Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Đầu Tư Thương Mại và Xây Dựng Trường Trang TRC

KHOA NGOẠI NGỮ
BÁO CÁO THỰC TẬP
Địa điểm: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Đầu Tư Thương Mại và Xây
Dựng Trường Trang TRC
Địa chỉ:xuân thủy ,cầu giấy ,Hà Nội
Thời gian từ: 21/03/2011 – 20/04/2011
Tên sinh viên : Đỗ Thị Hồng
Ngày sinh : 16/04/1989
Lớp : K13NA2
Hà Nội ngày: 20/04/2011
LỜI NÓI ĐẦU
Kính thưa: Ban chủ nhiệm khoa Ngoại Ngữ - Trường Đại học Dân lập
Đông Đô
Trước hết, cho phép em gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo nhà trường
cùng các thầy cô giáo của trường Đại học Dân lập đông đô đã cho em những
kiến thức cơ bản để em có thể vận dụng nó vào đợt thực tập này. Ngoài ra em
cũng xin cảm ơn nhà trrường đã tổ chức đợt thực tập cho các sinh viên năm
cuối và đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em rất nhiều trong kì thực tập vừa qua.
Bên cạnh đó em cũng xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc và các nhân
viên trong công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương mại Trường Trang đã
tiếp nhận và hướng dẫn cho em rất nhiều để em hoàn thành tốt quá trình thực
tập trong suốt thời gian vừa qua.
Nội dung của báo cáo gồm có 3 phần chính:
Phần I: Giới thiệu chung về công ty.
Phần II: Nội dung công việc được phân công.
Phần III: Lời kết.
Với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các thầy cô
giáo cùng các nhân viên trong công ty Trường Trang đã giúp em có một
khoảng thời gian thực tập hết sức bổ ích. Tuy nhiên, do kì thực tập có hạn và
đây cũng là lần đầu tiên tiếp xúc và tìm hiểu với một công việc thực tế nên sẽ
không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình tìm hiểu, trình bày và đánh

giá về công ty. Vì vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và
các bạn!
Em xin chân thành cảm ơn.!
1
PHẦN I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc
tế, đất nước ta đang đổi mớ và bước vào thời kì công nghiệp hoá- hiện đại
hoá, vừa xây dựng cơ sở hạ tầng, vừa phát triển nền kinh tế đất nước. Hiện
nay ta đang xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, khu đô thị, văn
phòng, nhà .Do đó, ngành xây dựng đóng một vai trò rất quan trọng trong quá
trình phát triển đất nước,
Sự phát triển ngành xây dựng cơ bản ở nước ta hiện nay phát triển khá
mạnh mẽ. Việc đầu tư xây dựng các công trình nhà ở, các dự án sản xuất kinh
doanh, các khu công nghiệp, các công trình kĩ thuật,ha tầng cơ sở, công trình
giao thông thủy lợi…được thực hiện đều khắp trong phạm vi cả nước, theo
đúng chính sách phát triển kinh tế xã hội của nhà nước. Xây dựng cơ bản đã
tạo ra nhiều công trình kiến trúc,trang bị cơ sở hạ tầng vững chắc,nâng cao
năng lực sản xuất cho nền kinh tế.
Dựa trên nền tảng là một đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư, hoạ sỹ trẻ năng
động, giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn; đội ngũ công nhân có tinh thần
trách nhiệm, tay nghề cao. Một hệ thống máy móc hiện đại của Italy, Đài
Loan và Nhật Bản về chế biến sắt thép và các vật dụng để phục vụ trong
ngành xây dựng
Công ty TNHH Đầu tư XD và TM Trường Trang địa chỉ số …được
thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2602001051 cấp ngày
31 tháng 01 năm 2005, thay đổi lần 1 vào ngày 14 tháng 01 năm 2009.
- Số vốn điều lệ: 2.300.000.000đ (Hai tỷ ba trăm triệu đồng)
2
Công ty TNHH Đầu tư XD và TM Trường Trang được thành lập chủ

