Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu cho một công ty cụ thể (áp dụng ISO 9001 2008)

z
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP
THỰC PHẨM TP.HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM
BỘ MÔN: ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG VÀ LUẬT THỰC PHẨM
Đề tài:
Xây dựng quy
trình kiểm soát tài
liệu cho một công ty cụ thể
(áp dụng ISO 9001: 2008)
GVHD: Th.s Nguyễn Thị Quỳnh Trang
SVTH: Nhóm 2


MỤC LỤC
1
2
LỜI MỞ ĐẦU
Bất cứ một công ty nào dù lớn hay nhỏ thì cũng có một hệ thống tài liệu
riêng. Thường thì các tài liệu này rất nhiều và phức tạp, tài liệu nội bộ, tài liệu
bên ngoài, tài liệu cũ,tài liệu mới,…
Do đó, ISO 9001:2008 đã cho ra đời các tiêu chuẩn về quản lý hệ thống tài
liệu, để cho việc ban hành, phân phối, kiểm soát tài liệu ra và vào, để các công
ty có thể áp dụng vào quá trình quản lý tài liệu của mình.
Vì tính chất quan trọng như vậy, cho nên hôm nay nhóm đã chọn đề tài:
“ Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu cho một công ty cụ thể” để làm quen
trước với việc xây dựng quy trình, trau dồi thêm kĩ năng cần thiết cho công việc
sau này.
Trong quá trình làm bài có gì sơ sót, rất mong Cô có thể góp ý để bài làm
của nhóm được hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cám ơn!
TP.HCM, ngày 11/09/2014
Nhóm 2
3
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
4
Họ tên và MSSV
Nhiệm vụ Kí tên
Lê Trần Phi Phụng
2022110248
Chương 3 + làm powerpoint
Lê Đình Thiên Phương
2022110189
Chương 2 + báo cáo + tổng
hợp word
Hứa Bảo Quế
2022110260
Chương 3
Nguyễn Thị Thêm
2022110364
Chương 1 + báo cáo
Hồ Thị Thu Trang
2022110316
Chương 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ISO 9001:2008
1.1. Giới thiệu chung về ISO
Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa. ( The International Organization for
Standardization).
Tổ chức này là liên hiệp các Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia (gồm 163 thành viên)
hoạt động nhằm thúc đẩy sự phát triển sản xuất, thương mại và liên lạc trong các tổ

chức kinh doanh trên toàn thế giới thông qua phát triển các tiêu chuẩn chất lượng
chung. ISO được thành lập năm 1947, trụ sở đặt tại Geneva, Thụy Sỹ. Việt Nam là
thành viên chính thức từ năm 1977 và hiện nay đã được bầu vào ban chấp hành ISO.
1.2. Giới thiệu chung về ISO 9001
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu
chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động ở bất cứ nơi đâu trên thế giới.
ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không phải là tiêu
chuẩn cho sản phẩm. Một số lợi ích mà tổ chức có thể nhận được:
− Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, giảm sản phẩm hỏng.
− Tăng sản lượng do kiểm soát được thời gian trong quá trình sản xuất.
− Lợi nhuận tăng cao hơn do sản xuất hiệu quả, giảm chi phí (giảm lãng phí).
− Hệ thống quản lý gọn nhẹ, chặt chẽ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng.
− Kiểm soát được chất lượng nguyên vật liệu đầu vào do kiểm soát được nhà
cung cấp.
− Luôn cải tiến để cung cấp sản phẩm thoả mãn được yêu cầu khách hàng.
− Tăng uy tín trên thị trường, tăng thị phần trong và ngoài nước.
− Mọi người hiểu rõ hơn vai trò của mình trong công ty, biết rõ trách nhiệm và
quyền hạn của mình hơn nên chủ động thực hiện công việc.
− Nhân viên được đào tạo huấn luyện tốt hơn, chuyên nghiệp hơn.
1
Chính nhờ những lợi ích ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là một trong những
giải pháp căn bản nhất, là nền tảng đầu tiên để nâng cao năng lực của bộ máy quản lý
doanh nghiệp.
1.3. Giới thiệu về ISO 9001: 2008
ISO 9001: 2008, Quality management system- Requirements (Hệ thống quản lý
chất lượng- Các yêu cầu), là phiên bản thứ 4 của tiêu chuẩn trong đó phiên bản đầu
tiên được ban hành vào năm 1987 và đã trở thành chuẩn mực toàn cầu đảm bảo khả
năng thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng
trong các mối quan hệ nhà cung cấp-khách hàng.

