Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
=======***=======





LƢU THỊ MẾN



TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG
TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
ThS. Hoàng Thị Bích Liên





HÀ NỘI - 2014

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu Trƣờng Đại học
Sƣ phạm Hà Nội 2, Ban chủ nhiệm khoa Công nghệ Thông tin đã tạo điều
kiện cho em đƣợc tiếp cận thực tế, áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn,
từ đó có thể trang bị cho mình nhiều kĩ năng cần thiết, phục vụ cho công việc
sau này.
Xin gửi lời cám ơn tới ban chủ nhiệm, các anh, (chị) trong Thƣ viện
Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 đã tận tình chỉ bảo, cung cấp cho em những
số liệu cụ thể để em có thể hoàn thành bài khóa luận này một cách tốt nhất.
Đặc biệt em xin chân thành cám ơn Thạc sĩ Hoàng Thị Bích Liên đã
tận tình quan tâm, hƣớng dẫn, giảng giải cho em những kiến thức cần thiết để
em thực hiện bài khóa luận này.
Do hạn chế về điều kiện thời gian, bài khóa luận của em không tránh
khỏi sai xót rất mong nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo
để bài khóa luận của em đƣợc hoàn chỉnh hơn.

Hà Nội, tháng 5 năm 2014
Tác giả



Lƣu Thị Mến

LỜI CAM ĐOAN

Bài khóa luận đƣợc hoàn thành dựa trên những kiến thức của bản thân
em và sự tổng hợp kiến thức, số liệu trong quá trình thực tập tại Thƣ viện
Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2. Khóa luận "Tìm hiểu hoạt động tra cứu
thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2" là kết quả của
riêng tôi. Các số liệu có nguồn gốc rõ ràng, khóa luận hoàn toàn không sao
chép từ các tài liệu khác.
Hà Nội, tháng 5 năm 2014
Tác giả



Lƣu Thị Mến






DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN

Từ viết tắt
Giải nghĩa
ĐHSPHN2
Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2
TVĐHSPHN2
Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2
CSDL
Cơ sở dữ liệu

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1
CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM
HÀ NỘI 2 5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5
1.1.1 Thư viện trước yêu cầu đổi mới giáo dục 5
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện 6
1.2 Đặc điểm của ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 7
1.2.1 Đặc điểm của người dùng tin 8
1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin 9
1.3. Vai trò của hoạt động tra cứu thông tin 11
1.3.1 Khái niệm về hoạt động tra cứu tin 11
1.3.2 Vai trò của hoạt động tra cứu tin trong hoạt động thông tin ở thư viện 12
1.3.3. Yêu cầu của hoạt động tra tin trước giai đoạn đổi mới giáo dục 13
CHƢƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI 15
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐHSPHN2 15
2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu tin phục vụ ngƣời dùng tin tại thƣ viện 15
2.1.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống 16
2.1.2 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại 26
2.2 Tổ chức phục vụ các hoạt động phục vụ tra cứu thông tin 36
2.2.1 Phục vụ tra cứu tin theo chế độ hỏi - đáp 36
2.2.2 Tổ chức phục vụ tra cứu tin theo dịch vụ tìm tin tư liệu 37

2.2.3 Hướng dẫn người dùng tin sử dụng bộ máy tra cứu thông tin 42
2.3 Nhận xét về hoạt động tra cứu tin tại Thƣ viện 43
2.3.1 Ưu điểm 43
2.3.2 Tồn tại 45



CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN 47
3.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin 47
3.1.1 Củng cố bộ máy tra thông tin truyền thống 47
3.1.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại 49
3.2 Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ thƣ viện và đào tạo ngƣời dùng tin 51
3.3 Tăng cƣờng hoạt động hợp tác trao đổi giữa các thƣ viện 54
3.4 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu Thƣ viện 54
3.5 Tăng cƣờng cơ sở vật chất và trang thiết bị 55
3.6 Tăng cƣờng nguồn lực thông tin 56
KẾT LUẬN 58
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỉ XXI, thế kỉ của công nghệ thông tin và việc sử dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động kinh tế đã trở nên cấp thiết trong xã hội. Chính việc
ứng dụng này đã làm thay đổi tận gốc rễ mọi hoạt động kinh tế - xã hội của
nhiều quốc gia trên thế giới. Nó đã đƣa nhân loại sang một kỉ nguyên mới, kỉ
nguyên xã hội – thông tin, trong đó nền kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo,

