Giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông 1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong khoảng 5 năm trở lại đây, cùng với sự tăng trưởng của nền kinh tế đất nước,
bên cạnh đó là xu hướng cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp, Marketing
đã dần được chú ý nhiều hơn nhằm giúp các doanh nghiệp chiếm được thiện cảm từ phía
người tiêu dùng. Điều này được thể hiển rõ nét trong các chiến lược chuyên nghiệp từ phía
các công ty trong việc sử dụng các công cụ Mar – Mix của mình để tạo dấu ấn mạnh mẽ
với người tiêu dùng. Chính từ đó đã hình thành nên những lĩnh vực đặc biệt chuyên sâu
của Marketing, thậm chí chúng hình thành nên những ngành mới, những nghề mới mang
màu sắc chuyên biệt, trong đó có nghề Tổ chức sự kiện, mà người làm Marketing vẫn quen
gọi là Event. Hơn nữa, trong thời đại mới, các công cụ truyền thông như quảng cáo,
khuyến mãi, hay giảm giá có vẻ kém hiệu quả, thì người tiêu dùng ngày càng thích thú với
những Event mà các công ty tạo ra để quảng bá sản phẩm mới, hay cảm ơn khách hàng vì
tình cảm mà họ dành cho công ty. Trong khi đó, chi phí dành cho tổ chức sự kiện lại thấp
hơn nhiều so với quảng cáo hay khuyến mãi. Chính điều này đã tạo cơ hội cho hoạt động
tổ chức sự kiện ngày càng mở rộng quy mô của mình, cả về số lượng và chất lượng. Đặt
trong mối quan hệ với các biến số Mar – mix, tổ chức sự kiện cũng có những tương tác đặc
thù, tạo ra một hệ thống truyền thông mới rất hiệu quả đến với người tiêu dùng.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, rất nhiều công ty tổ chức sự kiện đã được thành lập và
đi vào hoạt động kinh doanh, tạo nên một môi trường cạnh tranh gay gắt giữa các doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Và năm 2005 công ty cổ phần văn hóa Phương Đông đã
được thành lập, cho đến nay đã trải qua 5 năm hoạt động kinh doanh. Đây không phải là quãng
thời gian dài, song công ty đã chiếm được cảm tình của người tiêu dùng, cũng như có được
lòng tin của các doanh nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, quảng cáo – truyền thông, truyền
hình.
Hiện nay, cạnh tranh gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng
nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hóa. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp
là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời
như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ
ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào.Tóm lại, phải hoàn
hảo trong từng chi tiết nhỏ. Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông cũng không nằm ngoài

quy luật đó. Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục. Vì vậy, sinh viên lựa chọn đề tài:
“Giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ
phần văn hóa Phương Đông”, đề tài tập trung nghiên cứu và phân tích thực trạng hoạt động
tổ chức sự kiện của công ty và những đánh giá của công chúng tham về sự kiện mà công ty tổ
chức thực hiện. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cáo tính chuyên nghiệp
trong hoạt động tổ chức sự kiện của công ty.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài tập chung nghiên cứu hai mục tiêu chính:
• Tìm hiểu hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện nói riêng của
công ty cổ phần văn hóa Phương Đông
• Nghiên cứu, đáng giá và đề xuất những giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt
động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để hướng tới những mục tiêu trên thì nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra là:
- Thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Công ty cổ
phần văn hóa Phương Đông
- Nghiên cứu những dữ liệu thu thập để nắm bắt được tình hình tổ chức sự kiện của
Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty
- Đánh giá về các hoạt động tổ chức sự kiện nhằm tìm ra những thành công và mặt
hạn chế còn tồn tại.
- Đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của hoạt động tổ chức sự
kiện của công ty.
4. Đối tượng, phương pháp, phạm vi nghiên cứu đề tài
• Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu những đối tượng chính là:
- Các hoạt động tổ chực sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông
- Ý kiến phản hồi của người tiêu dùng về các sự kiện diễn ra tại Hà Nội của các công
ty cạnh tranh trên thị trường
• Phương pháp nghiên cứu: tìm hiểu tài liệu và thông tin thu thập được bằng các

phương pháp:
- Phương pháp nghiên cứu tại bàn
- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: bằng điều tra phỏng vấn, quan sát và điều tra.