ISO 9001:2008 không đưa ra các yêu cầu mới so với phiên bản năm 2000 đã bị
thay thế, mà chỉ làm sáng tỏ những yêu cầu hiện có của ISO 9001:2000 dựa vào kinh
nghiệm áp dụng trong 8 năm qua và đưa ra những thay đổi hướng vào việc cải thiện
nhằm tăng cường tính nhất quán với tiêu chuẩn ISO 14001: 2004 về hệ thống quản lý
môi trường.
Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một
tổ chức:
− Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm để đáp ứng các
yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định liên quan
đến sản phẩm.
− Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu
lực hệ thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù
hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định liên quan đến sản
phẩm.
CHÚ THÍCH 1: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ “sản phẩm” chỉ áp dụng cho:
Sản phẩm dự kiến cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu. Mọi đầu ra dự
kiến là kết quả của quá trình tạo sản phẩm.
CHÚ THÍCH 2: Các yêu cầu luật định và chế định có thể được thể hiện như các yêu
cầu pháp lý.
Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 gồm:
− Điều khoản 0: Giới thiệu.
− Điều khoản 1: Phạm vi áp dụng.
− Điều khoản 2: Tài liệu viện dẫn.
2
− Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa.
− Điều khoản 4: Yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng.
− Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo.
− Điều khoản 6: Quản lý nguồn lực.
− Điều khoản 7: Tạo sản phẩm.
− Điều khoản 8: Đo lường, phân tích, cải tiến.

Có thể tổng hợp các điều khoản của ISO 9001 : 2008 theo dạng mô hình như
sau:
Mô hình quản lý chất lượng theo nguyên tắc tiếp cận theo quá trình như sau:
3
5. Trách
nhiệm lãnh
đạo
6. Quản
lý nguồn
lực
7. Tạo sản
phẩm
8. Đo lường,
phân tích và cải
tiến
4. Hệ
thống
quản lý
chất lượng
4.1. Các
yêu cầu
chung
4.2.
Các
yêu cầu
hệ
thống
tài liệu
Cam kết của
lãnh đạo

Định hướng
khách hàng
Chính sách
chất lượng
Hoạch định
Trách
nhiệm,
quyền hạn
và thông tin
Xem xét của
lãnh đạo
Cung cấp
nguồn lực
Nguồn nhân
lực
Cơ sở hạ
tầng
Môi trường
làm việc
Hoạch định
chất lượng
Sản xuất và
cung cấp
dịch vụ
Mua hàng
Thiết kế và
phát triển
Các quá
trình liên
quan tới

khách hàng
Cải tiến
Phân tích dữ
liệu
Kiểm soát
sản phẩm
không phù
hợp
Giám sát và
đo lường
Các yêu cầu
chung
ISO 9001:2008 là một vòng tròn PDCA lớn, vì vậy giúp cho hệ thống liên tục cải
tiến.
Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không thể
bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi. Nhưng chắc chắn rằng hệ thống
này tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào :
− Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của Lãnh
đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
− Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện từng
công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn.
− Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ được
thực hiện thích hợp và khoa học.
− Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót ở tất
cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân
cũ đã từng xảy ra.
− Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến toàn bộ
hệ thống.
4
− Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều chắc

chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.
1.4. Giới thiệu yêu cầu về hệ thống tài liệu của ISO 9001: 2008
1.4.1. Khái quát
Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm:
− Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng.
− Sổ tay chất lượng.
− Các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này
− Các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo
hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức.
CHÚ THÍCH 1:
Khi thuật ngữ “ thủ tục dạng văn bản” xuất hiện trong tiêu chuẩn này thì thủ tục
đó phải được xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì. Một tài liệu riêng rẽ có
thể đề cập tới yêu cầu với một hay nhiều thủ tục. Yêu cầu về thủ tục dạng văn bản có
thể được đề cập trong nhiều tài liệu.
CHÚ THÍCH 2:
Mức độ văn bản hóa hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tổ chức có thể khác
nhau tùy thuộc vào:
− Quy mô tôt chức và loại hình hoạt động.
− Sự phức tạp và sự tương tác giữa các quá trình.
− Năng lực nhân sự.
CHÚ THÍCH 3:
Hệ thống tài liệu có thể ở bất kì dạng hoặc loại phương tiện nào.
1.4.2. Sổ tay chất lượng
Tổ chức phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm:
− Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả các nội dung chi tiết và
lý giải về bất cứ ngoại lệ nào.
− Các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc
viện dẫn đến chúng.
− Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng.
1.4.3. Kiểm soát tài liệu

Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát.
Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu
nêu trong 1.4.4.
5
Tổ chức phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết
nhằm:
− Phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành.
− Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu.
− Đảm bảo nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
− Đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng.
− Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết.
− Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết
cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc
phân phối chúng được kiểm soát.
− Ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời cà áp dụng các dấu hiệu
nhận viết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào.
1.4.4. Kiểm soát hồ sơ
Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với
các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Tổ chức phải lập một thủ tục vằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần
thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và hủy bỏ hồ
sơ.
Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng.
CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA
THIÊN THANH
2.1. Lịch sử hình thành
Công ty cổ phần sữa Thiên Thanh được thành lập từ năm 2008. Công ty có trụ sở
chính nằm ở 118 Nguyễn Trãi, Phường 14, Quận 5, TP.HCM.
Công ty được thành lập với chức năng chính là chế biến và phân phối Sữa và các
sản phẩm từ sữa. Tuy chỉ mới thành lập được 6 năm, nhưng với những nỗ lực không

ngừng, công ty cũng đang dần tạo được sự tin tưởng trong lòng người tiêu dùng.
2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
6
2.3. Lĩnh vực hoạt động
− Kinh doanh các sản phẩm sữa nước, sữa bột, và các sản phẩm từ sữa khác.
− Sản xuất và kinh doanh các loại nước giải khát.
− Kinh doanh các ngành nghề khác hợp qui định của pháp luật.
2.4. Định hướng phát triển
− Mở rộng thị trường tại các thị trường hiện tại và thị trường mới.
− Phát triển toàn diện danh mục các sản phẩm từ sữa nhằm hướng tới một lực
lượng tiêu thụ rộng lớn.
− Phát triển các sản phẩm mới để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
− Không ngừng nâng cao quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
− Phát triển vùng nguyên liệu để đảm bảo có được nguồn sữa tươi sạch và có giá
trị dinh dưỡng cao.
7
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Ban kiểm soát
Giám
đốc điều
hành sản
xuất và
phát
triển sản
phẩm
Giám
đốc điều
hành

phát
triển
vùng
nguyên
liệu
Giám
đốc
điều
hành
chuỗi
cung
ứng
Giám
đốc
điều
hành
tài
chính
Giám
đốc
điều
hành
dự án
Giám
đốc
điều
hành

Marketing
Giám

đốc
điều
hành
kinh
doanh
Giám
đốc
điều
hành
hành
chính
nhân
sự
Giám đốc kiểm soát nội
bộ và quản lý rủi ro
CHƯƠNG 3. XÂY DỰNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI
LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA THIÊN THANH

3.1. Mục đích
Quy trình này quy định chịu trách nhiệm và phương pháp thống nhất trong việc
biên soạn, ban hành, phân phối, cập nhật, sử dụng, kiểm tra, bảo mật các tài liệu, thông
tin sử dụng trong Công ty cổ phần sữa Thiên Thanh.
3.2. Phạm vi
Quy trình này áp dụng cho tất cả các loại tài liệu tại tất cả các bộ phận thuộc
Hệ
thống chất lượng bao gồm: Sổ tay chất lượng; Các quy trình; Các hướng dẫn
công
việc; Các biểu mẫu; Các nội quy, quy định, quy chế của đơn vị và các tài liệu
8
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA THIÊN THANH

