skkn một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ ở trường học

Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

1/ MỞ ĐẦU:
1.1. Lí do chọn đề tài:
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò
của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước
là rất quan trọng. Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại
văn bản, công văn, chỉ thị, quyết định . . . là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm
công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin
một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm
bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất
nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt
động quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;
và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong
những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các
hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và xã hội.
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Giữa công tác
văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy
với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo,
ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Trong công tác quản lý của nhà trường, công tác văn thư lưu trữ giữ một vai
trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Hiệu trưởng thu
thập, xửa lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác để ra quyết định quản lý có
hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.

Bản thân tôi được sự động viên của Ban giám hiệu nhà trường và sự tìm tòi
học hỏi, sáng tạo, kinh nghiệm của bản thân trong thời gian thực hiện nhiệm vụ
được phân công, công tác văn thư lưu trữ của nhà trường có nhiều tiến bộ đáng
kể. Xuất phát từ những lý do trên tôi tự hỏi làm thế nào để quản lý các loại văn
bản đi đến, soạn thảo, bảo quản tổ chức khai thác một cách khoa học hợp lý, sử
dụng tốt tài liệu lưu trữ trong nhà trường. Từ những đúc rút kinh nghiệm của bản
thân tôi mạnh dạn đưa ra "Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác văn
thư lưu trữ ở trường học"
1.2. Mục đích nghiên cứu:

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

1


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức hoặc công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục
vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là khâu quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan
nào; nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng của cơ quan. Công tác
văn thư được thực hiện tốt thì hoạt động của cơ quan thông suốt, không bị chồng
chéo.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường,
tôi thấy; trong quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, thu thập
các căn cứ, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn
bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị

pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế,
nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp
thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy
đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực
hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng
quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ
như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập
khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác
lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là
rất quan trọng, cụ thể như sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của
nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
- Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công
việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước
ta hiện nay.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

2

Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.
Qua đó có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ
sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ
đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh
chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường
học cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn
thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
Mục đích của đề tài nhằm giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên nhận thức sâu
sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
1.3. Đối tượng nghiên cứu:
Trên đất nước chúng ta bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh
vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn
thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là
công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan
trọng của công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ
nhân viên văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức
chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi
mới công tác văn thư - lưu trữ.
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường THPT Bỉm Sơn, thông
qua đề tài góp phần giúp cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường hiểu rõ tầm

quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ.
1.4. Phương pháp nghiên cứu:
Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận
thấy: việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc làm không thể thiếu trong
các trường học nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Các hồ
sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá
trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc
của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do
việc tiếp nhận và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được
cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ
hồ sơ, tài liệu, văn bản sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

3


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường
học nói chung và và các cơ quan nói riêng, Hiệu trưởng nhà trường muốn quản
lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin
chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác
văn thư lưu trữ, tra tìm hồ sơ tài liệu phải được coi trọng.
Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo nhà
trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm, đường
lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục
theo mục tiêu của ngành đề ra.

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư của nhà trường. Ý thức
đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nhà trường
nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác, tìm ra những biện
pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư lưu trữ, góp phần
tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
1.5. Kết quả đạt được:
Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, giáo viên trong trường và
nhân viên văn phòng về công tác văn thư lưu trữ.
Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một
cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội
dung để trình ký.
Kết quả đạt được dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi
hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của
nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
2/ NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản
lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công
việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng,
chính xác, bí mật, hiện đại.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

4

Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những
nội dung: phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu
trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác
lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính cơ mật.
Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm
việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông
tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn
bản.
2.2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường học:
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường
học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân
công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức
được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, chưa
ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm gần đây công tác văn thư
lưu trữ trong các trường học được Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo
sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, nhà nước về
việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Qua nhiều năm làm công tác
văn thư lưu trữ ở Trường THPT tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau:
Thuận lợi:
Trường THPT Bỉm Sơn biên chế văn thư trình độ đại học.
Công tác văn thư chịu sự chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường. Cán bộ
văn thư là người trực tiếp xử lý công tác văn thư trong trường và được tổ chức
dưới hình thức tập trung. Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều
tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn bản đi cũng đều

