Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH provimi thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện

B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T TP. H CHÍ MINH



 TH TUYT HNG


H THNG THÔNG TIN K TOÁN TI CÔNG
TY TNHH MTV PROVIMI – THC TRNG VÀ
MT S GII PHÁP HOÀN THIN



Chuyên ngành: K toán
Mã s: 60340301

LUN VN THC S KINH T

Ngi hng dn khoa hc: PGS. TS Võ Vn Nh


TP. H Chí Minh, nm 2013
M U
1. Lý do chn đ tài
Trong bi cnh Vit Nam trong tin trình thc hin cam kt WTO, công ngh thông
tin nh hng sâu rng đn mi lnh vc trong đó h thng thông tin k toán chu
tác đng mãnh m. Vi điu kin hin ti, ng dng công ngh thông tin trong công
tác qun lý và cung cp thông tin, thì k toán chu tác đng mnh bi tin trình ng

dng các phn mm k toán cng nh h thng ERP trên nhiu khâu ca doanh
nghip ti Vit Nam hin nay. Vic áp dng h thng phn mm trong vic x lý và
cung cp thông tin k toán làm thay đi các qui trình x lý, kim soát và cung cp
thông tin k toán.
Thông tin k toán là mt ngôn ng kinh doanh ni lin gia nhà đu t và doanh
nghip trong vic cung cp và huy đng vn. Chính vì điu này, x lý và công b
thông tin k toán ca doanh nghip mang tính kp thi, tính chính xác và tính kim
soát là ht sc cn thit thì đòi hi h thông thông tin cn phi trôi chy không b
ách tc. iu đó mang li cho doanh nghip nhiu li ích trong hot đng kinh
doanh và duy trì li th đi vi nhà đu t trong vic cung cp nhanh chóng nhng
thông tin cn thit cho h ra quyt đnh.
Tính hu ích ca thông tin k toán ph thuc rt nhiu vào các yu t môi trng
hình thành trong đó công ngh thông tin có mc đ nh hng đáng k đn cht
lng thông tin đc cung cp. Trong môi trng kinh doanh hin nay, thông tin k
toán không ch là thông tin mang tính cht th cp cung cp th đng mà nó còn
mang tín h tr đn các quyt đnh ca các bên liên quan. Vì vy doanh nghip nht
thit phi trang b cng nh cng c cht lng thông tin đc cung cp.
Vi các yu t phân tích nh trên tác gi chn đ tài: “H thng thông tin k toán
ti công ty TNHH MTV PROVIMI- Thc trng và mt s gii pháp hoàn thin”
mng mun phân tích thc trng cht lng thông tin k toán ti công ty này nhm
có mt s đ xut đ hoàn thin chu trình cung cp thông tin.
2. Mc tiêu và phng pháp nghiên cu:
Mc tiêu:

- H thng hóa lý lun v h thng thông tin k toán ca doanh nghip.
- Trình bày thc trng ti h thng thông tin k toán ti công ty TNHH MTV
PROVIMI.
- ánh giá mc đ v cht lng h thng thông tin k toán ti công ty
-  xut gii pháp
Phng pháp:

- Phng pháp thng kê mô t: khái quát lý lun v h thng thông tin k toán
- Phng pháp kho sát và tng hp: Nhm đánh thc trng h thng thông
tin k toán ti công ty
3. i tng và Phm vi nghiên cu:
- i tng nghiên cu: H thng thông tin k toán ti Công ty TNHH MTV
Provimi.
- Phm vi: H thng thông tin k toán bao gm nhiu thành phn liên quan.,
trong gii hn đ tài tác gi ch tp trung vào hai chu trình mua hàng – phi
tr nhà cung cp và chu trình bán hàng - thu tin.
4. Ni dung lun vn
Ni dung ca đ tài gm 3 chng:
Chng I: Tng quan h thng thông tin k toán
Chng II: Thc trng h thng thông tin k toán ti Công ty.
Chng III: M s gii pháp hoàn thin h thng thông tin k toán ti Công ty.


TÀI LIU THAM KHO
TÀI LIU TING VIT

1. Hunh Th Hng Hnh, Nguyn Mnh Toàn, 2011, Kim soát và đm bo an
toàn h thng thông tin k toán trong điu kin tin hc hóa, Tp chí khoa hc và
công ngh, i hc à Nng.
2. Nguyn Th Hng, 2006. H thng thông tin k toán ( lý thuyt, bài tp và bài
gii), NXB Thng Kê.
3. Nguyn Th Hoàng Anh, 2009, H thng thông tin k toán ti Công ty TNHH
Maersk Vit Nam - Thc trng và gii pháp. Lun vn thc s. i hc kinh t
Thành ph H Chí Minh.
4. Nguyn Phc Bo n, Bùi Quang Hùng, Trn Thanh Thúy, Phm Trà Lam,
Lng c Thun, Nguyn Quc Trung, T chc công tác k toán doanh

