Ứng dụng tin học vào quản lý và quyết toán thu Ngân sách Nhà nước của Bộ Tài chính

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Thành tựu kinh tế vĩ mô của một đất nớc thờng đợc đánh giá theo ba
dấu hiệu chủ yếu: ổn định, tăng trởng và công bằng xã hội. Để có thể đạt đ-
ợc kết quả đó, các chính sách kinh tế vĩ mô phải hớng tới các mục tiêu sản l-
ợng, việc làm, ổn định giá cả, kinh tế đối ngoại, phân phối công bằng. Để
đạt đợc những mục tiêu kinh tế vĩ mô trên, Nhà nớc có thể sử dụng nhiều
công cụ chính sách khác nhau: chính sách tài khoá, chính sách tiền tệ, chính
sách thu nhập, chính sách kinh tế đối ngoại. Khi nền kinh tế lâm vào tình
trạng suy thoái và thất nghiệp, Chính phủ phải tăng chi tiêu và giảm thuế,
ngợc lại, nền kinh tế trong trạng thái phát đạt và lạm phát, Chính phủ giảm
chi tiêu và tăng thuế. Nh thế chính sách tài khoá có thể coi là một phơng
thức hữu hiệu để ổn định nền kinh tế bởi vì chính sách này Chính phủ sử
dụng để thu thuế và chi tiêu công cộng điều tiết nền kinh tế. Chính sách tài
khoá thờng thể hiện trong quá trình lập, phê chuẩn và thực hiện Ngân sách
Nhà nớc. Ngân sách Nhà nớc là tổng các kế hoạch chi tiêu và thu nhập hàng
năm của Chính phủ gồm các khoản thu (chủ yếu từ thuế) và các khoản chi
Ngân sách Nhà nớc.
Các lý thuyết tài chính hiện đại cho rằng Ngân sách Nhà nớc không
nhất thiết phải cân bằng theo tháng, theo năm. Vấn đề là phải quản lý các
nguồn thu và chi sao cho ngân sách không bị thâm hụt quá lớn và kéo dài,
trong đó chi ngân sách phải nằm trong khuôn khổ các nguồn thu ngân sách.
Vậy, Nhà nớc có chính sách thu ngân sách nh thế nào cho hợp lý nhằm
khuyến khích đợc các đối tợng nộp. Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ
có chức năng quản lý Nhà nớc về lĩnh vực tài chính, Ngân sách Nhà nớc
trong phạm vi cả nớc, trong đó quản lý thu là một nội dung rất quan trọng
trong giai đoạn thứ nhất thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu Quốc gia Tài
chính Ngân sách của Bộ. Các cơ quan thu ( cơ quan tài chính, cơ quan
thuế,...) đợc Chính phủ và Bộ Tài chính uỷ quyền phối hợp với Kho bạc Nhà
nớc tổ chức quản lý nguồn thu ngân sách. Trên cơ sở dữ liệu thu trong năm,
cơ quan tài chính lập báo cáo thu tháng và báo cáo quyết toán thu năm gửi

cơ quan tài chính cấp trên để kiểm tra bảo đảm mọi nguồn thu ngân sách đợc
tập trung đầy đủ, kịp thời vào quỹ Ngân sách Nhà nớc. Để đảm bảo đợc tính
cân đối tơng đối của Ngân sách Nhà nớc, thu ngân sách là một chính sách
mang tính quốc gia cần phải ứng dụng tin học vào quản lý và quyết toán
thu Ngân sách Nhà nớc tại Bộ Tài chính ,trong thời gian thực tập tại
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phòng Phát triển ứng dụng-Ban Tin học- Bộ Tài chính ,nhận thấy tầm quan
trọng của chơng trình này em đã chọn nội dung trên làm đề tàI thực tập.
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp có 3 chơng:
* Chơng I - Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý.
Một số khái niệm , tính chất, giá trị, tiêu chuẩn, hiệu quả, phơng pháp
phân tích hiệu quả kinh tế ,về thông tin ,hệ thống thông tin quản lý; một số
khái niệm , phơng pháp phân tích - thiết kế cơ sở dữ liệu ,mô hình dữ liệu
quan hệ ,đợc trình bày mang tính chất khái quát trong chơng này.
*Chơng II - Phân tích hệ thống quản lý thu Ngân sách Nhà nớc.
Chơng này giới thiệu khái quát về cơ quan thực tập ;một số khái niệm
về ngân sách ,thu ngân sách ,năm ngân sách; các chính sách thu , quản lý và
quyết toán thu ngân sách; ngôn ngữ VisualFoxPro đợc sử dụng để thiết kế
cơ sở dữ liệu và lập trình; các sơ đồ luồng dữ liệu,sơ đồ luồng thông tin, sơ
đồ ngữ cảnh, sơ đồ chức năng công tác,
*Chơng III - Thiết kế - xây dựng hệ thống thông tin quản lý thu Ngân
sách Nhà nớc.
Trong chơng này đa ra mẫu thực của thông tin đầu vào là các Phiếu
thu và các mẫu báo cáo thực của thông tin đầu ra nh quyết toán
thu nsnn theo chơng năm, báo cáo thu nsnn trên
địa bàn , qui trình chuẩn hoá , cấu trúc dữ liệu, cấu trúc cây thực đơn,
thiết kế giao diện ngời và máy,

Tuy nhiên, trong giai đoạn thực tập, thời gian và năng lực nghiệp vụ về Ngân

sách Nhà nớc có hạn chế nên Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em khó
tránh khỏi thiếu sót, em mong muốn nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo,
các anh chị trong phòng và bạn đọc.
Em xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa đã quan tâm, dạy dỗ em trong quá
trình học tập và rèn luyện.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Bùi Thế Ngũ đã hớng dẫn tận tình cho
em trong giai đoạn thực tập đạt kết quả tốt.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHơng I
Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống
thông tin quản lý
i. Hệ thống thông tin
1. Thông tin
1.1. Thông tin đầu thế kỷ 21
Có hai nét nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi
toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Sự
thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên
giới chính trị tạo ra những tổ hợp thơng mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự
biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu đợc lợi nhuận rất cao
và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan
trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại,
những từ hay đợc nhắc đến là dữ liệu và thông tin. Các cơ quan đều là
những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin.
1.2. Thông tin là gì ?
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn
lộn.
Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ
liệu là số liệu hay tài liệu cho trớc.
Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý

nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định.
Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do ngời này,
bộ phận này đa ra có thể đợc ngời khác bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý
thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là lý do tại sao hai từ dữ
liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau.
Ta có thể hiểu cách khác: thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh
thành tri thức mới về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận
phản ánh.



