Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp

Khóa luận tốt nghiệp

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH

PL

Pháp lệnh

UBTVQH

Uỷ ban thường vụ quốc hội

VTNN

Vật tư Nông nghiệp

QĐ

Quyết định

UB

Uỷ ban

VB

Văn bản

CP

Cổ phần

CNTT

Công nghệ thông tin

VT – LT

Văn thư – lưu trữ

LỜI MỞ ĐẦU
˜™
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành
nhu cầu không thể thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng
nhiều phương tiện, nó là một cơng cụ quan trọng trong hoạt động quản lý và
điều hành xã hội. Văn bản chính là một cách thể hiện của trao đổi thơng tin. Nó
1

1


Khóa luận tốt nghiệp

được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh
lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…..Chính vì thế, con người ngày càng
nhận rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng
để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền
cho đời sau.

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thơng tin của con người ngày
càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não
con người có giới hạn, họ khơng thể nhớ nổi các thơng tin được ghi chép lại. Vì
thế, con người đã nghĩ ra cách lưu giữ các văn bản, giấy tờ đó để phục vụ cho
các hoạt động xã hội của mình. Cơng tác lưu trữ ra đời cũng nhằm đáp ứng nhu
cầu cấp bách đó. Hiện nay, nhà nước ta cũng ngày một quan tâm hơn tới công
tác này. Rất nhiều những văn bản quy phạm pháp luật về nội dung này đã được
ban hành tiêu biểu như Pháp lệnh lưu trữ Quốc Gia số 34 năm 2001.
Nhưng trong thực tế, công tác lưu trữ tại số cơ quan đơn vị hiện nay lại
không được coi trọng, ngay cả ở các bộ, ban, ngành, hay ở nhiều địa phương
việc lưu trữ cũng chưa được tổ chức thống nhất theo đúng quy định của Nhà
nước. Chính vì tính cấp thiết đó, em đã có dịp đi sâu vào thực tế tìm hiểu về
thực trạng cơng tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác lưu trữ không
chỉ đơn giản là đem đi cất một tài liệu vào kho mà nó là cả một quá trình nghiên
cứu kỹ lưỡng, và đánh giá một cách thận trọng tỷ mỉ. Đó là một cơng việc địi
hỏi tính logíc và tính khoa học cao. Vì vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài:
“Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp
Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” cho khố luận tốt nghiệp của mình với mong
muốn có thể góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ trong các cơ
quan tổ chức và đặc biệt là tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Với đối tượng nghiên cứu là công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội,
mục đích của em khi thực hiện đề tài này đó là: Trên cơ sở khảo sát những tình
hình thực tế về việc thực hiện công tác lưu trữ tại công ty như việc tuyển dụng,
2

2


Khóa luận tốt nghiệp

sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ trong công ty. Đồng thời,
thu thập các tài liệu, số liệu về công tác lưu trữ, về năng lực xử lý công việc của
cán bộ lưu trữ, từ đó rút ra những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác lưu trữ
của đơn vị; trên cơ sở đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu
quả công tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nơng nghiệp Hà Nội nói riêng
và các cơ quan đơn vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy nền cải cách hành
chính của nước ta hiện nay.
Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân em đã sử dụng hệ thống các
phương pháp nghiên cứu như: phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp
phân tích, tổng hợp, và phương pháp quan sát để hoàn thành khố luận này.
Khố luận của em được trình bày gồm ba chương:
- Chương I: Lý luận chung về công tác lưu trữ.
- Chương II: Thực trạng về công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư
Nông nghiệp Hà Nội.
- Chương III: Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ tại công ty
Cổ phần vật tư Nơng nghiệp Hà Nội.
Do khoảng thời gian tìm hiểu có hạn nhưng em đã cố gắng rèn luyện kỹ
năng cho bản thân và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ thực tế. Đồng thời
em nhận thấy mình cịn rất nhiều khiếm khuyết trong cơng việc. Vì vậy mà trong
q trình thực tế cũng như trong khố luận này khơng thể tránh khỏi những
thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của quý thầy cơ
cũng như q nhà trường để khố luận này của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
3

