SKKN MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: TRẦN THỊ NINH KIỀU
2. Ngày tháng năm sinh: 02 – 06 – 1983
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Ấp 1, Xuân Đường, Cẩm Mỹ, Đồng Nai
5. Điện thoại: 0613.727136 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ:
6. Fax: E-mail:
7. Chức vụ: Nhân viên văn thư
8. Đơn vị công tác: Trường mầm non Xuân Đường
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất:
- Năm nhận bằng:
- Chuyên ngành đào tạo:
III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:
Số năm có kinh nghiệm:
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
BM02-LLKHSKKN
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành
chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công tác
văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Từ
việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản.
Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn,
chỉ thị, thông tư, nghị định là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư
trong trường học phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và
xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp

hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiện
một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Được sự điều động công tác của Phòng giáo dục và đào tạo huyện Cẩm Mỹ,
tôi về nhận nhiệm vụ công tác văn thư tại trường mầm non Xuân Đường từ ngày
01/03/2010. Do trước đó nhân viên văn thư cũ của trường đã chuyển công tác từ
tháng 02/2010; việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ không có người phụ
trách nên đã thất thoát một số văn bản và việc lưu trữ văn bản, hồ sơ không ngăn
nắp, không khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi có việc cần. Cách soạn
thảo và thể thức trình bày văn bản chưa nắm bắt kịp thời theo quy định.
Qua ba năm làm công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy:
việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc làm không thể thiếu trong các
trường học nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Các hồ sơ, tài
liệu, văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp
lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của nhà
trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do việc tiếp nhận
và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩn thận, ngăn
nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu,
2
văn bản sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện
tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu,
văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học
nói chung và các trường mầm non nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý
tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính
xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác văn thư
lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng.
Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo
nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm,
đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo
dục theo mục tiêu của ngành đề ra.

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư của nhà trường.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhà
trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác, tìm ra những
biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính,
góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
II. THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ
TÀI:
Những năm học trước, khi trường mầm non Xuân Đường chưa được chuyển
giao về Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cẩm Mỹ quản lý; công tác văn thư lưu
trữ chưa được nhà trường quan tâm, nhân viên làm công tác văn thư chỉ là kiêm
nhiệm nên chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Công
tác lưu trữ văn bản, hồ sơ đến và đi chưa được bảo quản cẩn thận, gọn gàng, ngăn
nắp, khoa học.
Trong những năm học gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học
nói chung và trường mầm non Xuân Đường nói riêng được Ban lãnh đạo Phòng
Giáo dục và Đào tạo huyện Cẩm Mỹ, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm, chỉ đạo
sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn như: Thông tư
3
Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản; Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; công văn
số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước
về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính. Qua ba năm làm công tác văn thư ở trường mầm non
Xuân Đường tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn sau:
1. Thuận lợi:
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục - Đào tạo huyện
Cẩm Mỹ và Ban giám hiệu nhà trường, công tác văn thư lưu trữ có nhiều tiến bộ,

luôn cập nhật đầy đủ các văn bản mang tính pháp lý của các ban ngành đoàn thể
trong và ngoài huyện.
Đảng ủy – HĐND – UBND – UBMTTQ, các ban ngành đoàn thể và nhân
dân xã Xuân Đường rất quan tâm đến sự nghiệp giáo dục; luôn quan tâm, tạo điều
kiện và giúp đỡ nhà trường trong mọi hoạt động.
Đội ngũ CB-GV-CNV nhà trường năng động, nhiệt tình, có năng lực và
trình độ chuyên môn, có ý thức học tập và vươn lên hoàn thành nhiệm vụ được
giao.
Cơ sở vật chất của nhà trường đáp ứng tương đối đầy đủ cho công tác quản
lý, chăm sóc nuôi dạy các cháu và các hoạt động khác.
2. Khó khăn:
Tuy được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và chính quyền địa phương, đặc
biệt là của Phòng Giáo dục - Đào tạo huyện Cẩm Mỹ nhưng cơ sở vật chất, trang
thiết máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của công tác văn
thư lưu trữ.
4
Trường chỉ có 02 máy vi tính để phục vụ cho tất cả các mặt hoạt động của
nhà trường. Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng còn thiếu, chưa được
trang bị máy photocopy để sao lưu văn bản khi cần.
Tuy có nhiều khó khăn nhưng nhà trường có thể khắc phục và vượt qua để
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đã đi vào nề nếp, đáp ứng
được nhu cầu của công tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy và các hoạt động khác của
nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin và khai thác tốt các thế mạnh
sẵn có của nhà trường.
Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề nan giải cho những người làm công tác văn
thư lưu trữ đó là cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đúng thể thức trình
bày, đầy đủ nội dung và chính xác; cách lưu trữ văn bản khoa học, dễ tìm kiếm khi
có việc cần. Chính những vấn đề nêu trên đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp
để thực hiện một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm

vụ được giao cũng như chia sẽ với các đồng nghiệp, cùng nhau tiến bộ.
3. Số liệu thống kê:
Bảng thống kê số liệu lưu trữ công văn đến và công văn đi của trường mầm
non Xuân Đường trong 03 năm gần đây (2010, 2011, 2012):
Năm
Số lượng công văn đến từ Số lượng công văn đi
Tỉnh, Bộ Huyện, xã Ngành giáo dục
Các ban ngành
đoàn thể khác
2010 38 211 104 47
2011 18 240 115 57
2012 30 266 116 72
III. NỘI DUNG ĐỀ TÀI:
1. Cơ sở lý luận, thực tiễn:
5
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành của nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm
các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Trong quá trình thực
hiện công tác văn thư ở nhà trường cần đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác, hiện
đại và bí mật.
Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường nhằm
lựa chọn, lưu giữ một cách khoa học các văn bản, hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu
cầu khai thác, sử dụng của nhà trường. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc
về thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Trong quá trình thực hiện công tác
lưu trữ ở nhà trường cần phải đảm bảo tính ngăn nắp, khoa học và cơ mật.
Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoa
học, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ

góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảo văn
bản.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài:
a) Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến:
Thực hiện theo điều 13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư: Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính, tài liệu, đơn thư… của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dưới
mọi hình thức (qua dịch vụ bưu điện, qua fax, qua hộp thư điện tử, gửi trực tiếp
trong hội họp…) đều phải qua một đầu mối là cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích
danh nhưng tài liệu trong thư liên quan đến việc công).
Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn,
văn bản chỉ đạo của các cấp và các ngành. Khi văn bản đến, nhân viên văn thư có
trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định và
theo nội dung văn bản yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn
6
bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực hiện
pho to văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của Hiệu
trưởng, bản gốc văn thư sẽ lưu vào hồ sơ công văn đến, có thể thực hiện theo trình
tự sau:
- Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung của văn bản.
- Ghi số văn bản đến, ngày tháng nhận được văn bản vào góc trái phía trên
của văn bản và vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Trình Hiệu trưởng xem, pho to và chuyển giao văn bản sau khi đã có ý
kiến phê duyệt của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
- Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản theo thời hạn
quy định.
Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thì được pho to và gửi cho tất cả
các bộ phận liên quan, bản gốc lưu tại hồ sơ công văn đến của văn thư.
Sau khi đã chuyển giao văn bản cho bộ phận được phê duyệt thực hiện, văn
thư sẽ lưu văn bản gốc vào hồ sơ công văn đến theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02,

03 bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết thúc vào ngày 31/12/2013. Tương tự như
vậy ta thực hiện cho những năm kế tiếp.
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại văn bản ra nhiều loại.
Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ
theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
Ví dụ: Văn bản nào nhận trước ta phải lưu trước (nếu trong ngày ta nhận
nhiều văn bản thì căn cứ vào ngày, tháng ban hành văn bản ta nhận được mà lưu
vào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó)
Mẫu sổ lưu công văn đến:
Ngày
đến
Số
đến
Tác giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại & trích yếu
nội dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nh
ận
Gh
i
ch

