Báo cáo tổng hợp về Công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng HĐND&UBND TP Hòa Bình

Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi
tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính
thức với nhau. Chúng ta có thể hiểu “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý , điều hành
công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ
chức Chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân”.
Từ khái niệm trên chúng ta có thế thấy văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan,
đơn vị. Đây là hoạt động thường xuyên, không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng
trong việc quyết định hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong đó
chúng ta cần quan tâm đến công tác quản lý văn bản đi vì trong khi giải quyết các
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, các cơ quan, đoàn thể… đều phải xử
lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (văn
bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt
động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; đồng thời cũng góp phần rèn luyện
tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong khi thực hiện công
việc được giao.
Qua thời gian thực tập tại UBND thành phố Hòa Bình, em đã có điều kiện
thâm nhập thực tế công việc vê công tác văn thư. Vận dụng những kiến thức lý luận
đã được học ở Học viện, cùng với sự quan tâm, giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình
của các cô chú ở Văn phòng HĐND&UBND, em đã được tìm hiểu kỹ hơn về
nghiệp vụ văn thư, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình giải
quyết các công việc trong thực tế. Với bài báo cáo của mình, em xin trình bày cụ
thể một trong những nội dung của nghiệp vụ văn thư là: Công tác quản lý văn bản
đi, vì văn bản đi là những văn bản do chính cơ quan soạn thảo, ban hành và quản
lý; việc thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các khâu nghiệp vụ khác của văn thư
cũng như hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan có hiệu quả hơn.
1
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
NHẬT KÝ THỰC TẬP

- Địa điểm thực tập: UBND thành phố Hòa Bình
- Đơn vị trực tiếp thực tập: Văn phòng HĐND&UBND TP Hòa Bình
THỜI GIAN NỘI DUNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ
Tuần 1
- Học nội quy, quy chế của cơ quan
- Vào sổ văn bản đến
- Gửi văn bản đi đến các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc
(qua bưu điện)
Tuần 2
- Đóng sổ lưu văn bản
- Kiểm tra văn bản, tìm những văn bản còn thiếu để lưu
- Gửi văn bản tới 15 UBND xã, phường (qua bưu điện)
Tuần 3
- Nhận, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến
- Vào sổ văn bản đến
- Vào sổ đăng lý văn bản đi
- Đóng đấu cơ quan vào văn bản đi
Tuần 4
- Sao gửi văn bản
- Phân loại và gửi công văn tới các phòng ban
- Đóng dấu văn bản Sao gửi
Tuần 5
- Trình văn bản đến tới Chánh Văn phòng
- Vào sổ nơi tiếp nhận văn bản
- Chuyển văn bản tới Thủ trưởng cơ quan
Tuần 6
- Phân loại, bóc bì và đóng dấu văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến
- Đóng dấu và đăng ký văn bản đi

- Sao gửi văn bản
- Chuyển văn bản tới các phòng ban
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÒA BÌNH
2
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1. Giới thiêu chung
Thành phố Hòa Bình là tỉnh lị tỉnh Hòa Bình, được Chính phủ ban hành
Nghị định 126/NĐ-CP công nhận là thành phố trực thuộc tỉnh vào ngày 27 tháng
10 năm 2006. Trên bản đồ hành chính hiện nay, sông Đà chia thành phố thành 2
phần: bên bờ phải và bên bờ trái.
Thành phố Hòa Bình có 148,2 km
2
diện tích tự nhiên và dân số 93.409 người
( tháng 7 năm 2009 ), mật độ dân số là 608 người/km
2
(lớn gấp 3,9 lần dân số toàn
tỉnh), trong đó số dân đông nhất là dân tộc Kinh rồi đến các dân tộc Mường, Dao,
Thái, Tày. Thành phố Hòa Bình bao gồm 15 đơn vị hành chính gồm 8 phường:
Phương Lâm, Đồng Tiến, Chăm Mát, Tân Hòa, Tân Thịnh, Hữu Nghị, Thịnh Lang,
Thái Bình và 7 xã: Dân Chủ, Sủ Ngòi, Thống Nhất, Yên Mông, Hòa Bình, Thái
Thịnh, Trung Minh.
Vị trí địa lý: Thành phố nằm ở tọa độ địa lý 20
o
30’-20
o
50’ vĩ bắc và
105
o
15’-105

