Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại ỦY BAN NHÂN dân xã ĐÔNG VINH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (239.41 KB, 37 trang )
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................................1
B. NỘI DUNG............................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH.........................4
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức
của Ủy ban Nhân dân..........................................................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban...........................................................5
1.1.2.1. Chức năng.............................................................................................................5
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................................5
1.1.3. Tổ chức bộ máy của Ủy ban.....................................................................................6
1.1.3.1. Lãnh đạo Ủy ban....................................................................................................6
1.1.3.2. Các phòng ban trực thuộc......................................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ...................6
1.2.1. Tình hình tổ chức......................................................................................................6
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
ĐÔNG VINH.............................................................................................................................8
2.1. Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ............................................................8
2.2. Hoạt động nghiệp vụ....................................................................................................8
2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ..........................................................................8
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu..............................................................................................9
2.2.2.1. Giai đoạn xác định giá trị tài liệu...........................................................................9
2.2.2.2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị......................................................................11
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................13
2.2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý:................................................................................................14
2.2.3.2. Thực hiện chỉnh lý...............................................................................................15
2.2.3.3. Kết thúc chỉnh lý..................................................................................................22
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm....................................................................22
2.2.5. Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ...............................23
2.2.5.1. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.............................................................23
2.2.5.2. Công tác tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ..................................................25
CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN....................................27
XÃ ĐÔNG VINH. ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ...........................................................27
3.1. Công việc đã làm và kết quả đạt được trong quá trình thực tập................................27
3.2. Ưu điểm, nhược điểm về công tác lưu trữ.................................................................28
3.2.1. Ưu điểm...................................................................................................................28
3.2.2. Nhược điểm.............................................................................................................29
3.3. Các đề xuất, khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Ủy ban......29
1.Các đề xuất.....................................................................................................................29
3.3.2. Các khuyến nghị......................................................................................................30
3.3.2.1. Đối với Ủy ban.....................................................................................................30
3.3.2.2. Đối với bộ môn Lưu trữ, khoa và Nhà trường.....................................................32
D. KẾT LUẬN.........................................................................................................................34
SV: Lê Thị Trang
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
E. PHỤ LỤC............................................................................................................................35
SV: Lê Thị Trang
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
A. LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư – lưu trữ là một bộ phận gắn liền với các hoạt động chỉ
đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn
thư – lưu trữ là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Cũng chính
vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư ngày càng
được quan tâm nhiều hơn.
Song song đó và cũng không kém phần quan trọng là công tác lưu trữ.
Đây là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý
luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan cả việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt
xích kông thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung cũng như
của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Nhất là ngày nay đất nước ta đang từng
bước phát triển, các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều có những thay đổi để phù
hợp với sự phát triển đó, công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, cần phải có những
thay đổi để phù hợp với thực tế công việc của mỗi cơ quan trong tình hình mới.
Theo kế hoạch của Nhà trường và của Khoa Đào tạo Tại chức, em đã có
gần 02 tháng thực tập (từ ngày 24/8 đến 19/10/2015) tại bộ phận Văn phòng –
Thống kê của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh. Với mục đích muốn góp phần
vào sự phát triển đổi mới của xã nhà cũng như hoạt động quản lý của cơ quan
nói chung và hoạt động thu thập, bảo quản lưu trữ tài liệu của cơ quan (gọi
chung là công tác lưu trữ) nói riêng, em đã liên hệ và được sự đồng ý của ban
lãnh đạo xã về đợt thực tập này. Nội dung đợt thực tập có: tìm hiểu vài nét về cơ
quan thực tập và thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan. Trong đó về công tác
lưu trữ bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; chỉnh
SV: Lê Thị Trang
1
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
lý tài liệu; thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu; bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ những kiến thức đã được học, cùng với
thời gian thực tập như trên đã không chỉ giúp em hoàn thiện thêm kiến thức có
sẵn mà còn mang lại cho em những kiến thức mới hơn, sát thực tế hơn.
Tuy nhiên, em vẫn còn gặp một vài khó khăn trong quá trình tìm hiểu,
thực hành. Song thời gian thực tập vừa qua đã mang lại cho em nhiều kinh
nghiệm mới, kiến thức mới về công việc, nghiệp vụ và trong cả cuộc sống.
Với bài báo cáo của mình, em xin được trình bày cụ thể những gì đã được
thấy, được làm so với lý thuyết đã được học ở trường trong suốt thời gian được
thực tập tại cơ quan. Báo cáo gồm có những phần sau:
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU
B. NỘI DUNG
Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân xã Đông
Vinh.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh.
Đề xuất và khuyến nghị.
C. KẾT LUẬN
D. PHỤ LỤC
Việc Nhà trường cùng khoa Đào tạo Tại chức lên kế hoạch, chương trình
thực tập cho toàn thể sinh viên năm cuối nói chung cũng như em nói riêng là vô
cùng ý nghĩa và cần thiết, tạo điều kiện cho chúng em một lần nữa tiếp tục tiếp
thu kiến thức mới, trực tiếp rút ra những kinh nghiệm có giá trị để có thể phục
vụ tốt cho công việc của cơ quan nói chung cũng như nghiệp vụ của bản thân
nói riêng.
