Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (909.77 KB, 50 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................3
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................3
2. Mục tiêu của đề tài.....................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................4
5. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................5
6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................5
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................5
PHẦN I.................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LỤC NGẠN..........................................................................................6
I. Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân
huyện Lục Ngạn.............................................................................................6
1.1 Vị trí, chức năng......................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức..................................................7
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế..........................................................................8
1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai......................8
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp...............................8
1.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch.......................................9
1.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao.................................................................................................................9
1.2.6. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường...........10
1.2.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội.............10
1.2.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo......11
1.2.9. Trong việc thi hành pháp luật.............................................................11
1.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................12
Sinh viên: Trần Thu Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn.............................................13
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng....................................................13
2.1.1. Chức năng của văn phòng..................................................................13
2.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng.....................................................................13
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng............................................................14
2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng........14
III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện...........15
3.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện về công
tác văn thư, lưu trữ.......................................................................................15
3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kê hoạch công tác..........................15
3.2.1 Chương trình công tác năm.................................................................15
3.2.2 Chương trình công tác quý..................................................................16
3.2.3 Chương trình công tác tháng..............................................................16
3.2.4 Chương trình công tác tuần................................................................17
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.........................17
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
Ủy ban Nhân dân Huyện..............................................................................17
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Nhân
dân Huyện.....................................................................................................17
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soản thảo văn bản quản lí của Ủy ban.
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá................................19
3.3.3.1. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí..............19
3.3.3.2. So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét.....19
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.............................21
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập
hồ sơ hiện hành của Ủy ban..........................................................................21
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.....................................21
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ. ................................................................22
IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng...........23
Sinh viên: Trần Thu Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng............................................................................................................23
4.2. Sơ đồ hóa các bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề
xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.............................................................24
4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng. Nhận xét
về những hiệu quả mang lại..........................................................................25
PHẦN II..............................................................................................................26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ................26
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN.........................................26
I Tổ chức và điều hành công tác văn thư.....................................................26
1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư.........................................................26
1.2 Mô hình tổ chức văn thư.........................................................................27
1.3 Cán bộ văn thư........................................................................................28
II. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................28
2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý............................28
2.2 Quy trình soạn thảo văn bản...................................................................28
2.3 Thẩm quyền ký ban hành văn bản..........................................................29
III. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.................................................30
3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................................31
3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi............................................................35
3.3 Quản lý và sử dụng con dấu...................................................................38
3.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......................39
PHẦN III. ..........................................................................................................42
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................42
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn..............................................42
1.1 Ưu điểm.................................................................................................42
1.2 Nhược điểm...........................................................................................43
1.3 Nguyên nhân..........................................................................................43
Sinh viên: Trần Thu Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục
những nhược điểm........................................................................................44
KẾT LUẬN........................................................................................................46
PHỤ LỤC
Sinh viên: Trần Thu Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động rất đa dạng, yêu
cầu nhiều năng lực và tư duy, chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo
quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay một cá nhân. Trên con đường hội
nhập kinh tế quốc tế, cùng với cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật như hiện nay
việc trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu cho mỗi con người trong
thời đại này. Để bắt kịp với sự tồn tại và phát triển của đất nước ngành Quản trị
Văn phòng đã và đang có những bước phát triển đáng kể và dần khẳng định
được vai trò và vị trí của mình không thể thiếu trong các cơ quan các tổ chức.
Ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong công tác hoạt động quản lý
Nhà nước. Ngành Quản trị Văn phòng còn được ví như một mắt xích không thể
thiếu trong hoạt động quản lý của Nhà nước, cũng như hoạt động quản lý cơ
quan, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức
năng hậu cần, giúp cho các hoạt động của cơ quan thực hiện có hiệu quả.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (trước đây là trường Cao Đẳng Văn Thư
Lưu Trữ) là một trong những trường hàng đầu trong cả nước chuyên về đào tạo
quản trị văn phòng, tôi cảm thấy rất tự hào và may mắn khi được là sinh viên
học tập dưới mái trường này. Nhà trường chuyên đào tạo các hệ cao đẳng, trung
cấp chuyên nghiệp, hệ chính quy đại học, tại chức với các ngành như: quản trị
văn phòng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực, hành chính học….nhằm cung cấp
nguồn nhân lực cho cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp với phương châm
đào tạo lấy chất lượng là tiêu trí hàng đầu, học luôn đi đôi với hành.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của UBND huyện Lục
Ngạn, tôi đã được phân công về Văn phòng trực thuộc UBND huyện Lục Ngạn
để thực hiện quá trình kiến tập của mình. Được sự hướng dẫn của các thầy cô
trong khoa cùng sự chỉ bảo tận tình, giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị tại Văn
phòng Ủy Ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, tôi đã hoàn thành thời gian thực tập
theo kế hoạch của khoa (từ ngày 04/7/2016 - 28/8/2016). Trong khoảng thời
gian này, bản thân tôi đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, xây
dựng cho mình phong cách của một nhà Quản trị văn phòng trên cở sở vận dụng
Sinh viên: Trần Thu Hiền
1
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những lý thuyết đã học tại trường và sự hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ tại
cơ quan.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa
Quản trị văn phòng, Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường – Giảng viên hướng dẫn thực
tập cùng với các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục
Ngạn đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành tốt thời gian
thực tập cũng như bài báo cáo của mình.
Báo cáo thực tập là kết quả của sự cố gắng và nỗ lực hết mình của tôi. Tuy
vậy, nó không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Do đó, qua đây tôi rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn chỉnh
hơn, giúp tôi có thêm những kinh nghiệm quý báu và tạo điều kiện thuận lợi cho
công việc sau này khi rời ghế nhà trường. Để có thể trở thành nhà quản trị thực thụ
với những kiến thức đã được học.
Tôi xin chân thành cảm ơn!.
Sinh viên
Trần Thu Hiền
Sinh viên: Trần Thu Hiền
2
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất mước, mọi lĩnh vực
hoạt động để có những đóng góp nhất định để vươn tới sự hoàn thiện. . Đảng và
Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia.
Trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Công tác văn thư ngày càng khẳng định được vai trò quan trọng của mình
trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa
phương. Hoạt động này đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo
chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc. Gồm toàn bộ các công việc về
xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu nhằm thực hiện chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của cơ quan theo quy định của nhà nước.
Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc
hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nhờ
có công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ đảm bảo thông tin được truyền đi
nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn là cơ
quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về mọi lĩnh vực, chính vì vậy công
tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý của cơ quan.
Hiện nay, công tác văn thư tại Ủy ban Huyện đã được thực hiện tốt, đem lại hiệu
quả công việc cao, tuy nhiên vẫn còn những bất cập, chưa được thực hiện thống
nhất và khoa học: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi – đến, công tác lập hồ
sơ,… Xuất phát từ thực tế trên, tôi đã chọn công tác văn thư làm chuyên đề báo
cáo thực tập của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu được đề ra trong quá trình làm báo cáo gồm:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân huyện Lục Ngạn.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cả văn phòng huyện.
- Khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban huyện Lục
Sinh viên: Trần Thu Hiền
3
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngạn, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công
tác văn thư.
- Khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban huyện hiện
nay, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công
tác văn thư.
- Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp để nâng cao chất lượng, thống nhất
và đạt hiệu quả, hoàn thiện hơn về công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo bao gồm:
+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân huyện Lục Ngạn;
+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Ủy ban;
+ Tìm hiểu tình hình tổ chức và hoạt động công tác văn phòng của Văn
phòng Ủy ban;
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng;
+ Đưa ra một số giải pháp, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban.
- Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo: Công tác tổ chức, điều hành hoạt
động của Văn phòng; nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Văn
phòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
- Các văn bản quy phạm pháp luật như:
+ Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ, hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
+ Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
Vụ, hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
Sinh viên: Trần Thu Hiền
4
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức.
