Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trên thế giới, việc tổ chức và bảo quản tài liệu thư viện đã được hình
thành từ cách đây hàng chục năm và trở thành một công việc được quan tâm
nhiều và đầu tư thích đáng. Ờ nước ta, do điều kiện về kinh tế, cơ sở hạ tầng
cũng như hạn chế về nguồn nhân lực mà việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại các thư viện chưa được quan tâm. Tuy nhiên ngày nay trong sự phát triển
mạnh mẽ của kinh tế, văn hóa, giáo dục...việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
đã trở thành một trong những vấn đề cấp thiết được các thư viện chú trọng
hàng đầu.
Vốn tài liệu ngày càng tăng lên vì thế công tác tổ chức vốn tài liệu hết
sức cần thiết. Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu,
từ việc xử lý tài liệu, sắp xếp tài liệu vào các kho của thư viện, đến việc đảm
bảo các tài liệu được tổ chức một cách khoa học, thẩm mĩ. Có thể nói tổ chức
vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng
cường việc luân chuyển tài liệu, phục vụ đắc lực cho việc kiểm kê, thanh lọc,
thanh lý, đặc biệt là hỗ trợ cho công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện. Tổ
chức vốn tài liệu là để phân biệt giữa vốn tài liệu với kho tàng, tàng trữ tài
liệu nếu vốn tài liệu trong thư viện không được tổ chức tốt sẽ trở thành mồ
chôn sách.
Công tác bảo quản vốn tài liệu cũng là một khâu công tác quan trọng
trong quá trình xử lý nghiệp vụ của thư viện. Tài liệu là những sản phẩm vật
chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ
chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt
độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên đều có
thể gây ra những hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như
việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu

1

không hợp lí cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Do đó việc bảo quản
vốn tài liệu cần phải được thực hiện một cách thường xuyên và nghiêm túc,
nhằm giữ gìn di sản văn hoá dân tộc và nhân loại, nâng cao chất lượng phục
vụ người dùng tin, tiết kiệm ngân sách nhà nước.
Ý thức được tầm quan trọng của vấn đề này Thư viện Trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 2 (ĐHSPHN 2) rất quan tâm đến việc tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu thư viện để đáp ứng được tốt nhất cho việc bảo tồn cũng như phục
vụ thông tin tốt nhất cho cán bộ, giảng viên và sinh viên toàn Trường.
Với mục đích bước đầu xây dựng một công trình nghiên cứu khoa học,
vận dụng những kiến thức được tiếp thu trong Nhà trường vào thực tiễn để
góp phần hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện, em đã
lựa chọn đề tài: “Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại Thư viện
trường Đại học Sư phạm HàNội 2” làm đề tài khóa luận của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là hướng nghiên cứu được
nhiều nhà khoa học về thư viện học và thông tin học quan tâm. Đã có nhiều
công trình nghiên cứu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở một số
các cơ quan thông tin thư viện khác nhau như:
- Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện
tại Thư viện Tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm
Hà Nội 2, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Thúy (2012), Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản
nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Chính trị, Khóa luận tốt nghiệp đại
học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại Thư viện Tỉnh Phú Thọ, khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà
Nội 2, Hà Nội.

2

Ngoài ra còn một số bài báo được đăng trên tạp chí thư viện Việt Nam
và các loại tạp chí chuyên ngành khác. Tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 có
một số đề tài nghiên cứu như sau:
- Nguyễn Hồng Quang, Phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện các
trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ khoa học thư viện, Đại
học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
- Nguyễn Việt Tiến, Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin trong
hoạt động thông tin thư viện tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn
Thạc sĩ khoa học thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
Mỗi cơ quan thông tin thư viện đều có những nét đặc thù riêng, ảnh
hưởng tới công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại cơ quan đó. Do vậy, việc
nghiên cứu công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại Thư viện trường
ĐHSPHN 2 là vấn đề cần thiết nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục
vụ người dùng tin của Trường trong bối cảnh đổi mới giáo dục và đào tạo
hiện nay. Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về vấn
đề này. Trong quá trình nghiên cứu, tác giả khóa luận đã kế thừa những thành
quả nghiên cứu của các tác giả đi trước kết hợp với kinh nghiệm của bản thân
để làm rõ vai trò của công tác phục vụ người dùng tin đối với việc đáp ứng
yêu cầu đổi mới giáo dục và đào tạo của Trường trên cơ sở khảo sát thực
trạng công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2.
Kết quả nghiên cứu của đề tài nhằm đề xuất các giải pháp để nâng cao hơn
nữa chất lượng và hiệu quả của công tác phục vụ người dùng tin của Thư viện
Trường.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích
Đánh giá thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện Trường ĐHSPHN 2. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng

3

cường và hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện
Trường ĐHSPHN 2.
3.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện mục đích trên, khóa luận tập trung giải quyết các nhiệm
vụ sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
thư viện.
- Nghiên cứu nội dung, thành phần các loại hình kho tài liệu cần thiết
cho công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.
- Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thư viện trường ĐHSPHN 2.
- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN 2.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Thư viện tại Thư viện trường
Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
- Phạm vi thời gian: nghiên cứu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 trong 5 năm trở lại đây (2007 - 2012).
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Khóa luận được thực hiện dựa trên phương pháp luận duy vật biện
chứng, trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục
và đào tạo và công tác thư viện.

4


5.2. Phương pháp cụ thể
- Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu
- Quan sát trực tiếp
- Thống kê và so sánh số liệu
- Phỏng vấn, trao đổi vớingười dùng tinvà cán bộ thư viện
6. Ý nghĩa của khóa luận
- Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần nâng cao và hoàn thiện công tác
tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 trong giai
đoạn hiện tại và tương lai.
- Về mặt thực tiễn: Khóa luận đã khảo sát, đánh giá thực trạng việc tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 từ đó đề xuất
một số giải pháp hữu ích nhằm tăng cường và hoàn thiện công tác tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu thư viện. Khóa luận cũng giúp Thư viện hoàn thiện công
tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, giúp thư viện trở thành trung tâm thông
tin và có phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trường
trong giai đoạn đổi mới hiện nay.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu Thư viện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà
Nội 2.

5

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU
THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 Khái quát lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
*Khái niệm về tổ chức vốn tài liệu.
Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tài liệu và
các vật mang tin khác, gọi chung là tài liệu. Tài liệu trong thư viện và trung
tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có bất kì
một thư viện hay trung tâm thông tin nào có thể tồn tại mà không có tài liệu.
Vốn tài liệu muốn đưa ra sử dụng và phục vụ tốt nhất cho đông đảo
người dùng tin trước hết cần phải được thu thập và được tổ chức một cách
hợp lý, khoa học.
Tổ chức tài liệu có thể hiểu một cách đơn giản đó là làm thế nào để có
thể sắp xếp được nhiều tài liệu nhất, các tài liệu trong kho thư viện phải theo
đúng một trật tự thống nhất để có thể dễ tìm thấy, dễ lấy, dễ sử dụng và phục
vụ đắc lực cho công tác bảo quản tài liệu. Vậy tổ chức vốn tài liệu là hình
thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả.
Công tác tổ chức vốn tài liệu là việc đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê,
thanh lọc và hỗ trợ tốt cho việc bảo quản vốn tài liệu. Nhờ có việc tổ chức tốt
vốn tài liệu nên kho tài liệu luôn có sự sắp xếp trật tự, có hệ thống đảm bảo
tính khoa học, đã giúp cho cán bộ thư viện và người dùng tin khai thác hiệu
quả tài liệu, không để tài liệu chết trong kho. Tổ chức tài liệu một cách khoa
học đã giúp việc tra tìm tài liệu được diễn ra nhanh chóng, chính xác, dễ theo
dõi và giúp hoàn thiện công tác thư viện thông tin.

