Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại

LỜI NĨI ĐẦU
Trong “nền kinh tế mở” ngày nay thì cạnh tranh là nguyên tắc cơ
bản bắt buộc và là xu thế tất yếu nếu muốn thúc đẩy sự phát triển doanh
nghiệp, hơn nữa là doanh nghiệp thương mại thì vai trò của người quản lý
quyết định trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp mình bên
cạnh đó là việc cung cấp các thơng tin nhanh chóng, kịp thời của kế toán
trong việc hạch toán kế toán.
Bán hàng tuy là khâu sau của mua hàng nhưng lại có vai trị quyết định
trong thương mại vì bán là tổng kết của tất cả các yếu tố liên quan như tiền
mua hàng các chi phí khác và thậm chí cịn phải phân tích các điều kiện
khác thể hiện nghệ thuật bn bán của doanh nghiệp thương mại.
Hạch toán trong bán hàng là tiền cơ sở thu nhập các số liệu, các điều
kiện liên quan để phân tích đánh giá rồi hạch tốn ra các khoản chi phí
bán hàng làm sao cho nhanh chóng , chính xác, kịp thời để hồn tất tổng
kết rồi kết hợp với người quản lý doanh nghiệp quyết định việc bán hàng
và kết quả kinh doanh ra sao. Do đó kế tốn ở khâu này vừa là công tác
đắc lực cho người quản lý doanh nghiệp là 2 hạch toán tổng kết kết quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp .
Hạch toán kế toán bán hàng dựa trên cơ sơ chính là hệ thống luật về
kiểm tốn, kế toán và các tài khoản do Nhà nước ban hành.
Từ lý luận và thực tế đặt ra cho công tác kế toán bán hàng ở nước ta,
sau khoá bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán trưởng ;
Em đã chọn đề tài nghiên cứu là ”Hạch tốn chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại ” với mong
muốn đóng góp ý kiến về chuyên đề này .
Ngoài phần mở đầu và lết luận , nội dung của chuyên đề được chia ra 2
phần .


PHẦNI: NHỮNG LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI .

I.

Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới quá trình bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại:
1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại :
hoạt động kinh doanh thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành
vi thương mại của doanh nghiệp bao gồm việc mua bán hàng hoá cung ứng
dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại mục đích sinh
lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Hoạt động kinh doanh thương mại có chức năng tổ chức và thực hiện
việc mua bán ,trao đổi cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời
sống nhân dân . đây là khâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng .
-

Như vậy đặc điểm về hoạt động làm lưu chuyển hàng hoá là sự

tổng hợp các quá trình mua bán , trao đổi và dự trữ hàng hố.
-

Hàng hố có đặc điểm bao gồm các vật tư , sản phẩm hàng hoá vơ

hình hay hữu hình mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
-

Phương thức lưu chuyển hàng hố có đặc điểm là bán bn và bán

lẻ hàng hố.
-

Tổ chức kinh doanh có đặc điểm là bán bn, bán lẻ. Xúc tiến

thương mại....
-

Hàng hố có sự vận động khơng giống nhau tuỳ thuộc vào

nguồn hàng và từng loại mặt hàng . nếu chi phí mua bán và thời gian lưu
chuyển giữa chúng khác nhau.
2. Nhiệm vụ của kế toán ở doanh nghiệp thương mại
Mua hàng là việc doanh nghiệp thương mại trả tiền để có được tồn
quỳên về hàng hố, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng
hố. Trong q trình bán hàng nói riêng sẽ nảy sinh các chi phí cần thiết để
cho hồn thiện việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Do đó giá bán hàng
hoá là sự tổng hợp của tất cả các chi phí từ khâu chuẩn bị đi mua hàng về
2


và cho tới khâu giao hàng, tính tốn doanh nghiệp thấy rằng giá bán là
hợp lý, có lợi nhuận (đó là trên cơ sở lý thuyết). Do đó :
-