ú
01/01/
2013
01 Phòng
GD-ĐT
02/KH-
PGDĐ
01/01/
2013
Kế hoạch thanh tra
việc thực hiện các
HT,
TTND,
7
Cẩm
Mỹ
T quy định của Pháp
luật về phòng, chống
tham nhũng năm
2013
VT
05/01/
2013
02 Phòng
GD-ĐT
Cẩm
Mỹ
06/PG
DĐT.G
DMN

03/01/
2013
V/v Báo cáo sơ kết
học kỳ I và phương
hướng học kỳ II năm
học 2012-2013
HT,
VT

Sổ công văn đến được chia làm hai phần:
- Phần 1: là tất cả các công văn đến của các ban ngành, đoàn thể trong huyện
và xã (được ghi tắt là Huyện, xã)
- Phần 2: là tất cả các công văn đến, Thông tư, Chỉ thị, Nghị định của các
ban ngành, đoàn thể cấp tỉnh, cấp bộ (được ghi tắt là Tỉnh, Bộ)
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo
cấp ( Huyện, xã, Tỉnh, Bộ ), ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi thất lạc,
phía trên có ghi tờ giấy theo tính chất nội dung, dễ tìm kiếm khi có việc cần.
Như vậy, khi Ban giám hiệu có việc cần xem lại văn bản nào, chỉ cần nói nội
dung của văn bản, văn thư sẽ dò tìm trong sổ công văn đến, khi biết được số thứ tự
8
của văn bản cần tìm, văn thư sẽ lấy theo số thứ tự đó trong hồ sơ lưu văn bản mà
không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm.
b) Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi:
Để soạn thảo một văn bản đúng quy định, đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung
người làm công tác văn thư phải luôn học tập nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ, luôn cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet để tìm kiếm kịp
thời các văn bản mới quy định về công tác văn thư lưu trữ.
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Người làm công tác văn thư phải nắm vững thể thức trình bày, quy trình, bố
cục và nội dung của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
Thể thức trình bày văn bản trên trang giấy A4 được quy định như sau:
- Lề trên: 2 - 2,5 cm
- Lề dưới: 2 - 2,5 cm
- Lề trái: 3 - 3,5 cm
- Lề phái: 1,5 - 2 cm
Cách thức soạn thảo một số văn bản thường dùng:
* Báo cáo: là một loại văn bản phản ánh toàn bộ tình hình thực hiện, kết quả
đạt được và những đề xuất, kiến nghị của nhà trường hoặc xin ý kiến chỉ đạo của
cấp trên.
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà
trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc.
Phần nội dung:
+ Nêu những việc đã làm được và những việc chưa làm được.
+ Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện
công việc.
+ Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm.
9
Phần kết:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các biện pháp khắc phục.
+ Những đề xuất, kiến nghị với cấp trên.
Mẫu Báo cáo:
* Tờ trình: là một loại văn bản dùng để đề xuất, kiến nghị một vấn đề cần
thiết của nhà trường với cấp trên.
UBND HUYỆN CẨM MỸ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MN XUÂN ĐƯỜNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /BC-MNXĐ Xuân Đường, ngày tháng năm 20
BÁO CÁO

Căn cứ
Căn cứ
Nay trường Mầm non Xuân Đường xin được báo cáo như sau:
I. Đặc điểm tình hình:
1/ Thuận lợi
2/ Khó khăn
II. Nội dung thực hiện:
- Trình bày những việc đã làm được và chưa làm được.
- Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện công việc.
- Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm.
III. Phương hướng trong thời gian tới:
1/ Phương hướng
2/ Biện pháp thực hiện
3/ Đề xuất, kiến nghị
Trên đây là báo báo của trường Mầm non Xuân Đường./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- ;
- Lưu: VT.
Họ và tên
10
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà
trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc.
+ Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt động

của nhà trường.
Phần nội dung:
+ Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị.
+ Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận.
+ Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường.
Phần kết:
+ Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm được
thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Mẫu Tờ trình:
11
UBND HUYỆN CẨM MỸ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MN XUÂN ĐƯỜNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TTr-MNXĐ Xuân Đường, ngày tháng năm 20
TỜ TRÌNH
V/v

