận thức
được tầm quan trọng nghiệp vụ của mình nhưng bản báo cáo tốt nghiệp vẫn không
tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Nhà
trường, của thầy cô giáo và các cán bộ nhân viên UBND Phường Xuân Tảo để bài

viết của tôi được hoàn thiện hơn, giúp cho tôi có thêm được những kinh nghiệm
quý báu trong quá trình học tập và làm việc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Xuân Tảo, ngày 13 tháng 11 năm 2015
Sinh viên

Trần Thị Thu Nga

Trần Thị Thu Nga

3

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO
VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO
Thực hiện Nghị Quyết 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của Chính Phủ về
việc điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23
phường thuộc thành phố Hà Nội.
Phường Xuân Tảo thuộc địa phận quận Bắc Từ Liêm, cách Trung tâm Hà
Nội khoảng 10km về phía Tây Bắc, phía đông giáp phường Xuân La – Quận Tây
Hồ, phía Nam giáp phường Cổ Nhuế 1 quận Bắc Từ Liêm, phía Tây giáp phường
Xuân Đỉnh quận Bắc Từ Liêm.
Phường Xuân Tảo được tách ra từ UBND xã Xuân Đỉnh cũ và được bắt đầu

đi vào hoạt động từ ngày 01/4/2014.
Với truyền thống lao động cần cù sáng tạo và đấu tranh anh dũng, đảng bộ
và nhân dân phường Xuân Tảo đã không ngừng đưa nghề lúa nước kết hợp với một
số nghề thủ công và nghề làm mứt ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của
đất nước. Qua hơn 1 năm thành lập, thực hiện Nghị quyết của Đại hội Đảng bộ
phường Xuân Tảo, dưới sự chỉ đạo, lãnh đạo của UBND Quận Bắc Từ Liêm, Đảng
Ủy, HĐND, UBND phường Xuân Tảo, tình hình kinh tế của phường đã có những
bước chuyển biến đáng kể, sản xuất nông nghiệp, công nghiệp và tiểu thủ công
nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Có nhiều dự án lớn đã được đầu tư và triển khai như Dự án Ngoại Giao
Đoàn và Dự án Tây Hồ Tây… hàng loạt đường đã được mở từ các dự án lớn. Đời
sống của người dân cũng được cải thiện xứng đáng với vị thế mới của phường.
Về công tác văn hoá - giáo dục trong những năm gần đây cùng với sự phát
triển của cả nước, trình độ dân trí của phường được nâng lên đáng kể, người dân
nhận thức được tầm quan trọng của công tác giáo dục, vì vậy tỷ lệ trẻ trong độ tuổi
được đến trường đạt 100%, phường đã hoàn thành phổ cập THCS năm 2003, tỷ lệ
học sinh THPT đạt 95% tổng số trong độ tuổi. Chất lượng dạy và học năm học 2014
-2015 được nâng lên, học sinh giỏi cấp trường 613, cấp quận 55; tốt nghiệp THCS đạt
Trần Thị Thu Nga

4

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

100%; 68 học sinh thi đỗ vào các trường Đại học, cao đẳng.

UBND phường thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hoá văn nghệ và
thể dục thể thao nhằm góp phần vào việc rèn luyện sức khoẻ, phát huy phong trào
đoàn kết trong nhân dân và thông qua hoạt động thể dục thể thao để phát động
phong trào thể dục thể thao của phường, quận.
Công tác y tế và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân cũng được UBND phường
quan tâm, đẩy mạnh các dịch vụ y tế, chăm sóc sức khoẻ bằng cách thường xuyên
tổ chức khám sức khoẻ cho nhân dân, tuyên truyền việc phòng chống các dịch
bệnh và cách tự chăm sóc sức khoẻ của bản thân. Công tác y tế, Dân số, Kế hoạch
hóa gia đình: thực hiện tốt các chương trình mục tiêu y tế quốc gia đạt hiệu quả cao: tỷ
lệ trẻ em trong độ tuổi đều được tiêm phòng và uống VitaminA 100%; tổng số khám
bệnh trong năm 5148 lượt người, tăng 9,2% so với năm 2014; tỷ lệ trẻ suy dinh dưỡng
12,6% giảm 0,9% so với năm 2014.
Công tác an ninh - quốc phòng được giữ vững đảm bảo cho mọi hoạt động
của địa phương được thông suốt và đảm bảo đời sống của người dân được ổn định.