phải qua bộ phận văn thư thực hiện các thủ tục hành chính để phát hành.
Trường THPT Bỉm Sơn có chức năng chính là đào tạo chính vì vậy mà lãnh
đạo nhà trường cũng rất quan tâm tới công tác văn thư cả về tổ chức và nghiệp
vụ; mua sắm trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy,
hệ thống mạng và các loại văn phòng phẩm…, bố trí nơi làm việc thuận lợi nhất
để cán bộ văn thư thực hiện công việc một cách hiệu quả. Thường xuyên nhắc
nhở, kiểm tra để cán bộ văn thư có ý thức, trách nhiệm hơn trong công việc.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

5


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

- Đối với việc ban hành các văn bản tại cơ quan: Ban hành văn bản theo
hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn
thư như: Đăng ký văn bản, kiểm tra thể thức, nội dung văn bản trước khi đóng
dấu, làm thủ tục phát hành đi. Công tác xây dựng và ban hành văn bản của
phòng văn thư đã và đang đi vào trình tự, các văn bản hầu hết tuân thủ đúng quy
định của Nhà nước.
Nhà trường đã có các văn chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
chủ yếu là của Chính phủ, Bộ Nội vụ, … cụ thể như:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư;
+ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu;
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Khó khăn:
Trường THPT chưa có những văn bản quy định hay quy chế riêng của nhà
trường về từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư hoặc đã có nhưng chưa thực
hiện triệt để, đang còn đơn giản hóa công tác văn thư lưu trữ.
Cán bộ văn thư còn làm kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác như: lưu
trữ, tạp vụ…, ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm việc không
cao.
Các trang thiết bị văn phòng, các phần mềm hiện đại nhưng chưa được sử
dụng một cách có hiệu quả.
Hầu hết các nhà trường chưa tiến hành lập hồ sơ nên gây nhiều khó khăn
trong hoạt động của cơ quan khi cần nghiên cứu, tìm văn bản,...
Tuy có nhiều khó khăn nhưng chúng ta có thể dễ dàng khắc phục, dễ dàng
vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay công tác văn thư ở các
trường học đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của
công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai
thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác
văn thư lưu trữ.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

6


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Mặc dù vẫn còn những vấn đề nan giải và gây nhiều bức xúc cho người làm
công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội
dung, chính xác cao để trình ký; tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ một cách
nhanh chóng nhất. Chính vì những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải

pháp thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
2.3. Các biện pháp để tiến hành giải quyết thực trạng:
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm được giao
nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính
xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
Luôn nêu cao tinh thần học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ,
đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ,
kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình
công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
được sửa đổi bổ sung một số điều tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính; Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan.
Cần nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh
vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
Luôn phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận
chuyên trách nắm vững các hoạt động của nhà trường để có thể xác định mục
đích văn bản khi soạn thảo.
Nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong
công tác tham mưu với cấp trên.
Quan trọng là trong quá trình soạn thảo phải nắm vững quy trình, bố cục
của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
2.3.1. Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng:
- Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các
nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề

chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn
bản hành chính cá biệt).

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

7


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các
điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về
chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ
chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế... kèm theo.
- Phần mở đầu:
Bố cục nội dung của quyết định cá biệt gồm 2 phần: phần mở đầu nêu các
căn cứ ban hành quyết định; phần nội dung chính: trình bày nội dung các quy
định của quyết định.
+ Căn cứ ban hành
- Căn cứ pháp lý gồm có 2 nhóm:
Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành:
Căn cứ vào đề nghị, đề xuất của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham
mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.
+ Nội dung quy định
- Bắt đầu bằng từ “quyết định” được trình bày.
- Tiếp theo lần lượt trình bày các quy định của QĐ theo trật tự lôgíc:
Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của QĐ.
Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan
đến nội dung điều chỉnh chính của QĐ.
Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành.

