ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG VÀO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁN BỘ TẠI CÔNG TY ĐIỆN THOẠI TÂY THÀNH PHỐ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA SAU ĐẠI HỌC
Chuyên đề môn Ứng dụng Lý thuyết hệ thống
Tên đề tài:
ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG VÀO HOẠT
ĐỘNG TỔ CHỨC CÁN BỘ TẠI CÔNG TY ĐIỆN THOẠI
TÂY THÀNH PHỐ
GVHD: PGS.TS Lê Thanh Hà
TS. Hùynh Thanh Tú
Học viên: Hồ Minh Sánh
Lớp Quản trị kinh doanh K16 đêm 2
1
1. Cơ sở lý luận về hệ thống và chức năng tổ chức
1.1. Khái niệm và các tính chất cơ bản của hệ thống
• Khái niệm hệ thống
Hệ thống là tổng thể gồm các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với
nhau và được sắp xếp theo một trình tự nhằm tạo thành môt chỉnh thể thống nhất, có khả
năng thực hiện được một số chức năng hoặc mục tiêu nhất định.
• Các tính chất cơ bản của hệ thống
Với khái niệm trên, có thể rút ra các tính chất cơ bản của hệ thống:
Tính chất 1: các bộ phận (hoặc các phần tử) của một hệ thống có mối quan hệ tác
động qua lại với nhau và các mối quan hệ đó thường mang tính chất nhân – quả.
Tính chất 2: Bất cứ sự thay đổi nào về lượng cũng như về chất của bất kỳ bộ phận
(hoặc các phần tử) nào đều dẫn đến ảnh hưởng các bộ phận (hoặc các phần tử) khác của hệ
thống và chính hệ thống đó. Mặt khác, bất kỳ sự thay đổi lượng chất của hệ thống đều làm
ảnh hưởng các phần tử bên trong hệ thống đó.
Tính chất 3: Tính chất “trồi” của hệ thống.
Nội dung tính chất này có thể hiểu dưới hai khía cạnh sau:
- Một là: những khả năng mới của hệ thống.
- Hai là: sự chênh lệch giữa kết quả đạt được của hệ thống và tổng kết quả của các bộ

phận
1.2. Chức năng tổ chức và quan điểm hệ thống
Tổ chức thường được coi là quá trình xác định những công việc cần làm, phân công cho
các bộ phận và các cá nhân đảm nhận các công việc đó ,thiết lập và tạo ra những mối quan hệ
cần thiết trong nội bộvà bên ngòai nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra với
hiệu quả tối ưu.
Với cách hiểu như trên và từ quan điểm hệ thống có thể rút ra một số nhân xét sau đây:
1.2.1 Nội dung cơ bản của công tác tổ chức đới với các nhà quản trị bao gồm
• Xác lập được cơ cấu tổ chức hợp lý trên cơ sở xúât phát từ những mục tiêu đã hoạch
định: Cơ cấu tổ chức quản lý là một tổng thể gồm những bộ phân quản lý với chức năng ,
quyền hạn nhất định, được phân bổ ở các cấp quản lý khác nhau, có khả năng thực hiện mục
tiêu của tổ chức đã vạch ra. Vì vậy, để có thể xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý, các
nhà quản trị trong quá trình thiết kế cần phải:
2
 Tính đến các yếu tố như:
- Nhiệm vụ và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Mội trường họat động của doanh nghiệp.
- Lĩnh vực và quy mô hgọat động của doanh nghiệp.
- Năng lực và trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý.
- V.v..
 Trong quá trình thiết kế cơ cấu tổ chứccần trả lời được những câu hỏi sau:
- Tầm hạn quản lý và số lượng các cấp trong cơ cấu thường được xác định trên cơ sở
nào ?
- Việc phân chia các bộ phận trong cơ cấu tổ chức được thực hiện theo nguyên tắc
nào ? Ưu và nhược điểm của cách phân chia dó là gí ?
- Cơ cấu tổ chức được thiết kế có giúp được những bộ phận và những người dưới
quyền phát huy tối đa sức lực và trí tuệ của họ hay không ?
- Khả năng thích nghi của cơ cấu tổ chức ở mức nào ?
Việc trả lời các câu hỏi trên sẽ giúp các nhà quản trịđịnh hướng đúng trong quá trình xác
định cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý.