*Một số đặc tr ng của thông tin :
Đặc trng của thông tin đợc hiểu là đặc điểm thể hiện rõ nét nhất về thông
tin và sự khác biệt nhất của thông tin cũng nh kết quả do thông tin mang lại so
với các khái niệm khác.
Các đặc trng đó là:
- Giảm độ bất định về đối tợng đợc phản ánh.
- Tính định hớng của thông tin
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Đối tượng đư
ợc phản ánh
Đối tượng đư
ợc phản ánh
Chủ thể nhận
phản ánh
Chủ thể nhận
phản ánh
Phản ánh
Tri thức hóa
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

- Tính thời điểm của thông tin
- Tính cục bộ của thông tin.
- Tính tơng đối của thông tin.

2 . Quản lý một tổ chức dới góc độ thông tin
2.1
. Hệ thống quản lý.
Mỗi cơ quan đều có những phơng thức ghi nhớ, lu trữ dữ liệu riêng cho
mình nhng thực ra các phơng tiện nhớ chỉ thuộc một trong hai loại là bộ nhớ
trong và bộ nhớ ngoài. Thông tin đợc phản ánh trớc tiên qua bộ nhớ trong rồi
đến bộ nhớ ngoài. Qúa trình phản ánh đợc thể hiện trong sơ đồ H.1.1



H.1.1-Các bộ phận nhớ của cơ quan.
Trong cơ quan thờng có hai hệ thống phụ thuộc hỗ trợ nhau đó là hệ
thống quản lý và hệ thống bị quản lý, chẳng hạn trong mỗi cơ quan Tài chính
thì bvộ phận lãnh đạo và quản lý là hàng hóaệ thống quản lý, các Phòng, Ban
khác trong cơ quan thuộc hệ thống bị quản lý, hai hệ thống này trong cơ quan
Tài chính có mối quan hệ nh mô hình H.1.2.



Mọi chức năng, mục tiêu của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và
đa ra các thông tin. Nh vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích
thực.Tầm quan trọng của thông tin có thể đợc diễn đạt qua biểu thức:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Bộ nhớ trong Bộ nhớ ngoài
Dữ liệu vào Thông tin ra

(Làm việc có quy
trình) chiếm 90%
(Làm việc phi quy
trình) chiếm 10%
Bộ phận lãnh đạo

Bộ phận lãnh đạo

Các Phòng,Ban
trong cơ quan
Các Phòng,Ban
trong cơ quan
Chứng từ thu
BC thu,BC QT
Các BC ,
đề nghị,
yêu cầu

Các
quyết
định,
thông tin
đã xử lý
H.1.2 _ Sơ đồ luồng thông tin trong cơ quan CQTC.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Để giảm chi phí lao động quản lý thì cơ quan (tổ chức) nên tự động hoá
trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình
không chiếm phần quan trọng.
2.2
. Thông tin quản lý

2.2.1.

Khái niệm
Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng
hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý.
*ý nghĩa của thông tin quản lý:
+ Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản
lý khác nhau.
+ Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có
khác nhau nói cách khác thông tin quản lý có tính biến động.
2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định
Trong một kghoảng thời gian nhất định thì mỗi cơ quan, tổ chức đều có
những quyết định hiệu quả nhất của mình phù hợp với tình trạng thực tế. Quyết
định đó có thể là một trong ba cấp quyết định sau:
- Quyết định chiến lợc (strategic): Trả lời câu hỏi cái gì ?, để làm gì ? với
mục đích xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống.
- Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi cho ai?, cung cấp ở đâu ?
khi nào? nhằm cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối u
nguồn lực.
- Quyết định tác nghiệp (Operational):Trả lời câu hỏi thực hiện mục đích đó
nh thế nào?.
Các đặc trng của thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định:

-Thông tin đều đặn -Phần lớn là thờng
kỳ
-Thông tin có tính
đột xuất hoặc trong
một khoảng thời
gian dài mới có
quyết định

-Có thể dự kiến trớc
thông tin
-Có thể có một số
nét mới đặc biệt
của thông tin
Thông tin không có
trong dự kiến để ra
quyết định mới.
- Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ
và hiện tại
-Chủ yếu là thông
tin dự đoán tơng lai
-100% thông tin
trong
-Phần lớn là thông
tin trong (70%)
-Phần lớn là thông
tin ngoài (70%)
-Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin
có tính phi cấu trúc
-Phần lớn thông tin
có tính phi cấu trúc
-Thông tin rất chính
xác
-Thông tin có tính
tơng đối, có ý kiến
chủ quan
-Thông tin có tính
chủ quan là phần lớn

Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Nguồn thông tin
Thời điểm
Khả năng dự kiến
Tần suất
Tính cấu trúc
Độ chính xác
Tính chất TT
Quyết định
Tác nghiệp
Chiến thuật
Chiến lược
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.2.3. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin quản lý
- Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực.
- Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý..
- Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý.
- Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn.
- Kịp thời: thông tin phải thoả mãn nhu cầu của hệ thống là đúng lúc, đúng
thời điểm.
- Thông tin có giá trị: thông tin cần thu thập phải đợc chọn lọc sao cho có tác
động tích cực trong việc ra quyết định của nhà quản lý đó là quyết định có
hiệu quả cao trong thực tiễn.
- Thông tin bảo mật: thông tin thu thập đợc phải đảm bảo tính bảo mật cho
quyết định của hệ thống.