o
25’ kinh đông, cách thủ đô Hà Nội 76km về phía Tây. Phía Đông
thành phố giáp huyện Kỳ Sơn và huyện Kim Bôi; phía Tây giáp huyện Cao Phong
và Đà Bắc; phía Nam giáp huyện Cao Phong; phía Nam giáp huyện Thanh Sơn,
tỉnh Phú Thọ.
Trụ sở của UBND thành phố Hòa Bình được đặt tại số 62, đường Cù Chính
Lan, phường Phương Lâm,TP Hòa Bình, tỉnh Hòa Bình.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Hòa Bình
2.1. Chức năng:
Theo Điều 2, Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003, UBND Tp do
HĐND cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương góp phần đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển
kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên
địa bàn.
3
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung
ương tới cơ sở.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND, UBND cấp huyện có những nhiệm vụ,
quyền hạn sau:
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính

cấp trên trực tiếp.
2.2.2. Trong lĩnh vực đất đai:
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, phường.
2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức lập, trình duyệt hay xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp.
2.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
4
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch
trên địa bàn thành phố.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
2.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thể
thao:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển giáo dục, y tế… trên địa bàn
và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo
dục, quản lý các trường tiểu học, THCS, trường dạy nghề, tổ chức các trường mầm
non, thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù
chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử.
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong

trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể thao,
bảo vệ phát huy các giá trị di tích lịch sử văn hóa và danh lam thắng cảnh do địa
phương quản lý.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân, phòng chống dịch
bệnh, bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật trẻ mồ côi không nơi nương tựa,
bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số kế hoạch hóa gia đình.
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành và xuất bản phẩm.
5
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tổ chức, chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức
thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân
đaok.
2.2.6. Trong lĩnh vực khoa hoc, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ đời
sống và sản xuất của nhân dân.
- Tổ chức thực hiện việc bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt.
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa trên địa bàn.
Ngoài ra UBND còn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn khác trong lĩnh
vực quốc phòng an ninh, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi
hành pháp luật, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
- Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003
- Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2008 của Chính
phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

- Căn cứ Quyết định số 582/QĐ-UBND ngày 17 tháng 3 năm 2008 của
UBND tỉnh Hòa Bình về việc sắp xếp, tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND các huyện, thành phố Hòa Bình
6
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp

7
CHỦ TỊCH
Phó Chủ tịch
(phụ trách đô thị)
Phó Chủ tịch
(phụ trách kinh tế)
Phó Chủ tịch
(phụ trách văn xã)
Đội
TT
ĐT
P.
Quản
lý đô
thị
TT
KK
PT
KT
P.
Kinh
tế
P.
TN

MT
HĐ
GP
MB
P.
Dân
tộc
P.
Văn
hóa
P.
Tư
pháp
VP
HĐND&
UBND
P.
Y tế
P.
Giáo
dục
Hội
Chữ
thập
đỏ
P.
Thống
kê
Đài
TT-

TH
P.
TCKH
BQL
XDCB
P.
LĐ TB
&XH
P.
Nội vụ
Thanh
tra TP
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Hòa Bình
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4. Hoạt động của UBND thành phố Hòa Bình
Cơ quan hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vai
trò lãnh đạo tập thể của UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố; thực hiện đường lối, chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước.
4.1. Xây dựng chương trình công tác của UBND thành phố:
Căn cứ chương trình nhiệm vụ công tác của cơ quan cấp trên giao và chức
năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thủ trưởng cơ quan chỉ đạo việc lập chương
trình hành động và kế hoạch công tác của cơ quan. Các cơ quan chuyên môn, đơn
vị thuộc UBND TP, UBND các xã, phường gửi Văn phòng HĐND&UBND TP
danh mục các chương trình, đề án cần trình UBND TP, Chủ tịch UBND TP ban
hành hoặc trình HĐND TP thông qua. Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, dự kiến
chương trình công tác của UBND TP, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý
kiến. Các cơ quan này có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng hoàn chỉnh trình
Chủ tịch UBND TP xem xét việc trình UBND TP vào phiên họp thường kỳ cuối
năm (đối với chương trình công tác năm) hoặc trình Chủ tịch phê duyệt (đối với