6


*Khái niệm về bảo quản vốn tài liệu thư viện.
Bảo quản vốn tài liệu thư viện là một thuật ngữ được định nghĩa theo
nhiều cách khác nhau.
Bảo quản chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo
vệ các tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy
hoại, bao gồm những phương pháp kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.
Bảo quản vốn tài liệu thư viện là một quá trình thống nhất và liên tục
bắt đầu từ khi tài liệu nhập vào thư viện và tiếp tục thường xuyên trong mỗi
thời gian bảo quản và sử dụng. Bên cạnh thuật ngữ “bảo quản”, người ta còn
sử dụng các thuật ngữ khác như “an toàn vốn tài liệu”, “bảo tồn”…
Việc bảo quản tài liệu được thực hiện thông qua các công tác bảo vệ,
bảo tồn, phục chế và những biện pháp kỹ thuật nhằm loại trừ các nhân tố gây
hại lên tài liệu.
+ Bảo vệ: Là hệ thống các biện pháp kỹ thuật – nghiệp vụ và hành
chính để vốn tài liệu thư viện không bị xâm hại. Dùng các quy định của Pháp
luật, quy định hành chính, biện pháp giáo dục.
+ Phục chế: chỉ những kỹ thuật và ý kiến được sử dụng bởi những nhân
viên kỹ thuật trong việc làm cho tốt lại những tài liệu thư viện và lưu trữ đã bị
hỏng bởi thời gian, bởi việc sử dụng và bởi các nhân tố khác.
+ Biện pháp kỹ thuật: Thông gió, báo cháy, chữa cháy, chống mất trộm,
hóa chất…
Bảo quản vốn tài liệu là một công tác đòi hỏi người làm công tác bảo
quản phải sử dụng kiến thức của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác như: hóa
học, vật lý, sinh học, phương pháp kỹ thuật…Đồng thời các phương pháp bảo
quản cũng luôn luôn được nghiên cứu và đổi mới cho phù hợp với sự phát
triển của thư viện và Khoa học – Công nghệ hiện đại.

7


Vốn tài liệu ngày càng tăng lên ở các thư viện, tuy nhiên các tài liệu
được lưu giữ trên các vật liệu rất dễ bị hủy hoại, xuống cấp.Vì vậy, bảo quản
vốn tài liệu là công tác cần thiết và quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ
quan thông tin – thư viện nào.
Công tác bảo quản tài liệu mang ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói
chung và hoạt động thư viện nói riêng. Liên quan tới vấn đề này, ngày
16/11/1972 tại Paris, tổ chức Văn hóa, Khoa học và Giáo dục của Liên hiệp
Quốc - UNESCO đã thông qua công ước về bảo vệ di sản văn hóa thiên nhiên.
Đến năm 1998 đã có 150 nước ký thông qua công ước này. Gần đây, UNESCO
lại thông qua hiến chương về công tác bảo quản các di sản kỹ thuật số.
Công tác bảo quản tài liệu mang ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội
nói chung và hoạt động thư viện nói riêng.
+ Công tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu thư viện giúp giữ gìn di sản
thành văn của dân tộc.
+ Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thông tin
và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các thư viện.
+ Công tác bảo quản góp phần tiết kiệm ngân sách dành cho thư viện
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức và bảo quản vốn tàiliệu
thư viện.
Vốn tài liệu có thành phần không đông nhất (sách, bản chép tay, tranh
ảnh, bản đồ, đĩa quang, vi phim, vi phiếu…). Mỗi loại hình tài liệu trên có
thành phần cấu tạo, chất lượng, thời gian phục vụ, phương thức phục vụ và
hình thức tổ chức, sắp xếp khác nhau. Vì thế nó có ảnh hưởng lớn đến công
tác tổ chức và bảo quản. Hơn nữa các tài liệu bổ sung về thư viện vào nhiều
thời gian khác nhau, không được bổ sung định kỳ vào những khoảng thời gian
nhất định gây khó khăn cho việc xử lý tài liệu.