3


Khóa luận tốt nghiệp

Cơng tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này, đây là một ngành
hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích khơng thể
thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những u cầu mới của
cơng tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ
những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài
liệu lưu trữ là loại thơng tin có tính dự báo cao, dạng thơng tin cấp một, đã được
thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng
pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định:
“Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Việc lưu giữ
lại các tài liệu này có ý nghĩa vơ cùng to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội: Chính trị, kinh tế, văn hố, khoa học..v..v...
Về chính trị, nó được sử dụng như một công cụ sắc bén để đấu tranh chống
lại các giai cấp, các thế lực thù địch, bảo vệ cuộc sống bình yên cho nhân dân
lao động. Hơn nữa, nó cịn góp phần bảo vệ tồn vẹn lãnh thổ Quốc gia, khẳng
định quyền tự do dân chủ, quyền được mưu cầu hạnh phúc của nhân dân, là
bằng chứng tố cáo tội ác của kẻ thù và vạch trần bản chất xấu xa của các thế lực
thù địch đó.
Về kinh tế, tài liệu lưu trữ cung cấp một cách đầy đủ, chính xác các thơng
tin, các số liệu điều tra về các mặt của đời sống xã hội, thiên nhiên, mơi trường
trên cơ sở đó giúp các cơ quan hoạch định những chiến lược phát triển kinh tế
phù hợp với từng vùng, miền, hay từng vùng địa lý. Từ đó điều tiết nền kinh tế
theo hướng có lợi cho đất nước, góp phần xây dựng đất nước ngày càng phát

triển phồn vinh.
Về văn hoá, Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thành
quả lao động, sáng tạo về vật chất cũng như tinh thần của con người qua các
thời kỳ khác nhau, nó góp một phần không nhỏ trong việc bảo tồn và phát huy
4

4


Khóa luận tốt nghiệp

những tinh hoa văn hố của dân tộc phục vụ lợi ích của nhân dân lao động và
công cuộc xây dựng xã hội chủ nghĩa. Không những thế nó cịn góp phần rất
quan trọng trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào
dân tộc, xây dựng con người mới – Con người xã hội Chủ nghĩa.
Về khoa học, tài liệu lưu trữ cũng có một vai trị quan trọng đối với việc
nghiên cứu khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, cũng như khoa học lịch sử.
Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên, góp phần
hồn thiện các cơng trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước, giúp
những thế hệ sau này ngày càng phát triển hơn trên những nền tảng đã có.
Trong các hoạt động quản lý hàng ngày của mỗi cơ quan tổ chức, nó được
coi là cơng cụ để phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của một cơ
quan, nó cung cấp thơng tin giúp các cơ quan đề ra những chủ trương chính
sách, các chương trình, kế hoạch để phát triển doanh nghiệp của mình trên cơ sở
đúng Pháp luật.
Không những thế, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản
ánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình
độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu
trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền
thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa

những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp
con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết
kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng
thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thơng tin q
khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp
phần tạo ra một nền cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành
chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời
thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thơng suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
5

5


Khóa luận tốt nghiệp

việc một cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những
mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước.
Vì vậy, có thể khẳng định rằng: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hố đặc
biệt của dân tộc nói chung và với mỗi tổ chức nói riêng. Cùng với các di sản
văn hoá khác mà con người để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo
cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các cơng trình kiến trúc, điêu khắc, hội
họa,....tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội và loài người các văn tự rất có giá trị.
Sự xuất hiên các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá
trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Một dân tộc xuất hiện chữ viết
sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc đó có nền văn hoá lâu đời.
Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này qua thế hệ khác là nguồn thơng tin
vơ tận để mọi người sử dụng nó. Bởi thế, trong lịch sử phát triển xã hội, con

người ngày càng chú trọng đến công tác lưu trữ thông tin. Cơng tác này ra đời
do địi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để
phục vụ xã hội. Vì thế, cơng tác lưu trữ là một mắt xích khơng thể thiếu trong
hoạt động của bộ máy Nhà nước.
1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ
1.2.1 Một số khái niệm về lưu trữ
Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để
chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngơi nhà bảo quản tài
liệu. Hiểu theo nghĩa rộng thì “lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối với cơng
văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là việc lựa chọn và lưu giữ lại các văn bản giấy
tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết.
Nó chính là khâu cuối cùng của q trình xử lý thơng tin bằng văn bản, tất cả
văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều
phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. Khái niệm về cơng tác lưu trữ có thể
được hiểu như sau: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ
6

6


Khóa luận tốt nghiệp

chức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu
cầu chính đáng của cơng dân”. Cơng tác lưu trữ ra đời do địi hỏi khách quan
của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội.
Cơng tác lưu trữ có vai trị rất quan trọng trong mỗi cơ quan tổ chức. Tầm quan
trọng của nó nằm chính trong tầm quan trọng của những tài liệu mà nó lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ

qua , đồn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa
trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hố - xã hội, khoa học công nghệ
và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng
kho lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản
ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con
người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh
dũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc. Trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao
động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương lao
động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng
và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản
chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính. Chúng mang những bằng chứng
thể hiện độ chân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có
thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu …
Việc lựa chọn bản gốc, bản chính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thông
tin trong tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượng
lịch sử được trung thực, chính xác.
Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ
quan, chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc,
nếu hư hại hoặc mất mát thì rất khó có thể làm lại được. Chính vì vậy, chúng
7