Bên cạnh đó để tìm hiểu ý nghĩa của những tài liệu và những thông tin thu thập
được,tôi còn sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp phân tích tổng hợp: mục đích để chứng minh các luận điểm
mà đề tài đưa ra một cách thuyết phục hơn.
- Phương pháp hệ thống tư duy: trên cơ sở phân tích thông tin thống kê số
liệu, thông tin về doanh nghiệp, khách hàng người tiêu dùng, tôi xây dựng
lên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài.
- Phương pháp tư duy, so sánh đối chiếu: tiến hành so sánh đối chiếu các
thông tin đã thu thập được về các doanh nghiệp, để rút ra những kết luận
xác đáng trong nội dung nghiên cứu.
• Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian tập trung nghiên cứu từ năm 2005 đến nay
- Về không gian tập trung nghiên cứu các doanh nghiệp, công chúng tham gia
sự kiện do công ty cổ phần văn hóa Phương Đông tổ chức.
4. Cấu trúc chuyên đề
Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, phần nội dung của đề tài bao gồm ba phần chính
đó là:
Chương 1 – Tổng quan về Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông
Chương 2 – Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty cổ phần văn
hóa Phương Đông.
Chương 3 – Đề xuất các giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt
động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông.
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
1.1 Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam
1.1.1 Quan niệm “Tổ chức sự kiện” Việt Nam
Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của các công ty tổ chức sự kiện

Hiện nay, tại Việt Nam có khoảng 20 công ty chuyên tổ chức về tổ chức sự kiện cùng
rất nhiều các công ty quảng cáo hỗ trợ các công đoạn khác. Do sự phát triển mới đang ở
giai đoạn đầu nên quá trình tổ chức cũng như nhận thức của các công ty vẫn còn nhiểu
điểm mang tính kinh nghiệm, chưa khái quát thành lý luật thực tiễn nhằm đào tạo cho các
lớp kế cận. Tuy nhiên cần phải nói thêm rằng các công ty tổ chức sự kiện Việt Nam nắm
bắt tương đối tốt các xu thế chung của sự kiện thế giới, do vậy các sản phẩm họ tạo ra vẫn
có sức lôi cuốn riêng. Qua tổng kết từ một số công ty tổ chức sự kiện có thể nhận thấy một
số quan điểm của họ đối với sự kiện Việt Nam như sau:
Sự kiện là một sản phẩm mang nét đặc trưng của các công ty. Mỗi công ty tổ chức sự
kiện đều tự tìm một thế mạnh riêng để khai thác và tạo ra lợi thế so sánh với các đối thủ cạnh
tranh. Chính vì vậy, theo quan điểm của mỗi nhà tổ chức, mỗi chương trình đều phải mang
theo tinh thần chung của công ty với mục đích thu hút khách hàng (chính là các doanh nghiệp
cần tổ chức sự kiện). Các công ty lớn và có truyền thông như Vinaxad tập trung định vị hình
ảnh như một đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm hàng đầu Việt Nam, cách thức tổ chức của họ
được nhận định là hoàn hảo và đảm bảo tính hiệu quả và khuyếch trương thương hiệu cho các
doanh nghiệp tham gia. Công ty Đông Tây Promotion lại tạo được mối quan hệ với Đài truyền
hình nên rất nhiều các show lớn đều lọt vào tay của công ty này. Công ty Coon Event là một
doanh nghiệp nhỏ nhưng bản thân họ lại thích nghi rất nhanh với sự phát triển của thị trường
Event khi các công ty cần quảng bá sản phẩm mới, họ đã tận dụng khả năng của mình để có
các hợp đồng lớn. Về lĩnh vực tổ chức sự kiện mang tính cộng đồng xã hội, công ty Golden
Event đang dần chiếm ưu thế do khả năng mang đến sự đột biến và tạo ra những giá trị gắn
liền với lợi ích của cộng đồng. Có thể nói rằng mặc dù tổ chức sự kiện là một thị trường rộng
lớn với nhu cầu không ngừng gia tăng từ phía các doanh nghiệp nhưng bản thân mỗi công ty tổ
chức sự kiện đều nhấn mạnh vào một lĩnh vực cụ thể để tạo dấu ấn riêng cho thương hiệu của
mình. Vì vậy, dù không cung cấp quá nhiều loại hình dịch vụ, họ vẫn phát triển không ngừng