yếu là thực hiện, triển khai thi công, xây dựng các công trình dân dụng, công
nghiệp, dự án của tư nhân và nước ngoài. Công ty TNHH Đầu tư XD và TM
Trường Trang tiền thân là công ty tư vấn xây dựng, chủ yếu là các công trình
xây dựng mục đích dân dụng, nhưng qua một thời gian tham gia thực hiện tư
vấn và xây dựng các công trình.Công ty quyết định phát triển mở rộng quy
mô để có điều kiện tham gia nhận thi công nhiều công trình có quy mô lớn
hơn. Đặc biệt có rất nhiều dự án xây dựng được cấp vốn đầu tư nước ngoài.
Công ty TNHH Đầu tư XD và TM Trường Trang với mô hình mới được đầu
tư kiện toàn, nâng cấp, sau một thời gian hoạt động thì quy mô của công ty đã
và đang được mở rộng với số vốn đã tăng lên gần 10 tỷ đồng đã giúp cho
công ty có một nền tảng vững chắc, tạo ra nhiều cơ hội mới để phát triển.
Công ty đã thi công rất nhiều công trình có giá trị về mặt dân sinh, kinh
tế, góp phần không nhỏ vào sự phát triển kinh tế xã hội nói chung, phát triển
doanh nghiệp nói riêng. Hàng năm Công ty đã đóng góp đầy đủ các khoản
thu nộp cho Ngân sách nhà nước góp phần vào sự phát triển kinh tế xã hội.
Thành công bước đầu giúp công ty tự tin hơn trên con đường phát triển, phục
vụ khách hàng. Với phương châm: “Tất cả vì một cuộc sống tốt đẹp hơn”
công ty mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và hợp tác với những nhà đầu tư lớn
với những dự án qui mô nhằm góp phần xây dựng đất nước ngày một to đẹp
giàu mạnh hơn.
Sau đây là một số hình ảnh về công ty nơi mà chúng em được làm việc
3
Đây là nơi tiếp khách

Một số công trình mà công ty đã tư vấn thiết kế và xây dựng
4
5
PHẦN II
NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG
Ơ

1. CÔNG VIỆC
Trong quá trình học tập tại trường Đại học Dân lập Đông Đô, ở năm
cuối, sinh viên đã được học Tiếng Anh chuyên ngành Kinh tế thương mại.
Với vốn kiến thức học tại trường, em đã được ban lãnh đạo Công ty TNHH
Trường Trang phân cho làm ở bộ phận lễ tân trong công ty
Chức năng
Lễ tân là bộ phận đón tiếp khách, là bộ phận đầu tiên tiếp nhận giải
quyết những vấn đề chung của công ty.
Là bộ phận quản lí công tác hành chính- văn phòng, kiểm tra thư từ,
công văn, dịch văn bản tiếng anh từ những đối tác liên doanh, và trực tiếp
giúp việc cho ban lãnh đạo công ty.
Ngoài ra đây còn là bộ phận buộc phải nắm bắt kịp thời những thông tin
và yêu cầu của khách hàng, nhanh chóng phối hợp với các phòng ban khác để
hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ
Vì công ty thường xuyên có những dự án xây dựng có vốn đầu tư với
nước ngoài và phải nhập khẩu một số linh kiện phục vụ trong quá trình sản
xuất xây dựng nên nhiệm vụ đầu tiên của bộ phận lễ tân là check mail, lập ghi
chép cẩn thận những đơn hàng của khách và xác nhận lại với khách hàng
trong ngày
Có trách nhiệm tiếp nhận những phản hồi tích cực và tiêu cực của khách
hàng, đặc biệt là đối với các nhà đầu tư nước ngoài để phối hợp với các phòng
ban khác kịp thời xử lý công việc.
6
Tiếp khách, hướng dẫn khách đến liên hệ với công ty.
Hỗ trợ phòng kinh doanh trong công việc marketing các dự án với các
nhà đầu tư.
Trực, nghe, chuyển và trả lời điện thoại của đối tác.
Dịch những văn bản yêu cầu của khách hàng, những hướng dẫn sử dụng
của các linh kiện máy móc nhập từ nước ngoài