Trần Thị Thu Nga

5

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

CHƯƠNG I: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO
1. Chức năng:
UBND phường Xuân Tảo với tư cách là cơ quan Hành chính Nhà nước ở

cấp địa phương, do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND
phường Xuân Tảo. UBND phường thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát trển kinh tế - Xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND phường Xuân Tảo thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Tảo:
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND quận phê duyệt, tổ chức và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch.
- Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn phường dự toán
thu, chi ngân sách và phân bổ ngân sách cấp mình, thực hiện các quyền hạn về
ngân sách của địa phương theo pháp luật.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra nghị quyết
của HĐND phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao
thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công
trình kết cấu hạ tầng của phường trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện, công khai, có
kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của
Trần Thị Thu Nga

6

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

pháp luật.
2.2. Lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp
- Tổ chức và hướng dẫn vực thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông nghiệp chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất
theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật
nuôi.
- Phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.
- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở
địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các
ngành, nghề mới.
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng tu sửa đường giao thông trong phường.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng
và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,
cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc
văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mần non ở địa phương; phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường trung học cơ sở, Trường Trung học Phổ thông.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; tổ
Trần Thị Thu Nga

7

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

chức các lễ hội cổ truyền, bỏa vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và danh
lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
những người và gia đình có công với đất nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ
chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo
quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở phường.

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng
xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử
dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; thực hiện biện pháp phòng bệnh và
chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và
tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành
án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quy định về xử lý vi phạm hành
chính theo quy định của pháp luật.
2.6. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
Trần Thị Thu Nga

8

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

UBND phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo thực hiện chính

sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
Trong những năm qua, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đảm bảo thực hiện thống
nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch hóa, xây dựng nếp sống văn
minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố,
lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên
địa bàn; Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã theo quy
định của pháp luật; quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi
phạm đối với cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của pháp luật. Toàn đảng, toàn dân
phường Xuân Tảo đã tích cực thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao trong
điều kiện thuận lợi cũng như khó khăn mang tính đặc thù. Mặt khác thực hiện nghị
quyết của HĐND về công tác chính trị, an ninh quốc phòng, các đồng chí cán bộ
luôn đi sâu đi sát với quần chúng nhân dân, nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của
nhân dân nên tình hình luôn được ổn định trong xã không xảy ra vụ án nào lớn và
thu được kết quả to lớn:
* Về kinh tế: Kế thừa truyền thống của UBND xã Xuân Đỉnh cũ, phường
Xuân Tảo đã không ngừng lớn mạnh. Hàng loạt các dự án lớn được đầu tư và triển
khai như dự án Khu đô thị mới Tây Hồ Tây và dự án Ngoại giao đoàn, mở ra rất
nhiều cơ hội cho phường Xuân Tảo phát triển về kinh tế.
*Về nông nghiệp: Giải quyết những tồn tại phương án giao đất theo Nghị
định 64 cũ. Theo Luật đất đai mới ai thực sự canh tác mới được giao đất, không
giao đất theo nhân khẩu như Nghị định 64. Tổ chức hướng dẫn chương trình, kế
hoạch ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và hướng dẫn chuyển đổi cơ cấu kinh
tế, cây trồng và vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch. Phòng trừ dịch bệnh đối
với cây trồng và vật nuôi.
* Về công nghiệp: Phát triển các cơ sở sản xuất trên địa bàn xã như: Kim
khí, dệt kim, sản xuất vật liệu xây dựng các nhà máy, xí nghiệp đang được đầu tư
theo công nghệ tiên tiến và đang được mở rộng.
* Tiểu thủ công nghiệp:Tổ chức hướng dẫn việc triển khai và phát triển các
Trần Thị Thu Nga