kế tốn phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình

chi phí của doanh nghiệp trong kỳ kế tốn còn phải ghi chép về số lượng
hàng bán, đơn giá, kết cấu, loại hàng....
-

tính tốn chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình bán

hàng .
-

phân bổ hợp lý chi phí bán hàng biến động và dự trữ hàng hoá

tại kho, phát hiện và xử lý kịp thời .
-

lựa chọn phương pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng

xuất bán, bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả
kinh doanh cuối kỳ.
3. Ý nghĩa của hoạt động bán hàng trong hoạt động kinh
doanh thương mại.
Trong nền kinh tế thị trường, hàng hoá được sản xuất ra và đưa đến
tay người tiêu dùng nói chung cần có sự lưu thơng hàng hố. Trong đó bán
hàng là khâu quan trọng vì nó tổng hợp tất cả các yếu tố như chi phí sản
xuất, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng ... để có một thời điểm ,điạ điểm ,
giá cả bán hàng hợp lý .
Tuy sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhưng tiêu thụ lại quyết định sản
xuất theo hướng tích cực hay tiêu cực. Đó là kết quả trực tiếp của nơi sản
xuất và người tiêu dùng. Trên cơ sở đó mà doanh nghiệp mới hoạt động
cung ứng kịp thời .
Mặc dù xét trên phạm vi lớn thì nhà sản xuất có vai trị to lớn quyết
định tới hàng hố của mình để đưa thành phẩm ra thị trường. Doanh
nghiệp thương mại làm công việc mua bán tới tay người tiêu dùng. Vậy
nơi sản xuất và doanh nghiệp thương mại đều có tính chất chun mơn.
Doanh nghiệp thương mại điều chỉnh giá bán để thu lợi nhuận cho hợp lý
đảm bảo sự tồn tại của mình. Bên cạnh đó phải chịu hoàn toàn về chất

3


lượng, mẫu mã và số lượng hàng bán ra và thậm chí phải làm việc với
doanh nghiệp thương mại để có một giá cả hợp lý tới tay người tiêu dùng.
Do đó, trên cơ sở một ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp thương mại
nói riêng vừa có tính độc lập tương đối (mối quan hệ lẫn nhau). Song song
với việc bán hàng, doanh nghiệp thương mại đầu vào (tức là mua hàng gì,
giá cả như thế nào,...) cho hợp lý với đầu ra. Đầu vào và đầu ra phải tính
tốn trong một mối liên hệ tổng thể sát sao, chính xác.
Cùng với việc đó là người quản lý, điều hành doanh nghịêp thương
mại có vai trị quyết định tới sự thành bại của danh nghiệp. Toàn quyền
quyết định hàng là hàng gì, đầu vào, đầu ra ra sao. Trên cơ sở đó cùng với
kế tốn lên kế hoạch cụ thể, chính xác về chi phí từ A đến Z để đi đến
quyết định, nên việc nhà quản lý điều hành cần phải dựa vào các thơng tin
do kế tốn cung cấp, các thông tin cần đầy đủ, trung thực , chính xác.
II

NỘI DUNG CƠ BẢN TIỀN ĐỀ CHO HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI:

1.

Phạm vi bán hàng :

Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hố bán đi như thế
nào:
-

Hàng hóa bán đi được thực hiện thông qua mua - bán, đảm

bảo được thanh tốn theo một hình thức nhất định .
-

Khi hàng bán đi tức là doanh nghiệp thương mại mất bản

quỳên về hàng hố khi nhận thanh tốn dưới 1 hình thức hợp lệ của bên
mua.
-

Hàng đưa vào với số lượng bao nhiêu, mấy loại mặt hàng,

hàng gì, bán ngay hay để lại mặc thời gian... mục đích là làm tăng thêm giá
trị .
Về mặt thị thường: có thể là thị trường bán lẻ trong phạm vi diện rộng
hay hẹp là tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ...Điều
đáng nói ở đây là phải tính các chi phí cụ thể rất nhiều mặt phát sinh rồi
4


