Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục
Mục tiêu bài học
•
Hiểu rõ vai trò và mối lên hệ của thông tin trong thực
hiện các chức năng cơ bản của QLGD (lập kế hoạch,
tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra đánh giá)
•
Hiểu được cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin
QLGD thường phù hợp với cơ cấu QLGD
•
Biết được các kênh thông tin trong hệ thống giáo
dục.
Các khái niệm cơ bản
•
Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các phần tử khác
nhau, giữa chúng có mối liên hệ và tác động qua lại
theo một qui luật nhất định tạo thành một chỉnh thể
có khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể
nhất định”.
•
Hệ thống thông tin là một chu trình gồm đầu vào, quá
trình xử lý thông tin và đầu ra được thực hiện và quản
lý trong một tổ chức và môi trường quanh tổ chức đó.
•
Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp
thông tin giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong
việc ra quyết định và quản lý công việc của tổ chức
Hệ thống thông tin QLGD
•
Câu hỏi: Chúng ta cần có hệ thống thông tin QLGD
để làm gì?

•
Câu trả lời: để quản lý thông tin về giáo dục có hệ
thống và phục vụ có hiệu quả công tác QLGD
Quan niệm về hệ thống thông tin
QLGD
•
Là một cơ chế sẽ định hướng cấu trúc thông tin theo cách loại
bỏ sự chồng chéo và không thích hợp trong hệ thống giáo dục
và sự lãng phí tiềm năng nguồn lực con người và vật chất
•
Là hệ thống cung cấp cho các nhà QLGD những thông tin có
ích trong lập kế hoạch và phân bổ các dịch vụ giáo dục. Cụ thể
cung cấp thông tin theo các lĩnh vực
-
Quản lý hệ thống giáo dục
-
Nghiên cứu và lập kế hoạch của hệ thống giáo dục (vi mô và
vĩ mô)
-
Giám sát và đánh giá hệ thống giáo dục
Hệ thống TTQLGD chỉ hoạt động có hiệu quả khi đáp
ứng được nhu cầu thông tin ở các cấp quản lý khác
nhau.
Cấp vĩ mô Lập kế hoạch,
chiến lược
Cấp trung gian Quản lý và KT
Cấp vĩ mô Các hoạt động
Nhu cầu thông tin theo các cấp quản lý
Lớp học – giáo viên
-

Xây dựng phương pháp
sư phạm, tài liệu và bài
kiểm tra
-
Xác định các khó khăn
và thuận lợi trong học
tập của học sinh
-
Đánh giá tính chuyên
cần và kỷ luật của học
sinh
•
Nhu cầu thông tin
-
Mục tiêu quốc gia và
các tiêu chí
-
Kết quả học tập của
từng học sinh, từng môn
học
-
Báo cáo theo dõi sự
chuyên cần, gặp gỡ với
BGH và cha mẹ học
sinh
•
Nhà trường – ban giám hiệu
-
Thực thi các mục tiêu và
chiến lược do hệ thống đề ra

-
Giám sát việc nhập học và
đăng ký nhập học của học
sinh
-
Kiểm tra kết quả và tính
chuyên cần của học sinh
-
Hỗ trợ và thanh tra giáo
viên, v.v.
•
Nhu cầu thông tin
-
Các mục tiêu quốc gia và số
liệu so sánh giáo dục khác
-
Các tệp thông tin cập nhật
về học sinh, giáo viên, cơ sở
vật chất và trang thiết bị, đồ
dùng học tập
-
Kết quả năm học này so với
các năm học trước và so với
các trường khác
-
Thái độ, động cơ, tuyển
dụng và nhu cầu đào tạo
giáo viên
•
Cấp huyện/tỉnh

-
Giám sát nhập học và đăng
ký nhập học của học sinh
thuộc các trường ở địa
phương
-
Dự báo ngắn hạn về nhu cầu
nhân lực của địa phương
-
Xác định nhu cầu nguồn lực
của các trường…
•
Nhu cầu thông tin không đòi
hỏi chi tiết như ở cấp trường
-
Đăng ký và nhập học của
học sinh theo trường (theo
dõi trong nhiều năm phân
theo giới tính)
-
Số liệu địa lý theo độ tuổi,
các tỉ lệ nhập học
-
Các nguồn lực, các yêu cầu
về CSVC, SGK, nhu cầu
giáo viên và giờ làm thêm
•
Cấp quốc gia – lập kế hoạch
-
Giám sát và đánh giá kế

