Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với sự bùng nổ thông tin, sự phát triển vượt bậc của tri
thức khoa học đã ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của các cơ quan
thông tin-thư viện nhất là các thư viện trường đại học, từ việc bổ sung,
xử lý, khai thác… đến thanh lý tài liệu.
Ở các trường đại học, thư viện đóng vai trò quan trọng. Đó là nơi
cung cấp một khối lượng thông tin lớn cho sinh viên, giảng viên, cán bộ
nghiên cứu, cán bộ quản lý của trường. Thư viện trường đại học có mối
quan hệ gắn bó mật thiết với các hoạt động giáo dục - đào tạo. Các hoạt
động giảng dạy, học tập, tự đào tạo ngoài quan hệ sư phạm giữa thầy và
trò luôn cần đến các kho tài liệu. Chính vì vậy, việc nâng cao hiệu quả
hoạt động xử lý thông tin, tổ chức cho bạn đọc khai thác tốt, tối đa nguồn
tri thức của nhân loại cũng được các trung tâm thư viện quan tâm.
Trong nhiều năm qua, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
đã đào tạo ra các thầy giáo, cô giáo về các lĩnh vực: Toán học, Vật lý,
Sinh học, Văn học, Lịch sử… đều có sự đóng góp rất lớn của thư viện.
Để có thể phục vụ bạn đọc tốt nhất thì không thể không kể đến công tác
mô tả nội dung tài liệu mà trong đó khâu định từ khóa đóng một vai trò
vô cùng quan trọng. Bởi nó giúp tạo ra nhiều điểm tiếp cận đến thông tin
trong tìm tin, định hướng và giúp bạn đọc nắm bắt và tra cứu thông tin
một cách dễ dàng.
Để có được tập hợp từ khóa chính xác, ngắn gọn, phản ánh đầy đủ nội
dung của tài liệu đòi hỏi cán bộ xử lý phải am hiểu kiến thức chuyên môn,
hiểu được nội dung, các khía cạnh của tài liệu. Kết quả của quá trình định
từ khóa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tìm tin của bạn đọc.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác định từ khóa nên em
đã chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện

1

trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp
ngành Thư viện-thông tin của mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 2
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu trong phạm vi thư viện trường Đại học Sư phạm Hà
Nội 2, từ năm 2006 đến nay
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích: Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác
định từ khóa tài liệu của thư viện. Đề xuất những giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng của công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện.
3.2 Nhiệm vụ:
- Tìm hiểu về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 gồm:
Nguồn lực thông tin, người dùng tin và nhu cầu tin của họ tại thư viện
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 và yêu cầu, vai trò của công tác định
từ khóa tài liệu tại đây
- Nghiên cứu thực trạng công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Trên cơ sở đó đánh giá những mặt ưu
điểm và hạn chế của công tác trên, tìm ra nguyên nhân và đề xuất các
giải pháp nâng cao chất lượng công tác định từ khóa tài liệu tại đây.
4. Tình hình nghiên cứu
Công tác định từ khóa tài liệu đã được một số nhà khoa học về thư
viện học nghiên cứu. Có các công trình nghiên cứu khác nhau ở một số
thư viện chủ yếu là khóa luận tốt ngiệp của sinh viên. Tại trường Đại học
Văn hóa Hà Nội đã có nhiều đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này như đề tài

2

của sinh viên Ngô Thị Hồng Diệp: Khảo sát công tác định từ khóa qua
một số cơ sở dữ liệu tư liệu tại trung tâm thông tin tư liệu khoa học và
công nghệ quốc gia, năm 1998. Hay đề tài của sinh viên Trần Nhật Linh:
Khảo sát bộ từ khóa đa ngành khoa học tự nhiên thực tiễn và công nghệ
sử dụng, năm 1999.
Đề tài “Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện trường
Đại học sư phạm Hà Nội 2”là một đề tài mới và chưa có ai nghiên cứu.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
5.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần vào việc hoàn thiện lý luận về công tác
định từ khóa tài liệu trong hoạt động thư viện cũng như góp phần vào
việc hoàn thiện công tác mô tả nội dung tài liệu của thư viện.
5.2 Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở tìm hiểu thực tiễn thấy được công
tác định từ khóa vẫn còn những tồn tại và hạn chế nhất định, ảnh hưởng
đến chất lượng khai thác tài liệu của bạn đọc. Từ đó đưa ra những giải
pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác định từ khóa tài liệu tại thư
viện.
6. Phương pháp nghiên cứu
6.1 Phương pháp luận
Khóa luận nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện
chứng, trên cơ sở phân tích những quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính
sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ,
giáo dục đào tạo, và công tác thư viện.
6.2 Phương pháp cụ thể
Đề tài tiến hành dựa trên cơ sở sử dụng các phương pháp cụ thể sau:
- Quan sát, tìm hiểu thực tế
- Phân tích, tổng hợp tài liệu có liên quan
- Phương pháp thống kê toán học

3


7. Bố cục khóa luận
Ngoài lời nói đầu, kết luận thì bố cục của khóa luận bao
gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện
trường Đại học sư phạm Hà Nội 2
Chương 2: Thực trạng của công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện
trường Đại học sư phạm Hà Nội 2
Chương 3: Nhận xét và khuyến nghị

