Hành vi tổ chức OB 7. Cơ cấu tổ chức & Văn hóa doanh nghiệp handouts - 2

10/4/2014
1
CƠ CẤUTỔ CHỨC
&
CÁC GÍA TRỊ CỐT LÕI ĐỐI
VỚI VĂN HÓA DOANH
NGHIỆP
1
2014
CƠ CẤUTỔ CHỨC
2
10/4/2014
2
CƠ CẤUTỔ CHỨC
Khithiếtkếcơcấutổchức,cầncânnhắc3
yếutốsau:
à i)Cơcấutổchứcphảithíchnghivớimôi
trườngbênngoài
à ii)Cơcấutổchứcphảithíchnghivớimôi
trườngbêntrongtổchức(phùhợpvớinhân
viên,côngnghệ vàcácnguồnlựckhác)
à iii)Cơcấutổchứcphảiphùhợpvànhất
quánvớitriếtlýquảnlývàphongcáchlãnh
đạocủađộingũ quảnlý
3
I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức
a.Kháiniệmvềtổchức
Ducan(1981):Tổchứclàmộttậphợpcáccá
nhânriênglẻtươngtáclẫnnhau,cùnglàm
việchướngtớinhữngmụctiêuchungvàmối
quanhệlàmviệccủahọđượcxác địnhtheo

cơ cấunhất định.
1. Kháiniệm
4
10/4/2014
3
I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức
a.Kháiniệmvềtổchức
Cầntrả lờicáccâuhỏi:
Aisẽlàngười điềuhànhtổchưc?
Tổ chứcsẽcóbaonhiêucấpquảnlý,các
phòngbanchứcnăng?
Làmthế nào để quảnlýconngườivàcác
nguồnlựckhác?
Làmthế nào để tậphợpvàphốihợpcác
nhiệmvụ,côngviệc?
1. Kháiniệm
5
I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức
b.Kháiniệmcơcấutổchức
Cơ cấutổchứclàhệthốngcácnhiệmvụ,
mốiquanhệbáocáovàquyềnlựcnhằmduy
trìsựhoạt độngcủatổchức.
Cơ cấutổchứcxác địnhcáchthứcphân
chia,tậphợpvàphốihợpcácnhiệmvụcông
việctrongtổchứcnhằm đạt đượcmụctiêu
củatổchức
1. Kháiniệm
6
10/4/2014
4

I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức
b.Kháiniệmcơcấutổchức
Như vậycơcấutổchứcphải đảmbảo:
Bố trí,sắpxếp,vàphốihợphiệuquả cáchoạt động
củaconngườitrongtổchứcnhằm đạtmụctiêu
chung
Nângcaohiểuquả sử dụngcácnguồnlực
Quảnlývàkiểmsoáthoạt độngcủatổchức
Giúptổchứcthíchnghinhanhvớinhữngthay đổi
củamôitrườngbênngoài
Khuyếnkhíchsựthamgiacủangườilao độngtrong
tổ chức
1. Kháiniệm
7
I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức
b.Kháiniệmcơcấutổchức
Cơ cấucủatổchức đượcthể hiệnthôngquasơđồ
cơ cấutổchức
Sơđồ tổ chứclàhìnhvẽthể hiệnvịtrí,mốiquanhệ
báocáovàcáckênhthôngtin(giaotiếp)chínhthức
trongtổchức.
Sơđồ Cơ cấuTổchức(SĐCCTC)biểuthị mốiquan
hệ chínhthứcgiữanhữngngườiquảnlý ở cáccấp
vớinhữngnhânviêntrongtổchức
1. Kháiniệm
8
10/4/2014
5
I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức
b.Kháiniệmcơcấutổchức

