Tiểu luận chu trình chi phí tại công ty TNHH thức ăn chăn nuôi gh

0






CHUăTRÌNHăCHIăPHÍăTI
CÔNGăTYăTNHHăTHCăNăCHNăNUÔIăG&H

GV:ăTriuăVităCng

TP H Chí Minh, 11/2014

1




Tài liu tham kho:

Khóaălunăttănghipă“Chuătrìnhămua,ănhpăkhoănguyênă
vtăliuăvàăthanhătoánăchoănhàăcungăcpătiăCôngătyăTNHH
thcănăchnănuôiăG&H”.



< />lieu-va-thanh-toan-cho-nha-cung-cap-tai-cong-ty-tnhh-thuc-an-chan-nuoi-gh-
62552/>
Nhóm 12 – Lp K11405B
Nguyn Th Hng K114050860
Võ Th Kim Nhung K114050894
Trn Th Hng Nh K114050898
V Th Huyn Thanh K114050913
ng Th Vân K114050952
2

MC LC
Li m đu: 3
I. Gii thiu v công ty 3
1. C cu t chc 3
2. T chc công tác k toán ca công ty 4
II. Chu trình chi phí ti công ty 5
1. t hàng vi nhà cung cp 6
2. Nhn hàng 9
3. Ghi nhn hóa đn và thanh toán 12
III. Chu trình chi phí đ xut: 15


Mc lc các hình trong bài
Hình 1: S đ t chc ca công ty
Hình 2: T chc b máy k toán ca công ty
Hình 3: S đ dòng d liu cp 1 chu trình chi phí
Hình 4: S đ dòng d liu cp 1 x lỦ đt hàng
Hình 5: Lu đ luân chuyn chng t x lỦ đt hàng
Hình 6: S đ dòng d liu cp 1 x lỦ nhn hàng
Hình 7: Lu đ luân chuyn chng t x lỦ nhn hàng
Hình 8: S đ dòng d liu cp 1 x lỦ ghi nhn hóa đn và thanh toán
Hình 9: Lu đ luân chuyn chng t x lỦ ghi nhn hóa đn và thanh toán
Hình 10: Lu đ luân chuyn chng t chu trình chi phí ( xut)


H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
3

Liămăđu

Chu trình chi phí là mt trong nhng chu trình quan trng trong quá trình hot
đng ca công ty. Nht là trong thi đi kinh t cnh tranh, vic thit lp và kim soát
chu trình này đm bo va phù hp vi điu kin ca công ty, va đem li hiu qu tt
nht, hn ch đc các sai sót có th xy ra là mt vn đ quan trng.

 hiu rõ hn v chu trình chi phí và mi quan h gia các hot đng trong chu
trình, nhóm xin trình bày v chu trình chi phí thc t ti công ty TNHH thc n chn
nuôi G&H. Qua đó rút ra đc nhng u khuyt đim ca chu trình ti công ty và đa
ra bin pháp nhm hoàn thin hn vic thc hin các ch tiêu đã đa ra.
I. Gii thiu v công ty
Công ty TNHH thc n chn nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thuc
Khu công nghip Hòa Phú, Vnh Long là công ty TNHH 2 thành viên tr lên 100%
vn đu t Malaysia:
- Chuyên sn sut thc n chn nuôi cho gia súc, gia cm.
- Bán buôn thc n và nguyên vt liu làm thc n cho gia súc, gia cm.
- Kinh doanh xut nhp khu nguyên liu thc n chn nuôi.
1. Căcuătăchc
Cho ti thi đim hin ti, công ty ch có 37 cán b công nhân viên, tuy vy hu
ht lc lng lao đng ti công ty đu đc đào to.
Trong công ty, mi hot đng sn xut kinh doanh đu đt di s lãnh đo ca
Ban Giám đc, tip đn là các phòng ban h tr cho Ban Giám đc. Các phòng ban có
chc nng, nhim v khác nhau nhng đu có quan h cht ch trong công tác xây
dng và phát trin công ty.