4


Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC ĐỊNH TỪ KHÓA TÀI
LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
1.1. Khái quát về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện trường Đại học Sư
phạm Hà Nội 2 gắn liền với sự phát triển của trường.
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập từ năm 1967
theo quyết định số 128/CP, ngày 14/8/1967 của hội đồng chính phủ.
Trường có nhiệm vụ đào tạo giáo viên khoa học tự nhiên cho các trường
phổ thông và được đặt ở Cầu giấy, Từ Liêm, Hà Nội. Từ năm 1967 –
1975, trường gồm các khoa tự nhiên: Khoa Toán, Khoa Vật lý, Khoa
Hóa, Khoa Sinh – Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật Công nghiệp và
Khoa Cấp 2. Trường đã đào tạo được hàng ngàn giáo viên và cán bộ giáo
dục. Nhiều cán bộ, sinh viên đã tham gia trực tiếp cuộc kháng chiến
chống Mỹ cứu nước. Nhiều cán bộ đã được thực tập, bồi dưỡng, đào tạo

ở nước ngoài. Trường đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển các
ngành khoa học cơ bản và sự nghiệp giáo dục của nước nhà.
Ngày 11/10/1975, Bộ trưởng Bộ Giáo dục ra quyết định số 872
QĐ về việc cải tạo xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường đều hoàn chỉnh, có
các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học xã hội, các Khoa đào tạo giáo
viên cấp 3 khoa học tự nhiên và chuyển trường Đại học Sư phạm Hà Nội
2 lên Xuân Hòa, Sóc Sơn, Hà Nội.Từ đó, trường đã bước vào giai đoạn
mới xây dựng và phát triển toàn diện.
Đến nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã phát triển cả về
quy mô đào tạo, số lượng sinh viên đã tăng lên đáng kể. Trước đây
trường chủ yếu đào tạo các ngành khoa học cơ bản nhưng hiện nay đã trở

5


thành trường đào tạo đa ngành đa cấp. Trường hiện nay gồm có 11 khoa,
1 bộ môn trực thuộc, 10 phòng, 9 đợn vị trực thuộc. Và đào tạo:
- Cử nhân khoa học các ngành Sư phạm và cử nhân khoa học cơ
bản, kỹ thuật, công nghệ
- Thạc sĩ khoa học các chuyên ngành khoa học cơ bản và quản lý
giáo dục
- Tiến sĩ
Trong đó:
+ 12 ngành cử nhân Sư phạm: Toán, Vật lý, Hóa học, Sinh học,
Kỹ thuật, Ngữ văn, Giáo dục tiểu học, Giáo dục mầm non, Giáo dục
công dân, Giáo dục công dân – Giáo dục quốc phòng, Kỹ thuật nông
nghiệp (Sư phạm công nghiệp và Sư phạm kinh tế gia đình), Thể dục thể
thao và Giáo dục quốc phòng.
+ 11 ngành cử nhân khoa học: Tin học, Vật lý, Hóa học, sinh học,

Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Thư viện – Thông tin,
Tiếng Trung Quốc.
+ 9 chuyên ngành thạc sĩ: Toán Giải tích, vật lý chất rắn, Lý luận và
phương pháp dạy học Vật lý, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc tiểu
học, Lý luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán, Khoa học máy tính.
+ 2 chuyên ngành nghiên cứu sinh: Toán Giải tích và Giáo dục
tiểu học
Hiện nay Nhà trường có một đội ngũ cán bộ giảng viên mạnh cả về
số lượng lẫn chất lượng, là những người giỏi về trình độ chuyên môn
cũng như năng lực sư phạm. Số lượng cán bộ của Nhà trường hiện có là
538, trong đó gồm : 1 Giảng viên cao cấp, 123 Giảng viên chính, 187
Giảng viên, 7 Phó Giáo sư, 43 Tiến sỹ, 160 Thạc sỹ, 1 nhà giáo nhân
dân, 13 Nhà giáo ưu tú.

6


Mục tiêu của Nhà trường:
Là cơ sở đào tạo giáo viên cho các trường phổ thông đáp ứng yêu
cầu phát triển giáo dục trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện
đại hóa và hội nhập quốc tế, đồng thời đào tạo, bồi dưỡng giảng viên cho
các trường đại học, cao đẳng.
Là cơ sở đào tạo cử nhân đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ cho việc
phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội.
Là trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và
ứng dụng, là cầu nối chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn giáo dục,
văn hóa và kinh tế.
Sinh viên được tiếp thu tri thức khoa học tiên tiến, được rèn luyện
trong môi trường sư phạm và được chuẩn bị kỹ năng nghề nghiệp đạt chuẩn
quốc gia và khu vực, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển của xã hội.

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đặt ra phương hướng phấn đấu
đến năm 2020 trở thành trường Đại học đa ngành, đa lĩnh vực, là trung tâm
nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ năng động của cả nước.
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được hình thành ngay
từ khi trường được thành lập. Trước đây khi mới thành lập thư viện còn
nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán bộ còn ít, tài liệu phục vụ học tập, giảng
dạy chưa nhiều không đáp ứng được hết nhu cầu của bạn đọc. Trải qua
45 năm xây dựng và phát triển thư viện hiện nay đã trở thành một trung
tâm thông tin tư liệu, phục vụ đắc lực cho việc học tập và nghiên cứu
khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên toàn trường , đáp ứng yêu
cầu đào tạo đa ngành đa lĩnh vực của Nhà trường.Với việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào các mặt hoạt động, đặc biệt là việc ứng dụng
phần mềm Libol 5.5 vào công tác quản lý tài liệu và quản lý người dùng
tin qua mạng cục bộ.

