Phân tích hoạt động tồn trữ thuốc tại trung tâm y tế huyện lục yên, tỉnh yên bái năm 2014

BỘ Y TẾ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI

HỨA NGỌC HUY

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG
TỒN TRỮ THUỐC TẠI TRUNG TÂM Y TẾ
HUYỆN LỤC YÊN, TỈNH YÊN BÁI, NĂM 2014
LUẬN VĂN DƢỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI- 2015


BỘ Y TẾ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI

HỨA NGỌC HUY

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG
TỒN TRỮ THUỐC TẠI TRUNG TÂM Y TẾ
HUYỆN LỤC YÊN, TỈNH YÊN BÁI, NĂM 2014
LUẬN VĂN DƢỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: Tổ chức quản lý dƣợc
MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

.

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Thanh Hƣơng

HÀ NỘI- 2015

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn này tôi đã
được Ban giám hiệu nhà trường và các thầy, cô giáo trường Đại học Dược
Hà Nội đã tận tình giảng dạy giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập.
Trước tiên cho phép tôi xin được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn
sâu sắc tới: TS Nguyễn Thị Thanh Hương - Phó trưởng bộ môn Quản lý
và kinh tế dược trường Đại học Dược Hà Nội. người đã hướng dẫn, chỉ
bảo và giúp đỡ tôi rất tận tình trong quá trình làm luận văn tốt nghiệp.
Tôi cũng xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới: Ban giám
hiệu, Phòng đào tạo sau đại học, các thầy cô giáo bộ môn Quản lý và
kinh tế dược trường Đại học Dược Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt quá
trình học tập.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, khoa Dược, phòng Kế
hoạch tổng hợp, Phòng tài chính kế toán, Phòng tổ chức hành chính
Trung tâm y tế huyện Lục yên đã tạo điều kiện cho tôi tham gia khoá học,
cung cấp số liệu và đóng góp ý kiến quý báu cho tôi trong quá trình thực
hiện và hoàn thành luận văn.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn những người thân, bạn bè,
đồng nghiệp và gia đình luôn động viên khích lệ tôi trong suốt quá trình
học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Lục Yên,, ngày 28 tháng 05 năm 2015
HỌC VIÊN
Hứa Ngọc Huy


MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ .............................................................................................. 1
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN ..................................................................... 3

1.1. Quản lý tồn trữ thuốc ............................................................................. 3
1.1.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc ............................................................ 3
1.1.2. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc ........................................................... 4
1.1.3. Xác định lượng tồn kho an toàn .......................................................... 5
1.1.4. Các mức tồn kho ................................................................................. 7
1.1.5. Vai trò và chức năng của kho .............................................................. 8
1.2. Các yêu cầu của kho ............................................................................... 9
1.2.1. Nhân sự ............................................................................................ 10
1.2.2. Địa điểm ............................................................................................ 11
1.2.3. Thiết kế, xây dựng............................................................................. 11
1.2.4. Trang thiết bị ..................................................................................... 11
1.2.5 Các quy trình bảo quản ...................................................................... 12
1.2.6. Sắp xếp thuốc trong kho ................................................................... 14
1.2.7. Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng ....................................... 14
1.2.8. Thuốc trả về....................................................................................... 15
1.2.9. Hồ sơ tài liệu ..................................................................................... 15
1.3. Thực trạng tồn trữ thuốc....................................................................... 16
1.3.1. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước phát triển ................................ 16
1.3.2. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước đang phát triển ....................... 16
1.3.3. Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện hiện nay ................................ 17
1.3.4. Thực trạng công tác tồn trữ tại một số bệnh viện ............................. 17
1.4. Vài nét về TTYT huyện Lục Yên và khoa Dược ................................. 18
1.4.1. Quá trình hình thành và phát triển của TTYT huyện Lục Yên ......... 18
1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của TTYT huyện Lục Yên .......................... 19
1.4.3. Chức năng và nhiệm vụ của Khoa dược TTYT huyện Lục Yên ...... 21