2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài cho một tổ chức.

Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Nhà nước và
cấp trên
Nhà nước và
cấp trên
HTQL
HTQL
HT bị QL
HT bị QL
Nhà cung cấp
Nhà cung cấp
Doanh nghiệp
cạnh tranh trực
tiếp
Doanh nghiệp
cạnh tranh trực
tiếp
Tổ chức có liên
quan
Tổ chức có liên
quan
Doanh nghiệp
sẽ cạnh tranh
Doanh nghiệp
sẽ cạnh tranh
Khách hàng
Khách hàng
Thông
tin

trong
Doanh nghiệp
(tổ chức)
H.1.3 Các nguồn thông tin ngoài của một tổ
chức.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Các nguồn thông tin từ ngoài cho một cơ quan Tài chính:

Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, cho nên
là một tổ chức (doanh nghiệp) thì phải lựa chọn phơng pháp thích hợp để thu
thập thông tin ngoài.
3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ
chức.
Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin
một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học vào trong quá trình xử
lý này. Vậy quá trình ứng dụng tin học trong một tổ chức bao gồm những giai
đoạn nào và xử lý công việc gì ?
- Giai đoạn khởi đầu:
Đây là giai đoạn đa máy tính vào hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền
ứng dụng tin học vào kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên
môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau.
- Giai đoạn lan rộng:
Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyên
môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin
mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác (quá đề cao
máy tính).
- Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát:
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Các Phòng, Ban
Các Phòng, Ban

Cơ quan thuế
Cơ quan thuế
CQTC cấp dưới
CQTC cấp dưới
Nhà nước và
CQTC cấp trên
Nhà nước và
CQTC cấp trên
Bộ phận lãnh đạo
Bộ phận lãnh đạo
Đơn vị dự toán
Đơn vị dự toán
KBNN cùng cấp
KBNN cùng cấp
UBND cùng cấp
UBND cùng cấp
Thông
tin
trong
Cơ quan
Tàichính
Đơn vị nộp
Đơn vị nộp
H.1.4 _ Các nguồn thông tin từ ngoài của một cơ quan Tài chính

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable
Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên họ cần phải
đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin.
- Giai đoạn tích hợp ứng dụng:

- Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin vào một chủ thể
(lúc này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin).
- Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu:
Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi ngời trong tổ chức cần phải tiếp
cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin
cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển
loại hình mạng.
- Giai đoạn hoàn chỉnh:
Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình
thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân
viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông
tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn.
4. Thông tin và công tác quản lý:
Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến
chuyển trong cơ quan. Vì vậy, những ngời thiết kế hệ thống cần tìm hiểu xem
các nhà quản lý sử dụng thông tin nh thế nào, chẳng hạn nh:
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao?
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ
ra sao ?.
- Sự thoả mãn về thông tin của họ nh thế nào ?.
Nói một cách khác, thông tin mà ngời quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi
vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đạt mục
tiêu và thông tin về sự chuyển biến.

5. Hệ thống thông tin (HTTT)
5.1 Khái niệm
HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ
thu thập, lu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra
quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đờng lối và kiểm soát các hoạt
động trong tổ chức.

Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Thành quả hiện
nay
Thành quả hiện
nay
Thành quả muốn
có
Thành quả muốn
có
Thông tin khoảng cách
Thông tin về sự chuyển biến và thông tin và
thông tin là phương tiện để chuyển biến
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT
HTTT có thể đợc thực hiện hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính.
Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên
lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phơng pháp mô hình toán học,...để
xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin. Vậy HTTT đợc cấu thành từ những
yếu tố nào ? H.1.5 thể hiện các yếu tố đó và mối quan hệ giữa chúng.




Nếu không có HTTT thì một tổ chức, doanh nghiệp chắc chắn sẽ không
tồn tại, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức
không thể độc lập hoàn toàn với HTTT.
5 .
3. Phân loại HTTT trong một tổ chức
*Theo mô hình chính thức - phi chính thức:
+ HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn

tại theo thông lệ.
+ HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực của
(một) vài ngời cán bộ.
*Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch.
+ HTTT quản lý.
+ HTTT trợ giúp ra quyết định.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Nguồn
thông tin
Nguồn
thông tin
Thu thập
Thu thập
Xử lý
Xử lý
Lưu trữ
Lưu trữ
Phân phát
Phân phát
Đích
thông tin
Đích
thông tin
H.1.5 - Các yếu tố cấu thành của HTTT
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Hệ chuyên gia.
+ HTTT tạo lợi thế cạnh tranh.
*Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ:
+ HTTT Tài chính.

+ HTTT Marketing.
+ HTTT quản trị nguồn nhân lực.
+ HTTT quản lý sản xuất.
+ HTTT văn phòng.
5.4. Mô hình biểu diễn HTTT
- Mô hình logic: biểu diễn t tởng của nhà quản lý ,họ nghiên cứu HTTT và cần
phải trả lời câu hỏi HTTT là gì? để làm gì?.
- Mô hình vật lý ngoài: nhà quản lý và nhà lãnh đạo nghiên cứu xem HTTT
phục vụ cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu ?, khi nào cung cấp?.
- Mô hình vật lý trong: họ cần phải trả lời câu hỏi HTTT đợc xử lý nh thế nào?

