Slide môn quản trị học: Chương 5: Tổ chức

LOGO
Tổ chức
Company name
www.themegallery.com
Mục đích bài học
1. Những hợp phần cơ bản của cơ cấu tổ chức
2. Các hình thức cấu trúc cơ bản của tổ chức
3. Các nguyên tắc và quy trình thiết kế tổ chức
4. Kỹ năng hoàn thiện, đổi mới, xây dựng cơ
cấu cho tổ chức
Company name
www.themegallery.com
Tổ chức và chức năng của tổ chức
Tổ chức là một hệ thống
gồm nhiều người cùng hoạt động
vì mục đích chung
Tổ chức là một hệ thống
gồm nhiều người cùng hoạt động
vì mục đích chung
Tổ chức là quá trình
triển khai các kế hoạch.
Tổ chức là quá trình
triển khai các kế hoạch.
Tổ chức là một chức năng của
quá trình quản lý, bao gồm việc
đảm bảo cơ cấu tổ chức và
nhân sự cho hoạt động của tổ chức
Tổ chức là một chức năng của
quá trình quản lý, bao gồm việc
đảm bảo cơ cấu tổ chức và
nhân sự cho hoạt động của tổ chức

Chức năng tổ chức
là hoạt động quản lý
nhằm thiết lập một hệ
thống các vị trí cho
mỗi cá nhân và bộ
phận sao cho các cá
nhân và bộ phận có
thể phối hợp với nhau
một cách tốt nhất để
thực hiện mục tiêu
chiến lược của tổ
chức
Chức năng tổ chức
là hoạt động quản lý
nhằm thiết lập một hệ
thống các vị trí cho
mỗi cá nhân và bộ
phận sao cho các cá
nhân và bộ phận có
thể phối hợp với nhau
một cách tốt nhất để
thực hiện mục tiêu
chiến lược của tổ
chức
Company name
www.themegallery.com
Cơ cấu tổ chức
Là tập hợp các phân hệ, bộ
phận, vị trí công tác và con
người có mối quan hệ mật

thiết với nhau, được bố trí
theo các cấp, các khâu khác
nhau, nhằm thực hiện các
hoạt động của tổ chức.
Là kết quả của việc hợp
nhóm các hoạt động của tổ
chức và trao mỗi nhóm hoạt
động đó cho một nhà quản lý
Là công cụ thực thi
chiến lược của tổ
chức
Là khuôn khổ để xác
định cơ cấu triển khai
các loại kế hoạch khác
Company name
www.themegallery.com
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Chuyên
môn hóa
Tổng hợp
hóa
Tăng năng xuất lao động
Dễ đào tạo
Có được các chuyên gia giỏi
Ưu
điểm
Tạo tâm lý tốt cho người
lao động
Tăng khả năng phối hợp
Tăng khả năng sáng tạo

Tạo điều kiện phát triển
các nhà quản trị tổng hợp
Sự nhàm chán, sự quan tâm
và động lực thấp
Làm giảm khả năng phối hợp
Làm giảm khả năng sáng tạo
Khó có được các nhà quản trị
tổng hợp giỏi
Nhược
điểm
Gây khó khăn cho đào tạo
Khó có được các chuyên
gia giỏi
Company name
www.themegallery.com
Thuận lợi
•
Thúc đẩy CMH kỹ năng, tay nghề
•
Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp
•
Các nhóm làm việc gắn bó
•
Kiểm soát chặt chẽ cấp trên
Thuận lợi
•
Thúc đẩy CMH kỹ năng, tay nghề
•
Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp
•

Các nhóm làm việc gắn bó
•
Kiểm soát chặt chẽ cấp trên
Bất lợi
•
Có thể tạo ra xung đột về thứ tự ưu
tiên giữa các bộ phận
•
Chỉ có nhà quản trị cấp cao chịu trách
nhiệm về lợi nhuận
•
Khó phát triển những nhà quản trị tổng
hợp
Bất lợi
•
Có thể tạo ra xung đột về thứ tự ưu
tiên giữa các bộ phận
•
Chỉ có nhà quản trị cấp cao chịu trách
nhiệm về lợi nhuận
•
Khó phát triển những nhà quản trị tổng
hợp
Theo
Theo
chức
chức
năng
năng
Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá

nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất
tương đồng (như marketing, R&D, sản xuất,
tài chính, QTNNL . . .), được hợp nhóm trong
cùng một đơn vị cơ cấu
Company name
www.themegallery.com
Tại mỗi khu vực địa lý, ban lãnh
đạo doanh nghiệp giao quyền
cho nhà quản trị đứng đầu bộ
phận đảm nhận tất cả các chức
năng, thay vì phân chia mỗi
chức năng cho một nhà quản trị
đảm nhận hay tập trung tất cả
mọi công việc về trung tâm
Theo địa dư
Thuận lợi
•
Nguồn nguyên liệu, lao động … được
sử dụng tại chỗ => tiết kiệm thời gian,
chi phí trong sản xuất
•
Nhà quản trị được tự do phát triển kỹ
năng chuyên môn
•
Hiểu rõ, đáp ứng được nhu cầu khách
hàng trên địa bàn
Thuận lợi
•
Nguồn nguyên liệu, lao động … được
sử dụng tại chỗ => tiết kiệm thời gian,

