Một số vấn đề về hoàn thiện cơ cấu quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà Nội

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu
Sau gần 20 năm đổi mới dới sự lãnh đạo của Đảng Cộng Sản Việt Nam,
nhân dân ta đã giành đợc những thắng lợi to lớn mang tính cách mạng: kinh
tế tăng trởng vào loại khá, tổng sản phẩm trong nớc (GDP) tăng bình quân
7%/ năm. Văn hóa xã hội có những tiến bộ, đời sống nhân dân tiếp tục đợc
cải thiện. Giáo dục và đào tạo phát triển về quy mô và cơ sở vật chất lợng.
Trình độ dân trí và chất lợng nguồn nhân lực đợc nâng lênĐạt đợc những
thành tựu đó là do Đảng ta có bản lĩnh chính trị vững vàng, có đờng lối sáng
suốt đúng đắn; Nhà nớc có cố gắng lớn trong việc điều hành, quản lý đất nớc.
Đó là nhờ sự nỗ lực vợt bậc của các Ban ngành, các cơ quan, đơn vị và toàn
dân trong đó có sự đóng góp của ngành Giáo dục và Đào tạo là không nhỏ.
Trong thực tế, các vấn đề về cơ tổ chức thờng mắc phải là sự chồng chéo
các chức năng giữa các bộ phận trong cơ cấu, sự phân quyền, phân cấp quá
rộng hoặc quá hẹp, việc bố trí và sử dụng cán bộ không hợp lý Do vậy, để tổ
chức hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là một
đòi hỏi khách quan nhất trong thời kỳ cạnh tranh khốc liệt nh hiện nay- đòi
hỏi các nguồn lực phải đợc sử dụng một cách hiệu quả nhất. Bởi vì, xây dựng
một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp, góp phần vào hoạt động sản xuất kinh
doanh của tổ chức thì sẽ đem lại lợi ích cho tổ chức và ngời lao động.
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà
Nội, nhìn nhận thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của Nhà xuất bản còn một
số vấn đề nh: chồng chéo, bố trí lao động cha hợp lý thời gian làm việc của
cán bộ công nhân viên cha bảo đảm cho bộ máy hoạt động cha đạt sự tối u,
điều kiện làm việc cha đảm bảo. Do vậy với mong muốn đợc vận dụng những
kiến thức chuyên ngành của mình trong thực tế nhằm củng cố và nâng cao
kiến thức, kinh nghiệm của mình, đồng thời với sự hớng dẫn tận tình của cô
giáo PGS. TS Đoàn Thị Thu Hà cùng với sự giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi
của chú Lê Đức Duy - Phó Trởng phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368

cùng các bác, cô, chú, anh, chị trong Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội, em đã
lựa chọn đề tài: "Một số vấn đề về hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của
Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà Nội cho luận văn của mình.
Trên cơ sở tình hình thực tế về cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD
trong những năm qua và bằng các phơng pháp nh: khảo sát, phân tích, thống
kê luận văn của em đi sâu nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của
NXBGD và kết hợp với những kiến thức đã đợc tích luỹ trong quá trình học
tập, em đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý trong
NXBGD tại Hà Nội.
Ngoài phần đặt vấn đề, kết luận, luận văn đợc kết cấu thành ba chơng:
Chơng I: Lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
Chơng II: Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD
tại Hà Nội.
Chơng III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
của NXBGD tại Hà Nội.
Trong luận văn này, em đã khái quát, hệ thống hoá một số vấn đề cơ
bản nhất. Tuy nhiên, đề tài này ở tầm vĩ mô, do thời gian, trình độ hiểu biết
và phơng pháp trình bày của bản thân còn nhiều hạn chế nên chắc chắn
không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong đợc sự thông cảm và đóng
góp ý kiến của các thầy, cô giáo cùng các bạn để luận văn của em đợc hoàn
thiện hơn.
Hà Nội ngày 30/5/2005
Sinh viên thực hiện: Dơng Thị Cúc
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chơng I: lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức quản
lý của doanh nghiệp
I. khái niệm và các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ
chức quản lý
1. Các khái niệm cơ bản