9

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

ngành truyền thống mang lại thu nhập cao và thu hút nhiều lao động. Tổ chức ứng
dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành nghề mới. Đặc biệt là
nghề mứt rất phát triển ở phường.
* Về giáo dục - đào tạo:Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục
phối hợp tổ chức xây dựng, quản lí và kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường Mầm non trên địa bàn xã phối hợp với UBND cấp trên quản lí các
trường tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn. Tham gia và đạt kết quả cao trong
các hội thi như: Giáo viên dạy giỏi cấp quận, cấp thành phố, học sinh giỏi cấp
quận....
* Về y tế: Đào tạo trình độ chuyên môn cho cán bộ y tế luôn là mục đích
quan trọng của phường, đồng thời những năm qua xã đã thực hiện tốt chương trình
y tế Quốc gia và phong trào truyền thống dân số làm cho mọi người, mọi nhà hiểu
được ý nghĩa của phong trào.
* Về văn hoá - thể dục thể thao: Công tác TDTT - Văn nghệ cũng đã được
phát triển, tham gia do Quận và Thành phố trao tặng.
* Tình hình an ninh: Thực hiên các biện pháp đảm bảo an ninh, TTATXH
xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh, phòng chống
tệ nạn văn hoá và các hành vi vi phạm pháp luật ở địa phương.
* Tình hình Quốc phòng:Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc
phòng toàn dân; Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;

Xây dựng, sử dụng và huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ tại địa phương.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Xuân Tảo:
• Cơ cấu bộ máy:

Theo Luật tổ chức của HĐND và UBND năm 2003 quy định, cơ cấu tổ chức
của UBND phường Xuân Tảo hiện nay bao gồm:
- Ban Chủ tịch gồm:

+ 01 Chủ tịch: Đỗ Thị Hương Chà
+ 02 Phó chủ tịch: Nguyễn Ngọc Lương
Nguyễn Văn Đức

- Các bộ phận, đơn vị gồm:
+ Văn phòng - Thống kê
Trần Thị Thu Nga

10

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

+ Bộ phận Địa chính-Xây dựng
+ Công an phường
+ Bộ phận Tư pháp hộ tịch
+ Ban Văn hoá – Thương binh xã hội
+ Ban chỉ huy quân sự

+ Ban Tài chính-Ngân sách
- Các đoàn thể chính trị, xã hội gồm:
+ UBMTTQ
+ Hội Nông dân
+ Hội Cựu chiến binh
+ Hội Phụ Nữ
+ Hội Chữ thập đỏ
+ Đoàn thanh niên CS Hồ Chí Minh
+Hội người cao tuổi
Chủ tịch:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND phường theo quy định của pháp luật (các điều trong mục 3 Luật tổ chức
HĐND và UBND năm 2003)
- Chủ trì để UBND thảo luận, quyết định các vấn đề được quy định tại Điều
124 và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại điều 127 Luật tổ chức
HĐND và UBND năm 2003.
- Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ, công tác lập kế hoạch phát triển kinh tế xã
hội, dự đoán ngân sách; công tác quy hoạch, kế hoạch, quản lý đất đai, quản lý đầu tư;
cải cách hành chính, tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo; công tác phòng
chống tham nhũng, lãng phí; thực hành tiết kiệm, thực hiện Pháp lệnh 34 về dân chủ ở
xã, phường, thị trấn, công tác an ninh, quốc phòng và thực thi pháp luật (được quy định
tại điều 115, điều 117 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003)
Phó chủ tịch phụ trách kinh tế, tài chính, xây dựng cơ sở hạ tầng, khoa
học – công nghệ, tài nguyên môi trường, đầu tư công và quản lý hoạt động xây
dựng của phường:
Trần Thị Thu Nga