1.4.4. Một số chỉ tiêu thực hiện năm 2014 của TTYT huyện Lục Yên ...... 22
CHƢƠNG 2: ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .... 24
2.1. Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu ...................................... 24

2.1.1. Đối tượng nghiên cứu........................................................................ 24
2.1.2. Địa điểm nghiên cứu ......................................................................... 24
2.1.3. Thới gian nghiên cứu ........................................................................ 24
2.2. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 24
2.2.1. Thiết kế nghiên cứu: Mô tả 2.2.2. Phương pháp thu thập số liệu .... 24
2.2.3. Phương pháp phân tích và xử lý số liệu ............................................ 24
2.2.4. Phương pháp xử lý số liệu................................................................ 24
2.3. Xác định biến số nghiên cứu ............................................................... 25
2.3.5. Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu ..................................... 25
CHƢƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ............................................... 26
3.1. Thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo công tác tồn
trữ thuốc tại TTYT huyện Lục Yên ............................................................ 26
3.1.1. Tổ chức và nhân lực khoa Dược ....................................................... 26
3.1.2. Nhà kho và trang thiết bị ................................................................... 29
3.1.3. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm ............................................................... 34
3.1.4. Các bước trong hoạt động tồn trữ thuốc .......................................... 35
3.2. Phân tích cơ cấu tồn trữ thuốc năm 2014 tại TTYT huyện Lục Yên... 41
3.2.1. Giá trị, số lượng xuất nhập tồn trong năm ........................................ 41
3.2.2. Giá trị xuất nhập tồn của một số nhóm thuốc và số lượng của một số
thuốc cụ thể ................................................................................................. 43
3.2.3. Cơ cấu thuốc hết trong năm .............................................................. 50
CHƢƠNG 4. BÀN LUẬN......................................................................... 53
4.1. Về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị để đảm bảo công
tác tồn trữ thuốc tại TTYT huyện Lục Yên ................................................ 53
4.1.1. Tổ chức và nhân lực .......................................................................... 53


4.1.2. Nhà kho, trang thiết bị ....................................................................... 55
4.1.3. Về thực hiện các quy trình trong hoạt động tồn trữ .......................... 57
4.2. Cơ cấu tồn trữ thuốc ............................................................................. 59

4.2.1. Đối với tổng giá trị xuất nhập tồn của các nhóm thuốc .................... 59
4.2.2. Đối với tổng giá trị của từng nhóm ................................................... 59
4.2.3. Đối với tổng giá trị của từng nhóm ................................................... 61
4.2.4. Về cơ cấu thuốc hết ........................................................................... 62
KẾT LUẬN ................................................................................................. 66
KIẾN NGHỊ ................................................................................................ 67


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BHYT
BS
BVBVSKTT
BVĐHY
BVĐK
BVTW
CKI
CKII
CSSKND
DLS
DSĐH
DSTH
GSP
HĐT&ĐT
PKKV
TE
TTYT
TYT
UBND

Giải nghĩa
Bảo hiểm y tế
Bác sỹ
Bệnh viện bảo vệ sức khỏe tâm thần
Bệnh viện Đại học Y
Bệnh viện đa khoa
Bệnh viện trung ương
Chuyên khoa cấp I
Chuyên khoa cấp II
Chăm sóc sức khỏe nhân dân
Dược lâm sàng
Dược sỹ đại học
Dược sỹ trung học
“Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh:
Good Storage Practices)
Hội đồng thuốc và điều trị
Phòng khám khu vực
Trẻ em
Trung tâm y tế
Trạm y tế
Ủy ban nhân dân


DANH MỤC BẢNG

Tên bảng

TT

Trang

1.2

Tồn kho tối đa và tối thiểu ở các tuyến
Một số chỉ tiêu thực hiện năm 2014 của TTYT huyện
Lục Yên