1.1. Tổ chức
Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tơng tác lẫn nhau, cùng làm
việc hớng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ đợc xác
định theo cơ cấu nhất định.
Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách
khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức. Trong công
tác tổ chức, yêu cầu cơ bản là phân công lao động khoa học, phân cấp rõ
ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cấp, trên cơ sở đó tạo
ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nhằm hớng tới thực hiện các
mục tiêu của tổ chức
1
.
1.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị
trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối
hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện các chiến lợc của tổ chức.
* Chức năng tổ chức bao gồm:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức:
+ Xác định và phân loại hoạt động cần thiết
1
Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền Giáo trình Khoa học quản lý, T2, NXB Khoa học Kỹ
thuật, 2002.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Hợp nhóm các hoạt động theo quyền lực và hoàn cảnh
+ Giao quyền hạn.
+ Kết hợp ngang và dọc các mối liên hệ quyền hạn và thông tin
- Tổ chức nhân sự:
+ Phân tích nhu cầu và nguồn cán bộ quản lý
+ Tuyển chọn, sắp xếp và hoà nhập cán bộ quản lý

+ Đãi ngộ cán bộ quản lý.
+ Di chuyển, đề bạt cán bộ.
+ Đào tạo và phát triển cán bộ quản lý.
Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực quản lý cho quá trình
triển khai các kế hoạch, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng,
quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức. Một tổ chức làm công tác tổ
chức tốt sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp.
1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức
giữa những con ngời trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, có những nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những
khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những
mục tiêu đã xác định.
2
Mỗi cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng gồm những bộ phận hợp
thành, có mục tiêu riêng, đồng thời đều nhằm vào mục tiêu chung, mục tiêu
cuối cùng của hệ thống quản lý.
2
Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giáo trình khoa học quản lý , T2, NXB Khoa học Kỹ thuật,
2002
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mỗi bộ phận của cơ cấu tổ chức quản lý có tính tơng đối độc lập, có
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định.
Cơ cấu tổ chức quản lý càng đợc hoàn thiện càng có tác động tích cực, hiệu
quả tới các quá trình kinh tế, xã hội. Tiền đề khách quan của sự hình thành và
hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là sự phân công lao động xã hội.
2. Mối quan hệ giữa chức năng và cơ cấu của tổ chức

- Trong mỗi tổ chức, chức năng tổ chức quyết định cơ cấu tổ chức. Vì:
+ Các tổ chức có những chức năng khác nhau thì cơ cấu tổ chức của
chúng phải khác nhau.
+ Chức năng của tổ chức đợc xác định sai thì cấu trúc của chúng cũng
sai.
+ Khi chức năng của tổ chức thay đổi thì cơ cấu cũng phải có sự thay
đổi.
+ Khi cơ cấu của tổ chức đã sai, nếu muốn điều chỉnh nó thì phải lấy
chức năng của nó làm cơ sở.
- Chức năng có xu hớng luôn thay đổi trong khi cơ cấu có xu hớng
luôn ổn định:
+ Hệ thống đợc ổn định là nhờ cơ cấu. Do đó, khi thay đổi cơ cấu
tránh phải thay đổi cùng một lúc nhiều bộ phận phân hệ của nó, nếu không sẽ
không làm cho hệ thống bị rối loạn.
+ Khi xây dựng cơ cấu tổ chức phải xây dựng một cơ cấu mềm dẻo
để tăng khả năng thích nghi cho tổ chức trong khoảng thời gian tơng đối
dài.
- Cơ cấu tác động trở lại chức năng:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Cơ cấu tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng
của tổ chức. Ngợc lại, nếu tổ chức không tốt thì chắc chắn sẽ cản trở rất
nhiều cho việc thực hiện chức năng của tổ chức.
+ Trong tổ chức có một bộ phận mới đợc sinh ra thì khắc bộ phận đó
sẽ có một chức năng cho nó, chỉ có điều chức năng đó có phù hợp với chức
năng chung của tổ chức hay không mà thôi.
3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
3.1. Chuyên môn hoá công việc
Lợi thế cơ bản của chuyên môn hoá lao động là ở chỗ thông qua việc
phân chia những nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang

tính độc lập tơng đối để giao cho từng ngời, tổng năng suất lao động của cả
nhóm sẽ tăng lên gấp bội.
Tuy nhiên, chuyên môn hoá cũng có những hạn chế. Nếu nh nhiệm vụ bị
chia cắt thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi ngời chỉ chịu trách nhiệm về
một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Bên cạnh
đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những ngời lao động có thể tăng.
3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận
mang tính độc lập tơng đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình
thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm
chức năng quản lý theo chiều ngang. Nếu không biết cách phân chia tổ chức
thành các bộ phận thì sự hạn chế về số cấp quản lý trực tiếp sẽ làm hạn chế quy
mô của tổ chức. Việc hợp nhóm các hoạt động và con ngời để tạo nên các bộ
phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến một mức độ không hạn chế.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3.3. Quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi
sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định
trong cơ cấu tổ chức.
* Các loại quyền hạn:
- Quyền hạn trực tuyến: là quyền cho phép ngời quản lý ra quyết định
và giám sát trực tiếp đối với cấp dới.
Đó là mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dới trải dài từ cấp cao nhất đến
cấp thấp nhất trong tổ chức.
- Quyền hạn tham mu: là quyền tham gia góp ý kiến, cố vấn chứ
không ra quyết định.
Chức năng của họ là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đa ra
những ý kiến t vấn cho ngời quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải
quan hệ, sản phẩm của họ là lời khuyên, những kiến nghị chứ không phải là

quyết định cuối cùng.
- Quyền hạn chức năng: là trao quyền cho một cá nhân hay bộ phận đ-
ợc ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận
khác. Tuy nhiên, phạm vi quyền hạn chức năng cần phải đợc hạn chế trong
khuôn khổ chức năng chuyên môn, đồng thời, phạm vi quyền hạn chức năng
phải đợc chỉ rõ cho ngời đợc uỷ quyền.
* Khi các nhà quản lý đợc trao quyền, họ sẽ phải chịu trách nhiệm - đó
là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động đợc phân công. Quyền hạn
không gắn liền với trách nhiệm tơng ứng sẽ tạo ra cơ hội lạm dụng, và ngợc
lại cũng không thể để cho một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc
nào đó nếu anh ta không có đủ quyền hạn để thực hiện nó.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3.4. Tầm quản lý và sự phối hợp
3.4.1. Tầm quản lý
Là số ngời và bộ phận mà một nhà quản lý có thể quản lý có hiệu quả.
Thực chất là nói lên năng lực của nhà quản lý có thể kiểm soát đợc bao nhiêu
ngời.
3.4.2. Sự phối hợp các bộ phận của tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con ngời, bộ phận,
phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu quả các yếu tố trong tổ
chức.
* Vai trò của phối hợp:
- Xây dựng đợc các kênh thông tin ngang, dọc, lên xuống thông suốt
giữa các bộ phận, các cấp.
- Duy trì đợc mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ
phận riêng rẽ.
- Duy trì đợc mối liên hệ giữa tổ chức với môi trờng có thể là trực tiếp
hay gián tiếp.
3.5. Văn hoá tổ chức

Văn hoá tổ chức là toàn bộ những giá trị tinh thần mang đặc trng riêng
biệt của tổ chức có tác động tới tình cảm, lý trí, và hành vi của tất cả các
thành viên trong tổ chức
3
.
Văn hoá tổ chức là hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn
mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ, là "xi măng chuẩn" gắn
33
Dơng Thị Liễu Tạp chí Kinh tế và Phát triển, số 74, tháng 8/2003 Văn hoá kinh doanh của các
doanh nghiệp Việt Nam
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
kết các bộ phận và con ngời của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng
cờng khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.
4. Một số mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến
4.1. Theo mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
4.1.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất đợc xây dựng theo đờng thẳng, trong
đó mỗi cấp dới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trớc một ngời lãnh
đạo trực tiếp cấp trên.
Sơ đồ 1: Sơ đồ mô hình tổ chức trực tuyến
Trong đó A1, A2,... An; B1, B2, ... Bn là những ngời thực hiện trong các
bộ phận.
* Đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:
- Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dới đợc quy định theo ngành dọc -
trực tuyến: mỗi cấp chỉ có một ngời quản lý trực tiếp.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ngời lãnh đạo doanh nghiệp
Ngời lãnh đạo tuyến 1
A