SĐCCTC địnhdạngtổchứcvàchobiếtmốiquan
hệ báocáovàquyềnlựctrongtổchức,sốcấpquản
lý,cấpquyềnlựctồntạitrongtổchức
Các đườngnốicácvịtrítrongSĐCCTCchothấy
cáckênhthôngtinchínhthức đượcsửdụng để
thựchiệnquyềnlựctrongtổchức
1. Kháiniệm
9
I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức
Giúpngườilao độnghiểurõ đượcvịtrí,quytrình
hoạt độngvàmốiquanhệcủahọvớinhữngngười
lao độngkháctrongtổchức
Cơ cấutổchứcphùhợpkhôngchỉ có ảnhhưởng
tíchcựctớisựthựchiệncôngviệccủangườilao
độngmàcòn ảnhhưởngtớitinhthầnvàsựthỏa
mãn đốivớicôngviệccủahọ
Tạođiềukiệnchotổchứcthíchnghinhanhvớimôi
trường,nângcaonănglực,năngsuất
Côngcụquảnlýhoạt động,kiểmsoáthànhvicủa
ngườilao động
2. Tầmquan trọng của cơ cấu tổ chức
10
10/4/2014
6
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
Cầntrả lời6câuhỏi:
1.Cácnhiệmvụ,côngviệc đượcphânchiathành
nhữngcôngviệcriêngrẽởmứcđộ nào?
2.Cáccôngviệcvànhiệmvụriêngbiệt đượcphối

hợpvàkếthợpvớinhaunhư thế nào?
3.Quanhệbáocáocủatừngthànhphầntrongtổ
chức?
4.Mộtngườiquảnlýcóthể quảnlý đượcbaonhiêu
ngườimộtcáchhiệuquả?
5.Quyềnraquyết địnhtrongtổchứcnằmởđâu?
6.Cácluậtlệkiểmsoátcôngviệcvàhoạt độngcủa
cácthànhviêntrongtổchức ở mức độ nào?
11
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
Cụ thể cầnxemxét:
1.Chuyênmônhóacôngviệc
Chuyênmônhóacôngviệchoặcphâncônglao
động để chỉ mức độởđó,cáccôngviệctrongtổ
chức đượcphânchiathànhnhữngbướccôngviệc
hoặcnhữngnhiệmvụkhácnhau đượcthựchiện
bởinhữngngườilao độngkhácnhau.
Bảnchấtcủachuyênmônhóacôngviệclà:một
côngviệctrọngvẹnkhôngchỉ domộtcánhânthực
hiện,màchiathànhcácbước,mỗibước được01
cánhânthựchiện.Mỗingườichỉ chuyênvềmột
phầnchứ khôngphảitoànbộhoạt động.
12
10/4/2014
7
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
1.Chuyênmônhóacôngviệc
Ưu:

•Năngsuất
•Giảmchiphí đàotạo(chỉ cần01việc,không đào
tạonhiều)
•V.v
Nhược:
•Tạosựnhàmchán,căngthẳngdo đơn điệu
•Vàcáchệquả củasựnhàmchán…
13
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
2.Bộphậnhóa
a.Kháiniệm
Saukhiphâncôngcáccôngviệcthôngquachuyên
mônhóa,việctậphợpnhữngcôngviệc đólạiđể
cácnhiệmvụchung đượcphốihợpvớinhaugọilà
bộ phậnhóa.
Bộ phậnhóalàcáchmàtheo đó,nhữngnhiệmvụ
côngviệc đượckếthợpvớinhauvà đượcphânbổ
chonhữngnhómlàmviệc.
Cóthể sử dụng4phươngphápbộphậnhóasau.
14
10/4/2014
8
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
2.Bộphậnhóa
b.Cácphươngphápbộphậnhóa
1.Bộphậnhóatheochứcnăng
Giám đốc
Phòng

NC và PT
Phòng
Sản xuất
Phòng
Marketing
Phòng
Tài chính
Sơđồ bộ phậnhóatheochứcnăng
15
Tổng Giám đốc
Phó giám đốc
khu vực Châu Á
Sơđồ bộ phậnhóatheosảnphẩm,dịchvụ
2.Bộphậnhóatheosảnphẩm
Giám đốc Bộ phận
sản phẩm A
Giám đốc Bộ phận
sản phẩm A
Giám đốc Bộ phận
sản phẩm A
Phó giám đốc khu
vực Châu Âu
Phó giám đốc khu
vực Châu Mỹ
16
10/4/2014
9
3.Bộphậnhóatheokhuvựcđịalývàlãnhthổ
4.Bộphậnhóatheokháchhàng
Theokháchhàngdândụng