 Cần thựic hiện qui trình thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý với các bước theo hình vẽ sau:
Hình 1- Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý
3
Khảo sát và phân tích hệ
thống quản lý hiện có
Xác định mục tiêu và
phương hướng
Xác định quyền hạn và trách
nhiệm các cấp
Xác định mối quan hệ giữa
các cấp, các bộ phận
Xác định số cấp, số bộ phận
từng cấp
Xác định các phần tử chức
năng cơ bản
Cơ cấu
tổ chức
• Thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức thường được thực hiện theo
2 xu hướng cơ bản. Đó là:
 Thứ nhất là: xu hướng phân quyền, tức là giao quyền quyết định cho các bộ phận
hoặc các khâu cấp dưới. Xu hướnh này sẽ mang lại lợi ít nhất địnhcho các nhà quản lý doanh
nghiệp như tính phù hợp với thực tiễncủa các quyết định được nâng cáo hơn, công việc
thường được triển khai nhanh hơn, tạo được tính chủ động cho cấp dưới trong công việc.
 Thứ hai là : xu hướng tậpo trung quyền lực, tức là quyền lực được tập trung vào một
số bộ phận hoặc một số cá nhân nhất định.
Trên thực tế dù là xu hướng nào, khi thiết lập mối quan hệ quyền lực cho các bộ phận
hoặc cá nhân đều cần phải đảm bảo sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm.
• Xác định biên chế của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức và trên cơ sở đó tuyển dụng,
bố trí và sử dụng người cho phù hợpvới yêu cầu của các công việc.

1.2.2 Định biên và bố trí cán bộ
Việc định biên và bố trí cán bộ có nhiều cách làm, trong đó việc sử dụng phương pháp
tiếp cận hệ thống là một phương pháp quan trọng.
4
Môi trường bên ngòai
Các kế họach của doanh nghiệp
Các kế họach tổ chức
Số lượng người
quản lý cần thiết
Nguồn cán bộ
quản lý
Phân
tích
nhu
cầu về
người
quản lý
Nguồn
từ bên
ngòai
Nguồn
từ nội
bộ
Tuyển
mộ, lực
chọn,
sắp
xếp, đề
bạt
Đào

tạo
và
phát
triển
Chỉ
đạo
và
kiển
tra
Môi trường bên trong
Các chính sách nhân lực
Hệ thống khen thưởng
Hình 2 – Quá trình định biên của tổ chức theo phương pháp tiếp cận hệ thống
Hình 3 – Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để lựa chọn cán bộ
- Việc định biên có quan hệ với tòan bộ hệ thống quản lýđặc biệt là các kế họach của
doanh nghiệp. Vì vậy, việc định biên cán bộ phải xuất phát trước hết từ những kế hoạch.
- Việc định biên có thể xem như một quá trình hệ thống hóa và quản lýcác nguồn nhân
lực của doanh nghiệp. Nó không chỉ bao gồm các công việc tuyển lựa, lựa chọn, sắp xếp mà
còn phải giải quyết vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong tương lai.
- Việc định biên và lựa chọn cán bộ trên nthực tế có liên quan đến nhiều biến số khác
nhau, như công việc hiện nay, công việc sắp tới và các công việc trong tương lai.
5
Kế họach
về nhu
cầu cán
bộ
Yêu cầu
đối với
từng
cương vị

Đặc
điểm cá
nhân
Môi
trường
bên
ngòai
Tuyển
mộ, lựa
chọn,
sắp xếp,
đề bạt
Môi trường
bên trong
Đề bạt,
giáng chức,
thay thế,
cho về hưu
Phát
triển
Đánh giá và
khen thưởng
Thực hiện công
việc của doanh
nghiệp
Thực hiện
công tác
quản lý
Định
hướng