1
Ngời lãnh đạo tuyến 2
A
2
An
B1 B2 B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Ngời quản lý trực tuyến ở mỗi cấp tự điều hành không có cơ quan chức
năng giúp việc, có nghĩa là một ngời quản lý phải thực hiện tất cả các chức
năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống dới quyền của mình.
* Ưu điểm:
- Tuân thủ chế độ một thủ trởng. Do đó tạo ra sự thống nhất tập trung
cao độ trong toàn tổ chức.
- Mối quan hệ đơn giản, rõ ràng đồng thời chế độ trách nhiệm rõ ràng,
hiệu lực chỉ huy trong mô hình này rất mạnh mẽ, kịp thời, tổ chức gọn nhẹ.
* Nhợc điểm:
- Đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp do họ phải
đảm nhận, chỉ huy và chịu trách nhiệm hầu nh tất cả các lĩnh vực công việc
hoạt động.
- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ về từng mặt quản lý
trong điều hành công việc dẫn đến chất lợng, hiệu quả các quyết định thờng
không cao.
- Mối liên hệ ngang rất yếu.
- Không thể thực hiện đợc trong điều kiện phức tạp, đòi hỏi tính chuyên
môn cao trong một tổ chức.
* Phạm vi áp dụng:
Thờng chỉ áp dụng đối với tổ chức có quy mô nhỏ, sản phẩm đơn giản
4.1.2. Cơ cấu trực tuyến- chức năng
Là loại hình cơ cấu kết hợp những u điểm của loại hình cơ cấu trực
tuyến và cơ cấu chức năng.

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 2: Sơ đồ mô hình tổ chức trực tuyến - chức năng
Trong đó A1, A2, ...An; B1, B2...Bn là những ngời thực hiện trong các
bộ phận.
* Đặc điểm của mô hình trực tuyến chức năng:
- Trong mỗi cấp quản lý đều có các cơ quan chức năng. Mỗi cơ quan
chức năng chịu trách nhiệm nghiên cứu một lĩnh vực chuyên môn nhất định
giúp cho nhà quản lý các cấp ban hành quyết định quản lý. Các cơ quan chức
năng đợc phép ra quyết định cho cấp dới trong phạm vi hạn chế do ngời quản
lý uỷ quyền.
- Sử dụng ba loại mối quan hệ quyền hạn: trực tuyến, tham mu, chức năng.
- Vẫn duy trì lãnh đạo trực tuyến.
* Ưu điểm:
- Bảo đảm sự thống nhất quản lý theo cấp. Các quyết định quản lý quan
trọng đợc thực hiện trên tuyến quyền lực trực tuyến.
- Các cơ quan chức năng đợc phân công, uỷ quyền trong phạm vi chuyên
môn của mình để đa ra các quyết định quản lý kịp thời và chính xác.
- Phát huy mở rộng dân chủ thông qua phân quyền, uỷ quyền.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh
đạo
Lãnh đạo
chức năng
Lãnh
đạo
Lãnh đạo
chức năng B
A A

A
BB B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
* Nhợc điểm:
- Số lợng các phòng ban dễ tăng lên, làm cho bộ máy cồng kềnh, nhiều
đầu mối, phản ứng chậm với thay đổi của môi trờng.
- Chi phí quản lý tăng.
- Đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có trình độ và năng lực cao hơn lãnh đạo ở
các khối tuyến.
* Phạm vi áp dụng:
- Với các tổ chức có quy mô lớn và phức tạp: doanh nghiệp, tổ chức phi
Chính phủ...
- áp dụng cho các tổ chức có vấn đề giải quyết vừa phức tạp trên phơng
diện tổ chức, vừa phức tạp trên lĩnh vực chuyên môn.
4..1.3. Cơ cấu trực tuyến - tham mu
Trên cơ sở mô hình trực tuyến, mô hình trực tuyến tham mu có thêm bộ
phận tham mu cho lãnh đạo trực tuyến.
Sơ đồ 3: Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham m u
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tham mu
Ngời lãnh đạo doanh nghiệp Tham mu
Ngời lãnh đạo tuyến 1 Ngời lãnh đạo tuyến 2
Tham mu
A
1
A
2
A
n
B