11

Lớp ĐHLT. QTVP 13B

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

- Phụ trách kinh tế, tài chính, xây dựng cơ sở hạ tầng, khoa học – công nghệ,
tài nguyên môi trường, đầu tư công và quản lý hoạt động xây dựng thuộc thẩm
quyền của UBND phường, chịu trách nhiệm thực hiện quyền hạn được quy định tại
các điều 111, 112, 113, 118 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 (Trừ nhiệm
vụ, quyền hạn do Chủ tịch UBND phường trực tiếp phụ trách)
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND phường giao.
Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội và các lĩnh vực khác của phường:
- Chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại điều
114,116 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nhà nước trên các mặt hoạt động về văn
hoá - xã hội trên địa bàn phường.Trực tiếp quản lý các ban như: Ban văn hoá thông tin, TDTT, Giáo dục và Đào tạo, Ban tổ chức thương binh xã hội, ban dân số
gia đình và trẻ em.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND phường giao.
Các ban chuyên môn:
Hoạt động dựa trên chức năng và nhiệm vụ được giao đồng thời chịu trách
nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của UBND. Trưởng ban trực tiếp nhận chỉ thị
của chủ tịch UBND phường và có trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình của Ban
do mình phụ trách.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường Xuân Tảo (Xem phụ lục 01)

Trần Thị Thu Nga

12

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO.
1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng:
1.1. Chức năng:
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan. Chức năng của Văn phòng thể hiện:
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công
việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn
vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục
tiêu hoạt động của cơ quan.
1.1.2. Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Các điều kiện và phương tiện ấy phải
được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu
cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý
nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính,
song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó
như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là

phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
1. 2. Nhiệm vụ của văn phòng
1.2.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là tham mưu xây dựng chương trình
công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan,
đơn vị. Văn phòng phải thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình. Xây
dựng được chương trình sát đúng là việc khó, song việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt
Trần Thị Thu Nga

13

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

chương trình đã vạch ra lại càng khó hơn. Vì vậy, ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương
trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị, mỗi tổ chức muốn tồn tại và phát triển cần
phải tuân theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện
để duy trì hoạt động; phải có nội quy, quy định, quy chế cụ thể để xác lập mọi mối quan hệ
công tác trong đơn vị cùng phục vụ cho mục tiêu chung. Văn phòng phải là đầu mối của
việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn
thành kế hoạch.
1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định
sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập, xử
lý mọi nguồn tin được mà cần phải có sự trợ giúp của văn phòng. Văn phòng được
coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tin đến hay

đi đều được thu nhận, xử lý chuyển phát tại văn phòng. Từ những nguồn tin được
tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển
phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó quyết định sự
thành bại trong hoạt động của tổ chức. Vì vậy, văn phòng phải tuân theo những quy
định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát
thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp
ứng yêu cầu quản lý thì người lãnh đạo sẽ có được những quyết định hữu hiệu và
ngược lại, quyết định của người lãnh đạo không hiệu quả, ảnh hưởng xấu đến mục
tiêu của đơn vị.
1.2.3. Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể thức,
kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành
Văn bản là phương tiện ghi tin và chuyển tin hữu hiệu, chính xác. Thông tin
tồn tại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý và quản
lý… Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu, để
thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy, việc biên soạn, ban hành,
xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan nhà nước còn bộc lộ nhiều sai sót cả
về nội dung và hình thức. Hiện nay, đã có hệ thống các văn bản pháp luật quy định
thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước trong cơ quan. Văn
Trần Thị Thu Nga

14

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc trợ giúp thủ trưởng cơ

quan soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục và đạt
được các yêu cầu về nội dung và hình thức.
1.2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bản thân
văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả. Việc
tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của
cơ quan, đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên, cũng phải
thấy được tính chất đa dạng, phức tạp trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy
sao cho phù hợp, đáp ứng được cao nhất những yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học và công nghệ phát triển, việc xây dựng
và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công
tác văn phòng. Vì vậy, việc chăm lo bồi dưỡng cán bộ văn phòng có năng lực, trình
độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là rất cấp bách đối với các văn
phòng cơ quan.
1.2.5. Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang
cấp, cấp dưới và với nhân dân
Ở nhiệm vụ này, văn phòng thể hiện là bộ mặt của cơ quan, đơn vị. Vì vậy,
việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp cán bộ, nhân viên phù hợp
với từng loại công việc là rất quan trọng.
1.2.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
Khác với hoạt động chuyên môn trong cơ quan đơn vị, văn phòng phải hoạt
động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và
bảo quản tài sản của cơ quan. Đặc điểm hoạt động này xuất phát từ chức năng của
văn phòng phải bảo đảm tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng
liên quan đến hoạt động của cơ quan. Văn phòng phải có một bộ phận làm việc liên
tục, tận tuỵ (ngày, đêm) ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động hoặc trong những
ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông
suốt. Công việc của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn
với các bộ phận khác trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện mục tiêu. Vì vậy, để
Trần Thị Thu Nga