7


Khóa luận tốt nghiệp

được nhà nước thống nhất quản lý. Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác

sử dụng theo những quy định thống nhất của nhà nước.
Vì vậy, công tác lưu trữ không chỉ đơn thuần là đem cất một tài liệu lên giá
mà nó là cả một quá trình bao gồm các nghiệp vụ từ phân loại hồ sơ, xác định
giá trị hồ sơ, thu thập bổ xung hồ sơ tài liệu, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, đến
tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Đó là một cơng việc địi hỏi tính logic và
tính khoa học cao. Chính vì thế, nó khơng phải là một ngành học thơng thường
mà nó được nâng lên trở thành một môn khoa học tổng hợp nghiên cứu những
vấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ. Đó
chính là lưu trữ học.
Lưu trữ học là bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó
địi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa
Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng
như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của cơng tác lưu trữ Việt Nam. Nó có
mối quan hệ vô cùng mật thiết với nhiều ngành khoa học khác như: văn kiện
học, sử liệu học, thông tin học, ngôn ngữ học.....
1.2.2 Tính chất
Cơng tác lưu trữ bao gồm những tính chất sau:
- Tính chất khoa học:
Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt.
Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, địi hỏi các khâu nghiệp vụ
lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, bổ xung xây dựng công cụ tra cứu... đều
phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
Tính khoa học của cơng tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ
sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn
của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định
giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo

8

8


Khóa luận tốt nghiệp

quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ...
Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương
pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ
nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác
định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội
dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp
vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải
nghiên cứu, tìm tịi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách
chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học
của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành
tựu của các ngành toán học, hố học, sinh học, tin học, thơng tin học… đang
được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong
cơng tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về
kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về
các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo
quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là
vấn đề đặt ra cho cơng tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.
- Tính chất cơ mật:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thơng tin trong
tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thơng tin khác. Vì là bản
chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ cịn có giá trị như một minh

chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác
minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng.

9

9


Khóa luận tốt nghiệp

Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước, vì vậy đảm bảo an
tồn tuyệt đối tài liệu lưu trữ không để lọt vào tay kẻ thù là một nhiệm vụ nặng
nề và là một địi hỏi nghiêm khắc đối với cơng tác lưu trữ.
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được
lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác,
các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Như vậy, tài liệu
lưu trữ cần được đưa ra phục vụ nhu cầu của tất cả mọi người.
Có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng những thơng tin bí mật
của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực
đối lập ln tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ.
Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng
lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác nên phải thể hiện đầy đủ các
nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ.
Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính
cơ mật trong công tác lưu trữ. Những nội dung thông tin khai thác được trong
tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá
nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và
lợi ích của các cá nhân khác. Điều đó địi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi cơng
dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử
dụng tài liệu.

Cán bộ lưu trữ phải có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ
quyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của cơ quan, cá nhân có tài
liệu trong lưu trữ, ln cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch,
có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế
bảo mật tài liệu lưu trữ quốc gia.
- Tính chất xã hội:
Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ
cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động
quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều
10

10


Khóa luận tốt nghiệp

hoạt động khác trong xã hội. Cơng tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình
thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu
cầu đó của xã hội.
Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã
hội trong lịch sử phát triển của lồi người. Thơng qua tài liệu lưu trữ có thể làm
sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của
một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã
hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ
với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.
1.2.3 Nguyên tắc quản lý
Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống
nhất. Nguyên tắc này đã được nhà nước ta quy định rất chặt chẽ qua các văn bản
pháp luật và được thể hiện như sau:
Thứ nhất nguyên tắc tập trung được thể hiện đầu tiên ở việc tập trung tồn

bộ tài liệu phơng lưu trữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới các kho, phông
lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của
Cục lưu trữ Nhà nước.
Thứ hai, có sự tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan
lưu trữ, pháp chế và nghiệp vụ lưu trữ.
Đối với các cơ quan tổ chức hay đối với các doanh nghiệp thì nguyên tắc
tập trung thống nhất được thể hiện ở việc lưu trữ phải được tiến hành đúng với
quy định của Nhà nước, phải thực hiện theo đúng Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia để
đảm bảo việc lưu trữ tài liệu một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất.
1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ
Nội dung công tác lưu trữ chủ yếu được thể hiện qua việc thực hiện
nghiêm túc các khâu nghiệp vụ như: Phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ
xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức
phịng đọc, giới thiệu, cơng bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học
và bảo quản tài liệu.
11