B2B
Cóthể ápdụng
cả 4hìnhthức
trên theo tình
huốngcụthể
17
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
Tài chính -Kế toán
Hành chính nhân sự, IT -OHS & ISO
Kinh doanh & Bán hàng
Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng
(Giám đốc dịch vụ)
QLHĐ
HN ĐN HCM
Phụ tùng
ML
QN ĐN HCM
Bảo trì
ML
QN ĐN HCM
Satellite
Workshop
HT
18
10/4/2014
10
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
3.Phạmviquảnlý(Phạmvikiểmsoát)

a.Kháiniệm
Phạmviquảnlýhayphạmvikiểmsoátlàsốlượng
nhânviên ở cáccấpmàmộtngườiquảnlýcóthể
điềuhànhmộtcáchhiệuquả.
b.Phạmviquảnlýrộngvàhẹp
Rộnglàkhicósốlượnglớnnhânviênchịusựgiám
sáttrựctiếpcủamộtngườiquảnlý
Hẹplàngượclại.
Thảoluận ưuvànhượccủaPhạmviquảnlýrộng
vàhẹp
19
b.Phạmviquảnlýrộngvàhẹp
HenryMintzberg,phạmviquảnlýtốiưuphụ thuộc
5 điềukiện:
Yêucầuvềsựphốihợpgiữanhữngbộphậntrong
tổ chức
Sự giốnghaytươngtựcủanhữngnhiệmvụtrong
mỗibộphận
Loạithôngtinmànhữngngười ở từngbộphậncần
Sựkhácbiệtvềnhucầutựquảncủatừngcánhân
trongtổchức
Mức độ giaotiếp/tiếpxúccủanhữngnhânviênvới
nhữngngườiquảnlý
20
10/4/2014
11
c.Nhữngyếutốảnhhưởng đếnphạmviquảnlý
Mức độ phứctạpcủacáccôngviệcvàphạmvi
tráchnhiệmgắnvớitừngcôngviệctrongtổchức
Khả năngcủacáccánbộquảnlýtrongtổchức

Lượngthờigianmànhàquảnlýcóthể sắpxếpđể
trao đổivớinhânviêndướiquyềnmình
Khả năng, độnglực,tinhthầntựgiáccủacácnhân
viêndướiquyền
Đặc điểmhoạt độngsảnxuấtkinhdoanhvàcông
nghệ củatổchức
21
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
4.Hệthống điềuhành
Hệ thống điềuhànhlàmộthệthốngquyềnlựcvà
quanhệbáocáoliêntụctừcấpcaonhấttớicấp
thấpnhấtcủatổchức
Hệ thống điềuhành đượcxâydựngxuấtpháttừ
nhucầucủanhữngnhàquảnlýtrongviệcphốihợp
cáchoạt độngcủanhữngnhânviêntrongtổchức
Quyềnlựclànhữngquyềngắnliềnvớimộtvịtrí
quảnlý, đưaracácmệnhlệnhvà đòihỏicácmệnh
lênh đóphải đượcthihành.
Nhằmtạođiềukiệnchophốihợphoạt động,cần
traochomỗivịtríquảnlýmộtchỗđứngtronghệ
thống điềuhành:quyềnlựcđể thựcthitráchnhiệm
22
10/4/2014
12
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
4.Hệthống điềuhành
Tínhthốngnhất:Mỗicánhânchỉ nênchịutrách
nhiệmtrựctiếptrướcmộtcấptrên.

