Quản trị vật tư tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại hiệp quang tỉnh bắc ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI




BÙI VĂN KIÊN



QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHI
ỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
TH
ƯƠNG MẠI HIỆP QUANG - TỈNH BẮC NINH




LUẬN VĂN THẠC SĨ








HÀ NỘI - 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

BÙI VĂN KIÊN



QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHI
ỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
TH
ƯƠNG MẠI HIỆP QUANG - TỈNH BẮC NINH




CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÃ SỐ : 60.34.01.02


NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. BÙI THỊ GIA



HÀ NỘI - 2013
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

i

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan rằng:
ðây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu và kết quả
trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược ai công bố trong bất kỳ
công trình nào khác.
Mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn ñã ñược cảm ơn và các
thông tin trích dẫn trong luận văn ñều ñược chỉ rõ nguồn gốc.





Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2013
TÁC GIẢ LUẬN VĂN



Bùi Văn Kiên


Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………


ii
LỜI CẢM ƠN

ðể thực hiện và hoàn thành luận văn này, tôi ñã nhận ñược sự quan tâm

giúp ñỡ tận tình, sự ñóng góp quý báu của nhiều cá nhân và tập thể.
Trước tiên, tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới Ban Giám hiệu, Ban
Quản lý ðào tạo, Khoa Kế toán & Quản trị Kinh doanh trường ðại học Nông
nghiệp Hà Nội ñã tạo ñiều kiện thuận lợi cho tôi học tập, nghiên cứu và hoàn
thành luận văn.
ðặc biệt tôi bày tỏ sự biết ơn sâu sắc ñến TS. Bùi Thị Gia ñã tận tình
hướng dẫn, chỉ bảo và giúp ñỡ trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám ñốc, cán bộ công nhân viên Công
ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại Hiệp Quang ñã tạo ñiều
kiện thuận lợi cung cấp số liệu, tài liệu giúp ñỡ tôi hoàn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn tới gia ñình, người thân, bạn bè, ñồng
nghiệp, ñã quan tâm ñộng viên, giúp ñỡ tôi trong quá trình thực hiện nghiên
cứu ñề tài.
Tuy nhiên, dù có nhiều nỗ lực, song do trình ñộ và thời gian có hạn nên
luận văn không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, Tôi kính mong nhận ñược sự góp
ý chỉ bảo của các thầy cô giáo và sự chia sẻ của các bạn ñồng nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!



Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2013
TÁC GIẢ LUẬN VĂN



Bùi Văn Kiên

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

iii

MỤC LỤC

Lời cam ñoan i
Lời cảm ơn ii
Mục lục iii
Danh mục các chữ viết tắt và ký hiệu v
Danh mục các bảng vi
Danh mục sơ ñồ vii
Danh mục hình viii
1 MỞ ðẦU 1
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu của ñề tài 2
1.3 Câu hỏi nghiên cứu 3
1.4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ VẬT TƯ 4
2.1 Cơ sở lý luận 4
2.1.1 Những vấn ñề cơ bản về vật tư 4
2.1.2 Khái niệm quản trị vật tư 7
2.1.3 Nội dung quản trị vật tư 8
2.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị vật tư 20
2.2 Cơ sở thực tiễn 24
2.2.1 Một số kinh nghiệm về quản trị vật tư trong doanh nghiệp 24
2.2.2 Bài học kinh nghiệm từ thực tiễn 28
2.2.3 Các nghiên cứu liên quan 28
3 ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 30
3.1 ðặc ñiểm ñịa bàn nghiên cứu 30
3.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH một thành viên thương mại Hiệp
Quang 30

3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 31
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………


iv

3.1.3 ðặc ñiểm quy trình sản xuất của Công ty 34
3.1.4 ðặc ñiểm cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty 36
3.1.5 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 38
3.1.6 Tình hình lao ñộng của Công ty 40
3.1.7 Kết quả hoạt ñộng SXKD của Công ty trong những năm gần ñây 41
3.2 Phương pháp nghiên cứu 42
3.2.1 Phương pháp thu thập và xử lý số liệu 42
3.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 43
3.2.3 Hệ thống các chỉ tiêu nghiên cứu 44
4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 46
4.1 Thực trạng công tác quản trị vật tư tại Công ty 46
4.1.1 Thực trạng hệ thống tổ chức quản trị vật tư của Công ty 46
4.1.2 Thực trạng công tác xây dựng ñịnh mức tiêu dùng vật tư của Công ty 48
4.1.3 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch vật tư của Công ty 53
4.1.4 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua vật tư của Công ty 54
4.1.5 Thực trạng công tác tổ chức mua vật tư của Công ty 55
4.1.6 Thực trạng công tác dự trữ, bảo quản vật tư của Công ty 66
4.1.7 Thực trạng công tác xuất vật tư của Công ty 71
4.1.8 Kiểm tra, ñánh giá hiệu quả quản trị vật tư của Công ty 76
4.1.9 ðánh giá chung về thực trạng công tác quản trị vật tư của Công ty 79
4.2 Một số giải pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản trị vật
tư cho Công ty
81
4.2.1 ðịnh hướng về công tác quản trị vật tư của Công ty 81

