Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh xã hội

I HC QUC GIA H NI
TRNG I HC KHOA HC X HI & NHN VN






NGễ TH HOA



NGHIÊN CứU XÂY DựNG
BảNG THờI HạN BảO QUảN TàI LIệU CủA CƠ QUAN
Bộ LAO ĐộNG - THƯƠNG BINH Và Xã HộI





LUN VN THC S NGNH LU TR





H Ni, 2014

I HC QUC GIA H NI
TRNG I HC KHOA HC X HI & NHN VN






NGễ TH HOA



NGHIÊN CứU XÂY DựNG
BảNG THờI HạN BảO QUảN TàI LIệU CủA CƠ QUAN
Bộ LAO ĐộNG - THƯƠNG BINH Và Xã HộI


Mó s 60 32 03 01



LUN VN THC S NGNH LU TR


NGI HNG DN:
PGS.TS Nguyn Minh Phng

H Ni, 2014


i
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các
tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm.


Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2014
Tác giả luận văn




Ngô Thị Hoa

ii
LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐHQGHN cùng các thầy cô giáo đã
tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Phòng
Hành chính cùng các đồng nghiệp trong phòng cũng như các cán bộ, công
chức của cơ quan Bộ LĐTBXH. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng
dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Minh Phương đã giúp tôi hoàn
thành luận văn này.
Đề tài này tôi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn
có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước. Nhưng do
tính chất phức tạp của đề tài, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn
không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các
thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội ngày 08 tháng 12 năm 2014
Học viên

Ngô Thị Hoa







iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT v
MỞ ĐẦU 1
I. Lý do chọn đề tài 1
II. Mục tiêu nghiên cứu 3
III. Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 4
IV. Lịch sử nghiên cứu 5
V. Nguồn tài liệu tham khảo 8
VI. Phương pháp nghiên cứu 8
VII. Bố cục của đề tài 10
VIII. Đóng góp của đề tài: 11
Chƣơng I. ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ
LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 13
1.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 13
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 13
1.1.2. Cơ cấu tổ chức 21
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 23
1.2.1. Tài liệu hành chính 23
1.2.2. Tài liệu khoa học - công nghệ. 24
1.2.3. Tài liệu chuyên môn 27
1.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH 42
Chƣơng II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÁC ĐỊNH THỜI HẠN
BẢO QUẢN CÁC LOẠI TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG -
THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 46
2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu 46
2.1.1. Khái niệm 46

iv
2.1.2. Tác dụng của bảng THBQ tài liệu 47
2.1.3. Các loại bảng THBQ tài liệu 47
2.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học 50
2.2.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 50
2.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 54
2.3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 61
2.3.1. Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước 61
2.3.2. Kinh nghiệm về xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của
một số cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ
quan Bộ LĐTBXH 66
2.3.3. Nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 72
Chƣơng III. PHƢƠNG PHÁP TIẾN HÀNH XÂY DỰNG BẢNG THỜI
HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG -
THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 75
3.1. Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong bảng thời hạn
bảo quản của cơ quan Bộ LĐTBXH 75
3.2. Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình
thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH 78
3.2.1. Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn 78
3.2.2. Nhóm tài liệu bảo quản có thời hạn 85
3.3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương
binh và Xã hội 88
3.4. Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền 90
KẾT LUẬN 94
TÀI LIỆU THAM KHẢO 95
PHỤ LỤC 102

v
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt
Nội dung
LĐTBXH
Lao động - Thương binh và Xã hội
THBQ
Thời hạn bảo quản
Thông tư 09
Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức


1
MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Càng ngày con người càng nhận thức được vai trò
của tài liệu đối với mọi hoạt động của đời sống xã hội. Vì vậy, con người luôn
có ý thức gìn giữ tài liệu như một tài sản quý giá. Có những tài liệu được sản
sinh ra nhằm giải quyết các công việc trước mắt, khi giải quyết xong cũng là
lúc tài liệu không còn giá trị. Bên cạnh đó, có những tài liệu chứa đựng thông
tin không chỉ phục vụ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn giúp ích trong việc tra
cứu, xác minh, tổng kết, nghiên cứu ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài
liệu này cần phải lưu giữ lại để phục vụ nhu cầu lâu dài của mỗi quốc gia, cơ
quan và tổ chức.
Như vậy, không phải tất cả các tài liệu sản sinh đều cần phải lưu giữ lại

hay không phải tài liệu nào cũng là tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là là những
tài liệu có giá trị, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân được lưu giữ lại và bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ
mục đích thực tiễn, khoa học và lịch sử. Chúng ta không thể lưu giữ hết tất cả
tài liệu sản sinh ra trong mỗi quốc gia và các cơ quan, tổ chức. Bởi theo thời
gian, khối lượng tài liệu sẽ ngày càng lớn, dẫn đến tình trạng không thể bố trí
đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và cán bộ làm công tác lưu trữ. Từ đó gây
lãng phí tiền của, vật lực và nhân lực bảo quản những tài liệu không còn giá
trị. Thực tế này đỏi hỏi chúng ta phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựa chọn
những tài liệu cần lưu trữ. Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định được
thời hạn bảo quản của tài liệu, góp phần tối ưu hóa thành phần trong các
phông lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp lên số phận của tài
liệu. Vì vậy công tác này đòi hỏi tính chính xác và thận trọng, tránh những sai
xót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ.


2
Cơ sở để công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách thuận
lợi và hiệu quả chính là các công cụ xác định giá trị tài liệu. Có thể kể đến một
số công cụ như danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp
lưu vào các lưu trữ quốc gia, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đặc biệt là
bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Đây là bản danh mục các loại hoặc các nhóm
tài liệu cơ bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, được
xác định thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo một thứ tự logic nhất định.
Việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng
nhưng cũng là công việc rất khó khăn, phức tạp. Xây dựng và ban hành bảng
thời hạn bảo quản tài liệu sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có cơ sở để xác định
giá trị tài liệu một cách thống nhất và nâng cao chất lượng thông tin của tài liệu
được lưu trữ. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, việc tiến hành xác định giá trị
tài liệu tại các cơ quan, tổ chức còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập khi mà chất

lượng thông tin chưa tương xứng với khối lượng tài liệu được lưu trữ. Việc này
đã dẫn đến tài liệu không được chọn lọc ngay ở khâu “nguồn” để nộp lưu vào
các kho lưu trữ hiện hành cũng như kho lưu trữ lịch sử.
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao
động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo
hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có
công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống
tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã
hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực
do Bộ quản lý. Bộ và các Tổng cục, Cục thuộc Bộ là những cơ quan thuộc
diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III theo Quyết định số
116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Vì
vậy, công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định tài liệu nói riêng tại Bộ
sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu “đầu vào” của trung tâm lưu trữ
quốc gia III.


3
Hiện nay, công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH chưa được quan tâm và
đầu tư đúng mức. Phần lớn các cán bộ, công chức cũng như lãnh đạo các đơn
vị chưa coi trọng công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, tài liệu thu về các lưu trữ
hiện hành đa số là trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ theo từng công
việc cụ thể. Điều này dẫn đến hai hệ lụy: đầu tiên là hao tốn tiền của và công
sức để chỉnh lý các khối tài liệu trên; thứ hai các cán bộ lưu trữ không thể lập
chính xác hồ sơ công việc vì họ không phải là người trực tiếp sản sinh ra tài
liệu. Bên cạnh đó, việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH còn
nhiều bất cập. Mặc dù, Bộ Nội vụ đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhưng
không thể áp dụng hoàn toàn cho các nhóm tài liệu đặc thù chuyên môn và

