KỸ NĂNG xây DỰNG kế HOẠCH HOẠT ĐỘNG của câu lạc bộ

KỸ NĂNG XÂY DỰNG
KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
CỦA CÂU LẠC BỘ


LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ
Lập kế hoạch là quá trình chuẩn bị thực hiện một hoạt động
nào đó sao cho đạt mục tiêu đề ra bằng biện pháp tốt nhất
Ví dụ: Kế hoạch xây dựng một khu chung cư, kế hoạch xây
dựng CLB Gia đình phát triển bền vững, kế hoạch hoạt động
của một đơn vị


TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH
Xác định mục tiêu của hoạt động
Xác định các nguồn lực và sử dụng có hiệu quả
nguồn lực
Chủ động về thời gian, hình dung và sắp xếp
được các công việc cần phải làm theo trật tự
Thu hút tối đa sự tham gia của mọi thành viên
vào
Tạo căn cứ để kiểm tra, giám sát và đánh giá


YÊU CẦU CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
Dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình
Có sự định hướng cho các hoạt động để đạt mục tiêu
Có nguồn lực (con người, kinh phí, thời gian )

Các bước lập kế hoạch
Thu thập và phân tích tình hình
Xác định mục tiêu
Xác định nội dung hoạt động
Xác định thời gian và nguồn lực
Kiểm tra và đánh giá


Thu thập và phân tích tình hình
Hiểu rõ tình huống hiện tại để xác định các
bước đi cần thiết
Thu thập thông tin từ các nguồn: văn bản báo
cáo, tài liệu của địa phương; chủ trương, chính
sách của địa phương; ý kiến của người dân
Phân tích tình hình: nắm được những điểm
mạnh, điểm yếu, các cơ hội, các khó khăn có
thể xảy ra


Xác định mục tiêu
Mục tiêu đưa ra phải rõ ràng, cụ thể, đo đếm được và có tính
khả thi cao
Mục tiêu đưa ra phải phù hợp với nội dung hoạt động
Mục tiêu càng chi tiết bao nhiêu thì việc thực hiện hoạt động
càng dễ dàng bấy nhiêu


Xác định các nội dung
hoạt động

Nội dung hoạt động là cụ thể hoá hoạt động.
Nội dung hoạt động sẽ giúp các thành viên tham gia hiểu rõ
hơn về mục đích của hoạt động
Xác định được nội dung hoạt động sẽ giúp cho việc xác định
thời gian và nguồn lực tổ chức hoạt động


Xác định thời gian và nguồn lực
Xác định thời gian:
- Tiến độ cụ thể của việc thực hiện từng mục tiêu
- Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động
Xác định nguồn lực (nhân lực, cơ sở hạ tầng,
thông tin, kinh phí, )
- Nguồn lực bên trong (tự nắm giữ)
- Nguồn lực bên ngoài (do đối tượng khác nắm
giữ)


Kiểm tra, đánh giá
Là hoạt động diễn ra thường xuyên theo từng quá trình thực
hiện hoạt động
Nhằm phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót có thể
xảy ra trong quá trình triển khai hoạt động
Cung cấp và bổ sung kịp thời nguồn lực (nếu cần) trong quá
trình thực hiện hoạt động


Những trở ngại ảnh hưởng đến
việc xây dựng kế hoạch có hiệu quả
Mục tiêu không rõ ràng

Thiếu kỹ năng lập kế hoạch
Thiếu số liệu/thông tin
Thời gian của kế hoạch quá ngắn hoặc quá dài
Thiếu nguồn lực
Không quan tâm đến vấn đề nhạy cảm giới
Không thu hút được sự tham gia của các thành viên


KỸ NĂNG GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ
HOẠT ĐỘNG/ KẾ HOẠCH


Khái niệm giám sát
Giám sát là một hoạt động quản lý thường xuyên nhằm
xem xét việc thực hiện toàn bộ hay một kế hoạch hoạt
động đã được hoạch định để giúp các nhà quản lý luôn
bám sát kế hoạch hoạt động đã đề ra nhằm đạt được mục
tiêu của chương trình/ dự án đã được xác định từ trước


Yêu cầu của giám sát
Người quản lý chương trình dự án cần:
Nắm vững những nguồn lực nào được đầu tư
và đầu tư như thế nào
Đối chiếu với kế hoạch xem thực tế các hoạt
động có phù hợp với tiến độ, với khối lượng
công việc, với nội dung đã nêu ra hay không.
Tìm hiểu nguyên nhân nếu công việc không
diễn ra theo kế hoạch
Dựa vào nguyên nhân dẫn tới sự sai lệch để

điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình
thay đổi


Nội dung giám sát
Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch trong
thực tế so với dự kiến là nhanh, chậm, hay
đúng tiến độ.
Giám sát các điều kiện để thực hiện kế hoạch
như điều kiện tài chính, nhân lực, trang thiết
bị… để đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch
Giám sát kết quả của các hoạt động có khả
năng góp phần đạt mục tiêu của chương
trình/ dự án đã xác định từ trước


Các bước giám sát
Lập kế hoạch giám sát: quyết định cái gì cần phải giám
sát
Thu thập thông tin, số liệu cần thiết
Phân tích, đối chiếu số liệu
Đánh giá kết quả
Kết luận, đưa ra các khuyến nghị
Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các khuyến
nghị


Khái niệm đánh giá
Đánh giá là một hoạt động quản lý, là sự thu thập thông
tin theo nhiều cách khác nhau nhằm xác định tính thích

hợp, tiến bộ, hiệu quả, kết quả và tác động của hoạt động
thuộc chương trình/ dự án.