- Ngoài ra, còn một số nguồn tài liệu sau:
+ Một số giáo trình, sách liên quan đến quản trị văn phòng, công tác văn thư.
+ Báo cáo thực tập của các khóa trước.
+ Một số văn bản do Ủy ban Huyện ban hành.
5. Lịch sử nghiên cứu.
Trong tiến trình thực hiện đề tài, em đã tiến hành tìm hiểu các tài liệu về tổ
chức công tác văn thư để hiểu sâu hơn về công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức.
6. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp thu thập thông tin.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp thống kê.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài Lời nói đầu, Phần Mở đầu và Kết luận, thì nội dung chính của Báo
cáo gồm có 3 phần chính sau:
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN LỤC NGẠN.
Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
Sinh viên: Trần Thu Hiền
5
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LỤC NGẠN
I. Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân huyện Lục Ngạn.
Tên cơ quan: Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn
Trụ sở: Thị trấn Chũ – Lục Ngạn – Bắc Giang
Số điện thoại: 0240 3882 203
Lục Ngạn là một huyện miền núi của Tỉnh, nằm trên trục đường Quốc lộ
31, có địa giới hành chính như sau:
+ Phía Bắc giáp huyện Chi Lăng và huyện Hữu Lũng - Tỉnh Lạng Sơn;
+Phía Tây và Nam giáp huyện Lục Nam - Tỉnh Bắc Giang;
+ Phía Đông giáp huyện Sơn Động - tỉnh Bắc Giang.
Trung tâm huyện lỵ cách trung tâm thành phố Bắc Giang 40km, có tổng
diện tích tự nhiên là 101.223,72 ha, với 30 đơn vị hành chính được chia thành 2
vùng rõ rệt : Vùng thấp gồm 17 xã và 1 thị trấn, vùng cao gồm 12 xã
Lục Ngạn nằm trọn trong vùng Đông Bắc Việt Nam nên chịu ảnh hưởng
của vùng nhiệt đới gió mùa, trong đó có tiểu vùng khí hậu mang nhiều nét đặc
Sinh viên: Trần Thu Hiền
6
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trưng của vùng miền núi, có khí hậu tương tự các tỉnh Lạng Sơn, Thái Nguyên. Nhiệt độ trung bình cả năm là 23,50C, vào tháng 6 cao nhất là 27,80C, tháng 1
và tháng 2 nhiệt độ thấp nhất là 18,80C. - Bức xạ nhiệt trung bình so với các
vùng khí hậu nhiệt đới, số giờ nắng bình quân cả năm là 1.729 giờ, số giờ nắng
bình quân trong ngày là 4,4 giờ. Với đặc điểm bức xạ nhiệt như vậy là điều kiện
thuận lợi cho phát triển nhiều loại cây trồng. - Độ ẩm không khí trung bình là
81%, cao nhất là 85% và thấp nhất là 72%. - Gió bão: là vùng chịu ảnh hưởng
của gió mùa đông bắc, vào mùa đông tốc độ gió bình quân 2,2m/s, mùa hạ có có
gió mùa đông nam, là vùng ít chịu ảnh hưởng của bão. Đánh giá chung về điều
kiện khí hậu thời tiết có thể thấy Lục Ngạn là vùng có lượng mưa thấp, ít sương
muối, mưa xuân đến muộn hơn, ẩm độ không khí không quá cao, lượng bức xạ
nhiệt trung bình, đó là những yếu tố thuận lợi tạo điều kiện cho cây ăn quả (nhất
là vải thiều) đậu quả tốt hơn khi ra hoa thụ phấn so với các huyện khác trong
tỉnh Bắc Giang
1.1 Vị trí, chức năng.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
Theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân
số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Ủy ban Nhân dân huyện có nhiện
vụ và quyền hạn sau:
Sinh viên: Trần Thu Hiền
7
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ
ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai.
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
Sinh viên: Trần Thu Hiền
8
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dịch vụ ở các xã;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch.
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể
dục thể thao.