Mẫu 1 Quyết định của Trường THPT Bỉm Sơn
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
THANH HÓA
TRƯỜNG THPT BỈM SƠN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Bỉm Sơn, ngày tháng 9 năm 2015

Số:

/QĐ-THPT-BS

QUYẾT ĐỊNH
V/v Phê duyệt kế hoạch công tác kiểm tra nội bộ năm học 2015-2016
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT BỈM SƠN

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

8


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Căn cứ Quyết định số 753/QĐ-SGD&ĐT ngày 17 tháng 8 năm 2015 của
Giám đốc Sở GD&ĐT Thanh Hoá v/v ban hành kế hoạch công tác năm học
2015-2016 của ngành GD&ĐT Thanh Hoá;
Căn cứ Quyết định số 299/QĐ-SGD&ĐT ngày 26 tháng 8 năm 2015 của
Giám đốc Sở GD&ĐT Thanh Hoá v/v hướng dẫn công tác tác kiểm tra nội bộ
trường học năm học 2015-2016,

QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê duyệt “Kế hoạch công tác kiểm tra nội bộ năm học 2015-2016
của trường THPT Bỉm Sơn” ban hành kèm theo Quyết định này.
Điều 2. Lịch cụ thể hàng tháng do hội nghị giao ban cấp uỷ, ban giám hiệu,
tổ trưởng và các đoàn thể điều chỉnh, bổ sung.
Điều 3. Quyết định có hiệu lực từ ngày ký. Cán bộ quản lý, các tổ chức
đoàn thể, giáo viên, nhân viên và học sinh toàn trường thi hành quyết định này.
Nơi nhận
- Phòng TTr SGD (để báo cáo)
- BGH (để chỉ đạo)
- Lưu VP.

HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Văn Hải
- Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức
năng) một vấn đề xin phê duyệt.
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích
những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình
duyệt.
- Phần nội dung:
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ
thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.
+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp
dụng.
+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần
khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.

- Phần kết thúc:

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

9


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực
hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết.
Mẫu 1 Tờ trình của Trường THPT Bỉm Sơn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
THANH HÓA
TRƯỜNG THPT BỈM SƠN

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Bỉm Sơn, ngày … tháng …. năm 201…

Số: …. /TTr-THPT-BS
TỜ TRÌNH
V/v Cho giáo viên thuyên chuyển công tác ra tỉnh ngoài
Kính gửi: Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa
Bà Lê Thị Hợp, sinh ngày 02/11/1971, hiện là giáo viên bộ môn Sinh học
trường THPT Bỉm Sơn.
Trong thời gian qua bà Lê Thị Hợp đã liên hệ xin chuyển công tác về Sở
Giáo dục và Đào tạo Hà Nội.
Ngày ….. tháng ….. năm 20…., Giám đốc Sở nội vụ Hà Nội đã có quyết

định số 639/QĐ-SNV về việc tiếp nhận và điều động viên chức bà Lê Thị Hợp
đến nhận công tác tại Trường THPT Chu Văn An – Hà Nội (có văn bản photo
gửi kèm)
Vậy trường THPT Bỉm Sơn kính trình Giám đốc Sở cho phép Hiệu trưởng
nhà trường ra quyết định thuyên chuyển công tác đối với bà Lê Thị Hợp.
Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG

-Như kính gửi
-Lưu VT, TCCB

Nguyễn Văn Hải

- Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của
cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó
hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

10


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện

chủ trương công tác nêu trên
- Phần nội dung:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. +Xác định nguyên
nhân khách quan, chủ quan. +Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
-Phần kết thúc:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
+ Những kiến nghị với cấp trên.
* Mẫu 1 Báo cáo của Trường THPT Bỉm Sơn:

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
THANH HOÁ
TRƯỜNG THPT BỈM SƠN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bỉm Sơn, ngày 25 tháng 5 năm 2016

Số: 31/BC-THBS

BÁO CÁO
Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm học 2015-2016
Đơn vị: Trường THPT Bỉm Sơn
Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hoá .
Thực hiện công văn số 723 /SGD&ĐT-VP ngày 17/04/2016 của Sở Giáo
dục và Đào tạo Thanh Hoá, Trường THPT Bỉm Sơn xin báo cáo kết quả thực
hiện nhiệm vụ năm học 2015-2016 như sau:
PHẦN I
ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2015-2016