Sắp xếp những cuộc hẹn cho đối tác và ban lãnh đạo của công ty.
Bộ phận lễ tân luôn phải có thái độ nhiệt tình, chủ động tiếp khách, thăm
hỏi, tìm hiểu xem khách hàng có những nhu cầu gì để nắm bắt và tư vấn kịp
thời.
2. HOẠT ĐỘNG
Thời gian làm việc: Sáng: từ 8h – đến 11h30
Chiều : từ 13h30 – đến 17h
Trong suốt quá trình thực tập tại công ty Trường Trang em đã trau dồi
thêm được những bài học, những kinh nghiệm thực tế quý báu.
Với những kiến thức đã được học cùng với sự giúp đỡ tận tình của các
anh chị trong công ty em đã hoàn thành tốt quá trình thực tập. Trong thời gian
vừa qua em đã được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp đồng thời
được tiếp xúc với những người có kinh nghiệm và đặc biệt là được vận dụng
những kiến thức mà mình đã học để đón tiếp và liên hệ với những đối tác
nước ngoài của công ty giúp em có những kiến thức thực tế vô cùng bổ ích.
Tại đây em được tạo điều kiện để có một môi trường thực tập về chuyên
ngành tiếng anh 1 cách hiệu quả nhất. Làm trong bộ phận lễ tân em đã được
vận dụng rất nhiều vốn tiếng anh giao tiếp mà mình đã được học vì đây là bộ
phận có nhiệm vụ làm việc với khách hàng nước ngoài nhiều nhất. Từ check
7
mail, confirm sản phẩm, trả lời điện thoại cho đến chăm sóc các khách hàng
tiềm năng Được làm việc với những đối tác nước ngoài bản thân em cũng
rút ra được những kinh nghiệm cho riêng mình
Sau đây là một số những ghi chú và những điều em học hỏi được trong
việc sử dụng tiếng anh.
A. Dùng những mãu câu đơn giản
Khách hàng đến liên hệ đầu tư cũng như những nhà cung cấp sản phẩm
mà công ty đặt hàng thường là những khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau
nên không phải ai cũng sử dụng thành thạo tiếng anh giao tiếp. Do đó trong
quá trình giao tiếp nên dùng những mẫu câu đơn giản nhưng vẫn mang tính

lịch sự trong văn nói, tránh dùng những tiếng lóng hay những câu dài và phức
tạp. Ngoài ra cần phát âm rõ ràng, rành mạch, không nói quá nhanh để khách
hàng có thể hiểu được
B. Chú ý phép lịch sự trong văn nói
Trong văn nói có thể dùng những mẫu câu đơn giản để nhanh mà người
nghe có thể hiểu được nhưng cần rất chú ý phép lịch sự vì khách hàng là các
nhà đầu tư quan trọng nên khi giao tiếp phải rất cẩn thận chứ không như
thường ngày nói chuyện xã giao với bạn bè. Khi hỏi khách nên dùng 4 dạng
câu sau:
• May I
• Could you
• Would you
• Shall I
C. Tránh dùng những tiếng lóng, tiếng bồi
Tiếng lóng là những từ ngữ của địa phương hay một khu vực vùng miền
nào đó. Loại ngôn ngữ này không được phổ biến và không phải ai cũng hiểu
8
được. Hơn nữa, tiếng lóng là lối nói không trang trọng, thiếu lịch sự trong
giao tiếp nên tuyệt đối không được dùng.
VD: ko nên nói YEAH,OK mà nên trả lời: Certainly, Yes, Of course
D. Chào hỏi khi giao tiếp
Phải luôn nhiệt tình chào hỏi khách để họ cảm thấy thoải mái thân thiện
trong môi trường làm việc ở đây. Nên nhớ tên của những người đại diện cho
công ty đối tác thì tốt nhất và những khách hàng thân thuộc với công ty mình.
Tuy nhiên khi gặp họ phải chú ý ngay cả cách chào. Không nên nói “
HELLO, HI” mà thay vào đó là những câu chào thân mật mà lịch sự. Như là:
Good morning, Mr…….
Good afternoon, sir/madam. May I help you?
Good evening, sir/madam. Welcome to
Trên đây là một số những câu chào hỏi và giao tiếp cần chú ý khi làm ở