do giành được lòng tin nơi khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Tổ chức sự kiện là một thị trượng rộng lớn đang không ngừng mở rộng, tuy nhiên cung
không đủ cầu. Ngày nay, các doanh nghiệp ngày một quan tâm hơn đến việc nâng tầm mọi
hoạt động của mình thành sự kiện. Họ là thế để tạo một hình ảnh mới về thương hiệu, thu hút
khách hàng tiềm năng và cũng bớt đi tính đơn điệu vốn có ở phần nghi thức của các hoạt động

này. Theo kết quả nghiên cứu của Công ty nghiên cứu thị trượng FTA, dựa trên phỏng vấn trực
tiếp 70 doanh nghiệp lớn ở Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện trong nước đang tăng trưởng với
tốc độ khoảng 30%/ năm, sau hơn 10 năm hình thành. 66% các công ty tự làm và 77 % các
công ty thuê làm các hoạt động tổ chức sự kiện. Hằng năm, mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu
tổ chức một vài sự kiện. Sự kiện nhỏ thì diễn ra trong vài giờ, còn sự kiện lớn thì triển khai
thành các chiến dịch kéo dài cả năm. Kinh phí tổ chức dao động từ vài chục triệu đến vài tỷ
đồng. Vào khoảng năm 1995, khi hoạt động tổ chức sự kiện bắt đầu ở Việt Nam, thì trường
này gần như bỏ nhỏ cho vài công ty quảng cáo nước ngoài. Tuy nhiên, sau đó các công ty nhỏ
và vừa của Việt Nam như Max Communicartions, Galaxy, Venus dần chiếm thị phần, Như vậy,
các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện vẫn còn rất nhiều cơ hội để phát
triển một loại hình hoạt động rất hiệu quả của mình.
Tổ chức sự kiện là một quá trình hợp tác lâu dài và toàn diện giữa nhiều đối tác khác
nhau. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một nguồn lực có hạn, do vậy việc chuyên môn hóa các công
đoạn của quá trình tổ chức sự kiện được xem như giải pháp tối ưu giúp các nhà tổ chức
chuyên nghiệp hoàn thiện chương trình của mình. Hiện nay, ngoại trừ khâu ý tưởng kịch bản,
thể hiện tính sáng tạo riêng của mỗi công ty, việc thuê thêm các nguồn lực bên ngoài hỗ trợ
cho các chương trình là một hoạt động thường thấy ở các công ty chuyên nghiệp. Một công ty
có thể có không quá 10 nhân viên nhưng họ có trách nhiệm điều phối những nguồn lực được
huy động từ bên ngoài như âm thanh ánh sáng, liên hệ địa điểm, các trang thiết bị cần thiết,
khách mời, người biểu diễn… do vậy các công việc này chủ yếu do các công ty chuyên trách
thực hiện, công ty tổ chức chỉ là người điều phối các hoạt động ăn khớp và vận hành một cách
nhất quán theo những ý tưởng của kịch bản. Trong sự phát triển như vậy nên các công ty thiết
lập những mối quan hệ rất bền chặt, tạo cơ hội cho việc chuyên nghiệp hóa các hoạt động tổ
chức sự kiện ở Việt Nam.
Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của các doanh nghiệp đặt hàng
Hiện nay các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới các hoạt động nhằm nâng cao vị thế
hình ảnh của mình, đặc biệt là các hoạt động tổ chức sự kiện. Đứng dưới góc độ của các doanh
nghiệp có thể hiểu tổ chức sự kiện theo những vấn đề sau:
Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động xúc tiến hỗn hợp, có vai trò chủ yếu là
khẳng định hình ảnh của sản phẩm hoặc của công ty, nâng cao uy tín thương hiệu, tạo sự biết

đến và khắc sâu trong tâm trí người tiêu dùng. Như vậy, hoạt động tổ chức sự kiện được xem
như một khoản đầu tư trong ngắn hạn của các doanh nghiệp với mong muốn tạo dựng giá trị
thương hiệu trong tương lai. Chính vì vậy các doanh nghiệp thường xuyên cân nhắc về việc
lựa chọn hình thức tổ chức cũng như công ty tổ chức. Tùy từng loại sản phẩm hoặc từng lĩnh
vực mà các công ty muốn tổ chức sự kiện theo những cách khác nhau. Tuy nhiên, yêu cầu
chung của các doanh nghiệp đều là các sự kiện phải tạo dựng được ấn tượng với người tiêu
dùng, cho phép công ty tiếp cận với người tiêu dùng một cách nhanh nhất và sâu đậm nhất.