II. Mô hình dữ liệu
Có nhiều kiểu mô hình dữ liệu:
- Mô hình dữ liệu quan hệ.
- Mô hình dữ liệu phân cấp.
- Mô hình dữ liệu E-R ( Entity-Relationship )
Hiện nay tất cả những hệ quản trị cơ sử dữ liệu đều thờng dùng mô
hình dữ liệu quan hệ.
1. Mô hình dữ liệu quan hệ là gì.
Những khái niệm cơ sở:
- Cơ sở dữ liệu: là một hay một số bảng có liên quan với nhau.
- Kho dữ liệu: trong mỗi HTTT đều có những Kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ
liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm đợc nhanh chóng những dữ
liệu cần thiết.
- Ngân hàng dữ liệu :
Nếu Kho dữ liệu đợc đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đ-
ợc bảo quản bởi chơng trình máy tính thì đợc gọi là Ngân hàng dữ liệu.
Một cách tổng quát: Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện
tử để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều ngời và nhiều
mục đích quản lý khác nhau. Theo ngôn ngữ mô hình dữ liệu, Ngân hàng dữ

liệu là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau.
- Hệ thống quản lý dữ liệu: Bản thân Kho dữ liệu hay Ngân hàng dữ liệu cùng
với con ngời và các phơng tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ
thống quản lý dữ liệu.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Là một hệ thống chơng trình máy tính giúp tạo
lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan
trọng thông dụng nhất đợc viết theo mô hình dữ liệu quan hệ là: DBZ,
SQL/DS, ORACLE, FOXPRO, VISUAL FOXPRO, ACCESS.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thực thể: là tập hợp các đối tợng quản lý cùng loại, trong thực thể có thể
hiện lần xuất của thực thể ( thực thể cụ thể ).
- Khoá chính: là tập hợp tối thiểu các thuộc tính sao cho giá trị của hai thực
thể cụ thể không trùng nhau.
- Thuộc tính khoá con: là một phần của khoá chính.
- Thuộc tính khoá quan hệ: là thuộc tính dùng để thiết lập mối quan hệ với
thuộc tính của tệp khác.
- Tệp cơ sở dữ liệu : là tập hợp các bản ghi mô tả về các thực thể
- Số mức quan hệ: trong các mối quan hệ của một thực thể thì các quan hệ đó
phải thể hiện độ đậm nhạt tức là chỉ ra mức độ tham gia của thực thể đó bao
gồm quan hệ một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều .
- Số chiều của quan hệ: là số lợng các thực thể tham gia vào quan hệ đó, bao
gồm quan hệ một chiều, quan hệ hai chiều, quan hệ nhiều chiều
- Mô hình dữ liệu quan hệ: là một bản khắc hoạ cơ sở dữ liệu, nó chỉ ra các
thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa các
thực thể trong cơ sở dữ liệu ấy.
+ Mô hình dữ liệu quan hệ giúp ngời sử dụng hiểu đợc cấu trúc, quan
hệ ,ý nghĩa của dữ liệu, điều đó rất cần thiết giúp họ lập đợc cơ sở dữ liệu.
+ Lập mô hình dữ liệu quan hệ: là phần chính của thiết kế cơ sở dữ liệu,
tuy nhiên phải có phơng tiện để tra cứu và truy vấn cơ sở dữ liệu đã thiết kế và

tạo lập, trích rút những dữ liệu cần thiết phục vụ cho nhà quản lý.

2. Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu đợc dùng để lập chơng trình phục vụ mục đích ngời sử
dụng, vậy nội dung thiết kế cơ sở dữ liệu nh thế nào?
- Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu:
Đây là công việc quan trọng nhất. Là một cán bộ thiết kế họ phải biết dữ
liệu dùng để làm gì ?, muốn vậy phải nghiên cứu xem ngời sử dụng cơ sở dữ
liệu trong tơng lai cần trích rút những dữ liệu nào, sử dụng thờng xuyên cơ sở
dữ liệu ấy vào công việc gì ?.
- Phác hoạ mô hình dữ liệu:
+ Trớc hết phải xác định các thực thể và thuộc tính của các thực thể.
+ Xác định thực thể nào với những thuộc tính nào cần đợc ghi nhận trong cơ
sở dữ liệu để đạt đợc các mục tiêu đã đề ra ở trên, thực chất là xác định cơ sở dữ
liệu cần chứa những bảng nào, mỗi bảng cần chứa những cột nào.
+ Nguyên lý xác định các bảng, các cột trong bảng:
++Giảm tối thiểu sự trùng lặp: các bảng khác nhau không nên chứa
những dữ liệu giống nhau.
++Tránh d thừa: mỗi bảng chỉ nên chứa vừa đủ dữ liệu cần thiết về một
thực thể.
++Tăng cờng tính độc lập giữa các cột.
++Dữ liệu có tính chất nguyên tố: dữ liệu ít khi chia nhỏ hơn nữa.
- Xác định những mỗi quan hệ giữa các thực thể:
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sau khi đã phân chia dữ liệu vào các bảng, ngời thiết kế phải tìm ra mối quan
hệ giữa các bảng để sau này trích rút hay kết hợp dữ liệu đáp ứng nhanh yêu cầu
ngời sử dụng.
- Duyệt lại mô hình dữ liệu:
Mục đích công việc là để khắc phục, phát hiện những khiếm khuyết của mô

hình dữ liệu ở trên.

Tạo lập cơ sở dữ liệu:
Mỗi thực thể thờng biểu diễn nhiều cá thể, để tránh nhầm lẫn thì mỗi các
thể phải xác định duy nhất, cách tốt nhất là dùng yếu tố phân biệt giữa chúng.
Một thuộc tính hay một tổ hợp các thuộc tính sẽ xác định mỗi cá thể
một cách duy nhất gọi là yếu tố phân biệt.
Có thể có vài thuộc tính hoặc tập hợp thuộc tính cùng có khả năng làm
yếu tố phân biệt cho các cá thể của một thực thể.