Xin được gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, tới khoa Đào tạo Tại chức, khoa
Văn thư - Lưu trữ cùng các thầy cô giáo đã mang đến cho em những kiến thức
thông qua các bài giảng, những tiết học thảo luận trên lớp và những ví dụ thực tế
SV: Lê Thị Trang
2
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
để em có được vốn kiến thức vừa là hành trang vừa là nguồn tham khảo cho
công việc với đúng chuyên ngành em đã chọn.
Xin gửi lời cảm ơn tới Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, Văn phòng –
Thống kê cùng toàn thể cán bộ, công chức của cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập vừa qua.
Cuối cùng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới tất cả mọi người đã
tạo điều kiện, giúp đỡ em suốt thời gian em học tại trường và thực tập tại cơ
quan. Em xin hứa sẽ cố gắng hơn nữa, đem những kiến thức đã được trang bị ở
trường và thực tế để đóng góp hết mình cho ngành nghề đã chọn.
Em xin chân thành cảm ơn ./.
Hà Nội, ngày 31 tháng 9 năm 2015
Sinh viên
Lê Thị Trang
SV: Lê Thị Trang
3
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn; cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Xã Đông Vinh nằm ở phía Tây Nam thành phố Thanh Hóa, xung quanh
giáp các xã Đông Hưng, Quảng Thịnh, phường Quảng Thắng thuộc thành phố
Thanh Hóa; các xã Đông Quang, Đông Nam thuộc huyện Đông Sơn và các xã
Quảng Trạch, Quảng Yên thuộc huyện Quảng Xương.
Tên gọi xã Đông Vinh có từ năm 1953. Vào thời nhà Nguyễn, xã Đông
Vinh thuộc tổng Quang Chiếu, huyện Đông Sơn, phủ Thiệu Hóa, gồm các làng:
Đa Sĩ (xã Trường Hựu), Văn Khê, Tam Thọ, Khê Mật.
Năm 1977, các xã hữu ngạn sông Chu thuộc huyện Thiệu Hóa sáp nhập
với huyện Đông Sơn thành huyện Đông Thiệu, xã Đông Vinh lúc này thuộc
huyện Đông Thiệu. Năm 1982 huyện Đông Thiệu đổi lại là huyện Đông Sơn, xã
Đông Vinh lại thuộc huyện Đông Sơn.
Ngày 29 tháng 02 năm 2012, Chính phủ ra Nghị quyết 05/NQ-CP điều
chỉnh địa giới để mở rộng địa giới hành chính thành phố Thanh Hóa và thành
lập các phường thuộc thành phố Thanh Hóa, sáp nhập 19 xã, thị trấn trong đó có
xã Đông Vinh thuộc huyện Đông Sơn.
Xã Đông Vinh ngày nay gồm các thôn: Đa Sỹ, Đồng Cao, Đồng Sâm,
Văn Khê, Văn Vật, Tam Thọ.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, chính quyền địa phương là
một công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tố quốc, chống lại mọi
âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân, đồng thời cũng là bộ phận được
Đảng và Nhà nước chú trọng quan tâm, đưa chủ trương, đường lối chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các tầng lớp nhân dân.
Chính từ những yêu cầu của xã hội, Uỷ ban Nhân dân xã trở thành một
bộ phận quan trọng không thể thiếu của đất nước, do vậy bên cạnh sự nỗ lực của
SV: Lê Thị Trang
4
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
cá nhân còn có sự quan tâm đầu tư của Đảng và Nhà Nước để giúp cho Uỷ ban
Nhân dân cấp xã phát huy được hết thế mạnh của mình.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban.
1.1.2.1. Chức năng
- Uỷ ban Nhân dân xã có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức, điều
hành việc thực hiện các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước trên địa bàn xã, trực tiếp thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương, có chức
năng quản lý điều hành các lĩnh vực đời sống xã hội theo Hiến pháp và pháp
luật.
- Uỷ ban Nhân dân xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và thi hành
Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của
Họi đồng Nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp
phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính
sách khác trên địa bàn xã.
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết Hội đồng Nhân dân cùng cấp.
- Đối với Hội đồng Nhân dân cùng cấp : Uỷ ban Nhân dân xã có nhiệm vụ
cùng Hội đồng nhân dân cùng cấp chuẩn bị các kỳ họp, chấp hành các nghị
quyết của Hội đồng Nhân dân cùng cấp và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu nghị
quyết Hội đồng Nhân dân đề ra và Uỷ ban Nhân dân huyện giao phó.
- Trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được pháp luật quy định, Uỷ
ban Nhân dân xã thảo luận tập thể và quyết định theo đa số những vấn đề sau:
+ Đề ra chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân xã;
+ Đề ra kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng, dự toán
ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình
Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
+ Đề ra kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa
phương trình Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
SV: Lê Thị Trang
5
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
+ Đề ra kế hoạch huy động nhân lực, nguồn lực tài chính để giải quyết các
vấn đề cấp bách của địa phương trình Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
+ Đề ra các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng Nhân dân về
kinh tế, xã hội thông qua báo cáo của Uỷ ban Nhân dân trước khi trình Hội đồng
Nhân dân;
+ Đề ra việc thành lập mới, sát nhập hoặc giải thể các cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban Nhân dân và việc thành lập mới, chia tách, điều chỉnh địa
giới hành chính ở địa phương.
1.1.3. Tổ chức bộ máy của Ủy ban.
1.1.3.1. Lãnh đạo Ủy ban.
- Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã
- Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã
1.1.3.2. Các phòng ban trực thuộc.
- Trưởng Công an xã
- Chỉ huy trưởng Quân sự
- Văn phòng - Thống kê
- Địa chính - Xây dựng
- Tài chính - Kế toán
- Tư pháp - Hộ tịch
- Văn hóa - Xã hội
- Chính sách
- Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận
lưu trữ.
1.2.1. Tình hình tổ chức
Là cơ quan cấp xã, quy mô quản lý hoạt động bé nên không có bộ phận
lưu trữ riêng, cán bộ làm việc tại các phòng ít. Mọi khâu nghiệp vụ thuộc công
tác lưu trữ do 02 cán bộ chuyên trách thuộc Văn phòng - Thống kê đảm nhiệm.
Mặc dù số lượng cán bộ ít nhưng cán bộ khi được phân công đảm nhiệm
SV: Lê Thị Trang
6
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
công tác lưu trữ vẫn phải đảm bảo một số yêu cầu như:
- Có phẩm chất chính trị tốt
- Có chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp.
- Có tâm huyết với nghề, với công việc mình đang và sẽ được làm
- Ngoài ra phải đảm bảo tốt các yêu cầu khác như: tính bí mật, tỉ mỉ, thận
trọng, ngăn nắp gọn gàng, nguyên tắc và tế nhị.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Cán bộ kiêm nhiệm chịu trách nhiệm:
- Bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn;
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu
dài của Ủy ban nhân dân xã;
- Thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh
vực công việc mình phụ trách theo quy định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
- Tham mưu giúp Ủy ban Nhân dân xã làm công tác nội bộ văn phòng
Hội đồng Nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ công
chức. Đồng thời thông báo kết luận làm việc của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân
xã tới các đơn vị.
SV: Lê Thị Trang
7
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH
2.1. Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ.
Mọi quy định của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh về công tác lưu trữ cơ
bản được thực hiện theo quy định, hướng dẫn của nhà nước và pháp luật và của
các cơ quan cấp trên, có những văn bản sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Lưu trữ.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban Nhân dân các cấp.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ cho
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết
SV: Lê Thị Trang
8
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ này sẽ góp phần làm
phong phú hơn nguồn tài liệu có giá trị và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài
liệu vào kho lưu trữ là việc làm thường xuyên và tất yếu.
Đối với lưu trữ hiện hành của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, nguồn thu
thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
Ủy ban nói chung. Những tài liệu đó thường có giá trị thực tiễn phục vụ cho
công tác nghiên cứu ở các năm về sau.
Cuối mỗi năm, các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ nói chung và cán
bộ Văn phòng – Thống kê nói riêng thường phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mình
đang giữ, thu tập và bổ sung tài liệu vào phòng lưu trữ của cơ quan.
Cán bộ của Văn phòng - Thống kê căn cứ vào danh mục hồ sơ, tài liệu
hình thành của cơ quan, của từng phòng ban và dựa vào tình hình thực tế của tài
liệu, tiến trình giải quyết công việc để lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.
Nếu có hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại
nghiên cứu thì vẫn làm thủ tục giao nộp như thường, sau đó làm thủ tục cho
mượn hồ sơ, tài liệu.
Mặc dù đã tiến hành làm tốt công tác thu thập bổ sung tài liệu song cũng
không thể tránh khỏi việc tài liệu bị tồn đọng ở các đơn vị nhất là những tài liệu
đã quá cũ hoặc do cán bộ quên nên không nhớ để nộp lưu bổ sung như quy định.
Để hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đầy đủ, cẩn thận, cán bộ Văn phòng – Thống kê
đã phải kiểm tra lại, thu thập và bổ sung những hồ sơ, tài liệu đó từ các phòng
ban, cá nhân thuộc cơ quan.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
2.2.2.1. Giai đoạn xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo
giá trị của chúng về các mặt hoạt động. từ đó, lựa chọn để thu thập, bổ sung
SV: Lê Thị Trang
9
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ quốc gia nói chung cũng như cho
Phông lưu trữ cơ quan, tổ chức nói riêng và loại ra những tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Vì việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài
liệu nên một yêu cầu quan trọng đặt ra cho công tác này là phải chính xác và
thận trọng, người làm công tác xác định giá trị tài liệu không được làm tổn thất
tài liệu có giá trị của từng phông lưu trữ nói riêng.
Làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các
phông lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệm
kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Đối với Ủy ban Nhân dân xã nói chung, xác định giá trị tài liệu dựa trên
những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời
hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy
ban Nhân dân xã theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,
khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập bổ sung những tài liệu
có giá trị cho Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân xã và loại ra những tài liệu hết giá
trị để tiêu huỷ.
Tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, việc xác định giá trị tài liệu được
tiến hành ở hai giai đoạn văn thư và lưu trữ. Do lưu trữ xã chưa được coi là lưu
trữ lịch sử nên chỉ tiến hành xác định giá trị ở giai đoạn lưu trữ cơ quan, lưu trữ
hiện hành đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cho các
cán bộ chuyên môn ở giai đoạn văn thư.
Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư của Uỷ ban Nhân dân xã
được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ và chủ yếu trong việc lựa chọn tài
liệu để lập hồ sơ. Việc lập danh mục hồ sơ dựa vào chức năng nhiệm vụ của Uỷ
ban Nhân dân xã và Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội
vụ về Hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên việc xác định giá trị tài liệu cũng chỉ tương đối vì thời hạn bảo
quản của nó có thể thay đổi khi đưa hồ sơ được lập đó vào bảo quản ở lưu trữ cơ
SV: Lê Thị Trang
10
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
quan. Đồng thời khi cơ quan có danh mục hồ sơ thì việc xác định giá trị tài liệu
vẫn trên cơ sở lập hồ sơ riêng lẻ là chủ yếu.
Tài liệu được hình thành ở giai đoạn văn thư vừa là phương tiện vừa là
công cụ hoạt động của cơ quan. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của mỗi sự
việc được xếp vào từng tờ bìa hồ sơ. Hồ sơ đó được giữ lại một năm tại nơi lập
sau khi kế hoạch công tác năm của cơ quan đã kết thúc và khi các công việc
được giải quyết trong năm đã sắp xếp rõ ràng thì tiến hành phân loại các hồ sơ
theo các nhóm có thời hạn bảo quản khác nhau. Những hồ sơ đó được để lại đơn
vị trong thời hạn một năm, hết thời hạn một năm thì nộp vào lưu trữ cơ quan.
Lưu trữ cơ quan của Uỷ ban Nhân dân xã sau khi tiếp nhận tài liệu nộp
lưu ở giai đoạn văn thư sẽ kiểm tra lại giá trị các hồ sơ đã nhận được từ giai
đoạn văn thư. Tại đây lưu trữ cơ quan có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản
đúng với giá trị của nó. Tài liệu lưu trữ cơ quan trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộc
phạm vi quản lý được đánh giá một cách tổng hợp.
Công tác xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ Uỷ ban Nhân dân xã Đông Vinh
được tiến hành độc lập hoặc kết hợp trong các nghiệp vụ khác như: Thống kê,
phân loại và đặc biệt là trong chỉnh lý tài liệu (nếu tài liệu chưa được lập hồ sơ).
Tài liệu bảo quản ở lưu trữ Uỷ ban Nhân dân xã chủ yếu có giá trị thực tiễn,
phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán bộ công chức trong cơ quan. Những
tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm các thủ tục
để tiêu hủy.
2.2.2.2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị cũng là một khâu nghiệp vụ cần phải được
thực hiện cẩn thận, theo đúng trình tự thủ tục mà Nhà nước quy định. Trình tự
tiêu hủy tài liệu hết giá trị được Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh thực hiện theo
văn bản số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, cụ thể như sau:
a. Thống kê tài liệu loại.
Tài liệu hết giá trị được loại ra ở dạng văn bản hoặc những hồ sơ. Trong
SV: Lê Thị Trang
11
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
đó bao gồm trường hợp như: tài liệu hết giá trị, tài liệu ngoài phông, tài liệu mờ
hỏng, tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo (sách, báo…), bản thảo, bản nháp,…
Những tài liệu loại được thống kê để Hội đồng xác định giá trị tài liệu
xem xét, đánh giá và có quyết định cuối cùng sẽ bảo quản tiếp hay loại huỷ. Khi
thống kê tài liệu loại, lập danh sách theo mẫu sau:
STT
Tên tài liệu
(01)
(02)
Số lượng
văn bản
Lý do tiêu huỷ
Ghi chú
(04)
(05)
(03)
b. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu ở Ủy ban Nhân dân xã
bao gồm:
- Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã (phụ trách công tác Văn phòng –
Thống kê): Chủ tịch Hội đồng
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu lưu trữ: Uỷ viên
- Cán bộ Văn phòng - Thống kê xã: Uỷ viên
Từng thành viên của Hội đồng xem xét các văn bản mục lục hồ sơ, tài liệu
cần giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị. Sau đó Hội đồng thảo luận
tập thể và biểu quyết theo đa số. Cuối cùng thông qua biên bản họp, trình Chủ
tịch Uỷ ban Nhân dân xã quyết định.