hoạch
-
Xây dựng chuẩn đoán tiếp
cận giáo dục ở các bậc học
khác nhau trong hệ thống
GD
-
Đánh giá hiệu quả trong,
những khác biệt vùng
-
Ước tính nhu cầu giáo viên
-
Chuẩn bị NSNN cho GD
•
Nhu cầu thông tin (chú
trọng đến các số liệu số
lượng phát triển GD)
-
Dân số theo độ tuổi, nhập
nhập, số năm đi học, chuyển
cấp (phân theo giới và
vùng…)
-
Dự đoán nhân lực, nhu cầu
giáo viên
-
Ngân sách, các yêu cầu
nguồn lực từ các cơ quan
địa phương và đánh giá các
nguồn lực hiện tại

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả
hoạt động của hệ thống
•
Các đặc điểm của tổ chức như cơ cấu tổ chức và công nghệ;
•
Các đặc điểm môi trường như các điều kiện phát triển kinh tế-xã
hội
và thị trường tác động đến hệ thống hoặc tổ chức;
•
Các đặc điểm nhân lực như trình độ chuyên môn, tay nghề, thái
độ
đối với công việc;
•
Các chính sách quản lý và người quản lý.
Cả bốn yếu tố này đều phải được xem xét trong mối quan hệ ảnh
hưởng lẫn nhau để đạt hiệu quả. Một hệ thống quản lý có hiệu
quả là hệ thống thích nghi được với môi trường xung quanh, có
cấu trúc tổ chức phù hợp, áp dụng công nghệ hiện đại, đội ngũ
nhân lực có chuyên môn, có tiềm năng và có các chính sách
quản lý thích hợp để đạt các mục tiêu đề ra.
Vai trò của hệ thống thông tin trong
QLGD
•
Nâng cao chất lượng giáo dục
•
Phục vụ đa dạng đối tượng dùng tin
•
Khắc phục yếu kém trong quản lý, đặc biệt trong việc
ra quyết định giáo dục
•

Cung cấp thông tin phản ánh thực về các hoạt động
giáo dục một cách chi tiết
Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông
tin QLGD
•
Nguyên tắc liên hệ ngược: Mối quan hệ điều khiển
giữa chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý thường
gồm hai chiều thông tin, thông tin điều khiển từ trên
xuống và chiều liên hệ ngược - tức là chiều thông tin
từ dưới lên trên. Không có chiều thông tin liên hệ
ngược thì không thể thực hiện bất kỳ một hoạt động
quản lý nào một cách phù hợp và hiệu quả.
•
Nguyên tắc phân cấp xử lý thông tin: Đây là nguyên tắc
quan trọng của điều khiển học. Đối với các đối tượng quản lý
là các hoạt động thông tin QLGD ở nhiều cấp quản lý (Trung
ương, tỉnh, huyện và trường) thì không thể điều khiển và xử lý
thông tin chỉ tập trung vào một trung tâm. Với nguyên tắc
phân cấp, một hệ thống lớn bao gồm nhiều hệ thống nhỏ, mỗi
hệ thống nhỏ đó có tính độc lập tương đối, đồng thời chính nó
là đối tượng quản lý của hệ thống lớn. Sự phân cấp hợp lý tạo
cho mỗi cấp dưới có quyền độc lập, tự chủ xử lý thông tin gần
nhất với các sự kiện, hoạt động giáo dục của mình nhưng vẫn
bảo đảm được sự thống nhất của hệ thống.
•
Nguyên tắc hệ thống mở nhằm đảm bảo cho hệ
thống thông tin QLGD có thể dễ dàng truy nhập được
vào mạng của các hệ thống thông tin kinh tế- xã hội
và của các tổ chức khác. Trong thời đại khoa học - kỹ
thuật ngày nay cùng với những thành tựu mới nhất