thông tin trở thành yếu tố cần thiết với mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội.
Sự phát triển của công nghệ thông tin và những thành tựu khoa học công
nghệ đã tác động mạnh mẽ đến nhiều hoạt động của xã hội trong đó có hoạt
động thƣ viện. Rất nhiều khâu trong thƣ viện đã từng bƣớc đƣợc cải thiện,
đƣợc tự động hóa trong đó có hoạt động tra cứu thông tin. Hiệu quả của hoạt
động tra cứu thông tin là yếu tố góp phần không nhỏ vào việc đánh giá hiệu
quả hoạt động của các thƣ viện, vào việc thực hiện nhiệm vụ mục tiêu của các
thƣ viện. Chính vì thế các thƣ viện đã và đang không ngừng hoàn thiện, phát
triển bộ máy tra cứu của mình một cách khoa học và logic nhất.
Cùng với sự phát triển của thƣ viện công cộng nhằm nâng cao dân trí cho
quần chúng nhân dân, thì Thƣ viện trƣờng đại học cũng đƣợc phát triển mạnh
mẽ bởi đây là nơi góp phần giáo dục, đào tạo nguồn nhân lực xã hội. Nhận
thức đƣợc tầm quan trọng này, Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đã không ngừng
nâng cao, cải thiện bộ máy tra cứu, đặc biệt khi nhà trƣờng có chủ trƣơng đổi
mới giáo dục “lấy ngƣời học là trung tâm”, chuyển từ hình thức học" niên
chế" sang “tín chỉ” thì khâu tổ chức bộ máy tra cứu trong thƣ viện càng đƣợc
quan tâm nhiều hơn. Việc phát triển bộ máy tra cứu tin hợp lí không chỉ giúp
cán bộ thƣ viện trong công tác bổ sung, xử lý, thanh lý tài liệu cũng nhƣ phục
vụ bạn đọc mà còn giúp bạn đọc có thể tìm tới tài liệu một cách đơn giản,
nhanh chóng. Hoạt động tra cứu tin của trƣờng rất đa dạng và phong phú với


2

nhiều hình thức khác nhau nhƣng bên cạnh đó vẫn còn nhiều mặt hạn chế nhất
định đòi hỏi cần phải có phƣơng pháp điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu
tìm tài liệu của bạn đọc.
Từ những vấn đề lí luận và thực tiễn nêu trên, tôi đã chọn đề tài "Tìm
hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2".
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục đích:
Đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện. Trên cơ sở
đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ
viện
2.2 Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về hoạt động tra cứu thông tin
- Nghiên cứu bộ máy tra cứu thông tin và hoạt động tra cứu thông tin tại
Thƣ viện
- Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện.
- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin tại
Thƣ viện
3.Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Đề tài nghiên cứu: Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin trong các cơ
quan Thƣ viện - Thông tin đã và đang đƣợc nhiều tác giả quan tâm. Tuy
nhiên, mỗi ngƣời lại đề ra những hƣớng giải pháp khác nhau. Một số khóa
luận điển hình nhƣ:
Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Hùng
Vƣơng của tác giả Đỗ Quốc Hùng (2012); Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại
Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thông Vận Tải của Phạm Thị Linh (2006);
Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Luật Hà Nội của
Đặng Thanh Thủy (2005); Nhƣng tìm hiểu về hoạt động tra cứu thông tin tại


3

Thƣ viện Trƣờng ĐHSPHN2 cho đến nay vẫn chƣa có một công trình nghiên
cứu của tác giả nào thực hiện.
4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Tìm hiểu về hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ
viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2

Phạm vi thời gian: nghiên cứu hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện
trong 5 năm trở lại đây (2008 - 2013)
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Khóa luận đƣợc thực hiện dựa trên phƣơng pháp luận duy vật biện
chứng, trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đƣờng lối, chính sách
của Đảng và Nhà nƣớc về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục
và đào tạo và công tác thƣ viện.
5.2. Phương pháp cụ thể
- Điều tra bằng phiếu hỏi
- Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu
- Quan sát trực tiếp
- Phỏng vấn, trao đổi với bạn đọc và cán bộ thƣ viện
- Thống kê và so sánh số liệu
6. Đóng góp về lí luận và thực tiễn của đề tài
6.1 Về mặt lý luận:
Khóa luận góp phần nâng cao hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện
trong giai đoạn hiện tại và tƣơng lai.
6.2 Về mặt thực tiễn:
Khóa luận đã khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin
tại Thƣ viện từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tra
cứu thông tin. Khóa luận cũng giúp Thƣ viện hoàn thiện bộ máy tra cứu và


4

hoạt động tra cứu thông tin, giúp thƣ viện trở thành trung tâm thông tin và có
thể phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng trong
giai đoạn đổi mới hiện nay.
7. Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Khái quát lý luận về hoạt động tra cứu tin tại thƣ viện Trƣờng
Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2
Chƣơng 2: Khảo sát thực trạng tra cứu thông tin tại thƣ viện Trƣờng Đại
học Sƣ phạm Hà Nội 2
Chƣơng 3 : Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu tin tại Thƣ
viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2





5

CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1 Thư viện trước yêu cầu đổi mới giáo dục
Trƣờng ĐHSPHN2 đƣợc đặt ở Phƣờng Xuân Hoà – Thị xã Phúc Yên –
Tỉnh Vĩnh Phúc, trải qua nhiều năm đào tạo nhà trƣờng đã dành đƣợc nhiều
thành tích đáng kể. Hƣởng ứng sự thay đổi của nền giáo dục nƣớc nhà, năm
2010 Nhà trƣờng bắt đầu tiến hành đổi mới, thể hiện ở việc Nhà trƣờng bắt
đầu thực hiện đổi mới phƣơng thức giáo dục theo hƣớng “ lấy ngƣời học là
trung tâm”, chuyển từ hình thức học “ niên chế” sang “ tín chỉ”. Việc đào tạo
theo hình thức “tín chỉ” đòi hỏi nhà trƣờng phải chuyển biến toàn diện từ việc
thiết kế lại chƣơng trình, giáo trình, bài giảng, đổi mới phƣơng thức dạy học,
phƣơng thức kiểm tra, đánh giá, đến việc thay đổi cách thức quản lý đào tạo
cũng nhƣ hoàn thiên cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy và học tập.