1
B
2
B
n
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trong đó A1, A2...An; B1, B2...Bn là những ngời thực hiện trong các bộ
phận.
* Đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mu:
- Bộ phận tham mu này có nhiệm vụ giúp đỡ cho ngời lãnh đạo trong việc
chuẩn bị các quyết định.
- Mọi quyết định phát ra trong tổ chức nhất thiết phải do thủ trởng đảm nhận
và chịu trách nhiệm trực tiếp.
* Ưu điểm:
- Vẫn đảm bảo chế độ một thủ trởng.
- Sử dụng kinh nghiệm, kiến thức của các chuyên gia trong bộ phận tham mu.
* Nhợc điểm:
- Cơ cấu tổ chức dễ bị cồng kềnh kém hiệu quả, chậm ra quyết định.
* Phạm vi áp dụng:
- Chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
4.2. Theo quan điểm chiến lợc
4.2.1. Cơ cấu chức năng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Là loại hình cơ cấu tổ chức, trong đó từng chức năng quản lý đợc tách riêng do
một bộ phận hay một cơ quan đảm nhận, từng nhân viên chức năng phải là ngời am
hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
Sơ đồ 4: Sơ đồ mô hình tổ chức theo cơ cấu chức năng
*Đặc điểm:
- Các hoạt động tơng tự đợc nhóm thành các bộ phận, phòng ban chức

năng.
- Thủ trởng uỷ quyền trực tiếp cho các khối chức năng đợc ra quyết đinh
và trực tiếp giải quyết công việc có liên quan đến những chức năng do mình
đảm nhiệm.
* Ưu điểm:
- Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại
hàng ngày.
- Thu hút đợc nhiều chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các
vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn.
- Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
* Nhợc điểm:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lãnh đạo chức năng I
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo chức năng N....
A
1
A
2
A
3
A
n
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Vi phạm chế độ một thủ trởng: nên khó có thể phối hợp đợc tất cả các
quyết định quản lý, dẫn đến tình trạng chồng chéo, không thống nhất, thậm
chí trái ngợc nhau, không ăn khớp với nhau...
- Đổ trách nhiệm về các vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
cho cấp lãnh đạo cao nhất.
- Phối hợp ngang giữa các bộ phận chức năng yếu.

- Chuyên môn hoá quá mức tạo ra cái nhìn quá hẹp ở cán bộ quản lý.
- Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung.
* Phạm vi áp dụng:
Đợc các tổ chức áp dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ
chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn
thị trờng.
4.2.2. Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực/ sản phẩm/ thị trờng
Là cơ cấu áp dụng cho đơn vị kinh doanh chiến lợc với các tiêu chí lĩnh
vực, sản phẩm, thị trờng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực/ sản phẩm/ thị tr ờng
*Đặc điểm:
- Hợp nhóm các hoạt động, các nguồn lực, nhân sự theo sản phẩm, dịch
vụ, theo khách hàng hoặc thị trờng, mỗi nhóm tơng đối độc lập.
* Ưu điểm:
- Giúp cho việc thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi, tận dụng đợc cơ
hội và hạn chế các nguy cơ.
- Tận dụng nguồn lực và sự chú ý của tổ chức vào sản phẩm cuối cùng
và tập trung đợc nguồn lực vào các sản phẩm cơ bản.
* Nhợc điểm:
- Sự cạnh tranh giữa các đơn vị, tuyến sản phẩm về tranh giành nguồn
lực dẫn đến lãng phí nguồn lực.
- Có thể trùng lắp giữa các tuyến khi giải quyết các vấn đề tơng tự.
* Phạm vi áp dụng:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chiến lợc đơn vị
KD chiến lợc 1
Chiến lợc đơn vị
KD chiến lợc 2

Chiến lợc đơn vị
KD chiến lợc n
Chiến lợc tổ chức
Chiến lợc
chức năng 1
Chiến lợc
chức năng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Thờng đối với tổ chức có quy mô lớn, sản phẩm đa dạng, thị trờng rộng
trên nhiều địa bàn khác nhau.
4.2.3. Cơ cấu ma trận
Là loại hình cơ cấu mà bên cạnh các tuyến và bộ phận chức năng trong
cơ cấu còn hình thành nên những chơng trình và dự án để thực hiện những
mục tiên lớn và quan trọng.
Sơ đồ 6: Sơ đồ cơ cấu tổ chức ma trận
B1, B2 là bộ phận lãnh đạo theo chức năng để thực hiện chơng trình.
* Đặc điểm:
- Khi xuất hiện những mục tiêu mang tính độc lập tơng đối ngời ta
thành lập mô hình này.
- Cơ cấu này linh hoạt, năng động.
- Hình thành và giải thể cơ cấu nhanh, dễ dàng bố trí nhân lực.
- Cho phép cùng một lúc thực hiện các mục tiêu u tiên.
* Nhợc điểm:
- Vi phạm chế độ một thủ trởng, do đó dễ xảy ra tranh chấp các nguồn
lực.
- Bộ máy quản lý cồng kềnh.
II. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp
1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp nhằm hoàn thiện
quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao

động, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực, đồng thời làm cho bộ máy quản lý
gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả cao.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
B1
B1
A
A
B2
B2
G1
g1
G1
g1
C1
C1
C1
C1
G2
g1
G2
g1
C3
g1
C3
g1
C4
g1
C4
g1
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Một cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động có hiệu quả sẽ đem lại lợi ích cho
doanh nghiệp và ngời lao động. Nếu một cơ cấu tổ chức không phù hợp, hoạt
động không hiệu quả sẽ không thể thúc đẩy doanh nghiệp đi lên. Ngày nay
trong cơ chế thị trờng với sự cạnh tranh khốc liệt, tuỳ vào từng thời điểm,
từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp sẽ có những cơ cấu tổ chức
doanh nghiệp khác nhau cho phù hợp. Muốn cho cơ cấu tổ chức hoạt động có
hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp khắc phục những tồn
tại, những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý, hiện nay Nhà
nớc đã có rất nhiều những chính sách, phơng án để đổi mới lại cơ cấu tổ chức
quản lý trong các doanh nghiệp Nhà nớc nh chuyển đổi cơ cấu tổ chức bộ
máy doanh nghiệp Nhà nớc nắm giữ 100% vốn sang cơ cấu tổ chức bộ máy
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, chuyển sang mô hình Công ty
mẹ - Công ty con, cổ phần hoá....
Do đó, hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong giai đoạn hiện
nay là vấn đề cấp bách đòi hỏi Nhà nớc, các doanh nghiệp phải thực sự nỗ lực
thì mới đạt đợc mục tiêu đề ra.
2. Các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp
Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức
doanh nghiệp. Ngợc lại, cơ cấu tổ chức chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố thuộc
về môi trờng bên trong và bên ngoài tổ chức, với mức độ tác động thay đổi
theo từng trờng hợp. Có các yếu tố cơ bản là:
2.1. Chiến lợc
Chiến lợc - cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở
phân tích các cơ hội và sự đe doạ của môi trờng, những điểm mạnh và điểm
yếu của tổ chức trong đó cơ cấu đang tồn tại. Ngợc lại, là công cụ để thực
hiện các mục tiêu chiến lợc, cơ cấu tổ chức sẽ phải đợc thay đổi khi có sự
Website: Email : Tel : 0918.775.368
G1
g1

G1
g1
G2
g1
G2
g1
C3
g1
C3
g1
C4
g1
C4
g1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thay đổi chiến lợc. Động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu là sự
kém hiệu quả của thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lợc.
Bảng 1: Mối quan hệ giữa chiến l ợc và cơ cấu tổ chức
Chiến lợc Cơ cấu tổ chức
Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng
Đa dạng hoạt động dọc theo dây
chuyền sản xuất
Chức năng với các trung tâm lợi
ích- chi phí
Đa dạng hoá ngành nghề có mối quan
hệ rất chặt chẽ
Đơn vị
Đa dạng hoá các ngành nghề có mối
quan hệ không chặt chẽ
Cơ cấu hỗn hợp