23

2.3

Các biến số nghiên cứu

25

3.4

Cơ cấu nhân lực khoa Dược

28

3.5

Cơ cấu nhân lực kho

29

3.6

Trang thiết bị trong kho

33

3.7

Bảng tổng hợp theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho

34

3.8

Giá trị xuất nhập tồn trong năm 2014

41

3.9

Giá trị xuất nhập tồn của nhóm kháng sinh năm 2014

43

1.1

7

3.10 Số lượng xuất nhập tồn Ceftizoxim 1g

44

3.11 Giá trị xuất nhập tồn nhóm vitamin trong năm 2014

45

3.12 Số lượng xuất nhập tồn Mediphylamin 250mg

46

3.13 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm dịch truyền năm 2014

47

3.14 Số lượng xuất nhập tồn Glucose 5%-500ml

48

3.15 Cơ cấu số loại thuốc hết theo nhóm

49

3.16 Số ngày hết thuốc của một số nhóm.

50

3.17 Thời điểm hết thuốc của các loại thuốc trong 3 nhóm.

50


DANH MỤC HÌNH

Hình

Tên hình

Trang

1.1

Quy trình quản lý tồn trữ thuốc

5

1.2

Đồ thị biểu diễn quan hệ lượng hàng dự trữ theo thời gian
khi có và không có tồn kho an toàn

6

1.3

Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông

9

3.4

Sơ đồ tổ chức khoa Dược TTYT huyện Lục Yên

26

3.5

Sơ đồ kho chính

30

3.6

Sơ đồ kho lẻ nội trú và kho lẻ ngoại trú

31

3.7

Các kho chính kho lẻ

32

3.8

Sơ đồ mô tả quy trình lập kế hoạch mua thuốc

35

3.9

Sơ đồ quy trình nhập hàng

37

3.10 Mẫu biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho

37

3.11 Sơ đồ mô tả quy trình xuất hàng kho chính

38

3.12 Sơ đồ mô tả quy trình cấp phát thuốc kho lẻ nội trú

39

3.13 Sơ đồ mô tả quy trình cấp phát thuốc kho lẻ ngoại trú

40


ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển kinh tế, xã hội của đất
nước, sự quan tâm đầu tư của Đảng và Chính phủ cho sự nghiệp chăm sóc
sức khỏe nhân dân, tình trạng sức khỏe của người dân đã được cải thiện rõ
rệt. Bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe cho nhân dân là hoạt động, là
mục tiêu và là nhân tố quan trọng trong việc phát triển kinh tế, văn hóa, xã
hội và bảo vệ Tổ quốc [1]. Trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân
dân, thuốc đóng vai trò quan trọng nhằm bảo đảm mục tiêu chăm sóc sức
khỏe của con người. Xây dựng mạng lưới cung ứng thuốc hoàn thiện, đảm
bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, có chất lượng, giá cả phù hợp là mục
tiêu hàng đầu của chính sách quốc gia về thuốc mà Đảng và Nhà nước đề ra
[10]. Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắt xích quan

trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh.
Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện là các vấn đề liên quan đến
thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý
việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân. Trong đó quản lý tồn trữ thuốc là một
phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện. Để thực hiện
tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho
thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm
thiểu chi phí. Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm
tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện
phải duy trì mức tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho
bệnh nhân có thể xảy ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề
nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời. Do đó quản lý tồn trữ thuốc
hiệu quả là cân bằng được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị. Thực tế cho
thấy, đây luôn là bài toán khó, làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo

1


dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc luôn sẵn có cho bác sỹ kê đơn,
cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng.
TTYT huyện Lục Yên là một cơ sở y tế tuyến huyện của tỉnh Yên Bái
là một tỉnh thuộc khu vực miền núi phía bắc của nước ta, Lục Yên là một
huyện năm ở phía bắc của tỉnh, phía bắc giáp với tỉnh Hà Giang và Lào
Cai, phía đông giáp với tỉnh Tuyên Quang. TTYT huyện Lục Yên trực
thuộc Sở Y tế tỉnh Yên Bái bao gồm khối điều trị, khối dự phòng và y tế cơ
sở. Trong khối điều trị thực hiện nhiệm vụ khám và điều trị cho nhân dân
trong huyện, một số xã của huện Yên Bình thuộc tỉnh Yên Bái và một số xã
của huyện Quang Bình thuộc tỉnh Hà Giang. Là tuyến y tế tương đương với
bệnh viện hạng III, Bệnh viện Lục Yên tiếp nhận số lượng bệnh nhân ngày
càng đông, với mô hình bệnh tật đa dạng.