bộ phận lễ tân trong công ty – nơi em đã thực tập.
Ngoài ra em còn trau dồi và vân dụng được rất nhiều thuật ngữ tiếng anh
chuyên ngành kinh tế thương mại. Bao gồm những cụm từ và những thuật
ngữ chuyên ngành
To make complete delivery : giao hàng xong
Confession of judgment : chưa thanh toán đủ
Feedback: phản hồi
Consignment: hàng kí gửi
Delivery invoice: hóa đơn giao hàng
Debit note: phiếu báo nợ
Payment: thanh toán
9
Commodities : tên hàng
In breach of agreement: vi phạm hợp đồng
Ballpark figure: con số tương đối
Orders outstanding: những đơn hàng còn tồn đọng
To run out of funds: hết kinh phí
Computer paper: giấy in
Payment terms : các điều khoản thanh toán
A closed shop agreement: thảo thuận nội bộ
Full payment: thanh toán một lần
Freight prepaid : cước phí đã thanh toán
Fall due: hạn chót
To spell out: giải thích rõ ràng
appraisal interview: phỏng vấn để đánh giá
negligence: cẩu thả
tentative offer: chào hàng lần đầu
to hold good : có hiệu lực
sole stockist: đại lý độc quyền
preliminary: sơ bộ

minimize: giảm thiểu
maximize: tăng tối đa
to make a trial order: đặt thử
obsolescent : lỗi thời
10
dossier : hồ sơ
to take st down: ghi chép
order in plenty of time : đặt trước
to settlr invoice: thanh toán háo đơn
advice on : tư vấn về
to take on the job: đảm nhận công việc
to submit a report: nộp báo cáo
to pay an account: thanh toán nợ
Ngoài việc được giao tiếp với khách hàng bằng tiếng anh em còn được
đọc, check mail và reply lại cho khách hàng. Em được trau dồi kĩ năng đọc
văn bản bằng tiếng anh, nắm bắt ý chính và còn luyện cho mình kĩ năng viết
thư trả lời khách hàng – như một nhân viên thư kí văn phòng. Và cũng nhờ đã
được học về tiếng anh thư kí văn phòng ở trường cùng với sự hướng dẫn nhiệt
tình của anh chị nhân viên ở đây nên em hoàn thành công việc khá suôn sẻ.
Về phần việc này em được vận dụng được rất nhiều kĩ năng trong môn
English for Secretaries ( thư ký văn phòng) mà mình đã được học ở trường.
Dear sir/ madam
Thank you for
I have to pleasure in v-ing
We are sorry that…
We apologize most sincerely for…
We regret that…
I’m afraid …
11
Would you please

