Phân tích công việc và vai trò quản trị nguồn nhân lực

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

1


Định nghĩa phân tích công việc
 Phân tích công việc
 Là quá trình thu thập, phân tích dữ liệu và sắp xếp

một cách hệ thống thông tin, đặc điểm của một
công việc cụ thể.
 Kết quả của PTCV:
 Bản mô tả công việc
 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

2


Xác định phạm vi phân tích công việc
 Mục đích của PTCV
 Công việc cần phân tích

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

3


Mục đích của phân tích công việc
Bố trí
luân chuyển nv
Chiêu mộ
tuyển chọn

Đánh giá công việc
Mục đích
PTCV

Đào tạo vàPT

Cấu trúc lương

Định hướng
nghề nghiệp

Dự đoán tính chất
công việc tương lai

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

4


Chuẩn bị phân tích công việc

Nguồn phi con người
•

Cơ cấu tổ chức

•

Dòng công việc

•

Các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc hiện tại

•

Hồ sơ bảo trì thiết bị

•

Kế hoạch thiết kế thiết bị

•

Sơ đồ thiết kế nơi làm việc

•

Phim, hình ảnh về nhân viên đang thực hiện công
việc

•

Các tài liệu đào tạo hàng năm hoặc tài liệu khác

•

Các ấn phẩm phổ biến, chẳng hạn như tạp chí hoặc
báo.
TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị
Loan 2012

Nguồn con người
•

Nhà phân tích công
việc

•

Nhân viên thực hiện
công việc

•

Giám sát viên

•

Các chuyên gia CV

5


Chuẩn bị phân tích công việc
 Xác định loại dữ liệu
 Xác định nguồn dữ liệu
 Lựa chọn phương pháp phân tích

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

6


Phương
Phương pháp
pháp
PTCV
PTCV

Quan
Quan sát
sát

Phỏng
Phỏng vấn
vấn

Bảng
Bảng

câu
câu hỏi
hỏi

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

NNhật
hậtký
ký
ngày
ngày
làm
làmviệc
việc

7


Phương pháp phân tích CV
 Quan sát:
 Công việc của công nhân (lao động chân tay)
 Tiêu chuẩn hoá
 Có chu kỳ ngắn
 Phỏng vấn
 Phỏng vấn cá nhân
 Phỏng vấn nhóm nhân viên
 Phỏng vấn người giám sát

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan

2012

8


Phương pháp PTCV
Bảng câu hỏi:

Giải thích mục đích sử dụng bản câu hỏi
Ngắn gọn
Đơn giản, dễ hiểu
Thử nghiệm bản câu hỏi

Nhật ký ngày làm việc

Ghi lại những nhiệm vụ, công việc đã và đang tiến
hành
Có thể ghi theo ngày, sự việc,…

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

9


Lựa chọn phương ppháp PTCV
 Dựa vào
 Mục đích của PTCV
 Ràng buộc về thời gian
 Chi phí dùng cho PTCV

 Tiếp cận theo cách sử dụng đa phương pháp

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

10


Thu thập dữ liệu và phân tích
 Làm cho tổ chức sẵn sàng
 Làm cho nhà quản trị cấp cao tham dự vào PTCV
 Cung cấp mục đíchh và ý nghĩa của PTCV
 Liên kết các hoạt động liên quan PTCV
 Cần có sự chấp thuận của nhà quản trị trực tuyến
 Chọn mẫu khi thu thập thông tin
 Chọn mẫu khi thu thập thông tin
 Lấy mẫu chú ý thời gian thay đổi khi thực hiện cv
 Phân tích dữ liệu
 Chọn phương pháp phân tích dữ liệu
 Kiểm tra tính tin cậy của thông tin
 Báo cáo kết quả phân tích công việc
 Định kỳ kiểm tra thông tin PTCV
TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

11


Bản mô tả công việc
 Tên công việc

Mã số

 Bộ phận
 Báo cáo
 Mục đích
 Trách nhiệm, nhiệm vụ
 Thiết bị, phương tiên
 Điều kiện môi trường làm việc
 Yêu cầu trong thực hiện công việc
 Thông tin khác
TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

12


Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
 Học vấn
 Kiến thức
 Kỹ năng
 Kinh nghiệm

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

13


Vấn đề với bản mô tả công việc truyền thống

 Chúng được viết chỉ để làm rõ những hoạt động mà

người đảm nhận công việc phải làm
 Không mô tả cụ thể các năng suất lao động có thể đo
được hoặc các kết quả đáp ứng được các yêu cầu cho
sự thành công của tổ chức
 Dễ lạc hậu, không bắt kịp với những thay đổi của yêu
cầu công việc