chương trình công tác quý, tháng, tuần). Sau đó Văn phòng HĐND&UBND TP gửi
các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND TP và UBND các phường, xã
biết để thực hiện.
4.2. Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản:
Tất cả về hồ sơ, đề án văn bản do cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND
TP, UBND các phường, xã chủ trì soạn thảo, trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND TP phải qua Văn phòng làm thủ tục vào sổ công văn đến. Văn phòng thực
hiện việc thẩm tra thủ tục hành chính, nội dung, hình thức và thể thức văn bản.
Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP cho ý kiến giải quyết hoặc ký ban
hành, Văn phòng chịu trách nhiệm phát hành văn bản trong thời gian không quá 02
ngày, kể từ ngày văn bản được ký, đảm bảo đúng thủ tục, đúng địa chỉ.
8
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thường
xuyên việc thi hành văn bản tại địa phương khi cần thiết, quyết định xử lý hoặc báo
cáo cho cơ quan có thẩm quyền xử lý văn bản trái pháp luật. Phòng Tư pháp có
trách nhiệm giúp UBND TP thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác
kiểm tra văn bản tại địa phương theo quy định tại Nghị định số 135/2003/NĐ-CP
ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
4.3. Chế độ hội hop, tiếp khách, đi công tác và thông tin báo cáo:
UBND TP họp mỗi tháng ít nhất 1 lần, thời gian triệu tập phiên họp do Chủ
tịch UBND TP quyết định.Chủ tịch, các Phó Chủ tịch tiến hành họp giao ban định
kỳ vào thứ 6 hàng tuần.
Văn phòng trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND TP về thời gian và nội
dung tiếp khách theo đề nghị của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc
UBND TP hoặc của khách; phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương
trình, nội dung và tổ chức phục vụ cuộc tiếp, làm việc của thủ trưởng UBND TP.
Đối với các cơ quan, đơn vị có khách nước ngoài phải phối hợp với Công an TP, cơ
quan liên quan để đảm bảo an ninh, an toàn cho khách và cơ quan theo quy định
của pháp luật.

Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP đi công tác ngoài
phạm vi thành phố hoặc vắng mặt trên 03 ngày phải báo cáo và được sự đồng ý của
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND TP phụ trách; đồng thời trong thời gian vắng
phải ủy quyền cho cấp phó của mình giải quyết công việc thay. Chủ tịch, Phó Chủ
tịch và Ủy viên UBND TP, thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND
TP phải dành thời gian thích hợp để đi cơ sở, tiếp xúc với nhân dân, kiểm tra, nắm
bắt tình hình thực tế, kịp thời giúp cơ sở giải quyết khó khăn, vướng mắc những
phát sinh và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm.
Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND TP phải thực hiện
đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất của UBND TP, cơ quan chuyên
9
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
môn cấp tỉnh; đồng thời có trách nhiệm tổng hợp báo cáo về ngành, lĩnh vực theo
yêu cầu của UBND TP, Thành ủy, HĐND TP.
4.4. Tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo:
UBND thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo đúng
quy định của pháp luật. Chủ tịch UBND TP quy định lịch tiếp dân vào ngày 14 và
30 hàng tháng.
5. Quan hệ phối hợp công tác của UBND thành phố
UBND thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, của Chủ tịch
UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành các Nghị quyết của HĐND thành phố; đồng
thời chịu sự giám sát của HĐND thành phố thực hiện các Nghị quyết của thành ủy,
đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
UBND TP phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việc
chuẩn bị các chương trình và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND; các báo cáo, đề
án của UBND TP trình HĐND TP giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình
thực hiện Nghị quyết của HĐND TP; giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của
HĐND, các Ban của HĐND TP và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND TP.
UBND TP phối hợp chặt chẽ với Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố và các
Đoàn thể nhân dân thành phố chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân;

tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyền
vững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và
pháp luật của Nhà nước. UBND TP có trách nhiệm xem xét, giải quyết theo thẩm
quyền các kiến nghị của UBMTTQVN và các Đoàn thể nhân dân.
UBND phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân thành phố
trong việc đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật, giữ
vững kỷ cương, kỷ luật hành chính và tổ chức việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật
tại địa phương.
10
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN II: ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND&UBND TP HÒA BÌNH
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước luôn cần đến một công
cụ quan trọng để giúp cho hoạt động có hiệu quả, đó là văn bản. Việc làm công
văn, giấy tờ và quản lý chúng cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm
ngặt theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Đây là hoạt động không thể
thiếu được ở bất cứ cơ quan nào và công việc này phần lớn được thực hiện bởi hoạt
động văn phòng. Tại UBND TP Hòa Bình, Văn phòng HĐND&UBND chịu trách
nhiệm tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong cơ quan đảm bảo cho
hoạt động của cơ quan có hiệu quả.
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG HĐND &
UBND THÀNH PHỐ
1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND&UBND là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp HĐND,
Chủ tịch HĐND, giúp UBND và Chủ tịch UBND TP về các lĩnh vực chính trị, kinh
tế, xã hội ở địa phương.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Trường trực HĐND, các Ban của
HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND TP
giao.