c, Về thẩm tra tài liệu lưu trữ:
Tất cả tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ phải được thẩm tra lại của cơ
quan lưu trữ hoặc cơ quan chủ quản trên một cấp. Như vậy, tài liệu lưu trữ hết
giá trị của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh trước khi tiêu huỷ sẽ được Uỷ ban
Nhân dân thành phố Thanh Hóa thẩm tra lại.
d, Về thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
Sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ cấp thành phố, Chủ
SV: Lê Thị Trang
12
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
tịch Uỷ ban Nhân dân xã Đông Vinh ra Quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
e, Về cách thức và thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định
bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã.
Tài liệu khi đưa ra tiêu hủy phải đảm bảo hủy hết thông tin của tài liệu
bằng cách cắt nhỏ đóng bao sau đó chuyển tới nhà máy giấy hoặc cơ sở tái chế
làm nguyên liệu giấy.
g, Lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu huỷ tài liệu được lập thành biên bản. Biên bản được lập thành 02
bản có xác nhận của người thực hiện và của cơ quan, tổ chức có tài liệu. Mỗi
bên giữ 01 bản.
h, Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị kết thúc, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá
trị được lập và bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu trong thời hạn ít nhất 20
năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.
Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu bao gồm: Danh mục tài liệu hết giá trị; biên bản
họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; văn bản thẩm tra của lưu trữ cấp trên; biên
bản tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và “Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị” của
Thủ trưởng cơ quan.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ
cơ bản trong công tác lưu trữ. Là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương án
phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu
đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Để thực hiện tốt công việc này phải tuân theo những nguyên tắc sau:
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và
sắp xếp riêng biệt.
- Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình
SV: Lê Thị Trang
13
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
tự theo dõi, giải quyết công việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hình
thành tài liệu. Đồng thời phải đạt được các yêu cầu sau:
+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
+ Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vào
kho.
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
+ Lập các công cụ tra cứu như: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và
công cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.
+ Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
Các bước tiến hành chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội
vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh nhìn
chung được thưc hiện tương đối tốt. Những tài liệu được chỉnh lý thì đều lập
thành hồ sơ hoàn chỉnh, xác định được thời gian bảo quản và tiêu hủy đúng
những tài liệu không có giá trị. Trình tự chỉnh lý tài liệu cơ bản vẫn tuân theo
hướng dẫn của Nhà nước, nhưng cũng tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ
quan để thực hiện công tác này cho hợp lý, cụ thể như sau:
2.2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý:
Ở bước này, tài liệu trước khi được đưa ra chỉnh lý đều được vệ sinh sơ
bộ bằng cách dung chổi lông quét bụi bẩn bám trên từng tập tài liệu.
Tài liệu được chỉnh lý luôn được xác định rõ ràng về: khối lượng (số
lượng hồ sơ), giới hạn thời gian của khối tài liệu, thành phần tài liệu (chủ yếu là
tài liệu giấy), nội dung tài liệu và tình trạng vật lý chung của khối tài liệu chỉnh
lý.
Chuẩn bị và biên soạn các bản hướng dẫn chỉnh lý sau:
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông: được biên soạn ngay từ lần chỉnh
lý đầu tiên từ khi Ủy ban được thành lập. Cho đến nay Ủy ban chưa hề có sự
thay đổi về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, vì thế
SV: Lê Thị Trang
14
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
bản lịch sử đơn vị hình thành phông vẫn được giữ để tham khảo và làm căn cứ
cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý ở những lần kế tiếp.
- Bản lịch sử phông: được biên soạn gộp chung với bản lịch sử đơn vị
hình thành phông nhưng được tách làm phần riêng biệt. Bản lịch sử phông tóm
tắt lại tình hình cũng như đặc điểm chung của phông tài liệu.
- Bản hướng dẫn phân loại tài liệu và lập hồ sơ:
+ Hướng dẫn phân loại tài liệu: Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh là cơ
quan có cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tương đối rõ
ràng, ổn định. Tuy nhiên khối lượng tài liệu hình thành của cơ quan không lớn
vậy nên phương án phân loại tài liệu được chọn ở đây là “vấn đề – thời gian”.