của viễn thông, tin học như Internet, xa lộ thông tin,
các phương tiện truyền thông đa chức năng phục vụ
cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống.
áp dụng nguyên tắc hệ thống mở đòi hỏi hệ thống
thông tin QLGD phải tuân thủ một loạt các tiêu
chuẩn, qui ước chung để có thể dễ dàng truy nhập
mạng, nối mạng thông tin
Phương pháp xây dựng hệ thống thông
tin QLGD
•
Phương pháp mô hình hoá: Mô hình hoá là phương
pháp tái hiện những đặc trưng của đối tượng nghiên
cứu bằng một mô hình khi việc nghiên cứu chính đối
tượng đó không thể thực hiện được. Đây phương
pháp nghiên cứu hệ thống khi biết cả ba yếu tố đầu
vào, đầu ra và cấu trúc của hệ thống. Phương pháp
này dễ thực hiện, chi phí thấp cũng như thời gian
nghiên cứu và áp dụng trong thực tế ngắn. Mô hình
hoá cho phép người nghiên cứu nắm được những yếu
tố cơ bản và các quan hệ cơ bản một cách phổ quát,
đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả.
Trình tự sử dụng phương pháp mô hình
hóa
•
Bước 1: Xây dựng mô hình của hệ thống phải nghiên
cứu
•
Bước 2: Phân tích, nghiên cứu trên mô hình lý thuyết
đã thu được ở bước 1.
•

Bước 3: Đối chiếu kết luận rút ra từ mô hình với kết
quả thực tế để xem xét kết luận rút ra về mô hình lý
thuyết có chuẩn xác hay không.
•
Bước 4: Chỉnh lý lại kết quả của mô hình lý thuyết
cho phù hợp sau đó đem sử dụng kết quả trong thực
tế.
•
Phương pháp hệ thống là xem xét và xử lý một công
việc đòi hỏi người quản lý phải tính đến tất cả các yếu
tố có liên quan đến đối tượng nghiên cứu cả về con
người, phương tiện, pháp lý, nguồn đầu tư Tuy
nhiên người quản lý cũng phải phân biệt lựa chọn vấn
đề gì là cơ bản nhất để tập trung nghiên cứu giải
quyết. Sử dụng phương pháp hệ thống trong nghiên
cứu tức là phân tích hệ thống ban đầu thành các hệ
thống con hay phân hệ có mối liên hệ ràng buộc với
nhau, từ đó tìm ra các qui luật vận động trong từng
phân hệ để khái quát thành những qui luật cho cả hệ
thống.
•
Phương pháp thông qua tiếp cận hành vi: Đây là phương pháp quan
trọng có liên quan tới các hành vi nảy sinh trong xây dựng, phát triển và
duy trì hoạt động lâu dài của các hệ thống thông tin quản lý. Các vấn đề có
liên quan là: Tính tích hợp các cơ sở dữ liệu về thiết kế, thực hiện, sử dụng
và quản lý phục vụ chiến lược phát triển giáo dục. Các yếu tố quan trọng
khác trong tiếp cận hành vi là các khái niệm và phương pháp. Ví dụ, các
nhà xã hội học nghiên cứu hệ thống thông tin để xem xét các nhóm người
và tổ chức ảnh hưởng thế nào đến sự phát triển của hệ thống và tương tự,
hệ thống thông tin có ảnh hưởng gì đến các cá nhân, nhóm người và các tổ

chức. Các nhà tâm lý học nghiên cứu hệ thống thông tin QLGD với mối
quan tâm là những thông tin nào được các nhà ra quyết định sử dụng. Các
nhà kinh tế học thì quan tâm nghiên cứu hệ thống thông tin trên khía cạnh
ảnh hưởng tác động của hệ thống lên cấu trúc, giá thành và tương tác giữa
giáo dục và thị trường lao động
•
Ví dụ, các nhà xã hội học nghiên cứu hệ thống thông
tin để xem xét các nhóm người và tổ chức ảnh hưởng
thế nào đến sự phát triển của hệ thống và tương tự, hệ
thống thông tin có ảnh hưởng gì đến các cá nhân,
nhóm người và các tổ chức.
•
Các nhà tâm lý học nghiên cứu hệ thống thông tin
QLGD với mối quan tâm là những thông tin nào được
các nhà ra quyết định sử dụng.
•
Các nhà kinh tế học thì quan tâm nghiên cứu hệ thống
thông tin trên khía cạnh ảnh hưởng tác động của hệ
thống lên cấu trúc, giá thành và tương tác giữa giáo
dục và thị trường lao động.
•
Tiếp cận hành vi nói chung không tập trung nhiều vào
các giải pháp kỹ thuật mà chú trọng đến những thay
đổi trong các chính sách tổ chức, quản lý phù hợp
thực tiễn và thái độ, hành vi ứng xử của cán bộ quản
lý, nhân viên trong tổ chức. Trong bối cảnh Việt Nam
hiện nay, khi chuyển từ hệ thống thông tin QLGD
theo hướng thủ công sang hiện đại hoá và áp dụng
CNTT vào hệ thống đòi hỏi phải có các biện pháp
phối hợp về đầu tư cơ sở vật chất đi đôi với đào tạo

