QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SƠN HÀ - ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH CÔNG NGHỆ MAY

ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thưc tập tại công ty, tìm hiểu khái quát về công ty và hoạt động
quản lý đơn hàng tại bộ phận kinh doanh FOB đã giúp em tiếp cận được môi trường thực
tế, những sự khác biệt so với lý thuyết đã được học, có thêm nhiếu kiến thức bổ ích, nắm
bắt được nhiều kinh nghiệp thực tế từ công ty.
Để có được những kiến thức quý báu để thực hiện đề tài trong Đồ án công nghệ này,
ngoài sự nỗ lực học tập và nghiên cứu tìm hiểu, em nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ
giáo viên hướng dẫn môn học - Cô Nguyễn Thị Tuyết Trinh, quý công ty TNHH Sơn Hà,
đơn vị đã cho em tham gia thực tập. Em đã có được một môi trường thật sự thuận lợi để
tìm hiểu về đề tài mà em quan tâm và yêu thích và có định hướng trong tương lai.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:
- Khoa Công nghệ may và thời trang đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại Công
ty TNHH Sơn Hà.
- Cô Nguyễn Thị Tuyết Trinh đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình tìm
hiểu và thực hiện tốt Đồ án công nghệ này.
- Ban lãnh đạo công ty TNHH Sơn Hà đã đồng ý cho em được thực tập tại công ty
và tạo mọi điều kiện thuận lợi để em có thể nghiên cứu và tìm hiểu đề tài của
mình.
- Chị Đặng Thị Thu Ngân – Trưởng bộ phận Kinh Doanh FOB, chị Từ Phương
Thảo, chị Phạm Thúy Quỳnh, chị Phùng Mỹ Dung cùng các anh chị trong phòng
Kinh doanh FOB đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình em tìm hiểu và học hỏi
thực tế tại công ty.
- Tập thể công nhân viên đang làm việc tại công ty Sơn Hà đã giúp đỡ em trong quá
trình em thực tập tại công ty.
Cuối cùng, em xin chúc quý Thầy cô cùng Ban lãnh đạo, các anh chị trong công ty
TNHH Sơn Hà luôn mạnh khỏe và thành công trong công việc. Chúc công ty ngày càng
phát triển vững mạnh.

Em xin trân trọng cảm ơn!
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 1

ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY





















Xác nhận của công ty Ngày 27 tháng 4 năm 2015
Người nhận xét

SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 2
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Ngày 27 tháng 4 năm 2015
Ký tên
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 3
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
MỤC LỤC
Trang
Bảng kí hiệu chữ viết tắt 6
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1. Quản lý và quản lý đơn hàng 9
1.1. Quản lý 9

1.2. Quản lý đơn hàng 9
2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng 9
2.1. Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng 9
2.2. Nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng 10
3. Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng 10
3.1. Các phương pháp tổ chức quản lý đơn hàng 10
3.2. Các hình thức tổ chức quản lý đơn hàng 11
3.2.1. Hình thức quản lý trực tuyến 11
3.2.2. Hình thức quản lý theo chức năng 11
3.2.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm 11
3.2.4. Hình thức quản lý theo địa lý 11
4. Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng 12
4.1. Yêu cầu về trình độ chuyên môn 12
4.2. Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ 12
4.3. Yêu cầu về trình độ tin học 12
4.4. Yêu cầu vê phẩm chất đạo đức và kỹ năng làm việc 12
5. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng 13
6. Giới thiệu khái quát về công ty 14
6.1. Giới thiệu 14
6.2. Lịch sử hình thành và phát triển 15
6.3. Cơ cấu tổ chức trong công ty 17
6.3.1. Sơ đồ 17

SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 4
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
6.3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban 18
6.2.3. Quy trình sản xuất của công ty 22
7. Bộ phận quản lý đơn hàng Công ty TNHH Sơn Hà 23
PHẦN 2: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH SƠN HÀ