Mã
h
i
ệu: QT-01
Lần ban
hành:
Lần thứ
1
Ngày ban
hành: 11
/
09
/
2014
T
r
ang:
10
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Biên soạn Kiểm tra Phê duyệt
Họ và tên
Chữ ký
Ngày
duyệt
Biên soạn Kiểm tra Phê duyệt
có
nguồn
gốc bên ngoài như: Tài liệu do cơ quan chủ quản cấp, các văn bản pháp

quy

3.3. Tài liệu tham khảo
− Điều 4.2.3 TCVN ISO 9001:2008
− Sổ tay chất
lượng.
3.4.

Định nghĩa
− Là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin nhằm quy định hoặc hướng
dẫn

thực hiện các hoạt động, các quá trình thuộc hệ thống chất
lượng.
− Tài liệu nội bộ: là tài liệu do nội bộ Công ty biên soạn và ban
h
à
nh.
− Tài liệu bên ngoài: là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức
b
ê
n
ngoài ban hành: Cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý nhà nước và có hiệu lực áp
dụng
tại Công
t
y.
− Tài liệu được kiểm soát: tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại
C
ông

ty và có đóng dấu "Tài liệu kiểm soát" màu đỏ ở trang bìa hoặc dấu của Công
t
y.
− Tài liệu không kiểm soát: là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các
hoạt
động tại Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo. Tài liệu này không nhất thiết
phải
cập
nhật và không có dấu hoặc có đóng dấu "Tài liệu lỗi
thời".
3.5. Nội dung
3.5.1. Quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ
3.5.1.1. Sơ đồ quá trình xây dựng/sửa đổi tài liệu
9
Trách nhiệm Tiến trình Mô tả/biểu mẫu
Các thành viên
của hệ thống 3.5.1.2/ BM.01.01
Trưởng các bộ
phận liên quan
Đại diện chất
lượng, trưởng các
bộ phận liên quan
Người soạn thảo
3.5.1.4
Đại diện CL,
trưởng ban liên
quan
GĐ/PGĐ
Thư ký ISO,
trưởng bộ phận

liên quan
3.5.1.5/BM.01.03,
BM.01.02
3.5.1.6
3.5.1.2. Đề nghị viết/sửa tài liệu
Khi có yêu cầu viết mới hay sửa đổi các quy trình, hướng dẫn công việc có
li
ê
n
quan tới hệ thống quản lý chất lượng, các bộ phận hay cá nhân có yêu cầu
10
Đề nghị viết/sửa đổi
Xét duyệt đề
nghị
Xem xét yêu cầu tài liệu
Viết, xin góp ý
Phân công
Lưu hồ sơ, hủy tài liệu lỗi thời
Phân phối, phổ biến tài liệu
mới
Phân loại, sao chép, đóng dấu,
cập nhật vào danh mục tài liệu
Kiểm tra, xem
xét tài liệu
Phê duyệt
Kết
thúc
lập
“Phiếu
yêu cầu viết /sửa đổi tài liệu” theo mẫu BM.01.01 gửi tới Trưởng

các bộ phận
li
ê
n
quan hoặc GĐ/PGĐ xem xét phê
duyệt.
Trong trường hợp sửa đổi, nơi yêu cầu sửa đổi cần gạch chân những
chỗ
cần
sửa đổi trong tài liệu kèm
t
h
e
o.
3.5.1.3. Xét duyệt đề nghị
Khi có yêu cầu viết mới hay sửa đổi các quy trình, hướng dẫn công việc có
li
ê
n
quan tới hệ thống quản lý chất lượng, các bộ phận hay cá nhân có yêu cầu
lập
“Phiếu
yêu cầu viết /sửa đổi tài liệu” theo mẫu BM.01.01 gửi tới Trưởng
các bộ phận
li
ê
n
quan hoặc GĐ/PGĐ xem xét phê
duyệt.
Trong trường hợp sửa đổi, nơi yêu cầu sửa đổi cần gạch chân những