Đồng thời đào tạo theo hình thức “tín chỉ” đòi hỏi ngƣời học phải tham gia
với thái độ tích cực, học có thể đăng ký các môn học theo điều kiện của bản
thân. Trong quá trình học tập họ phải chủ động và tích cực tìm kiếm tài liệu
cho phù hợp với từng môn học của mình, mặt khác họ cũng có cơ hội để thay
đổi chuyên môn trong quá trình đào tạo, có thể học thêm ngành mới. Đào tạo
theo tín chỉ cũng đòi hỏi đội ngũ cán bộ giảng dạy buộc phải đổi mới phƣơng
pháp giảng bài và phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, đầu tƣ
nhiều hơn cho việc soạn bài giảng, chuẩn bị tài liệu và hƣớng dẫn thảo
luận…Từ sự chuyển đổi phƣơng thức đào tạo này, vai trò của Thƣ viện sẽ
ngày càng lớn hơn vì nó là một trong những yếu tố quan trọng có ảnh hƣởng


6

tới chất lƣợng đào tạo. Do vậy Thƣ viện phải đổi mới về mọi mặt đáp ứng yêu
cầu đổi mới giáo dục và đào tạo.
Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đƣợc thành lập và phát triển cùng với sự
thành lập và phát triển của Nhà trƣờng. Thƣ viện luôn bắt nhịp kịp thời với
những thay đổi trong giáo dục của Nhà trƣờng, trong những năm gần đây Thƣ
viện đã đạt đƣợc những thành công nhất định. Tuy nhiên để trở thành công cụ
đắc lực cho công tác học tập và giảng dạy, phục vụ cho sứ mệnh giáo dục đào
tạo trong trƣờng đại học trong giai đoạn chuyển đổi từ hình thức đào tạo “
niên chế” sang “tín chỉ” Thƣ viện cần phải đổi mới phƣơng thức hoạt động
sao cho phù hợp. Chính vì thế trong những năm gần đây các hoạt động của
Thƣ viện đã đƣợc Nhà trƣờng quan tâm, đầu tƣ nhiều hơn. Tất cả các hoạt
động đang từng bƣớc đƣợc cải tiến theo hƣớng hiện đại hóa nhằm kịp thời
đáp ứng những yêu cầu mới của hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và
học tập trong điều kiện mới. Điều đó đƣợc minh chứng thông qua sự lớn
mạnh của nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất, trang thiết bị đƣợc đầu tƣ, các
sản phẩm dịch vụ thông tin dần đƣợc hình thành và mở rộng, đội ngũ cán bộ

tăng về cả số lƣợng và chất lƣợng.
Với những thành tích đạt đƣợc trong những năm vừa qua, đến nay, Thƣ
viện trƣờng ĐHSPHN 2 đã trở thành trung tâm thông tin Thƣ viện hiện đại
(Thƣ viện điện tử). Thƣ viện đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là đảm bảo
cung cấp thông tin tƣ liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học và phát
triển sự nghiệp giáo dục đào tạo của Nhà trƣờng.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện
Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức trong
nhà trƣờng có chức năng: Giúp Hiệu trƣởng về công tác tổ chức, quản lý Thƣ
viện và thông tin khoa học, bao gồm: Xây dựng và phát triển vốn tài liệu; Tổ
chức quản lý khoa học nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật; Phục vụ có hiệu quả


7

công tác học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên
toàn trƣờng.
 Nhiệm vụ :
- Tham mƣu cho ban giám hiệu xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn và
ngắn hạn của Thƣ viện, tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tƣ liệu
trong trƣờng.
- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nƣớc và nƣớc ngoài đáp
ứng nhu cầu giảng dậy, học tập, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ của
Nhà trƣờng ; thu nhận tài liệu do Nhà trƣờng xuất bản, các công trình nghiên
cứu khoa học đã đƣợc nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn của
cán bộ, giáo viên, học viên và sinh viên, chƣơng trình đào đạo, giáo trình, tài
liệu khác của Nhà trƣờng, các ẩn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa
các thƣ viện.
- Tổ chức phục vụ. hƣớng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng
hiệu quả nguồn tài liệu và các dịch vụ Thông tin – Thƣ viện thông qua các

hình thức phục vụ của thƣ viện phù hợp với quy định của pháp luật.
- Xây dựng kế hoạch phát triển thƣ viện theo mục tiêu „Thƣ viện điện
tử‟, thƣ viện là địa chỉ tin cậy để cập nhật nhanh nhất, tốt nhất về lĩnh vực
thông tin hoặc tìm kiếm kiến thức mới
- Thực hiện dịch thuật các tài liệu phục vụ nhu cầu công tác của trƣờng.
- Những chức năng và nhiệm vụ đƣợc trình bày trên đây đã xác định rõ
các hoạt động nhằm từng bƣớc xây dựng thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 trở
thành thông tin - Thƣ viện phục vụ đắc lực cho việc giảng dậy, nghiên cứu
khoa học, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc của thƣ viện.
1.2 Đặc điểm của ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
Để nâng cao chất lƣợng của bạn đọc và Thƣ viện trong giai đoạn hiện
nay, đồng thời cũng đƣa ra phƣơng hƣớng và giải pháp cho công tác phục vụ