Đa dạng hoá các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần
(Holding Company)
Hiện nay việc nhìn nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ
chức quản lý là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản lý doanh
nghiệp. Hay nói cách khác đó là căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để
xác lập nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sao cho phù hợp với đặc điểm
sản xuất kinh doanh đó.
2.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hởng
lớn đến cơ cấu tổ chức. Tổ chức quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức
tạp thờng có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá cao hơn,
nhng lại ít tập trung hơn các hình thức nhỏ, thực hiện những hoạt động không
quá phức tạp.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.3. Công nghệ
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh nghiệp đó đang
sử dụng có thể ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.
Các cơ cấu chú trọng đến công nghệ cao thờng có tầm quản lý thấp. Cơ
cấu phải đợc bố trí sao cho tăng cờng đợc khả năng thích nghi của tổ chức tr-
ớc sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Các tổ chức khai thác công nghệ
mới thờng có xu hớng sử dụng cán bộ quản lý cấp cao có học vấn và kinh
nghiệm về kỹ thuật, các cán bộ quản lý có chủ trơng đầu t cho các dự án h-
ớng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công
nghệ, cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều
phối hoạt động một cách chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến
hoạt động chính của tổ chức và công nghệ.
2.4. Thái độ lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực
Thái độ của cấp lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ
chức. Các cán bộ quản lý theo phơng thức truyền thống thờng thích sử dụng

những hình thức tổ chức điển hình tổ chức nh theo chức năng với hệ thống
thứ bậc, họ ít khi vận dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lới.
Hớng tới sự kiểm soát tập trung, họ cũng không muốn sử dụng các mô hình
tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lợc.
Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân
viên. Nhân lực có trình độ, kỹ thuật cao thờng hớng tới mô hình quản lý
mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao ờng thích
mô hình có nhiều tổ đội, bộ phận đợc chuyên môn hoá nh tổ chức chức năng.
2.5. Môi trờng
Những tính chất của môi trờng nh tính tích cực, tính phức tạp và mức độ
thay đổi có ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trờng phong
phú về nguồn lực, đồng thời, tập trung và ổn định , tổ chức thờng có cơ cấu
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị
nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngợc lại,
những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trờng khan hiếm nguồn
lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thờng phải xây dựng cơ cấu
tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính
chất phi tập trung với các tổ đội đa chức năng.
Địa bàn tập trung hay phân tán cũng ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản
lý. Việc mở rộng địa bàn hoạt động cũng đòi hỏi sự bố trí lao động nói chung
và lao động quản lý nói riêng, có thể dẫn đến sự xuất hiện của một cơ cấu
quản lý mới.
3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
- Tính tối u: giữa các khâu và các cấp quản lý. Trong đó cơ cấu tổ chức
có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con ngời để thực hiện các hoạt động cần
thiết. Giữa các bộ phận và các cấp tổ chức đều thiết lập đợc những mối quan

hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao,
luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng
linh hoạt với những biến động xảy ra trong doanh nghiệp cũng nh ngoài môi
trờng.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải đảm bảo tính chính
xác của tất cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo
sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh
nghiệp.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải sử dụng chi phí
quản lý đạt hiệu quả nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là đối tợng quan
hệ giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả hiệu quả kinh doanh đạt đợc.
- Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức đợc coi là có
kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu
của tổ chức.
4. Nội dung của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
4
4.1. Hoàn thiện việc phân công và phối hợp lao động trong cơ cấu tổ chức
- Hoàn thiện cơ cấu quản lý theo hớng vừa đảm bảo sự phù hợp giữa bộ
phận quản lý và bộ phận chịu quản lý: vừa gọn nhẹ và hiệu quả.
- Hoàn thiện lao động, tuyển chọn và bố trí lao động của cơ cấu tổ chức.
- Hoàn thiện hình thức phân công và hợp tác lao động trong cơ cấu tổ
chức quản lý.
4.2. Hoàn thiện việc tổ chức các phòng chức năng
Các phòng chức năng là các bộ phận bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế
hành chính... đợc phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý, có
nhiệm vụ giúp Giám đốc và các bộ phận cũng nh các cán bộ nhân viên cấp d-
ới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.