2.1. Mối quan hệ giữa các bảng
2.1.1. Mối quan hệ một một
Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B đợc ghi nhận bằng hai bảng
dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B
(hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng của A tơng ứng với một dòng của B và ngợc
lại mỗi dòng của bảng B tơng ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai
bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng
rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn.
Chẳng hạn, trong cơ sở dữ liệu của đề tài thực tập thực thể Danh mục địa
bàn hành chính có thể đợc tách thành hai thực thể với mối quan hệ một-một nh
sau:



2.1.2. . Mối quan hệ một - nhiều
Ta nói rằng có một mối quan hệ một- nhiều giữa hai thực thể (hay hai
bảng A, B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng B
nhng ngợc lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tơng ứng với một dòng trong bảng A.
Bảng A ở phía một gọi là bảng chủ, bảng B ở phía nhiều gọi là bảng quan
hệ.

Mô hình nh sau:
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
NTNHOM
*Mã nhóm TN
Tên nhóm TN
......
NTNHOM
*Mã nhóm TN
Tên nhóm TN
......
MTMUC
*Mã mục TM
Mã nhóm TN


......
MTMUC
*Mã mục TM
Mã nhóm TN


......
DMĐBHC
*Mã dbhc
Tên dbhc
Cấp ns
DMCQTC
*Mã dbhc
Tên CQTC

một-một
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.1.3. Mối quan hệ nhiều nhiều
Ta nói rằng có một mối quan hệ nhiều-nhiều giữa hai thực thể (hay hai
bảng A và B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng B
và ngợc lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A.
Khi có mối quan hệ nhiều-nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể
giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ một-nhiều
Mô hình nh sau:

III. Hệ thống thông tin quản lý(HTTTQL)
1. Các quan hệ của thông tin quản lý.
1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức
Thông tin trong thời đại ngày nay là thông tin quản lý bởi vì thông tin sử
dụng phần lớn trong thời đại là thông tin để quản lý. Hệ thống thông tin quản lý
đảm bảo xử lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan.
Các mối quan hệ của thông tin quản lý trong một cơ quan đợc thể hiện
trong sơ đồ sau:




Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
MTMUC
*Mã mục TM
Mã nhóm TN


......
MTMUC

*Mã mục TM
Mã nhóm TN


......
NHOM
*Mã nhóm
Tên nhóm
......
NHOM
*Mã nhóm
Tên nhóm
......
NTNHOM
* Mã nhóm TN
Tên nhóm TN
......
NTNHOM
* Mã nhóm TN
Tên nhóm TN
......
TIEUNHOM
*Mã TN
.......
TIEUNHOM
*Mã TN
.......
Lãnh đạo
Lãnh đạo
HTTTQL

HTTTQL
Thông tin
đã xử lý
Quyết
định
Thông tin ra
Thông tin từ ngoài
Thông tin
đưa lên trên
HTTT tác
nghiệp
HTTT tác
nghiệp
Đầu ra
Đầu vào
H.1.6 - Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Các mối quan hệ của thông tin quản lý trong cơ quan Tài chính đợc thể
hiện trong sơ đồ sau:

- Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định
- Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ
thống.
- Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác
nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lu trữ, truyền tin trong
toàn bộ hệ thống.
1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý:
- Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu nh không thay đổi so với
quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát

triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật, do đó nhu cầu về
thông tin quản lý ngày càng cần thiết.
- Trong tổ chức, cơ quan để tạo ra những thông tin có tính quyết định, đóng góp
vào nó có hai phần: lao động tghông tin và lao động phục vụ cho việc ra quyết
định.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo
Bộ phận
quản lý và
lập trình
Bộ phận
quản lý và
lập trình
Bộ phận
chuyển nhận
Bộ phận
chuyển nhận
BC, thông
tin đã
xử lý
Quyết
định
BC, thông tin
đã xử lý
Thông tin từ CQTC
và các CQ khác
Chứng từ
thu đưa
lên trên

Chứng từ thu
đã kiểm tra
Chứng từ thu
H.1.7-Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong CQTC
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.3. Giá trị của HTTTQL
1.3.1. Giá trị của một thông tin quản lý
Chúng ta thấy rằng tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá
trị khi đợc các nhà quản lý sử dụng để phục vụ cho việc ra quyết định và thực
hiện các quyết định này mang lại hiệu quả nào đó. Vai trò của thông tin quản
lý có thể đợc thể hiện trong sơ đồ sau:



Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữa kết quả thực
hiện tốt phơng án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết
qủa thực hiện của các phơng án.
1.3.2 Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý
Hầu hết các HTTT đều đợc gọi là HTTTQL bởi vì nó phục vụ cho công
tác quản lý.
Giá trị của HTTTQL là sự biểu hiện bằng tiền của tổng những thiệt hại
rủi ro tránh đợc và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có HTTTQL
*Cách tính giá trị của HTTTQL
Cách 1
Trong đó :
Ai: tổng thiệt hại của rủi ro thứ i
Pi: xác suất xảy ra thiệt hại thứ i
Ni: hệ số của ngời quản lý tạo ra thiệt hại thứ i
n: tổng số rủi ro
Aj: tổng lợi ích của cơ hội thứ j

Pj: xác suất xảy ra cơ hội thứ j
Nj: hệ số của ngời quản lý tạo cơ hội j
m : tổng số cơ hội
Cách 2 ( Theo đánh giá các nhà chuyên gia )
Giá trị của HTTTQL = Kt + Kg
Trong đó:
Kt: giá trị thực tế.
Kt = 5% ữ 25% tổng thu nhập của hệ thống.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học

= =
+=
n
1i
m
1j
Nj * Pj * Aj Ni * Pi * Ai HTTTQLcủa trị Giá
Thông tin
Thông tin
Quyết định
Quyết định
Thực hiện QĐ đó
Thực hiện QĐ đó
H.1.8 - Giá trị của thông tin quản lý
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Kg: giá trị gián tiếp.
Kg = a * Kt * m
Hệ số a: hệ số loại hình của HTTT với giá trị [0,3 ; 0,5]
Hệ số m: hệ số chất lợng của HTTT
với m=0 nếu dới 50% số ý kiến chuyên gia cho rằng HTTT là tốt.