chi phí trong sản xuất
•
Nhà quản trị được tự do phát triển kỹ
năng chuyên môn
•
Hiểu rõ, đáp ứng được nhu cầu khách
hàng trên địa bàn
Bất lợi
•
Cơ cấu bộ máy tổ chức cồng kềnh
•
Dễ gây xung đột giữa mục tiêu của
văn phòng khu vực với mục tiêu chung
của tổ chức
•
Không khuyến khích phát triển kỹ
năng giải quyết vấn đề của khu vực
khác
Bất lợi
•
Cơ cấu bộ máy tổ chức cồng kềnh
•
Dễ gây xung đột giữa mục tiêu của
văn phòng khu vực với mục tiêu chung
của tổ chức
•
Không khuyến khích phát triển kỹ
năng giải quyết vấn đề của khu vực
khác
Company name

www.themegallery.com
Theo sản phẩm
hay dịch vụ
Tổ chức được phân chia
thành những đơn vị
chuyên trách thiết kế, sản
xuất và tiêu thụ một sản
phẩm hay dịch vụ nào đó
Thuận lợi Bất lợi

Thích ứng nhanh với sự thay đổi thị
hiếu người tiêu dùng

Xác định khá chính xác các yếu tố liên
quan đến sản xuất

Xác định rõ trách nhiệm

Có thể gây ra tình trạng sử dụng không hiệu
quả nguồn lực

Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các
tuyến sản phẩm

Tạo ra sự tranh chấp nguồn lực giữa các sản
phẩm

Hạn chế khả năng thuyên chuyển nhân viên
Company name
www.themegallery.com

Thuận lợi
•
Nhà quản trị có thể linh hoạt trong việc
điều động nhân sự
•
Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận
trong tổ chức
•
Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin,
giao tiếp của các nhà quản trị phụ trách các
sản phẩm
•
Đem lại những kiến thức chuyên sâu về
các loại dự án, sản phẩm
Thuận lợi
•
Nhà quản trị có thể linh hoạt trong việc
điều động nhân sự
•
Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận
trong tổ chức
•
Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin,
giao tiếp của các nhà quản trị phụ trách các
sản phẩm
•
Đem lại những kiến thức chuyên sâu về
các loại dự án, sản phẩm
Bất lợi
•

Quá trình thực hiện làm phát sinh các
chi phí
•
Nhà quản trị phải có kỹ năng giao tiếp
•
Nhân viên nhiều khi phải thi hành
những mệnh lệnh trái ngược từ các
nhà quản trị
•
Có thể tại ra tranh cãi
Bất lợi
•
Quá trình thực hiện làm phát sinh các
chi phí
•
Nhà quản trị phải có kỹ năng giao tiếp
•
Nhân viên nhiều khi phải thi hành
những mệnh lệnh trái ngược từ các
nhà quản trị
•
Có thể tại ra tranh cãi
Company name
www.themegallery.com
Mô hình tổ chức hỗn hợp tại một
công ty thương mại lớn
Ưu
Ưu
điểm
điểm

Sự kết hợp nhiều mô hình cho phép
tổ chức lợi dụng được các ưu thế
của mô hình tổ chức chính đồng
thời ít ra cũng giảm được ảnh
hưởng của các nhược điểm của nó
Giúp xử lý được các tình huống hết
sức phức tạp, có tác dụng tốt đối
với các tổ chức lớn, và cho phép
chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ
chức
Nhược
Nhược
điểm
điểm
Cơ cấu tổ chức có thể phức
tạp, có thể dẫn đến việc hình
thành các bộ phận, phân hệ
quá nhỏ và có thể làm tăng
thêm yếu điểm của mỗi loại
mô hình hơn là ưu điểm
Company name
www.themegallery.com
Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấp quản lý
Trưởng
Trưởng
văn phòng luật
văn phòng luật
Luật
sư
Luật

sư
Luật
sư
Chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới
một nền quản trị phi tập trung
Mọi nhân viên của tổ chức đều được
khuyến khích tham gia vào quá trình ra
quyết định
Tổ chức theo những đơn vị tạo ra các
sản phẩm và dịch vụ cuối cùng, hoạt
động độc lập nhằm đáp ứng nhanh
chóng nhu cầu của người tiêu dùng và
thích ứng nhanh chóng với những thay
đổi của môi trường.
Tăng khả năng phối hợp, các nhân viên
thường làm việc theo nhóm
Di chuyển theo chiều ngang giữa các
chức năng hoạt động
Company name
www.themegallery.com
-
Qu¶n lý dựa vào mối quan
hệ hợp đồng giữa các đối
tác độc lập
-
Chuyªn m«n ho¸ ho¹t ®éng:
tập trung vào năng lực vượt
trội
-
Quan hệ linh hoạt gi÷a c¸c