một số tài liệu khác sản sinh trong hoạt động của Bộ. Vì vậy, các cán bộ lưu
trữ cũng gặp khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu. Hiện nay, Bộ
Lao động - Thương binh và Xã hội chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài
liệu để làm công cụ hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan nhằm
giữ lại những tài liệu có giá trị và loại hủy các tài liệu hết giá trị. Điều này đã
dẫn đến tình trạng khối lượng tài liệu trong kho ngày càng nhiều và không đủ
diện tích, kho tàng, trang thiết bị và nhân lực để tiến hành thu thập và chỉnh lý
tài liệu của các đơn vị đến thời hạn nộp lưu. Vấn đề cấp thiết hiện nay là cần
phải nghiên cứu và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan
nhằm giải quyết những tồn tại và hạn chế trong công tác xác định giá trị tài
liệu nói riêng và công tác lưu trữ của Bộ nói chung.
Vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài luận văn là “Nghiên cứu
xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương
binh và Xã hội”
II. Mục tiêu nghiên cứu
Với luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:


4
Một là: Khảo sát về các loại tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH,
chủ yếu là tài liệu chuyên môn ngành LĐTBXH.
Hai là: Phân tích giá trị các loại tài liệu chuyên môn sản sinh ở cơ quan
Bộ LĐTBXH để quy định thời hạn bảo quản cho những tài liệu này.
Ba là: Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ
LĐTBXH, chủ yếu các nhóm tài liệu chuyên môn về hoạt động ngành
LĐTBXH.
III. Đối tƣợng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
* Đối tượng nghiên cứu của đề tài
- Các hồ sơ, tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH;
- Lý thuyết về xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo

quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ;
- Và một số tài liệu liên quan khác.
* Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là xây dựng bảng THBQ tài liệu cơ
quan Bộ LĐTBXH
- Thời gian: Từ năm 2007 đến nay vì trong khoảng thời gian này chức
năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH tương đối ổn định thông
qua các văn bản Nghị định 186/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 và
Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội.
* Nhiệm vụ nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Nghiên cứu lý thuyết từ các sách chuyên khảo cũng như các văn bản
quản lý nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu, xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu.


5
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ
LĐ-TB&XH và các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ.
- Nghiên cứu các văn bản về kế hoạch công tác năm của toàn cơ quan,
của các đơn vị cụ thể thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ, các văn bản giao
chỉ tiêu, nhiệm vụ có liên quan.
- Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các bảng thời hạn bảo quản của một
số Bộ.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin đã thu thập được và đưa
ra các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH.

- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan Bộ LĐTBXH.
IV. Lịch sử nghiên cứu
Thực tiễn nước ta cho thấy vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài
liệu đã được các cơ quan nhà nước quan tâm nghiên cứu và bước đầu đạt
được những kết quả nhất định. Đầu tiên phải nhắc đến công văn số 25/NV
ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành bảng
thời hạn bảo quản tài liệu, văn kiện mẫu. Đây là bảng thời hạn bảo quản tài
liệu đầu tiên ở Việt Nam. Đồng thời cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để các
ngành, các cấp xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thực hiện hiệu quả công tác
xác định giá trị tài liệu. Tuy nhiên, trong tình hình thực tiễn mới của đất nước,
bảng thời hạn này đã bộc lộ một số hạn chế như: quy định thời hạn bảo quản
còn ở mức chung chung; thiếu một số nhóm tài liệu hiện nay - tài liệu xây
dựng cơ bản, khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế, thi đua - khen thưởng,
pháp chế, tổ chức Đảng và đoàn thể; tên một số nhóm và khái niệm cần điều
chỉnh lại. Nhằm khắc phục những hạn chế trên, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông
tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo


6
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Thứ nhất về việc bổ sung các nhóm tài liệu mới: Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu ban hành kèm theo Thông tư 09 liệt kê ra 203 loại hồ sơ, tài liệu
và chia làm 14 nhóm cụ thể là: tài liệu tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch,
thống kê; tài liệu tổ chức, nhân sự ; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu tài
chính, kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu khoa học công nghệ; tài liệu
hợp tác quốc tế; tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu thi
đua, khen thưởng; tài liệu pháp chế; tài liệu hành chính, quản trị công sở; tài
liệu chuyên môn nghiệp vụ; tài liệu Đảng và các Đoàn thể cơ quan. Thứ hai
về thời hạn bảo quản tài liệu: Thông tư xác định rõ 2 mức là bảo quản vĩnh

viễn và bảo quản có thời hạn - nêu rõ thời gian cụ thể gồm các mức 5 năm, 10
năm, 15 năm, 20 năm và 70 năm. Việc định rõ thời hạn cụ thể giúp cho các
cán bộ làm công tác lưu trữ loại ra các tài liệu hết giá trị thuận lợi, nhanh
chóng, góp phần giải phóng diện tích kho tàng.
Căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, một số Bộ
ngành cũng đã nghiên cứu và ban hành bảng thời hạn bảo quản của ngành
như: Thông tư 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà
nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân
hàng; Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ
Tài nguyên ban hành quy định THBQ tài liệu chuyên ngành tài nguyên và
môi trường; Thông tư số 155/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định về thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài
chính; Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng
cục Hải quan về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của ngành hải quan, và của cơ quan như: Quyết
định số 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 7 năm 2013 ban hành Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp Ngoài ra, một số cơ quan


7
quản lý nhà nước ở địa phương đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho cơ
quan mình nhằm phục vụ hiệu quả việc lưu giữ các tài liệu có giá trị và loại
bỏ những tài liệu hết giá trị. Những kết quả đã đạt được trên góp phần tích
cực trong công tác xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan nhà nước từ trung
ương đến địa phương. Những bảng thời hạn bảo quản trên là nguồn tham
khảo hữu ích để chúng tôi vận dụng vào công trình nghiên cứu của mình.
Liên quan đến vấn đề này, cũng có một số đề tài luận văn ngành Lưu
trữ học đi sâu nghiên cứu như đề tài “ Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn
bảo quản mẫu hình thành trong hoạt động của tỉnh ủy, các ban tham mưu giúp
việc tỉnh ủy” của Nguyễn Thị Hồng Phượng năm 2002, đề tài “Nghiên cứu,

xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương” của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh năm 2006, hay đề
tài khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thu Thủy năm 2003 “Nghiên
cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của
cơ quan trung ương Hội Nông dân Việt Nam”. Các đề tài đã đưa ra các khái
niệm cơ bản cũng như phương pháp để xây dựng bảng thời hạn bảo quản phù
hợp với từng loại hình cơ quan, tổ chức mà người nghiên cứu hướng đến.
Chúng tôi cũng tiến hành thu thập và khảo cứu những đề tài nghiên cứu
liên quan về công tác lưu trữ Bộ LĐTBXH của học viên cao học và sinh viên
Khoa Lưu trữ học và QTVP. Số lượng đề tài nghiên cứu về Bộ không nhiều.
Đa số các bài báo cáo thực tập tốt nghiệp chỉ nêu lên tổng quát nội dung về
công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH. Bên cạnh đó, một số đề tài khóa luận tốt
nghiệp tập trung đi sâu vào nghiệp vụ khai thác sử dụng tài liệu như đề tài
“Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại Bộ LĐ-TB&XH. Thực trạng và
giải pháp” của tác giả Bùi Thị Ngọc Thủy năm 2007 hay tác giả Bùi Thị
Dung với đề tài “Phông Lưu trữ Bộ Thương binh - Cựu binh nguồn sử liệu về
chính sách thương binh liệt sỹ của nước Việt Nam DCCH giai đoạn 1945 -