8

cũng nhƣ thúc đẩy chất lƣợng đào tạo cần phải nghiên cứu đặc điểm của
ngƣời dùng tin và nhu cầu tin.
1.2.1 Đặc điểm của người dùng tin
Với đặc điểm là Thƣ viện Trƣờng đại học nên ngƣời dùng tin chủ yếu
của Thƣ viện là sinh viên, học viên, cán bộ lãnh đạo, quản lý và giảng viên
trong trƣờng. Hiện nay, trƣờng ĐHSPHN2 có 538 cán bộ các cấp, lãnh đạo
với 300 viên chức giảng dạy, 10000 sinh viên đại học, 650 học viên cao học
(số liệu năm 2012). Tuy nhiên số ngƣời dùng tin thƣờng xuyên sử dụng Thƣ
viện của Trƣờng phần lớn là cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, sinh viên và học
viên sau đại học. Xét theo tính chất của công việc có thể phân chia số
ngƣời dùng tin này vào các nhóm chính sau: Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ,
giảng viên, nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên, nhóm ngƣời dùng tin là học
viên cao học. Thƣ viện Trƣờng ĐHSPHN2 có tổng số 7364 thẻ sử dụng Thƣ
viện, đƣợc chia cụ thể ở các nhóm nhƣ sau:

- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ, giảng viên bao gồm 538 cán bộ
nhƣng số thẻ đăng kí sử dụng Thƣ viện chỉ có 140 thẻ chiếm 26.0 % tổng số
thẻ đăng kí sử dụng Thƣ viện.
- Nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên bao gồm 10000 sinh viên có 6020
thẻ sử dụng Thƣ viện chiếm 60.2% tổng số thẻ đăng kí sử dụng Thƣ viện.
- Nhóm ngƣời dùng tin là học viên cao học bao gồm 1380 học viên với
393 thẻ sử dụng Thƣ viện chiếm 13.8 % tổng số thẻ đăng kí sử dụng Thƣ
viện.
Mỗi nhóm ngƣời dùng tin có đặc điểm dùng tin khác nhau tùy thuộc vào
tính chất công việc của họ.
 Đặc điểm nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ, giảng viên :
- Họ là những ngƣời có trình độ chuyên môn cao, phần lớn là những
ngƣời có học vị thạc sĩ trở lên.


9

- Các đối tƣợng thuộc cán bộ quản lý là những ngƣời có ít thời gian nên
sử dụng tài liệu Thƣ viện chủ yếu dƣới hình thức mƣợn về nhà, các đối tƣợng
ngƣời dùng tin là cán bộ giảng dạy có nhiều thời gian hơn nhung có tâm lý
ngại lên Thƣ viện nên họ cũng thƣờng mƣợn tài liệu về nhà.
- Về các kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin. Đây là
nhóm đối tƣợng không đƣợc qua các lớp giới thiệu và hƣớng dẫn sử dụng Thƣ
viện. Tuy nhiên họ có trình độ hiểu biết và kĩ năng tra cứu nhất định, họ có
thể tự tra cứu.
 Đặc điểm nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên
- Họ là những ngƣời có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử
dụng Tiếng Anh để đọc dịch tài liệu.
- Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu.
- Có những kỹ năng cơ bản để tìn kiếm và khai thác nguồn lực thông tin

của thƣ viện do đƣợc học qua các lớp giới thiệu và hƣớng dẫn sử dụng Thƣ
viện.
 Đặc điểm ngƣời dùng tin là học viên cao học
- Họ là những ngƣời có trình độ chuyên môn cao, hƣớng nghiên cứu
chuyên sâu có khả năng sử dụng ngoại ngữ vào việc đọc dịch tài liệu.
- Thời gian sử dụng thƣ viện hạn chế do phần lớn là những ngƣời tham
gia học tập tại trƣờng đồng thời vẫn phải đảm nhận công việc nơi công tác.
- Có những kỹ năng khai thác và sử dụng thƣ viện cơ bản, tuy nhiên
năng lực tìm kiếm thông tin vẫn còn hạn chế.
1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin
Do đặc thù khác nhau nên nhu cầu tin của 3 nhóm đối tƣợng nêu trên
không hoàn toàn giống nhau về nội dung thông tin, mức độ chuyên sâu của
thông tin, các sản phẩm, dịch vụ và hoạt động tra cứu thông tin.
 Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo, giảng viên