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND TP trong chỉ đạo,
điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch
UBND TP tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND TP.
- Hướng dẫn HĐND và UBND các xã, phường trên địa bàn thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của HĐND, Chủ tịch HĐND, UBND, Chủ tịch
UBND TP.
11
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tham mưu giúp UBND TP quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ.
- Giúp UBND TP chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính, trực tiếp
phụ trách bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa”.
- Chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND TP quản lý công tác văn thư, lưu
trữ hồ sơ, tài liệu của HĐND&UBND TP, công tác hành chính, quản trị. Bảo đảm
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND TP.
- Giúp HĐND&UBND báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của địa phương
với Thành ủy, HĐND&UBND tỉnh.
- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ về công tác của Văn phòng
với HĐND&UBND TP.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND&UBND TP giao.
II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TP
1. Tổng quan về công tác văn thư
1.1. Khái niệm:
Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin về văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan. Có thể hiểu công tác
văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn
bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ
quan đó.
1.2. Vai trò, ý nghĩa:
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và

chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và
chế độ, đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính
xác.
- Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của cơ
quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của Đảng
12
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính
phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
- Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị
dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
- Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan
(của cá nhân, tập thể) phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt
động của cơ quan.
- Góp phần gìn giữ những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc
tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ.
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND TP Hòa Bình
1.4. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những công việc chủ yếu sau:
- Xây dựng và ban hành các văn bản bao gồm các công đoạn:
+ Soạn thảo văn bản
+ Duyệt văn bản
+ Đánh máy, nhân bản
13
Chánh Văn phòng
(phụ trách chung)
Phó Chánh văn phòng
(phụ trách tổng hợp)
Phó Chánh văn phòng
(phụ trách HC)

Văn thư
– Lưu
trữ
Tổng
hợp
Kế
toán
Tạp vụ Lái xe Thủ
quỹ
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Ký, ban hành văn bản
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
+ Tổ chức và giải quyết văn bản đến
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
+ Đóng dấu văn bản
+ Quản lý và bảo quản con dấu
2. Tình tình thực hiện công tác văn thư tại UBND TP
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để
tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan nhà nước, được coi là bộ mặt
của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu
chính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa…
Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến
hiệu quả hoạt động của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của
công tác quản lý công văn, UBND TP cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận,
xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo
văn bản đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.
Trong công tác văn thư, các khâu nghiệp vụ chủ yếu là:

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
- Công tác quản lý văn bản đi
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
14
Duyệt
bản thảo
văn bản
Trình ký
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trong quá trình đi sâu vào tìm hiểu thực tế công tác văn thư tại UBND TP,
em thấy nhìn chung văn bản của UBND đều đúng với quy định của Nhà nước. Cụ
thể như sau:
2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Để đảm bảo cho mọi văn bản của UBND TP được thực hiện nghiêm túc, đầy
đủ, chính xác, đúng quy định, có tính khả thi và hiệu quả cao, UBND TP Hòa Bình
đã xây dựng quy trình soạn thảo văn bản gồm 5 bước:
- Bước 1: Xác định mục đích, ý nghĩa, nội dung văn bản; đặt tên loại văn
bản; xác định các ý chính và thu thập, xử lý thông tin
- Bước 2: Xây dựng đề cương và tiến hành soạn thảo
- Bước 3: Xin ý kiến lãnh đạo, duyệt bản thảo văn bản
- Bước 4: Trình ký văn bản
- Bước 5: Phát hành văn bản
Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản
Quá trình soạn thảo văn bản là một hoạt động rất quan trọng trong công tác
văn thư, là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, đòi hỏi cán bộ
văn thư phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản của
cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả. Thực tế, cán bộ văn thư ở UBND TP đã
làm rất tốt công tác kiểm tra văn bản trước khi phát hành, đảm bảo văn bản đạt các

