Quy trình kiểm soát nội bộ công tác kế toán tài chính

1. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
1. Mục tiêu :
+ Tính tuân thủ pháp luật.
+ Tính tin cậy của báo cáo tài chính.
+ Tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Tổ chức thực hiện:
- Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức cho đội ngũ làm công tác kế toán đảm
bảo ghi chép, hạch toán kế toán tuân thủ các qui định về tài chính kế toán, các văn
bản pháp luật và qui trình này; là người chịu trách nhiệm về các thông tin, số liệu
đã phản ánh trong báo cáo tài chính.
- Kiểm soát viên căn cứ quy trình này làm cơ sở để thực hiện công tác kiểm tra,
kiểm soát hoạt động kế toán tài chính của đơn vị.
- Các bộ phận, cá nhân liên quan có trách nhiệm phối hợp và tuân thủ các quy
định của qui trình này.
3. Về nội dung kiểm soát
Nội dung Quy trình kiểm soát đề ra là giúp cho hoạt động quản trị trong công
tác kế toán tài chính có hiệu quả. Nhằm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp
thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu của các quy định pháp luật, yêu cầu của
ngành và của đơn vị. Từ đó làm cơ sở để đơn vị ra quyết định kinh tế tài chính đáp
ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh có hiệu quả xác định theo từng thời kỳ; Làm cơ
sở kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán, cung cấp thông tin kinh tế
theo yêu cầu. làm tiền đề cho công tác phân tích thông tin phục vụ yêu cầu lập kế
hoạch và ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Đây là công việc có thể tổ chức thực hiện thường xuyên, thực hiện theo định
kỳ… tùy theo từng đối tượng quản lý để tiến hành kiểm tra, kiểm soát cho phù
hợp. căn cứ các hoạt động cơ bản của công tác kế toán tài chính. Đường sắt Việt
Nam xây dựng quy trình kiểm soát cho từng đối tượng quản lý chủ yếu sau:
1 - Kiểm soát chi phí và giá thành sản phẩm.
2 - Kiểm soát doanh thu bán hàng và kết quả kinh doanh.
3 - Kiểm soát các hoạt động thu nhập khác.

4 - Kiểm soát vốn bằng tiền.
5 - Kiểm soát thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các khoản phải nộp.
6 - Kiểm soát các khoản đầu tư ngắn hạn.
7 - Kiểm soát hàng tồn kho.
8 - Kiểm soát tài sản cố định - xây dựng cơ bản dở dang.
9 - Kiểm soát các khoản đầu tư dài hạn.
1
10 - Kiểm soát các khoản ký quỹ, cầm cố tài sản ngắn hạn, dài hạn.
11 - Kiểm soát các khoản phải trả.
12 - Kiểm soát Tiền lương
13 - Kiểm soát các khoản phải thu
14 - Kiểm soát vốn và trích lập các quỹ.
Nội dung các quy trình như sau:
3.1. Kiểm soát chi phí
Một số vấn đề về tập hợp chi phí:
Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là phạm vi, giới hạn để tập hợp
nhằm đáp ứng nhu cầu kiểm soát chi phí và tính giá thành sản phẩm. Như vậy,
thực chất của việc xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là việc xác
định giới hạn tập hợp chi phí hay xác định nơi phát sinh chi phí và nơi chịu chi phí.
Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm mục tiêu tất cả
các chi phí đều được ghi nhận và ghi nhận đầy đủ theo chế độ kế toán; các nghiệp
vụ chi phí phát sinh được xác định cộng dồn và hạch toán một cách chính xác.
Thông qua hoạt động kiểm soát để nhận diện, phân tích các hạng mục chi phí phát
sinh, xác định các nhân tố ảnh hưởng nhằm giúp cho nhà quản lý đề ra các giải
pháp phù hợp để giảm các khoản mục chi phí, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp.
Để xác định đúng đắn đối tượng kế toán tập hợp chi phí cần căn cứ vào các yếu
tố sau đây:
+ Đặc điểm và công dụng của chi phí trong quá trình sản xuất.
+ Đặc điểm, cơ cấu tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ, chế tạo sản phẩm.

+ Loại hình sản xuất sản phẩm.
Chứng từ liên quan:
+ Chi phí vật liệu trực tiếp (sổ chi tiết, số cái TK 621 theo từng đối tượng chi phí)
+ Chi phí nhân công trực tiếp (sổ chi tiết, số cái TK 622 theo từng đối tượng chi
phí)
+ Chi phí máy (sổ chi tiết, số cái TK 623 theo từng đối tượng chi phí)
+ Chi phí chung (sổ chi tiết, số cái TK 627 theo từng đối tượng chi phí)
Thủ tục kiểm soát:
Định kỳ hàng tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc tập hợp chi phí theo từng
đối tượng, cuối kỳ kết chuyển hoặc phân bổ chi phí vào TK 154 “ chi phí sản xuất
dở dang”.
- Có thể kiểm tra toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên một số nghiệp vụ (5% < tỷ lệ
10%) trên sổ chi tiết (hoặc sổ cái) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và
chứng từ gốc về nội dung, ngày tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận
của người có thẩm quyền quyết định các nội dung kinh tế liên quan.
2
- Kiểm tra công tác kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang (TK 154 theo chi tiết
từng đối tượng) để xác định sản phẩm hoàn thành nhập kho (TK 155) hoặc kết
chuyển giá vốn hàng bán (TK 632).
- Kết hợp đối chiếu các chi phí phát sinh trong kỳ với các TK liên quan (TK152,
334,338 ), phương án tác nghiệp, kế hoạch chi phí theo đối tượng trong kỳ thực
hiện để đảm bảo sự kiểm soát tính đúng đắn, tính khớp đúng chi phí trong kỳ.
3.2. Kiểm soát Doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý
của các khoản đã thu được tiền, hoặc sẽ thu được tiền từ các giao dịch và nghiệp
vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư, cung cấp
dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá
bán (nếu có).
- Kiểm soát doanh thu trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm các mục tiêu:
Nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lệ, các nghiệp vụ tiêu thụ phải

được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn đều được ghi sổ đầy đủ.
Chứng từ liên quan:
- Sổ chi tiết bán hàng, số cái TK doanh thu, các hợp đồng kinh tế với khách
hàng, bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
- Các khoản giảm trừ doanh thu (chi tiết các TK: 531 hàng bán trả lại, 532
giảm giá hàng bán, 521 chiết khấu thương mại)
- Chứng từ kế toán : Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Bảng kê hóa đơn, chứng từ
hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra các điều kiện ghi nhận doanh thu:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền
sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá hoặc là người
sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định là tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%)
trên sổ cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ
gốc về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người
có thẩm quyền, của khách hàng
3.3. Kiểm soát thu nhập khác
Thu nhập khác là các khoản doanh thu ngoài hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp.
3
Nội dung thu nhập khác của doanh nghiệp, gồm:
- Thu nhập từ nhượng bán, thanh lý tài sản cố định;
- Chênh lệch lãi do đánh giá lại vật tư, hàng hoá, tài sản cố định đưa đi góp
vốn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác;