10

- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo, tuy chiếm tỷ lệ nhỏ, nhƣng
họ có vai trò quan trọng, nhu cầu thông tin chuyên sâu, toàn diện về khoa học
quản lý, khoa học giáo dục, các chính sách phát triển của Đảng và nhà
nƣớc cũng nhƣ các lĩnh vực khác…Tuy nhiên những ngƣời này rất bận rộn,
có khi phải đi công tác nghiên cứu nên thời gian tìm kiếm tài liệu của họ
không nhiều. Vì thế họ muốn nhận đƣợc những thông tin đầy đủ, có độ chính
xác cao, cung cấp kịp thời, nhanh chóng.Nhiều cán bộ quản lý có trình độ
ngoại ngữ tốt, nên có nhu cầu sử dụng các tài liệu ngoại.
- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ giảng viên
+ Nhu cầu tin của họ rất phong phú, họ là lực lƣợng nòng cốt của nhà
trƣờng nên cần thông tin ở mức chuyên sâu, toàn diện.
+ Thƣ viện cần tìm hiểu và bổ sung tài liệu chuyên ngành phù hợp để

phục vụ cho cán bộ từng khoa cụ thể, ngoài ra thƣ viện cần thƣờng xuyên
quan tâm đến ý kiến của ngƣời dùng tin thuộc nhóm này về các thông tin
chuyên ngành có giá trị, bao gồm cả các kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa
học…Nhóm này còn cần đến một số thông tin khác để mở rộng tầm hiểu biết
xã hội
- Nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên.
- Họ là những ngƣời dùng tin chủ yếu của thƣ viện. Đây cũng là nhóm
ngƣời dùng tin có đặc điểm riêng biệt và thƣờng có sự biến đổi về nhu cầu tin.
- Họ cần những thông tin về :
+ Thông tin về lĩnh vực khoa học đại cƣơng.
+ Thông tin về khoa học chuyên ngành.
+ Thông tin đƣợc thể hiện trên nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhƣ :
sách, báo, tạp chí.
+ Thông tin giải trí.
- Họ đƣa ra các yêu cầu tin trải rộng.


11

- Nhu cầu của sinh viên gắn với chƣơng trình học tập hàng năm nhƣ :
+ Giáo trình.
+ Tài liệu tham khảo.
+ Đối với sinh viên năm cuối cần các tài liệu chuyên sâu, khóa luận,
luận văn để tham khảo phục vụ cho việc làm khóa luân tốt nghiệp.
 Nhóm ngƣời dùng tin là học viên
- Nhu cầu của họ biến đổi theo giai đoạn học tập tại trƣờng.
- Họ có nhu cầu lớn đối với các tài liệu về phƣơng pháp giảng dạy, khoa
học, giáo dục và phƣơng pháp thực hiện nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực
giáo dục, cũng nhƣ tài liệu chuyên ngành về môn học đang đƣợc giảng dạy.
- Nhóm ngƣời dùng tin này thƣờng xuyên sử dụng hoạt động tra cứu, sản

phẩm dịch vụ của thƣ viện đặc biệt là các bản thƣ mục thông báo tài liệu mới,
dịch vụ tra cứu tin bằng mục lục trực tuyến OPAC. Dịch vụ sao chụp tài liệu.
 Mỗi nhóm đối tƣợng có những đặc điểm nhu cầu tin khác nhau đòi hỏi
Thƣ viện phải nắm bắt kịp thời để có những chiến lƣợc phục vụ thích hợp,
nhằm đáp ứng đƣợc tất cả yêu cầu của ngƣời dùng tin.
1.3. Vai trò của hoạt động tra cứu thông tin
1.3.1 Khái niệm về hoạt động tra cứu tin
Nói đến Thƣ viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tài liệu và
các vật mang tin gọi chung là tài liệu. Tài liệu trong Thƣ viện, trung tâm
thông tin là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có bất kì Thƣ
viện hay trung tâm thông tin nào tồn tại mà không có tài liệu. Vốn tài liệu
muốn đƣa ra sử dụng đƣợc phải thông qua rất nhiều công đoạn trong đó có
hoạt động tra cứu tin.
Hoạt động tra cứu tin là tập hợp các công đoạn kỹ thuật và logic với các
mục đích cuối cùng là tìm đƣợc các tài liệu (bản văn) thông tin về chúng hoặc
những sự kiện, dữ kiện riêng biệt về vấn đề mà ngƣời dùng tin cần thiết
[7,tr.19].