yêu cầu về thể thức, ban hành văn bản nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên vẫn có
15
Căn cứ nhu cầu
công việc
Thu thập
thông tin
Xây dựng đề
cương
Tiến hành
soạn thảo
Xin ý
kiến lãnh
đạo
Làm thủ
tục phát
hành
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
một số văn bản do các phòng ban soạn thảo chưa thật sự chuẩn về thể thức theo
Thông tư 01/2011/BNV thay thế Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP nhưng vẫn
được phát hành (ví dụ, thành phố Hòa Bình là TP trực thuộc tỉnh, trùng với tên tỉnh
thì phải thêm (TP.) ở địa danh ghi trên văn bản).
2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận từ bên
ngoài gửi đến. Công tác quản lý văn bản đến của Văn thư UBND đều được thực
hiện theo đúng nguyên tắc và quy định của Nhà nước, bao gồm các bước sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Trình Chánh văn phòng xem toàn bộ văn bản đến. Sau khi có ý kiến chuyển
lại cho văn thư vào sổ tiếp

- Chuyển giao văn bản
- Theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Năm 2010, UBND TP đã tiếp nhận 4818 văn bản. Trong đó, văn thư đã chia
ra các loại sổ đăng ký: đơn thư, chỉ thị, thông báo, giấy mời, thông tư, báo cáo,
công văn thường, nghị quyết, nghị định, quyết định. Tất cả văn bản đến được đăng
ký ngay trong ngày đến và do văn thư quản lý thống nhất. Hình thức đăng ký bằng
máy tính vẫn chưa được sử dụng.
2.3. Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả văn bản, tài liệu, thư từ gửi ra ngoài cơ quan. Quy trình
quản lý văn bản đi của cơ quan được thực hiện như sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
- Trình ký văn bản
- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có)
16
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
- Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo hướng dẫn
của Nhà nước như Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 29/9/2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu. UBND có các loại dấu như: Dấu cơ quan, dấu văn
phòng, dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu chuyển,… được cán bộ văn thư quản
lý nghiêm ngặt và chặt chẽ, có tủ bảo quản riêng; không có tình trạng đóng dấu
nhầm, không đúng thẩm quyền.
2.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Đây là công việc được cán bộ văn thư lưu trữ thực hiện vào cuối năm. Hồ sơ
được lập theo tên loại văn bản, chia ra thành từng năm. Mỗi tập hồ sơ có danh mục
văn bản xếp theo thứ tự từ số 01 đến số cuối cùng công văn đến hoặc công văn đi

trong một năm; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu văn bản. Tuy
nhiên, hiên nay cơ quan vẫn chưa có phòng lưu trữ riêng mà tủ hồ sơ được đặt
chung ở phòng văn thư; cũng có trường hợp một số phòng ban chưa chuyển lại hồ
sơ đúng hẹn làm lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để lưu trữ.
3. Công tác quản lý văn bản đi của UBND TP Hòa Bình
Văn bản đi của UBND TP Hòa Bình do cán bộ văn thư quản lý và giải quyết
là những văn bản của UBND đã được lãnh đạo UBND ký, sau đó văn thư đóng dấu
và làm thủ tục ban hành văn bản.
Việc chuyển giao văn bản đi của UBND TP Hòa Bình được thực hiện theo
nguyên tắc:
- Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký, đóng dấu, làm các thủ tục
gửi đi
17
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Vai trò chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng,
sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa và phải kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số,
ngày tháng của văn bản trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số
lượng và thời gian yêu cầu.
Văn bản do cơ quan ban hành ra phản ánh toàn bộ các mặt công tác trong
hoạt động của cơ quan. Tất cả các văn bản đi đều phải qua cán bộ văn thư quản lý,
tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan và phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời,
chính xác, bí mật và đúng đối tượng.
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được đánh máy và trình bày
sạch sẽ, gọn gàng trên khổ giấy A4. Đối với các văn bản khẩn thì được làm thủ tục
chuyển phát ngay sau khi văn bản được hoàn thiện.
Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND TP Hòa Bình: Năm 2010,
UBND đã ban hành được 5678 văn bản đi bao gồm:
Công văn thường: 1276
Quy phạm pháp luật: 02 Quyết định
Thông báo: 115