11


Khóa luận tốt nghiệp

Đối với các cơ quan Nhà nước hay ngay cả đối với các doanh nghiệp thì
việc lưu trữ đều phải tiến hành theo đúng những tiêu chuẩn mà Nhà nước đã đề
ra. Nhưng đối với các cơ quan Nhà nước như: cục lưu trữ của các bộ, ban ngành
hay ở các địa phương thì cơng tác lưu trữ được khái quát một cách rộng lớn
hơn. Đó là phải xây dựng được một hệ thống các phông lưu trữ thích hợp từ
trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo thống nhất, có những quy định chặt chẽ về
lựa chọn, bổ xung, bảo quản, sử dụng tài liệu và áp dụng các biện pháp kỹ thuật
tổ chức tài liệu. Đồng thời phải xây dựng được một hệ thống lý luận khoa học

về lưu trữ.
Nhưng nói tóm lại thì nội dung của cơng tác lưu trữ đó là việc áp dụng các
chuỗi nghiệp vụ cơ bản như: xắp xếp, phân loại, xác định giá trị, bổ xung, chỉnh
lý, thống kê, kiểm tra để nhằm mục đích cuối cùng là bảo quản an tồn và khai
thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và của mỗi đơn vị
nói riêng.
1.3 CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ
biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị
chi tiết lớn, nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những
tài liệu đó.
Phân loại tài liệu khơng chỉ hiểu theo ý nghĩa trực tiếp của việc phân chia
theo thể loại tài liệu mà cịn có ý nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu, nhằm xác
định được các kho bảo quản tài liệu, và hình thành mối quan hệ giao - nộp tài
liệu, khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ. Ngồi ra, phân loại tài liệu
cịn có ý nghĩa là phân chia tài liệu của một kho lưu trữ, lưu các phương án
phân loại. Theo phương án đó, tài liệu sẽ được chia thành nhóm lớn, nhóm nhỏ
đến đơn vị bảo quản để làm công cụ tra cứu phục vụ yêu cầu sử dụng tài liệu.
Quá trình phân loại tài liệu gắn chặt chẽ với yêu cầu bổ xung, xác định giá trị tài
liệu.
12

12


Khóa luận tốt nghiệp

* Các đặc trưng phân loại tài liệu:
- Đặc trưng thời kỳ lịch sử

- Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương
- Đặc trưng lãnh thổ hành chính
- Đặc trưng ngành hoạt động
- Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức
- Đặc trưng mặt hoạt động
Ngoài các đặc trưng trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta cũng phải vận
dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan
giao dịch.... để việc phân loại có hiệu quả hơn và khơng làm mất thời gian khi
tìm kiếm.
* Ngun tắc phân loại:
Khi phân loại tài liệu cần đảm bảo hai nguyên tắc:
- Không phân tán phông: Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc phân
loại tài liệu của phông nào theo phơng đó, tránh được tình trạng lẫn lộn tài liệu
giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác.
- Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật
thiết với nhau: Nguyên tắc này đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh được
tiến trình hình thành của chúng giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắm
bắt nội dung của tài liệu một cách có hệ thống.
* Các giai đoạn phân loại tài liệu:
 Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu phơng lưu trữ quốc gia. Đây là q trình
nghiên cứu để phân chia tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ
sở đó tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước.
 Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ:
Trong kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo phông lưu trữ.

13

13

Khóa luận tốt nghiệp

- Phơng lưu trữ cơ quan: Là tồn bộ tài liệu hình thành trong q trình
hoạt động của cơ quan có ý nghĩa kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử..... đã
được chọn lọc và đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ.
- Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ
- Phơng lưu trữ cá nhân: Là tồn bộ tài liệu hình thành trong q trình
sống và hoạt động của một danh nhân được đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ
nhất định.
- Phông lưu trữ gia đình: Là tồn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của các thành viên trong gia đình, mà các thành viên đó là
các nhân vật nổi tiếng trong một dòng họ trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị,....
- Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa
chính trị, khoa học, lịch sử...hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ
quan, các nhân được kết hợp lại với nhau theo những đặc trưng nhất định.
 Giai đoạn 3: Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ:
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan: Bao gồm các bước:
+ Bước 1: Chọn phương án phân loại:
• Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian
• Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
• Phương án ngành hoạt động - thời gian
• Phương án thời gian - ngành hoạt động

Chọn phương án phân loại phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức, thành phần và nội dung tài liệu.
+ Bước 2: Xây dựng phương án phân loại. Khi đã chọn được phương

án phân loại, cần xây dựng phương án phân loại cụ thể đối với phơng lưu trữ.
Sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào là phụ thuộc vào nội dung và khối

tài liệu của phơng.
+ Bước 3: Xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.

Cùng với việc chọn phương án phân loại hợp lý, phân chia các nhóm tài liệu
đúng đắn; sự xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản hợp lý, thể hiện được
14

14


Khóa luận tốt nghiệp

mối liên hệ lịch sử, logic của tài liệu trong phông cũng là yếu tố đảm bảo tính
khoa học của nghiệp vụ phân loại tài liệu.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ các nhân
Tài liệu phông lưu trữ cá nhân gồm có các thành phần như:
+ Tài liệu về tiểu sử, tài liệu hoạt động xã hội;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học và sáng tác văn học nghệ thuật, tài

liệu thư từ trao đổi;
+ Tài liệu về những thân nhân trong gia đình;
+ Tài liệu của người khác viết về cá nhân đó...