Nhiều công ty lớn có riêng một bộ phận chuyên lo làm sự kiện vì những sản phẩm của họ
thường xuyên được đổi mới, tổ chức sự kiện sẽ cho phép họ quảng bá sản phẩm một cách rộng
rãi và chuyên sâu hơn.
Tổ chức sự kiện được xem như một khoản đầu tư ngắn hạn cho hiệu quả trong dài hạn.
Các doanh nghiệp sẵn sằng đầu tư một khoản tiền lớn cho một series chương trình dành cho
thanh thiếu niên, với mục tiêu thu hút sự chú ý của giới trẻ cho các sản phẩm của mình. Có thể
trước mắt họ chưa có khả năng mua sản phẩm, nhưng giá trị thương hiệu đã in đậm trong tâm
trí của họ, trong tương lai, họ sẽ là những khách hàng trung thành của công ty.
Hoạt động tổ chức sự kiện là một phần trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp.
Mọi mục tiêu của các chương trình đều phải gắn liền với mục tiêu Marketing nói riêng, mục
tiêu của toàn công ty nói chung.
Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của người tiêu dùng
Tổ chức sự kiện là những chương trình giúp người tiêu dùng hiểu rõ hơn về doanh
nghiệp hoặc sản phẩm của doanh nghiệp. Theo những số liệu được thống kê qua cuộc
nghiên cứu này, khoảng 90% người dân Hà Nội được hỏi cho biết đã tham dự hoặc chứng
kiến ít nhất một sự kiện, 56% đã tham dự hoặc chứng kiến 2 sự kiện, 38 % đã tham dự
hoặc chứng kiến 3 sự kiện trở lên. Khoảng 58% cho rằng các sự kiện chỉ là các hoạt động
nhằm giới thiệu các sản phẩm của doanh nghiệp, 35% cho rằng sự kiện là các chương trình
giải trí. Như vậy có thể thấy rằng, người dân vẫn chủ yếu nhìn nhận sự kiện như một hoạt
động quảng cáo có kèm theo hình thức giải trí nhằm làm tăng tính hấp dẫn.
Tổ chức sự kiện là những hoạt động thật sự hấp dẫn và có tính cuốn hút. Cũng trong
cuộc điều tra, kết quả cho thấy 45% thấy Event hấp dẫn, 38% đánh giá cao tính sáng tạo,
26% thấy sôi động. Đối với người tiêu dùng, nhu cầu thưởng thức là một nhu cầu được ưu

tiên khi cuộc sống khá lên, điều này đã thúc đẩy việc họ nhận thức một cách tích cực về
các sự kiện được tổ chức. Người tiêu dùng tiếp nhận chúng một cách thoải mái và tương
đối thích thú, tuy nhiên có sự khác nhau về sở thích đối với các loại hình sự kiện: 67%
thích các chương trình biểu diễn nghệ thuật, 55% hào hứng với các gameshow có sự tương
tác trực tiếp với người tham dự hoặc chứng kiên, 88% thích các sự kiện có kèm theo hình
thức dùng thử hoặc tặng quà.
1.1.2 Những hoạt động chủ yếu của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam
• Sự kiện truyền hình
Các sự kiện trên truyền hình tại Việt Nam mới được phát triển trong khoảng 5 năm
trở lại đây, khi nhu cầu thông tin truyền hình của người dân Việt Nam ngày càng tăng, hơn
nữa yêu cầu của họ đối với chất lượng và hình thức của các thông tin cũng tăng lên. Các
chương trình giải trí trở lên quen thuộc, có được tỷ suất người xem cao. Đây chính là cơ
hội cho các doanh nghiệp tiến hành hợp tác cùng Đài truyền hình để sản xuất các chương
trình mới, vừa phục vụ nhu cầu người xem, vừa tăng mức độ quảng bá hình ảnh cho các
doanh nghiệp.