mới đi đến tổng hợp chi phí. Có thể là thị trường bán bn: bán bn thì
q trình qêt tốn chi phí bán hàng mang tầm rộng hơn, các chi phí phát
sinh thường dễ tính hơn, cụ thể hơn. Việc bán bn này cũng cịn xem xét
trong phạm vi bán bn rộng hay hẹp thậm chí mở rộng ra thị trường nước
ngồi. Như vậy việc tính tốn các chi phí phải mang tầm vĩ mơ hơn tất cả
chi phí của việc tính tốn bán lẻ hay bán bn hàng hố của doanh nghiệp
thương mại thì cũng để phục vụ cho việc cuối cùng là áp giá cho hàng hoá
được bán đi theo như mong muốn của danh nghiệp thương mại.
2.

Các phương thức bán hàng của doanh nghiệp thương mại:

Bán hàng là khâu sau trong quy trình kinh doanh của danh nghiệp
thương mại. Lúc này hàng của danh nghiệp thương mại được chuyển về
trạng thái tiền ban đầu của mình. Doanh nghiệp thương mại có các phương
thức bán hàng sau:
Bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho.
Bán hàng theo hình thức chuyển hàng trực tiếp tại kho.
Bán bn vận chuyển hàng theo hình thức giao tay.
Bán bn vận chuyển hàng theo hình thức chuyển hàng.
Bán hàng đại lý .
Bán lẻ hàng hoá.
Xuất khẩu hàng hoá .
Hay một số trường hợp bán hàng bằng cách khác.
Mỗi hình thức bán hàng thì việc nghiên cứu chun mơn tính tốn
các chi phí phải thật đầy đủ và chính xác để có tài liệu quan trọng phối hợp
với nhà quản lý danh nghiệp để có một phương thức bán hàng tối ưu nhất
trong số các phương thức bán hàng trên nhằm đem lại lợi nhuận nhất cho
doanh nghiệp.
3. Giá của cửa hàng bán:
Hàng bán được xuất kho theo giá thực tế. Đây là quy định chung
và giá bán tuỳ từng mặt hàng khác nhau theo nguồn nhập vào rồi bán .
5


Nhất là trong thời đại kinh tế thị trường như bây giờ thì giá bán rất phong
phú đa dạng nhưng đây là khâu quan trọng nhất vì nó quyết định tới vịêc
hạch toán lãi - lỗ của doanh nghiệp và cũng là giá hợp lý hay không đối
với người tiêu dùng và có sự tác động trở lại nơi sản xuất . Giá cả này

được kế toán hạch toán trên cơ sở phân tích hạch tốn các chi phí bán hàng
nói chung .
4. Phương thức thanh tốn;
Qúa trình bán hàng các doanh nghiệp thương mại có thể tiến hành theo
nhiều cách nhưng đảm bảo dù bán lẻ hay bán buôn thì cũng phải thanh
tốn dứt điểm mới đem ra đảm bảo sự cẩn tắc, thẳng thắn của doanh
nghiệp thương mại .
Có thể thanh tốn bằng tiền mặt: bn bán với người mua được diễn ra
tại một thời điểm và bên bán giao hàng ngay sau khi nhận tiền mặt của bên
mua có thể bằng tiền Việt Nam, vàng, bạc, kim khí q, đá q hay ngoại
tệ ...
Có thể thanh tốn chậm: tức là bên bán giao hàng ngay sau khi bên
mua đã thanh toán bằng tiền đang chuyển tiền đến, một giấy nợ ...và ghi rõ
thời gian thanh toán giữa hai bên.
5. Chứng từ và tài khoản mà kế toán sử dụng :
Chứng từ: tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán phải sử dụng
các chứng từ phù hợp với phương thức, phù hợp với cách tính của doanh
nghiệp thương mại cụ thể:
-

hoá đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT)

-

biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

-

Phiếu xuất kho hàng hoá

-

thẻ kho

-

bảng kê hàng hoá trong kho

-

phiếu chi hoá đơn chứng từ

-

các chứng từ chi phí khác có liên quan trong khâu bán hàng
6


Tài khoản mà kế tốn sử dụng:
Kế tốn q trình bán hàng được sử dụng trong hạch toán bán hàng cụ
thể sau.