người sử dụng, thay đổi thói quen từ làm việc thủ
công sang chuyên môn hoá, có sự hỗ trợ kỹ thuật.
Mục tiêu của hệ thống thông tin QLGD
•
Nâng cao khả năng xử lý dữ liệu, lưu trữ và phân tích thông tin trên nguyên tắc
cung cấp những dữ liệu và thông tin kịp thời, thích hợp cho các nhà lập kế hoạch
giáo dục và QLGD.
•
Phối hợp trong việc thu thập , xử lý, lưu trữ, phân tích và cung cấp thông tin
giáo dục và có liên quan đến giáo dục.
•
Tăng cường khả năng quản lý, lập kế hoạch và chỉ đạo dòng thông tin QLGD
giữa các tổ chức trong ngành giáo dục và các ngành có liên quan ở nhiều lĩnh
vực khác nhau.
•
Tạo điều kiện và khuyến khích sử dụng những thông tin thích hợp từ nhiều tổ
chức khác nhau ở mọi cấp quản lý cho việc lập kế hoạch triển khai và QLGD có
hiệu quả hơn.
•
Hợp lý hoá các dòng thông tin cho việc ra quyết định bằng cách giảm đi và loại
trừ việc sao chép lặp lại thông tin theo kiểu thông tin lấp chỗ trống.
•
Thiết lập quan hệ với nhiều hệ thống thông tin khác nhau hiện đang tồn tại.
•
Lồng ghép các nguồn thông tin chất lượng và số lượng khác nhau trong cùng
một hệ thống.
•
Đẩy mạnh hơn nữa việc thu thập, cung cấp và sử dụng thông tin QLGD ở mọi
cấp quản lý đáp ứng nhu cầu thông tin luôn thay đổi.
Cơ cấu tổ chức và các kênh thông tin

của hệ thống thông tin QLGD
Cơ cấu tổ chức của hệ thống phù hợp với cơ cấu quản
lý bao gồm:
•
Cơ quan thông tin QLGD cấp quốc gia
•
Cơ quan thông tin cấp tỉnh/thành phố
•
Cơ quan thông tin cấp quận/huyện
•
Thông tin QLGD cấp trường
Cỏc kờnh thụng tin:
-
Kờnh thụng tin hàng dọc
-
Kờnh thụng tin hàng ngang
Qui trình thu thập số liệu hàng năm
Nhà trường
Phiếu khảo sát
Phòng GD
Sở GD
Nhập số liệu vào hệ thống
Đĩa mềm Email Mạng diện rộng
Cơ sở dữ liệu của EMIS
Một số hệ thống thông tin QLGD hiện
hành
•
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) – tập hợp các dữ
liệu về nhà trường được thu thập từ cấp trường tới phòng giáo
dục, sở giáo dục và gửi lên Bộ Giáo dục & Đào tạo. Bộ phận

lưu trữ và xử lý thông tin hiện nay trực thuộc Vụ Kế hoạch –
Tài vụ, Bộ GD&ĐT.
•
Hệ thống thông tin về tài chính (FMIS) do Vụ Kế hoạch – Tài
vụ, Bộ GD&ĐT lưu giữ, xử lý và cung cấp số liệu
•
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (PMIS) lưu trữ và xử lý
các số liệu về nhân sự ngành giáo dục trực thuộc Vụ Tổ chức
cán bộ, Bộ GD&ĐT.
•
Hệ thống thông tin phát triển chuyên môn giáo viên tiểu học
(PDIS) – dự án phát triển giáo viên tiểu học xây dựng và vận
hành.
Điểm mạnh và yếu của EMIS Việt
Nam
•
Điểm mạnh
-
Mạng lưới thu thập và báo cáo dữ liệu từ cấp trường
-
Đã xây dựng được một hệ thống biểu mẫu cho thu
thập và báo cáo số liệu
-
Đã được tin học hóa ở hầu hết các cơ quan quản lý
giáo dục cấp quận/huyện, tỉnh/thành phố