Các bước thực hiện đánh giá
Lập kế hoạch đánh giá: Xác định mục tiêu đánh giá
Xây dựng tiêu chí đánh giá:
-
Đo - Bằng gì?
-
Nhóm đối tượng – Ai?
-
Số lượng – Bao nhiêu?
-
Thời gian - Thời điểm nào?
-
Địa điểm - Ở đâu?


Xác định nguồn cung cấp tài liệu và đối tượng mẫu để tiến hành
đánh giá; Xác định phương pháp thu thập thông tin (trao đổi,
kiểm tra, phỏng vấn, bảng hỏi, hòm thư góp ý, thảo luận nhóm)
Ai là người đánh giá? (Người thụ hưởng, người quản lý, người
tài trợ)
Thu thập thông tin cho đánh giá
Xây dựng báo cáo đánh giá


So sánh giữa giám sát và đánh giá
STT Các điểm khác nhau Giám sát Đánh giá

1 Mục tiêu Thúc đẩy hoàn thành hoặc
điều chỉnh kế hoạch
Xác định mức độ hoàn thành
kế hoạch
Rút ra bài học cho năm sau
2 Thời gian thực hiện Chỉ diễn ra trong thời gian
thực hiện kế hoạch
Cuối năm hoặc đầu năm sau
3 Nội dung Hoạt động đã diễn ra chưa?
Diễn ra như thế nào? Có theo
đúng kế hoạch không?
Mục tiêu có đạt được không?
Đạt được bao nhiêu phần
trăm? Vì sao
4 Hướng nghiên cứu
chính
Xác định đầu vào, các hoạt
động và đầu ra của chương
trình/ hoạt động
Xác định hiệu quả và tác
động của chương trình/ hoạt
động
5 Thời điểm Trong khi triển khai thực hiện
chương trình/ hoạt động
Sau khi hoàn thành chương
trình/ hoạt động hoặc ở
những mốc thời gian tương
đối dài
6 Mục đích sử dụng
thông tin

Làm căn cứ cho việc ra quyết
định tiếp theo khi thực hiện
chương trình/ dự án hoạt
động
Làm căn cứ cho việc lập kế
hoạch chương trình/ dự án/
hoạt động tiếp theo


Giám sát, đánh giá các hoạt động của CLB
Mục tiêu của giám sát:
-
Xác định các hoạt động của CLB có được thực hiện theo đúng kế
hoạch, tiến độ đã định hay không;
-
Có hoạt động nào bị trì hoãn hay không? Nguyên nhân
-
Có hoạt động nào không có trong kế hoạch mà vẫn được thực hiện
không? Nguyên nhân
-
Kinh phí có được sử dụng đúng mục đích và hợp lý không?
-
Có sự điều chỉnh kinh phí cho các hoạt động không? Nguyên nhân
-
Có cần bổ sung, điều chỉnh kế hoạch không?
-
Kiến nghị các biện pháp nhằm duy trì, củng cố hoặc thay đổi các hoạt
động để đạt được các mục tiêu đề ra

Mục tiêu của giám sát
Xác định các hoạt động của CLB có được thực hiện theo đúng
kế hoạch, tiến độ đã định hay không;
Có hoạt đSSộng nào bị trì hoãn không? Nguyên nhân
Có hoạt động nào không có trong kế hoạch mà vẫn được thực
hiện không? Nguyên nhân
Kinh phí có được sử dụng đúng mục đích và hợp lý không?
Có sự điều chỉnh kinh phí cho các hoạt động không? Nguyên
nhân
Có cần bổ sung, điều chỉnh kế hoạch không?
Kiến nghị các biện pháp nhằm duy trì, củng cố hoặc thay đổi các
hoạt động để đạt được các mục tiêu đề ra


Nội dung của báo cáo đánh giá
Mối quan hệ chỉ đạo, phối hợp thực hiện giữa UB DS, GĐ và
TE với các ban ngành liên quan từ cấp tỉnh và cấp xã
Trình độ và năng lực cán bộ điều hành và quản lý CLB
Các bước xây dựng và triển khai các hoạt động của các CLB
Những khó khăn và thuận lợi
Các kết quả đạt được
Những giải pháp để duy trì mô hình cho những năm tiếp theo.
Khả năng nhân rộng mô hình
Những kết luận và khuyến nghị
Các phụ lục kèm theo


Mẫu kế hoạch giám sát, đánh giá
KẾ HOẠCH GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠTĐỘNG
MÔ HÌNH CÂU LẠC BỘ GIA ĐÌNH PHÁT TRIỂN

BỀN VỮNG NĂM 200…
-
Thời gian giám sát:…… , ngày tháng năm
2003
-
Những người giám sát:
1. Nguyễn Văn A
2. Nguyễn Thị B


Một số nội dung cần có trong giám sát,
đánh giá
Hoạt động
được giám
sát
Thời gian bắt
đầu/ kết thúc
Người thực
hiện
Kết quả hoạt
động
Kinh phí Nhận xét
(vượt, đạt,
chưa đạt)
Hoạt động 1 a. Dự
kiến
b. Thực
tế
a. Dự
kiến

b. Thực
tế
a. Dự
kiến
b. Thực
tế
Hoạt động 2 a. Dự
kiến
b. Thực
tế
a. Dự
kiến
b. Thực
tế
a. Dự
kiến
b. Thực
tế
………