Các bước lưu ý khi tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu

Giao Hàng Và Trọng Tài
Sau khi kí kết hợp đồng mua bán ngoại thương doanh nghiệp xuất khẩu, với tư
cách là một bên kí kết, phải thực hiện hợp đồng đó. Việc này đòi hỏi phải có sự
tuân thủ những quy định của luật quốc gia và luật quốc tế, cũng như các tập quán
quốc tế. Đồng thời, phải bảo đảm đợc quyền lợi của quốc gia cũng như quyền lợi
và
uy tín của doanh nghiệp. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu
công việc để thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp xuất khẩu cần có sự cố gắng tiết
kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ
giao dịch.
Các bước tiến hành để thực hiện hợp đồng xuất khẩu:
1 - Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá
Đây là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu
khác trong quá trình xuất khẩu hàng hoá với xu hướng mở rộng quan hệ hợp tác
Quốc tế. Với chiến lược hướng về xuất khẩu như hiện nay, Nhà nước ta đã và đang
tạo ra những điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sản xuất kinh doanh hàng.
2 - Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu thông qua việc mua đứt bán
đoạn , gia công, hàng đổi hàng, đại lý thu mua, hoặc nhận uỷ thác xuất khẩu.
Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu có một ý nghĩa quan trọng bởi nó đảm bảo
đợc phẩm chất hàng hoá khi vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và phân loại hàng
hoá, đồng thời gây ấn tợng có thể làm ngời mua thích thú. Trong kinh doanh Quốc
tế ngời ta dùng nhiều loại bao bì khác nhau, thông thờng đợc phân loại theo dụng
cụ của nó như: hòm, bao, kiện,
Kẻ kí mã hiệu hàng hoá xuất khẩu: Kí mã hiệu là những kí hiệu bằng chữ,
bằng số hoặc bằng vẽ hình đợc ghi trên bao bì nhằm thông báo những thông tin cần
thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ, bảo quản. Kí mã hiệu cần phải sáng sủa, rõ ràng,
dễ đọc, không phai mờ, không ảnh hởng tới phẩm chất của hàng hoá.
3 - Kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất khẩu
Đây là công việc cần thiết, nhằm bảo đảm quyền lợi của nhà nhập khẩu,
ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm rõ ràng của các khâu

trong sản xuất tạo nguồn hàng và đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu.
Trước khi xuất khẩu, các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm nghiệm và
kiểm dịch hàng hoá. Việc kiểm tra chất lượng hàng hoá do hai bên tự chịu trách
nhiệm thông qua hợp đồng. Cơ quan nhà nước có chức năng kiểm tra chất lượng
hàng
hoá xuất khẩu, có quyền thu hồi giấy phép về tự kiểm tra hàng hoá đó đối với các
doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu tự kiểm nghiệm mà không làm đúng chức
năng của mình. Việc kiểm tra có thể tiến hành ở cửa khẩu hoặc tại cơ sở, tuỳ thuộc
vào đặc điểm của từng loại hàng hoá.
4 - Thuê tàu
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, người có hàng nh-
ng lại không có công cụ, phơng tiện vận tải biển để chuyên chở cho nên khi giành
được quyền thuê tàu họ phải đi thuê các tổ chức vận tải biển để chuyên chở hàng
hoá xuất nhập khẩu. Vì vậy nảy sinh nghiệp vụ thuê tàu. Việc thuê tàu chở hàng
dựa vào các căn cứ sau:
+ Những điều khoản hợp đồng mua bán
+ Điều kiện vận tải.
Tuỳ theo điều kiện hàng đối lưu, người ta có thể thuê khứ hồi hoặc chuyên chở
liên tục. Nếu hàng hoá không có khối lượng lớn thì ngời ta thường đăng kí (lưu
cước)
chỗ của một tàu trọ để chở hàng. Thông thờng, trong nhiều trờng hợp, doanh
nghiệp kinh doanh xuất khẩu thờng uỷ thác việc thuê tàu, lu cớc cho một công ty
vận tải: Letfracht, Transimex
5 - Mua bảo hiểm:
Chuyên chở hàng hoá bằng đường biển thờng gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì
vậy, trong kinh doanh quốc tế, bảo hiểm hàng hoá đờng biển là loại bảo hiểm phổ
biến nhất. Căn cứ vào các điều khoản, phương thức vận chuyển mà nhà xuất khẩu
hay nhập khẩu tiến hành mua bảo hiểm hay không. Hợp đồng bảo hiểm có thể chia
thành:
+ Hợp đồng bảo hiểm chuyến là hợp đồng bảo hiểm một chuyến hàng từ nơi