Vì tài liệu các nhân đa dạng và phong phú, nên khi phân loại phải vận
dụng nhiều đặc trưng khác nhau như các đặc trưng sự vật, chuyên đề thười gian,
thể loại tài liệu...Cũng do đặc điểm của tài liệu cá nhân như vậy, nên không thể
xây dựng một số phương án phân loại mẫu để sử dụng chung như khi phân loại
các phông lưu trữ cơ quan. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động cá
nhân hình thành phơng mà quy định một phương án phân loại và xắp xếp thứ tự
các nhóm tài liệu trong phong riêng biệt.

Một phơng lưu trữ cá nhân thường được phân loại thành các nhóm tài liệu
chủ yếu sau:
+ Tài liệu về lịch sử.
+ Tài liệu về hoạt động xã hội.
+ Tài liệu sáng tác và nghiên cứu khoa học.
+ Thư từ trao đổi.
+ Tài liệu về sinh hoạt và tài sản cá nhân.
+ Tài liệu phim ảnh, ghi âm.
+ Các sưu tập liên quan đến cá nhân hình thành phơng.

Tài liệu phản ánh các mặt hoạt động cơ bản của cá nhân được xắp xếp
theo thứ tự sau nhóm tài liệu về tiểu sử. Điểm đáng chú ý khi phân loại tài liệu
cá nhân là không lẫn tài liệu công vụ của cơ quan do cá nhân là thủ trưởng với
tài liệu riêng của cá nhân đó.
15

15


Khóa luận tốt nghiệp

Các bước phân loại tiếp theo của các nhóm trong phơng lưu trữ các nhân
cần sáng tạo theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và theo số lượng tài liệu hiện
có. Riêng khối lượng tài liệu tiểu sử có thể quy nhóm lại như sau:
+ Lý lịch các nhân.
+ Giấy tờ tuỳ thân.
+ Chứng chỉ bằng cấp đào tạo.
+ Các quyết định công tác.
+ Tài liệu về quan hệ gia đình.

1.3.2 Xác định giá trị tài liệu
* Khái niệm: Trong hoạt động hàng ngày, các cơ quan hình thành rất nhiều
văn bản, giấy tờ. Tuy nhiên giá trị của các văn bản đó khơng hồn tồn giống
nhau. Có những văn bản, sau khi giải quyết xong, giá trị của nó vẫn cịn kéo dài
đến vơ thời hạn nhưng cũng có những văn bản khi giải quyết xong thì giá trị của
nó chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định (50-70 năm hoặc 3-5-7
năm....). Nếu tất cả văn bản giấy tờ đó đều được lưu trữ sẽ dẫn đến tốn kém diện
tích kho tàng, chiều dài giá tủ, cơng sức, tiền của cơ quan. Chính vì vậy việc
xác định giá trị tài liệu sẽ giúp ta lựa chọn được những tài liệu có giá trị và lại
bỏ các tài liệu khơng cịn giá trị.
Như vậy, xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn
cần bảo đảm cho từng loại tài liệu hình thành trong các hoạt động của cơ quan
và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phịng, kho lưu trữ những tài liệu có
giá trị về các mặt kinh tế, chính trị, văn hố...
* Ngun tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ, toàn diện. Các
nguyên tắc này phải được vận dụng đầy đủ, đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với
nhau, nhằm khắc phục việc định hướng sai trong công tác này.
* Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
- Tiêu chuẩn ý nghĩa của nội dung tài liệu.
16

16


Khóa luận tốt nghiệp

- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông lưu trữ.

- Tiêu chuẩn sự lập lại của thông tin trong tài liệu.
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
- Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu.
* Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu:
- Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba giai đoạn: trong công tác
văn thư trong các phòng lưu trữ cơ quan, và trong các kho lưu trữ của Nhà
nước.
- Để xác định giá trị tài liệu được đúng đắn, phải thành lập hội đồng xác
định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động dưới sự lãnh đạo
trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan và có sự tham gia của cán bộ chuyên môn, cán
bộ lưu trữ.
1.3.3 Thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Công tác bổ xung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và
thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu lưu trữ vào các phòng
lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ nhà nước trung ương và địa phương theo những
nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
* Nội dung:
Nội dung công tác thu thập bổ xung tài liệu gồm:
- Xác định các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn thu nhập, bổ xung tài liệu cho
lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
- Xác định các loại tài liệu cần phải thu thập, bổ xung vào các lưu trữ.
- Phân bổ các nguồn tài liệu phải thu thập theo mạng lưới các kho lưu trữ.
- Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.
* Nguyên tắc:
17

