Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tp HCM

1
Chương 1:
Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong
các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
1.1 Doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại là cầu nối trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng, chuyên
hoạt động trong lĩnh vực mua, bán hàng hóa và thực hiện các hoạt động dịch vụ nhằm
thỏa mãn nhu cầu khách hàng với mục đích thu lợi nhuận.
Quy luật chi phối của hoạt động thương mại là quy luật mua rẻ bán đắt. Tiền được
dùng để mua hàng hoá rồi sau đó bán lại với giá cao hơn, lợi nhuận chính là phần chênh
lệch giữa giá mua và giá bán.
Hoạt động thương mại hiện nay chủ yếu được chia thành 3 nhóm: mua bán hàng
hoá, dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại. Trong đó, dịch vụ thương mại gắn liền
với việc mua bán hàng hoá; xúc tiến thương mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy
việc mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ thương mại.
1.1.2 Đặc điểm của các doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực lưu thông hàng hóa
nhằm chuyển đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách thuận lợi nhất và
thực hiện các hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng.
Sản phẩm chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là sản phẩm phi vật chất.
Doanh nghiệp thương mại, trong quá trình chuyển đưa hàng hóa do các doanh nghiệp sản
xuất tạo ra đã thêm vào các hoạt động dịch vụ làm hài lòng khách hàng như: chuyển đưa
hàng hóa đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, đúng thời gian, địa điểm và đúng giá cả đã thỏa thuận
trước.
Thị trường của các doanh nghiệp thương mại đa dạng, rộng lớn. Sản phẩn của doanh
nghiệp thương mại trên thị trường đầu ra bao gồm hàng hóa và dịch vụ, nhằm đáp ứng
nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong đời sống nhân dân trên thị trường trong nước và thị
2
trường quốc tế. Mặt khác do chuyên mua bán trên thị trường nên các doanh nghiệp này có
điều kiện thuận lợi hơn để thay đổi thị trường của mình ở những khu vực địa lí khác nhau.

Đặc điểm này đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại phải thường xuyên nghiên cứu thị
trường để nắm bắt nhu cầu và chủ động xây dựng chiến lược phát triển thị trường, chú
trọng cả thị trường đầu vào và thị trường đầu ra để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hoạt động xúc tiến thương mại có vai trò quan trọng đăc biệt.Các doanh nghiệp
thương mại tập trung vào các hoạt động quảng cáo hàng hóa, xây dựng thương hiệu,
khuyến mãi, mở rộng quan hệ công chúng, tham gia hội chợ, triển lãm và các hoạt động
yểm trợ cho hoạt động bán hàng. Các hoạt động trên nhằm làm cho công chúng biết về
hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp, làm rõ sự khác biệt giữa sản phẩm của doanh nghiệp
so với sản phẩm cùng loại trên thị trường, gây dựng vị thế và nâng cao uy tín của doanh
nghiệp với khách hàng.
Kinh doanh trong cơ chế thị trường luôn mở cửa, tạo ra muôn vàn cơ hội tìm kiếm
lợi nhuận nhưng cũng đầy cạm bẫy rủi ro.Rủi ro tồn tại khách quan cùng với hoạt động
kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy biến động, đòi hỏi các doanh nghiệp thương
mại phải có ý thức phòng ngừa rủi ro. Hạn chế tổn thất xảy ra và quản trị tốt rủi ro là nội
dung không thể thiếu của quản trị kinh doanh hiện đại.
1.1.3 Chức năng của doanh nghiệp thương mại
- Chức năng lưu chuyển hàng hoá trong nền kinh tế.
Đây là chức năng xã hội của các doanh nghiệp thương mại nhằm thoả mãn nhu cầu của
người tiêu dùng.
- Chức năng tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông
Chức năng này được thể hiện thông qua việc doanh nghiệp thực hiện phân loại, đóng gói
bao bì hàng hoá, ghép đồng bộ sản phẩm, bảo quản và vận chuyển hàng hoá.
- Chức năng thực hiện hàng hoá
Khi mua bán hàng hoá, các doanh nghiệp thương mại đã làm chức năng tiêu thụ hàng hoá
cho doanh nghiệp sản xuất và thu về lợi nhuận cho doanh nghiệp mình.
- Chức năng tổ chức sản xuất
3
Doanh nghiệp thương mại không chỉ tác động đến quá trình lưu thông hàng hoá mà thông
qua các hoạt động mua bán đó còn tác động đến quá trình tái sản xuất.
1.1.4 Nhiệm vụ của doanh nghiệp thương mại

- Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân, tổ chức tốt khâu mua
bán và đặc biệt là giảm bớt khâu trung gian.
- Giảm chi phí kinh doanh và tăng lợi nhuận, đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng.
- Đẩy mạnh phát triển các dịch vụ thương mại, thực hiện các hoạt động tiếp tục sản xuất
trong lưu thông như: vận tải, bảo quản, đóng gói, bao bì
- Không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước, xã hội và người lao động; có trách
nhiệm bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội trên phạm vi doanh nghiệp và thực hiện tốt
các vấn đề bảo vệ môi trường.
( Nguồn tham khảo: - Tài nguyên giáo dục mở Việt Nam)
1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống kiểm
soát nội bộ. Cụ thể, chúng ta cùng tìm hiểu một số quan điểm tiêu biểu sau:
1.2.1.1 Theo Ủy Ban Tổ Chức Kiểm Tra(COSO – Committee Of
Sponsoring Organizations)
Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhân viên
của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba
mục tiêu:
- Đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Đảm bảo luật lệ và các quy định được tuân thủ.
- Đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
1.2.1.2 Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC– The International
Ferderation Of Accountant)
4
Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các
bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ
trợ giúp cho các nhà các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự
và kinh doanh có hiệu quả, kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản,
ngăn chặn phát hiện sai sót gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài

chính kịp thời, đáng tin cậy.
1.2.1.3 Theo chẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 400
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các chính sách và thủ tục ( kiểm soát nội bộ) được xây dựng
bởi ban quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu quản lý như: quản lý
một cách tuân thủ và có hiệu lực công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách
quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa, phát hiện các gian lận, sai sót; sự chính xác và đầy đủ
trong ghi chép kế toán; sự chuẩn bị kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy.
1.2.1.4 Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 400:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được
kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm:
- Đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định.
- Để kiểm tra kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót.
- Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
- Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Từ những khái niệm trên, ta có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ có ba đặc điểm
cơ bản, đó là:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Nó bao gồm các hoạt động, cơ chế kiểm soát nội bộ
kết hợp với nhau thành một thể thống nhất nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp
được hiệu quả, an toàn.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Con người vừa là chủ thể vừa
là khách thể của quá trình kiểm soát. Chính con người đặt ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và
vận hành kiểm soát ở mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ. Và mọi nhân viên trong
5
doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau, chứ
không chỉ đơn thuần là cấp trên kiểm soát cấp dưới.
- Kiểm soát nội bộ có thể cung cấp các đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý và Hội đồng quản
trị nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2.2 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều tồn tại song song sự mâu thuẫn và thống
nhất giữa chủ doanh nghiệp và người lao động. Chủ doanh nghiệp không thể đảm bảo

chắc chắn rằng nhân viên của mình không vì quyền lợi riêng mà làm những điều thiệt hại
đến lợi ích chung của toàn doanh nghiệp, không thể biết được rằng doanh nghiệp đang
phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn nào. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ
giải quyết những vấn đề trên và đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp như:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của doanh
nghiệp.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của
doanh nghiệp gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho doanh
nghiệp.
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy
đủ.
1.2.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO (1992), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố cơ bản có mối
liên hệ chặt chẽ với nhau như sau:
1.2.3.1 Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, là văn hóa của tổ
chức, tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức và là nền tảng
đối với bốn bộ phận khác còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này được thể hiện
6
thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý,
phong cách điều hành,…Môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt
động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên môi trường kiểm soát tốt không
đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh bởi tự nó chưa đủ để đảm bảo tính hiệu
quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính cấu thành môi trường kiểm
soát là:
- Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Triết lý quản lý thể hiện quan điểm và nhận thức của nhà quản lý. Phong cách điều

hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành doanh nghiệp
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán là những người có kinh nghiệm và uy tín
trong doanh nghiệp, có ảnh hưởng đáng kể và là người đặt nền móng cho môi trường
kiểm soát. Và điều này sẽ làm cho môi trường kiểm soát trở nên tốt hơn. Các yếu tố để
đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán có thể kể đến như:
+ Sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban giám đốc.
+ Các cuộc họp thường xuyên và bất thường với Giám đốc tài chính, nhân viên kế toán,
kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
+ Tính đầy đủ và kịp thời của các thông tin cung cấp cho Hội đồng quản trị.
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức.
Tính trung thực và tôn trọng các giá trị đạo đức liên quan đến tất cả mọi người trong
tổ chức. Nó không chỉ bao gồm những nguyên tắc ứng xử, các chuẩn mực đạo đức mà
nhà quản lý đặt ra, yêu cầu nhân viên thực hiện nhằm hạn chế các hành vi bị xem là phạm
pháp, thiếu đạo đức mà còn cả việc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử đúng đắn,
tuân thủ chuẩn mực đạo dức.
- Đảm bảo về năng lực đội ngũ nhân viên
Đó là việc đảm bảo mỗi nhân viên phải được phân công, bố trí công việc phù hợp
với trình độ và kỹ năng của từng người.
- Cơ cấu tổ chức.
7
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp tạo nên một cơ chế hoạt động kinh doanh
nhằm đạt được mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động
của mỗi doanh nghiệp mà người quản lý thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp, có thể là
cơ cấu tổ chức tập trung hoặc là cơ cấu tổ chức phân quyền.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm là mức độ giao quyền từ trên xuống của doanh
nghiệp. Quyền hạn được giao tương xứng với trách nhiệm kinh nghiệm và năng lực của
từng thành viên.
- Chính sách nhân sự.