7


1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng:
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có chức năng: Đảm
bảo việc thu thập, lưu trữ và phổ biến, cung cấp tài liệu, thông tin khoa
học về các lĩnh vực khoa học cơ bản và khoa học giáo dục, đáp ứng nhu
cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và
sinh viên trong và ngoài trường.
Nhiệm vụ :
-Phục vụ cho sinh viên làm đề tài nghiên cứu khoa học, luận án,
luận văn, khóa luận.
-Tư vấn giúp cán bộ, giáo viên, sinh viên tra tìm tài liệu, hỗ trợ đắc
lực cho công tác giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên

trong toàn trường.
-Thu thập, bổ sung, trao đổi và xử lý tài liệu nhằm cung cấp những
thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu tra cứu tìm tin của bạn đọc.
-Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tài liệu của trường bao gồm
các loại hình ấn phẩm và vật mang tin
- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác
tìm kiếm và khai thác tài liệu của người dùng tin.
-Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Mua, tiếp nhận, trao đổi , bổ
sung các loại tài liệu, tài liệu điện tử… nhằm phục vụ đào tạo, nghiên
cứu khoa học
-Mở rộng hợp tác quốc tế, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung
vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực
Cơ cấu tổ chức của thư viện gồm có các phòng ban với những chức
năng và nhiệm vụ riêng.
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 khi mới thành lập đội
ngũ chỉ có gần 10 người. Đến nay, đội ngũ cán bộ của thư viện gồm có

8


18 người: 02 Thạc sĩ, 03 đang theo học thạc sĩ chuyên ngành Thư Viện
và Khoa học máy tính, 08 cử nhân ngành Thư viện thông tin, 01 cử nhân
ngoại ngữ, 02 cao đẳng tin học và 03 trung cấp thư viện.
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 gồm:
- Ban Chủ nhiệm thư viện gồm có: 1 Chủ nhiệm, 1 Phó Chủ nhiệm
- Tổ nghiệp vụ
- Tổ phòng đọc: gồm có
+ Phòng đọc tổng hợp (hơn 300 chỗ ngồi dành cho người dùng tin
+ Phòng tra cứu (hoạt đông theo phương thức kho mở)

+ Phòng báo, tạp chí và luận văn
+ Phòng báo và tạp chí hàng ngày
+ Phòng đọc đa phương tiện
Tổ phòng mượn, gồm có:
+ Phòng mượn tài liệu tham khảo
+ Phòng mượn giáo trình
Ban chủ nhiệm

Tổ nghiệp vụ bổ sung

Phòng
nghiệp
vụ bổ
sung

Phòng
đọc
tổng
hợp

Tổ phòng đọc

Phòng
đọc báo
tạp chí

Phòng
tra cứu

Tổ phòng mượn

Phòng
đa
phương
tiện

Phòng
mượn
giáo
trình

Phòng
mượn
tài liệu
tham
khảo

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

9


1.1.4. Cơ sở vật chất
Về trụ sở :
Khi mới tách trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 2 cơ sở hạ tầng nằm trọn một đơn nguyên nhà 10.
Đến nay, thư viện có trụ sở làm việc khang trang với tổng diện tích
sử dụng 2.250m2 được bố trí ở 2 khu vực: Nhà đa năng 7 tầng và nhà
10.Tại khu nhà đa năng 7 tầng thư viện làm việc ở 2 tầng là tầng 1 và
tầng 3 có máy điều hòa nhiệt độ (đảm bảo điều kiện tốt cho việc bảo

quản và phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất) Tầng 1 gồm có phòng ban
chủ nhiệm thư viện, phòng sách tham khảo và phòng nghiệp vụ bổ sung;
tầng 3 gồm các phòng đọc tổng hợp, phòng tra cứu, phòng đa phương
tiện, phòng báo, tạp chí và luận văn. Còn tại khu nhà 10 thư viện làm
việc ở 2 tầng là tầng 2 và tầng 4 của đơn nguyên 2. Các phòng có hệ
thống máy tính nối mạng.
Trang thiết bị : Bao gồm:
Hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ mục lục, điều hòa phù hợp cho việc
phục vụ người dùng tin của thư viện cũng như công tác quản lý tài liệu.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tin học hóa
hoạt động thư viện, thư viện được trang bị hệ thống máy tính ở hầu hết
các phòng. Hệ thống máy tính được kết nối mạng LAN và mạng internet,
bao gồm có 46 máy tính. Trong đó, 25 máy phục vụ đọc, 7 máy tra cứu,
còn lại 14 máy phục vụ cho công tác chuyên môn.
Hệ thống cổng từ
Đầu đọc mã vạch tại các phòng đọc và phòng mượn
Các loại máy in, bao gồm 02 máy in lazer, 01 máy in barcode, 01
máy in màu và máy photocopy để phục vụ cho việc sao in tài liệu khi
bạn đọc có yêu cầu.