nghip, 2012, NXB Phng ông.
5. Phm Trà Lam, 2012. T chc h thng thông tin k toán áp dng trong doanh
nghip nh và va  Vit Nam. Lun vn thc s. i hc kinh t Thành ph H
Chí Minh.
6. Thái Phúc Huy (ch biên), Nguyn Th Hng, Hunh Vn Hiu, oàn Trí
Dng, Lng c Thun, 2012. H thng thông tin k toán ( tp 1), NXB
Phng ông.
7. Thái Phúc Huy, Nguyn Phc Bo n, Nguyn Bích Liên, Bùi Quang Hùng,
Trn Thanh Thúy, Phm Trà Lam, 2012. H Thng thông tin k toán ( tp 2),
NXB Phng ông.
8. Thông tin Công ty TNHH MTV Provimi.
<
TÀI LIU TING ANH
9. Báo cáo tài chính ca Công ty truy xut t h thng Tp đoàn
al/Citrix/XenApp/Internal/auth/silentDetection.aspx

/>
/>

/>spx
10. Cht lng h thng thông tin k toán.
<
/>>.
11. Chc nng ca h thng thông tin k toán,
< />m>, truy cp ngày 20 tháng 6 nm 2012.
12. Maria do ceu Gaspar Alves, Information Technology roles in Accounting task -
A multiple - case study, International Journal of Trade, Economics and Finance,
Vol.1, June, 2010 2010-023X.
13. Mr.Ali Amiri, Mr.Hojjatallah Salari Department of accounting, Islamic Azad
University, Bandar Abbas Branch, Iran, Effect of Accounting Information System

(AIS) on Software qualitative, International Journal of Business and Management
Invention ISSN (Online): 2319 – 8028, ISSN (Print): 2319 – 801X
www.ijbmi.org Volume 2 Issue 4  April. 2013 PP.06-11.


1

CHNG 1. TNG QUAN H THNG THÔNG TIN K
TOÁN
1.1 Vai trò ca thông tin k toán đi vi công tác qun lý
1.1.1 Bn cht ca k toán
Theo đnh ngha ca Hip hi k toán M.
“K toán là quá trình xác đnh, đo lng và trao đi thông tin kinh t cho phép đánh
giá thông tin và quyt đnh ca ngi s dng thông tin và quyt đnh ca ngi s
dng thông tin.
Thông tin k toán là thông tin kinh t - nó liên quan đn hot đng tài chính và kinh
t ca doanh nghip hoc t chc. Thông tin k toán cn phi đc xác đnh và đo
lng”.

nh ngha v k toán cng đc ghi nhn trong lut k toán nc CHXHCN Vit
Nam. Theo đó: “ k toán là vic thu thp, x lý, kim tra, phân tích và cung cp
thông tin kinh t tài chính di hình thc giá tr, hin vt và thi gian lao đng (3-
iu 4, lut k toán do Quc Hi thông qua ngày 17/6/2003).
Tuy có nhiu đnh ngha v k toán nhng chung qui li, có th rút ra mt s đim
chung nh sau:
K toán nghiên cu tài sn, ngun hình thành tài sn và s vn đng ca tài sn
trong t chc. ó cng chính là các quan h kinh t tài chính phát sinh  các t
chc có s dng tài nguyên đ thc hin mc tiêu hot đng ca mình.
K toán s dng ba loi thc đo đ phn ánh là thc đo giá tr, thc đo hin vt
và thc đo lao đng trong đó thc đo giá tr là thc đo bt buc đ có th tng

hp toàn b các hot đng kinh t ca t chc.
2

K toán đc xem là mt h thng thông tin ca mi t chc. H thng đó đc
vn hành qua mt quá trình thu thp, đo lng, ghi chép và cung cp thông tin bng
các phng pháp riêng ca k toán.
Chc nng ca k toán là thông tin và kim tra các hot đng gn lin vi tài sn,
ngun vn hình thành tài sn và các hot đng khác ca đn v.
K toán đóng vai trò là chc nng h tr quan trng trong qun lý điu hành doanh
nghip nhm đt mc tiêu đ ra. Chc nng này th hin thông qua vic cung cp
các thông tin tài chính hu ích phc v cho vic hoch đnh, t chc, thc hin và
kim soát các hot đng sn xut kinh doanh ca doanh nghip.  thc hin các
chc nng đó, cn phi có mt cu trúc đc thit lp đ thu thp, lu tr, x lý và
cung cp các thông tin theo chc nng ca k toán. Cu trúc đó chính là h thng
thông tin k toán.
Tóm li k toán là mt khoa hc thu thp, x lý và cung cp thông tin v tài sn,
ngun hình thành tài sn, và s vn đng ca tài sn trong t chc. K toán không
ch vn dng trong các doanh nghip mà còn trong các t chc phi li nhun, các t
chc ca chính ph và các t chc khác có s dng kinh phí đ thc hin mt mc
tiêu nào đó. Thông tin k toán đc s dng bi nhiu đi tng: t nhà qun lý
doanh nghip đn nhà đu t, ngân hàng, các c quan qun lý nhà nc và nhng ai
có quan tâm đn li ích ca t chc đó.
1.1.2 Vai trò k toán
Mi doanh nghip là mt t bào ca nn kinh t mà li ích ca t chc đó có liên h
đn nhiu đi tng : t ngi ch s hu, ngi qun lý ti đn v đn các đi
tng bên ngoài. Mi mt đi tng có nhng nhu cu thông tin riêng xut phát t
nhng li ích riêng ca mi t chc. Vai trò th hin qua hai nhóm đi tng là các
nhà qun lý doanh nghip và các đi tng bên ngoài:
 i vi nhà qun lý  doanh nghip: do doanh nghip có tính t ch trong
vic s dng các ngun lc ca mình nên ngi qun lý doanh nghip cn có nhng