8
1954” năm 2007; vào hệ thống văn bản quản lý như đề tài “Văn bản QPPL về
chính sách lao động, thương binh, xã hội năm 1987 đến nay” năm 1999 của
tác giả Nguyễn Thu Thủy. Tuy nhiên chưa có một đề tài nghiên cứu nào về
xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH.
V. Nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành nghiên cứu từ các nguồn tài
liệu tham khảo sau:
- Nghiên cứu các sách, tài liệu chuyên khảo về công tác xác định giá trị
tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
- Nghiên cứu các văn bản quản lý nhà nước đã ban hành công tác văn

thư lưu trữ
- Nghiên cứu các văn bản do Bộ LĐ-TB&XH ban hành về công tác văn
thư lưu trữ
- Các bài viết về công tác xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo
quản, xây dựng danh mục hồ sơ… trong các luận văn cao học, khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo thực tập của Khoa LTH&QTVP, trường Đại học KHXH&NV
- Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo các bài viết, bài nghiên cứu trao đổi
trên các tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Quản lý Nhà nước…và trên
internet với trang website của cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cùng một số
trang website khác.
VI. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong đề tài của mình, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp cơ
bản sau:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về nhận thức khoa học
được thể hiện ở chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Muốn định
thời hạn bảo quản cho tài liệu, chúng ta cần phải nghiên cứu và đặt các nhóm
tài liệu trong mối liên hệ và tác động qua lại lẫn nhau, trong quá trình vận


9
động và phát triển không ngừng của xã hội. Từ đó thấy được những tài liệu
nào bị bao hàm và bao hàm các tài liệu khác; tài liệu nào chỉ có giá trị thực
tiễn, tài liệu nào có ý nghĩa lịch sử, phục vụ lâu dài cho mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa học… đối với các thế hệ mai sau.
Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng phương pháp này giúp chúng
tôi đạt được hai mục đích. Thứ nhất là thu thập thông tin thực tế về những
nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH thông qua
nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ, khối các đơn vị giúp
Bộ quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội, khảo sát
mục lục hồ sơ, phần mềm và sổ quản lý văn bản đi- đến, tiếp xúc với tài liệu

và phỏng vấn các cán bộ chuyên môn hình thành ra tài liệu. Thứ hai là ý kiến
đóng góp của các cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm ra tài liệu về
bảng phân nhóm các tài liệu đã được dự kiến thời hạn bảo quản do chúng tôi
soạn thảo thông qua phỏng vấn trực tiếp. Từ những kết quả thu được trên sẽ
góp phần hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ
LĐTBXH.
Phương pháp hệ thống: Áp dụng phương pháp hệ thống giúp chúng tôi
có thể tổng hợp, khái quát về khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ
quan Bộ LĐTBXH. Nếu căn cứ theo tiêu chí loại hình tài liệu có thể chia tài
liệu của cơ quan Bộ thành 3 hệ thống: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ
thuật, tài liệu chuyên môn. Nếu dựa vào tiêu chí tác giả làm ra tài liệu có thể
chia làm 5 hệ thống: tài liệu của các cơ quan cấp trên, tài liệu của đơn vị
thuộc Bộ LĐTBXH, tài liệu của các đơn vị trực thuộc theo ngành dọc, tài liệu
của công dân và các tổ chức khác. Trong mỗi hệ thống, chúng ta có thể chia
thành các hệ thống nhỏ hơn nữa. Việc phân chia thành tài liệu thành những hệ
thống nhỏ sẽ giúp cho người nghiên cứu có cái nhìn tổng quát về tài liệu, liệt
kê đầy đủ các nhóm tài liệu và dự kiến được thời hạn bảo quản phù hợp.


10
Phương pháp so sánh: Tiến hành nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, việc sử dụng phương pháp so
sánh giúp cho người nghiên cứu có thể đối chiếu với các bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của các cơ quan Bộ khác trong cùng loại chức năng, nhiệm vụ
cũng như bảng thời hạn bảo quản mẫu do Bộ Nội vụ ban hành. Từ đó có thể
thấy được những nhóm tài liệu giống với các cơ quan khác và những nhóm tài
liệu đặc thù của Bộ LĐTBXH.
Trên đây là những phương pháp cơ bản mà chúng tôi sử dụng trong quá
trình nghiên cứu. Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp phụ
như: phương pháp quan sát, phương pháp tổng hợp.