1. Thuận lợi:
2. Khó khăn:
PHẦN 2
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
1. Công tác triển khai Chỉ thị, Quyết định của Trung ương, của Tỉnh, của địa
phương về thực hiện nhiệm vụ năm học đến cán bộ, giáo viên, các tổ chức trong
trường:
2. Công tác tham mưu với cấp ủy, chính quyền địa phương phát triển sự

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

11


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học.
3.1. Khái quát quy mô số lớp, số học sinh.
3.2. Các điều kiện đảm bảo cho giáo dục:
3.3. Chất lượng giáo dục .
3.3.1. Các giải pháp thực hiện để nâng cao chất lượng giáo dục .
3.3.2. Chất lượng giáo dục đại trà:
3.2.3. Chất lượng giáo dục mũi nhọn:
3.2.4. Đánh giá hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp:
3.4. Đánh giá công tác kiểm tra, chỉ đạo cơ sở giáo dục
3.5. Việc tổ chức các phong trào thi đua thực hiện nhiệm vụ năm học và kết
quả đạt được.
*Đánh giá chung.
- Ưu điểm:

- Hạn chế:
- Nguyên nhân yếu kém :
- Bài học kinh nghiệm:
PHẦN 3
PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2016-2017
1. Phương hướng chung
2. Nhiệm vụ cụ thể:
2.1 Đổi mới công tác quản lý giáo dục và đào tạo
2.2 Các giải pháp thực hiện.
PHẦN 4: KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT
Nơi nhận:

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

HIỆU TRƯỞNG

12


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Nguyễn Văn Hải
PHỤ LỤC (Kèm báo cáo)

2.3.2. Các biện pháp tìm kiếm một văn bản lưu trữ:
Hiện nay trong các trường học, công tác lưu trữ được thực hiện một cách
ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng phương
pháp lưu trữ truyền thống thủ công bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như
hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải tốn nhiều công sức và thời
gian.

Trong 3 năm gần đây hầu như tất cả các văn bản điều hành, chỉ đạo của cấp
trên, nhất là Sở GD&ĐT Thanh Hóa đều được gởi qua hộp thư điện có kèm tệp
tin (file) văn bản dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn bản sao cho dễ tìm kiếm
và thật nhanh chóng ta có thể dùng phần mềm quản lý văn bản.
Có những phần mềm "Quản lý văn bản tài liệu" từ những cá nhân hoặc các
công ty chuyên viết phần mềm. Có thể viết từ các ngôn ngữ lập trình hướng đối
tượng, hay từ những công cụ của bộ OFFICE như MS Access hoặc ví dụ phần
mềm miễn phí, được phát triển trên nền Visual Studio 2005, sử dụng
SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ dữ liệu. Phần mềm được thiết kế và xây dựng
bởi @iSoft Groups của tác giả Vương Tuấn Nam và Hoàng Anh Thư. .. Nếu có
điều kiện các đồng nghiệp nên tìm hiểu, tham khảo sử dụng.
Tuy nhiên, tại Trường THPT Bỉm Sơn, tôi sử dụng một phương pháp vô
cùng đơn giản, dễ sử dụng không cần cài đặt bởi các chuyên gia và không phải
khắc phục các sự cố như các phần mềm chuyên biệt. Vì MS Word gần như gắn
liền với hoạt động của hệ thống (Windows) nên khi hệ thống của máy tính còn
hoạt động. Đồng nghĩa MS Word có thể hoạt động được. Ta làm như sau:
- Tạo thư mục để chứa tất cả các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư
điện tử). Ví dụ : Van ban den 2016.
- Tạo tệp tin (file) bằng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word có
nội dung giống như sổ văn bản đến. Ví dụ : So van ban den 2016.doc.

Ngày
đến

Số
đến

(1)
26/02

(2)
36

Tác giả

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội
dung

(3)

(4)

(5)

(6)

Sở

Đơn
vị
hoặc Ký
ngư nhận
ời
nhận
(7)

Ghi
chú

(8)

(9)

283/SGDĐ 26/02/20 V/v chấn chỉnh việc

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

13


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

dạy thêm, học thêm
GD&ĐT T-TTr

16

và thực hiện các
khoản thu, chi sai
qui định

14/03

55

Tổng kết cuộc thi

Sở
391/SGDĐ 14/03/20 KHKT dành cho HS
GD&ĐT T-GDTrH 16
trung học năm học
2015-2016