3

thông tin đ hoch đnh, t chc và kim soát toàn b tài sn và hot đng kinh
doanh ca mình. Vai trò ca thông tin k toán đi vi nhóm đi tng này th hin
 các mt sau:
Giúp nhà qun lý  doanh nghip kim tra, kim soát toàn b tài sn hin có, tình
hình bin đng và s dng tài sn trong hot đng kinh doanh theo đúng các mc
tiêu đã đnh, tránh tình trng tht thoát hay s dng lãng phí tài sn.
Giúp nhà qun lý kim tra, kim soát tình hình s dng các khon vay n, tình hình
huy đng và s dng vn ch s hu qua đó đánh giá tình hình thc hin ngha v
ca đn v đi vi ngi cho vay, nhà nc, ngi lao đng và các t chc khác.
Thông qua thông tin do k toán cung cp, nhà qun lý có th xây dng các k hoch
ngn hn và dài hn trong hot đng đu t và huy đng vn, xây dng các chin
lc và chính sách kinh doanh phù hp.

Hình 1.1 : Mi quan h gia thông tin k toán và ngi s dng
H thng k toán
Báo cáo k toán
Ngi s dng
 DN:
Ch s hu
Nhà qun tr
Ngi s dng bên
ngoài DN:
Nhà nc, ngân hàng,
nhà đu t
Các t chc khác.
Hot
đng
kinh t
Hot
đng
kinh t
4

 i vi các đi tng bên ngoài doanh nghip: bao gm Nhà nc, các đi
tng khác nh ngân hàng, các t chc tài chính khác s dng thông tin k toán ca
doanh nghip, ngi ch s hu, các nhà đu t tim tàng, nhà cung cp, khách
hàng …
Vai trò thông tin k toán đi vi tng đi tng bên ngoài là khác nhau nhng thc
cht thông tin k toán thng liên quan đn các vn đ tình hình tài chính ca doanh
nghip. Vì th báo cáo cung cp cho các đi tng này thng đc gi là báo cáo
tài chính theo mc đích chung vì nó cung cp nhng thông tin tng quát cho vic s
dng ca nhiu đi tng bên ngoài doanh nghip
 phát huy vai trò ca mình, thông tin k toán cung cp phi đáp ng nhng yêu

cu sau:
Thông tin k toán cung cp phi đm bo tính thng nht v ni dung và phng
pháp tính toán c th:
i vi thông tin k toán tài chính, cn tuân th các nguyên tc k toán chung đã
đc chp nhn đ đm bo tính so sánh ca thông tin khi công b ra bên ngoài.
Khi đó mi cá nhn đu có th đc hiu và s dng thông tin k toán trong vic ra
quyt đnh.
i vi thông tin k toán qun tr cn thng nht đi vi tài liu k hoch hoc các
qui đnh bên trong ni b đ thun li cho vic qun lý các hot đng  đn v.
Thông tin k toán phi phn ánh trung thc, khách quan thc t hot đng ca đn
v. Không nên quan nim vic ghi s k toán là ch đ đi phó vi nhng yêu cu
ca nhà nc.Thông tin k toán cung cp phi phn ánh kp thi các hot đng kinh
t tài chính xy ra.
Thông tin k toán cung cp phi phn ánh đy đ, toàn din v mi hot đng kinh
t, tài chính ca đn v.
5

Thông tin k toán cung cp phi rõ ràng, d hiu, đm bo cho các đi tng s
dng đu có th nhn thc đúng đn hot đng và kt qu hot đng ca đn v,
thc hin vic kim tra, kim soát hot đng ca đn v.
1.2 H thng thông tin k toán
1.2.1 khái nim
1.2.1.1 H thng
H thng là mt khái nim thng đc s dng trong đi sng nh h thng giao
thông, h thng truyn thông, h thng các trng đi hc… Theo quan đim tip
cn h thng thì h thng là mt tp hp các thành phn có quan h tng tác vi
nhau đ cùng thc hin các mc tiêu đt ra ca h thng. Mt h thng bt k đu
có bn đc đim sau:
 Các thành phn, b phn trong h thng
 Các mi quan h, cách thc và c ch tng tác gia các thành phn bên

trong.
 Phm vi, gii hn ca h thng
 Các mc tiêu hng đn ca h thng.
Hình 1.1 minh ha cho mt h thng bao gm bn thành phn có mi quan h vi
nhau và tp hp li vi nhau to thành h thng 1.0.







