Báo cáo thực tập nghề nghiệp ngành văn thư lưu trữ

TRƯỜNG TRUNG CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG
KHĨA VĂN THƯ
THỰC TẬP NGHỀ
NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI: UBND XÃ TÂN LÝ TÂY
Học và tên học viên: Võ Thị Kim Tho
Lớp: Trung cấp Văn thư – Lưu trữ
Khóa: 100
Ngành: Văn thư – Lưu trữ
Giáo viên hướng dẫn: TS. Bùi Thị Bình
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
1
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta
đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự
quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào
việc phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính - văn thư giữ một
chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước
dù lớn hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính - văn thư đóng góp một phần không
nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phòng hành chính -
văn thư phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng
hành chính - văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển
khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất
lượng công việc và ngược lại.
Phòng hành chính - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ,
công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn
bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn

đánh máy vi tính… phòng hành chính - văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn
bản hành chính và một số công việc khác.
Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính - văn thư là một vấn đề cấp
thiết đối với mỗi người. Là một học viên thực tập, sau hai năm được học tập trung
tại trường Chính trị tỉnh Tiền Giang, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm
việc trong chương trình đào tạo trung cấp hành chính - văn thư. Tuy nhiên còn
nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công
việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi trường
làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:
- Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố
kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các
quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ hành chính - văn
thư trong tương lai.
- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Và sau hơn một tháng thực tập tại UBND xã Tân Lý Tây, tuy còn gặp nhiều
khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp
đỡ tận tình của các Cô chú, anh chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành
công việc thực tập của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh
nghiệm bổ ích.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
1
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
BAÙO CAÙO CHUNG
2
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Văn thư – Lưu trữ, tôi
xin báo cáo quá trình thực tập như sau:
I. Khảo sát về loại hình, cơ bản chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của UBND xã Tân Lý Tây
II. Nghiên cứu khảo sát thực tế nghiệp vụ Văn thư tại UBND xã Tân Lý
Tây
III. Phần kết luận và đề nghị
Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không thể tránh
khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhân được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để
báo cáo của tôi được hoàn thành tốt hơn.
I. KHẢO SÁT VỀ LOẠI HÌNH, CƠ BẢN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,
QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TÂN LÝ TÂY
1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Tân Lý Tây
1.1 Vị trí địa lý
Xã Tân Lý Tây nằm ở phía Đông Bắc của huyện Châu Thành; trung tâm của
xã cách thành phố Mỹ Tho khoảng 12,7 km, cách thi trấn Tân Hiệp khoảng 1,3 km.
Về ranh giới hành chính được xác định như sau:
- Phía Bắc giáp xã Tân Hương.
- Phía Đông giáp xã Hòa Tịnh - huyện Chợ Gạo.
- Phía Tây giáp xã Tân Lý Đông.
- Phía Nam giáp thị trấn Tân Hiệp.
Là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Tân Phước và Chợ Gạo, do đó rất thuận lợi
cho việc giao lưu phát triển kinh tế - xã hội theo hướng mở cửa với bên ngoài. Đặc
biệt, là địa bàn giáp ranh với thị trấn Tân Hiệp, đồng thời có tuyến Quốc lộ 1A và
tỉnh lộ 866 chạy qua xã với chiều dài khoảng 2 km. Tổng diện tích tự nhiên là:
509,46 ha. Địa bàn xã có 3 ấp, trong đó 3/3 ấp đa số làm nông nghiệp và tiểu thủ
công nghiệp, số ít cập theo Quốc lộ 1A và tỉnh lộ 866 chủ yếu làm kinh doanh,
buôn bán và các dịch vụ khác.
1.2. Điều kiện xã hội
Với vị trí là một xã thuộc trung tâm các xã như: Tân Hương, Tân Lý Đông,
Tân Hội Đông, Tân Hiệp, Thân Cửu Nghĩa và đặc biệt là cửa ngõ phía Tây của 2
huyện Tân Phước và Chợ Gạo nên tốc độ đô thị hoá phát triển nhanh ở tất cả các
ấp. Theo định hướng của Tỉnh, Huyện dự kiến Tân Lý Tây thành xã văn hóa nông