1. Sơ đồ tổ chức
1.1. Sơ đồ tổ chức phòng kinh FOB
1.2. Lưu trình tiếp nhận và quản lý đơn hàng FOB
2. Quy trình làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng tại Bộ phận kinh doanh FOB 31
2.1. Làm việc với khách hàng 31
2.2. Phát triển mẫu 33
2.3. Tìm nhà cung cấp nguyên phụ liệu 34
2.4. Tìm kiếm, lựa chọn nhà gia công để sản xuất 37
2.5. Tính giá sản phẩm 38
2.6. Đặt hàng 38
2.7. Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật cho sản xuất 39
2.8. Triển khai, theo dõi tiến độ sản xuất 40
2.9. Theo dõi, kiểm tra chất lượng sản phẩm 40
2.10. Theo dõi xuất hàng 41
3. Các vấn đề phát sinh và hướng giải quyết 41
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận 43
2. Kiến nghị 43
3. Hướng mở của đề tài 44
4. Tài liệu tham khảo 44
PHẦN 4: PHỤ ĐÍNH
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 5
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
BẢNG KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu Nội dung
QLĐH Quản lý đơn hàng
TDĐH Theo dõi đơn hàng
NPL Nguyên phụ liệu
FOB Sản xuất tự tiêu – Điều kiện bán hàng- Free On Board
NCC Nhà cung cấp

KH Khách hàng
TLKT Tài liệu kỹ thuật
BP Bộ phận
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 6
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài:
Hiện nay ngành công nghệ may mặc đã và đang phát triển mạnh mẽ, đặc biệt ở
những quốc gia có giá nhân công thấp. Do trong chuỗi cung ứng ngành dệt may thời trang
thị trường tiêu thụ nằm ở một nước và hệ thống nhà máy sản xuất đặt tại một nước khác,
vì vậy cần có một nhà trung gian điều phối quản lý và kiểm soát chất lượng nhằm đáp ứng
nhu cầu của người mua hàng. Dù là văn phòng đại diện, các công ty trung gian hay nhà
máy sản xuất đều cần một bộ phận chuyên phụ trách thực hiện các đơn hàng cũng chính
các nhân viên quản lý đơn hàng hay còn gọi là Merchandiser. Và quy trình xử lý, quản lý
đơn hàng sẽ giúp chỉ rõ hơn về công việc này giúp bạn có một cái nhìn tổng quan hơn về
công việc mà mình hướng đến trong tương lai.
Mục đích nghiên cứu:
Nghiên cứu quy trình quản lý đơn hàng tại bộ phận kinh doanh cho thấy được một
cái nhìn tổng quan về công việc của một bộ phận quan trọng trong toàn bộ quy trình sản
xuất. Khi đã có cái nhìn chung thì sẽ có những ý tưởng, đề xuất để phát triển cũng như cải
thiện những phần chi tiết trong một quy trình.
Địa điểm nghiên cứu:
Phòng kinh doanh FOB của Công ty TNHH Sơn Hà.
Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp quan sát
Việc quan sát cung cấp sự hiểu biết về những gì các thành viên của tổ chức thực sự đang
làm. Nhìn nhận trực tiếp các quan hệ tồn tại giữa những người ra quyết định và
các thành viên khác của tổ chức.
- Phương pháp nghiên cứu sản phẩm hoạt động.
Tìm hiểu về mã hàng đang sản xuất, các khâu sản xuất của mã hàng. Đúc kết ra quy trình

để thực hiện sản xuất ra sản phẩm.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 7
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm
Tổng kết những thông tin thu thập về loại sản phẩm sản xuất trực tiếp tại Công ty, tham
khảo tài liệu số liệu lao động của các năm trước còn lưu giữ lại, các văn bản của Công ty.
Sự hướng dẫn trực tiếp và giúp đỡ của lãnh đạo Công ty. Những kiến thức học được từ
các bài giảng, sách giáo khoa, tài liệu của các giảng viên trong và ngoài nhà trường, thông
tin trên internet, các bài luận văn, báo cáo thực tập của sinh viên các năm trước.
Giới hạn đề tài:
Nhân viên Quản lý đơn hàng tại Bộ phận kinh doanh FOB.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 8
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
Phần I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY
1. Khái niệm Quản lý đơn hàng
1.1Quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng lien quan
đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khi bắt đầu thiết lập đơn hàng
đến khâu hoàn tất sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao
hàng,…mà hai bên đã cam kết.
Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiên bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận quản
lý đơn hàng và bô phận sản xuất. Tuy nhiên tùy theo quy mô của từng công ty mà bộ phận
quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của
bộ phận này để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh. Họ cũng chịu
trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty.
1.2. Quản lý đơn hàng ngành may
Đơn hàng ngành may là những hợp đồng sản xuât sản phẩm may cụ thể: suit, áo
khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quàn áo bảo hộ lao động, trang
phục lót, balo, túi xách,…
Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm

viêc với khác hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm
kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triể khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng cho
đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời
gian giao hàng đã kí kết trên hợp đồng.
2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Quản lý đơn hàng
2.1. Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng
Là những người chịu trách nhiệm chính, là cầu nối giữa khách hàng-công ty, bộ
phận-bộ phận để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ phía
khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính
xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 9
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ

Duy trì hoạt động động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được.
Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn
thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất.
Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng.
Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty.
2.2. Nhiêm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng
- Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá nhà máy từ phái khách hàng.
- Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá.
- Liên lạc chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thảo
thuận cho mọi vấn đề.
- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh.
- Tính toán và lập các báo cáo về chi phí, doanh thu, bồi thường sai phạm về chất
lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính.
- Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan.
- Đảm bảo nguồn đơn hàng, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá
trình sản xuất được liên tục.
- Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất

lượng và tiêu chí đã cam kết.
- Giám sát, giải quyết, báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn
hàng.
- Kiểm soát tiến độ sản xuất, dự phòng các giải pháp cần thiết.
- Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn.
- Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng.
3. Các phương pháp và hình thức quản lý đơn hàng
3.1. Các phương pháp quản lý đơn hàng
Có 2 phương pháp thường sử dụng:
- Phương pháp quản lý đơn hàng từ trên xuống dưới.
- Phương pháp quản lý đơn hàng từ dưới lên trên.


3.2. Các hình thức quản lý đơn hàng
3.2.1. Hình thức quản lý trực tuyến
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 10
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản
lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng,
nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên
trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành
viên trong nhóm không thể tự giải quyết được.
3.2.2. Hình thức quản lý theo chức năng
Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau.
Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được
phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am
hiểu.
- Bộ phận phát triển mẫu: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách
hàng chấp nhận.
- Bộ phận thu mua: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu

cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy.
- Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng
suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ
liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất.
3.2.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm
Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch
sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công
nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm
sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm.
3.2.4. Hình thức quản lý theo địa lý
Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt
động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 11
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
chia khách hàng theo từng khu vự địa lý để quản lý. Mỗi khách hàng ở các khu vực địa lý
khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau.Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu
vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhũng yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản
xuất.
4. Các điều kiện để trở thành nhân viên Quản lý đơn hàng
4.1. Yêu cầu về trình độ chuyên môn
- Kiến thức về sản xuất may công nghiệp
- Kiến thức về thiết kế rập và kỹ thuật may các loại sản phẩm may
- Kiến thức về quản lý chất lượng sản phẩm may
- Kiến thức về lập kế hoạch sản xuất may công nghiệp
- Kiến thức về nguyên phụ liệu ngành may
4.2. Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ
- Cần thông thạo ở cả 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết. Các thứ tiếng hiện nay đang phổ
biến: Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật,
4.3. Yêu cầu về trình độ tin học
- Có kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng: Excel, Work, Outlook mail, Paint, Corel

Draw,
- Ngoài ra cần phải thêm cách sử dụng máy in, máy photo, máy scan, máy chụp hình,…
4.4. Yêu cầu về phẩm chất cá nhân và kĩ năng làm việc
• Phẩm chất cá nhân:
- Khả năng quyết đoán, nhất quán.
- Tinh thần trách nhiệm ( nhận lỗi, sửa lỗi, lắng nghe).
- Tinh thần làm việc nhóm.
-Sự hợp tác trong giải quyết vấn đề.
- Cẩn thận, nhanh nhẹn.
- Sự gắn bó với công ty.
• Kỹ năng làm việc:
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thương lượng ( với khách hàng, với cấp trên, với
đồng nghiệp).
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 12
SONHA CO.LTD
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng quản lý thời gian.
5. Tầm quan trọng của công tác Quản lý đơn hàng
- Bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất
kinh doanh đã đề ra.
- Nhân viên quản lý đơn sẽ trực tiếp xử lý các tình huống, theo dõi, giải quyết các
phát sinh trong quá trình thực hiện sản xuất đơn hàng, làm việc với các bộ phận nhằm
truyền đạt thông tin về mã hàng cũng như việc sản xuất đơn hàng.
- Công tác quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng và nhà cung cấp tốt sẽ giúp
quá trình thực hiện sản xuất được tiến hành tốt, mang lại doanh thu, lợi nhuận cũng như
uy tín cho công ty.
- Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ quyết định việc có được những đơn hàng cho sản
xuất, đmả bảo cho quá trình sản xuất được thuận lợi thông qua làm việc, trao đổi với
khách hàng cũng như nhà gia công, xưởng may.