Căn cứ
Căn cứ
Nay trường Mầm non Xuân Đường lập tờ trình kính trình như sau:
- Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt động của nhà
trường.
- Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị.
- Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận.
- Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường.
- Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm được thực hiện
nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Trên đây là tờ trình về việc của trường Mầm non Xuân Đường./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:

- Tên đơn vị nhận văn bản;
- ;
- Lưu: VT.
Họ và tên
Khi soạn thảo văn bản gửi đi, nhất thiết phải in ra 02 bản (hoặc 03, 04 bản
tùy theo công việc thực hiện và bộ phận liên quan), 01 bản gửi đi đến nơi cần gửi,
01 bản văn thư lưu vào hồ sơ công văn đi (nếu có liên quan đến bộ phận nào trong
nhà trường thì bộ phận đó sẽ lưu thêm 01 bản)
Văn bản gửi đi phải đảm bảo đầy đủ những thông tin như: số văn bản đi, ký
hiệu riêng của nhà trường, ngày tháng năm phát hành văn bản, người ký văn bản
và nơi nhận văn bản.
Công văn đi bao gồm nhiều loại khác nhau như: Báo cáo, tờ trình, kế hoạch,
quyết định, biên bản, danh sách, giấy giới thiệu Khi lưu trữ công văn đi, cần lưu
trữ theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02, 03 bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết
thúc vào ngày 31/12/2013. Tương tự như vậy ta thực hiện cho những năm kế tiếp.
Mẫu sổ lưu công văn đi:
Số,
ký
hiệu
văn
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại & trích yếu nội
dung
Người
ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn

vị,
người
nhận
Số
lượ
ng
bản
Ghi
chú
12
bản
bản
lưu
01 01/01/
2013
Báo cáo sơ kết HKI và
phương hướng HKII năm
học 2012-2103
Hiệu
trưởng
Phòng
GD-ĐT
Cẩm Mỹ
HT 01
02 06/01/
2013
Báo cáo kết quả cân đo trẻ
mầm non HKI năm học
2012-2103
Hiệu

phó
bán trú
Phòng
GD-ĐT
Cẩm Mỹ
(bộ phận
MN)
HPBT 01

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo
tính chất (báo cáo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, biên bản, danh sách, giấy giới
thiệu ), ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi thất lạc, phía trên có ghi tờ
giấy theo tính chất nội dung, dễ tìm kiếm khi có việc cần.
13
c) Lưu trữ văn bản bằng công nghệ thông tin:
Hiện nay, công tác lưu trữ tại các trường học được thực hiện bằng phương
pháp lưu trữ thủ công bằng giấy, với số lượng văn bản như hiện nay thì việc tìm
kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải mất nhiều thời gian và công sức dò tìm trong
sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó phải lựa chọn trong hồ sơ lưu trữ văn
bản đến.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, hầu như tất cả các văn bản chỉ
đạo, điều hành của cấp trên, nhất là Phòng GD-ĐT huyện Cẩm Mỹ đều được gửi
qua hộp thư điện tử có đính kèm tập tin (file) văn bản dạng PDF, muốn quản lý và
lưu trữ văn bản sao cho dễ tìm kiếm và nhanh chóng ta có thể dùng phần mềm
quản lý công văn đến – công văn đi.
Tôi xin giới thiệu phần mềm quản lý công văn đến – công văn đi của công ty
TNHH MTV Cung ứng phần mềm Vạn Luật. Phần mềm sử dụng SQLEXPRESS
2005 để lưu trữ dữ liệu. Tiện ích của phần mềm này đáp ứng tốt việc quản lý công
văn đến – công văn đi. Các dữ liệu có trong phần mềm rất dễ dàng quản lý và tra
cứu, tìm kiếm nội dung khi cần. Nếu có điều kiện, các đồng nghiệp nên tham khảo