thôn mới, do vậy tương lai gần sẽ đón nhận một lượng dân cư không nhỏ từ các nơi
khác đến sinh sống. Điều này tác động rất lớn đến sự hình thành và thúc đẩy các
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
3
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
điểm, khu dân cư, các khu vực kinh tế, công nghiệp, dịch và các ngành nghề truyền
thống…
Dân số toàn xã có 13.057 nhân khẩu với 3.027 hộ gia đình. Xã có 02 dân tộc
anh em, bao gồm: dân tộc Kinh có 3.000 nhân khẩu, chiếm 99,11 %, dân tộc Hoa
có 27 nhân khẩu, chiếm 0,89 %. Trên địa bàn xã có 04 cơ sở thờ tự văn hóa (Trong
đó: 03 chùa, 01 tịnh xá), 02 miểu, 01 đình thần Tân Lý Tây được tỉnh cộng nhận là
di tích lịch sử cấp tỉnh. Mật độ dân số trung bình là 125 người/km2.
1.3. Hệ thống chính trị
a) Hệ thống chính trị của xã gồm
- 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ trực thuộc (03 chi bộ nông thôn, 04 chi bộ
trường học và 04 chi bộ cơ quan) với 130 Đảng viên.
- Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng năm
đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Hội Cựu chiến binh có 03 chi hội trực thuộc với 113 hội viên.
- Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 03 chi hội với 976 hội viên.
- Hội Nông dân có 03 chi hội với 1081 hội viên.
- Đoàn Thanh niên xã có 03 chi đoàn với 169 đoàn viên.
b) Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn
Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn cơ bản ổn định. Tuy nhiên, do quá trình
đô thị hoá, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự an toàn
xã hội. Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn được ổn định và phát
triển kinh tế Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã thường xuyên chỉ đạo các ngành,
các chi bộ thôn thông qua các kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động của UBND xã Tân Lý Tây
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động của UBND xã Tân Lý Tây

Uỷ ban nhân dân xã Tân Lý Tây là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có
chức năng quản lý Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và
chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ. Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt
động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông
suốt cả nước. Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày công việc hành
chính Nhà nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi
hành những Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước HĐND cùng cấp và
UBND cấp trên. Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song UBND
không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả
những Nghị quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất
của Nhà nước.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
4
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
UBND xã Tân Lý Tây có trụ sở tại ấp Tân Phú, xã Tân Lý Tây - huyện Châu
Thành - tỉnh Tiền Giang, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
* UBND xã Tân Lý Tây thực hiện quản lý Nhà nước tại địa phương trong các
lĩnh vực sau:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã
hội, văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, các
chính sách dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp luật ở địa phương.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp
luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng
cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân và công đoàn ở địa phương.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực
lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa
phương và việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước và của công dân, chống tham

nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội.
- Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp
với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời các loại thuế và
các khoản thu khác ở địa phương.
- UBND xã Tân Lý Tây còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính ở
địa phương.
* UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng
cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên.
2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
a) Cơ cấu tổ chức của văn phòng
bộ phận Văn phòng của UBND xã Tân Lý Tây gồm có 03 người. Trong đó, 01
Chánh văn phòng phụ trách nội vụ, 01 thống kê phụ trách thi đua khen thưởng, 01
văn thư lưu trữ.
b) Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
Văn phòng có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Tân
Lý Tây trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư
và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản lý của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu
quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
5
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
- Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực
hiện kế hoạch theo quy định.
- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo
đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó
khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác.
- Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.

- Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở
bên ngoài cơ quan gửi đến.
- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh
chóng và thuận tiện.
- Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của Uỷ ban.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Lý Tây
3.1 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân xã Tân Lý Tây do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội
đồng nhân dân. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã
do Chủ tịch UBND quy định; cơ cấu tổ chức của UBND xã hiện nay gồm:
01 Chủ tịch
01 Phó chủ tịch phụ trách kinh tế
01 Phó chủ tịch phụ trách văn hóa - xã hội
01 Tài chính kế toán
01 Địa chính – Nông nghiệp – Xây dựng – Môi trường (ĐC-NN-XD-MT)
01 Tư pháp hộ tịch
01 Văn phòng thống kê
01 BCH Quân sự
01 BCH Công an
01 VHXH phụ trách Lao động thương binh xã hội (LĐTB)
01 VHXH phụ trách Văn hóa thông tin – Thê dục thể thao (VHTT-TDTT)
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
6
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
3.2 Sơ đồ tổ chức
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban
với UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân
dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo
đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ

tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân
công.
II. NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT THỰC TẾ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI
UBND XÃ TÂN LÝ TÂY
1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào. Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chung cho nên
công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó mới có hiệu lực. hơn
thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt động
quản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá các văn bản pháp quy và thực hiện
những kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
Chủ tịch UBND xã
Phó chủ tịch UBND xã
Khối kinh tế
Phó chủ tịch UBND xã
Khối văn hóa xã hội
Tư
pháp
Hộ
tịch
Văn
phòng
Thống
kê
BCH
Quân
sự
BCH
Công

an
Lao
đông
TB
VHTT
TDTT
ĐC
NN
XD
MT
Tài
chính
Kế
toán
7
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
1.1 Các loại văn bản do UBND xã ban hành:
a) Văn bản Quy phạm pháp luật:
Theo luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm
2004 thì UBND xã Tân Lý Tây được ban hành văn bản Quy phạm pháp luật đó là
Quyết định, Chỉ thị được phep nhưng không ban hành.
Theo khảo sát năm 2014 UBND xã Tân Lý Tây có ban hành văn bản Quy
phạm pháp luật đó là Quyết định.
Ví dụ: Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 26/11/2014 về ban hành quy chế
làm việc của UBND xã Tân Lý Tây.
b) Văn bản cá biệt:
Theo luật ban hành văn bản cá biệt của HĐND và UBND xã trong năm có
thẩm quyền ban hành văn bản cá biệt là: Nghị định, Nghị quyết, Qui chế.
Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác
những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về

đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là
loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.
Ví dụ: Nghị quyết số 01/NQ-HNCBCC ngày 31/12/2014 về Hội nghị cán bộ
công chức xã Tân Lý Tây
Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà
chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ,
chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành
chính cá biệt).
Ví dụ: Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 26/11/2014 về ban hành quy chế
làm việc của UBND xã Tân Lý Tây.
Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế
độ và lề lối làm việc của một tổ chức.
Ví dụ: Quy chế làm việc của UBND xã Tân Lý Tây
c) Văn bản hành chính thông thường:
UBND xã Tân Lý Tây có thẩm quyền ban hành các loại văn bản: Thông báo,
Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Công văn…các loại văn bản trên được ban hành làm
phương tiện trao đổi và truyền đạt thông tin đến công việc không mang tính pháp lý
mà mang chứng cứ pháp lý bao gồm:
- Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các
quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về
những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
8
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
Ví dụ: Thông báo số 842/TB-UBND ngày 23/12/2014 về việc Hội đồng nhân
dân xã Tân Lý Tây khóa X tổ chức kỳ họp lần thứ 11 năm 2014.
- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh
toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề,
một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn
đề nêu ra.

Ví dụ: Báo cáo số 753/BC-UBND ngày 13/10/2014 về kết quả thực hiện
công tác bình đẳng giới và hoạt động vì sự tiến bộ của phụ nữ năm 2014.
- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ
chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
Ví dụ: Kế hoạch số 72/KH-UBND ngày 9/11/2014 về tổ chức ngày pháp luật
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2014.
- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn
bản, để cấp trên xem xét, quyết định.
Ví dụ: Tờ trình số 962/TT-UBND ngày 20/10/2014 về việc khen thưởng tập
thể và cá nhân thực hiện tốt chuyên đề thi đua ”Phòng, chống dịch bệnh trên cây
trồng và vật nuôi” năm 2014.
- Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong
hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch,
nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý
kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,…
Ví dụ: Công văn số 452/TB-UBND ngày 19/08/2014 về đăng ký ngày tổ
chức ngày Hội toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư năm
2014.
- Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra
hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Ví dụ: Biên bản số 842/BB-UBND ngày 25/12/2014 về việc nhận xét và đánh
giá công chức cấp xã năm 2014
2. Thể thức văn bản:
Qua khảo sát thực tế tại UBND xã Tân Lý Tây thể thức văn bản được trình
bày đúng qui định của nhà nước: gồm 9 thành phần
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan
- Số, ký hiệu văn bản