10


1.1.5. Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả
nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con
người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ
chức khai thác trong một hệ thống thông tin. Thành phần của nguồn lực
thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu
điện tử, tài liệu công bố và tài liệu không công bố. Ngoài ra, nguồn lực

thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của
các cơ quan thông tin.
Nguồn thông tin, tài liệu của thư viện hiện nay chủ yếu do Nhà
trường cung cấp kinh phí mua từ các nhà xuất bản, cung cấp từ nhà xuất
bản Đại học Sư phạm, thông qua trao đổi, tặng biếu, nộp lưu chiểu.
Ngoài ra, thư viện còn được tài trợ từ các quỹ, tổ chức như: Thư viện
Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Khoa học công nghệ, quỹ tài trợ Châu Á,
dự án văn hóa dân gian,…
Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5, biên
mục tài liệu theo khổ mẫu MARC21 và bảng phân loại thập phân Dewey
(DDC) của Mỹ để quản lý và phục vụ các hoạt động thông tin thư viện
Cùng với sự phát triển của trường thư viện đã xây dựng được nguồn
lực thông tin phong phú, đa dạng để đáp ứng nhu cầu đào tạo đa ngành,
đa cấp của Nhà trường, từ các tài liệu dạng văn bản truyền thống đến các
tài liệu hiện đại.
 Tài liệu truyền thống:
Khi mới thành lập thư viện vốn tài liệu còn nghèo nàn chỉ với 1694
đầu sách đến nay, số lượng tài liệu đã tăng lên bao gồm sách chuyên
khảo, báo, tạp chí; khóa luận, luận án, luận văn. Số lượng cụ thể của các
loại tài liệu như sau:

11


STT
01
02
03

Loại hình tài liệu thư

Số lượng

Số lượng

viện

đầu Tài liệu

bản

18894

78876

76,1

5633

5633

22,7

Sách chuyên khảo
Luận án, luận văn,
khóa luận
Ấn phẩm định kỳ

289

Tỷ lệ %

1,2

Bảng 1: Các dạng tài liệu truyền thống
Sách chuyên khảo:
Gồm 18894 đầu tương ứng với 78876 bản chiếm 76,1% tài liệu
truyền thống, gồm cả sách Việt văn và ngoại văn. Sách chuyên khảo
phản ánh hầu hết các ngành, lĩnh vực nhưng chủ yếu tập trung vào các
ngành khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, các sách lý luận sư phạm và
đổi phương pháp dạy học. Tài liệu Việt văn còn bao gồm các sách tham
khảo, giáo trình phục vụ cho các môn học, tra cứu, cẩm nang, sổ
tay,…Sách ngoại văn chủ yếu là các sách về tiếng Anh, Pháp, Nga,
Trung Quốc. Sách chuyên khảo chiếm một số lượng lớn trong thư viện
để đáp ứng tốt nhất cho giảng viên, sinh viên trong việc học tập, giảng
dạy và nghiên cứu của họ.
Luận án, luận văn, khóa luận:
Gồm 5633 đầu chiếm 22,7% tài liệu truyền thống. Đây là những tài
liệu phục vụ đắc lực cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường tham
khảo cho việc làm các đề tài nghiên cứu của mình.
Báo, tạp chí:
Gồm 289 đầu chiếm 1,2% tài liệu truyền thống. Các tài liệu này chủ
yếu là lĩnh vực Triết học, Toán học, Vật lý, Hóa học, Giáo dục, Ngôn
ngữ, Lịch sử, Văn học,…
 Tài liệu hiện đại

12


Thư viện trường

ng Đại
Đ học Sư phạm Hà Nội 2 từ năm 2011
2011-2012 đã
hoàn thành việcc đưa 100% tài liệu vào quản lý điện tử với số lượng tài
liệu: 77 430 cuốn
n sách, 04 dạng
d
tài liệu (sách, báo tạp chí, luậnn án luận
lu
văn, bài trích ). Từ năm 2003 đến
đ nay số lượng cụ thể như sau:
STT

Loại hình
ình tài liệu
li

Số lượng

Tỷỷ lệ(%)

(biểu ghi)
1

Sách

11494

62,2

2

Luận
ận án luận văn

5246

28,42

3

Bài trích

1425

7,7

4

Tạp chí

289

1,
1,6

Bảng
B
2: Các dạng tài liệu hiện đại

Tỷ lệ (%)
7.7

1.6

28.42
Sách
Luận án, luận văn
Bài trích
Tạp chí
62.2

Hình 2: Biểu
Bi đồ các dạng tài liệu hiện đại.
Tài liệu đượcc thư viện
vi bổ sung hàng năm căn cứ vào nhu cầu
c của
các khoa:: Năm 2010 bbổ sung 3328 đầu chiếm
m 18%, năm 2011 bbổ sung

13


4494 đầu chiếm 24,3%, năm 2012 bổ sung 2930 đầu chiếm 15, 84% và
năm 2013 bổ sung 641 đầu chiếm 3, 47%.
Nhiều sách điện tử, công trình nghiên cứu khoa học, bài viết
chuyên luận, giáo trình và tài liệu số, các cổng trực tuyến,…111 đầu báo,
tạp chí chuyên ngành, 04 đầu tạp chí ngoại văn, trên 6000 file luận án,
luân văn, khóa luận của sinh viên học viên. Thư viện đang từng bước bổ
sung và số hóa tài liệu, đáp ứng yêu cầu thư viện số năm học 2013-2014.