và xin ý kiến Ban giám hiệu để sở hữu và sử dụng phần mềm tiện ích này. Giá
thành của phần mềm này là 900.000đ, chỉ cần liên hệ với công ty Vạn Luật sẽ được
giao phần mềm qua đường bưu điện.
Giao diện chính của phần mềm:
14
Tại trường mầm non Xuân Đường, tôi sử dụng phần mềm như sau:
Vào mục “Nghiệp vụ” sẽ xuất hiện các chức năng như: quản lý sổ văn bản,
Nhập công văn đến, nhập công văn đi, nhập công văn nội bộ, tìm kiếm văn
bản Khi cần sử dụng chức năng nào, ta chỉ cần bấm vào chức năng cần sử dụng
sau đó nhập nội dung.
Ví dụ: Nhập công văn đến
- Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Nhập công văn đến”. Hiển thị giao diện
như hình sau:
15
- Nhập thông tin cần thiết.
- Nếu muốn đính kèm file văn bản, bấm vào nút “ ” ở khung “Đường dẫn
chứa file văn bản”. Sau đó bấm nút “Đính kèm vào văn bản”. Như vậy, văn bản đã
được đính kèm cùng với nội dung thông tin của công văn đến.
- Cuối cùng ta bấm vào nút “ Lưu thông tin”.
- Hiển thị giao diện “ Lưu thông tin thành công”, bầm “Ok”.
Như vậy nội dung công văn đến vùa nhập đã được lưu trữ thành công.
Đối với cách nhập công văn đi ta cũng làm tương tự như cách nhập công văn
đến.
Nếu muốn tìm kiếm văn bản ( bao gồm công văn đi, công văn đến ) ta thực
hiện như sau:
16
- Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Tìm kiếm văn bản”. Hiển thị giao diện
như hình sau:
- Nhập nội dung cần tìm kiếm.
- Bấm nút “Tìm kiếm” để phần mềm lọc dữ liệu.

- Nếu muốn xuất danh sách ra file Excel ta bấm nút “Xuất Excel”.
- Bấm “Xem/Chỉnh sửa văn bản” nếu muốn xem và điều chỉnh nội dung văn
bản.
Trên đây là một số biện pháp cơ bản mà tôi đang thực hiện tại trường mầm
non Xuân Đường, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ.
IV. KẾT QUẢ:
Qua 03 năm làm công tác văn thư của trường mầm non Xuân Đường, trên cở
sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ của
nhà trường đi vào nề nếp, làm việc có khoa học; góp phần tích cực trong việc tham
mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Riêng bản
thân tôi đã đạt được một số kết quả như sau:
17
- Các báo cáo thực hiện kịp thời, đúng thời hạn, trình bày sạch đẹp, đúng thể
thức quy định, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học.
- Không để thất thoát các loại hồ sơ, văn bản.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động trong công việc.
- Rèn luyện cho bản thân tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học;
nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân.
- Hàng tháng tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy
ra tình trạng bị mối mọt.
- Đề xuất Ban giám hiệu cho kiểm tra các thiết bị điện khu vực văn phòng để
tránh tình trạng bị chập điện gây cháy nhằm bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Và kết quả rõ rệt nhất là mọi hoạt động của nhà trường đều thuận lợi, đảm
bảo tốt việc cập nhật các chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật
của Nhà nước; sự quản lý chỉ đạo của cấp trên. Công tác báo cáo, thống kê của nhà
trường được thực hiện đầy đủ, đúng thời gian quy định đáp ứng theo yêu cầu của
cấp trên. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về mọi hoạt động của nhà