Trong những năm gần đây, công tác tồn trữ thuốc tại trung tâm y tế
huyện Lục Yên còn nhiều vấn đề bất cập, đôi lúc còn xẩy ra tình trạng thiếu
thuốc trong quá trình sử dụng thuốc để đảm bảo công tác chăm sóc sức
khỏe nhân dân.
Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của bệnh viện và của TTYT
thì vấn đề quản lý cung ứng, tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công
tác thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động của khoa Dược. Với ý nghĩa
đó đề tài nghiên cứu: Phân tích hoạt động tồn trữ thuốc tại Trung tâm y
tế huyện Lục Yên, tỉnh Yên Bái, năm 2014 được thực hiện nhằm các mục
tiêu sau:
1. Mô tả thực trạng về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và nhân
lực để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc tại TTYT huyện Lục Yên năm 2014.
2. Phân tích cơ số dự trữ thuốc tại TTYT huyện Lục Yên năm 2014.
Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tồn trữ
thuốc tại TTYT huyện Lục Yên.

2


Chƣơng 1: TỔNG QUAN

1.1. Quản lý tồn trữthuốc (hay tồn kho)
Quản lý tồn trữ là điểm trọng yếu của hệ thống cung ứng thuốc. Theo
Tổ chức Y tế thế giới thì tồn trữ là sự bảo quản tất cả các nguyên liệu, vật
tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản
xuất và các thành phẩm trong kho [15].
Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu
phải có hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép
việc xuất nhập hàng hóa từng ngày [15].
Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả

1 quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các
biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành
phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích
quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số
lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá
trình sản xuất và phân phối thuốc [15].
1.1.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc
Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:
- Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của
cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng
- Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra
thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh
của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho
không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp

3


phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi
đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn.
- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong
nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó,
lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [13].
1.1.2. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc
Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo
quản đến xuất hàng theo đúng quy định.
Trong khâu nhập hàng, một mặt phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất
lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu
mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh

nghiệp hay bệnh viện. Mặt khác phải theo dõi nắm bắt được thông tin về
tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách
cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn
hàng Trong khâu bảo quản dự trữ phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực
hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức bảo quản tối đa, tối thiểu
cho từng loại hàng tồn kho để giảm mức hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm
bảo an toàn, giữ được chất lượng của hàng tồn kho.
Trong khâu xuất hàng, phải đảm bảo xuất hàng theo đúng quy trình,
kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chất lượng, hạn sử dụng, số lượng của thuốc,
đảm bảo không có thuốc kém chất lượng do khâu tồn trữ đi vào khâu lưu
thông đến tay người tiêu dùng.
Một việc quan trọng trong công tác tồn trữ là xây dựng cơ số tồn kho
các loại thuốc phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi bệnh viện, xuất phát từ
nhu cầu điều trị, khả năng tài chính, điều kiện cung ứng, lưu thông thuốc tại
cơ sở. Các nhà quản lý cần xây dựng cơ số tồn kho hợp lý, đảm bảo tính
kinh tế, không để tồn đọng thuốc lâu, nhiều gây ảnh hưởng đến công tác bảo
quản và tồn đọng một lượng tiền lớn trong điều kiện kinh phí điều trị có hạn.

4


Theo hướng dẫn của Bộ Y tế, số lượng thuốc tồn kho hợp lý là số lượng
thuốc đảm bảo được nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 2-3 tháng [4].