C
E
Hình 1.3: H thng
A
Hình 1.2
H thng 1.0
1.1
1.2
1.4
1.3
A
B
Hình 1.1
1.2.1
F
1.2.3
1.2.2

C
D
D
C
6

H thng 1.0 có các thành phn 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tng tác vi nhau thông qua mi
quan h A,B,C,D nhm thc hin mc tiêu ca h thng 1.0. Có th hình dung h
thng 1.0 là mt t chc trong đó các thành phn bên trong ca t chc này là các
b phn, phòng ban ca nó. Các phòng ban này s phi hp, quan h vi nhau theo
các quy đnh v quyn hn, trách nhim, các quy ch, điu l….đc đt ra trong t
chc nhm thc hin các mc tiêu tn ti ca t chc đó.
H thng có th tn ti theo nhiu cp đ khác nhau. Mt h thng có th là mt
thành phn trong h thng khác gi là h thng con. Nh trong hình 1.1, mi phòng
ban, b phn 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có th là mt h thng con trong h thng 1.0, các h
thng con này cng có nhng thành phn bên trong ca nó nh 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và
thc hin các mc tiêu đt ra cho tng b phn đó ( hình 1.2). Tt nhiên mc tiêu
thc hin mi b phn, mi h thng con đu hng đn mc tiêu chung ca h
thng cp trên mà nó trc thuc. Do đó, khi tip cn đn h thng bt k, chúng ta
phi tìm hiu và xác đnh rõ mc tiêu cho h thng đang quan tâm là gì, đ t đó có
th vch ra phm vi, đng biên ca h thng, các thành phn bên trong tham gia h
thng. ây cng là cách tip cn h thng mà chúng ta s vn dng đ tìm hiu h
thng thông tin k toán.
Khi đ cp đn h thng có s tham gia ca con ngi, chúng ta cn phi phân bit
khái nim h thng và t ch
c. Nu nh khái nim t chc ch đ cp đn tp hp
các con ngi nhm thc hin mc tiêu đt ra thì h thng là mt khái nim tng
th, rng hn mà con ngi ch là mt trong nhng thành phn quan trng ca h
thng bên cnh các thành phn khác nh công ngh, máy móc, thit b, h thng s
sách, giy t…

H thng thông tin là mt h thng do con ngi thit lp nên bao gm tp hp
nhng thành phn có quan h vi nhau nhm thu thp, lu tr, x lý và cung cp
thông tin cho ngi s dng.
Tt c các h thng thc hin mc tiêu cung cp thông tin cho các đi tng s
dng đc gi là h thng thông tin
7

1.2.1.2 H thng thông tin k toán
H thng thông tin k toán thu thp, ghi nhn và lu tr d liu đ cung cp thông
tin cho nhà qun tr. H thng thông tin k toán là mt tp hp các thành phn liên
quan, tng tác nhau đ đt đc mc tiêu đ ra, hu ht các h thng thông tin k
toán bao gm các h thng nh. H thng thông tin k toán có th s dng công
ngh thông tin có th đn gin hoc phc tp, công ngh là công c đn gin đ to
lp, duy trì và ci tin h thng. H thng thông tin k toán tác đng mnh đn
chin lc và vn hóa kinh doanh ca doanh nghip.
Trong cu trúc h thng thông tin k toán, quá trình vn hành đ cung cp thông tin
thông thng đc thc hin theo các bc sau:
 Thu thp d liu ca các nghip v, s kin ca quá trình sn xut kinh
doanh qua chng t và các đi tng mang d liu.
 Ghi nhn, sp xp các nghip v theo trình t thi gian gi là ghi nht ký
 Phân tích các nghip v theo ni dung cn theo tp hp và theo dõi nh tp
hp theo các đi tng k toán, các đi tng k toán theo dõi chi tit gi là
chuyn s.

Hình 1.4 : Quy trình x lý ca h thng thông tin k toán
Các đi tng
k toán
Ni dung nghip v
phát sinh
Các đi tng
k
toán
Ghi nhn sp
xp theo thi
gian
Ghi nhn sp
xp theo ni
dung qun lý
Thông tin k toán
(s sách, các báo