Báo cáo: 103
Quyết định: 3088
Giấy mời: 114
Giấy phép xây dựng: 307
Sao gửi: 548
Trong đó văn bản đi của Văn phòng HĐND&UBND là 75 văn bản, bao
gồm: Công văn thường: 40, Thông báo: 29, Báo cáo: 01, Quyết định: 05 văn bản.
Mỗi loại có một quyển sổ đăng ký riêng nên văn bản thuộc loại nào thì đăng
ký vào loại sổ đó.
18
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi của UBND TP Hòa Bình bao gồm các bước
sau:
3.1. Kiểm tra lại thể thức văn bản
Văn bản của các phòng ban chuyên môn sau khi hoàn thành, trước khi trình ký
sẽ được cán bộ văn phòng kiêm nhiệm kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Sau đó khi trình ký xong sẽ chuyển sang cho cán bộ văn thư để
đóng dấu. Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
sẽ tiến hành kiểm tra lại một lần nữa, nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Thực tế tồn tại:
Một số văn bản do các phòng ban soạn thảo còn chưa đúng với hình thức, thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Ví dụ như:
- Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
19

Đóng dấu, làm
thủ tục phát
hành
Ý kiến chỉ
đạo của lãnh
đạo
Đơn vị chuyên
môn nhân bản
văn bản
Văn phòng
kiểm tra thể
thức
Văn thư đăng
ký văn bản vào
sổ
Phòng ban
chuyên môn dự
thảo văn bản
Trình ký
văn bản
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Cỡ chữ dòng trên là 12 – 13 nhưng nhiều văn bản là 14, dòng kẻ bên dưới
chỉ gạch ½ độ dài của dòng chữ.
- Số, ký hiệu của văn bản: Nếu số của văn bản dưới 10 thì phải thêm 0 vào
trước nhưng nhiều văn bản chưa làm đúng quy định này ( Số: 2/TB-UBND).
Nếu là công văn thì ký hiệu của văn bản không cần ghi là CV nhưng một số
văn bản vẫn mắc lỗi này ( Số: 32/CV-UBND).
- Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: Theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bô Nội vụ Hướng dẫn thể thức
và cách thức trình bày văn bản hành chính, địa danh ghi trên văn bản của cơ quan

thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành
phố (TP.), tuy nhiên do một số phòng ban vẫn quen với hình thức trước nên chưa
kịp thay đổi (Hòa Bình, ngày 12 tháng 4 năm 2011).
- Đối với Quyết định của UBND, sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy (;) và căn
cứ cuối cùng là dấu phẩy (,), nhưng có văn bản lại dùng dấu phẩy (,) và căn cứ cuối
cùng là dấu hai chấm (:).
- Các điều khoản được in đậm và sau mỗi điều khoản là dấu chấm ( Điều 1.),
tuy nhiên vẫn có văn bản chưa đúng thể thức này ( Điều 1:).
- Nơi nhận: Theo quy định, đối với công văn hành chính, phía dưới từ “Nơi
nhận” là “Như trên”, nhưng nhiều công văn đề là “Như kính gửi”, hoặc “Như đề
gửi”.
Ngoài ra còn một số công văn thiếu phần trích yếu. Những văn bản này khi
chuyển cho cán bộ văn thư đã kịp thời phát hiện và thông báo cho cán bộ chuyên
môn làm lại văn bản để hoàn thiện văn bản theo đúng quy định của Nhà nước.
3.2. Trình văn bản
Công tác trình ký của UBND thành phố Hòa Bình được thực hiện theo quy
trình: Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban nào sẽ do phòng ban đó soạn thảo và
20
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phải được kiểm định tính hợp pháp và hợp lý của văn bản. Sau đó văn bản sẽ được
trình ký thông qua Văn phòng xem xét và trình lên lãnh đạo cơ quan.
Trưởng các phòng ban chủ động theo kế hoạch của các bộ phận hoặc ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo để soạn thảo văn bản. Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo
phải tuân thủ tư tưởng chỉ đạo của lãnh đạo thực hiện nội dung văn bản và đúng
theo quy định mà Nhà nước đề ra.
Khi có nhu cầu phối hợp giữa các bộ phận để soạn thảo văn bản thì các bộ
phận liên quan phải tạo điều kiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn mà
mình phụ trách. Các cán bộ chủ trì chủ động liên hệ với các phòng ban liên quan để
thống nhất và soạn thảo văn bản.
Sau khi cán bộ chuyên môn thực hiện việc soạn thảo và kiểm tra lại văn bản