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

14


Công việc và vai trò
 Công việc - một tập hợp các

nhiệm vụ liên quan do một
cá nhân thực hiện để đạt
được mục đích
 Công việc là cố định gắn liền

với tổ chức

 Vai trò - phạm vi hoạt động để

nhân viên tiến hành công việc
 Những kỳ vọng, kết quả ở

đầu ra
 Năng lực và kỹ năng cần thiết

 Vai trò gắn với con người
 Làm việc gì, làm như thế nào,

 Tính cứng nhắc của công

kết quả đạt được, phụ thuộc
nhiều vào khả năng, động cơ
việc không còn tương thích
cá nhân và sự tương tác với
với đời sống doanh nghiệp
đồng nghiệp cũng như khách
hiện nay
TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễnhàng
Thị Loanvà nhà cung cấp
2012

15


Hồ sơ vai trò

(Kết quả của phân tích vai trò)

 Mô tả vai trò:
 Tên vai trò
 Bộ phận
 Báo cáo

 Mục đích

 Trách nhiệm chính và Kết quả then chốt

 Xác định yêu cầu năng lực:
 Cần biết (năng lực chuyên môn)
 Cần biết cách làm: kỹ năng cần thiết trong mỗi lĩnh vực hoạt động

(năng lực chuyên môn)

 Hành vi được kỳ vọng (năng lực hành vi)
TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

16


Các phương pháp phân tích vai trò
 Phỏng vấn
 Bảng câu hỏi
 Quan sát

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

17


Phương pháp phỏng vấn


Phỏng vấn người nắm giữ vai trò



Kiểm tra lại thông tin tìm được với nhà quản trị
hoặc với trưởng nhóm của họ.



Hữu dụng hơn là dùng một bản liệt kê những
mục cần kiểm tra (checklists) khi tiến hành cuộc
phỏng vấn.



Soạn thảo tỉ mỉ một checklists là không cần thiết

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

18


Phương pháp phỏng vấn
 Ưu điểm
 Linh hoạt, cung cấp thông tin tốt
 Dễ tổ chức và chuẩn bị
 Phương pháp thông dụng nhất
 Nhược điểm

 Tốn nhiều thời gian

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

19


Phương pháp bảng câu hỏi
 Yêu cầu
 Thiết kế trước nên thận trọng và chi tiết
 Bản câu hỏi đơn giản và dễ hiểu
 Gồm 8 câu hỏi như phỏng vấn
 Người thực hiện vai trò trả lời và cấp trên/giám sát

duyệt lại
 Ưu điểm
 Dùng khi một số lượng lớn vai trò cần kiểm soát
 Tiết kiệm thời gian
 Có thông tin nhanh và rẻ
 Nhược điểm
 Phụ thuộc vào sự sẵn lòng của người nắm giữ vai trò
 Khả năng diễn đạt
TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

20


Phương pháp quan sát

 Quan sát, ghi chép những gì người nắm giữ vai trò

làm cách thức thực hiện
 Phương pháp này tốn nhiều thời gian
 Thích hợp cho công việc
 Hành chính hằng ngày
 Thủ công

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

21


Năng lực
 Mansfield (1999) định nghĩa năng lực như là
 ‘một đặc tính cơ bản của con người, đặc tính này
dẫn đến các thành tích hiệu quả và thành tích vượt
trội’
 Rankin (2002) mô tả năng lực như là
 ‘định nghĩa của kỹ năng, hành vi mà tổ chức mong

đợi đội ngũ nhân viên của họ thể hiện trong công
việc’

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

22

Các loại năng lực
 Năng lực hành vi
 Mang tính cư xử - những hành vi mong đợi
 Như là khả năng giao tiếp, lãnh đạo, ra quyết

định
 ‘Kỹ năng mềm’
 Năng lực chuyên môn
 Kiến thức và kỹ năng để thực hiện vai trò
 Năng lực kỹ thuật – sự thành thạo công việc
 Cơ sở để đáp ứng thành tích mong đợi
 ‘Kỹ năng cứng’
TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

23


Phương pháp phân tích năng lực hành vi
1.
2.
3.
4.
5.

Ý kiến chuyên gia
Phỏng vấn có cấu trúc
Hội thảo
Kỹ thuật sự kiện điển hình

Phân tích hệ thống kho dữ liệu

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

24


Ý kiến chuyên gia
 Các chuyên gia phòng nhân sự thảo luận để đưa

ra một danh sách những hiểu biết của họ về hành
vi ứng xử.
 Có xu hướng nhạt nhẽo và không thể chấp nhận
vì nqt trực tuyến nắm giữ công việc không được
tham gia

TS. Nguyễn Quốc Tuấn - ThS. Nguyễn Thị Loan
2012

25