- Địa danh, ngày, tháng, năm
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
9
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
- Tên loại và trích yêu nội dung
- Nội dung văn bản
- Nơi nhận văn bản
- Chức vụ, họ tên người ký
- Dấu cơ quan
2.1 Quốc hiệu
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
Dòng thứ nhất: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất;
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ và cách
dòng chữ từ 2 đến 3 mm, cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt
cân đối so với dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm.
Ví dụ 1: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ TÂN LÝ TÂY
2.3 Số, ký hiệu của văn bản
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
Chữ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau chữ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
10
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ:
Kế hoạch của Ủy ban nhân dân xã soạn thảo: Số: …/KH-UBND
Riêng đối với công văn được UBND xã soạn thảo: Số: /UBND
2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa
danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Ví dụ: Tân Lý Tây, ngày 12 tháng 4 năm 2014
2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
Tên loại văn bản được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ

đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn
bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có
đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ, đặt
cân đối so với dòng chữ và cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế làm việc và mối quan hệ công tác
của Uỷ ban nhân dân xã Tân Lý Tây
Trích yếu nội dung Công văn được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,
Số: 135/UBND
V/v báo cáo thực hiện
kế hoạch năm 2014
2.6 Nội dung văn bản
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
11
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi
vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là
6pt.
2.7 Nơi nhận
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
“Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in
thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày
trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm
phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là
chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm.
- Đối với văn bản có ghi tên loại:
Ví dụ: Nơi nhận:
- UBND huyện Châu Thành;
- Lưu: VT.
- Đối với văn bản không có ghi tên loại:
Ví dụ: Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT.
2.8 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì
UBND xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền
hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày o dưới thể thức.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
12
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của UBND)
Nguyễn Văn A
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của UBND)
Nguyễn Văn B
2.9 Dấu của cơ quan
Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 cua Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì UBND
xã Tân Lý Tây đã trình bày đúng.
Chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm
quyền, không được đóng dấu khống chỉ. Đóng dấu trên văn bản phải ngay ngắn, rõ
ràng, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái và dùng đúng mực dấu
quy định (màu đỏ tươi).
3. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
3.1 Giải quyết văn bản đi
a) Số lượng văn bản đi 06 tháng cuối năm 2014
Tại UBND xã Tân Lý Tây sử dụng văn bản đi, mẫu sổ được trình bày đúng
theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của bộ Nội vụ hướng dẫn về
quản lý văn bản:
Tên loại Số lượng Ghi chú
Quyết định 135
Kế hoạch 40
Báo cáo 162
Tờ trình 82
Công văn 11
Thông báo 2
Tổng cộng: 432
b) Phương tiện đăng ký văn bản đi

Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi
ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của UBND xã Tân Lý Tây đã tuân thủ theo các quy
định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công
văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng
ký và làm thủ tục gửi đí. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy
đúng quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý.
Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
13
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửỉ.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu
gửỉ. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản.
Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo mẫu sổ quy định:
- Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
- Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) được trình bày
theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:
- Trang nội dung:
Ngày
tháng của
văn bản
Số và
ký hiệu
Tên loại và
trích yếu nội

dung
Người
ký
Nơi
nhận
Đơn vị hoặc
người nhận
bản lưu
Số lượng
văn bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
UBND XÃ TÂN LÝ TÂY
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 2014
Từ ngày … đến ngày .…
Từ sổ …… đến sổ … …
Quyển sổ: ………
14
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
- Ưu điểm: khi đăng ký vào số văn bản đi bằng số là dễ thực hiện.
- Nhược điểm: khi đăng ký văn bản đi bằng số là có nhiều số văn bản đi của
từng loại nên nhiều số khó tra tìm, khó theo dõi quản lý văn bản.
2. Giải quyết văn bản đến
a) Số lượng văn bản đến 06 tháng cuối năm 2014
Cấp độ Số lượng Ghi chú
UBND tỉnh 89
Các sở (sở Nội vụ, sở VHTT…) 59