VII. Bố cục của đề tài
Tiến hành nghiên cứu đề tài trên, ngoài phần mở đầu và phần kết luận
thì phần nội dung chúng tôi chia làm 03 chương như sau:
Chương I: Đặc điểm tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội
1.1.Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
1.2.1. Tài liệu hành chính
1.2.2. Tài liệu khoa học - công nghệ
1.2.3. Tài liệu chuyên môn
1.3. Giá trị tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH
Chương II: Cơ sở lý luận và thực tiễn xác định thời hạn bảo quản
các loại tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu
2.1.1. Khái niệm


11
2.1.2. Tác dụng của bảng THBQ tài liệu
2.1.3. Các loại bảng THBQ tài liệu
2.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học
2.2.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
2.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
2.3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH
2.3.1. Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước
2.3.2. Kinh nghiệm về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của một số
cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan
Bộ LĐTBXH

2.3.3. Nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH
Chương III: Phương pháp tiến hành xây dựng Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
3.1. Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong Bảng
THBQ của cơ quan Bộ LĐTBXH
3.2. Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình
thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH
3.3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH
3.4. Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền
VIII. Đóng góp của đề tài:
Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan Bộ LĐTBXH” sẽ có những đóng góp sau:
- Là căn cứ để lập danh mục hồ sơ, kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm
của Lưu trữ Bộ và các lưu trữ hiện hành của các Tổng cục và Cục thuộc Bộ.
Từ đó nâng cao hiệu quả lựa chon những tài liệu có giá trị, tránh loại hủy
nhầm tài liệu.


12
- Là cơ sở giúp các cán bộ lưu trữ hướng dẫn các đơn vị tiến hành xác
định thời hạn bảo quản một cách thuận lợi và thống nhất. Đồng thời giúp cán
bộ chuyên môn của Bộ LĐTBXH tham khảo, lựa chọn những tài liệu cần phải
lưu vào hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ hiện hành dễ dàng và nhanh chóng.
- Là căn cứ để các các cán bộ lưu trữ của Bộ LĐTBXH và các đơn vị
thuộc Bộ chủ động và lựa chọn những tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ
lịch sử.

13
Chƣơng I
ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ
LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Muốn liệt kê đầy đủ các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của
một cơ quan và định thời hạn bảo quản cho chúng, trước hết chúng ta cần phải
nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức của cơ
quan đó. Vì vậy, nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan Bộ LĐTBXH, bước đầu tiên là nghiên cứu tổ chức Bộ LĐTBXH được
quy định cụ thể trong Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm
2012 của Chính phủ.
1.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội

1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Việc làm, dạy nghề, lao
động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo
hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có
công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống
tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã
hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,
cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự
án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị
định của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã


14
được phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,
năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị, chương trình
mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia
và các văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ hoặc theo phân công.
3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản
lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp

luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia,
chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công
trình quan trọng quốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách việc
làm, chính sách phát triển thị trường lao động, chỉ tiêu tạo việc làm mới và
khuyến khích tạo việc làm mới; về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam
và lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làm đối với
đối tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong
sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước;
b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu
quốc gia về việc làm theo thẩm quyền;
c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ
chức dịch vụ việc làm;


15
d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;
đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp
cơ sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;
e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật
về bảo hiểm thất nghiệp.
6. Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo
hợp đồng:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;
c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động

đi làm việc ở nước ngoài; quy định nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi
dưỡng kiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;
d) Quy định về Giấy phép; quyết định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phép
hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp và
người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân; giám sát
việc thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp;
e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý, xử
lý những vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước
ngoài theo hợp đồng;
g) Quản lý Quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước.
7. Về lĩnh vực dạy nghề:
a) Tổ chức, kiểm tra và chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan
hướng dẫn về chính sách, chế độ dạy nghề và học nghề;
b) Xây dựng quy hoạch mạng lưới trường cao đẳng nghề, trung cấp
nghề, trung tâm dạy nghề; quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và