Hình 1:ăSăđătăchcăcaăcôngăty

Ban giám đc

Phòng qun đc
sn xut
Phòng tài
chính
Phòng k
toán
Phòng
nhân s
Phòng kinh
doanh
Phòng
marketing
Phòng xut-
nhp khu
Phòng
sales
Phòng k thut,
vn hành
Phòng KCS,
hàng mu
Phòng pha
trn thuc

H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
4

Chc nng nhim v ca tng phòng ban chính:
- Ban Giám đc: Lãnh đo công ty, chu trách nhim toàn din hot đng trong
công ty.
- Phòng kinh doanh: Tim hiu v đi tác cung cp nguyên vt liu v cht
lng, giá c đ mua đc hàng cht lng và giá c phù hp. Trc tip chu
trách nhim thc hin các hot đng mua hàng và tip th bán hàng ti khách
hàng.
- Phòng nhân s: Theo dõi tình hình bin đng, tng gim nhân s trong công ty,
tham gia đy đ các loi bo him, hp đng và đ ngh tng lng khi phù
hp, có nhim v bo qun h s vic làm và s sách liên quan đn công nhân
viên trong công ty
- Phòng tài chính: lên k hoch v tài chính trong công ty.
- Phòng k toán: Ghi nhn các nghip v kinh t phát sinh ti công ty, bo qun
s sách, s liu k toán đã báo cáo lên cp trên và c quan nhà nc, thc hin
theo chun mc k toán hin hành và pháp lut. Tng hp báo cáo hàng tháng,
quỦ, nm.
- Phòng qun đc sn xut: Kim soát hàng tn kho. Giám sát sn xut sn phm
cung ng cho phòng kinh doanh trong nc bán cho khách hàng vi cht lng
tt nht theo đúng tiêu chun mà phòng KCS đã kim tra ly mu. Hàng tháng
phi hp vi phòng k toán kim kê hàng tn kho đ lên báo cáo x lỦ hàng đ
tránh trng hp xut đi hàng đã quá hn s dng và xut sai hàng.

2. Tăchc công tác kătoánăca công ty

Hình 2:ăTăchcăbămáyăkătoánăcaăcôngăty

H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
5

Nhim v ca tng v trí K toán:
 K toán trng:
- Giám sát toàn b hot đng ca phòng k toán.
- T chc công tác K toán cho nhân viên.
- Tham mu cho Ban Giám đc và chu trách nhim đi vi các báo cáo tài
chính.
- i chiu và duyt nhng chng t cho các nghip v kinh t phát sinh thng
xuyên.
- Hng dn và b sung nhng thiu sót trong phn hành ca nhân viên.
Ni gi báo cáo: Ban Giám đc.
 K toán tng hp:
- Tng hp s liu ca các K toán viên đ lp Báo cáo tài chính.
- Cùng vi K toán trng phân tích tình hình tài chính ca công ty trong mi
thi đim phát hành cáo cáo, đ cung cp các thông tin tài chính cho Ban Giám
đc đ lp chin lc kinh doanh.
Ni gi báo cáo: K toán trng.
 K toán nguyên vt liu: Chu trách nhim và kim tra tình hình xut - nhp – tn
kho nguyên vt liu và báo cáo lên K toán tng hp.
 K toán thanh toán: Thc hin các công tác k toán ca phn hành công n phi
thu và phi tr.
 K toán bán hàng: Xut hóa đn, nhn đn đt hàng, chm sóc khách hàng, lu
tr hóa đn. Hàng tháng kim tra hóa đn đu ra vi đn hàng.
 Th qu: Thu tin, chi tin khi phát sinh nghip v chi tin mt. Phi hp vi
Ban Giám đc kim kê qu hàng tháng và khi có yêu cu.
Hình thc s k toán: công ty dùng hình thc s nht kỦ chung đã phn ánh và
cung cp kp thi tình hình tài sn và ngun vn, tình hình thc hin các ch tiêu kinh
t tài chính, t đó giúp lãnh đo công ty quyt đnh đúng đn kp thi các phng án

kinh doanh.
II. Chu trình chi phí ti công ty

Mua,ănhpăkhoănguyênăvtăliuăvàăthanhătoánătinăchoănhàăcungăcp


Hot đng mua nguyên vt liu thanh toán tin gm 4 hot đng c bn:
- t mua nguyên vt liu.
- Nhp kho nguyên vt liu.
- Ghi nhn hóa đn.
- Thanh toán cho nhà cung cp.
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
6

Các hot đng này to ra các quan h thông tin luân chuyn trong chu trình và
vi các đi tng bên ngoài h thng. Hình sau mô t s đ dòng d liu cp 1 ca
chu trình.