…

- Đánh dấu phần trích yếu nội dung (bôi đen) bấm chuột phải chọn
Hyperlink rồi ta chọn đến tệp công văn đến như hình minh hoạ

- Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng
trong thư mục chứa văn bản đã nhận.
- Muốn tìm một văn bản, ta mở file "So van ban den 2016", sử dụng chức
năng tìm kiếm (Find) trong Microsoft Word: Vào bảng chọn Edit, nháy chuột
vào Find (hoặc Ctrl+F), xuất hiện hộp thoại:

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

14


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

- Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nháy chuột vào nút Find Next, từ tìm
được sẽ bị bôi đen.
- Ta chỉ việc nhấn giữ phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn bản cần
tìm và có thể in ấn khi cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng.

Ngoài cách tìm kiếm văn bản trong hộp thư lưu văn bản của trường chúng

ta còn một cách khác đó là:
Cách tạo hòm thư tự chuyển
Nếu bạn muốn tự động chuyển tiếp thư của mình, hãy làm theo các hướng
dẫn sau:
1.

Mở tài khoản Gmail mà bạn chuyển tiếp từ đó.

2.

Ở phía trên bên phải, nhấp vào bánh răng

3.

Chọn Cài đặt.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

.

15


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

4.

Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.

Làm theo hướng dẫn sau

Sau đó tạo bộ lọc ví dụ: có các từ “So GD&DT Thanh Hoa”

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

16


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện công việc tra tìm tài liệu trong phần
mềm hoặc trong hộp thư cũng có những cái tích cực và có những cái bất cập:
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện công việc tra tìm tài liệu cũng có
những hạn chế gặp phải khi sử dụng quản lý công văn băng MS Word. Tuy dễ sử
dụng nhưng đây chưa phải là phần mềm chuyên dụng. Nên với những từ khoá
tìm kiếm phải có độ chính xác cao.
VD: có nhiều hơn một tệp công văn “Tuyển dụng công chức” trong một
năm. Thì việc tìm kiếm sẽ phải tuần tự theo thứ tự đến của các công văn. Thay
vì khi tìm kiếm sẽ cho ta một list các công văn có nội dung cùng chủ đề để ta lựa
chọn và so sánh. Hơn nữa không thể tìm kiếm với nội dung gần đúng. Tức là ta
chỉ có thể tìm kiếm khi nắm chính xác tên loại và trích yếu nội dung
Trên đây là một số biện pháp cơ bản đã và đang thực hiện trong thời gian
qua tại Trường THPT Bỉm Sơn, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn
phòng nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng.
2.4. Hiệu quả đạt được:
Qua thời gian công tác tại trường THPT Bỉm Sơn với nhiệm vụ được phân
công làm văn thư cho đến nay tôi nhận thấy đạt được hiệu quả như sau:

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

17


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Công tác văn thư có nhiều ưu điểm tích cực góp phần rất lớn vào việc nâng
cao hiệu suất, chất lượng công việc, hiệu quả hoạt động của cơ quan. Góp phần
giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học đúng thời gian
quy định.
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi
trong công việc tìm kiếm, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động của các nhà trường.
Giúp cho cán bộ giáo viên trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc
và giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các nhà trường, tổ
chức, cá nhân góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của nhà
trường phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Công tác văn thư Trường THPT Bỉm Sơn đã thực hiện đúng theo quy định
của nhà nước, góp phần đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan được diễn ra
thông suốt, liên tục, không bị ùn tắc hay chồng chéo.
Đội ngũ cán bộ của nhà trường đáp ứng được yêu cầu của công việc đặt ra.
Việc phân công công việc của các cán bộ trong phòng tương đối rõ ràng đã
tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của công việc, tránh tình

trạng chồng chéo trong công việc, đồng thời cũng nâng cao tinh thần trách
nhiệm của từng cán bộ đối với công việc được giao.
Điều kiện làm việc như trang thiết bị, cơ sở vật chất được trang bị khá đầy
đủ, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của lãnh đạo cũng như công việc của
cán bộ, nhân viên.
Công tác văn thư luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của lãnh đạo như:
được trang bị khá tốt các thiết bị trong phòng làm việc giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và dễ dàng hơn
Việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản thực hiện theo đúng quy
định, quy trình quản lý văn bản đảm bảo đúng quy định của nhà nước.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