16
hoạt động của cơ sở dạy nghề; điều lệ mẫu trường cao đẳng nghề, trường
trung cấp nghề; quy chế mẫu trung tâm dạy nghề; tiêu chuẩn cơ sở vật chất và
thiết bị dạy nghề;
c) Quy định danh mục nghề đào tạo; chương trình khung trình độ cao
đẳng nghề, trung cấp nghề; quy chế tuyển sinh, thi, kiểm tra, công nhận tốt
nghiệp, cấp bằng, chứng chỉ nghề; mẫu bằng, chứng chỉ nghề;
d) Quy định nguyên tắc, quy trình và tổ chức việc xây dựng tiêu chuẩn
kỹ năng nghề quốc gia; quản lý việc đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề
quốc gia;
đ) Quy định tiêu chuẩn, quy trình kiểm định chất lượng dạy nghề;
e) Quyết định thành lập trường cao đẳng nghề; công nhận hiệu trưởng

trường cao đẳng nghề tư thục theo thẩm quyền.
8. Về lĩnh vực lao động, tiền lương:
a) Hướng dẫn thực hiện về hợp đồng lao động, đối thoại tại nơi làm
việc, thương lượng tập thể, thoả ước lao động tập thể, kỷ luật lao động, trách
nhiệm vật chất, giải quyết tranh chấp lao động và đình công;
b) Hướng dẫn thực hiện tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương đối với
người lao động và người giữ chức danh lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp
nhà nước; chế độ tiền lương trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh
nghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật
lao động;
c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trong
doanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương
đối với lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà
nước; chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;
d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuật
công nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước.


17
9. Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội
bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội khác
theo quy định của pháp luật;
b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.
10. Về lĩnh vực an toàn lao động:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động,
điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độ
làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;
b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồi

dưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố
nguy hiểm, độc hại theo quy định của pháp luật; ban hành danh mục bệnh
nghề nghiệp;
c) Ban hành danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm
ngặt về an toàn lao động; phương tiện bảo vệ cá nhân đối với người lao động;
nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc
hại, nguy hiểm;
d) Quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ trang bị phương tiện bảo vệ
cá nhân; tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động;
đ) Quy định và hướng dẫn chung về kiểm định các loại máy, thiết bị,
vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động;
e) Ban hành quy trình kiểm định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có
yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý;
g) Thẩm định để các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành quy trình
kiểm định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an
toàn lao động; tiêu chí, điều kiện hoạt động của các tổ chức kiểm định;


18
h) Quy định, hướng dẫn việc kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng
hoá đặc thù về an toàn lao động theo quy định của pháp luật;
i) Ban hành hệ thống Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động;
k) Chủ trì và phối hợp hướng dẫn, tổ chức triển khai Chương trình quốc
gia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động; Tuần lễ quốc gia
về an toàn, vệ sinh lao động và phòng, chống cháy nổ;
l) Quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê, báo cáo về tai nạn lao
động; tổng hợp và báo cáo các cấp có thẩm quyền về tai nạn lao động trong
phạm vi cả nước.
11. Về lĩnh vực người có công:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chính sách, pháp luật về ưu đãi đối

với người có công với cách mạng;
b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh
hình và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;
c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị -
xã hội tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý "Quỹ đền ơn
đáp nghĩa";
d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng,
điều dưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;
đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;
e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộ
liệt sĩ.
12. Về lĩnh vực bảo trợ xã hội:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
giảm nghèo và trợ giúp xã hội;
b) Tổ chức thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo và
các chương trình trợ giúp xã hội theo thẩm quyền;