Đĩa CD-ROM, CD, băng cassette gồm 286 tài liệu thuộc nhiều lĩnh
vực khác nhau. Tuy nhiên, những tài liệu này chưa được quản lý khai
thác có hiệu quả do vẫn ở trong tình trạng đơn lẻ, chưa được quản lý
thống nhất. Phòng đọc đa phương tiện đã đi vào hoạt động nhưng chưa
giúp bạn đọc khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn tài liệu đa phương
tiện này.
* Nghiên cứu tỷ lệ tài liệu theo nội dung
Nguồn lực thông tin của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
bao gồm: Toán học; Vật lý, thiên văn học; Hóa học; Sinh học; Văn học;
Ngôn ngữ học; Lịch sử, địa lý; Tin học; Giáo dục thể chất; Chính trị xã
hội; nội dung khác. Số lượng cụ thể như sau:
Nội dung

Số lượng tên tài liệu

Tỷ lệ

Toán học

1892

10%

Vật lý, thiên văn

1180

6%

Hoá học

1046

5,5%

Sinh học

2048

11,5%

Văn học

4037

21%

14


Ngôn ngữ học

3002

16%
%

Lịch sử, địa lý

844

4,5%
%

Tin học

949

5%

Giáo dục thể chất

306

1,6%
%

Chính trị xã hội

2390

13%
%

Nội dung khác

1090

5,8%
%

Tổng

18784

100%
00%

Bảng 03 - Thành phần
ph nội dung nguồn lực thông tin

Số lượng tên tài liệu
4500
4037

4000
3500

3002

3000
2500
2000

2390
2048

1892

1500

1180

1000

1046

844

1090

949

500

306

Hình 3: Biểu đồ thành phần
ph nội dung nguồn lực thông tin.

15

Nội dung khác

Chính trị xã hội

Giáo dục thể chất

Tin học

Lịch sử, địa lý

Ngôn ngữ học

Văn học

Sinh học

Hoá học

Vật lý, thiên văn

Toán học

0


Biểu đồ trên cho ta thấy, nguồn lực thông tin của thư viện có nội
dung bao quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa
học cở bản, các khoa học chính trị xã hội, nội dung mang tính tổng hợp.
1.1.6 Người dùng tin và nhu cầu tin
1.1.6.1 Người dùng tin
Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin
và sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử
dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Người dùng tin của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
thuộc nhiều đối tượng khác nhau với các nhu cầu tin đa dạng và có thể
chia thành các nhóm cơ bản sau:
- Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên
- Nhóm người dùng tin là sinh viên

- Nhóm người dùng tin là học viên cao học
1.1.6.2 Nhu cầu tin
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc
tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của con người.
*Sinh viên:
Nhóm bạn đọc đông đảo nhất là sinh viên với số lượng thẻ dùng thư
viện cao nhất 7229/7619 tổng số thẻ. Đây là nhóm người dùng tin
thường xuyên sử dụng thư viện và nhu cầu tin của họ có sự biến đổi theo
từng giai đoạn học tập tại trường. Bạn đọc là sinh viên có thời gian
tương đối lớn và phong phú, phần lớn sinh viên chưa có khả năng cao
trong khai thác thông tin tổng quát và sử dụng có hiệu quả. Nhu cầu tin
của nhóm người dùng tin này bao gồm các tài liệu mang tính chất giáo
khoa, giáo trình, sách tham khảo, các bài viết trong tạp chí khoa học,
những luận án, luận văn, khóa luận phục vụ cho môn học chuyên ngành

16


và trong việc nghiên cứu các đề tài. Ngoài ra nhu cầu tin của họ mở rộng
với các tài liệu về: Chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà
nước, các văn bản pháp luật,…Nhu cầu tin của họ tại trường là lớn, đa
dạng, chuyên sâu một số lĩnh vực. Bên cạnh đó nhóm người dùng tin này
cũng có không ít các yêu cầu mang tính chất giải trí rất đa dạng.
*Cán bộ, giảng viên:
Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên chiếm 450/7619 tổng
số thẻ đang sử dụng. Số lượng người dùng tin này tuy chiếm một số
lượng nhỏ trong thư viện nhưng có vai trò quan trọng là lực lượng nòng
cốt của Nhà trường. Nhu cầu tin của nhóm này chủ yếu là những thông
tin về các chuyên ngành đào tạo của trường, đặc biệt là về bộ môn họ
đang giảng dạy, nghiên cứu. Nhóm này rất cần các thông tin ở mức độ

chuyên sâu và toàn diện để phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu
khoa học của họ, cụ thể là phục vụ cho việc biên soạn bài giảng, thực
hiện đề tài nghiên cứu khoa học và hướng dẫn sinh viên và học viên thực
hiện các đề tài nghiên cứu ở các cấp khác nhau. Do đó thư viện cần tìm
hiểu và bổ sung các tài liệu chuyên ngành mới, liên quan đến các môn
học đang được giảng dạy tại trường cũng như công trình nghiên cứu
khoa học của cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, các công trình nghiên cứu
của sinh viên và học viên trong toàn trường. Ngoài ra họ cũng có nhu
cầu về các tài liệu mang tính chất chỉ đạo, điều hành, thông tin về chủ
trương chính sách của Đảng và Nhà nước
*Học viên:
Nhóm bạn đọc là học viên cao học chiếm số thẻ dùng thư viện là
500/7619 thẻ bạn đọc. Với đặc trưng là một trường sư phạm, phần lớn
học viên cao học của trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là những thầy
cô giáo đang trực tiếp giảng dạy tại các trường trung học phổ thông,

