Tiểu luận kế toán kiểm toán kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương

MỤC LỤC
Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
5
1.2 Chức năng và nhiệm vụ.
6
1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:
7
1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng
8
Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
13
2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng
13
2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
14
2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
17
2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình
22
Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH TIỀN LƢƠNG
34
3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng:
34
3.2 Rủi ro quy trình chấm công:
35
3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng:
37
3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng:
37

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kết luận
39


DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ
Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công
Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng
Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina
Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công
Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ
Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng
Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng
Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên
Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự
Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng
Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm công
Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ
hạch toán lƣơng

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2


Hình 2  



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B



 
Lời mở đầu
 
Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là
mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lƣơng luôn đƣợc
xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trò nhƣ một phần
thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân,
nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ
rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ
xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp
để tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu
hỏi trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng
trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh
nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là
đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về

vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua
đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị.
Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
- Tên công ty : CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
- Địa chỉ : Khu Chế Xuất Linh Trung, Phƣờng Linh Trung,
Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 3



  

Hình 1.1 

 !"
 
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
- Ngày thành lập : 30/10/1997
- Mã số thuế : 0301484202
- Vốn điều lệ : 50 tỷ đồng
- Số tài khoản : 47110000015335 (NH Techcombank CN Sài Gòn)
- Số điện thoại : 08 38975952
- Fax : 08 38975955
 Lịch sử hình thành.
- Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina đƣợc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Việt Nam
cấp giấy phép hoạt động.
- Tháng 1/1998 Công Ty TNHH Yujin Vina đƣợc khởi công xây dựng tại khu chế xuất
Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m

2
, với số vốn đầu tƣ ban đầu là 162
tỷ đồng tƣơng đƣơng với 9,6 triệu USD. Công suất 43,400,000 sản phẩm/ 1 năm.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 4


Hình 2  



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

 Quá trình phát triển.
- Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xƣởng sản xuất
chính. Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên đƣợc xuất xƣởng
trong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên
của công ty.
- Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tƣ thêm một
phân xƣởng mới với diện tích là 5430 m
2
và công xuất 21,600,000 sản phẩm/ 1 năm.
Nâng tổng mức vốn đầu tƣ lên 16,6 triệu USD.
- Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lƣợng lao động tƣơng đối lớn:
khoảng 1000 công nhân viên.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ.
 Chức năng của công ty:
Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng cho
thị trƣờng các sản phẩm nhƣ muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chất
lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu.
 Nhiệm vụ của công ty:

Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Đảm bảo kinh doanh có
hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lƣợng tốt nhất. Đảm bảo
quyền lợi của ngƣời lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trƣờng kinh
doanh trong và ngoài nƣớc nhằm tăng cƣờng vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổ
đông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 5

1.3.

Sơ

đồ
t
ổ
ch
ứ
c b
ộ
máy c
ủ
a công ty:







Sơ đồ
1.1

 #$%&

'
 (

)*
+, 
 /

01
2
01
 3#
4

5 03
678

0 1
9::
01

;
 
01
 

&
 013<
4


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Ban Giám đốc : Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trƣớc hội đồng quản trị. Xây dựng chiến lƣợc
và triển khai thực hiện chiến lƣợc sau khi đƣợc hội đồng quản trị phê duyệt.
- Phòng Nhân sự . Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát
triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lƣợc phát triển và kế hoạch sản xuất của
công ty.
Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lƣơng, phân bổ và quyết toán quỹ
tiền lƣơng. Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hƣu trí và các chế độ
chính sách khác cho ngƣời lao động trong .Quản lý công tác thi đua khen thƣởng, kỷ
luật cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, ngƣời lao
động theo quy định hiện hành.
- Phòng Kế toán : Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty. Tổ
chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ.
Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công
ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 6


Hình 2  



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

- Phòng Kinh doanh : Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế.
Nghiên cứu, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lƣợc kinh doanh.
Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa.