Hình 3: S đ dòng d liu cp 1 chu trình chi phí
1. t hàng vi nhà cung cp
ây là hot đng đu tiên ca chu trình, hot đng này bao gm các hot đng
sau:
 Khi có nhu cu sn xut, phòng qun đc sn xut lp k hoch sn xut và
thông báo cho phòng kinh doanh. Nhân viên phòng kinh doanh ca công ty s
lp phiu yêu cu mua hàng.
 Phiu này đc gi ti trng phòng kinh doanh kim tra và ký xác nhn, sau
đó gi lên cho Ban giám đc ký duyt. Phiu yêu cu mua hàng sau khi đc
ký duyt đc chuyn v phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh kim thc hin
th tc la chn nhà cung cp phù hp. Sau đó trao đi vi nhà cung cp v

nguyên vt liu cn mua và lp đn đt hàng, chuyn cho Ban Giám đc xét
duyt.
 n đt hàng đc lp làm 3 liên, liên 1 lu gi ti b phn, liên 2 gi cho
ngi bán, liên còn li gi cho b phn k toán thanh toán.
Phòng qun
đc SX
Nhà cung cp
Ngân hàng
S sách,
báo cáo
t
hàng
1.0
Nhn
hàng
2.0
Ghi
nhn
H 3.0
Thanh
toán
4.0
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
7

 Sau khi đt mua nguyên vt liu, nhân viên phòng kinh doanh s xung kho trao
đi v vic chun b nhp kho.
Hot đng đt hàng vi ngi cung cp đc mô t qua s đ dòng d liu chi
tit nh sau:

Hình 4:ăSăđ dòng d liu cp 1 x lýăđt hàng














H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
8

Lu đ chng t x lý đt hàng:
Phòng kinh doanh
Phòngăgiámăđc

Hìnhă5:ăLuăđăchngătăxălýăđtăhàngă


Nhn xét:
 n đt hàng ch lp 3 liên, vi s lng này khi luân chuyn trong chu trình
không đ đáp ng nhu cu s dng ca các b phn. B phn nhn hàng và b
phn yêu cu không có đn đt hàng đ làm c s đi chiu, kim tra khi nhn
Lp
Phiu
YCMH
Xét
duyt
YCMH đã
duyt
YCMH
YCMH
A
A
B
B
YCMH đã

duyt
Lp n
đt hàng
– Xét
duyt
n đt h

n đt
hàng
N
Ngi bán
YCMH đã
duyt
N
K toán thanh tóan
Phòng qun
đc sn xut
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
9

hàng nên khi nhn hàng s không xác đnh đc là lô hàng ngi bán chuyn
đn có chính xác v mu mã và s lng nh lô hàng mà công ty đt hàng vi
ngi bán hay không.
Vì vy, đn đt hàng nên lp thêm 2 liên na, mt liên gi cho b phn nhn
hàng, liên còn li gi cho b phn yêu cu.

 B phn kinh doanh kiêm trách nhim b phn mua hàng.
Bi vì phòng kinh doanh thc hin quá trình đt hàng, la chn nhà cung cp,
vic kiêm nhim c chc nng mua hàng d dn đn nhân viên đt hàng thông
đng vi nhà cung cp, gây thit hi cho đn v.

 kim soát tt, b phn mua hàng phi đc t chc đc lp vi các phòng
ban khác và chu trách nhim thc hin mi nghip v mua nguyên vt liu t
bên ngoài. Tuy nhiên, Công ty G&H là công ty có quy mô nh, vic t chc b
phn mua hàng kin cho chi phí thc hin th tc này vt quá li ích. Do đó,
nhóm đ xut khâu mua hàng nên giao cho mt cá nhân đc lp và đc giám
sát cht ch, tách bit vi phòng kinh doanh.
 Phiu yêu cu mua hàng không nht thit phi do Ban Giám đc xét duyt.
Công vic này nên giao cho trng phòng kinh doanh.
2. Nhn hàng