17


trung học cơ sở,…Họ đến thư viện để tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu phục
vụ cho việc học tập, nghiên cứu chuyên sâu của mình. Họ có nhu cầu tin
về các tài liệu vừa có tính chuyên sâu, tổng hợp cao vừa mang tính cụ thể
chi tiết. Các tài liệu mà họ thường quan tâm là các luận án, luận văn, các
sách tiếng Anh, giáo trình, tài liệu nghiên cứu, các loại báo tạp chí và
trích báo tạp chí chuyên ngành.
Ngoài ra, thư viện còn phục vụ số ít bạn đọc ngoài thư viện. Bạn
đọc của trường trung học phổ thông Xuân Hòa, trường trung cấp xây
dựng số 4, …
1.2. Khái quát về công tác định từ khóa tài liệu tại thư thư viện
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.2.1. Các khái niệm
*Từ khóa:
Từ khóa là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô
tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu
hiện đại.
Từ khóa có hai chức năng chính, đó là:
- Chức năng thông báo nội dung tài liệu: Từ khóa có khả năng biểu thị
những khái niệm quan trọng nhất của nội dung tài liệu. Tập hợp từ khóa
của một tài liệu phản ánh đầy đủ, cô đọng những thông tin cơ bản về nội
dung tài liệu và được gọi là mẫu tìm trong cơ sở dữ liệu. Thông qua mẫu
tìm người dùng tin có thể biết được tài liệu đề cập đến vấn đề gì.
- Chức năng tìm tin: Mẫu tìm của tài liệu đại diện cho tài liệu trong
quá trình tìm tin. Mỗi từ khóa trong mẫu tìm là một điểm truy cập đến
nội dung tài liệu. Thông qua từ khóa, người dùng tin có thể tìm được
những tài liệu phù hợp với yêu cầu tin.

18


Xét về mặt từ vựng, từ khóa có thể là một từ hoặc cụm từ. Từ là
một đơn vị ngôn ngữ nhỏ nhất có nghĩa hoàn chỉnh. Từ có:
-Từ đơn: Các từ đơn có thể làm được từ khóa như: Sách, nhà,
lúa, ngô,…
-Từ kép: Các từ kép được lấy làm từ khóa như: Thư viện, tạp chí,
sinh viên,…
Cụm từ: Là tổ hợp nhiều từ có một nghĩa hoàn chỉnh. Cụm từ
được sử dụng làm từ khóa tương đối phổ biến, đó chính là các thuật
ngữ khoa học.
Ví dụ: Công nghệ thông tin, phương pháp giảng dạy, thư viện
công cộng,…

Các từ và cụm từ đưa vào sử dụng làm từ khóa cần phải ổn định,
tránh thay đổi về cấu trúc, ảnh hưởng đến hiệu quả tìm tin.
Ví dụ: Cần thống nhất lấy từ khóa hóa hữu cơ hay hóa học hữu cơ,
hệ điều khiển hay hệ thống điều khiển.
Tóm lại: Từ khóa phải phản ánh đúng nội dung chính của tài liệu,
mô tả đặc trưng nội dung của tài liệu và dùng để tìm tin trong hệ thống
tìm tin tư liệu hiện đại.
*Định từ khóa:
Định từ khóa là quá trình thể hiện nội dung tài liệu hoặc yêu cầu tin
bằng ngôn ngữ từ khóa. Định từ khóa được sử dụng để định từ khóa tài
liệu và định từ khóa yêu cầu tin.
Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và môt
tả nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục
vụ cho việc lưu trữ và tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu. Nói cách khác,
định từ khóa tài liệu là thiết lập một tập hợp từ khóa làm phương tiện chỉ
dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây dựng mẫu tìm tài liệu.

19


Định từ khóa yêu cầu tin là thể hiện nội dung cơ bản yêu cầu tin
bằng các từ khóa để thực hiện việc tìm tin trong cơ sở dữ liệu, còn gọi là
xây xựng lệnh tìm.
Khóa luận tập trung nghiên cứu định từ khóa tài liệu chứ không
nghiên cứu về định từ khóa yêu cầu tin. Định từ khoá tài liệu là quá trình
phân tích nội dung tài liệu và mô tả những nội dung chính của tài liệu
bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và tìm tài
liệu trong cơ sở dữ liệu. Nói cách khác, định từ khóa là thiết lập một tập
hợp từ khóa làm phương tiện chỉ dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây
dựng mẫu tìm tài liệu.