7


III. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN DOANH NGHIỆP

1. Khái niệm:
Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp là tổ chức áp dụng các
phương pháp kế toán nhằm thực hiện chức năng của kế toán: thu nhận, xử

lý và cung cấp thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế tốn
doanh nghiệp .Có bốn phương pháp :
-Phương pháp chứng từ
-Phương tính giá
-Phương pháp đối ứng tài khoản
-Tổng hợp và cân đối
2.

Nguyên tắc tổ chức kinh tế doanh nghiệp :
Tổ chức cơng tác kế tốn kinh tế doanh nghiệp phải dựa trên ba

nguyên tắc cơ bản sau :
a. Tổ chức cơng tác kế tốn phải tn theo các văn bản pháp lý về kế
toán hiện hành như : luật kế toán, chuẩn mức kế toán và chế độ kế tốn .
+Luật kế tốn do Quốc Hội thơng qua, quy định nội dung cơng tác kế
tốn , tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động nghề nghiệp kế tốn.
+Chuẩn mực kế tốn: Do cơ quan nhà nước có thảm quyền (bộ
tài chính )ban hành trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và luật kế
toán nhằm đưa ra những quy định và hướng dẫn về kế tốn trong một lĩnh
vực của một số cơng việc cụ thể.
Để quản lý thống nhất về kế toán, đảm bảo kế tốn là một cơng cụ
quản lý giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kế tốn tài chính,
cung cấp thơng tin đầy đủ ,kịp thời, cơng khai, minh bạch đáp ứng được
yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước, của doanh nghiệp và các cơ quan tổ
chức khác: đòi hỏi các doanh nghiệp khi tổ chức cơng tác kế tốn phải tn
thủ theo đúng văn bản pháp lý về kế toán.

8

b. Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ, tính chất, hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh
và những đặc điểm khác về tổ chức cơng tác kế tốn của donh nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp thuộc các nghành kinh tế khác nhau, quy
mô khác nhau, thành phần kinh tế khác nhau, thì tổ chức cơng tác kế tốn
cũng khơng giống nhau .Song để đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt chức
năng, phát huy được vai trò tác dụng đối với cơng tác quản lý kế tốn, địi
hỏi việc tổ chức cơng tác kế tốn phải phù hợp với đặc điểm của doanh
nghiệp.
c. Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu
quả. Tổ chức công tác kế toán nhằm thực hiện chức năng trong kế tốn
nhưng khơng phải bất kỳ giá nào, chính vì vậy phải đảm bảo tiết kiệm và
hiệu quả .
Khi theo nguyên tắc này, địi hỏi việc tổ chức cơng tác kinh tế
doanh nghiệp phải đảm bảo cho kế toán được tổ chức một cách khoa học,
hợp lý thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế tốn, chất lượng của cơng
tác đạt mức cao nhất với chi phí thấp nhất .
3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp :
Gồm các vấn đè cơ bản sau :
a. Tổ chức hạch toán ban đầu :
Đây là khâu tổ chức đầu tiên quan trọng của chu trình cơng tác kế
tốn, số liệu tài liệu do kế tốn cung cấp có đảm bảo tính pháp lý hay
khơng, trung thực hay khơng trước hết phụ thuộc vào hạch toán ban đầu .
Thực hiện nội dung này bắt buộc xác định những chứng từ phải
lập hay tiếp nhận cho từng nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhập chứng từ
cần phải lập chuyển giao đến bộ phận kế tốn nào để kiểm tra, hồn chỉnh
chứng từ ghi sổ kế tốn và sau đó bảo đảm lưu trữ chứng từ .
b. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán (phù hợp với đặc điểm của định
nghĩa)
9