12

Hiểu theo cách khác hoạt động tra cứu thông tin là cầu nối giữa ngƣời
dùng tin và cán bộ thƣ viện với vốn tài liệu. Hoạt động tra cứu tin giúp ngƣời
dùng tin có thể tìm đƣợc tài liệu họ cần một cách nhanh chóng, thuận lợi,
chính xác, thỏa mãn đƣợc nhu cầu tin của họ[7,19].
1.3.2 Vai trò của hoạt động tra cứu tin trong hoạt động thông tin ở thư viện
Hiện nay với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã dẫn tới sự bùng
nổ thông tin. Khối lƣợng tài liệu tăng lên theo cấp số nhân, phong phú về nội
dung, đa dạng về hình thức. Đặc biệt sự phát triển cực kỳ nhanh nhanh chóng
của Internet đã và đang nổ ra những thời cơ và thách thức đối với việc sản

sinh, lƣu giữ và cung cấp thông tin, vì thế nếu nhƣ Thƣ viện không quan tâm
đổi mới hoạt động tta cứu tin phù hợp sẽ không phát huy hết tác dụng của tài
liệu và việc tìm thông tin từ tài liệu càng khó khăn hơn. Nhƣ chúng ta đã biết
tất cả các hoạt động của Thƣ viện đều nhằm mục đích phục vụ bạn đọc, hoạt
động tra cứu tin cũng không nằm ngoài mục đích đó. Vai trò của nó thể hiện ở
những khía cạnh sau đây :
- Hoạt động tra cứu tin cho phép tra tìm tài liệu và cung cấp các tài liệu,
thông tin (dữ liệu, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ quan thông
tin Thƣ viện, đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin.
- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ
tiếp cận tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra cứu tài
liệu mà họ cần.
- Là cơ sở cho tất cả các hoạt động của Thƣ viện : Bổ sung tài liệu, xử
lý tài liệu.
- Hoạt động tra cứu tin còn là cơ sở để khảo sát tình hình, số lƣợng bạn
đọc, từ đó có những biện pháp, phƣơng pháp cải tiến thích hợp nhằm thu hút
bạn đọc, đó là điều kiện cho vốn tài liệu phát huy đƣợc tác dụng của nó.
- Khi công tác Thƣ viện chuyển từ chức năng quản thu tài liệu sang chức
năng quản trị tri thức thì vai trò của hoạt động tra cứu tài liệu – thông tin của Thƣ


13

viện càng trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết với chức trách là tƣ vấn
thƣờng xuyên cho hoạt động khai thác và sở hữu tri thức của ngƣời dùng tin.
- Nhờ có hoạt động tra cứu tin mà ngƣời dùng tin có thể tìm kiếm đƣợc
các tài liệu cũng nhƣ thông tin theo yêu cầu một cách nhanh chóng, đầy đủ và
hiệu quả.
 Nhƣ vậy hoạt động tra cứu tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng
trong hoạt động của Thƣ viện, giúp Thƣ viện tồn tại và phát triển. Nó không

chỉ có ảnh hƣởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn có vai trò to lớn đối
với cán bộ Thƣ viện
1.3.3. Yêu cầu của hoạt động tra tin trước giai đoạn đổi mới giáo dục
Việc thay đổi phƣơng pháp giảng dạy của Nhà trƣờng trong những năm
gần đây đã kéo theo những thay đổi lớn đối với tất cả các cơ quan, bộ phận
trong trƣờng và Thƣ viện là một trong những cơ quan không nằm ngoài sự
thay đổi đó. Với tính chất của hình thức đào tạo theo tín chỉ, sinh viên phải có
thái độ chủ động trong học tập, giáo viên phải đổi mới phƣơng pháp giảng
dạy và nâng cao trình độ chuyên môn. Chính vì thế mà vai trò của Thƣ viện
ngày càng trở nên quan trọng. Nhiều ý kiến đánh giá cho rằng mô hình Thƣ
viện đại học chính là tiêu chí đánh giá cho chất lƣợng của một nền giáo dục.
Tuy nhiên, để thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình học tập
của sinh viên cũng nhƣ nâng cao chất lƣợng giảng dạy của đội ngũ giảng viên
đại học trong giai đoạn chuyển đổi phƣơng thức đào tạo từ niên chế sang học
chế tín chỉ, cần phải đổi mới phƣơng thức hoạt động thông tin – Thƣ viện một
cách triệt để hơn, với tƣ duy mới và sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại. Đổi
mới phƣơng thức hoạt động thông tin – Thƣ viện trong các trƣờng đại học
trƣớc yêu cầu khách quan của thực tiễn là một quá trình lâu dài, phức tạp và
đồng bộ. Trƣớc mắt theo cá nhân tôi thì Thƣ viện cần tập trung vào một số
điểm chính sau:


14

- Xây dựng nguồn lực thông tin điện tử, đáp ứng nhu cầu giáo dục của
Nhà trƣờng.
- Đổi mới hoạt động tra cứu thông tin trong Thƣ viện theo hƣớng hiện
đại hơn.
- Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của
Thƣ viện.