4.2.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác quản trị vật
tư cho Công ty 82
5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 100
5.1 Kết luận 100
5.2 Kiến nghị 101
TÀI LIỆU THAM KHẢO 103
Phụ lục 104
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………


v

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU

Từ viết tắt

BH
BQ
DT
DV
Hð
HQ
HS
ISO
KCS
L/C
MTV
M
2
NVL

NXB
OPP
PE
PP
SXKD
TCT
TNHH
TT
Diễn giải nội dung



Bán hàng
Bình quân
Doanh thu
Dịch vụ
Hóa ñơn
Hiệu quả
Hiệu suất
Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa
Kiểm tra chất lượng sản phẩm
Letter of Credit (Tín dụng thư)
Một thành viên
Mét vuông (diện tích)
Nguyên vật liệu
Nhà xuất bản
Oriented Polypropylene
Polyetylen (Nhựa PE)
Polypropylen (Nhựa PP)
Sản xuất kinh doanh

Tổng công ty
Trách nhiệm hữu hạn
Telegraphic Transfer Remittance (ðiện chuyển tiền)

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………


vi

DANH MỤC CÁC BẢNG


STT Tên bảng Trang

3.1 Tình hình tài sản của Công ty 39
3.2 Tình hình nguồn vốn của Công ty 39
3.3 Tình hình lao ñộng của Công ty năm 2012 40
3.4 Năng lực công nhân kỹ thuật của Công ty năm 2012 40
3.5 Kết quả hoạt ñộng kinh doanh của Công ty 41
4.1 ðịnh mức tiêu dùng vật tư của Công ty 49
4.2 Tình hình thực hiện ñịnh mức tiêu dùng vật tư của Công ty 50
4.3 Nhận thức của công nhân trực tiếp về ñịnh mức tiêu dùng và
chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm vật tư trong sản xuất 51
4.4 Nhận thức của cán bộ quản lý trực tiếp về ñịnh mức tiêu dùng và
chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm vật tư trong sản xuất
52
4.5 Kế hoạch nhu cầu vật tư của Công ty 54
4.6 Kế hoạch mua vật tư của Công ty 55
4.7 Danh sách nhà cung ứng vật tư thường xuyên cho Công ty 56
4.8 Chênh lệch trong quá trình mua, tiếp nhận vật tư năm 2010 60

4.9 Chênh lệch trong quá trình mua, tiếp nhận vật tư năm 2011 61
4.10 Chênh lệch trong quá trình mua, tiếp nhận vật tư năm 2012 62
4.11 Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư của Công ty 65
4.12 Tình hình thực hiện kế hoạch dự trữ vật tư của Công ty 68
4.13 Vật tư tồn kho bị hao hụt, hư hỏng trong quá trình bảo quản 70
4.14 Tình hình thực hiện kế hoạch xuất vật tư cho sản xuất của Công ty 75
4.15 Kết quả kiểm tra việc quản trị vật tư của Công ty 76
4.16 Chi phí vật tư, doanh thu thuần, lợi nhuận, hiệu quả và hiệu suất
sử dụng vật tư của Công ty
77
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………


vii

DANH MỤC SƠ ðỒ


STT Tên sơ ñồ Trang

2.1 Nội dung công tác quản trị vật tư 8
3.1 Quy trình sản xuất bao bì PP của Công ty 35
3.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty 36
4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị vật tư của Công ty 47
4.2 Quy trình mua vật tư của Công ty 57



Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

viii
DANH MỤC HÌNH

STT Tên hình Trang

3.1 Biểu tượng của Công ty 30
3.2 Công ty Hiệp Quang 31
3.3 Một số hình ảnh về máy móc thiết bị và sản phẩm của Công ty 33






Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

1

1. MỞ ðẦU

1.1. Tính cấp thiết của ñề tài
Chúng ta biết rằng, lợi nhuận luôn là mục ñích cuối cùng của quá trình
sản xuất kinh doanh nên mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận
càng ñược quan tâm. ðứng trước sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp
sản xuất cùng chủng loại sản phẩm, các doanh nghiệp ñều ra sức tìm kiếm
giải pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng
cạnh tranh, thu hút người tiêu dùng trên thị trường. ðể làm ñược ñiều ñó,
doanh nghiệp cần quản lý tốt tất cả các khoản mục chi phí trong quá trình sản
xuất mà khởi ñầu là các yếu tố chi phí ñầu vào như: vật tư, máy móc thiết bị,