với m=1/2 nếu có 50% ữ 90% số ý kiến cho rằng HTTT là tốt.
với m=1 nếu có hơn 90% ý kiến cho rằng HTTT là tốt.
1.4. Chi phí cho HTTT

1.4.1. Chi phí cố định (CPCD)
Theo quan điểm tin học quản lý CPCD gọi là chi phí chuyển đổi gồm:
- Chi phí phân tích thiết kế (CP
pttk
)
- Chi phí xây dựng (CP
xd
)
- Chi phí cho máy móc tin học (CP
mm
)
- Chi phí thiết bị phụ trợ (CP
pt
)
Công thức cơ bản để xác định chi phí cố định nh sau:

CPCD = CP
pttk
+ CP
xd
+ CP
mm
+ CP
pt
1.4.2. Chi phí biến đổi (CPBD)
Theo quan điểm tin học CPBD gọi là chi phí vận hành, thờng có vòng

đời từ 3 đến 5 năm nhng ở Việt Nam vòng đời dài hơn, có thể là 5 đến 7 năm,
thờng thì chi phí biến đổi có tính đến yếu tố thời gian, bao gồm:
- Chi phí lơng (CP
ld
)
- Chi phí cho thông tin đầu vào (CP
dv
)
- Chi phí năng lợng sử dụng điện (CP
nl
)
- Chi phí bảo trì sửa chữa (CP
btsc
)
Chi phí biến đổi đợc xác định bởi công tghức tính cơ bản sau:
CPBD = CP
ld
+ CP
dv
+ CP
nl
+ CP
btsc
Tổng chi phí cho HTTTQL đợc tính bằng công thức:


Chú thích:
n: là vòng đời của hệ thống(thờng tính bằng năm)
r: là lãi suất hàng năm.
2. Phân tích -thiết kế -cài đặt HTTTQL

2.1. Phơng pháp phát triển một HTTTQL
2.1.1. Lý do để phân tích một HTTTQL
- HTTT có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi
lớn, yêu cầu thiết kế mới HTTT.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
in
n
i
in
rCPBD

=
+++=

)1.()
1
r.(1 CPCD phí chi Tổng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- HTTTQL cần những yêu cầu mới trong nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế
mới hệ thống.
- HTTTQL có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để
hoạt động hiệu quả hơn.
- Các nhà quản lý của HTTTQL có những chính sách đa ra nhằm thiết kế hệ
thống mới có chất lợng.
2.1.2. Phơng pháp phân tích một HTTTQL
Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế
HTTTQL đa ra dự toán những tiến trình và lựa chọn những phơng án tối u nhất
cho mỗi tiến trình đó để thiết lập một HTTTQL mới u việt. Các công đoạn phân
tích thiết kế để đa đến một HTTTQL tơng lai hiệu quả có những đặc thù:
2.1.2.1. Đánh giá yêu cầu về HTTT mới

Nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý- lãnh đạo của cơ quan những
thông tin để cho họ ra quyết định phát triển HTTT mới. Công đoạn này thể hiện đ-
ợc tính khả thi, hiệu quả sơ bộ của HTTT sắp đợc thiết kế.
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Lập kế hoạch đối với việc đánh giá yêu cầu.
- Trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của HTTT mới.
- Đánh giá tính khả thi của HTTT về tài chính, kỹ thuật, hiệu quả.
Giai đoạn này chỉ nên xem xét trong hai tuần.
2.1.2.2. Phân tích chi tiết HTTT mới
Mục đích chính của công đoạn là phải hiểu cho rõ HTTT hiện có, tìm ra
những nguyên nhân thực sự về những yếu kém của HTTT hiện có để xác định
rõ các ràng buộc đối với HTTT mới trong mối quan hệ với HTTT cũ.
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Nghiên cứu môi trờng của HTTT đang xem xét.
- Nghiên cứu về HTTT hiện có mà cần có thay đổi thiết kế mới.
- Chẩn đoán và đề xuất các yếu tố của giải pháp thiết kế mới.
- Thay đổi đề xuất của dự án thiết kế mới.
2.1.2.3. Thiết kế logic hệ thống mới
Nhiệm vụ của công đoạn là xác định tất cả các yếu tố logic cấu thành
nên HTTT mới cho phép giải quyết những vấn đề mà HTTT mới đặt ra.
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Phải thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế các dòng thông tin vào.
- Hoàn thiện các tài liệu về HTTT mới.
2.1.2.4. Đề xuất các phơng án giải pháp
Mục tiêu công đoạn là trình bày một số phơng án với những góc độ khác
nhau, với những quan niệm khác nhau để tìm phơng án tối u về HTTT mới
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Xác định các ràng buộc về mặt tổ chức và mặt công nghệ thông tin đối với
HTTT.
- Xây dựng các phơng án giải pháp ( thiên về tối u tài chính kỹ thuật).
- Đánh giá các phơng án ( về hiệu quả, thời gian, tài chính,...).

2.1.2.5. Thiết kế vật lý
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra.
- Thiết kế các phơng thức tơng tác với các phần tin học hoá của HTTT.
- Thiết kế các thủ tục xử lý thủ công.
2.1.2.6. Thực hiện kỹ thuật
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Thiết kế logic, thiết kế vật lý trong.
- Lập trình.
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khi thực hiện kỹ thuật hoàn thành.
- Hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về HTTT mới.
2.1.2.7. Cài đặt và khai thác
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Chuyển đổi một số lĩnh vực, một số tình trạng của hệ thống mới.
- Đánh giá hoạt động của HTTT.
Trong quá trình phân tích thì có thể phải quay về công đoạn trớc đó để xem
xét, kiểm tra sự thực hiện công đoạn hiện thời nếu cần thiết.