1.2.2. Công cụ định từ khóa tại thư viện
Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 công tác định từ
khóa tài liệu được tiến hành sau khi phân loại tài liệu.
Bộ từ khóa được sử dụng làm công cụ định từ khóa tại thư viện là
bộ từ khóa của thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 2005. Bộ từ
khóa này được biên soạn trên cơ sở xử lý và rút ra những từ khóa từ
43.000 từ khóa tự do và từ khóa kiểm soát từ các CSDL khác nhau của
thư viện Quốc gia.
Diện đề tài bao quát vốn từ vựng của bộ từ khóa là đề tài mang tính
tổng hợp, đa ngành, liên ngành đến mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn
hóa, khoa học kỹ thuật, văn học, nghệ thuật, y học,.. phản ánh vốn tài
liệu đa dạng của thư viện Quốc gia.
Cấu trúc của bộ từ khóa: gồm 5 phần:
-Từ khóa chủ đề: Bao gồm các từ chỉ các khái niệm trong các
ngành, lĩnh vựcvà một số từ về hình thức tài liệu. Trong phần này các từ
có quan hệ ngữ nghĩa như:

20


+ Quan hệ tương đương (quan hệ đồng nghĩa) người ta lập ra tham
chiếu Xem, (DC)dùng cho
+ Quan hệ liên đới chỉ mối quan hệ giữa các khái niệm khác nhau
nhưng về ý nghĩa lại có mối quan hệ mật thiết đến nhau. Để phản ánh
mối quan hệ này, trong Bộ từ khóa đã lập ra tham chiếu CX (cũng xem).
- Từ khoá nhân vật: Bao gồm tên một số nhân vật nổi tiếng trong
lịch sử và một số tác giả có danh tiếng.
- Từ khóa cơ quan: Bao gồm tên viết tắt của các cơ quan, tổ chức
quốc tế.
-Từ khóa địa danh:

+ Từ khóa địa lý Việt Nam gồm ba mục tra cứu: địa danh, trừ các
huyện, các huyện xếp theo tỉnh và các huyện xếp theo vần chữ cái tên
huyện.
+ Từ khóa địa lý thế giới gồm hai mục tra cứu: Địa danh trừ tên
nước và địa danh xếp theo châu.
-Bảng phân chia thời kỳ các tác phẩm văn học, nghệ thuật, lịch sử
của Việt Nam và thế giới đã đưa ra các mốc phân kỳ cụ thể khi định từ
khóa với các mốc thời gian cụ thể của thời cổ đại, trung đại, cận đại và
hiện đại.
1.2.3. Yêu cầu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện
*Yêu cầu về nội dung từ khóa:
- Thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: Từ khóa phải là
các từ thông dụng trong lĩnh vực khoa học mà nội dung tài liệu đề cập
đến và phù hợp với những ước định về từ vựng và thành ngữ khoa học
trong tiếng Việt, không sử dụng khẩu ngữ và các từ nghĩa bóng.
Ví dụ: Từ “Hệ” cũng có nghĩa là “Hệ thống” (vì trong tiếng Anh,
tiếng Pháp,… đề chỉ là “System”) song hai từ này được sử dụng khác

21


nhau trong các chuyên ngành: Nên dùng “Hệ phương trình” không nên
dùng “Hệ thống phương trình” nhưng ngược lại không nên dùng “Hệ
thông tin” và nên dùng “Hệ thống thông tin”.
- Từ khóa được lựa chọn phải súc tích: Từ khóa thể hiện nội dung
thông tin dưới hình thức diễn đạt ngắn gọn nhất, nhằm định hướng vào
việc chọn lựa những từ chứa nội dung thông tin.
+ Giản lược các từ chỉ số nhiều: Các, những, một số, vài,…
Ví dụ: Không nên dùng “Những thành tựu” nên dùng “Thành tựu”.
+ Giản lược từ chỉ sự danh hóa như: từ “Sự”.

Ví dụ: Không nên dùng “sự phát triển” nên dùng “phát triển”.
+ Giản lược các từ phụ trợ, liên từ, giới từ: của, cho, và,…
Ví dụ: Không nên dùng “kinh tế của tư nhân” nên dùng “kinh
tế tư nhân”.
+ Giản lược các từ không làm rõ nghĩa thêm cho các từ chính trong
những trường hợp có thể. Việc giản lược này thực chất là quá trình xử lý
thông tin đối với từng từ khóa , nhằm biến đổi nó thành súc tích nhất.
Ví dụ: Không nên dùng “nền văn hóa” nên dùng “văn hóa”.
Tuy nhiên, có những từ khóa chỉ có thể giản lược ở trường hợp này
mà không thể giản lược ở những trường hợp khác.
Ví dụ: “Bệnh tim mạch” khác với “tim mạch”.
+ Sử dụng từ Hán-Việt thay cho từ tiếng Việt để từ khóa súc
tích hơn.
Ví dụ: Không nên dùng “ biên giới quốc gia trên biển” nên dùng
“hải phận”.
- Từ khóa được lựa chọn phải ngắn gọn: Từ khóa cần phải ngắn
gọn để tạo khả năng kết hợp tính linh hoạt và tối ưu trong quá trình tìm
tin. Các khái niệm đơn giản độc lập với nhau khi được kết hợp lại bằng