nhân công… Chi phí vật tư là một trong ba yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Nó ngày càng
trở nên quan trọng trong ñiều kiện hiện nay khi mà chất lượng và giá thành có
tính chất quyết ñịnh tới sự sống còn của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp ñều
không ngừng phấn ñấu tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm;
trong ñó công tác quản trị vật tư là một trong những nội dung quan trọng ñược
các doanh nghiệp ưu tiên hàng ñầu, ñặc biệt là trong ñiều kiện các nguồn tài
nguyên dùng làm nguyên liệu ñầu vào ñang ngày càng trở nên khan hiếm.
Quản trị vật tư nhằm ñáp ứng ñầy ñủ, kịp thời, ñồng bộ về số lượng,
ñúng về chất lượng… ñể việc sử dụng vật tư thực sự hiệu quả, góp phần nâng
cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, ñòi hỏi các nhà quản trị
cần có những biện pháp tăng cường quản trị trong tất cả các khâu từ thu mua,
sử dụng, bảo quản, dự trữ lưu kho vật tư.
Nền kinh tế nước ta ñã và ñang chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu
bao cấp sang cơ chế thị trường có sự ñiều tiết của Nhà nước theo ñịnh hướng
xã hội chủ nghĩa. Các doanh nghiệp Việt Nam ñã có những bước phát triển
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

2

mạnh mẽ cả về quy mô và loại hình kinh doanh. Với nhiều hình thức ña dạng,
loại hình hoạt ñộng phong phú, thay ñổi linh hoạt, các doanh nghiệp ñã góp
phần quan trọng trong việc thiết lập một nền kinh tế thị trường năng ñộng trên
ñà ổn ñịnh và phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng luôn
phải ñối mặt với rất nhiều khó khăn bởi quy luật cạnh tranh khốc liệt. ðể tồn
tại và phát triển ñược thì các doanh nghiệp phải tìm cho mình một hướng ñi
riêng, một phương thức quản lý phù hợp, phải tạo ra những ưu thế riêng của
mình như chất lượng sản phẩm, giá cả, mẫu mã, tính hiện ñại, tiện dụng… và
phải có cách thức, kế hoạch, chiến lược rõ ràng ñể có thể cạnh tranh ñược với
các doanh nghiệp khác.

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của vật tư cũng như công tác
quản trị vật tư như ñã nêu ở trên, chúng tôi lựa chọn ñề tài nghiên cứu: “Quản
trị vật tư tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại Hiệp
Quang - Tỉnh Bắc Ninh”.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu của ñề tài
1.2.1. Mục tiêu chung
Trên cơ sở ñánh giá thực trạng công tác quản trị vật tư của Công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại Hiệp Quang (sau ñây gọi tắt
là Công ty) trong những năm gần ñầy, ñề ra giải pháp nhằm tăng cường quản
trị vật tư cho Công ty trong thời gian tới.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Góp phần hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về vật tư và quản trị
vật tư.
- ðánh giá thực trạng công tác quản trị vật tư của Công ty Hiệp
Quang trong những năm gần ñây, những kết quả ñạt ñược và những hạn chế.
- ðề ra những phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường quản trị
vật tư tại Công ty trong thời gian tới.
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

3

1.3. Câu hỏi nghiên cứu
- Những nhân tố nào ảnh hưởng ñến công tác quản trị vật tư của Công
ty Hiệp Quang ?
- Thực trạng quản trị vật tư của Công ty như thế nào ?
- Công tác quản trị vật tư của Công ty có ưu ñiểm và hạn chế gì,
nguyên nhân của những hạn chế ?
- Những giải pháp cần áp dụng nào nhằm tăng cường quản trị vật tư
cho Công ty trong thời gian tới ?
1.4. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1. ðối tượng nghiên cứu
Công tác quản trị vật tư của Công ty Hiệp Quang - Tỉnh Bắc Ninh.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về nội dung nghiên cứu: Công tác quản trị vật tư của Công ty
Hiệp Quang - Tỉnh Bắc Ninh
- Phạm vi về không gian nghiên cứu: Công ty Hiệp Quang - Tỉnh Bắc
Ninh.
- Phạm vi về thời gian nghiên cứu:
+ Tập trung phân tích, nghiên cứu giai ñoạn 2010 - 2012.
+ Triển khai nghiên cứu: Từ tháng 5/2012 ñến tháng 8/2013.
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

4

2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ VẬT TƯ

2.1. Cơ sở lý luận
2.1.1. Những vấn ñề cơ bản về vật tư
2.1.1.1. Khái niệm vật tư
Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm
mua ngoài, phụ tùng dự trữ cho sửa chữa và các loại vật tư khác [2].
Nguyên liệu là sản phẩm của công nghiệp khai thác hay của nông
nghiệp như quặng apatit, mía, tre, nứa, bông,…
Vật liệu là sản phẩm của công nghiệp chế biến như vải, bột mỳ,
ñường,… trong các doanh nghiệp may mặc, bánh kẹo. Nguyên vật liệu chính
là những thứ cấu thành thực thể của sản phẩm. Vật liệu phụ không cấu thành
thực thể của sản phẩm một cách rõ ràng như keo dán, lại dùng với số lượng ít,
hoặc thuốc tuyển nổi trong công nghiệp khai khoáng, hay xúc tác trong sản
xuất hóa chất là những thứ không cấu thành thực thể của sản phẩm. Việc phân
biệt vật liệu chính hay phụ chỉ là tương ñối.