Would you mind
We would be gratefull if you could
Please let us know if you need any help….
3. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH
THỰC TẬP
a. Khó khăn
Với những kiến thức đã được học tại trường chúng e đã bắt đầu đến
công ty thực tập , nhưng ngoài kiến thức ra chúng em chưa có 1 chút chuyên
môn nghiệp vụ, kinh nghiệm gì, nên lúc đầu vô cùng bỡ ngỡ. được sự chỉ dẫn
của các anh chị trong công ty chúng em mới dần dần làm quen đc với công
việc và môi trường mới. học ở trường chỉ là trên sách vở nhưng thực tế thì đòi
hỏi nhiều vấn đề . vì thế ngày đầu tiên đến công ty chúng em chỉ biết quan sát
và ngày thứ 2 thì mới bắt đầu thử công việc tại đây chúng em còn phải tìm
hiểu về những việc làm trong công ty, công ty hiện đang làm gì, đang hoạt
động về lĩnh vực gì và được hoạt động ra làm sao? Rồi chúng em bắt đầu học
hỏi và ghi chép. Khi trực điện thoại khách hàng hỏi những câu mà chúng em
chưa được tìm hiểu. nên rất ngập ngừng, sau đấy những gì mà chúng em chưa
biết thì chúng em hỏi các anh chị và được các anh chị chỉ bảo. trực điện thoại
vì có nhiều người khách khác nhau có những khách nói tiếng anh một cách
khó nghe phát âm ko được chuẩn nhưng dần dần em cũng đã cố gắng làm
quen. Nhưng đôi khi vẫn cón sơ xuất
Khi đi thực tập chúng em vào một quy cũ và bị dám sát bởi các anh chị
trong công ty, nên chúng em cố gắng làm tốt công việc được giao.đôi khi
chúng em là những người đến công ty sớm nhất, chuẩn bị mọi thứ bàn , giấy
tờ ghế để tiếp khách.
12
b. Thuận lợi
Tuy có nhiều những khó khăn và bỡ ngỡ trước một môi trường làm việc
hoàn toàn mới và có nhiều căng thẳng nhưng chúng em đã học được những
kinh nghiệm quý báu, và chẩn bị cho mình một vốn kiến thức cũng như là

nghiệp vụ trước khi ra trường. ở trường chúng em đã được học tiếng anh thư
ký văn phòng và tiếng anh thương mai, và tiếng anh khách sạn du lịch. Đây là
những môn học bổ trợ cho chúng em rất nhiều, về những thuật ngữ cững như
là cách chào hỏi, cách dùng những từ ngữ lịch sự và quy trình viết thư. Tất cả
những kiến thức đó chúng em đều có thể vận dụng và công việc và đã hoàn
thành tốt nhiệm vụ. và được chỉ dậy của các anh chị trong công ty đã giúp
chúng em làm quen với công việc. đội ngũ nhân viên nhiệt tình , giúp đỡ
chúng em. Họ thân thiện và có rất nhiều chuyên môn nghiệp vụ nên chúng em
học hỏi ở họ được rất nhiều
13
PHẦN III
LỜI KẾT
Thời gian thực tập 1 tháng đã cho chúng em rất nhiều điều bổ ích. Ngoài
những kiến thức đã học ở trường chúng em còn có thêm những chuyên môn
nghiệp vụ mà chỉ có đi làm chúng em mới đúc kết được. chúng em đã được
tiếp súc với rất nhiều người và làm quen với môi trường làm việc. môi trường
làm việc không đơn thuần như những trang sách mà chúng em mà nó là cả
một quá trình va trạm và đòi hỏi phải có kinh nghiệm. vốn kiến thức học tại
trường là nền tảng cho chúng em áp dụng vào công việc. và qua quá trình
thực tập chúng em cũng rèn luyện cho mình khả năng giao tiếp, nhanh nhẹ và
năng động. môi trường làm việc đã giúp cho chúng em trở thành một người
trưởng thành thật sự. chúng em cảm thấy thích thú với công việc mà chúng
em làm. Càng làm thì chúng em càng tò mò và muốn học hỏi nhiều hơn nữa.
công việc đã làm chúng em năng động hơn và trau dồi những kiến thức cũng
như là chuyên môn.
Thời gian thực tập 1 tháng đã cho chúng em được vốn kinh nghiệm để
chúng em có thể tự tin ra trường và làm việc thật tốt.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn nhà trường đại học dân lập đông
đô cũng như Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Đầu Tư Thương Mại và Xây
Dựng Trường Trang TRC đã tạo điều kiện cho chúng em có một thời gian để

thực tập tại công ty. Dù thời gian thực tập rất ngắn chỏ có 1 thàng nhưng
chúng em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm trong công việc
E xin chân thành cảm ơn
14