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
Sinh viên: Trần Thu Hiền
9
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
1.2.6. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
1.2.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
Sinh viên: Trần Thu Hiền
10
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.2.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
+ Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
+ Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân.
+ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật.
+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã.
1.2.9. Trong việc thi hành pháp luật.
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
Sinh viên: Trần Thu Hiền
11
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chấp hành Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước cấp trên và
nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các phường thực hiện pháp luật
bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh
tế, bảo vệ tính mạng tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp
pháp khác của công dân.
1.3. Cơ cấu tổ chức.
* Lãnh đạo huyện:
- Chủ tịch: Nguyễn Thanh Bình
- Phó chủ tịch: + Trương Văn Năm
+ Cao Văn Hoàn
+ Lê Bá Thành
* Các phòng, ban chuyên môn:
(1) Văn phòng HĐND và UBND huyện;
(2) Phòng Kinh tế và Hạ tầng;
(3) Phòng Tài nguyên - Môi trường;
(4) Phòng Văn hóa và Thông tin;
(5) Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
(6) Phòng Tài chính và Kế hoạch;
(7) Phòng Nội vụ;
(8) Phòng Tư pháp;
(9) Phòng Y tế;
(10) Phòng Giáo dục - Đào tạo;
(11) Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;
(12) Phòng thanh tra huyện;
(13) Phòng Dân tộc;
* Sơ đồ cơ cẩu tổ chức của cơ quan (Xem phụ lục số 01).
Sinh viên: Trần Thu Hiền
12
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.1.1. Chức năng của văn phòng.
- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện là cơ quan
chuyên môn, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện.
- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có chức
năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân
dân huyện; tổ chức các hoạt động của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân
huyện; tham mưu, giúp việc Thường trực Hội đồng Nhân dân giám sát các hoạt
động của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dân
huyện về chỉ đạo điều hành, điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện.
- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo
quy định của pháp luật.
2.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng.
- Xây dựng và trình Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện
chương trình công tác tháng, quý, cả năm và toàn khóa của Hội đồng Nhân dân,
Ủy ban nhân dân huyện. Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, Hội đồng Nhân dân, Ủy
ban Nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình của Hội đồng Nhân
dân, Ủy ban Nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
công tác phối hợp giữa các cơ quan, các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự giám sát của Hội
đồng Nhân dân, Thường trực Hội đồng Nhân dân, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của Ủy ban Nhân dân và Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện theo quy định
của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao
theo quy định.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của Hội đồng Nhân dân
huyện, quyết định, chỉ thị của Ủy ban Nhân dân huyện; các văn bản quy phạm
Sinh viên: Trần Thu Hiền
13
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp Thường trực
Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức
năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản đó tại các
cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn.
- Phối hợp với phòng Nội vụ huyện tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công
tác Văn phòng, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ,
công chức làm công tác Văn phòng của các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã,
thị trấn; hướng dẫn các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn trong việc lựa
chọn, kiện toàn bộ máy, cán bộ công tác văn phòng theo đúng chức danh, tiêu
chuẩn nghiệp vụ theo quy định của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Chính
phủ và Bộ trưởng Bộ Nội Vụ.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có Chánh
Văn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn phòng.
- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy
ban Nhân dân huyện do Chủ tịch Ủy ban Nhân dân bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có các cán
bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ giúp lãnh đạo Văn phòng phụ trách các
công việc và được phân thành các khối sau:
+ Khối tham mưu tổng hợp: Gồm các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực:
Văn hóa – Xã hội, Tài chính – Giao thông – Xây dựng, Kinh tế tổng hợp, Nội
chính, Công nghệ thông tin;
+ Khối hành chính: gồm các bộ phận phụ trách các lĩnh vực chuyên môn,
nghiệp vụ sau: bộ phận Văn thư – Lưu trữ; bộ phận Hành chính – Quản trị gồm
các cán bộ: lái xe, điện nước, bảo vệ, tài vụ, tạp vụ.
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Xem phụ lục số 02).
2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.
Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp
hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ
Sinh viên: Trần Thu Hiền
14
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng (Xem phụ lục số 03).