- Phòng Quản lý chất lƣợng : Kiểm soát, quản lý chất lƣợng sản trong quá
trình
sản xuất. Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lƣợng sản phẩm.
- Phòng Xuất nhập khẩu : Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công
ty. Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất
làm lệnh sản xuất. Khai thác trong nƣớc hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ quá
trình sản xuất.
- Kho, phân xƣởng : Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…)
đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng sản phẩm theo kế hoạch đề ra. Bào quản, phân phối
sản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng.
Nhận thành phẩm từ xƣởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng
hóa.
1.4. Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng
1.4.1. Cơ cấu phòng Kế toán:
- Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6 thành
viên cụ thể nhƣ sau:
Sơ đồ1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 7



;=78

;>
?@

;

;
A

B
C
D9E

F 
&
01A
;
 G

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên.
- Kế toán trƣởng:
Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về
việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán,
thủ kho, thủ quỹ;
Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài
liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
trong đơn vị.
- Kế toán tổng hợp :
Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán
trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán
Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí
khấu hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối
tháng.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 8



Hình 2  



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động
kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà
quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ.
- Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ.
Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã đƣợc ký duyệt và báo cáo quỹ hàng
ngày và kiểm kê quỹ hàng tuần


- Kế toán thanh toán:
Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lƣơng, các khoản
trích theo lƣơng, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lƣơng cho nhân viên
công ty bằng chuyển khoản ngân hàng.
Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tƣợng, thời gian quy định và
hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
- Kế toán kho:
Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tƣợng kế toán.
Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng.
Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng.
- Kế toán bán hàng:
Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi công nợ
phải thu theo từng đối tƣợng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ.

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9








=78
@1

H )7$

I<

;

%'


J
K
L

CM

F 
&
013<

4
G
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải thu
hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng.
1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự
Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên
- Trƣởng phòng
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lƣợc
của công ty.Tƣơng tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong
vấn đề nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành
của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánhNhân sự.
- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo
Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút ngƣời tài cho công ty đồng thời lập kế
hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty. Xây dựng chính
sách thăng tiến và luân chuyển nhân sự trong công ty. Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản
lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo và phát triển nhân
viên.Phối hợp với các phòng ban khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa chọn hƣớng phát
triển đào tạo theo yêu cầu của công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ chức hƣớng dẫn các
nhân viên mới hội nhập với công việc. Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên
các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 10


Hình 2  



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

- - Nhân sự Chính sách – chế độ
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ
cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Xây dựng hệ thống các quy chế,
quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho công ty và, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao
động. Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích ngƣời lao
động làm việc và giải quyết những thắc mắc của nhân viên trong hợp đồng lao động hay
trong chính sách của công ty.
- Nhân sự tiền lƣơng
Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến hành lập bảng thanh
toán lƣơng và phiếu lƣơng nhân viên để tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho từng
lao động. Tiến hành cập nhật số lƣợng lao động để tạo tài khoản Ngân hàng cho từng lao
động.

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 11

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH
YUJIN VINA
2.1. Khái quát về chu trình tiền lƣơng
a. Khái niệm về tiền lƣơng
Có nhiều cách hiểu về tiền lƣơng, xét trên góc độ ngƣời lao động thì tiền lƣơng có thể
là thu nhập của ngƣời lao động. Xét trên góc độ ngƣời sử dụng lao động thì tiền lƣơng là
chi phí của ngƣời sử dụng lao động. Xét trên góc độ thị trƣờng, tiền lƣơng là giá cả hàng
hoá sức lao dộng. Trong quy trình tiền lƣơng, tiền lƣơng sẽ đƣợc hiểu là các khoản thu
nhập mang tính thƣờng xuyên mà nhân viên của công ty đƣợc hƣởng từ công ty.
Tiền lƣơng là yếu tố quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trong công
ty. Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lƣơng nhƣ sau: kích thích lao
động, giám sát lao động, điều hoà lao động.
b. Các chức năng cơ bản, mục tiêu của chu trình tiền lƣơng Định

nghĩa chu trình tiền lƣơng
Quy trình tiền lƣơng đƣợc ghi nhận từ thời gian làm việc của ngƣời lao động khi quét
thẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi việc thanh toán lƣơng đƣợc thực hiện
và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán.
Các chức năng cơ bản
- Xác định mức lƣơng
- Chấm công
- Tính lƣơng
- Trả lƣơng
- Ghi nhận và báo cáo
Mục tiêu của quy trình
- Mục tiêu chức năng xác định mức lƣơng: Xác định mức lƣơng phù hợp với quy định
của pháp luật, chính sách của công ty và phù hợp với năng lực, chức vụ cho từng nhân
viên.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 12


Hình 2  



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

-
Mục tiêu chức năng chấm công: Chấm đúng, chấm đủ
- Mục tiêu chức năng tính lƣơng: Tiền lƣơng của từng nhân viên đƣợc tính toán một
cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
 Nhân sự của công ty luôn đƣợc cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
 Sức lao động của từng nhân viên luôn đƣợc đánh giá theo quy định về chấm công của
công ty.