- Thu nhập từ nghiệp vụ bán và thuê lại tài sản;
- Thu được tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng;
- Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ;
- Các khoản thuế được ngân sách Nhà nước hoàn lại;
- Thu các khoản nợ phải trả không xác định được chủ;
- Các khoản tiền thưởng của khách hàng liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, sản
phẩm, dịch vụ không tính trong doanh thu (nếu có);
- Thu nhập quà biếu, quà tặng bằng tiền, hiện vật của các tổ chức, cá nhân
tặng cho doanh nghiệp;
- Các khoản thu nhập khác ngoài các khoản nêu trên.
Chứng từ liên quan:
- Hồ sơ thanh lý TSCĐ;
- Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa, tài sản cố định, cơ sở đánh giá giá chênh
lệch vật tư hàng hóa, TSCĐ đem đi góp vốn liên doanh, liên kết, Biên bản hội
đồng đánh giá lại vật tư, hàng hóa, tài sản cố định;
- Các chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu thu, hợp đồng ) về việc bán và cho thuê tài sản;
- Hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ, chứng từ gốc về việc thu phạt khách
hàng vi phạm hợp đồng;
- Hồ sơ theo dõi các khoản nợ khó đòi đã xóa sổ;
- Hồ sơ theo dõi các khoản thuế được ngân sách Nhà nước hoàn lại, Hồ sơ theo
dõi các khoản nợ phải trả không xác định được chủ, chứng từ gốc các khoản tiền
thưởng của khách hàng không liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,
các thủ tục, chứng từ phản ánh các khoản thu nhập bằng quà biếu, tiền và hiện vật
của các tổ chức, cá nhân tặng cho doanh nghiệp.
Thủ tục kiểm soát:
- Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%)
trên sổ cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ
gốc về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người
có thẩm quyền, của khách hàng
3.4. Kiểm toán vốn bằng tiền: (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển)

Chứng từ liên quan:
- Biên bản kiểm kê quỹ cuối kỳ, cơ sở xử lý chênh lệnh (nếu có chênh lệch khi
kiểm kê);
4
- Sổ phụ ngân hàng;
- Sổ quỹ;
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Thủ tục kiểm soát:
Định kỳ hàng tuần và cuối mỗi kỳ kế toán, tiến hành:
- Đối chiếu giữa biên bản kiểm kê quỹ với sổ quỹ, sổ chi tiết và sổ cái để
đảm bảo số dư đã được trình bày trên Bảng cân đối kế toán là đúng và hợp lý.
- Đọc sổ quỹ để phát hiện những nghiệp vụ bất thường và tiến hành kiểm tra,
đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm bảo việc trình bày là đúng và phù hợp.
- Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%)
trên Sổ Cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng
từ gốc về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của
người có thẩm quyền, của khách hàng.
- Lập bảng đối chiếu số dư ngân hàng: Kiểm tra cộng dồn. Xem xét các
khoản bất thường (có giá trị lớn). Đối chiếu số dư trên sổ chi tiết với Sổ Cái và sổ
phụ ngân hàng vào ngày kết thúc kỳ báo cáo tài chính. Kiểm tra sổ chi tiết tiền gửi
ngân hàng của 2 tháng bất kỳ hay toàn bộ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng để
xem xét các khoản bất thường và xác định lại thời gian các khoản thu chi, tính
chính xác và hợp lệ của các khoản thu chi phát sinh. Đồng thời, kiểm tra sự chấp
thuận của người có thẩm quyền.
- Xem xét khoản tiền đang chuyển: Được liệt kê phản ánh trong "Tiền đang
chuyển" là hợp lý (xem xét khoản tiền có giá trị lớn). Đối chiếu với sổ Tiền gửi
ngân hàng, phiếu chuyển tiền ngân hàng về ngày, tháng, số tiền, nội dung. Tìm
hiểu nguyên nhân, lý do…
3.5. Kiểm toán tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế
Thuế là các khoản phải nộp cho Nhà nước theo luật định được qui định trong

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Nội dung các khoản thuế phải nộp:
- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (Tài khoản 333) Trong đó bao gồm:
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT
của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT đã được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp
và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước. Bao gồm: Thuế giá trị gia tăng đầu ra, số
thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, số
thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ
trong kỳ; thuế GTGT hàng nhập khẩu: Dùng để phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập
khẩu phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp, đã nộp và còn
phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
5
- Thuế xuất, nhập khẩu: Phản ánh số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu phải nộp, đã
nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: Phản ánh số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp,
đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
- Thuế thu nhập cá nhân: Phản ánh số thu nhập cá nhân phải nộp, đã nộp và còn
phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
- Thuế tài nguyên: Phản ánh số thuế tài nguyên phải nộp, đã nộp và còn phải nộp
vào Ngân sách Nhà nước.
- Thuế nhà đất, tiền thuê đất: Phản ánh số thuế nhà đất, tiền thuê đất phải nộp, đã
nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
- Các loại thuế khác: Phản ánh số phải nộp, đã nộp và còn phải nộp về các loại
thuế khác không ghi vào các tài khoản trên, như: Thuế môn bài, thuế nộp thay cho các
tổ chức, các nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. . . Tài khoản này
được mở chi tiết cho từng loại thuế.
- Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác: Phản ánh số phải nộp, đã nộp và còn phải
nộp về các khoản phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác cho Nhà nước ngoài các khoản
đã ghi vào các tài khoản từ 3331 đến 3338. Tài khoản này còn phản ánh các khoản Nhà

nước trợ cấp cho doanh nghiệp (nếu có) như các khoản trợ cấp, trợ giá.
Chứng từ liên quan:
- Bảng kê khai các khoản thuế phải nộp.
- Hóa đơn, phiếu xuất, phiếu nhập, Hồ sơ hàng hóa, vật tư, sổ theo dõi xuất, nhập
vật tư, hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ. Bảng kê khai thu
nhập cá nhân, Sổ chi tiết theo dõi số thuế được giảm trừ, số thuế phải nộp, số thuế
của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, sổ chi tiết số thuế được miễn giảm, số thuế được
thoái thu…
Thủ tục kiểm soát:
Định kỳ hàng Tháng, Quý, Năm, căn cứ vào bảng kê khai nộp thuế của doanh
nghiệp, thông báo nộp thuế của cơ quan thuế , các chứng từ gốc như hóa đơn hàng hóa
xuất, nhập, các phiếu xuất kho, nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, các khoản chi phí hợp
lý, hợp lệ, các quy định và phương pháp tính thuế theo qui định của Bộ tài chính để xác
định các khoản thuế phải nộp và đã nộp.
- Có thể xem xét toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên ( 5< tỷ lệ <10%) các nghiệp vụ
phát sinh trong kỳ để xác định tính đúng đắn của các khoản thuế phát sinh và kiểm
tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra sổ cái, sổ chi tiết các TK về thuế, sổ kế toán để xác định tính khớp
đúng, hợp lệ các nghiệp vụ phát sinh, só dư cuối kỳ so với bảng cân đối kế toán.
3.6. Kiểm soát các khoản đầu tư ngắn hạn:
Đầu tư là một công cụ quan trọng để bảo vệ tiền của doanh nghiệp trong khi
cho phép tiền được hưởng lãi suất. Đầu tư ngắn hạn thường là các khoản đầu tư mà
kéo dài trong một năm hoặc ít hơn.
6
Chứng từ liên quan:
- Tờ trình đầu tư; quyết định đầu tư;
- Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản đầu tư ngắn hạn;
- Báo cáo danh mục đầu tư tại thời điểm khóa sổ;
- Báo cáo số dư tài khoản đầu tư.
Thủ tục kiểm soát:

Định kỳ hàng tuần và cuối mỗi kỳ kế toán, tiến hành:
- Đọc sổ cái tài khoản đầu tư ngắn hạn, để phát hiện nghiệp vụ bất thường và
tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm bảo việc trình bày là
đúng và phù hợp.
- Chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%) trên sổ cái (hoặc sổ chi tiết)
để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung, ngày,
tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền, của
khách hàng, tuân thủ quy trình đầu tư. Chọn toàn bộ hoặc ngẫu nhiên vài chứng từ
(5%< tỷ lệ <10%) để đảm bảo việc ghi sổ (sổ chi tiết và sổ cái) là phù hợp.
- Kiểm tra quyền chi phối, các chính sách tài chính và hoạt động của doanh
nghiệp nhằm thu được các lợi ích kinh tế của hoạt động đầu tư.
- Chọn các nghiệp vụ trước ngày kết thúc kỳ báo cáo và các nghiệp vụ sau ngày
kết thúc kỳ báo cáo để kiểm tra thủ tục phân chia kỳ báo cáo là đúng đắn và phù hợp.
- Xem xét các khoản trích lập dự phòng đầu tư ngắn hạn theo quy định.
3.7. Kiểm soát hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động
hàng tồn kho của doanh nghiệp
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ
sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở
dang; nguyên liệu; vật liệu; công cụ, dụng cụ (gọi chung là vật tư) để sử dụng trong
quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm: Hàng hoá mua về để
bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi
đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến; thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi
đi bán; sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành
chưa làm thủ tục nhập kho); nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi
gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; chi phí sản xuất, kinh doanh dịch
vụ dở dang; nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu
và thành phẩm.
Hàng tồn kho, có 9 tài khoản:

- Hàng mua đang đi đường;
- Nguyên liệu, vật liệu;
7
- Công cụ, dụng cụ;
- Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang;
- Thành phẩm;
- Hàng hoá;
- Hàng gửi đi bán;
- Hàng hoá kho bảo thuế;
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Chứng từ liên quan:
- Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu,
công cụ, dụng cụ, chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi đi
bán, dự phòng giảm giá hàng tồng kho
- Hóa đơn (mua, bán), chứng từ (phiếu xuất, nhập, phiếu thu, phiếu chi), thỏa
thuận, hợp đồng liên quan.
Thủ tục kiểm toán:
Cuối kỳ kế toán, tiến hành:
- Kiểm tra sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản tài hàng tồn kho, để phát hiện nghiệp
vụ bất thường và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm bảo
việc trình bày là đúng và phù hợp. Kiểm tra phương pháp tính giá có thống nhất và
phù hợp không.
- Kiểm tra công tác kiểm kê định kỳ, sử lý chênh lệch (thừa thiếu), xác định
nguyên nhân, biện pháp sử lý; định mức dự trữ, tồn kho có hợp lý không.
- Chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%) trên sổ cái (hoặc sổ chi tiết)
để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung, ngày,
tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền, của
khách hàng. Kiểm tra toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên một số nghiệp vụ (5%< tỷ lệ
<10%) để đảm bảo việc ghi sổ (sổ chi tiết và sổ cái) là phù hợp.
3.8. Kiểm soát tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang:

Chứng từ liên quan:
- Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cố định tại thời điểm kết thúc kỳ báo cáo;
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định, biên bản xử lý kiểm kê (nếu có);
- Hóa đơn mua, bán, hồ sơ điều chuyển, hợp đồng xây dựng cơ bản dở dang,
tờ trình mua sắm tài sản tài sản cố định;
- Thẻ tài sản cố định, hồ sơ tài sản cố định;
- Sổ cái, sổ chi tiết tài sản cố định.
Thủ tục kiểm soát:
Định kỳ 06 tháng và cuối mỗi kỳ kế toán năm, tiến hành:
8
- Đối chiếu sổ theo dõi chi tiết tài sản cố định với thẻ tài sản cố định, chứng
từ gốc hình thành tài sản cố định đảm bảo là khớp đúng.
- Kiểm tra chứng từ mua sắm, sửa chữa lớn, thay thế…( hóa đơn, hợp đồng…)
tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang phát sinh trong kỳ, phù hợp với quy định về
tiêu chí tài sản, đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung,
ngày, tháng, số tiền. Kiểm tra sổ theo dõi tăng, giảm tài sản cố định trong kỳ. Đồng
thời kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền, của khách hàng, kiểm tra mua
sắm tài sản cố định phù hợp với quy định.
- Đối chiếu ghi nhận tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang phát sinh
trong kỳ phù hợp với mục đích sử dụng, đối chiếu tỷ lệ trích khấu hao tài sản phù
hợp với quy định, tài sản đã hết khấu hao, tài sản không sử dụng, tài sản đang chờ
thanh lý.
- Kiểm tra tính phù hợp trong bảng trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định
trong kỳ vào đối tượng chi phí. Phương pháp tính khấu hao theo qui định.
3.9. Kiểm soát các khoản đầu tư dài hạn
Kiểm soát đầu tư dài hạn là một công cụ quan trọng để bảo vệ giá trị tài sản
của doanh nghiệp trong khi cho phép tiền hoặc tài sản đầu tư được hưởng lãi suất.
Đầu tư dài hạn thường là các khoản đầu tư mà có thời gian kéo dài từ một năm trở
lên.
Kiểm soát hoạt động này nhằm phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến

động tăng, giảm các loại đầu tư dài hạn như: Đầu tư trái phiếu, đầu tư cổ phiếu,
hoặc đầu tư vào đơn vị khác và thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm.
Chứng từ liên quan:
- Hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, tờ trình, thỏa thuận liên quan;
- Sổ cái, sổ chi tiết TK 228 ( Đầu tư dài hạn). ( 228.1;228.2;228.3)
- Sổ chi tiết các TK: 111,112,138, TK 515 ( doanh thu hoạt động tài chính) TK
635 ( chi phí hoạt động tài chính)
Thủ tục kiểm soát:
Định kỳ 06 tháng và cuối mỗi kỳ kế toán năm, tiến hành:
- Đối chiếu số dư chi tiết các khoản đầu tư dài hạn với chứng từ gốc đảm bảo là
khớp đúng.
- Đối chiếu chi tiết số phát sinh các khoản đầu tư dài hạn, cầm cố, ký cược ký
quỹ dài hạn với sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung, ngày,
tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền, của
khách hàng, kiểm tra các khoản đầu tư dài hạn phù hợp với quy định.
- Kiểm tra chi tiết từng khoản đầu tư theo từng đối tượng, phương thức đầu tư,
thời hạn và khả năng sinh lời.
3.10. Kiểm soát các khoản ký quỹ, cầm cố tài sản ngắn hạn, dài hạn
3.10.1. Kiểm soát hoạt động cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
9
Kiểm soát hoạt động này nhằm mục đích kiểm soát các khoản tài sản, tiền
vốn của doanh nghiệp mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn (Thời gian dưới
một năm hoặc dưới một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường) tại Ngân hàng,
Công ty Tài chính, Kho bạc Nhà nước, các tổ chức tín dụng trong các quan hệ kinh
tế.
Cầm cố là việc doanh nghiệp mang tài sản của mình giao cho người nhận
cầm cố cầm giữ để vay vốn hoặc để nhận các loại bảo lãnh. Tài sản cầm cố có thể
là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, ô tô, xe máy. . . và cũng có thể là những giấy tờ
chứng nhận quyền sở hữu về nhà, đất hoặc tài sản. Những tài sản đã mang cầm cố,
doanh nghiệp có thể không còn quyền sử dụng trong thời gian đang cầm cố. Sau