Chính sách nhân sự là các chính sách quy định liên quan đến việc tuyển dụng, huấn
luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên.
1.2.3.2 Đánh giá rủi ro.
Rủi ro là khả năng doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tố cản
trở quá trình thực hiện mục tiêu, dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác
nhau, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ
các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những
nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm
soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra. Để đánh giá rủi ro, trước hết các
doanh nghiệp cần:
- Xác định mục tiêu của đơn vị
Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác
động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được.
- Nhận dạng rủi ro:
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu
khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng
hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn.
Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu,
rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách
hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
8
- Phân tích và đánh giá rủi ro:
Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác
nhau. Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem
xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phóvới rủi ro.
1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo
thực hiện các mục tiêu đúng nội dung và tiến độ đặt ra. Các hoạt động kiểm soát thường
bao gồm:

- Phân chia trách nhiệm.
- Bảo vệ tài sản (Tài sản vật chất và phi vật chất)
- Phân tích rà soát
1.2.3.4 Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ
công hoặc kết hợp cả hai, bảo đảm chất lượng của thông tin phải thích hợp, cập nhật,
chính xác và truy cập thuận tiện. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo
chiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các nhóm với nhau.
Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa tổ chức với các đối tượng bên
ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các cơ quan quản lý,…Để thông tin đáng
tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ
và việc phê chuẩn các nghiệp vụ, nhất là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và
việc phê chuẩn đúng đắn các loại nghiệp vụ phải thực hiện.
1.2.3.5 Giám sát
Là quá trình mà người quản lý giám sát, đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát
nội bộ theo thời gian. Xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế
hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Việc giám sát bao
gồm: Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các
biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội
9
bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện). Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm
soát nội bộ cần được phát hiện kịp thời để sớm có biện pháp khắc phục.
1.2.4 Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
- Độc lập về tổ chức với các đơn vị, các bộ phận điều hành.
- Độc lập về hoạt động quản lý điều hành với các nghiệp vụ được kiểm soát.
- Độc lập về đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm soát.
- Độc lập về đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm soát.
- Khách quan, trung thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội bộ.
- Chuyên trách và không kiêm nhiệm các cương vị, các công việc chuyên môn khác trong
bộ máy điều hành.

1.2.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng đều tiềm ẩn bên trong nó những hạn chế
vốn có nhất định. Do vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hiện hữu cũng chỉ có
thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không
xảy ra. Có thể kể đến những hạn chế như:
- Không ngăn chặn được gian lận, sai sót của nhà quản lý cấp cao
Nhà quản lý là người ban hành các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục này chỉ áp dụng
đối với nhân viên nhằm kiểm tra việc gian lận sai sót của nhân viên. Một khi người quản
lý cố tình gian lận thì họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết, không ai
có thể kiểm tra được.
- Chính con người là nhân tố gây ra sai sót
Bất kỳ một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của kiểm soát nội bộ cũng phụ thuộc
vào yếu tố con người. Và chính những nhận thức chủ quan xuất phát từ bản thân con
người như: vô ý, bất cẩn, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc
báo cáo của cấp dưới,…đã dẫn đến xảy ra những sai sót.
- Sự thông đồng giữa các nhân viên trong cùng tổ chức hoặc với các tổ chức bên
ngoài
- Sự lạm quyền của nhà quản lý
10
Nhà quản lý dùng quyền lực của mình để ra những quyết định sai lầm, mang tính
chất bảo thủ cá nhân như bỏ qua các quá trình thực hiện nghiệp vụ dẫn đến việc không
kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
- Chi phí thực hiên hoạt động kiểm soát nội bộ không vượt quá những lợi ích mà hệ thống
đó mang lại hay nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến
Doanh nghiệp không thể nào lường hết được những sai phạm xảy ra. Do đó, khi
xuất hiện các sai phạm bất thường, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên kém hiệu quả
thậm chí trở nên vô hiệu, không ngăn chặn, giải quyết được vấn đề.
- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể
dẫn đến những thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, không phù hợp.

Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải
đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện, nghĩa là chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện
những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Vấn đề là người
quản lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ như thế nào sao cho chấp
nhận được.
1.3 Chu trình bán hàng – thu tiền.
1.3.1 Khái niệm chu trình bán hàng – thu tiền.
Chu trình bán hàng – thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự
chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn
sàng chờ bán. Chu trình bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng và chấm dứt bằng
sự chuyển đổi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền
mặt. Trong thực tế, chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm các bước công việc sau đây:
Lập lệnh bán hàng
Xét duyệt bán chịu
Gửi hàng
Lập hóa
đơn
11
Nhận đơn đặt hàng
Theo dõi nợ
phải thu
Thu tiền
Sơ đồ 1.1:Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng
(Nguồn: Kiểm soát nội bộ -Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh – Khoa Kế
toán – Kiểm toán – Nhà xuất bản Phương Đông)
- Xử lý các đơn đặt hàng của người mua: Tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu
trình bán hàng- thu tiền. Trong đơn vị, phòng kinh doanh/ bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận
đơn đặt hàng. Căn cứ nhu cầu của khách hàng các bộ phận có trách nhiệm sẽ đưa ra quyết
định bán qua phiếu tiêu thụ có chữ ký của mình trên đó.
- Lập lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi

các thông tin của khách hàng, tên đơn đặt hàng vào lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng thường
được lập thành năm liên.
- Phê chuẩn phương thức bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ
phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Bộ phân tín dụng có trách
nhiệm xem xét quyền mua chịu của khách hàng và phê duyệt. Khi phê chuẩn, bộ phận xét
duyệt bán chịu cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho không được xuất
hàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán chịu.
- Xuất kho hàng hóa: Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận tín dụng, thủ
kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách chuyển hàng.
12
- Chuyển giao hàng hóa: Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho có chữ ký của trưởng phòng
và chuyển cho thủ kho.
- Lập và kiểm tra hoá đơn bán hàng: Hoá đơn là căn cứ ghi sổ và theo dõi khoản phải thu.
- Xử lý và ghi sổ doanh thu: kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào sổ theo
dõi doanh thu. Đồng thời kế toán hàng tồn kho phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên
tắc phù hợp với doanh thu.
- Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng
cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong
điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi
sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng.
- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán: Kế toán phải kiểm tra
lại chứng từ về hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá đã được sự phê duyệt đầy đủ,
đúng đắn chưa trước khi vào sổ kế toán…
- Thẩm định xoá sổ các khoản nợ không thu được: Bộ phận tín dụng có trách nhiệm xác
định và trình lên lãnh đạo phê duyệt các khoản phải thu không có khả năng thu hồi được
bằng văn bản và chứng từ có liên quan.
- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Định kỳ lập bảng theo dõi tuổi nợ của các khoản nợ
của từng đối tượng khách hàng để làm cơ sở trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Cuối
năm, kế toán căn cứ vào số chênh lệch giữa mức trích lập năm trước với mức cần phải
trích lập năm nay mà tiến hành lập dự phòng cho năm tới hay hoàn nhập khoản dự phòng.

1.3.2 Bản chất của chu trình bán hàng – thu tiền.
Chu trình bán hàng thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng - tiền. Đây là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh.
Để hàng hóa tiêu thụ được cần phải trải qua các quá trình: Tìm kiếm thị trường và khách
hàng; Quảng cáo và khuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với
khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền thanh toán khách
hàng.
1.3.3 Chứng từ, sổ sách thường dùng trong chu trình bán hàng – thu tiền.
13
- Đơn đặt hàng của khách hàng
Đơn đặt hàng chính là sự yêu cầu về hàng hóa của khách hàng. Yêu cầu này có thể
được thực hiện qua điện thoại, qua email, bằng thư, bằng mẫu in sẵn đã được gửi cho
khách hàng tương lai hay trực tiếp giữa người bán và người mua hoặc bằng cách khác.
- Phiếu tiêu thụ
Phiếu này thường được dùng để ghi sổ mẫu mã, số lượng và các thông tin liên quan
với hàng hóa mà khách hàng đặt mua, chứng minh sự tán thành về phương thức bán chịu
và sự phê chuẩn của hàng gửi.
- Chứng từ vận chuyển
Loại chứng từ này được lập vào vào lúc giao hàng, chỉ rõ mẫu mã, số lượng, trọng
lượng của hàng hóa được mua. Bản gốc được gửi cho khách hàng và bên bán (doanh
nghiệp thương mại) lưu lại các bản sao.
- Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là chứng từ gốc để ghi vào sổ doanh thu và vào các sổ sách kế
toán khác. Loại chứng từ này chỉ rõ số lượng, mẫu mã, giá bán, chi phí vậnchuyển, chi
phí bảo hiểm,phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán,…
- Sổ nhật ký bán hàng
Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng. Sổ này ghi rõ số chứng từ,
ngày tháng phát sinh các nghiệp vụ mua bán hàng, các bút toán, tài khoản nợ có các loại,
…
- Thư báo có