thì trình lãnh đạo ký. Văn bản được lãnh đạo ký sẽ được chuyển cho văn thư để lấy
số văn bản.
3.3. Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản:
Tất cả văn bản đi của cơ quan đều được đánh số theo hệ thống số chung của
UBND do văn thư thống nhất quản lý. Văn bản loại nào thì được đánh số theo số
của tên loại văn bản đó. Mỗi loại đều được đánh số liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày
01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại
điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
21
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản:
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản
4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Ngày, tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn
bản có hiệu lực. Văn bản ban hành ngày nào thì phải ghi ngày ấy, đối với những
ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước. Đây là một trong những yếu tố
quan trọng giúp cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được tiện
lợi.
Văn bản của UBND thành phố Hòa Bình nhìn chung là đúng thể thức, số và
ký hiệu đầy đủ. Tuy nhiên vẫn có tình trạng trùng lặp số, bị cách số do các phòng
ban lấy số nhưng cán bộ văn thư chưa vào sổ luôn nên đôi khi dẫn đến nhầm lẫn.

3.4. Đóng dấu văn bản
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Dấu của cơ quan
chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tuyệt đối không được
đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống). Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng,
đúng quy định trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang
đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hay tên của phụ lục.
3.5. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi của UBND TP Hòa Bình được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi của cơ quan. Sau khi hoàn thiện văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký văn
bản đi. Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào
nhằm tạo thuận lợi cho việc tra cứu và quản lý số lượng văn bản ban hành trong
một năm.
22
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sổ đăng ký văn bản đi khi hết năm thì bắt đầu sổ mới. Sổ phải được Chánh
Văn phòng ký duyệt sử dụng và đóng dấu cơ quan ở trang đầu trước khi dùng. Văn
thư chịu trách nhiệm về việc đăng ký, giữ gìn và bảo quản sổ. Sổ đăng ký văn bản
đi được phân làm các sổ riêng theo tên loại văn bản: Sổ đăng ký văn bản đi của
Văn phòng, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Thông báo, Quy phạm pháp luật, Giấy
mời, Cấp giấy phép xây dựng, Sổ Sao gửi, Công văn thường…
Trang cuối sổ dùng để ghi chứng từ kết thúc. Trong đó ghi rõ đặc điểm của
sổ trong quá trình đăng ký, sử dụng và bảo quản như tình trạng nhảy số, trùng số,
trang nào bị rách, hỏng… Chứng từ kết thúc do Chánh Văn phòng ký xác nhận và
đóng dấu cơ quan, văn thư ký và ghi rõ họ tên.
Khi đăng ký văn bản cán bộ văn thư dùng loại mực bền màu, chữ viết rõ
ràng, sạch sẽ, khoảng cách giữa các công văn là một dòng, không tẩy xóa, xé trang.
Sổ được sử dụng và bảo quản theo đúng quy định, hết năm nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan.
Văn bản được ban hành trong ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký vào
sổ ngày đó. Hiện nay ở UBND thành phố Hòa Bình thực hiện đăng ký văn bản đi
bằng sổ và đang dự kiến áp dụng việc đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng
chương trình quản lý văn bản.
Các văn bản đi của UBND thành phố Hòa Bình được đăng ký vào sổ theo
mẫu sau:
23
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bìa sổ

Ghi chú:
(1): Tên loại văn bản
(2): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi
(3): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ
(4): Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ
(5): Số thứ tự của quyển sổ
Phần đăng ký văn bản đi: Trình bày trên khổ giấy A
3
(420 x 297mm), gồm
các cột mục theo mẫu sau:
Ngày,
tháng
văn bản
Số, ký
hiệu văn
bản
Tên loại và
trích yếu nội
dung

Người
ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị, người
nhận bản lưu
Số lượng
bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Ghi chú:
24
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÒA BÌNH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
…………………(1)
Năm: 20…(2)
Từ ngày…… đến ngày (3)…
Từ số………đến số……(4)……
Quyển số:…(5)…
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Cột 1: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng
1,2 thì phải thêm số 0 ở trước (ví dụ: ngày 03 tháng 01 năm 2011)
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Cột 4:Ghi tên người ký văn bản
Cột 5: Ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại
thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay
sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự đối với văn bản đi (loại
thường) ; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi
vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
3.6. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải thực hiện nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị
nhầm lẫn, chậm chễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm
giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành.
Văn bản của cơ quan được chuyển cho nội bộ cơ quan và các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có liên quan. Nếu chuyển cho nội bộ các phòng ban trong cơ quan thì
25