 Tiền lƣơng công ty đƣợc tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm
công.
- Mục tiêu chức năng thanh toán lƣơng: Tiền lƣơng của nhân viên toàn công ty luôn
đƣợc chi trả đầy đủ, chính xác từng ngƣời, chính xác số lƣợng và kịp thời.
- Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo: Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp
thời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.
2.2.Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
a. Chính sách tính lƣơng
 Lực lƣợng lao động bao gồm: nhân viên văn phòng, công nhân phân xƣởng
 Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài sau thời
gian thử việc là 2 tháng. Trong thời gian thử việc công nhân viên đƣợc trả 75% lƣơng
chính thức.
 Theo quy định của công ty, thời gian làm việc hàng ngày là 8 tiếng, cụ thể nhƣ sau:
- Buổi sáng bắt đầu từ 7h30 đến 11h30
- Buổi chiều bắt đầu từ 12h30 đến 16h30
 Công nhân làm việc quá 16h30 đƣợc tính vào thời gian tăng ca. Thời gian tăng ca chỉ
đƣợc tính khi có sự yêu cầu làm thêm của tổ trƣởng (trƣởng phong) và yêu cầu tính
thêm giờ cần có sự phê duyệt của trƣởng phòng.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 13


 
N


=BOP

7Q OPRCS
 R
T


D
 
O B
U
 V B
U


W
 
'
C
V B
U
 BXYZ
U

FX B
U
[XC
)7$G


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
- Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra cổng, có
xác nhận của tổ trƣởng (trƣởng phòng), công nhân ra cổng chuyển giấy ra cổng cho
bảo vệ.
- Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo trƣớc 3
ngày trừ trƣờng hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ phép, trong

giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trƣởng đánh giá tính chuyên cần
và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lƣơng.
 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:
Bảng2.1: Chính sách chuyên cần
 Trƣởng của mỗi bộ phận sẽ là ngƣời phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ trên
bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng hợp bảng chấm công để hoàn
thành bảng thanh toán tiền lƣơng trình cho Kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.
 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng đƣợc trả lƣơng 1 lần trong một tháng
(vào ngày 05 của mỗi tháng).
 Công ty trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập khác
theo lƣơng đƣợc quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính sách nội bộ
của công ty.
$<8\)]$
 Công thức tính lƣơng:
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 14



          
G
 
 
  


0G^
L

_
@

`
 A



=
a

)]$


Hình 2  



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

 Trên tổng số lƣơng trả cho ngƣời lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo hiểm
y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ ngƣời lao động.
 Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp,
2% kinh phí công đoàn trên mức lƣơng cơ bản.
 Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của ngƣời lao động ở văn phòng và
nhà máy (bảng chấm công do tổ trƣởng và các bộ phận có liên quan ghi nhận).
 Lƣơng của ngƣời lao động đƣợc theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc trên
bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ.
 Các trƣờng hợp sau sẽ không đƣợc tính lƣơng
- Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc ngƣợc lại).
- Trƣờng hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan, nếu không sẽ
không đƣợc tính vào thời gian làm việc chính thức.
- Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trƣờng hợp đặc biệt có phê

duyệt của cấp trên. Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá nhân là 3 –
5 phút/lần. Giờ ra và vào ăn trƣa 1 tiếng/ngƣời/ngày.
 Nhân sự tiền lƣơng tính tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và thuế thu nhập cá
nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lƣơng của công ty.
 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu cầu
thanh toán lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên.

3. Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
Chu trình tiền lƣơng tại công ty gồm 3 hoạt động cơ bản:
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 15

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
- Chấm công
- Tính lƣơng
- Thanh toán lƣơng và ghi nhận, báo cáo
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 16

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Hàng ngày, ngƣời lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trƣởng các bộ phận ghi
nhận giờ lao động, ăn trƣa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo
dõi những thông tin bất thƣờng trong tổ của mình nhƣ công nhân nghỉ trong ngày, công
nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trƣởng gửi bảng chấm công có
xác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau nhận lại để theo dõi.
Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lƣơng có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao
động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm, công
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 17

 


+


_


b
@)
T
RC
)
b
@




+

 
)7$


b
@
c
+


2d

K
T

+


)7$

2d
K
T

+


)7$


'
 @
b


>

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

chuyên cần…). Sau khi tổng hợp, đối chiếu với dữ liệu từ máy quét thẻ, bảng chấm công
đƣợc in ra giao cho trƣởng các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, kế toán, kho,…) xác nhận.
b. Quy trình tính lƣơng

Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
BP NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG KẾ TOÁN
TRƢỞNG
GIÁM ĐỐC

Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công đã đƣợc xác nhận từ trƣởng các bộ phận, nhân
viên nhân sự tiền lƣơng căn cứ trên bảng chấm công, danh sách thay đổi bậc lƣơng công
nhân của các tổ, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ trong tháng, danh sách
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 18

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

công nhân nghỉ việc để tính lƣơng, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá
nhân.
Việc tính lƣơng đƣợc thực hiện trên phần mềm excel. Sau đó in ra phiếu lƣơng
phát cho toàn thể nhân viên để ký xác nhận, khiếu nại nếu có sai sót trƣớc khi lập bảng
thanh toán lƣơng. Bảng thanh toán lƣơng đƣợc lập thành 2 liên gửi cho Kế toán trƣởng
và Giám đốc ký duyệt. Sau đó một liên đƣợc gửi cho kế toán tổng hợp, liên còn lại gửi
cho kế toán thanh toán.
Sau khi nhận đƣợc b ng thanh toán lƣơng từ phòng nhân sự tiền lƣơng. Kế
toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi (2 liên) để đề nghị thanh toán lƣơng kèm với
Bảng thanh toán lƣơng đã đƣợc ký duyệt trƣớc đó. Bộ chứng từ đƣợc đƣa cho
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 19


+03<
4
 c
H )7$


+


)7$

<
>

+


)7$

#
>
 A
;


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Ban giám đốc ký duyệt. Sau đó kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ qua ngân hàng
để tiến hành thanh toán. Sau khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới kế
toán thanh toán . Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng


Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đã đƣợc ký duyệt
tiến hành lập bút toán và định khoản chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng
vào số cái trong kỳ. Nhận đƣợc GBN kế toán thanh toán để tiến hành hạch toán
số lƣơng thực tế chi trả trong kỳ.

Định kỳ, Kế toán tổng hợp so sánh giữa Quỹ lƣơng kế hoạch với chi phí
lƣơng thực tế, nếu có chênh lệch lớn phải báo lại cho Kế toán trƣởng để có biện
pháp xử lý kịp thời.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 20

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

5. Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình
a. Bảng chấm công: Do tổ trƣởng, trƣởng phòng lập (2 liên)
Phƣơng pháp ghi nhận: Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng
chấm công hàng tháng.
Tên cột Nội dung
Cột A, B Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Cột C Ghi ngạch bậc lƣơng hoặc cấp bậc chức vụ của từng ngƣời.
Cột 1->31
Ghi t ổng số công hƣởng lƣơng thời gian của từng ngƣời trong tháng.

Cột 32
Ghi tổng số công hƣởng lƣơng thời gian của từng ngƣời trong tháng.

Cột 33
Ghi t ổng số công nghỉ việc và ngừng việc hƣởng 100% lƣơng của từng
ngƣời trong tháng.
Cột 34
Ghi t ổng số công nghỉ việc và ngừng việc hƣởng các loại % lƣơng của từng
ngƣời trong tháng.
Cột 35
Ghi t ổng số công nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội của từng ngƣời trong tháng.