Thư báo có thường có mẫu chung như một hóa đơn bán hàng nhưng nó thường dùng
chứng minh cho các khoản giảm của các khoản phải thu (số tiền mà khách hàng nợ) do sự
trả lại hàng hóa hay mức chiết khấu mà khách hàng được hưởng,…
- Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại và giảm giá
Loại sổ này về cơ bản giống như nhật ký bán hàng, dùng để ghi lại doanh thu bị trả
lại hoặc doanh thu bị giảm giá. Nó được thiết kế và điều chỉnh theo từng nghiệp vụ kinh
tế.
14
- Thư báo chuyển tiền
Thư báo chuyển tiền đính kèm với hóa đơn bán hàng được gửi cho khách hàng và sẽ
được gửi trả lại cho người bán cùng với số tiền thanh toán. Nó được dùng để nhận diện
tên khách hàng, số hóa đơn bán hàng và số tiền ghi trên hóa đơn khi nhận được khoản
thanh toán. Ngoài ra, thư báo chuyển tiền còn cho phép ký gửi ngay tiền mặt và cải tiến
quá trình kiểm soát đối với quyền bảo quản tài sản.
- Nhật ký thu tiền
Là nhật ký ghi lại các khoản tiền mặt thu được từ quá trình thu tiền. Nó chỉ rõ tổng
số tiền mặt nhận được, số tiền bán chịu đối với các khoản phải thu theo tổng giá trị của
doanh thu gộp, các mứcđược hưởng và các số dư nợ, dư có khác.
- Báo cáo hàng tháng
Loại chứng từ được gửi cho từng khách hàng nêu rõ số dư đầu kỳ của các khoản
phải thu, số tiền và ngày phát sinh của từng thương vụ, khoản thanh toán đã nhận, các thư
báo có đã công bố và số dư cuối kỳ còn nợ.
1.3.4 Các rủi ro xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
1.3.4.1 Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách
- Không nhận được đơn đặt hàng của khách vì đơn đặt hàng do người không có nhiệm vụ nhận
hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào.
- Đơn đặt hàng của khách hàng không được xử lý do giao không đúng bộ phận.
- Bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt.
- Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho.
1.3.4.2 Đối với việc xét duyệt bán chịu.

- Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt.
- Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong thanh toán.
1.3.4.3 Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và việc chuyển giao hàng hóa.
- Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng.
- Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt.
- Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua.
- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
- Giao hàng không kịp thời cho khách hàng.
- Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.
1.3.4.4 Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng.
- Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều hóa đơn bán hàng
cho mỗi lần vận chuyển.
- Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn.
- Hóa đơn bán hàng ghi số tiền không đúng.
15
- Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có thẩm quyền.
1.3.4.5 Đối với việc ghi sổ nghiệp vụ bán hàng.
- Hóa đơn bán hàng có thể không được ghi sổ nhật ký và sổ chi tiết phải thu khách hàng.
- Hóa đơn bán hàng có thể ghi sổ chi tiết sai khách hàng.
1.3.4.6 Đối với việc thu tiền.
- Thu tiền mặt trực tiếp.
+ Tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ.
+ Số tiền thu được không đúng với giá bán.
- Thu tiền qua ngân hàng:
+ Gửi nhầm tài khoản.
+ Gửi nhầm số tiền.
1.3.4.7 Đối với việc ghi sổ số tiền thu được.
- Một số phiếu thu có thể không được ghi sổ.
- Ghi sổ sai số tiền đã thu được.
- Phiếu thu ghi sổ chi tiết sai khách hàng.

1.3.5 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu
tiền.
1.3.5.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
Đây là gian lận thường xảy ra trong thực tế. Điển hình như là: nhân viên bán hàng
bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không
đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để đạt lợi ích cá
nhân,…Gian lận này dễ xảy ra khi doanh nghiệp không có chính sách bán hàng hoặc thiếu
kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng.
1.3.5.2 Biển thủ tiền bán hàng thu được
Gian lận xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng mà
không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền
trên liên lưu của phiếu thu/ hóa đơn thấp hơn số tiền khách hàng thực trả.
1.3.5.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Đây là một dạng gian lận khác cũng khá phổ biến. Đối tượng thực hiện hành vi này phải
tìm cách che giấu bằng một số thủ thuật như: gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm
giả thư nhắc nợ, xóa sổ nợ phải thu không đúng,…Cụ thể:
- Thủ thuật gối đầu
Thủ thuật gối đầu được thực hiện bằng cách ghi có tài khoản nợ phải thu của một
khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng gian lận cứ lập lại
16
tiến trình này, bằng cách lấy tiền trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền
trước đó.
- Thủ thuật tạo cân bằng giả
Điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu
khách hàng.
- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ
Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, món nợ đó tất nhiên
sẽ trở thành nợ quá hạn. Vì thế, một nhân viên hay một bộ phận khác sẽ gửi thư nhắc nợ
lần hai. Để tránh bị phát hiện, người gian lận sẽ can thiệp vào bằng cách thay đổi địa chỉ
khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thư nhắc nợ đi đến địa chỉ do họ chỉ định. Ngoài