2.1.1.2. Phân loại vật tư
Trong doanh nghiệp, vật tư rất ña dạng và phong phú; do vậy ñể thuận
tiện cho việc quản lý cần phải phân loại vật tư.
 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật tư trong sản xuất, vật tư ñược
chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia
vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản
phẩm. Vì vậy, khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh
nghiệp sản xuất cụ thể như vải trong các doanh nghiệp may; sắt, thép, xi
măng trong những doanh nghiệp xây dựng cơ bản; các hạt nhựa, nhựa tổng
hợp trong các doanh nghiệp sản xuất nhựa
Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

5

không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật
liệu chính ñể hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm, như: Thay
ñổi màu sắc hình dáng bên ngoài, hoặc tạo ñiều kiện cho quá trình sản xuất
ñược diễn ra bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, bảo quản,
ñóng gói… như khóa, nhãn mác, chỉ trong các doanh nghiệp may.
Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, thể khí
như xăng dầu, than, khí ñốt…
Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng ñể thay thế, sửa chữa máy
móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất: như chân
vịt máy khâu, suốt chỉ, kim khâu… trong các doanh nghiệp may.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu, thiết bị
ñược sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. ðối với thiết bị cơ bản bao
gồm các thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng

ñể lắp ñặt vào công trình xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác (phế liệu): Là những vật liệu chưa ñược sắp xếp vào các
loại trên, thường là các vật liệu loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu
hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố ñịnh.
Tùy vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết mà trong từng loại vật
liệu nêu trên lại chia thành từng nhóm với những quy cách, phẩm chất riêng.
Mỗi loại trong nhóm ñược quy ñịnh một ký hiệu riêng tùy thuộc vào doanh
nghiệp sao cho thuận lợi ñể theo dõi. Cách phân loại này có tác dụng làm cơ
sở xác ñịnh mức tiêu hao, ñịnh mức dự trữ cho từng loại nguyên vật liệu dùng
cho sản xuất sản phẩm.
 Căn cứ vào mục ñích cũng như nội dung phản ánh chi phí vật tư trên
các tài khoản, vật tư ñược chia thành:
- Vật tư trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Vật tư dùng cho các nhu cầu khác như:
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

6

+ Vật tư phục vụ cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và bộ
phận bán hàng.
+ Nhượng bán
+ ðem góp vốn liên doanh
+ ðem biếu tặng…
Cách phân loại này giúp cho quá trình sản xuất, quản lý vật tư trong
doanh nghiệp ñạt hiệu quả cao.
 Căn cứ vào nguồn cung ứng thì vật tư ñược chia thành:
+ Vật tư mua ngoài
+ Vật tư do ñơn vị tự sản xuất
+ Vật tư thuê ngoài gia công chế biến
+ Vật tư nhận vốn góp liên doanh

+ Vật tư ñược cấp phát, biếu tặng
+ Vật tư từ các nguồn khác
Việc phân loại theo nguồn cung ứng sẽ thuận lợi cho việc kiểm tra, theo
dõi và xây dựng kế hoạch vật tư cho quá trình thu mua, dự trữ, là cơ sở xây
dựng kế hoạch sản xuất và tính giá vốn vật tư nhập kho…
2.1.1.3. ðặc ñiểm và vai trò của vật tư
- ðặc ñiểm của vật tư:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật tư là tài sản dự trữ sản xuất thuộc
nhóm hàng tồn kho, nhưng vật tư có những ñặc ñiểm riêng khác với các loại
tài sản khác của doanh nghiệp, là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh
doanh thì vật tư bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban
ñầu và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Tuy
nhiên, giá trị chuyển dịch lớn hay nhỏ của vật tư tùy thuộc vào từng loại hình
doanh nghiệp sản xuất tạo ra giá trị sản phẩm.
- Vai trò của vật tư:
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt ñộng cũng phải ñầu tư
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