khi thanh toán tiền vay, doanh nghiệp nhận lại những tài sản đã cầm cố.
Nếu doanh nghiệp không trả nợ được tiền vay hoặc bị phá sản thì người cho
vay có thể phát mại các tài sản cầm cố để lấy tiền bù đắp lại số tiền cho vay bị mất.
Ký quỹ là việc doanh nghiệp gửi một khoản tiền hoặc kim loại quý, đá quý
hay các giấy tờ có giá trị vào tài khoản phong toả tại Ngân hàng để đảm bảo việc
thực hiện bảo lãnh cho doanh nghiệp.
Ký cược là việc doanh nghiệp đi thuê tài sản giao cho bên cho thuê một khoản
tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị cao khác nhằm mục đích ràng
buộc và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê tài sản phải quản lý, sử dụng tốt tài
sản đi thuê và hoàn trả tài sản đúng thời gian quy định. Tiền đặt cược do bên có tài
sản cho thuê quy định có thể bằng hoặc hơn giá trị của tài sản cho thuê.
Chứng từ liên quan:
Sổ chi tiết, sổ cái TK 144 “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn”
Chứng từ kế toán, hợp đồng ký quỹ, cầm cố.
Thủ tục kiểm soát:
- Tiến hành kiểm tra các thủ tục theo quy định.
- Kiểm tra đối chiếu xác định nội dung các khoản ký quỹ, cầm cố để xác định
tính đúng đắn mục đích của nghiệp vụ gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh của
Doanh nghiệp.
- Kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền, của khách hàng.
- Đối chiếu với sổ chi tiết các TK: 111,112… ( các khoản bằng tiền mặt, tiền
gửi) TK 211, 214 ( Đối với các khoản bằng tài sản cố định) và một số TK khác
- Cuối kỳ đối chiếu với sổ kế toán để đảm bảo sự khớp đúng trong báo cáo cân
đối kế toán.
3.10.2. Kiểm soát hoạt động cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Kiểm soát hoạt động này nhằm mục đích để phản ánh số tiền hoặc giá trị tài
sản mà doanh nghiệp đem đi ký quỹ, ký cược dài hạn tại các doanh nghiệp, tổ chức
kinh tế khác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh có thời hạn trên 1 năm hoặc
trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
10

Chứng từ liên quan:
Sổ cái, sổ chi tiết TK 244 “ký quỹ, ký cược dài hạn”.
Chứng từ (Phiếu chi, phiếu thu TK 111,112,113)
Hợp đồng ký kết với các bên liên quan.
Thủ tục kiểm soát:
- Kiểm tra đối chiếu xác định nội dung các khoản ký quỹ, cầm cố để xác định
tính đúng đắn mục đích của nghiệp vụ gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh của
Doanh nghiệp.
- Kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền, của khách hàng.
- Đối chiếu với sổ chi tiết các TK: 111,112,113… (các khoản bằng tiền mặt,
tiền gửi) TK 211, 214 (Đối với các khoản bằng tài sản cố định) và một số TK khác
- Cuối kỳ đối chiếu với sổ kế toán để đảm bảo sự khớp đúng trong báo cáo cân
đối kế toán.
- Kiểm tra các khoản tiền, tài sản đem ký quỹ, ký cược dài hạn có được theo dõi
chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn không.
- Kiểm tra ghi nhận các khoản đầu tư dài hạn, cầm cố, ký cược ký quỹ dài hạn
phát sinh trong kỳ phù hợp với sổ sách kế toán.
3.11. Kiểm soát các khoản phải trả:
Các khoản phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động sản
xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ, bao
gồm các khoản nợ tiền vay, các khoản nợ phải trả cho người bán, cho Nhà nước,
cho công nhân viên và các khoản phải trả khác.
Nợ phải trả của doanh nghiệp gồm: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
3.11.1. Kiểm soát nợ phải trả ngắn hạn
Nợ ngắn hạn là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng
một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường.
Nợ ngắn hạn bao gồm các khoản: vay ngắn hạn; khoản nợ dài hạn đến hạn
trả; các khoản tiền nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu;
Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước; Tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải
trả cho người lao động; các khoản chi phí phải trả; các khoản nhận ký quỹ, ký cược

ngắn hạn; các khoản phải trả ngắn hạn khác.
Chứng từ liên quan:
- Giấy xác nhận từ khách hàng;
- Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản các khoản phải trả : TK 311(Vay ngắn hạn); TK
315 (nợ dài hạn đến hạn trả); TK 311 (Phải trả người bán, người cung cấp) TK 333
(Thuế và các khoản phải nộp nhà nước); TK 334 (Phải trả người lao động); TK
335 (Chi phí phải trả); TK 336 (Phải trả nội bộ); TK 337 (Thanh toán theo tiến độ
kế hoạch hợp đồng xây dựng); TK 338 (Phải trả, phải nộp khác);
11
- Hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán, vay nợ, báo cáo quyết toán thuế,
Giá trị thuế gia tăng đầu vào, giá trị thuế gia tăng đầu ra. các chứng từ thu, chi tiền
mặt; giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng ; hợp đồng xây dựng cơ bản, biên bản
nghiệm thu công trình theo tiến độ; Bảng phân bổ tiền lương, bảng đối chiếu trích
nộp BHXH, BHYT, BHTN, Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, tiền thưởng…
Thủ tục kiểm soát:
Cuối kỳ kế toán, tiến hành:
- Đối chiếu số dư chi tiết với giấy xác nhận nợ từ khách hàng đảm bảo là khớp
đúng. Đối chiếu các khoản thuế phải nộp phù hợp với quyết toán.
- Đọc sổ cái tài khoản các khoản phải trả để phát hiện nghiệp vụ bất thường và
tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc đảm bảo việc trình bày là đúng
và phù hợp.
- Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%)
trên sổ Cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng
từ gốc về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của
người có thẩm quyền, của khách hàng. Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên
vài chứng từ (5%< tỷ lệ <10%) để đảm bảo việc ghi sổ (sổ chi tiết và sổ cái) là phù
hợp.
- Chọn các nghiệp vụ trước ngày kết thúc niên độ và các nghiệp vụ sau ngày kết
thúc niên độ để kiểm tra thủ tục phân chia niên độ là đúng đắn và phù hợp.
- Xem xét các khoản phải trả ngắn hạn, khả năng thanh toán khoản ngắn hạn