- Hạch toán tài khoản kế toán là một trong những nội dung của
chế độ kế toán do nhà nước (bộ tài chính) ban hành .Trong đó quy định số
lượng tài khoản, tên gọi tài khoản, kí hiệu tài khoản và phương pháp hạch
toán trên tài khoản.
-Các doanh nghiệp nghiên cứu, vận dụng một cách phù hợp,
đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ nội dung hạch toán của doanh nghiệp,
cung cấp được các chỉ tiêu kinh tế, làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo
chế độ kế tốn hiện hành.
Có 78 tài khoản
Và 8 tài khoản ngồi bảng cân đối kế toán
Việc sử dụng bao nhiêu tài khoản tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản
lý của doanh nghiệp .
-

Hiện nay có bốn ngành, lĩnh vực có hệ thống tài khoản kế tốn

được bộ tài chính chấp thuận ví dụ như ngành xây dựng hàng khơng, bưu
chính viễn thơng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp ở trong
lĩnh vực riêng, sẽ áp dụng theo hệ thống tài khoản riêng.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách, kế tốn :
(theo hình thức kế tốn phù hợp với doanh nghiệp)
theo chế độ kế tốn hiện hành ,có bốn hình thức kế tốn :
+ Nhật kí sổ cái
+ Chứng từ ghi sổ.
+ Nhật kí chứng từ .
+ Nhật kí chung
Mỗi một hình thức kế tốn có hệ thống sổ sách riêng,có đặc
điểm về trình tự, và phương pháp ghi chép riêng, ưu nhược điểm khác

nhau ,thích hợp với từng doanh nghiệp cụ thể khác nhau .Trong đó:
Hình thức nhật ký sổ cái: thích hợp với các doanh nghiệp quy mơ
nhỏ ,ít nhân viên kế tốn như : Tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp ...
10


Hình thức chứng từ ghi sổ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mơ
vừa .
Hình thức nhật ký chứng từ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy
mơ vừa và lớn.
Hình thức nhật ký chung: Thích hợp với mọi doanh nghiệp có
quy mơ khác nhau .
Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm nghành của mình để lựa
chọn hình thức kế toán phù hợp và phải mở đầy đủ hệ thống sổ sách kế
tốn theo hình thức kế tốn lựa chọn.
Việc nghi sổ kế toán phải trên cơ sở các trứng từ đã kiểm tra đảm
bảo hợp lệ ,không được tẩy xố, khơng được dùng các chất hố học phủ
lên số liệu trong sổ sách kế toán, mọi trường hợp ghi sai đều phải sửa chữa
kịp thời ngay sau khi phát hiện, tuỳ theo trường hợp ghi sai mà áp dụng
phương pháp chữa sổ thích hợp nhưng khơng được làm mất sổ “gốc”đã ghi
sai.
-

Các phương pháp chữa sổ:

* Phương pháp cải chính:
Áp dụng theo từng trường hợp sổ ghi sai chịu ảnh hưởng quan hệ đối
ứng tài khoản nhưng chưa ảnh hưởng tới số tổng cộng .
Chữa sổ gạch ngang một dòng bằng mực đỏ rồi viết lại số đúng lên
số sai.

* Phương pháp ghi bổ sung :
Áp dụng trong trường hợp số sai nhỏ hơn số đúng hoặc ghi sót nghiệp
vụ kế tốn.
-Người chữa sổ ghi bổ xung thêm một định khoản kế toán, số liệu bằng
khoản chênh lệch giữa số đúng với số sai, hoặc bằng số liệu đã ghi sót .
* Phương pháp ghi số âm :
- Áp dụng trong trường hợp số sai lớn hơn số đúng hoặc ghi trùng
nghiệp vụ kế toán
11