chỗ
cần
sửa đổi trong tài liệu kèm
t
h
e
o.
3.5.1.4. Viết, góp ý, phê duyệt
Người được phân công có trách nhiệm viết theo yêu cầu thực tế. Sau khi
v
i
ết
xong sẽ xin góp ý. Sau đó trình Trưởng các đơn vị liên quan, GĐ/PGĐ xem
xét,
phê duyệt.
− Nếu không được duyệt tài liệu sẽ được chuyển lại cho người soạn thảo được
phân công chỉnh sửa lại cho phù hợp rồi trình trưởng phòng xem xét và tiến hành
bước tiếp theo.
− Còn nếu tài liệu được Trưởng phòng (nếu là tài liệu của từng phòng) hoặc
GĐ/QMR(nếu tài liệu mang tính chất chung của Công ty) kiểm tra và phê duyệt sẽ
chuyển cho thư ký ISO thực hiện những bước tiếp theo.
3.5.1.5. Phân loại, sao chép, cập nhật vào danh mục tài liệu
Tài liệu sau khi được phê duyệt sẽ được Thư ký ISO phân loại, sao chép và
cập nhật vào danh mục tài liệu của công ty.
3.5.1.6. Phân phối, sử dụng
a. Ban hành tài liệu và kiểm soát
Sau khi đã cập nhật tài liệu Thư ký ISO có trách nhiệm
gửi
bộ phận văn thư
đóng dấu, phân phối tới Trưởng các phòng ban và bộ phận Văn thư lưu giữ

lại
bản
gốc.
Việc kiểm soát khi phân phối tài liệu trong hệ thống chất lượng tới các đơn
vị
sử dụng phải được điền mã hiệu tương ứng với từng đơn vị và có một trong
hai l
oại
dấu
sau:
11
− Dấu "Tài liệu kiểm soát" mầu đỏ trên trang
b
ìa.
− Tài liệu không kiểm soát là tài liệu không có dấu kiểm soát hoặc được
gạch

chéo hoặc có dấu tài liệu lỗi thời nếu được lưu giữ nhằm mục đích tham
khảo.
b. Phân phối, quản lý, thu hồi tài liệu lỗi thời
Khi phân phối tài liệu, bộ phận văn thư phải cập nhật các thông tin vào Sổ
phân
phối tài

l i ệu

B

M

.



01

.03.
Bộ phận văn thư trực thuộc Văn phòng có trách nhiệm quản lý các tài liệu
(bản
gốc mới nhất) thuộc hệ thống chất lượng của Công ty như Sổ tay chất lượng, các
Qu
i
trình, các hướng dẫn, các biểu mẫu cập nhật, phân phối và lưu giữ Danh mục tài
li
ệu
nội bộ hiện hành theo biểu mẫu

-

BM

.



0

1.02
Trưởng phòng bộ phận có liên quan có nhiệm vụ phổ biến tài liệu cho nhân
viên trong phòng. Khi phân phối tài liêụ mới thay thế tài liệu lỗi thời thì cán bộ