đảm bảo khả năng trả nợ.
3.11.2. Kiểm soát nợ phải trả dài hạn
Nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian trả nợ trên một năm.
Nợ dài hạn gồm các khoản:
- Vay dài hạn cho đầu tư phát triển;
- Nợ dài hạn phải trả;
- Trái phiếu phát hành;
- Các khoản nhận ký quỹ, ký cược dài hạn;
- Thuế thu nhập hoãn lại phải trả;
- Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm;
- Dự phòng phải trả.
Chứng từ liên quan:
- Giấy xác nhận từ khách hàng;
- Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản các khoản phải trả: TK 341(Vay dài hạn); TK 342
(Nợ dài hạn); TK 343 (Phát hành trái phiếu) TK 344 (Nhận ký quỹ, ký cược dài
hạn); TK 344 (Thuế thu nhập hoãn lại phải trả); TK 351 (Quỹ dự phòng trợ cấp
mất việc làm); TK 352 (Dự phòng phải trả)
12
Thủ tục kiểm soát:
Cuối kỳ kế toán, tiến hành:
- Đối chiếu số dư chi tiết trên sổ cái, số chi tiết TK tiền vay dài hạn cho đầu tư
phát triển, các khoản vay dài hạn với từng khế ước vay. Kiểm tra viêc lập kế hoạch
vay, phương án trả nợ các khoản vay đến hạn trả, kiểm tra việc hạch toán các
khoản vay cho từng đối tượng, từng khế ước vay. Xác định tính đúng đắn việc quy
đổi theo tỷ giá ngoại tệ đối với các khoản vay bằng ngoại tệ (nếu có).
- Kiểm tra việc xác định chi phí đi vay, lãi xuất, phương pháp phân bổ vào chi
phí.
Kiểm tra việc trích lập qũy dự phòng trợ cấp mất việc làm, dự phòng phải trả
đối chiếu với các quy định hiện hành.
- Đọc sổ cái tài khoản các khoản phải trả dài hạn, để phát hiện nghiệp vụ bất

thường và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm bảo việc trình
bày là đúng và phù hợp.
- Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%)
trên Sổ Cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng
từ gốc về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của
người có thẩm quyền, của khách hàng. Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên
vài chứng từ (5%< tỷ lệ <10%) để đảm bảo việc ghi sổ (sổ chi tiết và sổ cái) là phù
hợp.
- Chọn các nghiệp vụ trước ngày kết thúc niên độ và các nghiệp vụ sau ngày kết
thúc niên độ để kiểm tra thủ tục phân chia niên độ là đúng đắn và phù hợp.
- Xem xét các khoản phải trả dài hạn, kế hoạch, khả năng thanh toán, khả năng
trả nợ.
3.12. Kiểm soát Tiền lương
Tiền lương là các khoản thù lao của người lao động được trả theo năng xuất
chất lượng và hiệu quả.
Hoạt động kiểm soát tiền lương nhằm mục đích kiểm tra, giám sát trong công
tác quản lý, sử dụng phân phối tiền lương, tiền thưởng, các chế độ của người lao
động trong doanh nghiệp góp phần nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí,
bảo đảm chế độ người lao động theo các quy định hiện hành
Chứng từ liên quan:
- Sổ chi tiết, sổ cái TK 334 (Phải trả người lao động); sổ chi tiết, số cái TK 338
(Phải trả, phải nộp khác); sổ chi tiết một số các TK khác liên quan.
- Bảng trích và phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn.
- Bảng nghiệm thu khối lượng, chất lượng sản phẩm; bảng chấm công, phiếu
giao nhiệm vụ; phương án tác nghiệp, kế hoạch chi phí SXKD; các cơ sở xác định
định mức lao động; đơn giá tiền lương; quy chế quản lý và phân phối tiền lương,
tiền thưởng; bảng thanh toán tiền lương trong kỳ; các chứng từ thu, chi về tiền
lương và các chế độ khác của người lao động hạch toán vào TK tiền lương.
13
Thủ tục kiểm soát:

- Hàng Tháng, Quý, tiến hành đối chiếu chi tiết các khoản trích và phân bổ tiền
lương, các chế độ khác của người lao động vào các đối tượng chi phí đảm bảo phù
hợp;
- Kiểm tra công tác thanh toán tiền lương, các chế độ khác của người lao động
đối chiếu với quy chế quản lý và phân phối tiền lương của doanh nghiệp;
- Kiểm tra số liệu đối chiếu giữa sổ sách kế toán về tiền lương đã thanh toán
trong kỳ, tiền lương còn lại chưa thanh toán trong kỳ với số liệu theo dõi của bộ
phận quản lý lao động và tiền lương;
- Đối chiếu số tiền lương thanh toán với khối lượng, chất lượng sản phẩm thực hiện;
- Đọc sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan, để phát hiện nghiệp vụ bất
thường và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm bảo việc trình
bày là đúng và phù hợp;
- Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%) trên
sổ cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc
về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người có
thẩm quyền, của người lao động. Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài
chứng từ (5%< tỷ lệ <10%) để đảm bảo việc ghi sổ (sổ chi tiết và sổ cái) là phù hợp.
3.13. Kiểm soát các khoản phải thu
Kiểm soát các khoản phải thu nhằm mục đích theo dõi và phản ánh các
khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng;
của cấp trên hoặc cấp dưới trong nội bộ doanh nghiệp; của cá nhân, tập thể (trong
và ngoài doanh nghiệp), và thuế GTGT được khấu trừ
Chứng từ liên quan:
- Sổ cái, sổ chi tiết các TK phải thu: TK 131 (Phải thu của khách hàng; TK
133 (Thuế GTGT được khấu trừ); TK 136 (Phải thu nội bộ); TK 138 phải thu khác.
TK 139 (Dự phòng các khoản thu khó đòi).
- Các biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xóa nợ kèm
theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu; hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp
dịch vụ; các căn cứ, chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã
bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong

hợp đồng; các căn cứ chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị
trả lại, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng.
- Hợp đồng, khế ước cho vay, bản thanh lý hợp đồng…
-Các căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Bảng kê giá trị thuế GTGT đầu vào cho các loại vật tư, hàng hóa…. xuất dùng
cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Các chứng từ về công nợ, quan hệ kinh tế giữa cấp trên với cấp dưới…
14
- Các biên bản giải quyết về trách nhiệm bồi thường của tập thể, các nhân do
làm mất, thiếu hụt, hư hỏng tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp
Thủ tục kiểm soát:
- Hàng Tháng, Quý, Năm trong kỳ, tiến hành rà soát các khoản phải thu theo
yêu cầu: Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng
khoản nợ và từng lần thanh toán; xem xét việc tổ chức đối chiếu từng khoản nợ
phát sinh, số đã thu hồi, số còn nợ, văn bản xác nhận nợ của khách hàng.
- Kiểm tra đối chiếu số thuế giá trị gia tăng đầu vào cho các loại vật tư, thiết bị
xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh đã được khấu trừ.
- Xem xét, đánh giá các khoản nợ quá hạn để lập kinh phí dự phòng các khoản
phải thu khó đòi. Việc phân bổ kinh phí dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Đọc sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản phải thu, các TK liên quan để phát hiện
nghiệp vụ bất thường và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm
bảo việc trình bày là đúng và phù hợp.
- Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ <10%) trên
sổ cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc
về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người có
thẩm quyền, của khách hàng. Có thể xem toàn bộ hoặc chọn ngẫu nhiên vài chứng
từ (5%< tỷ lệ <10%) để đảm bảo việc ghi sổ (sổ chi tiết và sổ cái) là phù hợp.
3.14. Kiểm toán vốn và các trích lập các quỹ
Chứng từ liên quan:
- Điều lệ Công ty;