+ Hướng dẫn lập hồ sơ: Khối tài liệu của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh
phần lớn đã được lập hồ sơ. Vậy nên với bản hướng dẫn này chỉ hướng dẫn
chỉnh sửa sao cho tài liệu được lập hồ sơ chính xác, đầy đủ và đạt yêu cầu
nghiệp vụ hơn. Đồng thời hướng dẫn cách viết tiêu đề hồ sơ cũng như tên loại,
nội dung văn bản và cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
- Lập kế hoạch chỉnh lý
2.2.3.2. Thực hiện chỉnh lý
a) Phân loại tài liệu
Căn cứ vào phương án phân loại đã chọn cho phông lưu trữ Uỷ ban Nhân
dân xã Đông Vinh là “vấn đề – thời gian” và các bản hướng dẫn phân loại, lập hồ
sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo các bước sau:
Bước 1: Tài liệu của phông Ủy ban được phân chia thành nhóm lớn
(các vấn đề) gồm có:
I. Tổng hợp.
II. Nội chính.
III. Văn xã.
IV. Nông – lâm – ngư nghiệp.
V. Quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản.
SV: Lê Thị Trang
15
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
VI. Tài chính thương mại.
Bước 2: Trong mỗi vấn đề lớn, tài liệu được phân chia theo các hoạt mặt
động riêng, mỗi mặt hoạt động tài liệu được để riêng biệt tránh nhầm lẫn:
I. Về tổng hợp:
1. Vấn đề chung
2. Tài liệu kế hoạch
3. Công tác thống kê
4. Công tác thi đua khen thưởng
…
II. Về nội chính:
1. Vấn đề chung
2. Công tác tổ chức chính quyền
3. Công tác quân sự
4. Công tác trật tự trị an
5. Công tác thanh tra, giám sát
…
III. Về văn xã:
1. Vấn đề chung
2. Công tác văn hoá thông tin
3. Công tác giáo dục - đào tạo
4. Công tác y tế
5. Công tác lao động - thương binh - xã hội
…
IV. Về nông – lâm – ngư nghiệp:
1. Vấn đề chung
2. Công tác nông nghiệp
3. Công tác lâm nghiệp
4. Công tác ngư nghiệp
…
SV: Lê Thị Trang
16
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
V. Về quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:
1. Vấn đề chung
2. Quản lý đất đai
3. Giao thông thuỷ lợi
4. Xây dựng cơ bản
…
VI. Về tài chính thương mại:
1. Vấn đề chung
2. Công tác tài chính
3. Công tác thuế
4. Công tác ngân hàng
5. Công tác thương nghiệp - dịch vụ
…
Bước 3: Trong mỗi mặt hoạt động, tài liệu tiếp tục được phân chia theo
các lĩnh vực:
Ví dụ: Trong vấn đề “Tổng hợp” có mặt hoạt động là “Công tác thống kê”
gồm một số lĩnh vực như:
I. Khối tổng hợp
1. Vấn đề chung
2. Công tác thống kê:
- Thống kê Nhà nước về các lĩnh vực:
+ Thống kê dân số.
+ Thống kê cán bộ.
+ Thống kê lực lượng sản xuất.
+ Thống kê về các mặt hoạt động của xã: Nông nghiệp,
lâm nghiệp, ngư nghiệp v.v...
+ Thống kê tài sản
+ Thống kê xây dựng cơ bản.
…
SV: Lê Thị Trang
17
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
Bước 4: Trong mỗi lĩnh vực tiếp tục phân chia tài liệu theo các công tác
lớn, các vụ việc:
Tài liệu về mỗi vụ việc được đưa vào một nhóm. Đó là nhóm nhỏ cuối
cùng tương đương với một hồ sơ.
Ví dụ: Về vấn đề “nội chính”
1. Công tác Quân sự
2. Tổ chức chính quyền
a. Tổ chức bộ máy:
+ Tổ chức bầu cử
+ Thành lập, giải thể, tách nhập các Ban, đơn vị trực thuộc
+ Xây dựng và củng cố chính quyền
+ Phân công nhiệm vụ
+ Quy chế làm việc.
b. Tổ chức cán bộ:
+ Chỉ tiêu, biên chế cán bộ.
+ Tiếp nhận, tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển cán bộ
+ Giải quyết chế độ hưu, chế độ chính sách đối với cán bộ
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
+ Khen thưởng, kỷ luật cán bộ v.v…
Bước 5: Cuối cùng, tài liệu được chia về các năm hoặc theo nhiệm kỳ:
Việc chia tài liệu theo các năm hoặc các nhiệm kì được thực hiện cuối
cùng nhằm tránh làm tài liệu bị rời lẻ, gây mất thời gian cho công tác phân loại
tài liệu.
Như vậy, việc phân loại tài liệu được tiến hành theo trình tự từ bước phân
loại tài liệu ra các vấn đề, các mặt hoạt động, các lĩnh vực, các công tác lớn đến
các vụ việc tương đương với một hồ sơ (đơn vị bảo quản).
b) Lập hồ sơ cho tài liệu ở nhóm nhỏ cuối cùng.
Sau khi đã phân loại tài liệu ở bước cuối cùng ra các nhóm nhỏ tương
SV: Lê Thị Trang
18
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
đương với một hồ sơ, công việc tiếp theo cần lập hồ sơ đối với các nhóm nhỏ đó.