17

Khóa luận tốt nghiệp

Khi thu thập, bổ xung tài liệu cần đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Bổ xung theo thời kỳ lịch sử: để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, ta
phải nắm vững các mốc phân kỳ lịch sử, tức là phải nắm vững mốc thời gian
phân chia các giai đoạn lịch sử.
- Bổ xung theo phông: Để thực hiện nguyên tắc này trước hết phải nắm
vững Lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng. Vì hai văn bản này sẽ
giúp ta xác định được giới hạn phông, biết được chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của cơ quan cũng như thành phần nội dung của tài liệu trong phông. Trên
cơ sở đó tiến hành thu thập, bổ xung tài liệu được thuận lợi.
- Bổ xung theo khối phông: Khối phông là một tập hợp các phơng lưu trữ
độc lập, hồn chỉnh có quan hệ mật thiết với nhau về nội dung của tài liệu và có
một số đặc điểm giống nhau, được để gần nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi
cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
* Các nguồn bổ xung tài liệu:
Các nguồn bổ xung tài liệu cũng rất đa dạng, phong phú, nhưng quan trọng
hơn là những nguồn tài liệu sau:
- Nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang và các tổ chức hoạt động
kinh tế.
- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập
hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm: Tài liệu do các cơ quan thuộc Nhà nước
Phong kiến và thực dân đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, thư viện, nhà
xuất bản và một số cơ quan khác.
- Nguồn lưu trữ đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngồi.
Đối với phơng lưu trữ cơ quan, nguồn tài liệu chủ yếu cần thường xuyên
bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành đã lập hồ

sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước.
1.3.4 Thống kê lưu trữ

18

18


Khóa luận tốt nghiệp

* Khái niệm: Cơng tác thống kê công tác lưu trữ là việc áp dụng các
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ
ràng, chính xác nội dung, thành phần số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ và hệ
thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
* Nội dung của công tác thống kê lưu trữ:
Thống kê đòi hỏi phải cụ thể và chính xác, phải kịp thời và tồn diện và
đặc biệt là phải có khoa học có như vậy việc lưu trữ mới đạt được kết quả tốt
nhất. Công tác thống kê lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Tài liệu là đối tượng chủ yếu của thống kê cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ. Ngồi ra, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu, nhân sự,
tình hình khai thác, sử dụng cũng là đối tượng thống kê của lưu trữ.
- Đơn vị thống kê của lưu trữ tuỳ thuộc vào đối tượng lưu trữ là gì. Đối với
tài liệu, đơn vị thống kê là mét, bó, gói, cuộn tấm.... Đối với tình hình cán bộ,
đơn vị thống kê là người, đối với tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, đơn vị
thống kê là M2, mét, cái, chiếc... Đối với tình hình khai thác sử dụng, đơn vị
thống kê là lượt.
- Sử dụng các công cụ thống kê để phục vụ cho công tác lưu trữ như: Sổ
nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu; Báo cáo thống kê; Mục lục hồ sơ; Sổ đăng ký
mục lục hồ sơ; danh sách các phông chữ...Mỗi tổ chức, cơ quan nên lựa chọn
những công cụ thống kê sao cho phù hợp nhất với tình hình đơn vị mình và phải

theo mẫu do Nhà nước đề ra.
* Nguyên tắc:
Khi thống kê phải đảm bảo hai nguyên tắc:
- Thống kê phải được thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Nguyên tắc này thể hiện ở các mặt: Mọi hoạt động liên quan đến tổ chức và
nghiệp vụ thống kê đều phải được đặt dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý lưu
trữ có trách nhiệm chỉ đạo công tác thống kê đối với các cơ quan, đơn vị do
mình quản lý. Nguyên tắc này đảm bảo cho công tác thống kê được thống nhất

19

19


Khóa luận tốt nghiệp

trong các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương. Và các loại công cụ
thống kê phải được áp dụng thống nhất từ Trung ương đến địa phương.
- Thống kê phải thống nhất với công tác bảo quản. Như chúng ta đã biết,
toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia được bảo quản theo kho lưu trữ. Trong
phạm vi kho lưu trữ tài liệu được bảo quản theo hồ sơ, tài liệu được bảo quản
theo văn bản, giấy tờ. Công tác thống kê được thực hiện dựa trên hệ thống bảo
quản nêu trên. Để thực hiện nguyên tắc này, công tác thống kê phải được xây
dựng phù hợp với từng khâu cảu công tác bảo quản. Trong từng hồ sơ, tài liệu
được thống kê vào mục lục văn bản. Trong từng phông, tài liệu được thống kê
vào mục lục hồ sơ. Trong từng kho lưu trữ, tài liệu được thống kê theo danh
sách các phơng...
Từ những phân tích trên ta thấy rằng: mỗi khâu trong công tác thống kê
thường ứng với một loại công cụ thống kê. Như vậy có nghĩa là thống kê đồng
nhất với công tác bảo quản.