7

nhiều loại chi phí khác nhau, trong ñó vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi
phí sản xuất, như trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí từ 50% ñến
60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm khoảng 70%, trong giá
thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80%. Do vậy, cả số lượng và
chất lượng sản phẩm ñều bị quyết ñịnh bởi vật tư tạo ra nó, nên yêu cầu vật tư
phải có chất lượng cao, ñúng quy cách chủng loại, chi phí vật tư ñược hạ thấp,
giảm mức tiêu hao vật tư… thì sản phẩm sản xuất ra mới có giá thành thấp,
nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Vật tư là tài sản thường xuyên biến ñộng, nó ñảm bảo cho dây chuyền
sản xuất diễn ra liên tục, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Mặt khác, trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật tư thường chiếm tỷ trọng
lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì thế, tăng cường
công tác quản trị vật tư nhằm ñảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật
tư ñể giảm bớt chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng ñối
với các doanh nghiệp.
2.1.2. Khái niệm quản trị vật tư
Có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị có thể áp dụng ñược trong
việc quản trị vật tư:
Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối
hợp các hoạt ñộng của những người khác ñể ñạt ñược những kết quả mà một
người hành ñộng riêng lẻ không thể nào ñạt ñược [5].
Quản trị là hoạt ñộng nhằm ñạt ñược mục tiêu một cách có hiệu quả
bằng sự phối hợp các hoạt ñộng của những người khác thông qua hoạch ñịnh,
tổ chức, lãnh ñạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức [1].
Quản trị là sự tác ñộng có tổ chức của chủ thể quản trị lên ñối tượng bị
quản trị nhằm ñạt ñược mục tiêu ñặt ra trong ñiều kiện biến ñộng của môi
trường [10].
Quản trị là tổng hợp các hoạt ñộng ñược thực hiện nhằm ñạt ñược mục
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

8

ñích (ñảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của
người khác [8].
Trong Luận văn này, khái niệm dưới ñây sẽ ñược sử dụng làm cơ sở
cho quá trình nghiên cứu quản trị vật tư:
Quản trị vật tư là quá trình hoạch ñịnh nhu cầu vật tư, tổ chức mua
sắm vật tư, dự trữ bảo quản vật tư, xuất dùng vật tư cho sản xuất một cách
hiệu quả ñể ñạt ñược các mục tiêu mà doanh nghiệp ñã ñề ra.
2.1.3. Nội dung quản trị vật tư

Công tác quản trị vật tư ñóng vai trò ñặc biệt quan trọng. Do tính chất,
ñặc ñiểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần
có những biện pháp quản trị vật tư thật hợp lý. Công tác quản trị vật tư trong
doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau: (Sơ ñồ 2.1).
















Sơ ñồ 2.1. Nội dung công tác quản trị vật tư
Mua vật tư
Xuất vật tư
Bảo quản, dự trữ vật tư
Mua vật tư
Xuất vật tư
Bảo quản, dự trữ vật tư
Xây dựng
kế hoạch vật tư

Xây dựng ñịnh mức
tiêu dùng và xác ñịnh
nhu cầu vật tư

Tổ chức thực hiện
kế hoạch vật tư

Kiểm tra, ñánh giá
thực hiện kế hoạch vật tư

Xây dựng ñịnh mức tiêu dùng vật tư
Xác ñịnh nhu cầu vật tư
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

9

Việc quản trị vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức
tạp vì ñối tượng quản lý tương ñối nhiều. Khi quản trị vật tư, doanh nghiệp cần
tuân thủ ñúng trình tự và các nội dung theo sơ ñồ 2.1; cụ thể như sau:
- Bước 1: Xây dựng ñịnh mức tiêu dùng vật tư
Công tác xây dựng ñịnh mức tiêu dùng vật tư có vai trò quan trọng
trong việc quản trị vật tư. Bởi công tác này giúp doanh nghiệp xác ñịnh ñược
lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép ñể sản xuất ra một ñơn vị sản phẩm
hoặc ñể hoàn thành 1 khối lượng công việc nhất ñịnh trong một ñiều kiện tổ
chức và kĩ thuật ñã ñược xác ñịnh, ñể làm cơ sở cho việc xây dựng các kế
hoạch về vật tư.

- Bước 2: Xây dựng kế hoạch vật tư
Sau khi xây dựng ñược ñịnh mức tiêu dùng vật tư cũng như xác ñịnh
ñược nhu cầu về sản phẩm trong kỳ (năm, quý, tháng…), doanh nghiệp phải

xây dựng các kế hoạch tương ứng về vật tư, ñó là: Xác ñịnh nhu cầu về vật tư;
kế hoạch mua; kế hoạch xuất; kế hoạch bảo quản, dự trữ vật tư.
Yêu cầu trong bước này là doanh nghiệp phải lập kế hoạch ñủ số lượng,
chất lượng, quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và ñảm bảo ñược kế
hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
- Bước 3: Tổ chức thực hiện kế hoạch vật tư
Kế hoạch về vật tư sau khi lập xong và ñược phê duyệt, bộ phận ñược
giao nhiệm vụ căn cứ vào ñó tiến hành tổ chức thực hiện. Yêu cầu của bước
này là phải ñảm bảo ñúng tiến ñộ thời gian ñã ñề ra.
- Bước 4: Kiểm tra, ñánh giá thực hiện kế hoạch vật tư
ðây là bước quan trọng trong công tác quản trị, giúp doanh nghiệp
ñánh giá ñược ñiểm mạnh, yếu cũng như chấn chỉnh ñược các sai sót trong
việc xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch về vật tư, ñảm bảo cho các
mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp ñược hoàn thành một cách tốt nhất.
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