8

Lp và trình bày thông tin trên các báo cáo vi ni dung đã đc tp hp, theo dõi.
Nh vy, k toán di gc đ mt h thng thông tin phi là tp hp rt nhiu thành
phn có liên quan vi nhau ( con ngi, phng tin, công ngh, quy trình….) tham
gia vào quy trình vn hành ca h thng thông tin k toán đ có đc thông tin đáp
ng yêu cu ca ngi s dng.
i tng ca h thng thông tin k toán:

 cung cp các thông tin theo yêu cu phc v cho vic qun tr ca các cp
qun lý cng nh các đi tng hu quan bên ngoài doanh nghip, h thng thông
tin k toán s thu thp d liu t các quá tnh sn xut kinh doanh ca doanh nhip.
D liu thu thp chính là ni dung ca các hot đng, nghip v phát sinh trong quá
trình trên. Tùy theo ni dung ca thông tin yêu cu mà s có các ni dung cn phn
ánh cho tng hot đng tng ng.
Nhim v ca h thng thông tin k toán là phi xác đnh nhng hot đng
nào h thng k toán cn phn ánh và ni dung nào mô t cho các hot đng đó
đc ghi nhn vào làm d liu cho h thng k toán.  làm đc điu này, k toán
cn am hiu quá trình sn xut kinh doanh ca doanh nghip, nhn bit tng tn
ni dung, mc đích, chc nng các hot đng din ra trong quá trình đó. Do đó, đi
tng ca h thng thông tin k toán chính là các hot đng phát sinh trong quá
trình kinh doanh sn xut ca doanh nghip.







9

Hình 1.5: Các chu trình k toán
Mi doanh nghip khác nhau có th có quá trình sn xut kinh doanh đc thù cho
doanh nghip ca mình.  gc đ tip cn tng quát, chúng ta có th chia quá trình
này theo các ni dung kinh t liên quan. Trong mi quá trình đc phân chia, liên
quan đn mt ni dung phân loi s là tp hp các hot đng, nghip v din ra theo
mt trình t và lp li. Các quá trình đc phân chia đó gi là các chu trình kinh
doanh hay còn gi là các chu trình k toán.
Chu trình kinh doanh ( chu trình k toán) là tp hp mt chui các hot đng din ra
theo trình t đc lp li liên quan đn cùng mt nm chu trình kinh doanh ch yu
sau:
a) Chu trình doanh thu: là tp hp các hot đng liên quan đn ni dung bán
hàng, cung cp dch v và thu tin t khách hàng. Chu trình này bao gm bn hot
đng: đt đn hàng, lên hàng, xut hóa đn và thu tin

Ghi s -
lp báo

Chu trình SX- yu t
SX->SP hoàn thành
Sn phm
Chu trình doanh thu

bán hàng -> thu tin
Chu trình CP
Mua hàng – thanh
toán
Nguyên vt liu
Chu trìnhtài chính
Thu tin -> chi tin

Tin
Tin
Chu trình nhn s
Tuyn dng – tr lng

Tin
10

• i vi giai đon đt hàng: gm nhn đn hàng, kim tra, chp nhn bán
chu và kim tra lng hàng tn trong kho.
Ri ro đi vi hot đng đt hàng: đn hàng không chính xác, đn hàng không hp
l, lng hàng tn kho d tha, mt khách hàng.
Phn hi khách hàng
Hàng tn
2.0
lên
1.0 đn
hàng
Khách hàng
3.0 xut
hóa đn
n hàng
Doanh thu
S cái và h thng báo cáo
Phiu lên
hàng
Chu trình
sn xut
Chu trình
chi phí
n hàng
Vn chuyn

Khách
hàng
Yêu cu
Hóa đn
4.0 thu
tin
Thanh toán
y nhim chi
Khách hàng
11

Các bin pháp kim soát:
D liu nhp vào phi đc kim tra, kim soát.
Hn ch quyn truy cp vào d liu.
Xây dng hn mc tín dng.
y quyn c th cho vic phê duyt bán chu đi vi khách hàng mi hoc bán chu
vt qua hn mc tín dng.
Xây dng h thng kim soát hàng tn kho.
D báo bán hàng.
• i vi hot đng lên hàng: gm đóng gói và lên hàng.
Ri ro: lên sai hàng hóa, hàng hóa b mt, giao hàng sai thông tin ca khách hàng.
Các bin pháp kim soát:
Hn ch truy cp công c liên quan đn hàng tn kho.
Kim kho đnh k đ đm bo lng hàng tn kho đúng.
i chiu phiu lên hàng vi đn đt hàng.
• Hot đng xut hóa đn: xut hóa đn và cp nht công n.
Ri ro: xut hóa đn sai, nhp sai khon phi thu, ghi chú hn mc tín dng sai.
Các bin pháp kim soát:
Tách bit chc nng xut hóa đn và lên hàng.
Hn ch quyn truy cp vào d liu đn giá.

i chiu chng t vn chuyn vi hóa đn.
• Hot đng thu tin:
Ri ro: không thu đc tin, dòng tin b nh hng.
Các bin pháp kim soát:
12

Tách bit chc nng ghi nhn công n vi thu tin.
i chiu tài khon ngân hàng và khon phi thu.
Gi th đi chiu n đnh k vi khách hàng.
b) Chu trình chi phí: là tp hp các hot đng liên quan đn ni dung mua hàng hóa,
nguyên vt liu, dch v và thanh toán tin cho nhà cung cp bao gm: đt hàng,
nhn hàng, nhn hóa đn và thanh toán cho nhà cung cp.

n hàng
n đt hàng
Nhà cung cp
hàng tn kho
hàng hóa
Tài khon phi tr
S cái
1.0 đt
hàng
Nhà cung cp
Chu trình doanh thu
2.0 nhn
hàng
3.0 chp
nhn hóa
đn
4.0 thanh
toán
Hóa đn
13

Ri ro:
n hàng không cn thit hoc nhiu hn yêu cu.
Hàng tn kho quá nhiu.
Sai phm trong kim kho.
Cht lng hàng hóa kém hoc đt hn so vi giá th trng.
Lp hóa đn khng.
Thanh toán hai ln cho nhà cung cp, thanh toán sai nhà cung cp.
Các bin pháp kim soát:
Kim tra khi có yêu cu đt hàng và khi thanh toán cho nhà cung cp.