Nhập hàng

Chuẩn bị phương tiện, nhân lực, thủ tục
Kiểm nhập, bàn giao, nhận hàng

Phân loại

Kiểm kê
định kỳ
Bảo quản
kỳ

Theo độc tính, tác dụng,
dạng thuốc…

Nhóm

Dựa vào tên
thuốc theo ABC

Loại

Dựa vào nguyên
tắc FEFO

Sắp xếp

Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm
Bảo quản

Kiểm tra, làm vệ sinh
Đảm bảo 5 chống

Kiểm tra chứng từ
Xuất hàng

Kiểm xuất

Bàn giao, nhận hàng

Hình 1.1: Quy trình quản lý tồn trữ thuốc
1.1.3. Xác định lượng tồn kho an toàn
Mục tiêu đầu tiên của quốc gia về thuốc là đảm bảo cung ứng đủ, kịp
thời thuốc, vật tư tiêu hao có chất lượng, giá thành hợp lý cho công tác
5


phòng bệnh và chữa bệnh cho cộng đồng. Muốn thực hiện mục tiêu này,
ngành dược luôn phải dự trữ một lượng thuốc nhất định nhằm mục tiêu:
Thực hiện các nhiệm vụ của kho đáp ứng các nhu cầu ngoài dự kiến
khi có dịch bệnh, thiên tai, lũ lụt xảy ra.
Duy trì các hoạt động của kho phải được tiến hành bình thường khi
thuốc về kho chậm do thời gian vận chuyển thuốc chậm, quá trình sản xuất
bị gián đoạn.
Lượng hàng dự trữ

Lượng hàng dự trữ

Dự kiến đến
Dự kiến đến

Nhận hàng

Nhận hàng
SS
Thời gian

Thời gian

Thiếu hàng trong kho

Không thiếu hàng

Hình 1.2. Đồ thị biểu diễn quan hệ lượng hàng dự trữ theo thời
gian khi có và không có tồn kho an toàn
Công thức tính lượng tồn kho an toàn: SS = LT* CA
Trong đó:
- SS: Lượng tồn kho an toàn (Safety stock)
- LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng
(Lead time)
- CA: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng (Average consumption)
Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với số lượng vừa đủ thấp nhằm
6


tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí, và mức dự trữ thuốc tối thiểu đủ cao
để tránh được tình trạng thiếu hụt, cho nhu cầu của bệnh có tăng cao và
việc nhận hàng xảy ra chậm [4].
Mức tồn kho an toàn là tồn kho để phòng những trở ngại trong vận
chuyển, phân phối, thiếu hụt thuốc, vật tư tiêu hao.
Mức tồn kho tối thiểu là số tồn kho an toàn cộng với lượng thuốc,vật
tư hao cần phân phối trong thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận.
Mức tồn kho tối đa là tồn kho tối thiểu cộng với lượng hàng cần phân
phối giữa 2 lần nhận hàng định kỳ liên tiếp [4].
Bảng 1.1 Tồn kho tối đa và tối thiểu ở các tuyến
Kho

Số tháng

Số tháng

tồn kho tối thiểu

tồn kho tối đa

Tuyến tỉnh

2 - 3 tháng

4 - 6 tháng

Tuyến huyện

1 - 2 tháng

3 - 5 tháng

1.1.4. Các mức tồn kho
Số tiêu thụ trung bình tháng
Mức tồn kho phụ thuộc vào số tiêu thụ trung bình [4]. Tuy nhiên,
lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian chờ nhận
hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống
cung ứng thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng
thiết yếu để đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian
nhận hàng.
Mức tồn kho an toàn
Mức tồn kho an toàn được quy định như sau:
- Tuyến tỉnh: 03 tháng.

- Tuyến huyện: 02 tháng.
7


- Tuyến xã: 01 tháng.
Các mức tồn kho :
Số tồn kho an toàn, số tồn kho tối thiểu, số tồn kho tối đa.
Lượng dự trữ thường xuyên: theo khuyến cáo thì số lượng dự trữ
thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5-2 lần số tiêu thụ trung
bình/tháng [4].
Lượng dự trữ bảo hiểm: đề phòng các biến động như giá USD tăng,
mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu, dự phòng trong thời gian
hết hợp đồng cũ nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu [4].
Khoảng cách đặt hàng: theo nguyên tắc trong kho luôn phải lưu kho
mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình khám chữa bệnh diễn ra
liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường.
Tuy nhiên nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì
lượng hàng dự trữ sẽ cao hơn [4].
1.1.5. Vai trò và chức năng của kho
Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông; một
mặt, kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh
nghiệp sản xuất hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định
đối với sản xuất và lưu thông [15].
Chức năng của kho dược
- Bảo quản: Hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và
chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là
kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất
lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. Đồng thời góp
phần cho mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Dự trữ: Đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục.