10

2.1.3.1. Xây dựng ñịnh mức tiêu dùng và xác ñịnh nhu cầu vật tư
a) ðịnh mức tiêu dùng vật tư
ðịnh mức tiêu dùng vật tư có vai trò quan trọng trong việc thực hành
tiết kiệm, giảm giá thành và nâng cao hiệu quả sản xuất. Vì vậy, quản trị tốt
vật tư trong doanh nghiệp cần thiết phải quản trị chặt chẽ ngay từ khâu xây
dựng ñịnh mức tiêu dùng vật tư.
Thực tế có rất nhiều phương pháp khác nhau ñược doanh nghiệp áp
dụng ñể xây dựng bảng ñịnh mức tiêu dùng vật tư cho một ñơn vị sản phẩm,
trên cơ sở cân nhắc những ñiều kiện thực tế, khả năng thực hiện và yêu cầu
quản trị riêng tại mỗi doanh nghiệp, sau ñây là một số phương pháp:
- Phương pháp thống kê
Nội dung của phương pháp này là dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu

dùng nguyên vật liệu cho một ñơn vị sản phẩm ñể ñịnh mức tiêu dùng nguyên
vật liệu cho năm sau. ðịnh mức theo phương pháp này phải tiến hành theo các
bước sau:
Bước 1: Thu thập các số liệu thống kê về sử dụng vật tư 2 năm gần
nhất. Nếu mỗi tháng có một số liệu về mức tiêu dùng vật tư cho một ñơn vị
sản phẩm thì ta ñược dãy số 24 số liệu. Khó có thể lấy nhiều số liệu hơn vì
mỗi tháng chỉ có một số, thậm chí hàng quý, hàng năm mới có một số liệu về
mức tiêu dùng vật tư cho một ñơn vị sản phẩm. Không những thế ñiều kiện
sản xuất thay ñổi, chất lượng vật tư thay ñổi thì mức tiêu dùng vật tư cũng
không ổn ñịnh. Lấy số liệu nhiều năm cũng không chính xác.
Bước 2: Từ dãy số liệu ñã thống kê, chọn 75% số liệu tốt nhất, bằng 18
số và lấy bình quân lần thứ nhất của 18 số ñó, kí hiệu là M
1
.
Bước 3: Từ dãy số thống kê chọn ra các số M
i
thỏa mãn ñiều kiện M
i
≤
M
1
và lấy bình quân lần thứ hai, kí hiệu là M
2
.
M
2
tiếp nhận là mức tiêu dùng vật tư trung bình tiên tiến trên một ñơn
vị sản phẩm, ñược sử dụng làm mức tiêu dùng vật tư cho năm kế hoạch.
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

11

- Phương pháp thử nghiệm - thí nghiệm
Nội dung của phương pháp này ñược xác ñịnh trong ñiều kiện của
phòng thí nghiệm hay ở quy mô bán công xưởng. Phương pháp này ñược sử
dụng ñối với các sản phẩm mới ñưa vào sản xuất, cần phải ban hành mức tiêu
dùng vật tư lúc ban ñầu khi chưa có số liệu thống kê về nó. Trong quá trình
sản xuất người ta sẽ sửa ñổi, hoàn thiện các mức ban hành bằng phương pháp
này ñể ñịnh mức hợp lý, phù hợp với ñiều kiện sản xuất thực tế hơn.
- Phương pháp phân tích – tính toán
Nội dung của phương pháp này dựa vào mức tiêu dùng lý thuyết và
phân tích tổn thất ñể loại trừ tổn thất bất hợp lý, trên cơ sở ñó xác ñịnh mức
tiêu dùng theo công thức sau:
M = Mức tiêu hao lý thuyết + Tổn thất hợp lý
Mức tiêu hao lý thuyết ñược tính dựa vào phương trình cân bằng hóa
học hay bằng cách cân, ño trực tiếp sản phẩm.
- Phương pháp thử nghiệm – sản xuất
Nội dung của phương pháp này ñược xác ñịnh trong ñiều kiện thiết kế
các biện pháp loại trừ tổn thất và các ñiều kiện tốt nhất cho sử dụng vật tư,
gồm các bước sau:
+ Thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất bất hợp lý và ñiều kiện sử
dụng vật tư tốt nhất.
+ Phổ biến kinh nghiệm sử dụng vật tư tiết kiệm ñến những người có
liên quan.
+ Cho thực hiện biện pháp và theo dõi số liệu thống kê về sử dụng vật
tư trong 6 tháng tiếp sau ñến 1 năm.
+ Xác ñịnh mức tiêu dùng vật tư mới sau 6 tháng ñến 1 năm thống kê
số liệu mới bằng phương pháp thống kê ñã trình bày ở trên.
b) Xác ñịnh nhu cầu vật tư
Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