6. Giới thiệu về công ty TNHH Sơn Hà
6.1. Giới thiệu

SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 13
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ

Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Sơn Hà
Tên giao dịch: SONHAGARMENT
Logo:
Địa chỉ: KP2, Đường Đồng Khởi, P.Tân Hiệp, TP.Biên Hòa, Đồng Nai.
Điện thoại: 84-616291676(-789).
Fax: (84.61) 6.291.636
Email:
Website: www.sonhagarment.com
• Người liên hệ:
 Đỗ Thị Thanh Hà ( ): Tổng giám đốc
 Trần Thị Phương Kim (): Ban giám đốc
 Nguyễn Tấn Phước (): Nhân sự và giám đốc tài
chính.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 14
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
• Sản phẩm chủ lực:
- Áo Jacket và áo khoác nam nữ các loại
- Đồ vest nữ
- Đồ thể thao
- Đồ bảo hộ lao động
- Áo sơ mi và quần nam nữ các loại
• Khách hàng chính:
- U.S.A: Columbia, Quicksilver, Hotchillys
- E.U.: Adidas, Reebok, Gate-one, BaoN, Sportisimo…

• Các giải thưởng đạt được:
- Huân chương Độc lập hạng III
- Cúp giải thưởng Sao Vàng Đất Việt
- Cúp vàng Hội chợ Việt Nam
- Cúp thời trang Việt Nam
- Chứng chỉ ISO 9001-2000
- Chứng chỉ SA 8000-20001
Và nhiều giải thưởng khác…
6.2. Lich sử hình thành và phát triển
- Công ty TNHH SƠN HÀ đã được thành lập từ năm 1992.
- Trụ sở chính (thành lập năm 2002): Tổ 2, đường Đồng Khởi, Biên Hòa, tỉnh Đồng
Nai, Việt Nam.
- Tel : 84-616291676(-789).
- Fax : 84-616291636.
• Xưởng A (thành lập năm 2006) & xưởng C (thành lập năm 2010): Tổ 2,
đường Đồng Khởi, Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, Việt Nam.
-Tel : 84-616291676(-789).
-F ax : 84-616291636.
• Xưởng B ( thành lập năm 1997): 61, Đắc Hà, Phường Trung Mỹ Tây, quận 12,
thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
-Tel : 84-083-718-9044.
-Fax : 84-083-718-1545.
• Xưởng D (thành lập năm 2010): Vũ Ninh, huyện Kiến Xương, tỉnh Thái Bình,
Việt Nam.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 15
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
Trong tương lại, công ty sẽ phát triển thêm 2 chi nhánh nữa đặt tại Khu Công
nghiệp Nhơn Trạch Tỉnh Đồng Nai.

6.3. Cơ cấu tổ chức công ty

6.3.1. Sơ đồ
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 16
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ


6.3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban
 Ban quản lý giám đốc :
a. Tổng giám đốc: Lãnh đạo lớn nhất là bà Đỗ Thanh Hà, chịu trách nhiệm quản
lý hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như là người đại diện pháp lý trong
công ty. Bà cũng chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và trách
nhiệm trước pháp luật quốc gia.
b. Giám đốc tài chính: Ông Huỳnh Tấn Phước là quản lý Tài chính- hành chính
và khối nhân lực, tổ chức công tác tài chính kế toán, phân tích toàn diện và các
hình thức chiến lược trong hoạt động tài chính. Bên cạnh đó, ông cũng đóng vai
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 17
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
trò như một cố vấn cho Tổng Giám đốc về tài chính và nền kinh tế trong công
ty.
c. Giám đốc kinh doanh: Bà Trần Thị Phương Kim quản lý kế hoạch và bán hàng
, vận hành hoạt động kinh doanh, phân tích chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, cô
cũng là một nhà tư vấn cho Tổng Giám đốc về đầu tư và lợi nhuận trong công
ty.
d. Giám đốc quản lý sản xuất: Ông Đặng Thành Đô quản lý khối sản xuất, bao
gồm Đồng Nai, Thái Bình, và Quận12 về khu vực sản xuất. Ông chịu trách
nhiệm cao nhất về năng suất và chất lượng hàng hoá đạt hiệu quả. Ngoài ra,
ông cũng là người quản lý các quy định, quy trình trong sản xuất nhằm sản xuất
được thông suốt.
 Các bộ phận và nhà xưởng
a. Phòng Kế toán tài chính:
- Tổ chức và chịu trách nhiệm kiểm soát hoạt động tài chính và kinh tế trong công

ty. - Quản lý và giám sát việc sử dụng tài sản và vốn thông qua báo cáo tài chính
lập kế hoạch đầu tư sản xuất và kinh doanh.
- Duy trì và đảm bảo khả năng thanh toán và các nguồn lực tài chính cho các hoạt
động sản xuất kinh doanh trong công ty.
- Chịu trách nhiệm quản lý sản xuất đạt hiệu quả, chất lượng theo mục tiêu của
công ty.
b. Bộ phận Nhân sự:
- Chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực, ban hành quy tắc nội bộ và các quy
định theo luật quốc gia.
- Sắp xếp trong nhiệm vụ an ninh, quy định cháy, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm,
an toàn tại nơi làm việc.
c. Bộ phận IT:
Bộ phận này điều hành và sửa chữa cơ sở dữ liệu hệ thống và hệ thống mạng.
d. Bộ phận kinh doanh:
- Tìm khách hàng tiềm năng cho công ty và có trách nhiệm để xây dựng mối
quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 18
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
- Giao dịch hợp đồng kinh doanh với khách hàng phù hợp với năng lực sản xuất
hiện tại của công ty.
- Phát triển mạng lưới hoạt động kinh doanh với các công ty trong nước và ngoài
nước để tìm kiếm khách hàng với hàng hóa có giá trị và nhà cung cấp với
nguyên phụ liệu giá rẻ.
- Liên lạc với khách hàng và nhà cung cấp, đối phó với tất cả các vấn đề trong
sản xuất chế biến và kinh doanh chẳng hạn như chất lượng hàng hoá, thời gian
giao hàng, thanh toán và khiếu nại của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm để đánh giá sản phẩm và tính toán các chi phí và lợi nhuận
trong hoạt động sản xuất kinh doanh
e. Bộ phận xuất- nhập khẩu:
Chịu trách nhiệm nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa cho công ty, bao gồm cả

nhập khẩu nguyên liệu và các phụ kiện để sản xuất, chuẩn bị tài liệu để vận chuyển
hàng hoá.
f. Bộ phận kế hoạch:
- Làm cho lịch trình cho các bộ phận trên sản xuất hàng loạt.
- Đảm bảo giao hàng đúng thời gian.
- Cân bằng nhu cầu và kiểm soát việc cung cấp nguyên phụ liệu cho sản xuất.
g. Bộ phận kỹ thuật:
- Căn cứ vào tài liệu của khách hàng để làm tài liệu kỹ thuật công ty.
- Tìm kiếm các phương pháp sản xuất tối ưu để tăng năng suất lao động và chất