* Các hồ sơ được lập gồm có các loại sau:
+ Loại hồ sơ vụ việc: hình thành trong quá trình giải quyết một công việc
kể từ khi bắt đầu công việc đến khi kết thúc.
+ Loại hồ sơ nhân sự: gồm các tài liệu về cá nhân.
+ Loại hồ sơ dự án: liên quan đến các dự án của địa phương.
+ Loại hồ sơ mùa vụ: liên quan đến sản xuất các mùa, vụ của xã như vụ
đông – xuân, vụ hè – thu …
+ Loại hồ sơ kỳ họp, hội nghị: gồm các văn bản liên quan đến một kỳ họp
hoặc hôị nghị của xã.
+ Loại hồ sơ tên gọi văn bản (tập lưu văn bản) ở văn phòng UBND xã.
* Phương pháp lập hồ sơ ở nhóm nhỏ cuối cùng được thực hiện:
+ Loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu văn bản trùng thừa, hết giá trị.
+ Tài liệu hết giá trị được để riêng và viết tiêu đề tóm tắt để thống kê
thành danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Mỗi hồ sơ khi lập không dày quá 4cm.
+ Mỗi hồ sơ đã lập được để vào trong một tờ bìa tạm hoặc một sơmi riêng
và đánh một số tạm thời, đồng thời ghi số đó và những thông tin ban đầu về một
hồ sơ như: tên viết tắt của các nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu,
tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian muộn nhất và sớm nhất của tài liệu
trong hồ sơ lên một tấm thẻ tạm.
c) Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản)
* Đánh số tờ
Sau khi các văn bản được lập hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự nhất định thì
dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự của tờ tài liệu. Bắt đầu từ tờ đầu tiên
của hồ sơ đến tờ cuối cùng trong hồ sơ đó. Số tờ được đánh vào góc phải phía
trên của tờ tài liệu bằng chữ số ả rập.
Những tờ bị bỏ sót khi đánh số có thể trùng với số của tờ trước và thêm
ký tự chữ cái latinh ở sau (ví dụ: 15a, 15b…).
SV: Lê Thị Trang
19
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
Sau khi kết thúc việc đánh số tờ thì ghi số lượng tờ tài liệu vào tờ thẻ tạm.
* Viết mục lục văn bản
Mục lục văn bản là bảng kê các tài liệu có trong một hồ sơ (đơn vị bảo
quản) theo mẫu in sẵn, được xếp lên đầu đơn vị bảo quản hoặc mẫu in sẵn ngay
trên các trang bìa của hồ sơ.
Mục lục văn bản được ghi các thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ
vào tờ mục lục văn bản được in sẵn hoặc trong tờ bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn
ngành (mã TCN 01:2002) về "Bìa hồ sơ" được ban hành kèm theo Quyết định số
62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục lưu trữ nhà nước.
* Viết chứng từ kết thúc
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm của tài
liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in
riêng hoặc in sẵn trong tờ bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành.
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc áp dụng đối
với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20
năm trở lên).
* Viết bìa hồ sơ
Căn cứ vào phiếu tin, ghi các thông tin lên bìa ngoài tờ bìa hồ sơ gồm: tên
phông, tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; số phông; số mục lục; số hồ
sơ (viết tạm bằng bút chì); thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn theo tiêu chuẩn
ngành.
Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
d) Hệ thống hoá và đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản)
* Hệ thống hoá hồ sơ
Sắp xếp tài liệu trong phông theo phương án phân loại “vấn đề - thời
gian” đã định trước.
Các mặt hoạt động khác của mỗi năm cũng phân loại tương tự theo bản
hướng dẫn phân loại.
* Đánh số lưu trữ cho hồ sơ
SV: Lê Thị Trang
20
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
Đánh số lưu trữ được thực hiện sau khi đã hệ thống hoá các hồ sơ (đơn vị
bảo quản) theo phương án phân loại.
Đánh số chính thức bằng chữ ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh
liên tục trong toàn phông từ số 01 cho đến hết. Đối với những lần chỉnh lý sau
thì đánh số lưu trữ tiếp theo số cuối cùng trong mục lục hồ sơ của đợt chỉnh lý
trước.
e) Lập Mục lục hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu
trữ, dùng để thống kê và giới thiệu nội dung hồ sơ của các phông lưu trữ, phục
vụ cho các yêu cầu về thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.
* Việc lập mục lục hồ sơ gồm những nội dung sau:
+ Viết lời nói đầu: giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
+ Viết các bảng chỉ dẫn mục lục hồ sơ: Bảng chỉ dẫn vấn đề, bảng chỉ dẫn
tên người, địa danh, bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.
+ Căn cứ vào nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống
kê hồ sơ của phông.
+ Đóng quyển mục lục hồ sơ (ít nhất 3 bộ), để phục vụ cho việc quản lý,
khai thác, sử dụng tài liệu.
Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo tiêu chuẩn ngành TCN-041997 về "Mục lục hồ sơ" được ban hành kèm theo Quyết định Số 72/QĐ-KHKT
ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Thực tế, số lượng hồ sơ có giá trị bảo quản "vĩnh viễn" không nhiều và có
liên quan đến các hồ sơ khác nên đối với lưu trữ hiện hành có thể bổ sung thêm
cột "Thời hạn bảo quản" sau cột "Số lượng tờ".
+ Tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các
nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành Danh mục tài liệu hết
giá trị.
SV: Lê Thị Trang
21
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
+ Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: Danh mục tài liệu loại kèm theo
bản thuyết minh tài liệu loại; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
g) Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản.
Các hồ sơ sau khi lập và biên mục hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ và đánh số
lưu trữ, xây dựng mục lục hồ sơ thì được sắp xếp để đưa vào các cặp (hộp) theo
thứ tự của hồ sơ.
Các hồ sơ được viết và dán nhãn sau đó xếp vào cặp (hộp) đựng tài liệu.
Bút dùng viết nhãn cặp (hộp) là loại mực đen, bền màu để chữ viết dễ đọc, rõ
ràng. Nhãn được in sẵn theo mẫu và được dán đều nhau cách mép trên cặp (hộp)
05 đến 07cm.
Các cặp hộp được sắp xếp lên giá (tủ) lần lượt theo số. Thứ tự sắp xếp từ
trên xuống dưới và từ trái qua phải lần lượt theo từng dãy giá.
2.2.3.3. Kết thúc chỉnh lý
Tài liệu sau khi chỉnh lý được kiểm tra lại lần cuối cùng, lập biên bản
nghiệm thu. Sau đó bàn giao và xếp tài liệu lên giá.
* Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý: tóm tắt tình hình cũng như kết quả thực
hiện chỉnh lý: tổng số tài liệu đưa ra trước và sau chỉnh lý (số lượng tài liệu giữ
lại, số lượng tài liệu loại bỏ, số lượng tài liệu bổ sung cho phông); chất lượng tài
liệu; tiến độ thực hiện chỉnh lý; ưu, khuyết điểm và kinh nghiệm rút ra.
* Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ chỉnh lý
Trên đây là toàn bộ các bước chỉnh lý đã được cán bộ lưu trữ của Ủy ban
thực hiện. Tuy vậy, công tác chỉnh lý vẫn còn nhược điểm là nguồn nhân lực ít
do quy mô hoạt động bé nên cán bộ tại Văn phòng – Thống kê thường là cán bộ
kiêm nhiệm (vừa làm công tác văn thư vừa làm công tác lưu trữ trong cơ quan)
nên khối lượng công viêc của cán bộ ở đây khá nhiều, đồng thời cơ sở vật chất
còn thiếu nên mới chỉnh lý được một số tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh,
còn lại mới chỉ thực hiện được một số công đoạn của chỉnh lý.
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm
SV: Lê Thị Trang
22
Lớp ĐHLT.LTH.K1
Báo cáo thực tập
Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài
liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vào
phương tiện thống kê.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài
liệu trong lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng giới thiệu thành phần, nội dung tài
liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm
tài liệu được nhanh chóng và chính xác.
Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn dùng để thống kê thành phần,
số lượng tài liệu trong lưu trữ. Số liệu thống kê này chính là căn cứ để xây dựng
kế hoạch công tác lưu trữ được khoa học, quản lý chặt ché tài liệu, tránh để mất
mát, thất lạc.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ có các loại như: muc lục hồ sơ, các bộ thẻ
tra tìm, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông,… Mỗi loại công cụ tra tìm có tác
dụng riêng biệt nhưng lại hỗ trợ, bổ sung cho nhau và có mối quan hệ chặt chẽ.
Hiện tại, công cụ thống kê và tra tìm chủ yếu của Ủy ban Nhân dân xã
Đông Vinh vẫn là “mục lục hồ sơ”. Với loại công cụ này, khi cần tìm tài liệu
phục vụ cho công việc cũng vẫn có thể tìm được chính xác tài liệu theo nhu cầu.
Tuy nhiên sẽ làm mất thời gian nếu có công việc cần phải giải quyết cấp bách.
Ngoài ra với phần mềm “Quản lý văn bản” trên máy tính cũng có thể gúp
tìm lại văn bản, tài liệu khi cần thiết, nhưng chỉ là những văn bản chỉ đạo được
gửi từ cấp trên xuống hoặc văn bản, tài liệu báo cáo do cơ quan gửi đi dùng để
tham khảo cho giải quyết công việc có liên quan.
2.2.5. Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
2.2.5.1. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
* Kho tàng, trang thiết bị
Phòng lưu trữ của Ủy ban được đặt ở phía góc sau tòa nhà tại tầng 1, có
cửa sổ chắc chắn, hệ thống điện và đèn chiếu đầy đủ, đảm bảo an toàn.
SV: Lê Thị Trang
23
Lớp ĐHLT.LTH.K1