Nếukhông? Điềugìsẽxảyra?
Hệ thống điềuhànhcómốiliênhệchặtchẽ với
phạmviquảnlý.Phạmvirộng,sốcấpbậcquyền
lựcgiảm
Hệ thống điềuhànhliênquan đếnquymôcủatổ
chức
Khiquymôtăng à PhứctạphơnàNhucầuphối
hợptăng à Số cấpbặctăng,tráchnhiệmtăng,v.v.
23
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
5.Tậpquyềnvàphânquyền
Quyềnraquyết định đượctậptrungtạicấpcaonhất
tronghệthốngquyềnlựccủatổchức.
Ưu:
Việcthựchiệncácchínhsáchchungcủatổchức
thườngdễdànghơn
Việckiểmsoátcáchoạt độngtrongtổchứcdễdàng
hơn
Giảmthiểuchiphíhànhchính
Nhược:
Phânquyền
24
10/4/2014
13
II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi
thiết kế cơ cấu tổ chức
6.Chínhthứchóa
Chínhthứchóa làmứcđộ tiêuchuẩnhóacủacác
côngviệcvàvàhoạt độngcủangườilao độngtrong

tổ chứcthôngquacácluậtlệvàchínhsáchtrongtổ
chức.
à Chínhthứchóathể hiệnmứcđộ mànhữngluật
lệ,quy địnhvàcácchínhsáchtrongtổchứckiểm
soátcáchoạt độngcủangườilao độngtrongtổ
chức.
Môtảcôngviệc;Vănbảnchínhsách;Hướngdẫn;
Biênbảnghinhớ;Quychế hoạt động:Nộiquy,v.v.
Mức độ chínhthứchóacaohaythấptùythuộc
doanhnghiệp
25
III. Cácmô hình tổ chức phổ biến
1.Cácmôhìnhtổchứcphổ biến
a.Cơcấuđơngiản
Mức độ phânhóa,mứcđộ chínhthứchóathấp,
phạmviquyềnlựcrộng,quyềnlựctậptrung
b.Cơcấuphâncấp(hierachical)
•Nhiệmvụxác địnhrõràng,chuyênmônhóacao
•Luậtlệvàquy định đượcchínhthứchóa
•Việcraquyết địnhtheohệthốngramệnhlệnh
c.Cơcấumatrận
26
10/4/2014
14
IV. Nhữngnhân tố ảnh hưởng tới sự lựa
chọn cơ cấu tổ chức
Thảoluận
1.Chiếnlượcvàcơcấutổchức
2.Quymôvàcơcấutổchức
3.Côngnghệ vàcơcấutổchức

27
Giá trị cốt lõi
28
10/4/2014
15
Giátrị cốtlõilànhữnggiátrị tinhthầncơ
sởtốithượngcủadoanhnghiệp(ngoàilợi
nhuận).
Từ nhữnggiátrị cốtlõi,phátsinhthêmcác
giátrị tinhthầnkhácvàtừđó,cácgiátrị
nàychiphốivàkiểmsoátcáchoạt động,
hànhvi, ứngxửcủacácthànhviêndoanh
nghiệp.
Kháiniệm
Giá trị cốt lõi
29
Điều đógiảithích,vìsao,trongcùngtình
huốngxảyra, ứngxửcủadoanhnghiệp
nàykhácvớidoanhnghiệpkhác.
Đócũnglà điềulàmnênhình ảnhcủa
doanhnghiệp đốivớithế giớixungquanh.
Hệ thốnggiátrị củadoanhnghiệpchínhlà
bệđỡđể hỗ trợ choviệcthựchiệntốtsứ
mệnh,vươntớitầmnhìn,giấcmớđiểm
đếncủadoanhnghiệp,tổchứctrong
tươnglai.
30
10/4/2014
16
Cùngxem một số ví dụ

31
Think
Different!
32
10/4/2014
17
Người ta phải nuôi dưỡng trí tưởng tượng và lợi
ích cho sức khỏe con người và chỉ vậy mà thôi.
33
Câuhỏithảoluận:
Nhữnggiátrị cốtlõivàphátsinh(hệ quả)của
doanhnghiệpnhómbạnđangnghiêncứu?
à Nếu đãcó, đã đượcphátbiểu?
à Nếuchưa,thìtheobạnlàgì?
à Đề xuấtcụthể
Vậysốlượnggiá
trị cốt lõi bao
nhiêulàvừa?
34