2.2. Nguyên tắc cơ bản trong thiết kế HTTT.
- Sử dụng các mô hình, trừu tợng hoá HTTT qua các mô hình vì HTTT rất
phức tạp.
- Phân tích từ vấn đề chung đến vấn đề cụ thể.
- Đi từ quá trình phân tích vật lý đến quá trình phân tích logic trong phân tích.
- Đi từ quá trình phân tích logic đến quá trình phân tích vật lý trong thiết kế.

Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Quá trình thiết kế và phân tích sơ bộ HTTT mới thể hiện trong sơ đồ sau:
H.5 - Quá trình phân tích và thiết kế HTTT mới
2.3. Phân tích chi tiết HTTT
2.3.1. Xác định các công cụ thu thập thông tin
*Phỏng vấn:
+ Chuẩn bị phỏng vấn: Ngời phỏng vấn phải lập danh sách những ngời đợc
phỏng vấn và trật tự phỏng vấn. Nhóm phỏng vấn thờng gồm hai ngời: ngời
trực tiếp phỏng vấn và ngời trợ lý , công cụ phỏng vấn chủ yếu là các bảng câu
hỏi.
+ Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của ngời đợc phỏng vấn, thời điểm
nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ đến
1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn.
+ Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ liệu,
phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ.
Chẳng hạn: Bảng kê nhiệm vụ
Mã hiệu xử lý Mô tả nhiệm
vụ
Vị trí công
tác
Tần số Tài liệu vào Tài liệu ra
T1
.... ....... ...... ......
D5, D3
.......
D6, D7
..........

*Tra cứu tài liệu.
*Phiếu hỏi
*Quan sát
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Quá trình
phân tích
logic
Quá trình
phân tích
vật lý
HTTT mới
như thế nào ?
Những yêu
cầu mới của
thông tin
HTTT hiện có
sẽ làm gì?
HTTT mới
sẽ làm gì ?
HTTT hiện có
như thế nào?
Quá trình phân tích

Quá trình thiết kế

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.3.2. Các phơng pháp phân tích thông tin.
**Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng
thông tin, các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu.

**Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu
các luồng thông tin, các xử lý nhng ở mức logic ( khác với sơ đồ ICD là
không có trong sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, ngời thực
hiện).
Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức:
- Sơ đồ khung cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần cập nhật dữ liệu.
- Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rã các xử lý.
Các mối quan hệ trong DFD:


H.6 - Quan hệ của DFD với các bộ phận bên trong
Ví dụ về Phích từ điển hệ thống ( Phích kho dữ liệu )

Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Tên kho dữ liệu
Mô tả
DFD có liên quan
Các xử lý có liên quan
Sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan ( D SD )
Luồng thông tin
Luồng thông tin
DFD
DFD
Kho dữ liệu
Kho dữ liệu
Xử lý
Xử lý
Thông tin cơ sở
Thông tin cơ sở
Sơ đồ

cấu
trúc dữ
liệu
(nếu
có
nhiều
tệp)
Sơ đồ
cấu
trúc dữ
liệu
(nếu
có
nhiều
tệp)
Các
phích
từ
điển
hệ
thống
Các
phích
từ
điển
hệ
thống
Phích
từ
điển

hệ
thống
Phích
từ
điển
hệ
thống
Các
xử
lý
cấp
cao
hơn
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
*Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD )

Tên tệp 1
Thuộc tính
định danh 1
Thuộc tính 1.1 ......
Quan hệ một nhiều
Tên tệp 2
Thuộc tính
định danh 2
Thuộc tính 2.1 .........
2.3.3. Phơng pháp phân tích nguyên nhân để chẩn đoán giải pháp.
Khi xác định đợc yếu tố liên quan đến vấn đề của hệ thống thì phải xét
xem yếu tố đó tác động đến vấn đề khác nh thế nào, nó có là nguyên nhân sát
thực của vấn đề không, hay là hậu quả của vấn đề.

H.7 - Mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả
Sau khi chẩn đoán đợc nguyên nhân cần đa ra mục tiêu có tính chất phải
đo đợc và lợng hoá mục tiêu đó bằng các chỉ tiêu cụ thể, sau đó đề xuất giải
pháp, sơ đồ sau thể hiện quá trình đó:
Vấn đề Nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp
....... ......... ......... ..........
3. Thiết kế vật lý.

3.1. Một số khái niệm.
- Xử lý: là sự biến đổi dữ liệu
nh vậy, sẽ có dữ liệu vào và thông tin ra, thể hiện trong sơ đồ sau:

Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Xử lý
Xử lý
Thông tin ra
Dữ liệu vào
A B
C
D
Nguyên nhân

Hậu quả
Nguyên nhân

Hậu quả
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

- Nhiệm vụ coi là một xử lý nhng đặt trong văn cảnh ngời xử lý, nơi xử lý,
thời điểm xử lý.
- Sự kiện: là một việc thực xảy ra dẫn đến việc khởi sinh thực hiện một xử lý
nào đó
Các loại sự kiện:
+ Sự kiện bên trong hệ thống.
+ Sự kiện bên ngoài hệ thống.
- Đồng bộ : là một điều kiện logic thể hiện nguyên tắc của tổ chức để kết hợp
các sự kiện làm nảy sinh xử lý nào đó.
- Công việc xử lý: Là tập hợp tất cả những xử lý mà phụ thuộc và cùng một sự
kiện nảy sinh ban đầu.
- Quá trình xử lý: là cách chia công việc xử lý theo những lĩnh vực nghiệp vụ.
- Kết quả xử lý: là thông tin đầu ra của xử lý.
- Pha xử lý: là những phần đợc tách ra theo tiêu chuẩn của tổ chức từ một quá
trình xử lý, phần này do ai, ở đâu, bản chất xử lý.
3.2. Phân tích tra cứu
*Mục đích công đoạn là tìm xem bằng cách nào để có đợc những thông
tin cho việc tạo các đầu ra từ các tệp cơ sở dữ liệu đã đợc xác định trong giai
đoạn thiết kế cơ sở dữ liệu.
*ý nghĩa công đoạn là xem các tệp trong cơ sở dữ liệu có đủ thông tin
cơ sở để tạo ra đầu ra hay không ?.
*Nội dung công đoạn là quá trình xác định các tệp cần thiết cho mỗi
đầu ra và thứ tự các tệp đó đợc truy cập, các xử lý tính toán đợc thực hiện trên
các dữ liệu lấy ra và tính toán khối lợng xử lý để tạo các đầu ra đó.
3.3. Phân tích cập nhật
Các thao tác cơ sở của xử lý cập nhật là:
- Thêm một bản ghi vào tệp.
- Bớt một bản ghi trong tệp.
- Sửa nội dung một bản ghi.
4. Một số phơng pháp phân tích hiệu quả kinh tế