Mục đích của việc thay đổi hoạt động tra cứu tin trƣớc tiên đó chính là
đáp ứng yêu cầu của đổi mới giáo dục, sau đó là đáp ứng nhu cầu tra tìm của
cán bộ giảng viên, sinh viên trong trƣờng đồng thời nó còn giúp cán bộ biết
đƣợc mức độ sử dụng Thƣ viện của ngƣời dùng tin. Vì thế, các hoạt động tra
cứu tin thông tin cũng cần phải đƣợc đa dạng hoá, quan trọng là các hình thức
ứng dụng công nghệ hiện đại. Mặt khác chú trọng hơn hoạt động tra cứu tin
hiện đai nhƣ sử dụng mạng máy tính để cho ngƣời dùng tin có thể sử dụng dễ
dàng không bị lệ thuộc vào khoảng cách không gian và giới hạn thời gian.
Nhìn chung, yêu cầu đổi mới hoạt động tra cứu tin của Thƣ viện trong
giai đoạn giáo dục hiện nay là vô cùng cần thiết, đó là một trong những yếu tố
quyết định tới chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện. Chất lƣợng của hoạt động
thông tin trong trƣờng sẽ thể hiện ở mức độ đáp ứng nhu cầu tin của sinh
viên, giảng viên, đồng thời cũng là yếu tố kích thích nhu cầu tin của họ ngày
càng phát triển sâu sắc hơn, phong phú hơn.


15

CHƢƠNG 2
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐHSPHN2

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu tin phục vụ người dùng tin tại thư viện
Bộ máy tra cứu tin có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ không thể
thiếu đƣợc ở bất cứ một Thƣ viện hay trung tâm thông tin nào. Tất cả các Thƣ
viện thuộc loại hình nào, là Thƣ viện lớn hay nhỏ, Thƣ viện công cộng hay
Thƣ viện trƣờng học nếu hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin và đi vào khai
thác hiệu quả, đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhóm bạn đọc thì đó là một thành
công đáng ghi nhận. Bởi lẽ bộ máy tra cứu thông tin là cầu nối trung gian giữa
tài liệu và bạn đọc, là tiêu chuẩn là thƣớc đo để đánh giá công tác nghiệp vụ,

là chìa khóa vạn năng để bạn đọc mở cánh cửa tri thức của nhân loại. Nhận
thức đƣợc tầm quan trọng đó, ban chủ nhiệm Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đã
có những chiến lƣợc nhất định để xây dựng và hoàn thiện bộ máy tra cứu tin.
Do nhà 10 vẫn phục vụ theo hình thức truyền thống, trụ sở tạm thời nên
chƣa đƣợc kết nối mạng LAN và chƣa sử dụng phần mềm Libol trong công
tác phục vụ vì vậy Thƣ viện vẫn luôn duy trì hai loại mục lục là: mục lục dạng
phích và mục lục trực tuyến OPAC.
 Bộ máy tra cứu thông tin tại Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 là sự kết hợp hài
hòa giữa bộ máy tra cứu thông tin truyền thống và hiện đại. Hai bộ máy tra
cứu cùng tồn tại, hỗ trợ lẫn nhau giúp Thƣ viện thực hiện tốt chức năng nhiệm
vụ của mình. Bộ máy tra cứu thông tin tại Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đƣợc
thể hiện cụ thể thông qua sơ đồ sau:





16

2.1.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống
2.1.1.1 Hệ thống mục lục
Mục lục là tập hợp các phích mô tả thƣ mục, các biểu ghi về các ấn
phẩm, các tài liệu khác có trong kho của Thƣ viện hoặc một nhóm các Thƣ
viện và đƣợc sắp xếp theo một quy tắc nhất định để phản ánh đƣợc thành
phần hoặc nội dung của vốn tài liệu trong Thƣ viện [12, tr.245].
Chính vì thế hệ thống mục lục là cơ sở giúp cán bộ Thƣ viện biết đƣợc vị
trí tài liệu có trong kho, là công cụ quản lý vốn tài liệu, thống kê vốn tài liệu
BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐHSPHN2
Bộ máy tra cứu thông tin
truyền thống
Bộ máy tra cứu thông tin
hiện đại
Hệ
thống
mục
lục
Hệ
thống
thƣ
mục

Kho
tài
liệu
tra
cứu
Mục lục truy nhập
trực tuyến
Thƣ mục thông báo
sách mới
Cơ sở dữ liệu
CD ROM
Mạng internet


17

có trong Thƣ viện và tổ chức phục vụ bạn đọc. Mặt khác hệ thống mục lục
còn là công cụ hỗ trợ cán bộ Thƣ viện trong công tác xử lý tài liệu nhƣ: Mô
tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung thêm tài liệu.
Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đặt hệ thống mục lục ở vị trí tiền sảnh tầng
1 nhà 8 tầng để bạn đọc tiện tra cứu. Hiện tại Thƣ viện đang tổ chức 2 hình
thức mục lục là mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Tuy nhiên, mục lục
phân loại là hình thức mục lục chính đƣợc Thƣ viện sử dụng và bổ sung
thƣờng xuyên. Tổng số đầu sách của thƣ viện hiện nay là: 20995 phích, con
số này tƣơng đƣơng với tổng số phích mục lục có trong Thƣ viện.
 Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu đƣợc sắp
xếp theo vần chữ cái từ A đến Z theo họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên
tác phẩm [10, tr.35].
Hiểu theo cách khác: mục lục chữ cái là mục lục Thƣ viện mà trong đó