Phòng Quản lý đô thị 21
Phòng Nội vụ 48
Phòng Tài nguyên và môi trường 37
Phòng Kinh tế 33
Phòng Lao động TB&XH 21
Phòng Tài chính – kế hoạch 24
UBND huyện 342
Khác 26
Tổng cộng: 582
b) Phương tiện đăng ký văn bản đến
Hiện nay UBND xã Tân Lý Tây sử dụng 03 loại sổ: sổ đăng ký văn bản đến,
sổ đăng ký văn bản đến mật, sổ chuyển giao văn bản đến.
Tại UBND xã Tân Lý Tây sử dụng sổ đăng ký văn bản đến, cụ thể:
* Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ
quan để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ
trưởng cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng.
Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật.
a. Quá trình xử lý văn bản.
Sau khi nhận văn bản đến, văn thư tiến hành sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản,
văn bản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi
ngoài bì với thành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện.
b. Công việc vào sổ đăng ký.
Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin cơ
bản của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ
đăng ký một lần. Hình thức chính để đăng ký công văn đến của cơ quan là dùng sổ
Đăng ký công văn đến.
c. Trình và chuyển giao văn bản đến.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
15
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình

Sau khi đã vào sổ Công văn đến, phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch
UBND xem xét, công văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hôm đó,
chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì phải
phân phối ngay sau khi nhận được.
Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo mẫu sổ quy định:
- Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
- Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:
- Trang nội dung:
Ngày
đến
Số
đến
Nơi gửi
công văn
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng công
văn
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Nơi nhận và
người nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
UBND XÃ TÂN LÝ TÂY
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2014
Từ ngày … đến ngày .…
Từ sổ …… đến sổ … …
Quyển sổ: ………
16
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đã đến cơ quan
sau khi có ý kiến phân phối của Chủ tịch UBND xã phải được chuyển ngay đến tay
người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không được để chậm hoặc quên văn
bản.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản.
Sổ chuyển giao văn bản:
Số
đến
Ngày chuyển Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài
giờ hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong mẫu
chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ.
- Ưu điểm: khi đăng ký vào số văn bản đến bằng số là dễ thực hiện.
- Nhược điểm: khi vào sổ văn bản đến là do nhiều công văn mà không phân
tách ra từng phần nên khó tra tìm công văn.
3. Quản lý con dấu
3.1 UBND xã Tân Lý Tây sử dụng các loại con dấu:
Gồm:
- Dấu cơ quan
- Dấu đến

- Dấu chức vụ
- Dấu họ tên
- Dấu họ tên người ký
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
17
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
* Mẫu con dấu:
Tên các loại con dấu Lấy mẫu dấu
Dấu cơ quan
Dấu đến
Dấu chức vụ
Dấu họ tên
Dấu họ tên người ký
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
18
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
3.2 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
UBND xã Tân Lý Tây tuân thủ các quy định của cơ quan về quản lý và sử
dụng con dấu.
* Những quy định của UBND xã về quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu được giao cho Cán bộ Văn thư có trách nhiệm, có trình độ chuyên
môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
- Không được tự tiện mang dấu theo người.
- Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng
quy định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.
- Khi hết giờ làm việc thì Cán bộ văn phòng phải cất dấu vào trong tủ cẩn
thận.
* Việc đóng dấu của UBND xã là:
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư phải kiểm tra và soát kỹ
văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi

đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu
không có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ
ký về phía bên trái. Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của pháp luật
hiện hành.
Văn thư UBND xã quản lý các loại con dấu: dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức
danh, dấu tên…
Nhìn chung, công tác quản lý và sử dụng con dấu tại UBND xã Tân Lý Tây
được thực hiện đúng theo qui định và được quản lý chặt chẽ chưa có trường hợp
nào sai sót xảy ra.
III. KẾT LUẬN
1. Thuận lợi
UBND xã Tân Lý Tây là một tổ chức sự nghiệp Nhà nước, được thực tập tại
cơ quan là một cơ hội tốt cho tôi. Hơn thế nữa tôi còn được tạo điều kiện rất nhiều
trong công việc để có thể bộc lộ khả năng của mình.
Sau hơn một tháng thực tập tại UBND xã Tân Lý Tây đã giúp tôi trưởng thành
hơn, tự tin hơn trong công việc.
Đợt thực tập đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nên hành chính
Nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan
cụt hể nói riêng. Qua đó, tôi thấy mỗi học viên văn thư cần phải có một thái độ tiếp
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
19
Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
thu nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá trình thực tiễn công
việc mới có thể làm tốt công việc của mình, trở thành một cán bộ Nhà nước nói
chung và về lĩnh vực hoạt động Văn thu – Lưu trữ nói riêng.
Bằng sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để những
kiến thức đã học ở trường vào công việc, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có và học
hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như những kiến thức mới. Hơn thế nữa
tôi còn tạo lập kỹ năng nghiệp vụ trong công việc cũng như trong giao tiếp của
mình để vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này.