1.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp một cách chặt
chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các
phông lưu trữ, nhằm bảo đảm an tồn và để sử dụng chúng có hiệu quả nhất.
Mục đích của cơng tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức xắp xếp hồ sơ, tài liệu
của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Đồng
thời loại ra những tài liệu hết giá trị tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu
quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian,
nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý
sơ bộ.
* Yêu cầu của công tác chỉnh lý:
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:
20

20


Khóa luận tốt nghiệp

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành,
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu
huỷ đối với lưu trữ lịch sử.
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

* Nguyên tắc chỉnh lý:
Khi chỉnh lý tài liệu cần phải đảm bảo các nguyên tắc:
- Không phân tán phông. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phơng phải
được chỉnh lý, xắp xếp riêng biệt;
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công
việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan,
tổ chức hình thành tài liệu, sự liên hệ logíc và lịch sử của tài liệu.
* Các bước chỉnh lý:
 Bước 1: Công tác chuẩn bị gồm:
- Nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thànhphơng và lịch sử
phơng.
- Xác định và xây dựng phương pháp, phương án hệ thống hố tài liệu
của phơng.
- Viết và hướng dẫn nghiệp vụ.
- Lập kế hoạch chỉnh lý.
- Kiểm tra và bổ xung tài liệu trước khi chỉnh lý.
 Bước 2: Công tác chỉnh lý gồm:
- Hệ thống hố tài liệu trong phơng theo phương án đã định.
- Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý.
21

21


Khóa luận tốt nghiệp

- Biên mục đơn vị bảo quản.
- Lập mục lục đơn vị bảo quản.

- Xắp xếp các đơn vị bảo quản vào giá, kệ tủ trong hệ thống bảo quản
của kho lưu trữ.
 Bước 3: Tổng kết công tác chỉnh lý gồm:
- Những công việc đã làm và kết quả của cơng việc đó.
- Ưu, khuyết điểm chính của cơng tác chỉnh lý.
- Những việc cần phải làm sau khi chỉnh lý.
- Những kinh nghiệm trong quá trình chỉnh lý.
1.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các biện pháp khoa
học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ các nhu cầu trước
mắt cũng như lâu dài.
* Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bao gồm: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng
gian bảo mật.
- Phòng ngừa: Là sử dụng mọi biện pháp khoa học, kỹ thuật để ngăn chặn
hoặc loại trừ mọi nhân tố gây tác hại trực tiếp đối với tài liệu lưu trữ.
- Phòng hỏng: Bao gồm tất cả các phương pháp đặc biệt để loại trừ (hoặc
làm chậm) các q trình thối hố tự nhiên của tài liệu.
- Phục chế bao gồm các cách thức và phương pháp chuyên môn nhằm phục
hồi trạng thái vật lý của tái liệu, để giữ được tồn vẹn đặc tính chân thực của
chúng.
- Phòng gian bảo mật bao gồm chống kẻ địch phá hoại, thủ tiêu, đánh cắp
tài liệu lưu trữ, hoặc ăn cắp bí mật chứa đựng trong nội dung tài liệu. Ngăn chặn
những hành động thiếu ý thức làm tiết lộ những bí mật trong nội dung tài liệu
lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào những mục đích khơng chính đáng.
* Ngun tắc bảo quản tài liệu:

22

22

Khóa luận tốt nghiệp

Phải đảm bảo sự tồn vẹn của tài liệu lưu trữ. Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia quy định: Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính của các
văn kiện hoặc tài liệu khác ghi trên giấy, phim, ảnh... hoặc các phương pháp ghi
tin khác. Trong trường hợp khơng cịn bản chính mới được thay thế bằng bản
sao có giá trị như bản chính.
* Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ:
- Nguyên nhân tự nhiên: Tất cả những yếu tố tự nhiêm như độ ẩm, nhiệt
độ, bụi, mốc... đều là những nguyên nhân gây hư hại và phá huỷ tài liệu lưu trữ.
- Nguyên nhân do con người:
+ Kẻ địch phá hoại, thủ tiêu, đánh cắp tài liệu lưu trữ.
+ Do thiếu tinh thần trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ.
+ Do thiếu thiết bị, phương tiện, nhà kho với công tác bảo quản.
+ Do xác định giá trị tài liệu khơng chính xác có thể dẫn đến tình trạng

tiêu huỷ cả những tài liệu lưu trữ có giá trị, gây ra những tổn thất khơng thể bù
đắp đối với tài liệu lưu trữ.
+ Do việc chấp hành không đúng, không nghiêm chỉnh chế độ công tác

văn thư, không tổ chức tốt văn kiện ở bộ môn văn thư.
- Nguyên nhân do các yếu tố hoá học: Hố chất ngấm vào giấy, mơi trường
bên ngồi bị ơ nhiễm dẫn đến khơng khí trong phịng bị ơ nhiễm.
* Một số biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Chống ẩm bằng thơng gió: Sau khi tính tốn chính xác, xem xét độ ẩm
ngoài trời và độ ẩm trong kho, có thể mở cửa kho để thơng gió.
+ Trang thiết bị các phương tiện: Quạt, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng

khí.
+ Dùng chất hút ẩm, dùng bóng điện sấy khơng khí trong phịng, trong

kho lưu trữ.
+ Dùng bao bì chống ẩm.