Rà soát đnh k và phân tích lng hàng tn kho.
Kim soát mt khu truy cp nghip v thanh toán cho nhà cung cp.
Kim tra ngu nhiên tài khon phi tr và thông tin lng hàng tn kho
Giám sát truy cp d liu.
c) Chu trình sn xut: là tp hp các hot đng liên quan đn quá trình chuyn hóa
nguyên vt liu, sc lao đng thành các sn phm hoàn thành. Chu trình này ch có
trong các doanh nghip sn xut.
d) Chu trình nhn s: là tp hp các hot đng liên quan đn quá trình tuyn dng, s
dng và tr lng cho ngi lao đng.
e) Chu trình tài chính: là tp hp các hot đng liên quan đn quá trình huy đng các
ngun tin đu t vào doanh nghip và qun lý các dòng tin chi ra cho các ch n
và nhà đu t vào doanh nghip.
Nm chu trình kinh doanh này không tn ti đc lp mà có nh hng qua li ln
nhau theo mi quan h cho-nhn các thông tin và ngun lc. Tt c các d liu phn
ánh ni dung ca các hot đng din ra các chu trình kinh doanh s đc chuyn
14

đn h thng ghi s - lp báo cáo đ cung cp thông tin cho các đi tng s dng
trong và ngoài doanh nghip.
Chc nng ca h thng thông tin k toán:

Vai trò cung cp thông tin, h tr vic điu hành qun lý và hot đng ca doanh
nghip th hin trong nm chc nng sau:
Cung cp các báo cáo cho các đi tng s dng bên ngoài doanh nghip: ây là
báo cáo tài chính, báo cáo thu phc v cho các c đng, ch n, c quan qun lý
nhà nc. Các báo cáo này đc lp và trình bày theo nhng quy đnh và khuôn
mu sn có và thng nht cho tt c các loi hình doanh nghip (báo cáo có cu
trúc). Vi đc đim nh vy, chc nng này hu nh đu đc áp dng  tt c các
h thng thông tin k toán, đc bit là trong điu kin có s h tr ca máy tính và
công ngh thông tin.

H tr thc hin và qun lý các hot đng phát sinh hàng ngày: h thng thông tin
k toán thông qua vic thu thp d liu ca các hot đng trong nm chu trình kinh
doanh, s cung cp các thông tin hu ích đánh giá quá trình thc hin các hot đng
din ra. Các thông tin đc tp hp đy đ, chính xác, kp thi s to điu kin cho
các quá trình ra quyt đnh có cu trúc trong vic qun lý các hot đng nh quyt
đnh bán chu, đt thêm hàng, chit khu, gim giá hàng bán… Cùng vi vic ng
dng mnh m công ngh thông tin trong hot đng k toán, chc nng này hu nh
có th thc hin đc đi vi hu ht các h thng thông tin k toán.
H tr ra quyt đnh qun tr: thông tin cn thit cung cp cho ra quyt đnh qun tr
doanh nghip rt đa dng, tùy theo nhu cu ca ngi s dng thông tin. Các thông
tin này thng không có nhng tiêu chun hay nhng báo cáo c th, do đó đòi hi
h thng thông tin k toán phi có nhng phn ng linh hot nhm đáp ng kp thi
và đy đ các yêu cu thông tin khác nhau t các cp qun lý. ây là yêu cu mà
không phi h thng thông tin k toán nào cng có th đáp ng. Tuy nhiên, nu thc
hin đc chc nng này, vai trò k toán s đc nâng lên trong quá trình qun tr
doanh nhip, bi thông tin đc to ra t h thng k toán s là nhng tài sn vô
15

hình to nên li th cnh tranh ca doanh nghip đi vi các doanh nghip khác (
mà h thng thông tin  đó không đáp ng đc)
Hoch đnh và kim soát: thông tin đc cung cp t h thng thông tin k toán
cng rt cn cho quá trình hoch đnh chin lc và kim soát thc hin mc tiêu.
Thông qua nhng d liu thu thp đc theo thi gian t tt c hot đng ca doanh
nghip, nhng d liu d toán, h thng k toán s tin hành làm các phép so sánh
tình hình hot đng ca doanh nghip trong khong thi gian dài, t đó phân tích và
đa ra nhng d báo, xu hng và các chin lc phát trin trung và dài hn. Thông
tin cn cho quá trình qun lý này rt phong phú, mang tính tng hp và khái quát
cao, đòi hi h thng k toán thu thp và lu tr rt nhiu d liu theo thi gian và
không gian, nhng d liu tài chính và phi tài chính. ây là đòi hi rt cao đi vi
h thng k toán và ch có th thc hin đc khi h thng k toán hp nht vi các