III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện.
3.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện về
công tác văn thư, lưu trữ.
Hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục
Ngạn được thực hiện một cách có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu công việc.
Mặc dù Ủy ban chưa tự ban hành được các văn bản quản lí về công tác văn thư
lưu trữ, nhưng cũng đã áp dụng một cách hiệu quả những văn bản do Chính phủ
ban hành. Đó là các văn bản:
+ Nghị định số: 09/2010/NĐ/CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
+ Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội Vụ hướng dẫn thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ.
+ Hướng dẫn số: 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng.
3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kê hoạch công tác.
3.2.1 Chương trình công tác năm.
- Chậm nhất ngày 20 tháng 10 hàng năm, Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân Huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức khác gửi Văn phòng danh mục những đề án, dự thảo
văn bản cần trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện trong năm
tới. Danh mục phải thể hiện rõ: Tên đề án, văn bản dự thảo, cơ quan chủ trì soạn
Sinh viên: Trần Thu Hiền
15
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thảo, cấp quyết định, cơ quan phối hợp soạn thảo, thời hạn trình.
- Văn phòng tổng hợp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác năm của
Ủy ban Nhân dân Huyện; chậm nhất vào ngày 25 tháng 10 gửi lại các cơ quan
liên quan để tham gia ý kiến.
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo Chương
trình công tác của Ủy ban Nhân dân Huyện, các cơ quan phải có ý kiến chính
thức bằng văn bản gửi Văn phòng đề hoàn chỉnh, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân
dân Huyện xem xét, quyết định việc trình Ủy ban Nhân dân Huyện thông qua tại
phiên họp thường kỳ cuối năm.
3.2.2 Chương trình công tác quý.
- Trong cuối tháng của mỗi quý, các cơ quan phải đánh giá tình hình thực
hiện Chương trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề trình Ủy ban Nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện vào quý tiếp theo đã ghi trong Chương trình
công tác năm và bổ sung các vấn đề mới phát sinh để xây dựng Chương trình
công tác quý sau.
- Văn phòng tổng hơp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác quý của
Ủy ban nhân dân huyện, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện quyết định.
Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý, phải gửi chương trình công tác quý sau
cho các cơ quan liên quan và Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn biết, thực hiện.
3.2.3 Chương trình công tác tháng.
- Hàng tháng, các cơ quan căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản
dự thảo đã ghi trong chương trình công tác quý, những vẫn đề tồn đọng, vấn đề
phát sinh mới để xây dựng chương trình công tác tháng sau. Văn bản đề nghị
phải gửi Văn phòng chậm nhất vào ngày 20 tháng trước.
- Văn phòng tổng hợp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác tháng của
Ủy ban Nhân dân huyện, có phân theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, từng phó Chủ
tịch xử lý, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân quyết định. Chậm nhất là ngày 25
hàng tháng, Văn phòng phải gửi chương trình công tác tháng sau cho cơ quan
liên quan và Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn biết, thực hiện.
Sinh viên: Trần Thu Hiền
16
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2.4 Chương trình công tác tuần.
- Căn cứ chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện, Văn phòng dự thảo Chương trình công tác
tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện
quyết định và thông báo cho các cơ quan liên quan, Uy ban Nhân dân các xã, thị
trấn biết chậm nhất vào chiều thứ sau tuần trước.
- Các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch Ủy ban Nhân dân huyện để giải quyết công việc trong tuần, phải có văn bản
đăng ký với Văn phòng, chậm nhất vào thứ tư tuần trước.
* Sơ đồ xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Xem phụ lục số 04).
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của Ủy ban Nhân dân Huyện.
Hiện nay, thẩm quyền ban hành văn bản là một trong những lĩnh vực
được quan tâm xem xét nhiều nhất, các vấn đề được quan tâm là: cá nhân nào có
thẩm quyền ban hành văn bản?; mỗi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được ban
hành loại văn bản nào?; các văn bản đó quy định về vấn đề gì?... Mỗi cá nhân có
thẩm quyền ban hành các văn bản khác nhau, theo từng lĩnh vực được giao.
Tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn các văn bản được ban hành ra đều
đảm bảo đúng theo quy định chung của nhà nước. Các văn bản được ban hành
nhiều nhất là quyết định của Ủy ban Nhân dân; quyết định của Chủ tịch Ủy ban
Nhân dân, ngoài ra còn có công văn, kế hoạch, thông báo của Ủy ban Nhân
dân…
Các văn bản ban hành đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính pháp lý của văn
bản đó, văn bản có hiệu lực theo đúng quy định của nhà nước.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban
Nhân dân Huyện.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày, mặc dù đã có sự hỗ trợ của những quy
định (Thông tư số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP), đội ngũ cán bộ, công chức trực
tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được đào tạo, bồi dưỡng tương
Sinh viên: Trần Thu Hiền
17
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những sai
sót cơ bản, không tuân thủ những qui định theo thông tư. Những văn bản được
ban hành trong Ủy ban Huyện cũng có những điểm mạnh và một số lỗi nhỏ.
Trong các văn bản đã được ban hành ở Ủy ban đã thực hiện đúng thẩm
quyền của người ban hành, đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức (9 yếu tố).
Các văn bản được bố cục rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản nắm bắt thông
tin một cách dễ dàng. Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã chú ý đến vần
đề thể thức, các văn bản trước khi ban hành đều được đánh số tạo điều kiện
thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản về sau. Về ngôn ngữ và văn phòng, văn bản
hành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lý
hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa cơ quan, tổ chức trong việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại
chúng khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự.
Bên cạnh những lợi thế trong việc ban hành văn bản thì cơ quan cũng đã
mặc phải những lỗi nhỏ trong việc trình bày thể thức của văn bản, không đúng
với văn bản mà nhà nước quy định.
Các lỗi mà Ủy ban Huyện thường mắc nhiều nhất trong quá trình soạn
thảo là phần số kí hiệu văn bản; phần tên loại và trích yếu nội dung không có
gạch chân; hay phần nơi nhận còn sai về thể thức trình bày. Việc soạn thảo văn
bản sai về mặt thể thức theo thông tư 55 của Bộ Nội Vụ, làm mất đi tính thẩm
mĩ của văn bản quan trọng hơn là nó có ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả công
tác quản lý của Nhà nước. Nguyên nhân dẫn đến sai về mặt thể thức của văn bản
có thể là do nhân viên soạn thảo có thái độ xem nhẹ chủ quan đối với các yếu tố
về thể thức; hay nguyên nhân chủ quan có thể là do lỗi của máy tính…
Tuy nhiên, việc mắc lỗi sai về mặt thể thức như vậy không nhiều và đã
được bộ phận chuyên môn sửa lại kịp thời. Nhìn chung các văn bản được ban
hành về thành phần thể thức và cách trình bày đề đã đúng, đủ và hợp lý, đảm
bảo được tính pháp lý của văn bản.
Sinh viên: Trần Thu Hiền
18
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soản thảo văn bản quản lí của Ủy
ban. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
3.3.3.1. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được tuân thủ thực hiện theo
Luật ba hành văn bản quy phạm pháp luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12
năm 2004 Luật ban hành văn bả quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và
Ủy ban Nhân dân; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản. Bước đầu có tác dụng cho người lãnh đạo cơ quan và người
soạn thảo thấy rõ cần thiết hay không cần thiết phải ban hành văn bản, xác định
các vấn đề cần nêu ở văn bản và xem những cơ quan nào có trách nhiệm giải
quyết hoặc thực hiện.
Bước 2: Chọn tên loại văn bản. Nếu không chọn đúng tên loại sẽ ảnh
hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin. Đây là một khâu quan trọng cần
được coi trọng đúng mức, làm tốt khâu này sẽ góp phần làm cho văn bản soạn
thảo đạt được chất lượng tốt.
Bước 4: Duyệt bản thảo. Sauk hi đã soạn thảo xong văn bản cần đưa cho
thủ trưởng cơ quan cũng là người kí văn bản xem xét.