12

chưa tính ñến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận ñược.
Khi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của
doanh nghiệp và ñịnh mức tiêu dùng vật tư cho một ñơn vị sản phẩm, cụ thể:
Số lượng vật tư i cần dùng cho kế hoạch sản xuất sản phẩm j ñược xác
ñịnh như sau:
V
ij
= a
ij
Q
j
+ a
ij
P
j
- V
i thu hồi

Trong ñó:
V
ij
: Số lượng vật tư i cần dùng cho sản xuất sản phẩm j
a
ij
: ðịnh mức tiêu dùng vật tư i cho 1 ñơn vị sản phẩm j
Q

j
: Số lượng thành phẩm j theo kế hoạch sản xuất
P
j
: Số lượng sản phẩm hỏng không sửa chữa ñược gây tổn thất vật tư
P
j
= (T * Q
j
)/100
T: Tỷ lệ sản phẩm hỏng theo ñịnh mức cho phép ñối với một số ngành
sản xuất.
V
i thu hồi
: Số lượng vật tư i thu hồi lại ñược từ phế phẩm trong các
nguyên công sản xuất.
2.1.3.2. Xây dựng kế hoạch mua vật tư
Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong
năm kế hoạch.
Nhu cầu vật tư cần mua sắm ñược tính theo công thức sau [11]:
Nhu cầu mua sắm

vật tư
=

Tổng nhu cầu

vật tư
-

Tồn
ñầu kì
+

Dự kiến
tồn cuối kì

Tồn ñầu kì là số lượng vật tư ñang có ở thời ñiểm bắt ñầu của năm kế
hoạch. Lượng tồn ñầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước.
2.1.3.3. Tổ chức mua và tiếp nhận vật tư
Sau khi ñã xác ñịnh ñược nhu cầu về từng loại vật tư cần mua, doanh
nghiệp cần ñặt hàng, ký kết hợp ñồng mua bán, tổ chức vận chuyển và tiếp
nhận vật tư.
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

13

a) Tổ chức mua vật tư
ðể tổ chức tốt việc mua vật tư thì việc trước tiên doanh nghiệp cần phải
làm ñó là lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất cho mình. Vì vậy, doanh
nghiệp cần lựa chọn nhà cung ứng dựa trên những cơ sở sau:
Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng:
- Cung cấp ñược chất lượng vật tư ñảm bảo yêu cầu sản xuất, dịch vụ
của doanh nghiệp, ñây là yêu cầu tối quan trọng ñể ñảm bảo sản xuất ra
những sản phẩm có chất lượng cao.
- Giá cả phù hợp với giá mặt bằng thị trường, phù hợp với ñiều kiện tài
chính của doanh nghiệp.
- ðảm bảo về mặt tiến ñộ, thời gian cung ứng, có năng lực ñáp ứng vật
tư tự phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp ñể tránh làm ảnh hưởng ñến kế
hoạch sản xuất, không xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư làm chậm thời gian

hoàn thành.
Phương pháp ñánh giá nhà cung ứng:
- Dựa trên hồ sơ về quy trình cung ứng cụ thể mà nhà cung ứng ñã từng
hợp tác với doanh nghiệp trong thời gian vừa qua.
- Dựa trên ñánh giá của bên thứ 3 (chứng chỉ chứng nhận mà ñơn vị ñó
nhận ñược), thông qua ñó chứng tỏ ñược uy tín của ñơn vị cung ứng trên thị
trường vật tư về chất lượng, khả năng ñúng hạn, kịp thời ñảm bảo cho doanh
nghiệp sản xuất liên tục nhờ vào việc ñáp ứng ñầy ñủ vật tư.
Sau khi lựa chọn ñược nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp cần tiến hành
ñặt hàng, ký kết hợp ñồng mua bán; ñồng thời phải lựa chọn phương tiện vận
chuyển thuận lợi nhất ñể giảm ñược thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ,
tránh hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển.
b) Tổ chức tiếp nhận vật tư
Khi vật tư về, doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác tiếp nhận, cụ thể:
- Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo ñúng
quy ñịnh trong hợp ñồng, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển.
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