trường, phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Đặc biệt là thành tích của nhân viên văn phòng nói chung, thành tích của
nhân viên văn thư nói riêng đã góp một phần không nhỏ vào thành tích chung của
nhà trường đạt được trong những năm qua: Tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, Tập
thể lao động tiên tiến, Bằng khen của Sở giáo dục và đào tạo
V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
Để công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu quả đòi hỏi mỗi cá nhân cán bộ văn thư
phải vận dụng linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi mình công tác. Cần tạo
môi trường làm việc thoải mái, tránh tạo áp lực cho bản thân, biến cái khó thành
18
cái dễ để công việc được thực hiện trôi chảy, đúng thời gian. Phối hợp tốt với các
đoàn thể trong nhà trường để giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư lưu trữ là rất lớn, nó
đòi hỏi người làm công tác này phải thật bình tĩnh trước mọi việc để đưa ra những
giải pháp tháo gỡ khó khăn; có phương pháp làm việc khoa học, cẩn thận, thao tác
nhanh chóng và chính xác.
Cần giao lưu, học tập, trao đổi kinh nghiệm với các đồng nghiệp ở trường
bạn. Nâng cao trình độ tin học để ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong công tác
văn thư lưu trữ.
Cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, chấn
chỉnh, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của Ban lãnh đạo trong tác văn thư lưu
trữ.
Mạnh dạn đề xuất, kiến nghị, đóng góp ý kiến để công tác văn thư lưu trữ
của nhà trường đạt hiệu quả cao.
Đề tài đã được tổ chức thực hiện tại trường mầm non Xuân Đường và kết
quả của sáng kiến kinh nghiệm được tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong
nhà trường công nhận, đề nghị tiếp tục thực hiện trong thời gian tới là minh chứng
cho khả năng vận dụng vào thực tiễn của đề tài.
VI. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG:
Công tác văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động

của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các trường học nói riêng. Nội
dung của công tác văn thư lưu trữ gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều
người, nhiều bộ phận; là một công việc thường xuyên và liên tục đòi hỏi người làm
công tác văn thư lưu trữ không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn, trình
độ tin học; luôn nghiên cứu, tìm tòi những giải pháp mới, vận dụng vào thực tiễn
để công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường ngày càng nhanh chóng, chính xác,
khoa học và đạt hiệu quả cao.
19
Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, thực hiện có hiệu quả thì
Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đến những việc như:
- Đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, máy móc nhằm tạo điều kiện
thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ ở
trường học như tủ đựng tài liệu, máy vi tính, máy photocopy.
- Cần trang bị cho cán bộ văn thư con dấu công văn đến để việc tiếp nhận,
xử lý và lưu trữ văn bản được chính xác, đúng quy trình.
- Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư cho các nhân
viên làm công tác văn thư lưu trữ ở các trường học. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng
trình độ chuyên môn cho cán bộ văn thư.
- Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhiều hơn để
công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện đại
đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.
Trên đây là những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn; đề tài đã
được kiểm chứng và thực hiện có hiệu quả, có thể áp dụng cho tất cả nhân viên văn
thư lưu trữ trong trường mầm non nói riêng và nhân viên văn thư lưu trữ trong các
trường học nói chung tùy theo tình hình thực tế của đơn vị mình để đạt hiệu quả
cao nhất. Rất mong nhận được sự góp ý của Hội đồng khoa học ngành và sự đóng
góp ý kiến, chia sẽ của các đồng nghiệp.
VII. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của
Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản;

2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
3. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
20
4. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
Trần Thị Ninh Kiều
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Đơn vị Trường MN Xuân Đường

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Xuân Đường., ngày tháng năm 2013
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON
Họ và tên tác giả: Trần Thị Ninh Kiều Chức vụ: Văn thư
Đơn vị: Trường Mầm non Xuân Đường
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn: 
- Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: 
Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành 
1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)
- Có giải pháp hoàn toàn mới 
- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 

21
BM04-NXĐGSKKN
2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng
trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại
đơn vị có hiệu quả 
3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Tốt  Khá  Đạt 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và
dễ đi vào cuộc sống: Tốt  Khá  Đạt 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả
trong phạm vi rộng: Tốt  Khá  Đạt 
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của
người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh
nghiệm.
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
22