h thng con khác trong h thng thông tin qun lý, trên nn tng ng dng công
ngh thông tin mnh m.
Thit lp h thng kim soát ni b: kim soát ni b bao gm các chính sách, th
tc đc thit lp đ phòng nga, ngn chn và phát hin các ri ro có th xy ra
trong quá trình hot đng ca doanh nghip, trong đó có ri ro liên quan đn thông
tin cung cp. Thông qua vic thit lp h thng thông tin k toán các chính sách, th
tc kim soát s đc “ nhúng vào” h thng k toán. Hn na, chính h thng
thông tin k
toán s là kênh thông tin và truyn thông quan trng đ góp phn to
nên h thng kim soát ni b hu hiu và hiu qu trong doanh nghip.
Phân loi h thng thông tin k toán:

Phân loi theo đc đim ca thông tin cung cp:

H thng thông tin k toán tài chính: cung cp các thông tin tài chính ch yu cho
đi tng bên ngoài. Nhng thông tin này phi tuân th các quy đnh, ch đ, các
nguyên tc, chun mc k toán hin hành
16

H thng thông tin k toán qun tr: cung cp các thông tin nhm mc đích qun
tr trong ni b doanh nghip đ d báo các s kin s xy ra và d đoán các nh
hng v tài chính kinh t ca chúng đi vi t chc.
Phân loi theo phng thc x lý:

H thng thông tin k toán th công: tt c các quá trình thu thp, lu tr, x lý,
thit lp các báo cáo đu đc thc hin th công, ghi chép bng tay.
H thng thông tin bán th công: có s ng dng và h tr nht đnh ca máy tính
và công ngh thông tin trong quá trình vn hành ca h thng k toán.
H thng k toán da trên nn máy tính: các quá trình thc hin vn hành ca h
thng k toán phn ln đc thc hin trên nn máy tính t vic thu thp, ghi nhn,

x lý cung cp thông tin.
1.2.2 Các b phn cu thành h thng thông tin k toán
1.2.2.1 H thng thông tin đu vào:
D liu đu vào: bao gm các ni dung cn thit thu thp và các phng thc thu
thp d liu cho h thng thông tin.







Hình 1.6 Các thành phn ca h thng thông tin k toán
X lý
X lý
Thông tin đ
u ra
Lu tr
D liu đu vào
17

1.2.2.2 H thng x lý thông tin:
Thành phn x lý: các quá trình, b phn thc hin hot đng x lý các ni dung d
liu đu vào đã thu thp nh phân tích, tng hp, tính toán, ghi chép, xác nhn… đ
làm bin đi tính cht, ni dung ca d liu, to ra các thông tin theo yêu cu s
dng.
Thành phn lu tr: lu tr các ni dung d liu đu vào hoc thông tin to ra ca
các quá trình x lý đ phc v cho nhng quá trình x lý và cung cp thông tin v
sau.
1.2.2.3 H thng thông tin đu ra:

Thông tin đu ra: ni dung ca thông tin và phng thc cung cp thông tin đc ra
t h thng cho các đi tng s dng.
Kim soát: kim soát các quá trình thu thp, lu tr, x lý nhm cung cp thông tin
theo tiêu chun, mc tiêu ca h thng đt ra đng thi phn hi nhng sai sót, hn
ch ca các thành phn ca h thng thông tin đ khc phc, sa cha.
Thông tin ch đc to ra t quá trình x lý d liu khi có s tham gia ca các thành
phn ca h thng thông tin c th và mang ý ngha nht đnh đi vi đi tng s
dng thông tin đó. Trong nhiu trng hp các thông tin to ra t h thng này s là
d liu cho mt h thng thông tin khác. Do đó, cn phi nhn bit và phân bit s
khác nhau gia d liu và thông tin, đng thi ch xem xét chúng trong phm vi ca
mt h thng thông tin c th.
Quá trình x lý ca h thng thông tin có th đc thc hin bi các phng pháp
x lý khác nhau. ó có th là quá trình ghi chép, x lý th công bng tay thông
thng hay đc h tr và thc hin bi h thng x lý máy tính hoc cng có th
kt hp gia th công và máy tính. Do đó mt h thng thông tin không nht thit
phi là h thng x lý bng máy.
18