các phích mô tả thƣ mục đƣợc sắp xếp theo trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác
giả, tên các cơ quan tổ chức - tác giả tập thể hoặc là tên các ấn phẩm và tài
liệu khác [12,tr.247].
Nhờ có mục lục chữ cái mà bạn đọc có thể nhanh chóng tra tìm đƣợc tài
liệu nếu biết đƣợc tên tác giả hay tên cuốn sách. Ngoài việc thỏa mãn nhu cầu
của bạn đọc, mục lục chữ cái còn giúp cán bộ thƣ viện trong công tác bổ sung,
chỉ dẫn thƣ mục thanh lọc tài liệu. Nhận thấy ƣu điểm nổi bật của hệ thống
mục lục chữ cái, Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đã xây dựng hệ thống mục lục
chữ cái song song với mục lục phân loại
Mục lục chữ cái của Thƣ viện đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái từ A đến Z
theo họ tên của tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm. Mục lục chữ cái
đƣợc thƣ viện bảo quản trong các hộp mục lục, mỗi hộp mục lục chứa đƣợc từ
500 - 700 phích. Ở bên ngoài mỗi hộp phích có dán nhãn ghi chỉ dẫn chữ cái


18

có trong hộp phích giúp bạn đọc dễ tra cứu. Mục lục chữ cái xếp theo chữ cái
đầu tiên của tên tác giả hay tên tài liệu.

2008103
6.907
TB

Lịch sử 12: Ban khoa học xã hội, tài

liệu giáo khoa thí điểm/ Lê Mậu Hân
(chủ biên), Trần Bá Đệ, Hồ Sĩ Khoách
H.: Giáo dục, 1995 248tr.; 20,5cm
Hình 1: Minh hoạ mục lục chũ cái theo tên tài liệu

6701766
1.907
TR

ĐINH XUÂN LÂM

Lịch sử 12: Sách giáo viên/ Đinh
Xuân Lâm, Nguyễn Xuân Minh, Trần Bá
Đệ H.: Giáo dục, 1992 160tr. ; 20,5cm
Hình 2: Minh hoạ mục lục chữ cái theo tên tác giả
Từ những hộp phích nhƣ vậy Thƣ viện đã tổ chức thành tủ mục lục,
ngoài ra để tiện cho việc tra cứu Thƣ viện còn sử dụng hệ thống phích tiêu đề
nhằm phân chia giới hạn các phích với nhau theo các từ, cụm từ. Thƣ viện sử
dụng hai loại phích tiêu đề chính và phích tiêu đề phụ. Trong đó phích tiêu đề
chính để phân định, giới hạn các chữ cái hoặc tác giả nổi tiếng, cơ quan, tổ
chức quan trọng, phích này có mào nhô lên ở giữa, chiếm 2/3 chiều rộng của
phích. Còn phích tiêu đề phụ có phần mào nhô lên ở phía bên phải hoặc bên
trái để phân biệt các phích bắt đầu từ vần này tới vần kia. Hiện nay Thƣ viện
có một tủ mục lục, con số này rất ít so với tổng số đầu sách có trong Thƣ viện


19

điều này ảnh hƣởng tới việc tra tìm của ngƣời dùng tin, theo số liệu đƣợc tổng
hợp từ phiếu điều tra 100 ngƣời dùng tin thì chỉ có khoảng 5% lựa chọn mục
lục chữ cái làm công cụ tra cứu.
Tổng số ngƣời
Số ngƣời sử dụng mục lục
Mục lục chữ cái

Mục lục phân loại
Mục lục truy
cập trực tuyến
(OPAC)
100
(100%)
5
(5%)
30
(30%)

65
(65%)
Bảng 2.1. Bảng thống kê số lƣợng ngƣời sử dụng mục lục Thƣ viện
Qua quá trình điều tra, tổng hợp thông tin nhận đƣợc từ cán bộ Thƣ viện,
nguyên nhân chính dẫn tới tình trạng trên là do: năm 2006 Thƣ viện bắt đầu
chuyển từ việc sử dụng khung phân loại Thƣ viện thƣ mục BBK sang bảng phân
loại thập phân Dewey (DDC), do khung phân loại DDC có nhiều ƣu điểm nổi
trội hơn. Từ khi Thƣ viện bắt đầu sử dụng khung phân loại thập phân Dewey
(DDC) thì Thƣ viện chỉ tiến hành xây dựng, bổ sung mục lục phân loại, lấy mục
lục phân loại làm công cụ tra cứu chính và đồng thời ngừng xây dựng, bổ sung
thêm mục lục chữ cái. Tuy nhiên tủ mục lục chữ cái vẫn đƣợc Thƣ viện giữ lại
nhằm dành cho những đối tƣợng dùng tin có yêu cầu.
 Mục lục phân loại
Để đảm bảo việc tra cứu của ngƣời dùng tin không bị gián đoạn do việc
chuyển đổi sử dụng khung phân loại, bên cạnh mục lục chữ cái Thƣ viện còn
tiến hành xây dựng và bổ sung các phích mục lục phân loại. Có thể hiểu mục
lục phân loại là mục lục Thƣ viện mà trong đó các phích mô tả thƣ mục đƣợc
xếp theo môn ngành tri thức, các bộ môn khoa học. Hệ thống mục lục phân
loại giúp ngƣời dùng tin tra tìm tài liệu mình cần theo một đề tài, một ngành