Đồng thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh
tế quốc dân.
8


- Kiểm tra, kiểm soát: Khi xuất nhập và trong quá trình bảo quản, kho
dược góp phần tạo ra những sản phẩn thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng,
ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần
bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng.
- Cân đối nhu cầu: Kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư
hàng hóa. Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa
sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa
bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu [15].
Phân phối lưu thông

Kho

Sản xuất

Nguyên liệu,
Người bán.

phụ liệu
Các
Vật tư bao gói bán
thành phẩm

Người mua

công đoạn

sản xuất

Thành phẩm

Hình 1.3 Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông
Kho Dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn và an toàn.
Nhà kho được thiết kế, trang bị, sửa chữa, duy tu một cách có hệ thống sao
cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có
thể có như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật,
sâu bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định.
1.2. Các yêu cầu của kho
Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/06/2001 của Bộ
trưởng Bộ Y tế ban hành tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP):
Bảo quản thuốc là việc cất giữ an toàn các thuốc, nguyên liệu, bao gồm cả
9


việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ, tài liệu phù
hợp, kể cả giấy biên nhận và phiếu xuất [6].
Thuốc là một loại hàng hóa đặc biệt, bảo quản thuốc không những ảnh
hưởng đến lợi ích, chi phí của đơn vị kinh doanh, cung ứng thuốc mà còn
ảnh hưởng đến tính mạng và sức khỏe của con người. Sau khi có kết quả
đấu thầu, khoa Dược sẽ tiến hành mua thuốc đáp ứng nhu cầu sử dụng
thuốc trong bệnh viện. Các công ty cung ứng thuốc giao hàng đến tận kho
thuốc của khoa Dược bệnh viện. Khi giao nhận thuốc phải có đối chiếu hóa
đơn, phiếu báo lô, tên thuốc, số lượng hàm lượng, quy cách đóng gói, nơi
sản xuất, sổ kiểm soát, hạn dùng. Thuốc được bảo quản ở điều kiện theo
đúng yêu cầu kỹ thuật kể cả trong lúc vận chuyển, và phải có biên bản kiểm
nhập theo đúng quy cách. Đặc biệt trong qúa trình tồn trữ và bảo quản yêu
cầu cần có các những điều về cơ sở vật chất, kho tàng, các phương tiện đầy

đủ để bảo quản và thực hiện theo những quy trình nghiêm ngặt.
Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29.06.2001, Bộ trưởng
Bộ Y Tế quy định về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt
bảo quản thuốc” ở tất cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu,
buôn bán, tồn trữ thuốc, kinh doanh dịch vụ kho, bảo quản thuốc, khoa
dược bệnh viện, viện nghiên cứu và trung tâm y tế [6]. Do đó khoa Dược
bệnh viện phải đáp ứng được các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất, trang
thiết bị cũng như các tài liệu cần thiết về thực hiện GSP tại bệnh viện nhằm
mục tiêu cung ứng đủ thuốc, hiệu quả, an toàn và kinh tế đáp ứng nhu cầu
điều trị.
1.2.1. Nhân sự
Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc có đủ nhân viên, có trình độ phù
hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho. Tất cả nhân viên
phải thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ
năng chuyên môn và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc của
10


từng người bằng văn bản [6].
1.2.2. Địa điểm
Kho được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh
thoát nước để đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng của
nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt…Kho có địa chỉ xác định, nằm ở nơi thuận
tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển và bảo vệ [6].
1.2.3. Thiết kế, xây dựng
- Kho đủ rộng, cần có sự phân cách giữa các khu vực sao cho có thể
bảo đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu.
- Quy mô: kho cần có những khu vực xác định, được xây dựng, bố trí
hợp lý, trang bị phù hợp.
- Nhà kho được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về

đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy.
- Trần, tường, mái nhà kho được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông
thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của
thời tiết như nắng, mưa, bão lụt.
- Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc và được xử lý thích hợp để
chống ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong
kho, và hoạt động của các phương tiện cơ giới. Nền kho không được có các
khe, vết nứt gãy .. là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [6].
1.2.4. Trang thiết bị
Nhà kho cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều
hòa không khí, nhiệt kế, ẩm kế... để đảm bảo các điều kiện bảo quản.
- Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho được
chính xác và an toàn.
- Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hoá. Không được để
11


thuốc, nguyên liệu trực tiếp trên nền kho. Khoảng cách giữa các giá kệ,
giữa giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm
tra, đối chiếu, cấp phát và xếp, dỡ hàng hóa.
- Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác
phòng chống cháy nổ, như : hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống
nước và vòi nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa
cháy tự động...
- Có nội quy quy định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện
pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.
- Có các quy định và biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của
côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm... [6].
1.2.5 Các quy trình bảo quản

Yêu cầu chung
- Thuốc, nguyên liệu được bảo quản trong các điều kiện đảm bảo ổn
định chất lượng. Thuốc, nguyên liệu cần được luân chuyển, những lô nhận
trước hoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước, đảm bảo nguyên tắc
nhập trước - xuất trước (FIFO - First In/First Out) hoặc hết hạn trước - xuất
trước (FEFO- First Expired/ First Out).
- Thuốc chờ loại bỏ phải có nhãn rõ ràng và được biệt trữ nhằm ngăn
ngừa việc đưa vào sản xuất, lưu thông, sử dụng.
- Tuỳ theo tính chất và điều kiện bảo quản của sản phẩm, phải quy
định chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất
lượng sản phẩm.
- Có hệ thống sổ sách, các quy trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công
tác bảo quản, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc [6].
Các điều kiện bảo quản trong kho:
Nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn
thuốc. Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình
12


thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-250C
hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30 0C. Phải
tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô
nhiễm khác.
Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều
kiện bình thường. Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh .... thì
vận dụng các quy định sau:
+ Nhiệt độ:
Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-250C, trong từng
khoảng thời gian nhiệt độ có thể lên đến 300C.
Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-150C.

Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 80C.
Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-80C.
Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá - 100C.
+ Độ ẩm : Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đối
không quá 70%. Các thiết bị sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt
kế, ẩm kế được kiểm tra định kỳ, hiệu chỉnh khi cần, và kết quả kiểm tra,
hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ.
Định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh
thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc.
Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu được tiến hành khi mỗi lô hàng đã sử
dụng hết.
Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc
nhập trước - xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ và để
phát hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng.
Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các biến
chất, hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc
các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm
13


thuốc [6].
1.2.6. Sắp xếp thuốc trong kho
Thuốc sau khi nhập vào kho được phân loại thành từng nhóm để thuận
lợi cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát. Có thể phân loại theo nhóm tác
dụng dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch) hoặc theo dạng thuốc
(thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đông dược,..). Sắp xếp hàng hóa trong kho là
nhiệm vụ quan trọng của kho. Thông thường:
- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp theo dựa vào tên thuốc theo trình
tự ABC của danh pháp thông thường.
- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp dựa trên nguyên tắc FIFO: thuốc có

hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiện theo
dõi, cấp phát [15].
1.2.7. Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng
Việc tiếp nhận thuốc được thực hiện tại khu vực dành riêng cho việc
tiếp nhận thuốc, tách khỏi khu vực bảo quản. Khu vực này phải có các điều
kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết
trong suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra thuốc.
- Thuốc trước khi nhập kho được kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu
chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng, và các thông tin khác ghi trên
nhãn như tên hàng , nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô, hạn dùng...
- Các thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt (các thuốc gây nghiện,
thuốc độc, các thuốc cần bảo quản ở nhiệt độ lạnh...) phải nhanh chóng
được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo
các quy định của pháp luật.
- Phải có và lưu các hồ sơ ghi chép cho từng lần nhập hàng, với từng
lô hàng. Các hồ sơ này phải thể hiện được tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ
hàm lượng, chất lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhận
14