2. Khó khăn
Những điều đã làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía UBND xã Tân Lý
Tây có thể là chưa đủ nhưng nó đã giúp tôi tìm hiểu và nắm bắt được nhiều điều
quan trong. Song đôi khi có những thiếu sót, khuyết điểm là không tránh khỏi.
Về công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan, cần thực hiện phương pháp thu
thập thông tin để từ đó có thể so sánh, đánh giá kiến thức đã học với thực tiễn hoạt
động của HĐND - UBND xã Tân Lý Tây.
Cần tìm tòi và nghiên cứu để vận dụng kiến thức đã học từ đó có thể kết hợp
tốt giữa lý thuyết với thực hành và đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân.
Để giúp cho công tác Văn thư - Lưu trữ trong Uỷ ban từng bước được hiện đại
hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng
một cách đồng bộ. Cần thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 01 máy
photocopy hiện đại tốc độ cao.
Cần có những biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngoài việc không
ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ. Tinh thần làm việc
của cán bộ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, vì thế cần quan tâm đầy
đủ tới quyền lợi và lợi ích của họ.
Uỷ ban cần bố trí các phòng một cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát,
sắp xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với nhau thuận tiện.
Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quá trình đúc kết trong hơn một tháng
thực tập vừa qua. Đó là những điều tôi viết ra dựa trên lý thuyết học tập ở trường
và công việc thực tập tại Uỷ ban. Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích
xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cô và các
bạn.
Qua đây tôi nhận thấy rằng đợt thực tập tốt nghiệp lần này thực sự là bổ ích
giúp cho học viên thâm nhập và khảo sát được công việc cũng như học hỏi thêm
được tinh thần, trách nhiệm trong công việc. Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho
sinh viên trau dồi kiến thức. Vững vàng hơn khi tiếp nhận công việc sau này.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
20

Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình
Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn trường trung cấp Văn thư – Lưu
trữ đã giúp chúng tôi có điều kiện được tiếp xúc với công việc thực tế và Uỷ ban
nhân dân xã Tân Lý Tây đã tạo điều kiện cho tôi được về thực tập tại Uỷ ban./.
HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100
21
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hanh phúc
BẢNG TỰ KIỂM ĐIỂM
1. Thuận lợi
Với tinh thần năng nổ của một học viên và tinh thần ham học hỏi cộng với sự
giúp đỡ tận tình của các Cô chú, Anh chị trong cơ quan đã giúp tôi vững tin trong
quá trình thực tập tại UBND xã Tân Lý Tây.
- Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan.
- Chấp hành đúng giờ giấc các quy định và nội quy của cơ quan.
- Có thái độ tốt, lễ phép với các Cô chú, Anh chị trong cơ quan.
Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan với kiến thức đã được
học tập và sau đó tham gia vào một số công việc để nắm được một cách nhanh
chóng hơn như:
- Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải quyết công văn
giấy tờ.
- Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuyển giao công văn tại bộ phân văn thư.
- Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của các Cô chú, Anh chị trong văn
phòng.
- Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan.
- Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Văn thư.
- Nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong cơ quan Nhà
nước.
2. Khó khăn
- Do vừa học vừa làm nên thời gian thực tập không đảm bảo.

- Kiến thức lý thuyết và thực tế công việc không tương đồng nên gây khó khăn
trong công việc./.
Xác nhận của UBND xã Tân Lý Tây
……………………………………….
……………………………………….
……………………………………….
……………………………………….
……………………………………….
Tân Lý Tây, ngày 22 tháng 01. năm 2015
Học viên thực tập
Võ Thị Kim Tho