15

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

duy trì được hoạt động của văn phòng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ
phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
1.2.7. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản
của cơ quan, đơn vị
Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Các nhu cầu về hậu cần trong
các cơ quan đơn vị rất đa dạng, phong phú. Nơi nào có hoạt động, nơi ấy cần cung cấp các
điều kiện phương tiện và nguồn tài chính. Những công việc chăm lo cho mọi hoạt động
của cơ quan được thuận lợi, trôi chảy là nhiệm vụ của văn phòng.
2. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng
2.1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng:
Chức danh: Chánh Văn phòng
Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng giúp lãnh đạo UBND phường
Xuân Tảo quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ được giao cho Văn phòng.
Trách nhiệm: Chánh Văn phòng phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo
UBND phường và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng và việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ: Trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Chủ tịch UBND phường
thực hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứng
dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do Chủ tịch giao.
Nhiệm vụ cụ thể:

Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Chủ tịch giao.
Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công tác
cán bộ, tài chính, kế hoạch.
Phân công các Phó Chánh văn phòng và chuyên viên, nhân viên thực hiện
nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được
giao.
Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thư chuyển đến.
+ Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do UBND phường Xuân
Tảo tổ chức.
Trần Thị Thu Nga

16

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

+ Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi
lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận UBND phường Xuân Tảo.
+ Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của UBND phường Xuân Tảo theo sự
phân công trước khi trình lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo ký ban hành.
+ Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo của
lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo.
+ Chủ động phối hợp với các ban, đơn vị để xử lý những vấn đề có liên quan
đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND
phường Xuân Tảo.

+ Vận động cán bộ, công nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau
trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt
tập thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo UBND về
nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng
suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của
công chức, nhân viên Văn phòng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo giao.
- Quyền hạn:
+ Được Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo ủy quyền ký thừa lệnh một số
văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng
+ Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
+ Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công chức
các phòng, ban thuộc Văn phòng.
+ Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho công chức,
nhân viên Văn phòng.
- Quan hệ công tác:
+ Báo cáo trực tiếp cho: Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
+ Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
+ Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND phường Xuân
Tảo và cơ quan khác.
Trần Thị Thu Nga

17

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

2..2. Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng.
Chức danh: Cán bộ, Nhân viên Văn Phòng
Phụ trách chung và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ:
Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc
định kỳ và đột xuất của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch phường.
Giúp Thường trực HĐND, UBND phường tổ chức các ký họp; chuẩn bị các
điều kiện phục vụ các kỳ họp và hoạt động của HĐND, UBND phường.
Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường; tổng hợp theo dõi và
báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ
ở phường theo quy định.
Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức nhân sự của phường. Chủ trì và phối hợp với
công chức khác xây dựng và thoi dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã
hội; Công bố mọi số liệu Kinh tế - Xã hội của UBND phường; tổng hợp, thống kê,
báo cáo số liệu, tình hình phát triển nông nghiệp, công thương, khoa học – công
nghệ, phòng chống thiên tai, dịch vụ và hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn
phường.
Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh
niên.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND phường giao.
Quyền hạn:
Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng các vấn đề liên quan đến việc thực
hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên
Văn phòng.
3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND phường
Xuân Tảo.

3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức:
Trần Thị Thu Nga

18

Lớp ĐHLT. QTVP 13B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

Văn phòng UBND phường Xuân Tảo thực hiện việc quản lý văn bản, công
tác văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ
sửa chữa, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của
Chính phủ về công tác văn thư.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính.
Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế Văn thư Lưu trữ.
3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND phường Xuân Tảo:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà

nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan. Nó có
ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báo
cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt động
đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tác
Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bộ máy
hoạt động nhịp nhàng.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan trọng
của công tác văn thư thì công tác Văn thư của UBND phường được tổ chức theo
Trần Thị Thu Nga

19

Lớp ĐHLT. QTVP 13B