- Các quy chế quản lý và sử dụng các quỹ của Công ty;
- Các quy định của Nhà nước và của ngành Đường sắt có liên quan;
- Sổ cái tài khoản vốn, sổ cái các quỹ.
Thủ tục kiểm soát:
Định kỳ 06 tháng và cuối mỗi kỳ kế toán năm, tiến hành:
- Đối chiếu số phát sinh các khoản vốn, trích lập các quỹ phù hợp với điều lệ
công ty và các quy định của Nhà nước, ngành Đường sắt.
- Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trên Sổ Cái (hoặc sổ chi tiết) để đối chiếu sự
khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng
thời kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra chứng từ để đảm bảo việc ghi sổ (sổ chi tiết và Sổ Cái) là phù hợp.
- Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các quỹ có đúng mục đích, phù hợp với quy
chế quản lý đã ban hành.
- Kiểm tra các quyết định đầu tư từ việc sử dụng các quỹ và vốn của doanh
nghiệp vào các mục đích của hoạt động sản xuất kinh doanh.
15
2. QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA VÀ VẬT TƯ THIẾT BỊ
I-Quy trình mua hàng hóa :
Mục tiêu:
- Mua đúng
- Mua đủ
- Mua kịp thời
Chứng từ liên quan:
- Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Luật sửa đổi bổ sung
một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản số 38/2009/QH12
ngày 19/06/2009;
- Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ
hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo luật Xây
dựng;
- Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 của Bộ Tài chính quy định

việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên.
1. Mua hàng:
1.1. Mua hàng nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của Đơn vị:
1.1.1. Phạm vi, danh mục hàng hóa mua sắm:
- Máy tính, máy in, các trang thiết bị mạng, đường truyền và các loại trang
thiết bị khác.
- Các loại dịch vụ: tư vấn, thiết kế, nâng cấp, bảo hành, bảo trì các trang
thiết bị công nghệ thông tin.
- Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ làm việc.
- Các loại máy, thiết bị: máy phôtô, máy xén giấy, máy FAX, điều hòa nhiệt
độ, máy chiếu và các loại trang thiết bị văn phòng khác.
- Các loại dịch vụ sửa chữa, bảo trì (điều hòa nhiệt độ, máy phôtô, máy vi
tính, máy in), dịch vụ bảo hiểm các loại, cung cấp văn phòng phẩm thường xuyên
và các loại dịch vụ khác.
- In ấn các loại: Hoá đơn, biên lai, ấn chỉ, các ấn phẩm, biểu mẫu, sổ sách,
tài liệu và các loại ấn chỉ khác.
- Trang phục công chức, viên chức phục vụ công tác chuyên môn (bao gồm
cả mua sắm vật liệu và may mặc).
- Các loại tài sản khác phục vụ công tác chuyên môn.
16
1.1.2. Lưu đồ của quy trình:
T
T
Nội dung
Đơn vị lập,
cung cấp
Người ký
I
LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM
1 - Lập dự toán chi phí trong nguồn chi phí

chung.

Phòng Kế
hoạch,
TCCB-LĐ
Chủ tịch
2 - Trên cơ sở dự toán mua sắm được phê
duyệt, lập danh mục các loại tài sản, hàng
hóa, in ấn cần mua sắm, trang bị.
Phòng Hành
chính -Tổng
hợp
Giám đốc
II
QUYẾT ĐỊNH HÌNH THỨC MUA SẮM
1 Đấu thầu rộng rãi: Thực hiện mua sắm tài sản đều phải thực hiện đấu
thầu rộng rãi trừ những trường hợp ở khoản 2, 3, 4,5 Mục II này.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thông báo mời thầu: trên trang thông tin
điện tử về đấu thầu, Báo hoặc Đài có trang
mục thông tin về đấu thầu 03 kỳ liên tiếp.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ
sơ dự thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Mở hồ sơ dự thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc

+ Đánh giá hồ sơ dự thầu Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt, thông báo kết quả
đấu thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
2 Đấu thầu hạn chế: Thực hiện đối với gói thầu có yêu cầu cao về mặt kỹ
thuật hoặc đặc thù mà chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thông báo mời thầu: Mời một số nhà thầu
(tối thiểu là 05) có đủ năng lực tham gia.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ
sơ dự thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Mở hồ sơ dự thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Đánh giá hồ sơ dự thầu Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt, thông báo kết quả Tổ Tư vấn Giám đốc
17
T
T
Nội dung
Đơn vị lập,
cung cấp
Người ký
đấu thầu.
3 Chào hàng cạnh tranh: Thực hiện đối với gói thầu có giá dưới 2 tỷ
đồng.

+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ yêu cầu chào hàng. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+Thông báo chào hàng cạnh tranh: trên
trang thông tin về đấu thầu, Báo hoặc Đài
có trang mục thông tin về đấu thầu. Gửi
hồ sơ yêu cầu đến các nhà thầu quan tâm
và có đủ năng lực, điều kiện tham gia
chào hàng (tối thiểu 03 nhà thầu được
duyệt).
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Tiếp nhận, mở hồ sơ đề xuất, đánh giá hồ
sơ đề xuất.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt, thông báo kết quả chào
hàng.
Tổ Tư vấn Giám đốc
4 Chỉ định thầu: Thực hiện đối với gói thầu có giá không quá 100 triệu
đồng.
4.1 Trường hợp gói thầu có giá từ 20 triệu đồng đến 100 triệu đồng.
+ Lập kế hoạch mua sắm trình lãnh đạo
phê duyệt.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Lấy báo giá của ít nhất ba nhà thầu khác
nhau (báo trực tiếp, bằng FAX hoặc qua
đường bưu điện làm cơ sở để lựa chọn nhà
thầu tốt nhất.
Tổ Tư vấn Giám đốc

+ Phê duyệt chọn nhà thầu Tổ Tư vấn Giám đốc
4.2 Trường hợp gói thầu có giá dưới 20 triệu đồng:
+ Lập kế hoạch mua sắm trình lãnh đạo
phê duyệt.
Phòng HC-TH
Giám đốc
+ Lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hóa.
Phòng HC-TH
Giám đốc
+ Phê duyệt nhà thầu cung cấp hàng hoá.
Phòng HC-TH
Giám đốc
5 Mua sắm trực tiếp: Áp dụng khi hợp đồng đối với gói thầu có nội dung
tương tự được ký trước đó không quá sáu tháng; Được mời nhà thầu trước
đó đã được lựa chọn thông qua đấu thầu để thực hiện gói thầu có nội
dung tương tự; Đơn giá đối với các nội dung thuộc gói thầu không được
vượt đơn giá của các nội dung tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký
hợp đồng trước đó; Được áp dụng mua sắm trực tiếp để thực hiện gói
18
T
T
Nội dung
Đơn vị lập,
cung cấp
Người ký
thầu tương tự thuộc cùng một dự án hoặc thuộc dự án khác.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc

+ Phê duyệt hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Tiếp nhận, mở hồ sơ đề xuất, đánh giá hồ
sơ đề xuất.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt, thông báo kết quả mua sắm Tổ Tư vấn Giám đốc
III
THỰC HIỆN MUA SẮM
1 Thương thảo, ký hợp đồng mua sắm tài
sản, hàng hóa.
Các Phòng
nghiệp vụ.
Giám đốc
2 Kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng
hàng hóa.
Các Phòng
nghiệp vụ.
Giám đốc
3 Nghiệm thu, thanh lý hợp đồng mua sắm Các Phòng
nghiệp vụ.
Giám đốc
4 Nhập kho, Xuất kho cho các đơn vị theo
quy định
Các Phòng
nghiệp vụ.
1.2. Mua sắm tài sản có tính chất đầu tư phát triển:
Dự án đầu tư để mua sắm tài sản kể cả thiết bị, máy móc không cần lắp đặt.
Lưu đồ của quy trình:
T
T
Nội dung

Đơn vị lập,
cung cấp
Người ký
I
LẬP DỰ ÁN ĐẦU TƯ MUA SẮM
- Thành lập Tổ tư vấn
Phòng TCCB-
LĐ
Giám đốc
- Lập báo cáo đầu tư mua sắm tài sản Tổ tư vấn Giám đốc
- Thẩm định, Phê duyệt Báo cáo đầu tư
mua sắm tài sản
Tổ tư vấn Chủ tịch
II
QUYẾT ĐỊNH HÌNH THỨC MUA SẮM
1 Đấu thầu rộng rãi: Thực hiện mua sắm tài sản đều phải thực hiện đấu
thầu rộng rãi trừ những trường hợp ở khoản 2, 3, 4,5 Mục II này.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thông báo mời thầu: trên trang thông tin Tổ Tư vấn Giám đốc
19
T
T
Nội dung
Đơn vị lập,
cung cấp
Người ký

điện tử về đấu thầu, Báo hoặc Đài có trang
mục thông tin về đấu thầu 03 kỳ liên tiếp.
+ Phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ
sơ dự thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Mở hồ sơ dự thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Đánh giá hồ sơ dự thầu Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt, thông báo kết quả
đấu thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
2 Đấu thầu hạn chế: Thực hiện đối với gói thầu có yêu cầu cao về mặt kỹ
thuật hoặc đặc thù mà chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thông báo mời thầu: Mời một số nhà
thầu (tối thiểu là 05) có đủ năng lực tham
gia.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ
sơ dự thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Mở hồ sơ dự thầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Đánh giá hồ sơ dự thầu Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt, thông báo kết quả
đấu thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
3 Chào hàng cạnh tranh: Thực hiện đối với gói thầu có giá dưới 2 tỷ

đồng.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ yêu cầu chào hàng. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+Thông báo chào hàng cạnh tranh: trên
trang thông tin về đấu thầu, Báo hoặc Đài
có trang mục thông tin về đấu thầu. Gửi hồ
sơ yêu cầu đến các nhà thầu quan tâm và
có đủ năng lực, điều kiện tham gia chào
hàng (tối thiểu 03 nhà thầu được duyệt).
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Tiếp nhận, mở hồ sơ đề xuất, đánh giá hồ
sơ đề xuất.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt, thông báo kết quả chào hàng. Tổ Tư vấn Giám đốc
20
T
T
Nội dung
Đơn vị lập,
cung cấp
Người ký
4 Chỉ định thầu: Thực hiện đối với gói thầu có giá không quá 2 tỷ đồng.
4.1 Trường hợp gói thầu có giá từ 500 triệu đồng đến 2 tỷ đồng.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc

+ Phê duyệt hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Chọn một nhà thầu có đủ năng lực, kinh
nghiệm đáp ứng yêu cầu của gói thầu nhận
Hồ sơ yêu cầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Tiếp nhận hồ sơ đề xuất. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Mở hồ sơ đề xuất. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Đánh giá hồ sơ đề xuất. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thẩm định, phê duyệt, thông báo kết quả
chỉ định thầu.
Tổ Tư vấn Giám đốc
4.2 Trường hợp gói thầu có giá dưới 500 triệu đồng:
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.
Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hóa. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng làm
cơ sở ký kết hợp đồng.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt nhà thầu cung cấp hàng hoá. Tổ Tư vấn Giám đốc
5 Mua sắm trực tiếp: Áp dụng khi hợp đồng đối với gói thầu có nội dung
tương tự được ký trước đó không quá sáu tháng; Được mời nhà thầu trước
đó đã được lựa chọn thông qua đấu thầu để thực hiện gói thầu có nội
dung tương tự; Đơn giá đối với các nội dung thuộc gói thầu không được
vượt đơn giá của các nội dung tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký
hợp đồng trước đó; Được áp dụng mua sắm trực tiếp để thực hiện gói
thầu tương tự thuộc cùng một dự án hoặc thuộc dự án khác.
+ Lập kế hoạch đấu thầu mua sắm trình
lãnh đạo duyệt.

Tổ Tư vấn Chủ tịch
+ Lập hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt hồ sơ yêu cầu. Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Tiếp nhận, mở hồ sơ đề xuất, đánh giá hồ
sơ đề xuất.
Tổ Tư vấn Giám đốc
+ Phê duyệt, thông báo kết quả Tổ Tư vấn Giám đốc
21
T
T
Nội dung
Đơn vị lập,
cung cấp
Người ký
III
THỰC HIỆN MUA SẮM
1 Thương thảo, ký hợp đồng mua sắm tài
sản, hàng hóa.
Các Phòng
nghiệp vụ.
Giám đốc
2 Kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng
hàng hóa.
Các Phòng
nghiệp vụ.
Giám đốc
3 Nghiệm thu, thanh lý hợp đồng mua sắm Các Phòng
nghiệp vụ.
Giám đốc
4 Nhập kho, Xuất kho cho các đơn vị theo

quy định
Các Phòng
nghiệp vụ.
2. Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng
- Yêu cầu về hàng hóa không đúng nhu cầu thực tế. Kiểm soát:
+ Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
+ Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)…
- Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả… Kiểm soát:
+ Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
+ Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
+ Chọn nhà cung cấp có uy tín…
- Các báo cáo về các biến động bất thường:
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng chậm trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
- Mua giá cao. Kiểm soát: Kế hoạch mua hàng đã được phê duyệt
- Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận. Kiểm soát: Chỉ trả tiền khi có đủ
các chứng từ nhận hàng hợp lệ .
- Trả tiền hàng không đúng hạn. Kiểm soát: Phê duyệt cam kết trả tiền; theo dõi kế
hoạch tiền mặt; định kỳ báo cáo công nợ phải trả.
- Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo. Kiểm soát:
+ Đối chiếu giữa BP kế toán với bộ phận mua hàng, Thủ kho, nhà cung cấp.
+ Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty.
II. QUY TRÌNH MUA SẮM VẬT TƯ
1. Lập kế hoạch mua sắm.
2. Kiểm tra kế hoạch mua sắm.
3. Duyệt kế hoạch mua sắm.
22
4. Kiểm tra chào hàng, báo giá.