của một HTTTQL.
4.1. Đánh giá đa tiêu thức.
Việc đánh giá có quy trình nh sau:
- Xác định tất cả các tiêu thức cần đánh giá ( chung cho các phơng án ), tuy
nhiên sẽ có tiêu thức đợc u tiên.
- Xác định trọng số cho từng tiêu thức ( chung cho các phơng án ), coi tất cả
các tiêu thức có trọng số là 100% thì mỗi tiêu thức có trọng số bao nhiêu tuỳ
theo tầm quan trọng.
- Xác định mức điểm cho mỗi tiêu thức ( cho từng phơng án cụ thể ), mức
điểm cho một tiêu thức nên giao động từ [-n, +n] nào đó, tiêu thức u tiên hơn
thì điểm (+) cao hơn và ngợc lại đến điểm (-n).
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Nhân mức điểm của tiêu thức với trọng số thì đợc tổng điểm của tiêu thức
đó. Sau đó cộng lại thành tổng số điểm cho phơng án đó, có bao nhiêu ph-
ơng án thì có nhiêu tổng số điểm, từ cơ sở này ngời thiết kế đánh giá và lựa
chọn phơng án hiệu quả nhất.
Kết quả tính toán trên bảng:
Phơng án ..........
..........
.... ..... ...... ..... ...... ....... ......

4.2. Phân tích chi phí- lợi ích
- Xác định các khoản mục chi phí
+ Chi phí về nhân lực.
+ Chi phí về phần cứng, phần mềm.
+ Chi phí về văn phòng phẩm và thông tin đầu vào.
+ Chi phí cho chuẩn bị mạng.
+ Chi phí chung.
+ Chi phí khác.

Xác định tổng chi phí cho dự án ( gồm chi phí cố định khoảng 20% và
tổng chi phí biến động khoảng 80% tổng chi cho dự án ).
- Xác định các khoản mục lợi ích:
Phải lợng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp đợc
chi phí và có hiệu quả.
+ Khoản tăng thu nhập.
+ Khoản tránh đợc các thất thoát.
+ Khoản giảm các chi phí.
So sánh chi phí lợi ích để xác định HTTT có hiệu quả hay không, thể
hiện qua bảng:
Chỉ tiêu Phơng án 1 Phơng án 2 .........
Tổng chi phí
Lợi ích
Năm 1
Năm 2
.....
xxxx

xxxx
xxxx
.....
xxxx
xxxx
xxxx
.....
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Tiêu thức
Tên tiêu thức
Phương án 2
Trọng số

Mức điểm
Điểm
đánh gía
Mức
điểm
Điểm
đánh giá
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chênh lệch mỗi phơng án = Tổng lợi ích Tổng chi phí
trong n năm trong n năm

Nếu chênh lệch càng lớn thì HTTT hoạt động ngày một hiệu quả.
Chơng I trình bày một số lý luận chung về HTTT phục vụ quản lý, các bớc
phân tích, thiết kế, thiết lập HTTTQL.Phơng pháp phân tích hệ thống quản lý
thu NSNN đợc trình bày ở Chơng II.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chơng II
Phân tích hệ thống quản lý thu
ngân sách nhà nớc
I. CÔNG TáC Thu ngân sách nhà nớc
1. phát triển ứng dụng tin học trong quản lý
nsnn
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lý
Nhà nớc về lĩnh vực tài chính, kế toán, Ngân sách Nhà nớc trong phạm vi cả n-
ớc. Bộ Tài chính có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý
Nhà nớc thuộc chức năng. Ban Quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ
máy quản lý Nhà nớc của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài
chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực
quản lý tài chính Nhà nớc, tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ

cho công tác quản lý tài chính và điều hành Ngân sách Nhà nớc của Bộ. Chức
năng ứng dụng tin học của Ban:
- Xây dựng chơng trình kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt
động quản lý tài chính Nhà nớc.
- Nghiên cứu xây dựng chiến lợc phát triển hệ thống tin học ngành Tài
chính để Bộ trình Chính phủ phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch ứng dụng tin học của cơ quan Bộ Tài chính, thẩm
định kế hoạch phát triển ứng dụng tin học của các đơn vị thuộc Bộ.
- Hớng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết về
ứng dụng tin học phù hợp với kế hoạch đợc Bộ phê duyệt.
- Phân tích dự báo các nội dung có liên quan đến lĩnh vực phát triển ứng
dụng tin học.
Cùng với nhiệm vụ chung nh trên trong Ban, Phòng phát triển ứng dụng
tin học còn phải đặc trách một số chức năng riêng mà việc tin học hoá quản lý
thu Ngân sách Nhà nớc đang là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng
trong giai đoạn hiện nay nằm trong đó:
Chủ trì phát triển và hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phục vụ các
đơn vị trong khu vực Bộ, Sở Tài chính, chủ trì việc cập nhật nâng cấp các
ứng dụng trên; chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi toàn bộ các ứng dụng tin
học liên quan đến nhiều hệ thống và phục vụ công tác nội bộ.
Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học