hàng, và mã số (nếu có). Cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về
lưu trữ hồ sơ.
1.2.8. Thuốc trả về
Tất cả các thuốc đã xuất ra khỏi kho, bị trả về phải được bảo quản tại
khu biệt trữ. Các thuốc này chỉ được đưa trở lại kho thuốc để lưu thông,
phân phối, sử dụng sau khi bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là thuốc
đạt tiêu chuẩn chất lượng và đảm bảo an toàn cho người sử dụng.
Tất cả các thuốc trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng
đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người
sử dụng thì không được đưa vào sử dụng và phải được xử lý theo qui định

của pháp luật.
Những thuốc do bệnh nhân trả lại phải được để ở khu vực riêng, chờ
hủy bỏ [6].
1.2.9. Hồ sơ tài liệu
Quy trình thao tác đã được phê duyệt treo tại các nơi dễ đọc các quy
trình thao tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc
trong khu vực nhà kho. Các quy trình này mô tả chính xác quá trình tiếp
nhận và kiểm tra thuốc nhập kho, bảo quản, vệ sinh và bảo trì kho tàng,
thiết bị dùng trong bảo quản (bao gồm cả các quy trình kiểm tra, kiểm soát
côn trùng, chuột bọ..). Thực hiện các quy định về việc ghi chép các điều
kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển, việc
cấp phát thuốc, các bản ghi chép, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt hàng
của khách hàng, thuốc trả về, quy trình thu hồi và xác định đường đi của
thuốc, và của thông tin. Các quy trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận
và ghi ngày tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền.
Có hệ thống sổ sách phù hợp với việc ghi chép, theo dõi việc xuất
nhập các thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng
thuốc, nhà cung cấp, nhà sản xuất. đáp ứng các quy định của pháp luật. Các
15


loại sổ sách được vi tính hoá thì phải tuân theo các quy định của pháp luật.
Phải có các quy định, biện pháp phòng ngừa cụ thể để tránh việc xâm nhập,
sử dụng, sửa chữa một cách bất hợp pháp các số liệu được lưu giữ [6].
1.3. Thực trạng tồn trữ thuốc
1.3.1. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước phát triển
Tại các nước phát triển, hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn
chỉnh vì:
Hệ thống thông tin liên lạc thuận tiện, hệ thống điều hành để xử lý yêu
cầu và ra các mệnh lệnh thực hiện hoàn chỉnh, tự động hóa cao.

Hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, có nhiều loại hình và phương
tiện vận tải phù hợp với từng loại nhu cầu.
Hệ thống kho tồn trữ của hệ thống cung ứng được phân bố rộng khắp
đảm bảo việc cung ứng theo yêu cầu nhanh nhất, đạt hiệu quả tối ưu.
Đội ngũ làm công tác cung ứng được đào tạo, có trình độ thực hành
cao. Các yếu tố này đảm bảo việc đáp ứng tốt nhu cầu của các cơ sở điều
trị, do vậy hệ thống tồn trữ thuốc của bệnh viện tại các nước phát triển thực
tế không cần thiết lắm [4].
1.3.2. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước đang phát triển
Tại các nước đang phát triển, không có hệ thống các yếu tố để có
phương thức tồn rữ thuốc tại bệnh viện như các nước phát triển, do vậy
nhiệm vụ đảm bảo luôn đủ thuốc (số lượng, chủng loại, dạng bào chế) có
chất lượng cho nhu cầu điều trị của bệnh viện là ưu tiên hàng đầu. Chi phí
cho công việc đảm bảo thuốc thấp ở mức tối ưu, phù hợp với khả năng
ngân sách, của cán bộ điều trị và của người bệnh, với hiệu quả kinh tế cao.
Do vậy việc tính toán cơ chế tồn trữ thuốc sao cho đảm bảo yêu cầu của
công tác khám chữa bệnh và hiệu quả kinh thế là yêu cầu quan trọng mà
công tác dược bệnh viện phải hoàn thành. Việc chọn lựa phương thức tồn
trữ thuốc căn cứ vào yếu tố thực trạng của cơ sở để quyết định trên cơ sở
16