5. Lựa chọn đơn vị cung cấp.
6. Văn bản đề nghị duyệt: Đơn vị cung cấp; số lượng đề nghị; giá cả; thời
gian cung cấp; phương thức thực hiện.
7. Duyệt văn bản đề nghị.
8. Soạn thảo Hợp đồng; Phiếu đặt hàng.
9. Kế hoạch sử dụng tiền để thực hợp đồng hoặc phiếu đặt hàng.
10.Ký kết hợp đồng hoặc phiếu đặt hàng; Kế hoạch sử dụng tiền.
11.Thực hiện hợp đồng hoặc phiếu đặt hàng.
12.Kiểm nghiệm - Nhập kho vật tư; Lập các thủ tục chứng từ: Biên bản
kiểm nghiệm, phiếu nhập…
13.Luân chuyển, giao nhận chứng từ.
14.Thanh lý hợp đồng.
NỘI DUNG:
A. KẾ HOẠCH MUA SẮM VẬT TƯ:
I. Căn cứ:
1. Tác nghiệp sửa chữa thường xuyên định kỳ CSHT đường sắt.
2. Dự toán công trình sửa chữa khẩn cấp; Dự toán trúng thầu và Dự toán
kinh phí công trình, sản phẩm khác được Giám đốc Công ty phê duyệt.
II. Lập kế hoạch mua sắm:
1. Trên cơ sở căn cứ tác nghiệp, dự toán, kinh phí được duyệt.
2. Số lượng vật tư tồn kho.
3. Các quyết định duyệt giá, Công bố giá, Báo giá của đơn vị bán hàng.
B. TRIỂN KHAI CHI TIẾT:
I. Tổ chức mua sắm vật tư:
1. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư được Giám đốc Công ty duyệt thời
gian triển khai vào cuối tháng kế hoạch đối với SCTXĐK hoặc khi triển khai thi
công công trình có dự toán được lập cụ thể cho từng công trình.
1.1. Đối với các vật tư chuyên ngành sử dụng thường xuyên, giá mua sản
phẩm được Đường sắt Việt Nam phê duyệt. Hàng năm Công ty tổ chức ký hợp
đồng nguyên tắc cung cấp sản phẩm. Khi tổ chức mua hàng chỉ cần lập phiếu đặt

hàng trình Giám đốc Công ty duyệt.
1.2. Đối với vật tư chưa có giá được duyệt của Đường sắt Việt Nam, khi tổ
chức mua sắm:
1.2.1. Lấy báo giá sản phẩm của đơn vị cung cấp (lưu ý lấy tối thiểu 3 báo
giá của ba đơn vị cung cấp khác nhau).
23
1.2.2.Lựa chọn đơn vị cung cấp.
1.2.3. Trên cơ sở báo giá và các tiêu chí về chất lượng, giao nhận cung cấp.
Phòng Kế hoạch vật tư: Lập văn bản đề nghị Giám đốc Công ty duyệt (giá cả, đơn
vị cung cấp), đồng thời soạn thảo hợp đồng hoặc phiếu đặt hàng; kế hoạch sử dụng
tiền trình Giám đốc Công ty duyệt để làm cơ sở thực hiện.
Chứng từ liên quan:
- Kế hoạch mua hàng:
+ Đơn vị lập: Phòng Vật tư
+ Người ký: Người lập, trưởng phòng, giám đốc hoặc người được uỷ quyền.
+ Số liên: 3 liên (Phòng VT , TCKT, Bộ phận cung ứng)
- Bảng so sánh báo giá của các nhà cung cấp (có ít nhất 3 đơn vị báo giá)
+ Đơn vị lập: Phòng Vật tư
+ Người ký: Người lập, trưởng phòng, Kế toán trưởng. Giám đốc hoặc
người được uỷ quyền ký phê duyệt nhà cung cấp.
+ Số liên: 2 liên (Phòng VT, TCKT)
- Đơn đặt hàng mua vật tư, vật liệu:
+ Đơn vị lập: Phòng vật tư
+ Người ký: Người lập, trưởng phòng, giám đốc hoặc người được uỷ quyền.
+ Số liên: 3 liên (Phòng VT, TCKT, gửi nhà cung cấp)
- Hợp đồng và thanh lý hợp đồng
+ Đơn vị lập: Phòng Kế hoạch
+ Người ký: Chủ tịch hoặc giám đốc (trong phạm vi quyền hạn) và người
đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp (chủ hàng).
+ Số liên: Theo thoả thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên, về phía Công ty phải

có ít nhất là 3 liên (Phòng Kế hoạch, Vật tư, TCKT)
Biên bản thanh lý hợp đồng: Tương tự như hợp đồng về Đơn vị lập, người ký, số
liên.
II. Tổ chức cung ứng và nhập kho vật tư:
1. Cung ứng vật tư: Trên cơ sở hợp đồng ký kết, phiếu đặt hàng được duyệt.
Phòng Kế hoạch vật tư giao nhiệm vụ cho nhân viên mua sắm vật tư làm việc với
đơn vị cung cấp để giao nhận, vận chuyển vật tư về kho.
2. Tổ nghiệm thu Công ty tổ chức kiểm nghiệm vật tư.
3. Lập thủ tục nhập kho và nhập vật tư.
24
C. LƯU ĐỒ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC:
Trách nhiệm thực hiện Bước công việc
Cách thực
hiện
Phòng Kế hoạch vật tư Lập kế hoạch mua sắm Biểu mẫu
Phòng Kê hoạch vật tư -
Phòng Kế toán
Kiểm tra kế hoạch
mua sắm
Giám đốc Duyệt kế hoạch mua sắm
Phòng Kế hoạch vật tư Tập hợp các đơn vị cung cấp.
Phòng Kế hoạch vật tư
Lấy báo giá lựa chọn đơn vị cung cấp.
- Nếu là vật tư chuyên ngành báo giá
chính là Quyết định duyệt giá của
ĐSVN và không phải thực hiện các
bước công việc: kiểm tra báo giá; văn
bản đề nghị; soạn thảo hợp đồng.
- Nếu là vật tư thông dụng trên thị
trường lấy báo giá của cơ sở cung cấp

và tham khảo công bố giá của Liên sở
Tài chính - Xây dựng.
Văn bản
Phòng Kế hoạch vật tư -
Phòng Kế toán
Kiểm tra báo giá
Phòng Kế hoạch vật tư
Văn bản đề nghị duyệt: Đơn vị cung
cấp; số lượng đề nghị, giá cả; thời gian
cung cấp; phương thức thực hiện.
Văn bản
Giám đốc Duyệt văn bản để nghị
Phòng kế hoạch vật tư
Soạn thảo Hợp đồng
hoặc Phiếu đặt hàng
Văn bản -
Biểu mẫu
Phòng Kế hoạch vật tư –
Phòng Kế toán
Kế hoạch sử dụng tiền để thực hiện hợp
đồng hoặc Phiếu đặt hàng
Biểu mẫu
25