- Chống nấm mốc, chống mối và gián bằng các loại hố chất thơng dụng.

23

23


Khóa luận tốt nghiệp

Tóm lại: Để bảo quản tài liệu lưu trữ được an toàn, phục vụ tốt việc sử
dụng, ngồi những biện pháp phịng chống âm mưu phá hoại của kẻ địch, còn
phải chú ý, quan tâm thật đúng mức tới việc bố trí nhà kho và trang bị các
phương tiện kỹ thuật.
1.3.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là nhằm bảo đảm cung cấp
cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục
đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho
các quyền lợi chính đáng của cơng dân.
* Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ:
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tất cả mọi mặt hoạt động
của các phòng, kho lưu trữ đều hướng vào mục tiêu cuối cùng là: tổ chức, sử
dụng tốt và có hiệu quả các tài liệu lưu trữ nhằm các mục đích sau:
- Mục đích chính trị: Các tài liệu lưu trữ được đưa ra phục vụ việc nghiên
cứu, thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

phục vụ đấu tranh chính trị, ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triển
quan hệ hợp tác về kinh tế - văn hoá với các nước; phục vụ đấu tranh chống
luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đối nội, đối
ngoại của Nhà nước ta do bọn đế quốc và bọn phản động tiến hành.
- Mục đích kinh tế: Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các lợi ích
của nền kinh tế quốc dân là một vấn đề rất quan trọng. Nhu cầu cung cấp tài liệu
phục vụ cho mục đích kinh tế rất lớn, rất phong phú và đa dạng như sử dụng tài
liệu lưu trữ để giúp cho việc nghiên cứu, cải cách các cơ chế quản lý kinh tế giải
quyết các vấn đề dự báo và kế hoạch hoá phát triển kinh tế của đất nước, tiến
hành các công tác thiết kế, chế tạo, nghiên cứu khoa học, ứng dụng... nhằm tối
ưu hóa quá trình sản xuất và cơng nghiệp, giao thơng vận tải, xây dựng cơ bản
và các ngành kinh tế khác.
- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng vào việc nghiên cứu,
giải quyết các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế - xã
24

24


Khóa luận tốt nghiệp

hội của Đảng và Nhà nước ta đề ra trong từng giai đoạn: tài liệu lưu trữ đã được
sử dụng góp phần vào việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học và tiến
bộ kỹ thuật vào sản xuất và đời sống kinh tế - xã hội, nâng cao năng suất lao
đông, chất lượng sản phẩm, sử dụng hợp lý tài nguyên đất nước và bảo vệ mơi
trường.
Tài liệu lưu trữ cịn góp phần phục vụ cho việc phát triển khoa học lịch sử
của đất nước. Cung cấp những tài liệu có giá trị đối với việc nghiên cứu lịch sử
Đảng, lịch sử dân tộc và lịch sử địa phương.
Tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi phục vụ các yêu cầu nghiên cứu

của các nhà khoa học, cán bộ nghiên cứu trong và ngoài nước thuộc nhiều thành
phần khoa học như: văn học, nghệ thuật, kiến trúc...
Ngồi việc phục vụ các mục đích trên, tài liệu lưu trrữ cịn phục vụ cho
mục đích tuyên truyền văn hoá, giáo dục, truyền thống yêu nước, phục vụ cho
người yêu cầu.
* Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là các loại hình, các cách tổ chức
phục vụ thơng tin hay phương thức cung cấp thông tin, tài liệu cho người nhu
cầu sử dụng tài liệu.
- Thông báo về tài liệu: Đây là hình thức thơng báo cho các cơ quan hữu
quan, tổ chức sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động. Việc thông báo tài
liệu giúp cho các cơ quan nắm được nội dung tài liệu và sử dụng chúng vào
công tác của cơ quan, ngành một cách hiệu quả.
- Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc: Là hình thức có tính chất truyền
thống và phổ biến. Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc được tổ chức
tốt đem lại hiệu quả, các phòng, kho lưu trữ phải có các cơng cụ tra cứu khoa
học như: mục lục tài liệu, các bộ thẻ... các sách hướng dẫn, các chuyên đề...
- Triển lãm (trưng bày) tài liệu lưu trữ: Là hình thức sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ mục đích tuyên truyền giáo dục. Đề tài triển lãm tài liệu lưu trữ rất
phong phú: về những vấn đề cấp thiết trong đời sống kinh tế - chính trị xã hội
25

25