Bước 5: Nhân bản văn bản. Văn bản dự thảo sau khi đã được ban hành
lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành.
Bước 6: Hoàn thiện văn bản để ban hành. Sau khi nhân bản, người soạn thảo
có trách nhiệm đọc lại văn bản nếu phát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa.
3.3.3.2. So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét.
Tại Ủy ban Nhân dân Huyện cho đến nay chưa có một văn bản nào quy
định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lí nhà nước, hầu
hết các văn bản được ban hành chủ yếu dựa trên quy định của cơ quan nhà nước
Sinh viên: Trần Thu Hiền
19
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp trên. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đối với văn bản đó. Quy trình soạn thảo tại Ủy
ban Huyện có:
+ Ưu điểm: Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản
+ Nhược điểm: Việc soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát hành văn bản
ở bộ phận Văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá thường xuyên
như: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi chưa xin chữ
ký nháy
Việc giám sát, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật được tiến hành nhằm
phát hiện những nội dung sai trái hoặc không còn phù hợp để kịp thời đình chỉ
việc thi hành, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn
bản, đồng thời kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ
quan, cá nhân đã ban hành văn bản sai trái. Nội dung của hoạt động này để đảm
bảo sự phù hợp của văn bản với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội và văn
bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; sự phù hợp của hình
thức văn bản với nội dung của văn bản đó; sự phù hợp của nội dung văn bản với
thầm quyền của cơ quan ban hành văn bản; sự thống nhất giữa văn bản quy
phạm pháp luật hiện hành với văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành
của cùng một cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân Huyện cũng thường
xuyên tổ chức kiểm tra, rà soát các văn bản, xét lại các văn bản được ban hành
trong một thời gian nhất định, được tiến hành theo chuyên đề, lĩnh vực hay theo
luật, phát hiện những quy định của văn bản dưới luật có mâu thuẫn, chồng chéo
trái với quy định của Hiến pháp và các đạo luật.
Trong các văn bản đã được ban hành, có những dấu hiệu trái với pháp
luật, mâu thuẫn, chồng chéo trong quá trình thực hiện thì nhân viên văn phòng
có quyền phản ánh với các cơ quan thông tin đại chúng và đề nghị cơ quan,
người có thẩm quyền kiểm tra văn bản đó.
Sinh viên: Trần Thu Hiền
20
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản
đến; lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.
* Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 05).
* Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục số
06).
* Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành (Xem phụ lục số 07).
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một hay một số đặc điểm chung như tên
loại văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hay thời gian những đặc
điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi.
Hồ sơ được lập gồm nội dung: mở hồ sơ; thu thập, cập nhất văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc
và biên mục hồ sơ. Những qui định chung của nhà nước về công tác văn thư
phần nào đảm bảo tính thống nhất, góp phần đầy lùi và làm giảm chống chéo,
trùng lặp trong hoạt động văn thư tại các cơ quan, đơn vị.
Việc lập hồ sơ tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn đã và đang được
thực hiện một các có hiệu quả. Các văn bản được sắp xếp, phân loại theo tên loại
phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu vế sau. Các văn bản trong một năm sẽ được
cán bộ văn thư tập hợp lại, sau đó đánh số, viết bìa hồ sơ sau đó nộp vào lưu trữ.
* Ưu điểm:
- Việc lập và quản lý hồ sơ là rất quan trọng và đã được lãnh đạo văn
phòng trực tiếp chỉ đạo thực hiện. Văn bản được quản lý chặt chẽ, thống nhất
theo một trình tự nhất định thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin cũng như việc
nắm bắt tình hình hoạt động cơ quan của lãnh đạo cấp trên.
- Quy trình lập và quản lý hồ sơ đã tuân thủ theo qui định của nhà nước.
* Nhược điểm:
- Vẫn còn những văn bản, tài liệu còn sót chưa tập trung lại hết trong một
hồ sơ.
Sinh viên: Trần Thu Hiền
21
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