22


các toán tử có thể mô tả bất cứ một khái niệm phức tạp nào đó của yêu
cầu tin khi tìm tin.
Tính ngắn gọn của từ khóa được đảm bảo bằng cách tách các cụm
từ phức tạp thành các từ hoặc cụm từ đơn giản nếu có thể.
Ví dụ: Từ khóa “Gia công kim loại” nên tách thành “gia công” và
“kim loại”, từ khóa“bón phân đạm” nên tách thành “bón phân” và “phân
đạm”.
- Từ khóa được lựa chọn phải chính xác, hiện đại: Từ khóa phải

phản ánh chính xác chủ đề nội dung tài liệu, đồng thời cũng là thuật ngữ
đang được sử dụng trong các lĩnh vực khoa học. Có nghĩa là về hình thức
và nội dung phải phù hợp với sự phát triển của các lĩnh vực khoa học
được nghiên cứu trong tài liệu.
Ví dụ: Nhan đề tài liệu: “thành tựu kinh tế Việt Nam” gồm có từ
khóa: thành tựu, kinh tế, Việt Nam.
- Từ khóa được lựa chọn phải là những từ đơn nghĩa: Tính đơn
nghĩa được hiểu là tương ứng với một khái niệm hay đối tượng chỉ có
một tên gọi duy nhất.
+ Hiện tượng đồng âm đa nghĩa:
Ví dụ: Từ “đường” trong tiếng Việt rất đa nghĩa cho nên từ khóa phải
sử dụng để phản ánh là “đường thực phẩm” hay “đường giao thông”.
+ Hiện tượng đồng nghĩa đa âm:
Ví dụ: Từ đồng nghĩa “chất chống nấm” có thể sử dụng: “Chất
chống nấm”, “chất diệt nấm”, “chất kháng nấm”, “chất trừ nấm”.
- Từ khóa được lựa chọn phải khách quan: Từ khóa phải trung hòa,
không mang sắc thái đánh giá, phê phán. Từ khóa phải độc lập với văn
cảnh nội dung tài liệu gốc để đảm bảo hiệu quả tìm tin.
Ví dụ: Tài liệu “truyện ngắn chọn lọc” từ khóa là “truyện ngắn”.

23


*Yêu cầu về hình thức của từ khóa:
Hiện nay có rất nhiều quy định khác nhau về chính tả tiếng Việt,
bởi vậy để đảm bảo tính thống nhất trong khi định từ khóa chúng ta phải
dựa vào một số công cụ như từ điển và các tiêu chuẩn Việt Nam. Tại thư
viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 từ khóa phải đảm bảo các yêu
cầu về hình thức như:
*Đối với các từ gốc tiếng Việt:

- Chọn cách viết “i” trong trường hợp chưa thống nhất giữa “i” và
“y”.
Ví dụ: Không viết “lý thuyết” mà viết “lí thuyết”.
- Chọn cách viết “a” trong những trường hợp chưa thống nhất giữa
“a” và “â”.
Ví dụ: Không viết là “giầy dép” mà viết “giày dép”.
- Chọn phông chữ Unicode cho giải pháp đặt dấu thanh từ động
trong âm tiết.
Ví dụ: Không viết “ hóa học” mà viết “hoá học”.
- Các thuật ngữ có dấu gạch nối thì viết liền, không để ký tự trống
trước và sau gạch nối.
Ví dụ: Kinh tế chính trị Mác-Lênin
*Đối với các từ gốc nước ngoài:
+Danh từ chung:
Danh từ chung đã được Việt hóa thông dụng: Những loại danh từ đã
được Việt hóa thông dụng, thường gặp trong cuộc sống hàng ngày thì
viết theo cách viết của tiếng Việt (tách rời từng âm tiết, có dấu thanh).
Ví dụ: Xà phòng, bê tông,…
+ Danh từ chung chưa được Việt hóa thông dụng: Đối với những
danh từ gốc nước ngoài chưa được Việt hóa thông dụng như tên hóa

24


chất, nguyên tố hóa học,…thì được phiên âm theo hướng dẫn của tiêu
chuẩn Việt Nam 5529-1991, viết liền, không có dấu thanh.
Ví dụ: Glucoza, axit sunfuric,…
+ Danh từ tên riêng (bao gồm cả tên người và tên địa danh):
Những từ được Việt hóa thông dụng viết theo cách viết thông dụng
của tiếng Việt:

Ví dụ: Hà Lan, Mao Trạch Đông,…
Những từ chưa được Việt hóa thông dụng được viết chủ yếu theo
phiên âm, không có gạch nối giữa các âm tiết và dấu thanh.
Ví dụ: Italia, Mianma,…
+ Đối với tên người xử lý theo quy tắc mô tả của thư viện:
- Đối với các tên riêng Trung Quốc và các nước trong khu vực
Đông Á
+ Sử dụng tên Hán Việt nếu tên đó được dùng theo tên Hán Việt
VD: Mao, Trạch Đông
Lý, Bạch
+ Sử dụng tên phiên âm Latinh nếu tên đó không được phiên âm
sang Hán Việt.
VD: Kim, Jong Il;
Hoangzhi, Ming
- Đối với tên Âu Mỹ
+ Tên có gốc Latinh chưa được Việt hoá, sử dụng tên Latinh
VD: Shakespears, W.
Hugo, V.
Newzeland
Washington
+ Sử dụng các tên đã được Việt hoá, trở thành quen thuộc với người Việt

25