lượng hàng hoá.
- Tính toán nhu cầu cần thiết nguyên phụ liệu cho đơn đặt hàng, thời gian cần
thiết cho việc thực hiện đơn đặt hàng.
- Tư vấn cho bộ phận kinh doanh định mức sản xuất và thời gian giao hàng, để
có bộ phận kinh doanh dựa trên cơ sở này ký hợp đồng với khách hàng.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất.
h. Bộ phận IE:
- Nghiên cứu và phân tích đơn hàng, tìm ra phương pháp sản xuất tối ưu nhất,
đạt chất lượng.
- Làm quy trình sản xuất, thiết kế chuyền, cân bằng chuyền.
- Ứng dụng các chương trình nhằm tăng năng suất trong sản xuất.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 19
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
- Tham mưu, hướng dẫn cho các phòng, chức năng trong công tác quản lý nghiệp
vụ nhằm tăng hiệu quả.
- Tham mưu cho ban giám đốc, phòng kinh doanh về thời gian chuẩn để làm căn
cứ ký hợp đồng với khách hàng.
i. Bộ phận rập, sơ đồ:
- Thiết kế, tạo rập cho hàng FOB, hàng gia công ngoài theo đúng tiêu chuẩn kỹ
thuật yêu cầu.

- Cung cấp rập, sơ đồ chính xác cho khu vực sản xuất.
j. Bộ phận may mẫu:
- Cung cấp mẫu đạt chất lượng, đúng thời hạn theo yêu cầu của bộ phận kinh
doanh.
- May thực nghiệm cho bộ phận IE nghiên cứu mã hàng.
- Hỗ trợ chuyền may trong một số trường hợp theo yêu cầu.
k. Bộ phận quản lý chất lượng:
- Hướng dẫn và kiểm tra các tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của
khách hàng, thông thường dựa trên tiêu chuẩn ISO-9001.
- Kiểm soát chất lượng trong sản xuất, thông báo cho bộ phận liên quan khi các
sản phẩm đã được theo chất lượng.
l. Bộ phận cơ điện- bảo trì:
- Chuẩn bị và sắp xếp máy móc cần thiết để sản xuất.
- Sửa chữa thiết bị và máy móc nếu nó có vấn đề.
m. Xưởng may:
- Nơi thực hiện và hoàn thành các sản phẩm trực tiếp.
- Sản xuất hàng hóa với chất lượng theo yêu cầu, giao hàng theo kế hoạch của
công ty.
- Cải thiện phương pháp sản xuất để tăng năng suất lao động và giảm giờ làm
thêm.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 20
CÔNG NGHỆ:
Tiêu chuẩn kỹ thuật
Quy trình công nghệ
Thiết kế chuyền
Trải vải
Cắt
Đánh số
Ép keo, ép nhãn
Bóc tập

Giao BTP
Tiếp nhận
Chuẩn bị
Lắp ráp sản phẩm
Hoàn chỉnh sp
Hút bụi
Ủi
Dò kim
Bao gói, đóng thùng
KCS kiểm tra NVL
KCS kiểm tra cắt
KCS kiểm tra may
KCS kiểm hoàn tất
NGUYÊN VẬT LIỆU:
Tính chất NPL
Định mức NPL
Cân đối NPL
THIẾT KẾ:
Nghiên cứu mẫu
Thiết kế mẫu
Chế thử mẫu
Ra rập
Giác sơ đồ
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
6.3.3. Quy trình sản xuất của công ty:
ĐƠN HÀNG
CHUẨN BỊ SẢN XUẤT

QUY TRÌNH CẮT
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 21

Junior Merchandiser
Quản lý đơn hàng ở cấp nhân viên
Senior Merchandiser
Quản lý đơn hàng ở cấp trưởng nhóm
Head Merchandiser
Quản lý đơn hàng ở cấp bậc giám đốc bộ phận
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
QUY TRÌNH MAY
QUY TRÌNH HOÀN TẤT

7. Bộ phận quản lý đơn hàng FOB Công ty TNHH Sơn Hà
• Nhóm Merchandise ( Quản lý đơn hàng)
- Bao gồm chín thành viên. Chị Thu Ngân là Giám đốc kinh doanh thương mại-
trưởng phòng kinh doanh FOB. Ba nhân viên quản lý đơn hàng trưởng và năm
nhân viên quản lý ở cấp nhân viên. Nhóm này chịu trách nhiệm cho việc tìm
kiếm khách hàng tiềm năng, đẩy giá, đàm phán giá cả, tiếp xúc với khách hàng,
xử lý đơn đặt hàng FOB và đặt nguyên phụ liệu cho các đơn hàng FOB.
- Giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng.
- Thực hiện triển khai sản xuất, theo dõi quá trình sản xuất.
- Tìm kiếm nhà gia công.
- Đây cũng chính là một bộ phận quan trọng trong việc tạo dựng mối liên kết với
khách hàng, xây dựng uy tín cho công ty, mang lại doanh thu lợi nhuận về
doanh nghiệp trong việc đàm phán vê giá.

SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 22
Theo dõi sản xuất
Phát triển mẫu
Theo dõi sản xuất
Phát triển mẫu
Định mức

Tài liệu kĩ thuật
Rập, sơ đồ
QL nhóm KH 2
QL nhóm KH 1
Phụ liệuNguyên liệu
Bộ phận may mẫuBộ phận QLĐHBộ phận Vật tư
Giám đốc kinh doanh thương mại
Bộ phận kỹ thuật
QL nhóm KH 3
Phát triển mẫuTheo dõi sản xuất
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ

Phần II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI
BỘ PHẬN KINH DOANH FOB CÔNG TY TNHH SƠN HÀ
1. Sơ đồ tổ chức
1.1. Sơ đồ tổ chức phòng kinh FOB

SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 23
Phản hồi thông tin
TIẾP NHẬN YÊU CẦU KHÁCH HÀNG
CHUYỂN TIẾP THÔNG TIN
CHO P.KT-MM & PHẢN HỒI
KH
THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN MẪU, GỬI KẾ HOẠCH MẪU CHO KHÁCH HÀNG + TRÌNH DUYỆT MẪU
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ

1.2. Lưu trình tiếp nhận và quản lý đơn hàng FOB
Các
bướ
c

thực
hiện
TRÁCH
NHIỆM
LƯU ĐỒ
TÀI LIỆU KHÁCH HÀNG,
CÁC BIỂU MẪU
1 -Khách hàng
- Guide slip ( Hình ảnh sản
phẩm, Bảng chi tiết nguyên
phụ liệu).
+ Technology ( Mô tả cấu trúc
sản phẩm).
- Size chart ( Thông số sản
phẩm).
- Design form ( Trang thiết
kế).
- Decoration instruction
( Hướng dẫn trang trí: in,
thêu, phụ liệu,…).
- Mẫu chất lượng nguyên liệu.
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 24
MUA NPL SẢN XUẤT HÀNG ĐẠI TRÀ. LÀM BẢNG MÀU ĐỂ KHÁCH HÀNG DUYỆT
ĐÀM PHÁN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ NGÀY GIAO HÀNG
NHẬN & XEM XÉT ĐƠN HÀNG CHÍNH THỨC, DUYỆT MẪU TRƯỚC SẢN XUẤT, LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
BÁO GIÁ & ĐÀM PHÁN GIÁ VỚI KH
Đàm phán với KH
NHẬN GÓP Ý MẪU PHÁT TRIỂN, KIỂM TRA TÌNH HÌNH LAPDIP VẢI & PHÁT TRIỂN LAPDIP PHỤ LIỆU
ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ
2 -BP. Theo

dõi đơn
hàng
-P. Kỹ
thuật-may
mẫu
- Guide slip ( Hình ảnh sản
phẩm, Bảng chi tiết nguyên
phụ liệu).
+ Technology ( Mô tả cấu trúc
sản phẩm).
- Size chart ( Thông số sản
phẩm).
- Design form ( Trang thiết
kế).
- Decoration instruction
( Hướng dẫn trang trí: in,
thêu, phụ liệu,…).
3 -BP. Theo
dõi đơn
hàng
-P. Kỹ
thuật-may
mẫu
- Guide slip ( Hình ảnh sản
phẩm, Bảng chi tiết nguyên
phụ liệu).
+ Technology ( Mô tả cấu trúc
sản phẩm).
- Size chart ( Thông số sản
phẩm).

- Design form ( Trang thiết
- kế).
- Phiếu yêu cầu may mẫu
( số# ).
4 -BP. Theo
dõi đơn
hàng
-P. Kỹ
thuật-may
mẫu
- Size chart ( Thông số sản
phẩm).
- Design form ( Trang thiết
kế).
- Guide slip ( Hình ảnh sản
phẩm, Bảng chi tiết nguyên
phụ liệu).
SVTH: Trần Thị Thanh Thúy Trang 25