1.2.3 Mi quan h h thng thông tin k toán và h thng kim soát ni b
H thng kim soát ni b bao gm các chính sách và các th tc thc hin chính
sách đc thit lp bi các cp lãnh đo và đc đoàn th doanh nghip tuân th
nhm cung cp mt s đm bo hp lý đ đt ba mc tiêu: báo cáo tài chính đáng
tin cy, các lut l và quy đnh hin có đc tuân th, các hot đng kim soát là
hu hiu và hiu qu.
Theo COSO 1992:
H thng kim soát ni b thc cht là các hot đng, bin pháp, k hoch, quan
đim, ni quy, chính sách và n lc ca mi thành viên trong t chc đ đm bo
cho t chc đó hot đng hiu qu và đt đc nhng mc tiêu đ ra mt cách hp
lý.
Có 3 mc tiêu chính đc xác đnh rõ ràng:

Bo v tài sn ca t chc
m bo thông tin k toán chính xác và tin cy
Thúc đy hiu qu hot đng kinh doanh
Các thành phn ca h thng kim soát gm:
 Môi trng kim soát: là tt c nhng nhn t mang tính môi trng, có nh
hng đn quá trình thit k s vn hành và tính hu hiu ca kim soát ni b.
 ánh giá ri ro: các ri ro có th xy ra do rt nhiu nguyên nhn đn t c
bên trong ln bên ngoài có th ch quan hoc khách quan, nhà qun lý phi quyt
đnh ri ro nào có th chp nhn và phi làm gì đ qun lý ri ro.
 Các hot đng kim soát: là nhng chính sách và th tc giúp cho vic thc
hin các ch đo ca ngi qun lý. Các chính sách, th tc này giúp thc thi
nhng hành đng đ qun lý các ri ro có th phát sinh trong quá trình thc hin
các mc tiêu.
19

 Thông tin và truyn thông: là điu kin không th thiu cho vic thit lp,
duy trì và nâng cao nng lc kim soát trong đn v thông qua vic hình thành các
báo cáo đ cung cp thông tin v hot đng tài chính và s tuân th.
 Giám sát: đây lá quá trình đánh giá cht lng kim soát ni b mt cách
liên tc giúp cho vic kim soát duy trì đc tính hu hiu qua các giai đon khác
nhau.
H thng thông tin k toán và h thng kim soát ni b ti doanh nghip có mi
quan h mt thit vi nhau, h tr nhau. Mc tiêu ca h thng kim soát ni b là
đm bo thông tin k toán cung cp đc chính xác trung thc đy đ đây cng là
mc tiêu ca h thng thông tin k toán.
Các hot đng kim soát giúp cho quá trình luân chuyn chng t, ghi nhn, x lý
thông tin và tng hp thông tin đc kim tra, kim soát cht ch, qun lý đc ri
ro.
H thng thông tin k toán cng có vai trò h tr đi vi h thng kim soát ni b,
quá trình tin hc hóa các chng t, s sách k toán làm cho b máy k toán đc

đn gin hóa, gim bt thi gian kim tra kim soát và hn ch vic sai sót trong
quá trình ghi chép chng t, s sách.

1.3 iu kin thc hin và c ch vn hành h thng thông tin k toán
1.3.1 iu kin thc hin
Phn cng: bao gm các b phn đin t, các bo mch, các ngoi vi và các thit b
khác to nên h thng k toán.
Phn cng đc s dng trong h thng thông tin k toán trên nn máy vi tính cn
đáp ng các yêu cu sau:
Phn cng phi chy đc trên phn mm d đnh s dng
Tc đ x lý ca CPU và dung lng phù hp vi nhu cu mong mun
Dung lng ca thi b lu tr th cp cn đáp ng nhu cu s dng
20

H thng cn đáp ng nhu cu truyn đt thông tin
Nên lc chn phn cng vi công ngh mi nht.
Phn cng phi luôn sn sàng đ s dng
H thng phi tng thích vi phn mm và các thit b ngoi vi khác.
H thng cn đc bo hành và bo đm bi nhà cung cp.
Phn mm: là chng trình h thng tin ích hay ng dng đc din đt theo ngôn
ng mà máy tính có th đc đc.
Phn mm s dng trong h thng thông tin k toán trên nn máy tính cn đáp ng
các yêu cu sau:
Phn mm s dng trong h thng thông tin k toán cn đáp ng v điu kin và
tiêu chun phn mm k toán đc quy đnh trong thông t 103/2005/TT-BTC
Gói phn mm phi phù hp vi đc đim k thut yêu cu.
Nhng s thay đi chng trình cn phù hp vi nhu cu ca đn v.
Phn mm cng cn đáp ng nhu cu kim soát.
Tc đ, tình chính xác và đ tin cy ca phn mm cn đc đáp ng.
Ngi s dng tha mãn đi vi phn mm.

Gói phn mm phi có tài liu hng dn tt.
Phn mm cn tng thích vi phn mm hin ti.
Mc đ thân thin cao vi ngi s dng.
Trc khi đa vào s dng phn mm cn đc kim tra v mc đ hot đng.
Phn mm phi đ
c bo hành bi nhà cung cp
Yêu cu v tính linh hot ca phàn mm cn đc đáp ng
Yêu cu truy cp trc tuyn cng có th cn đáp ng tùy theo yêu cu.
Nhà cung cp phn mm phi đáp ng yêu cu cp nht liên tc.