Hiện nay, bản thân các chương trình sự kiện truyền hình cũng được phân chia thành
rất nhiều loại khác nhau như gameshow, talkshow, liveshow… Nhằm làm rõ hơn nội dung
này, chúng ta cần xem xét Gameshow truyền hình nổi tiếng và thu hút được lượng người
xem đông đảo: “Sao mai điểm hẹn”
Chương trình “Sao mai điểm hẹn” là một trong những series liveshow ca nhạc gây tiếng
vang mạnh mẽ nhất trong cả nước trong 4 năm vừa qua. Tính trung bình, mỗi chương tình có
khoảng 26 – 28 triệu người xem trực tiếp và khoảng 200.000 lượt người tham gia các phần thi
tương tác với chương trình. Được dàn dựng công phu với ekip chuyên nghiệp, chương trình
nhấn mạnh vào đối tượng yêu nhạc Việt Nam, phần lớn có độ tuổi từ 20 – 40 tuổi. Đây chính
là lý do công ty Honda tài trợ độc quyền cho chương trình này, khi họ có cơ hội đi vào nhận
thức của những khách hàng mục tiêu như một công ty thân thiện và đỡ đầu cho những ước mơ
của các bạn trẻ được bay cao bay xa. Để thực hiện chương trình này, Đông Tây Promotion đã
thiết kế một cách chi tiết kịch bản cho việc quảng bá cho chương trình.
• Sự kiện quảng bá sản phẩm mới
Tổ chức sự kiện quảng bá sản phẩm mới thường được sử dụng mỗi khi các công ty có ý

định thâm nhập thị trường. Trên thế giới khoảng 60% sự kiện thuộc dạng này, trong khi đó tại
Việt Nam con số này chỉ vào khoảng gần 50%. Do số lượng sản phẩm mới ngày càng nhiều,
mỗi công ty đều muốn người tiêu dùng nhận biết sản phẩm của mình như một trong những
mặt hàng tốt nhất và mới nhất cho nhu cầu của khách hàng, trong khi đó không có gì hiệu quả
tốt hơn là cho họ trực tiếp chiêm ngưỡng, dùng thử để khẳng định lòng tin đối với sản phẩm.
Chính vì vậy, càng nhiều sản phẩm mới ra đời, sẽ có càng nhiều các sự kiện giới thiệu sản
phẩm mới xuất hiện. Vấn đề ở chỗ, sự kiện nào sẽ đọng lại trong tâm trí của khách hàng, sự
kiện nào sẽ đem lại cho khách hàng nhận thức đầy đủ nhất về sản phẩm và quan trọng nhất, sự
kiện nào sẽ thúc đẩy hành vi mua của khách hàng đối với sản phẩm mới. Đây chính là nhiệm
vụ của các công ty tổ chức sự kiện, ví dụ điển hình như công ty Coon Events, chuyên thiết kế
các chương trình khuyếch trương sản phẩm mới dựa trên nền tảng của sự kiện.
Dựa trên chủ đề “Ngại gì vết bẩn” hàng loạt sự kiện “omo Kids – Những chiếc túi tài
năng” hay “omo – áo trắng ngời sáng tương lai” và gần đây nhất là sự kiện “Ngày hội của
những chiếc túi tài năng” đã được tổ chức tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Chương trình bao
gồm rất nhiều các hoạt động mang tính giáo dục cao thuộc các lĩnh vực như thể thao, khoa
học, nghệ thuật và tự nhiên. Chương trình đã gây được tiếng vang lớn, kích thích vào đúng sự
quan tâm của các gia đình hiện đại, những người luôn muốn chăm lo cho sức khỏe và vẻ đẹp
của con em mình một cách tốt nhất. Các sự kiện của Omo đã thu hút hàng trăm triệu lượt
người tham gia tại hai thành phố lớn Hà Nội và TP Hồ Chí Minh.
Sự kiện quảng bá sản phẩm mới của Coon Events thường được tổ chức với quy mô rộng
lớn, có sự tham gia của nhiều người tiêu dùng và tất cả các chương trình này đều mang tính
cộng đồng rất cao. Điều này cho phép Coon tạo ra một không gian thân thiện với những người