14

- Chuyển nhanh vật tư từ ñịa ñiểm tiếp nhận ñến kho doanh nghiệp,
tránh hư hỏng, mất mát. Mặt khác, công tác tiếp nhận vật tư phải ñảm bảo một
số yêu cầu sau:
+ Mọi vật tư, hàng hoá tiếp nhận phải ñầy ñủ giấy tờ hợp lệ;
+ Mọi vật tư tiếp nhận phải ñược kiểm tra, kiểm nghiệm ñầy ñủ ñúng
thủ tục;
+ Xác ñịnh chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại vật tư;
+ Phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa, thiếu, sai quy cách.
Tổ chức tiếp nhận tốt sẽ tạo ñiều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng,
chất lượng và chủng loại vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt của vật

tư, hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra.
2.1.3.4. Dự trữ, bảo quản vật tư
a) Dự trữ vật tư
ðể quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên và liên tục thì bất cứ một
doanh nghiệp nào cũng cần dự trữ vật tư. Dự trữ là cần thiết nhưng trong quá
trình dự trữ sẽ làm tồn ñọng vốn, có thể làm tăng giá vật tư do hao hụt và bảo
quản, ñồng thời có thể gặp rủi ro do hư hỏng, mất giá. Vậy dự trữ như thế nào
là ñủ, là hợp lý là vấn ñề ñặt ra ñối với các nhà quản lý.
Dự trữ là xác ñịnh lượng vật tư tồn cuối kỳ. Nó có thể xác ñịnh dựa vào
tiến ñộ mua và số lượng mua lần cuối cùng trong kỳ kế hoạch và mức tiêu
dùng bình quân ngày hoặc dựa vào tính chất ñặc thù của lĩnh vực sản xuất
kinh doanh mà xác ñịnh dưới dạng tỷ lệ % của vật tư sử dụng trong kỳ hoặc
số xuất dùng trong kỳ trước.
Có 2 loại dự trữ vật tư, ñó là dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm.
- Dự trữ thường xuyên:
Dự trữ thường xuyên là dự trữ vật tư tại kho bãi ñể ñảm bảo cho sản
xuất liên tục giữa 2 ñợt cung ứng liền nhau theo hợp ñồng.
Dự trữ thường xuyên tính bằng ngày và tính bằng lượng dự trữ tuyệt
ñối.
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh …………………

15

Mức dự trữ thường xuyên (D
tx
) tuyệt ñối ñược tính như sau:
D
tx
= M
bqn

* N
cc
(1)
Vốn lưu ñộng lượng dự trữ thường xuyên tuyệt ñối tính thành tiền:
M
bqn
* N
cc
* Giá vật tư * h
xk
(2)
Trong ñó:
M
bqn
: Mức tiêu dùng bình quân ngày vật tư i
N
cc
: Số ngày cung cấp cách nhau giữa 2 ñợt kế liền
h
xk
: Hệ số cung cấp xen kẽ
Trong doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại vật tư, mỗi loại ñược
mua vào các ngày khác nhau, do ñó có thể dùng vốn của loại này ñể mua loại
khác khi chưa ñến ngày cung cấp. ðưa hệ số cung cấp xen kẽ vào công thức
(2) ñể nhằm giảm bớt vốn lưu ñộng dùng cho dự trữ vật tư. Hệ số này dao
ñộng từ 0,6 ÷ 0,8. Nếu dùng nhiều loại vật tư với số lượng lớn thì hệ số cung
cấp xen kẽ giảm ñi do sử dụng vốn lẫn nhau giữa các loại vật tư thường xuyên
hơn. Số ngày cung cấp cách nhau giảm ñi thì vốn lưu ñộng cần cho dự trữ
thường xuyên cũng giảm ñi.
Số ngày cung cấp cách nhau, hay còn gọi là số ngày dự trữ, phụ thuộc vào:

+ Mức tiêu dùng bình quân ngày: Mức này càng lớn thì thời gian cung
cấp cách nhau càng nhỏ ñể tiết kiệm vốn lưu ñộng và hạn chế chi phí kho bãi.
Số lượng mua mỗi ñợt càng lớn.
+ Khoảng cách giữa người mua và người bán: Khoảng cách càng lớn thì
thời gian cung cấp cách nhau càng thưa sẽ giảm chi phí ñặt hàng và mua hàng.
+ Vật tư nhập ngoại hay nội: Vật tư nhập ngoại phụ thuộc vào ñơn vị
xuất nhập khẩu trực tiếp, doanh nghiệp không thể tự mình quyết ñịnh toàn bộ
về số ngày mua cách nhau là bao nhiêu. Những vật tư nhập nội dùng với số
lượng ít thì không thể cung cấp thường xuyên.
+ Tính chất sản xuất và tiêu dùng vật tư: Việc sản xuất vật tư hay tiêu
dùng vật tư theo chu kỳ cũng ảnh hưởng ñến số ngày cung cấp cách nhau.