Bảng chấm công gồm 3 chữ ký:
• Ngƣời chấm công : Ký để xác nhận việc chấm công
• Phụ trách bộ phận: Ký để kiểm tra việc chấm công là đúng, đủ theo quy định
 Ngƣời duyệt: Phê duyệt việc chấm công
Số liên: 2 liên
• Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
• Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh
toán tiền lƣơng.

.1: ng chấm công
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 21

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Đơn vi:………
Bộ phận:……….
BẢNG CHẤM CÔNG
(Ký, họ tên)


(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)
- Lƣơng sản phẩm: SP - Nghỉ phép: P
- Lƣơng thời gian: + - Hội nghị, học tập: H
- Ốm, điều dƣỡng: Ô - Nghỉ bù: NB
- Con ốm: Cô - Nghỉ không lƣơng: KL
- Thai sản: TS Ngừng việc: N
- Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LĐ

b. Bảng chấm công làm thêm giờ: Do bộ tổ trƣởng hay trƣởng phòng lập
Phƣơng pháp ghi nhận
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 22

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm ) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc
theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Tên cột Nội dung
Cột A, B Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Cột 1->31
Ghi s ố giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ đến giờ ) từ ngày 01 đến ngày
cuối cùng của tháng.
Cột 32 Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thƣờng trong tháng
Cột 33 Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật
Cột 34 Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết
Cột 35
Ghi t ổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)
không thuộc ca làm việc của ngƣời lao động.

Gồm 3 chữ ký:
• Đại diện của bộ phận có ngƣời làm thêm: xác nhận việc làm thêm giờ của
nhân viên.
• Ngƣời chấm công: xác nhận việc chấm công làm thêm giờ.  Ngƣời duyệt:
phê duyệt việc chấm công làm thêm giờ.
Số liên: 2 liên
• Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
• Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh
toán tiền làm thêm giờ.

.2: ng chấm công thêm giờ
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 23

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Đơn vi:………
Địa chỉ:……….
Số…………
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật ( từ giờ….đến giờ….)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết ( từ giờ….đến giờ….)
Đ: Làm thêmbuổi đêm
Xác nhận của bộ phận Ngƣời chấm công Ký duyệt (ký, họ tên)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày…tháng…năm…


Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 24

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

c.Bảng thanh toán tiền lƣơng: Do nhân viên nhân sự tiền lƣơng lập
Phƣơng pháp ghi nhận:
Tên cột Nội dung
Cột A, B
Ghi số thứ tự, họ tên của ngƣời lao động đƣợc hƣởng
lƣơng.
Cột C Ngƣời lao động ký nhận khi nhận lƣơng kỳ II

Cột 1,2 Ghi bậc lƣơng, hệ số lƣơng của ngƣời lao động
Cột 3,4 Ghi số công và số tiền tính theo lƣơng thời gian.
Cột 5,6
Ghi s ố công và số tiền tính theo lƣơng thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc
hƣởng các loại % lƣơng
Cột 7 Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lƣơng.
Cột 8
Ghi s ố phụ cấp khác đƣợc tính vào thu nhập của ngƣời lao động
nhƣng không nằm trong quỹ lƣơng, quỹ thƣởng
Cột 9
Ghi tổng số tiền lƣơng và các khoản phụ cấp mà ngƣời lao động đƣợc
hƣởng.

Cột 10 Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của mỗi ngƣời
Cột 11,12,13,14
Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lƣơng của ngƣời lao động và tính ra
tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.
Cột 15
Ghi số tiền còn đƣợc nhận kỳ II.


Bảng thanh toán tiền lƣơng đƣợc lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán
tiền lƣơng là các chứng từ liên quan nhƣ: Bảng chấm công.
Bảng thanh toán tiền lƣơng gồm 3 chữ ký:
• Ngƣời lập phiếu: xác nhận việc lập phiếu
• Kế toán trƣởng: kiểm tra lƣơng có tính đúng và đủ không  Giám đốc: phê duyệt
việc tính lƣơng.
Số liên: Lập thành 2 liên, gửi cho kế toán trƣởng, giám đốc xác nhận sau đó:
• Liên 1 gửi cho kế toán thanh toán để thanh toán lƣơng
• Liên 2 gửi cho kế toán tổng hợp để ghi sổ chi phí lƣơng

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 25