-

Người chữa số ghi một định khoản kế toán như đã ghi số liệu

bằng khoản chênh lệch giữa số sai và số đúng ------ số đã ghi trùng và ghi
bằng số âm
Quy ước kĩ thuật ghi số âm: số liệu:
+ Viết bằng mục đỏ
+ đóng khung
+ ghi trong ngoặc đơn
Ví dụ : doanh nghiệp nguyên vật liệu cho sản xuất 23. 10—
Nợ MC 621.32
Có MC 152.32
Chữa Nợ MC 621.9
Có MC 152.9
* Phương pháp ghi đảo :
Áp dụng trong trường hợp ghi sai như ở phương pháp ghi số âm :
theo phương pháp này, kế toán lập một định khoản ngược lại với định
khoản đã ghi ; số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số sai với số đúng như

số đã ghi trùng .
ví dụ : Nợ Mc 152:9
Có MC 621:9
* Phương pháp kết hợp giữa ghi số âm, ghi số đảo, với ghi số bổ sung:
Áp dụng trong từng trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản
trước hết dùng phương pháp ghi số âm như ghi đảo để xố bỏ định khoản
đã ghi sai, sau đó bằng phương pháp ghi bổ sung để ghi định khoản đúng .
d. Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính :
Thực hiện nội dung này cần xác định những báo cáo tài chính phải
lập, phân cơng người lập, kì lập báo cáo, nguồn số liệu để lập, thời hạn
hoàn thành .
theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, 4 báo cáo tài chính bắt
buộc:
12


-

Bảng cân đối kế toán

-

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

-

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

-

Thuyết minh báo cáo tài chính
e. Xác định mơ hình tổ chức bộ máy cơng tác kế tốn :

Phù hợp với doanh nghiệp, phân cơng lao động kế tốn hợp lý, phù hợp
với khả năng, trình độ của từng nhân viên (8%).
Hiện nay, có ba mơ hình tổ chức bộ máy cơng tác kế tốn doanh
nghiệp, mỗi một mơ hình có một cách tổ chức cơng tác kế tốn khác nhau;
ưu – nhược điểm khác nhau, thích hợp từng doanh nghiệp cụ thể khác
nhau. Trong đó :
-

Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung : Thích hợp với

quy mơ nhỏ
-

Mơ hình tổ chức kế tốn phân tán thích hợp với các doanh

nghiệp quy mơ lớn.
-

Mơ hình tổ chức kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán, áp dụng

một trong hai mơ hình trên đều không phù hợp .
-

Việc phân công lao động kế tốn, phải trên cơ sở, khả năng và

trình độ của từng nhân viên, phải tạo ra sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ
phận kế tốn, trong đó:

+ Kế tốn trưởng khơng được đưa người nhà vào làm thủ
kho, thủ quỹ
+ Nhân viên kế tốn khơng được kiêm thủ kho, thủ quỹ.
4. Phương hướng hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán 78 doanh
nghiệp:
Kế toán ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loài
người, sự phát triển của nền kinh kế và luôn luôn được xác định là một
công cụ quan trọng trong quản lý kế toán doanh nghiệp, kế toán trưởng,
nội dung và u cầu quản lý thay đổi, địi hỏi kế tốn phải phát triển và
13


hồn thiện, chính sự phát triển và hồn thiện của kế toán lại thúc đẩy kinh
tế phát triển .
Việc thực hiện tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp ln là một
nhu cầu cấp thiết theo hướng tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, hợp
lý. Nghĩa là: tổ chức cơng tác kế tốn đúng theo ngun tắc, phù hợp với
doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện tốt chức năng của kế tốn, phát huy đầy
đủ vai trị, tác dụng của kế tốn, chất lượng cơng tác kế tốn đạt mức độ
cao nhất với chi phí hạch tốn tiết kiệm nhất.
IV – HẠCH TỐN CHI PHÍ BÁN HÀNG, CHI PHÍ QUẢN LÝ
DOANH NGHIỆP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI:
Kết quả hoạt động của sản xuất kinh doanh là kết quả của hoạt động
tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và được biểu hiện qua chỉ tiêu
Lãi (hoặc lỗ) về tiêu thụ – kết quả đó được tính theo cơng thức sau:
Lãi (Lỗ)
Chi phí
`Về tiêu
thụ sản
phẩm quản