ra, họ có thể làm giả bức thư gửi cho khách hàng để thông báo rằng doanh nghiệp đã nhận
được tiền của người này. Điều này để tránh việc khách hàng do chờ lâu không thấy giấy
xác nhận từ phía doanh nghiệp sẽ liên lạc để hỏi về khoản tiền mà họ đã trả.
- Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng
Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ
món nợ phải thu này vì không thu được nợ.
1.4 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh
nghiệp thương mại
1.4.1 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong
các doanh nghiệp thương mại
Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng trong các doanh nghiệp
thương mại. Sự hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị kinh doanh phụ thuộc vào sự hữu
hiệu và hiệu quả của chu trình này. Đơn vị có bán được hàng hóa, dịch vụ hay không; có
kiểm soát được nợ phải thu hay không; có bị tổn thất về tài sản hay không;…tất cả đều là
những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Vì vậy, thiết lập một hệ thống kiểm
soát nội bộ về chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại là một
điều cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai phạm như: quản lý nợ phải thu kém, thu hồi nợ
17
chậm trễ, không đòi được nợ, thất thoát nợ phải thu,…, giúp các nhà quản lý điều hành tốt
doanh nghiệp của mình.
1.4.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
1.4.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng
- Thực hiện chiến lược marketing
- Xác định khách hàng tiềm năng và hiện hữu, phát triển chiến lược marketing.
- Duy trì hệ thống phân phối cho khách hàng trên cơ sở chi phí phân phối thấp nhất.
- Thiết lập mục tiêu bán hàng
- Thông báo các đơn đặt hàng để có kế hạch đáp ứng kịp thời
1.4.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ quá trình thu tiền
- Tất cả hàng hóa được chuyển chính xác đến khách hàng
- Phát hành hóa đơn cho tất cả các chuyến hàng đã được giao đến khách hàng.

- Ghi lại chính xác các đơn hàng bị trả lại và giảm giá.
- Đảm bảo rằng các khoản phải thu được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng - thu tiền sẽ giúp đơn vị
đạt được 3 mục tiêu chung do Báo cáo COSO 1992 đề ra, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: sự hữu hiệu ở đây là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được
các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Sự tồn tại và phát triển của
đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu. Trong khi đó tính hiệu quả đươc
hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra như chi phí quảng cáo, chi
phí bán hàng, chi phí vận chuyển, …Tuy nhiên, mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là
hỗ trợ lẫn nhau nhưng điều này không phải luôn xảy ra.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh
hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với kết
quả thực tế, ví dụ như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng,… được trình bày
đúng đắn.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số
quy định pháp luật cũng như của chính đơn vị, ví dụ như việc ký hợp đồng mua bán, quản
18
lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu kho,… Đối với một số ngành nghề
cần tuân thủ quy định pháp luật liên quan, thí dụ như sản xuất kinh doanh thuốc chữa
bệnh, các vật liệu cháy nổ, các chất phóng xạ, văn hóa phẩm,….
Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý là hướng
vào mục tiêu sự hữu hiệu của chu trình bán hàng – thu tiền.
1.4.3 Môi trường kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền
Đây là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của hệ thống
kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng – thu tiền và là các yếu tố tạo ra một môi trường
trong đó toàn bộ thành viên có nhận thức được tầm quan trọng hay không. Môi trường
này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực, phòng ngừa ban
lãnh đạo và các nhân viên lâm vào thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc
ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.

- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực kiểm soát Nhà
nước và kiểm toán quốc tế.
- Doanh nghiệp có văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động
quản lý quá trình bán hàng – thu tiền.
1.4.4 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền
Trong chu trình bán hàng – thu tiền, các doanh nghiệp cần có những biện pháp khác
nhau cho từng khâu, từng giai đoạn để tăng cường tính chặt chẽ, hiệu quả trong việc kiểm
soát.
- Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn hàng
Để kiểm soát, đơn vị nên thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất, có đánh số thứ
tự liên tục trước khi sử dụng. Tuy nhiên để chủ động và thuận tiện cho khách hàng, đơn vị
cũng chấp nhận những đơn đặt hàng mà khách hàng tự soạn.
Những nội dung chính cần có trong đơn đặt hàng là: tên khách hàng, địa chỉ, số điện
thoại, email, mặt hàng cần mua (bao gồm: tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá), thời
19
hạn, địa điểm giao hàng dự kiến. Đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền của đơn
vị xét duyệt.
- Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xét duyệt bán chịu
Lập lệnh bán hàng: Lệnh bán hàng thường được lập thành năm liên. Cần có một
nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng,
nhất là các đơn đặt hàng có giá trị lớn. Nếu đơn vị sử dụng máy tính, phần mềm cần được
thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng, điều
này góp phần hạn chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công. Một thủ tục kiểm
soát khác cần thực hiện đó là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán
chịu.
Xét duyệt bán chịu: Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong
chu trình bán hàng – thu tiền. Do đây là khâu có rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt hạn mức
bán chịu phải độc lập với nhân viên/ bộ phận bán hàng. Đơn vị phải có chính sách bán
chịu và một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng.
- Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng – lập hóa đơn

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng
để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản. Chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục trước
khi sử dụng, đồng thời phải ghi phần tham chiếu đến phiếu đóng gói trước khi vận
chuyển. Ngoài ra nếu đơn vị sử dụng mã số/ số vạch, chứng từ này cần ghi rõ mã số/ số
vạch tham chiếu. Trong thực tế, tùy theo từng đơn vị, chứng từ gửi hàng có thể là phiếu
giao hàng, phiếu xuất kho.
Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với
chứng từ gửi hàng. Nếu có chênh lệch cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng để
báo cho khách hàng biết, hoặc nếu thiếu thì thông báo ngay cho bộ phận mua hàng để
mua bổ sung. Nếu hàng thực nhận hoàn toàn phù hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên
giao hàng lập chứng từ vận chuyển (vận đơn) thành ba liên. Một liên gửi kèm với hàng,
một liên gửi cho bộ phân lập hóa đơn để họ biết được là hàng đã gửi đi và một liên lưu.
20
Hóa đơn sau khi lập cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính
chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng,…
hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định.
- Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Nếu bán hàng thu tiền mặt,số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn nên
thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền
đó được ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp
dụng là:
+ Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. Cần sử dụng hóa
đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn.
+ Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán
hàng( siêu thị, …)
+ Cuối mỗi ngày phải đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc
tổng số tiền in ra từ máy tính tiền, máy phát hành hóa đơn.
+ Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng hoặc chức năng hạch
toán thu tiền trên sổ cái.
+ Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự

chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ.
- Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán chịu, theo dõi công nợ
+ Thông tin các điều kiện hợp đồng hoặc chuyển hàng không phù hợp cho kế toán
phải thu
+ Kiểm tra các điều kiện về hợp đồng và vận chuyển trước khi xuất hóa đơn
+ Xác định các chuyến hàng trước và sau khi kết thúc niên độ
+ Đánh giá, ghi sổ và lưu giữ các đơn đặt hàng, các chứng từ xuất hàng, hóa đơn bán hàng
và thông tin khách hàng.
+ Gởi báo cáo định kỳ đến khách hàng, kiểm tra và giải quyết những vấn đề khách hàng
quan tâm.
+ Giám sát phàn nàn của khách liên quan đến hóa đơn và báo cáo
21
+ Gửi thông tin nếu có đến khách hàng, đánh số và đếm số thông báo có và các phiếu thu.
Đối chiếu thông báo có và phiếu thu, giải quyết các vấn đề chênh lệch nếu có.
+ Kiểm tra các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán
+ Điều chỉnh khoản phải thu, giải quyết chênh lệch giữa phải thu trên sổ sách và thực tế.
+ Hạn chế sự tiếp xúc hồ sơ phải thu hoặc hạn chế nhập dữ liệu phải thu vào hệ thống.
Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi
nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu của khách hàng. Định kỳ cần kiểm tra tính chính
xác doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay
với số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng. Liên quan đến nợ phải
thu khách hàng, các đơn vị còn cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm
đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về nợ phải thu
giúp đơn vị xây dựng và điều hành chính sách bán chịu cho thích hợp.
Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng.
Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay
đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận .
(Nguồn: Kiểm soát nội bộ -Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh – Khoa Kế
toán – Kiểm toán – Nhà xuất bản Phương Đông)
22