18


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

Việc tra tìm tài liệu, căn cứ pháp lý một cách thuận tiện đạt hiệu quả cao.
Đặc biệt góp phần vào thành tích chung của trường đạt được trong những
năm qua: Trường tiên tiến xuất sắc, Cờ thi đua xuất sắc của Ủy ban nhân dân
tỉnh, Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bằng khen của Thủ tướng Chính
phủ. Huân chương Lao động Hạng 2....
3/ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT :
3.1. Kết luận:
Công tác văn thư lưu trữ là đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của các
cơ quan, đơn vị, tổ chức… đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh
hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu

giấy tờ. Có vai trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại
của mỗi cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan được nhanh chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật
của Đảng, Nhà nước và của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ
về mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư lưu trữ là hết sức cần thiết nên đòi hỏi phải có những cán
bộ văn thư có được một trình độ, kiến thức nhất định. Luôn phát huy tính sáng
tạo, bồi dưỡng tính chủ động, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ
văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề.
3.2. Đề xuất:
Từ những thực trạng đã đề cập trên tôi xin mạnh dạn kiến nghị một số ý
kiến như sau:
- Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn
thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành đối với công tác
này.
Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
trong thời gian gần đây tuy đã có những chuyển biến tích cực nhưng một bộ
phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa có nhận thức đầy đủ về
công tác này còn tầm thường hóa công tác văn thư, lưu trữ; coi công tác văn thư,
lưu trữ là sự vụ đơn giản ai cũng có thể làm được thậm chí không cần phải được
đào tạo. Để có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng
của công tác văn thư, lưu trữ cần phải tập trung, phổ biến một số văn bản đã
được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

19


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

như Nghị định số 110; Nghị định 09; Nghị định 01 của Chính phủ; Thông tư 01;
Thông tư 07 và Luật Lưu trữ nhà nước.
- Sở GD&ĐT Thanh Hóa cần tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công
tác văn thư, công tác lưu trữ, các văn bản chỉ đạo của cấp trên cho cán bộ làm
văn thư, lưu trữ tại trường học trong tỉnh.
- Tổ chức hướng dẫn cho cán bộ giáo viên, nhân viên cách lập hồ sơ theo
Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ.
- Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ các cơ chế thi đua khen thưởng đối với cán bộ văn thư
trong các nhà trường: Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề là
phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể
như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của
ngành lưu trữ. Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư,
lưu trữ cần phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn
thư, lưu trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư,
lưu trữ phát huy được hết năng lực của mình cho công việc.
- Lãnh đạo nhà trường nên bổ sung và thực hiện nghiêm quy chế làm việc
của cơ quan, chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình, tiếp nhận, xử lý
và ban hành văn bản một cách hợp lý và khoa học.
- Ứng dụng công nghệ tích cực hơn nữa vào công tác văn thư, lưu trữ:
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao
hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, đề tài được kiểm chứng và đúc kết từ thực
tiễn, đạt được kết quả tốt đẹp đã góp phần phát triển toàn diện nhà trường. Rất
mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học học ngành và sự thông cảm, chia sẻ
của đồng nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN
CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Thanh Hóa, ngày 30 tháng 05 năm 2016
Tôi xin cam đoan đây là SKKN do mình tự viết,
không sao chép nội dung của người khác.

Người viết

Hoàng Thị Mỹ

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

20


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

MỤC LỤC
Nội dung

Trang

1. Mở đầu

1

1.1. Lí do chọn đề tài

1

1.2. Mục đích nghiên cứu

1

1.3. Đối tượng nghiên cứu

3

1.4. Phương pháp nghiên cứu

3

1.5. Kết quả đạt được

4

2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm

4

2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm

4

2.2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường học

5

2.3. Các biện pháp để tiến hành giải quyết thực trạng

6

2.4. Hiệu quả đạt được

16

3. Kết luận và đề xuất

17

3.1. Kết luận

17

3.2. Đề xuất

17

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

21


Một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ ở trường học

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư;
+ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu;

+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn

22