4.3. Hoàn thiện tổ chức phục vụ nơi làm việc trong cơ cấu tổ chức quản lý
Nơi làm việc là diện tích phòng làm việc, có những thiết bị, dụng cụ cần
thiết để cán bộ nhân viên quản lý có thể làm việc với hao phí ít nhất về thời
gian và thể, trí lực mà lại đạt đợc hiệu suất công tác cao nhất.
- Việc hoàn thiện tổ chức phục vụ nơi làm việc của cán bộ công
nhân viên quản lý bao gồm các yếu tố sau:
4
Hồ Văn Vĩnh Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia [tr. 193-199]
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Trang bị và sắp xếp thiết bị, đồ đạc phù hợp với chức năng và tính
chất công việc do từng cá nhân thực hiện.
+ Mỗi nơi làm việc phải đợc trang bị tơng đối đầy đủ dữ liệu, giá để
sách....
+ Bố trí hợp lý mặt bằng của bàn làm việc có xét tới phạm vi, tầm với
của nhân viên, tài liệu, dụng cụ cần đợc sắp xếp cho việc sử dụng.
+ Luôn duy trì nơi làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, thoáng mát, đẹp mắt.
4.4. Hoàn thiện điều kiện làm việc của lao động trong bộ máy quản lý
Môi trờng làm việc bao gồm toàn bộ các yếu tố bao quanh con ngời trong
quá trình lao động, hoàn cảnh vệ sinh và khí hậu, những điều kiện phục vụ và
sinh hoạt xã hội, và cả những quan hệ giữa các thành viên trong tập thể.
- Chúng ta xét tới một số yếu tố sau:
+ Chiếu sáng
+ Màu sắc
+ Tiếng ồn
+ Bầu không khí tập thể
4.5. Phối hợp hoạt động trong hệ thống quản lý
Để phối hợp có hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chọn đợc cán bộ có phẩm chất đạo đức, năng lực đúng theo yêu cầu
của công việc

- Có kế hoạch bồi dỡng những cán bộ quản lý theo yêu cầu của chất l-
ợng công việc.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Xây dựng một hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả từng loại lao động
quản lý.
- Tổ chức việc đánh giá kết quả công việc một cách khách quan nhằm
kích thích sự cố gắng thờng xuyên của cán bộ.
5. Quá trình thiết kế tổ chức
Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức
phù hợp với chiến lợc và những điều kiện môi trờng của tổ chức
5
.
Sơ đồ 7: Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức
Dù là hình thành một cơ cấu mới, hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu đang tồn
tại cũng sẽ cần thực hiện các bớc cơ bản trên.
5
Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình Khoa học Quản lý tập II, NXB Khoa học Kỹ
thuật 2002
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hởng lên cơ cấu tổ chức
nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát.
Chuyên môn hoá công việc.
Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu.
Thể chế hoá cơ cấu tổ chức.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chơng II: Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức
quản lý của Nhà Xuất bản Giáo dục tại Hà Nội
I. Đặc điểm chung về Nhà Xuất Bản Giáo dục tại Hà Nội
1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục

Giới thiệu về NXBGD:
Trụ sở chính: 81- Trần Hng Đạo - Hà Nội
Điện thoại: (844)9422011
Fax: (844) 9422010
Website: http/www.nxbgd.com.vn
Thành lập ngày 1- 6 -1957, đến 21- 5 - 2003, Thủ tớng Chính phủ ra
Quyết định số 102/2003/QĐ - TTg phê duyệt đề án thí điểm chuyển
NXBGD sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con. Ngày 28 -7
- 2003, Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số
3961/QĐ - BGD& ĐT - TCCB tổ chức lại NXBGD thành Công ty mẹ trong
mô hình Công ty mẹ - Công ty con.
Tên Việt Nam và tên giao dịch quốc tế là Nhà xuất bản Giáo dục
Tên tiếng Anh là Education Publishing House (viết tắt là EPH)
Căn cứ vào đặc trng và thành quả tiêu biểu ngời ta chia quá trình hình
thành và phát triển của NXBGD thành những giai đoạn cụ thể nh sau:
Giai đoạn 1: Những ngày đầu hoạt động (1957 - 1963):
Trong giai đoạn này hoạt động chủ yếu của NXBGD là làm công việc
tiếp nhận bản thảo, biên tập kỹ thuật, gia công in và giao cho sở phát hành
trung ơng phân phối, cha có đủ điều kiện để biên tập nội dung bản thảo.
Giai đoạn 2: Hoạt động xuất bản trong thời kỳ đầu của cuộc kháng
chiến chống Mỹ (1964 - 1970):
Trong giai đoạn này, NXBGD đã tổ chức lấy ý kiến đóng góp cho sách
giáo khoa qua đờng bu điện và đợc bạn đọc hởng ứng rộng rãi, đã nhận đợc
hàng ngàn bức th góp ý, giúp cho việc sữa chữa tái bản sau này.
Website: Email : Tel : 0918.775.368