- Ti ngày giao hàng, ngi bán tin hành giao hàng và phiu giao hàng cho
doanh nghip theo đúng đa ch đã tha thun.
- B phn nhn hàng s tin hành đi chiu hàng giao so vi n đt hàng do
phòng kinh doanh chuyn xung v chng loi, s lng, cht lng…và lp
biên bn nhn hàng v các mt hàng thc t đã nhn. Biên bn nhn hàng đc
lu ti b phn nhn hàng. n đt hàng đc chuyn tr li cho Phòng kinh
doanh.
- Nguyên vt liu đã đc nhp kho đy đ, phiu giao hàng đc chuyn đn
cho th kho đ tin hành lp phiu nhp kho. Th kho và ngi giao nguyên
vt liu ký vào phiu nhp kho hoàn tt quá trình nhn hàng.
- Phiu nhp kho đc lp làm 3 liên, liên 1 giao k toán nguyên vt liu, liên
2 giao cho k toán thanh toán đ ghi s và làm th tc thanh toán, phiu giao
hàng đc tr v cho b phn nhn hàng lu.
- Cn c vào liên th 3, th kho tin hành lp và ký vào th kho ghi nhn vic
nhp kho nguyên vt liu. Sau đó, liên 3 đc lu ti b phn kho.

H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
10

Các hot đng này to ra dòng thông tin chi tit sau:

Hình 6:ăSăđ dòng d liu cp 1 x lý nhn hàng




















H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
11


Lu đ chng t x lỦ nhn hàng


Hình 7:ăLuăđăchngătăxălýănhnăhàng

B phn nhn hàng
B phn kho






Lp
PNK

Phiu giao hàng
(đã kim tra)


Phiu nhp kho
đã kỦ
Phiu nhp kho
đã kỦ


Phiu nhp kho
Ghi th
kho
C
Nhà cung cp
Phiu giao hàng
(đã kim tra)
Phiu giao

hàng
A
Kim
hàng, lp
BBNH
C
K toán
thanh toán
K toán NVL
Th kho
Biên bn nhn
hàng
PGH đã
kim tra
Phòng kinh doanh
H
H
Phòng kinh doanh
N
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
12

Nhn xét:
 Mt nhiu thi gian và th tc rc ri khi Phòng kinh doanh và b phn nhn
hàng s dng chung 1 liên n đt hàng.
Vì vy, cn có mt n đt hàng đc lu sn ti b phn nhn hàng đ quá
trình nhn hàng din ra nhanh chóng, kp thi.
 Thc t, công ty G&H có quy mô nh, đ tit kim chi phí, b phn nhn hàng
và b phn kho không cn phi tách bit thành hai b phn riêng l.
3. Ghi nhn hóa đn và thanh toán

Quy trình chp thun hóa đn và thanh toán bao gm các hot đng:
- Khi nguyên vt liu v đn kho, nhân viên kho s thông báo cho b phn kinh
doanh đ trao đi vi khách hàng v vic xut hóa đn bán hàng. Hóa đn bán
hàng đc ngi bán chuyn đn cho Phòng kinh doanh , sau đó phòng kinh
doanh s chuyn cho b phn k toán.
- Nhn đc hóa đn ngi bán, k toán thanh toán kim tra hóa đn, so sánh đi
chiu các thông tin trên hóa đn vi các thông tin trên đn đt hàng và phiu
nhp kho. Nu các thông tin trên hóa đn phù hp, đy đ và chính xác thì k
toán thanh toán chp nhn hóa đn, ghi nhn thông tin v ngha v thanh toán
và lp y nhim chi.
- y nhim chi đc gi cho giám đc ký phê duyt đ thc hin thanh toán. Các
chng t khác đc lu ti b phn.
- y nhim chí sau khi đc phê duyt s chuyn qua ngân hàng làm th tc
thanh toán tin cho ngi bán, sau khi thanh toán xong, y nhim chi đc
ngân hàng gi v công ty.
- Khi nhn đc y nhim chi, k toán thanh toán tin hành ghi vào s chi tit
phi tr. y nhim chi đc lu ti b phn.
Hình sau mô t thông tin v hot đng chp nhn hóa đn và thanh toán tin cho
nhà cung cp
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
13