đối tác
Company name
www.themegallery.com
Company name
www.themegallery.com
Cơ cấu cơ học (cơ khí
hóa)
Cơ cấu sinh học (hệ thống)
Ban lãnh đạo công ty phân chia các hoạt
động thành những công việc cụ thể, tách
rời nhau. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách
nhiệm và sự chịu trách nhiệm được xác
định theo cấp bậc quản trị trong tổ chức.
Việc ra quyết định tập trung vào ban lãnh
đạo cao cấp. Ban lãnh đạo cũng đảm nhiệm
việc xử lý và phân phối thông tin trong tổ
chứ
Khuyến khích các nhà quản trị và cấp dưới làm việc
với tinh thần đồng đội
Nhân viên được khuyến khích trao đổi với bất kỳ ai
có thể giúp họ giải quyết vấn đề
Quá trình ra quyết định được ủy quyền cho cấp dưới
=> nhân viên phải có kiến thức có quyền hạn và
phải chịu trách nhiệm với những quyết định của
mình
Các chức vụ luôn được xác định lại cho phù hợp với
yêu cầu thay đổi cơ cấu của tổ chưc
Công việc mang tính chuyên môn hóa cao
Công việc duy trì cứng nhắc
Trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho mỗi cá

nhân
Truyền thông theo chiều dọc, mang tính chỉ
thị
Công việc có khuynh hướng phụ thuộc
Công việc được điều chỉnh liên tục
Trách nhiệm cá nhân vượt khỏi phạm vi công việc
Truyền thông cả dọc và ngang, chủ yếu là trao đổi
thông tin, lấy ý kiến tư vấn giữa các bên
Company name
www.themegallery.com
Mối quan hệ quyền hạn – trách nhiệm
Trách nhiệm
Là việc phải đạt được
mục tiêu, sử dụng
các nguồn lực một
cách đúng đắn, tuân
thủ theo chính sách
của tổ chức và phải
trả lời trước hành
động của mình
Quyền hạn
Là quyền điều tiết và sử
dụng các nguồn lực
Quyền hạn của nhà
quản trị do các cấp
quản lý cao hơn xác
định và được thực thi
thông qua cơ cấu tổ
chức
Company name

www.themegallery.com
Q
u
y
ề
n

Q
u
y
ề
n

h
ạ
n
h
ạ
n
Chức
Chức
năng
năng
Trực
Trực
tuyến
tuyến
Tham
Tham
mưu

mưu
Quyền ra quyết
định, thể hiện
quan hệ cấp
trên – cấp dưới:
thực hiện chế
độ một thủ
trưởng
Quyền của những cá nhân hoặc nhóm
trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ
cho các nhà quản trị trực tuyến
Quyền được ra
quyết định và kiểm
soỏt các bộ phận
khác của tổ chức
trong những hoạt
động nhất định
Company name
www.themegallery.com
Tập trung và phi tập trung
Tập trung
Là phương
thức tổ chức
trong đó mọi
quyền ra quyết
định được tập
trung vào cấp
quản trị cao
nhất của tổ
chức.

Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho
những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân
quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình
độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản
trị) không thể đảm đương được mọi công việc quản trị.
Đặc điểm
Phân quyền
Ủy quyền Trao quyền
Trao ohiệm vụ
Có Có
Trao quyền hạn
(ra quyết định, định
đoạt nguồn lực…)
Có Có
Trách nhiệm báo
cáo
Báo cáo lên người
ủy quyền tình hình
sử dụng nguồn lực
và việc thực hiện
Chỉ báo cáo kết
quả cuối cùng
Trách nhiệm
trước pháp luật
Trách nhiệm kép
Không hoàn toàn:
Hoàn toàn:
Company name
www.themegallery.com
Phối hợp

Công cụ
Công cụ
phối hợp
phối hợp
B
B
E
E
C
C
D
D
A
A
Các kế hoạch
Hệ thống tiêu
chuẩn KT-KT
Cơ cấu tổ chức
Thông tin,
truyền thông
Giám sát
Phối hợp là quá trình liên kết
hoạt động của những con
người, bộ phận, phân hệ và hệ
thống riêng rẽ nhằm thực hiện
có kết quả và hiệu quả các mục
tiêu chung của tổ chức.
Company name
www.themegallery.com
Nghiên cứu và dự báo

các yếu tố ảnh hưởng
Xây dựng bộ phận và
phân hệ của cơ cấu
Thể chế hóa: sơ đồ cơ cấu,
bảng mô tả công
việc, sơ đồ ra
quyết định
Chiến lược
Công nghệ
Thái độ của lãnh đạo
Năng lực đội ngũ
Môi trường