phân
phối
có trách nhiệm thu lại tài liệu không kiểm
soát.
Trưởng các phòng có trách nhiệm thu toàn bộ tài liệu lỗi thời để tiêu hủy.
Trường
hợp
các đơn vị có nhu cầu giữ lại làm tài liệu tham khảo phải thông qua
Văn phòng/thư
ký
ISO tổng hợp trình QMR xem xét. Tài liệu lỗi thời được giữ
lại để tham khảo
phải
được văn phòng đóng dấu TÀI LIỆU LỖI THỜI hoặc
đánh dấu gạch chéo tại dấu
TÀI
LIỆU KIỂM
SOÁT.
3.5.2. Kiểm soát các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
Tài liệu bên ngoài là các tài liệu pháp luật, văn bản pháp quy, văn bản quy phạm
pháp luật có liên quan đến việc thực hiện các quy trình trong phạm vi áp dụng của Hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 của cơ quan. Các tài liệu này
được quản lý tại các đơn vị sử dụng.
12
Các đơn vị sử dụng phải xác định, thu thập, phân loại các tài liệu bên ngoài
đang được sử dụng tại đơn vị của mình đảm bảo tính sẵn có, đầy đủ, dễ nhận biết và
truy cập khi cần.
Tất cả các cán bộ công chức thực hiện các công việc, công vụ liên quan đến các
văn bản pháp luật, pháp quy có trách nhiệm theo dõi, cập nhật tất cả các thông tin về
những sự thay đổi của hệ thống văn bản đó. Định kỳ hàng năm, đơn vị sử dụng có

trách nhiệm liên hệ với các cơ quan ban hành tương ứng để kiểm tra xác nhận các tài
liệu đang sử dụng tại đơn vị là hiện hành.
Trưởng các phòng
c
ó
trách nhiệm soát xét nội dung các tài liệu. Nếu là tài
liệu được cung cấp qua
đường
công văn thì Ban Giám đốc sẽ xem xét nội dung và
yêu cầu các phòng thực hiện,
dấu
kiểm soát tài liệu qua đường công văn chính là
dấu "Công văn đến" của bộ phận
văn
thư. Nếu là các tài liệu bằng các file mềm
thì Trưởng các phòng có trách nhiệm
soát
xét nội dung tài liệu và chỉ đạo các nhân
viên liên quan tham khảo thực
hiện.
3.5.3. Quy định về công văn đến/đi
Toàn bộ Công văn đi, đến của Công ty được kiểm soát theo quy định hiện
h
à
nh
của Nhà nước về văn thư lưu
t
rữ.
TT Tên hồ sơ
Nơi /

Người lưu
trữ
Thời gian
lưu
Phương
pháp lưu
Phương
pháp hủy
1
Phiếu yêu cầu
viết /sửa
đổi tài liệu
Thư ký
ISO, kho
lưu trữ,
02 năm
Lưu theo
từng tài
liệu yêu
Đốt / xén
13
phòng
ban sửa
đổi
cầu sửa
2
Sổ phân phối công
văn,
tài liệu
Kho lưu

trữ
02 năm
Lưu theo
trình tự
thời gian
3 Biên bản huỷ hồ sơ
Kho lưu
trữ
02 năm
Đóng tập
theo
từng năm
3.5.4. Phụ lục
TT Mã hiệu Tên mẫu biểu
1 BM.01.01
Phiếu yêu cầu sửa đổi/
ban hành tài liệu
2 BM.01.02
Danh mục tài liệu hiện
hành
3 BM.01.03
Sổ phân phối công
văn, tài liệu
BM.01.01
PHIẾU YÊU CẦU VIẾT / SỬA ĐỔI TÀI
L
IỆU
1. Tài liệu được yêu
c
ầu:

2. Phòng/Vị trí liên
quan:
14
3. Lý do đề nghị viết/sửa
đổi:








Người đề nghị: Ngày:
Ký
:
4. Ý kiến của Giám đốc/ QMR:





Ngày:
Ký
:
Phân công người
viết:
Thời hạn hoàn
t
h

à
nh
:
Ngày:
Ký
:
15
BM.01.02
DANH MỤC TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH
16
TT Tên tài liệu Mã hiệu
Lần ban
hành/sửa
đổi
Ngày
ban
hành
Ngày sửa
đổi
17
BM.01.03
SÔ THEO DÕI PHÂN PHỐI/THU HỒI TÀI LIỆU
STT
Ngày
tháng
Tên tài liệu/kí hiệu
Phòng
ban
Ký tên Ghi chú
18

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Th.S. Nguyễn Thị Quỳnh Trang, Bài giảng Đảm bảo chất lượng và luật thực
phẩm, 2013.
[2]. Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu
cầu. Bộ Khoa học Công nghệ.
19