Hình 8:ăSăđ dòng d liu cp 1 x lý nhnăhóaăđnăvàăthanhătoán

H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
14

Lu đô luân chuyn chng t

K toán thanh toán
BanăGiámăđc

Hìnhă9:ăLuăđăchngătăxălýăhóaăđnăvàăthanhătoánăchoănhàăcungăcp

Nhn xét:
- Hình thc thanh toán công ty (lp y nhim chi gi ti ngân hàng ) : hình thc
thanh toán này thun tin, nhanh chóng và tránh đc nhng ri ro có th xy
ra nh mt mát tin hay bin th tài sn.
- y nhim chi nên lp làm 2 liên, mt liên gi cho ngân hàng, mt liên lu ti
đn v.
- Vic k toán n phi tr và k toán thanh toán phi đc tách làm hai b phn
riêng bit.  đây k toán n phi thu đm nhim luôn vai trò làm k toán thanh
toán, vic không có s tách ri gia chc nng ghi chép và chc nng thc hin
nghip v chi tr. Vic không tôn trng nguyên tc bt kiêm nhim d dn đn
kh nng sai phm, gian ln.
- S tách ri gia hai chc nng là kim tra, chp nhn thanh toán (do k toán
thanh toán đm nhn) vi xét duyt chi qu đ thanh toán là mt bin pháp

UNC
D
Xét
duyt
UNC đã
xét duyt
Ngân hàng
H 
H
UNC
D

Kho
PKD
PNK
H
H 
i
chiu,
ktra, lp
UNC
PNK
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
15

kim soát hu hiu. Tuy nhiên, Ban Giám đc khi xét duyt UNC nên có đy
đ chng t làm cn c xét duyt. Và vic xét duyt chi qu nên giao mt b
phn khác ( b phn tài v) thc hin, . c bit trong trng hp vng mt
ban giám đc ti đn v. Nh vy s gim bt đc khi lng công vic ca
Ban Giám đc.

III. Kin ngh saăđi chu trình chi phí

Mc dù chu trình chi phí ca công ty thc n chn nuôi G&H còn nhiu hn ch,
tuy nhiên vn đm bo đc yêu cu cn thit cho hot đng ca công ty. Tuy nhiên,
đ đm bo cho s m rng và phát trin lâu dài, công ty nên thit lp b phn kim
soát ni b và hoàn thin chu trình chi phí.

Tng hp các nhn xét ca các hot đng trong chu trình chi phí, nhóm xin đ
xut chu trình chi phí đ ci thin cho hot đng mua nguyên vt liu thanh toán ngay
ti công ty TNHH thc n chn nuôi G&H nh hình sau.
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
16














Phòng kinh doanh
Ban giámăđc

B phn nhn hàng
B phn kho






Xét
duyt
H đã
duyt(5 liên)
H (5 liên)
YCMH
A
B
B
Phòng qun đc

sn xut
Xét duyt,
Lp n
đt hàng
A
Ngi bán
YCMH đã
duyt
N
K toán thanh tóan
H (5 liên)
H
Lp
PNK

Phiu giao hàng
(đã kim tra)


Phiu nhp kho
đã kỦ
Phiu nhp kho
đã kỦ


Phiu nhp kho
Ghi th
kho
C
Nhà cung cp

Phiu giao hàng
(đã kim tra)
Phiu giao hàng
N
Lp
biên bn
nhn
hàng
C
K toán
thanh toán
K toán NVL
Th kho
Biên bn nhn
hàng
PGH đã
kim tra
H
H
Phòng mua hàng
P.Qun đc SX
N
H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B
17

K toán thanh toán
BanăGiámăđc

Hìnhă10:ăLuăđăluânăchuynăchngătăchuătrìnhăchiăphíăă(ăxut)
D
Xét
duyt
UNC đã
Ngân hàng
UNC đã
xét duyt
H 
H
UNC
D

Kho

PKD
PNK
H
H 
i
chiu,
ktra, lp
UNC
PNK
UNC
UNC
UNC
UNC (đã
thanh toán)