lý DN

=

Doanh thu
thuần về
bán hàng và
cung cấp
dịch vụ

-

Giá
vốn
hàng
bán

-

Chi
phí
bán
hàng

Như vậy, để xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh, bên cạnh việc phải tính tốn chính xác doanh thu thuần về bán hàng
và cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng tiêu thụ kế tốn cịn phải tiến hành tập
hợp các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN)
phát sinh trong kỳ chính xác và kịp thời.
1.

Hạch tốn chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến
hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ. Để tập
hợp chi phí bán hàng, kế tốn sử dụng tài khoản 641.
TK 641- chi phí bán hàng được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh
trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hố, như chi phí bao gói, phân
14


loại, chọn lọc, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hàng
hoá, hoa hồng cho đại lý bán hàng....
Bên Nợ: chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ .
Bên Có: các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ.
TK 641 khơng có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo các yếu tố chi
phí sau:
- TK 6411 – chi phí nhân viên: Theo dõi tồn bộ tiền lương chính,
lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Các khoản tính
theo quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế...các nhân viên bán hàng, đóng
gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hố tiêu thụ.
- TK 6412 - chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu,
liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao
động của nhân viên (giẻ lau, xà phòng...) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy
hàng....
- TK 6413- chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí dùng cho
dụng cụ cân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay... phục vụ cho
bán hàng.
-TK 6414- chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Là chi phí khấu

hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng (như nhà cửa, kho tàng, phương
tiện,vận chuyển...).
-TK 6415- chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho sản phẩm
trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng.
-TK 6417 - chi phí dịch vụ mua ngồi: Là các chi phí dịch vụ mua
ngồi như sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc
vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng,
cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu...
-TK 6418- chi phí bằng tiền khác : là các chi phí khác phát sinh trong
khi bán hàng, ngồi các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận
15


bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hố, quảng cáo, chào hàng, chi
phí hội nghị khách hàng ...
*Trình tự hạch toán như sau:
-Tổng tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng,
nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hố đi
tiêu thụ, kế tốn ghi:
Nợ TK641( 6411)
Có TK 334
-Trích BHXH, KPCĐ, BHYT theo tỷ lệ quy định tính trên tổng số tiền
lương phát sinh trong kỳ.
Nợ TK 641(6411)
Có TK 338 (3382,3383,3384)
-Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho q trình bán hàng như bao gói,
vận chuyển, sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 641(6412)
Có TK 152 .
- Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho khâu bán hàng, như

dụng cụ cân, đong, đo, đếm, máy tính cầm tay,...
TK 641 (6413)
TK 153 –Xuất dùng với giá trị nhỏ phân bổ một lần .
Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng ( nhà cửa, kho
tàng ,phương tiện vận chuyển...)
Nợ TK 641(6414)
Có TK 214.
Và ghi nợ TK 009 - Nguồn vốn KHCB
- Chi phí bảo hành sản phẩm (6415).
+ Trường hợp khơng có bộ phận bảo hành độc lập :
Khi trích trước chi phí bảo hành sản phẩm ghi:
Nợ TK 641(6415)- chi phí bảo hành
16


Có TK 335 – chi phí phải trả .
Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm ghi
Nợ TK 621 ,622,627
Có TK 111,112, 152,214,334.
Cuối kỳ chi phí bảo hành thành phần thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 –chi phí SXKD dở dang (chi tiết bảo hành sản phẩm).
Có TK 621 ,622,627.
Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm bàn giao cho khách hàng ghi :
Nợ TK 335- chi phí phải trả
Có TK 154- chi phí SXKD dở dang.
Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm ghi :
Nợ TK 335
Có TK 641 (6415).
Trường hợp số trích trước chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát
sinh thì số chêch lệch hạch tốn giảm chi phí bán hàng:

Nợ TK 335
Có TK 641- chi phí bán hàng .
Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích trước về chi phí bảo hành thực tế
phát sinh sẽ được tập hợp vào TK 154 theo bút tốn .
Nợ TK 154
Có TK 621 , 622 ,627 .
Sau đó được kết chuyển vào TK 6415, khi sản phẩm bảo hành được bàn
giao cho khách hàng, ghi:
`Nợ TK 6415
Có TK 154
Trường hợp sản phẩm bảo hành không thể sửa chữa được doanh nghiệp
phải xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng ghi :
Nợ TK 6415
Có TK 155
17


Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập khi phát sinh
chi phí bảo hành sản phẩm ghi :
Nợ TK 621 ,622,627
Có TK 111,112 , 152,214,334.
Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm ghi :
Nợ TK 154
Có TK 621, 622,627.
Khi sản phẩm bảo hành hồn thành bàn giao cho khách hàng ghi:
Nợ TK 632.
Có TK 154.
Đồng thời ghi:
Nợ TK 911 .
Có Tk 632 .

Số thu về sửa chữa bảo hành sản phẩm mà cấp trên và đơn vị nội bộ
phải thanh toán ghi:
Nợ TK 111, 112 ,136
Có TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ
- Chi phí điện, nước mua ngồi, chi phí thơng tin (điện thoại ,fax ...)
phải trả bưu điện, chi phí thuê ngồi sửa chữa TSCĐ, có giá trị khơng
lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng ghi:
Nợ TK 641 (6417)
Có TK 111, 112 ,331.
-

Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng

ghi :
Nợ TK 641 (6418)
Có TK 335 - chi phí phải trả.
-

Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh ghi :

Nợ TK 335 - chi phí phải trả .
Nợ TK 133- thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
18


CóTK 331 - phải trả cho người bán hoặc
Có TK 241 - SXCB dở dang (2413) hoặc
Có TK 111, 112, 152
-

Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá

trị lớn và liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của nhiều kỳ hạch
toán , kế tốn sử dụng TK 142 - chi phí trả trước hoặc tài khoản 242- chi
phí trả trước dài hạn để phân bổ dần chi phí này. Định kỳ tính vào chi phí
bán hàng từng phần chi phí đã phát sinh ghi :
Nợ TK 641- chi phí bán hàng
Có TK 142 , 242 - chi phí trả trước
-

Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế tốn ghi:

Nợ TK 111, 112 ,335.
Có TK 641.
- Cuối kỳ hạch tốn kết chuyển chi phí bán hàng vào TK xác định kết
quả ghi :
Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh .
Có TK 641- chi phí bán hàng .
- Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ khơng có
hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào
TK 142- chi phí trả trước, ghi:
Nợ TK 142 (1422)- chi phí chờ kết chuyển
Có TK 641 - chi phí bán hàng
- Ở kỳ hạch tốn sau: khi có sản phẩm, hàng hố tiêu thụ chi phí bán
hàng đã được kết chuyển vào TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ
sang TK 911 , ghi:
Nợ TK 911 xác định kết quả kinh doanh
Có TK 142 (1422)

19

Sơ đồ hạch tốn tổng hợp chi phí bán hàng:
TK 334,338

TK641

Chi phí lương và các khoản
Theo lương của ngân viên

Gía trị thu

TK111,112,1
38

Giảm chi phí

TK152,15

Chi phí vật liệu,
dụng cụ

Kết chuyển chi phí bán
hàng

TK21

Chi phí khấu hao
TSCĐ

Chờ kết

Kết

TK331,111,11
Các khoản chi phí liên
TK133

2. Hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan
chung đến tồn bộ của cả doanh nghiệp mà khơng tách riêng ra được cho
bất kì một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều
loại như chi phí quản lý doanh nghiệp; quản lý hành chính và chi phí
chung khác .
Kế tốn sử dụng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp các
khoản chi phí thuộc loại này trong kì.
Bên nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
20