Kết luận chương 1
Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ khác
nhau tùy theo đặc điểm, quy mô của từng doanh nghiêp. Tuy nhiên vẫn có một điểm
chung, đó là bất kỳ một hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng đều tồn tại những rủi ro tiềm
tàng nhất định. Nhà quản lý có trách nhiệm nhìn nhận và đưa ra chính sách, biện pháp
ngăn ngừa, hạn chế các rủi ro đó.
Toàn bộ chương 1 là cơ sở lý luận nói về doanh nghiệp thương mại, hệ thống kiểm
soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh
nghiệp thương mại. Đây là tiền đề để đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như đề xuất
những giải pháp hữu hiệu nhằm hoàn thiện hệ thống này.
Tiếp theo trong chương 2, nhóm sẽ dựa vào cơ sở lý luận của chương 1, trình bày về
thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong giai đoạn
hiện nay tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
23
Chương 2:
Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh
Trong chương này nhóm đã tiến hành khảo sát thực tế thông qua bảng câu hỏi và
phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan tại các doanh nghiệp thương mại.
Trước khi đi vào thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại các doanh nghiệp, nhóm xin đưa ra một số điểm cần lưu ý sau đây cũng như mục
đích, đối tượng, phương thức khảo sát để giúp người đọc có cái nhìn rõ hơn về vấn đề
này.
2.1 Một số điểm cần lưu ý về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền
24
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay một tình huống.
Kiểm soát nội bộ là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và
được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi

nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong một doanh nghiệp chứ không phải là
một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp
đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. Quá trình kiểm soát là một phương
tiện giúp cho các đơn vị đạt được mục tiêu.
- Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục,… mà phải bao gồm cả
những con người trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên. Chính con người
thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ngược lại,
kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mọi cá nhân có một khả năng,
suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao
đổi và hành động một cách nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và
hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.
2.2 Mục đích, đối tượng, phương thức khảo sát tại các doanh nghiệp thương mại
2.2.1 Mục đích khảo sát
- Khảo sát thực tế việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại các
doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
- Tìm hiểu nhu cầu xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong giai đoạn hiện nay.
- Đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp thương mại.
- Tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc không hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực thương mại.
2.2.2 Đối tượng khảo sát
Bảng khảo sát được gửi trả lời trực tiếp từ bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng trong các
doanh nghiêp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Quá trình khảo sát đã khảo sát
được trên 60 doanh nghiệp lớn nhỏ ở khắp các quận trên thành phố để có được kết quả khách
quan nhất.
2.2.3 Phương thức khảo sát
- Lập 2 bảng khảo sát với 2 nội dung khác nhau:
+ Bảng 1 được dùng để khảo sát thực tế việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. (khảo sát
35 doanh nghiệp).

25
+ Bảng 2 được dùng để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp
thương mại. (khảo sát 30 doanh nghiệp)
- Phương thức khảo sát:
+ Đi đến từng doanh nghiệp, gặp bộ phận kế toán hoặc bộ phận bán hàng và làm bảng khảo sát.
+ Khảo sát trên mẫu lớn hơn bằng cách gửi mail đến hơn 100 doanh nghiệp thương mại trên địa
bàn thành phố Hồ Chí Minh
+ Phỏng vấn 1 số kế toán viên doanh nghiệp đang tham trong các lớp học liên thông
+ Phỏng vấn trực tiếp học viên học lên thạc sĩ chuyên ngành khối kinh tế, đang làm việc tại các
doanh nghiệp,…
2.3 Thực trạng khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1 Thực tế việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
Bảng sau được tổng hợp từ bảng khảo sát 1
Bảng 2.1: Thực tế việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền
HT
KSNB
SL DN
Quy mô lớn Quy mô vừa Quy mô nhỏ
<2 N 2-10 N >10 N <2 N 2-10 N >10 N <2 N 2-10 N >10 N
Có 11/35 0 1 3 0 6 1 0 0 0
Không 24/35 0 0 0 4 6 1 5 8 0
Từ bảng tổng hợp ta thấy, qua mẫu khảo sát thu thập được từ 35 doanh nghiệp thương mại
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh thì chỉ có 11/35 doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát
nội bộ, còn lại 24/35 doanh nghiệp không xây dựng. Nhìn chung, các doanh nghiệp có quy mô
lớn và quy mô vừa thì chú trọng hơn trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ còn hầu hết
các doanh nghiệp nhỏ thì không.
Thực tế, vẫn còn nhiều doanh nghiệp tỏ ra khá mơ hồ trong khái niệm hệ thống kiểm soát
nội bộ. Họ không hình dung được nó là cái gì, bao gồm những gì và được xây dựng để làm gì.

Đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhỏ, khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ không hề tồn tại. Và
một thực trạng khá phổ biến hiện nay là đa số các doanh nghiệp nhỏ quản lý theo kiểu gia đình,
một số thì phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Tất cả đều dựa trên
sự tin tưởng cá nhân nên hầu như không có sự tách bạch rõ ràng trong việc phân chia quyền hạn,