này đến nơi khác ghi trên hợp đồng bảo hiểm. Trách nhiệm của ngời bảo hiểm bắt
đầu và kết thúc theo điều khoản từ kho đến kho.
Hợp đồng bảo hiểm chuyến thể hiện bằng đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng
nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp. Đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo
hiểm có giá trị pháp lý nh nhau.
+ Hợp đồng bảo hiểm bao là hợp đồng bảo hiểm nhiều chuyến hàng trong
một thời gian nhất định, thờng là một năm. Đối với các chủ hàng có khối lợng
hàng hoá xuất nhập khẩu lớn và ổn định, thông thờng họ ký kết với công ty bảo
hiểm một hợp đồng bảo hiểm bao, trong đó ngời bảo hiểm cam kết sẽ bảo hiểm tất
cả các chuyến hàng xuất nhập khẩu trong năm.
Tuỳ theo phơng thức mua bán của nhà kinh doanh xuất khẩu mà mua bảo
hiểm nào. Khi kí kết hợp đồng bảo hiểm cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm sau:
- Bảo hiểm mọi rủi ro ( Điều kiện bảo hiểm A)
- Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng ( Điều kiện bảo hiểm B)
- Bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng ( Điều kiện bảo hiểm C)
6 - Làm thủ tục hải quan:
+ Khai báo hải quan: Chủ hàng phải khai báo hải quan đầy đủ các chi tiết
cần thiết về hàng hoá lên tờ khai. Việc kê khai này đòi hỏi phải trung thực và chính
xác.
+ Kiểm tra hải quan : Các hàng hoá xuất khẩu qua biên giới đều phải làm
thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo
pháp luật của Nhà nước, chống hành vi buôn lậu đồng thời cũng để thống kê số
liệu
hàng hóa xuất nhập khẩu.
Thủ tục hải quan gồm các bước:
* Khai báo hải quan: Kê khai chi tiết về hàng hoá để kiểm tra và có các giấy
tờ khác có liên quan.
* Xuất trình hàng hoá: đa hàng hoá đến địa điểm kiểm tra để kiểm tra tính
hợp lệ của hàng hoá, làm thủ tục hải quan và nộp thuế, sau đó sẽ niêm phong kẹp
chì.

* Thực hiện các quyết định của hải quan: Đây là khâu cuối cùng của thủ tục
hải quan, các doanh nghiệp phải nghiêm túc thực hiện quyết định này.
Thực hiện các điều kiện giao hàng trong trờng hợp hợp đồng đến thời hạn
giao hàng, các nhà xuất khẩu hàng hoá phải làm thủ tục giao hàng theo các bước
sau:
- Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu để lập bảng đăng kí chuyên chở
- Xuất trình bảng đăng kí chuyên chở cho ngời vận tải để lấy tờ hồ sơ xếp
hàng và bố trí các phương tiện xếp hàng lên tàu.
- Lấy biên lai thuyền phó và đổi lấy vận đơn ( phải có vận đơn hoàn hảo có
thể chuyển nhợng). Vận đơn có giá trị là cơ sở để xử lý các tranh chấp có thể xảy
ra đồng thời nó được chuyển về bộ phận kế toán để làm chứng từ thanh toán.
7 - Thanh toán hợp đồng:
Thanh toán là khâu trọng tâm, là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch
trong kinh doanh nên thủ tục này thường rất phức tạp.
Có nhiều phương thức thanh toán nhưng trong xuất khẩu người ta chủ yếu sử
dụng các phương thức sau:
+ Thanh toán bằng hình thức chuyển tiền .
+ Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), đây là một loại giấy mà ngân hàng
hứa bảo đảm hoặc hứa trả tiền. Thanh toán bằng L/C là phơng thức đảm bảo hợp
lý, thuận tiện, an toàn và hạn chế rủi ro cho cả hai bên đặc biệt là bên bán.
+ Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu. Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định
thanh toán bằng phơng thức này sau khi giao hàng, bên xuất khẩu phải hoàn thành
việc lập chứng từ cho ngân hàng để uỷ thác.
8 - Giải quyết tranh chấp:
Trong trường hợp có tranh chấp xảy ra, hai bên nên tìm cách hoà giải, khắc
phục trong sự hợp tác thiện chí, giúp đỡ lẫn nhau. Nếu không tự giải quyết đợc thì
hai bên phải giải quyết tranh chấp của mình thông qua Trọng tài Quốc tế. Trọng tài
sẽ phán xét dựa trên các điều kiện hợp đòng và luật quốc tế để gải quyết tranh
chấp.