8


Phạm vi bảo quản lớn, số sách có trong các thư viện là rất lớn. Hơn
nữa, vốn sách ngày càng được tăng lên. Chẳng hạn như Vốn tài liệu của Thư
viện trường ĐHSPHN 2 lên tới 78.876 tài liệu, số tài liệu này được phân chia
ra thành nhiều kho, với số tài liệu lớn như vậy nên việc tổ chức không tập
trung do đó việc tổ chức và bảo quản không tránh khỏi những sai sót.
Đồng thời nguồn kinh phí cho công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
eo hẹp, vấn đề kinh phí cho công tác này chưa bao giờ được quan tâm một
cách đúng mực.Vì vậy mà công tác này chưa được thực hiện một cách hoàn
chỉnh chỉ tập trung đến những tài liệu quý hiếm, tài liệu ít bản.
Thiếu sự quan tâm đến vấn đề này từ Nhà nước tới các nhà quản lý và
các cán bộ thư viện. Họ chỉ quan tâm đến việc làm sao để xây dựng và phát
triển vốn tài liệu lớn mạnh, chứ chưa quan tâm đến việc phải làm thế nào để
tổ chức tốt và bảo quản lâu dài chúng.
Ở các thư viện cả người dùng tin và cán bộ thư viện đều thiếu ý thức,
trách nhiệm trong việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Họ là những người
trực tiếp làm việc và tiếp xúc với tài liệu nếu không có một thái độ quan tâm,
quý trọng đúng mực với tài liệu thì đây chính là yếu tố hàng đầu dẫn đến sự
xuống cấp nhanh chóng các tài liệu thư viện.
1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Thư viện trường ĐHSPHN 2 được hình thành cùng với thời gian thành
lập trường. Thư viện cũng đã trải quan 2 giai đoạn phát triển. Giai đoạn thứ
nhất từ năm 1967-1975 trong giai đoạn này nhà trường đặt địa điểm tại Cầu
Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, lúc này phụ trách công tác thư viện chỉ có 2 cán bộ;
giai đoạn từ 1975 đến nay nhà trường có địa điểm mới là phường Xuân Hoà,
thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh phúc. Và chính từ đây trường ĐHSPHN 2 đã bước
sang trang mới. Những năm đầu ở Xuân Hoà, cán bộ thư viện trực thuộc

9


phòng giáo vụ với cơ sở vật chất nhỏ bé, nghèo nàn, thiếu thốn, vốn tài liệu ít
ỏi. Năm 1978, Thư viện được tái thành lập, năm 1981 thư viện có 4 cán bộ
phụ trách công tác chuyên môn. Thư viện có chức năng là xây dựng, phát
triển và quản lý nguồn lực thông tin phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu
khoa học của cán bộ, sinh viên trong toàn Trường.
Trải qua hơn 40 năm hoạt động, Thư viện không ngừng phát triển hoà
cùng với sự đi lên của Nhà trường. Từ nguồn vốn tài liệu ban đầu là kho sách
của Thư viện khoa cấp 2 tại Phủ Lý – Nam Hà và tài liệu do trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 1 chuyển lên, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, các phòngđọc
nhỏ bé, đội ngũ cán bộ chưa tới 10 người, đa số tốt nghiệp đại học nhưng ở
các chuyên ngành khác nhau, song thư viện vẫn duy trì hoạt động của mình và
phát triển, tăng cường cán bộ, trang thiết bị và các đầu sách báo, tạp chí. Năm
1999, được sự giúp đỡ của thư viện Quốc gia, Thư viện đã áp dụng phần mềm
CDS/ISIS vào công tác quản lý và xây dựng cơ sở dữ liệu của thư viện, đây là
những bước đi đầu tiên để xây dựng một thư viện hiện đại.
Năm 2004, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được đầu tư mức A
“Dự án giáo dục đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng của Ngân hàng thế
giới- World Bank, Trường đã dành một phần ngân sách này để nâng cấp Thư
viện. Đến nay thư viện đã có một cơ ngơi khang trang, với tổng diện tích sử
dụng: 2.500, có hệ thống phòng đọc hiện đại với trang thiết bị chuyên dụng
như: bàn ghế, giá kê, tủ mục lục… được đầu tư mới hoàn toàn.
Các thiết bị hiện đại khác như: máy tính, máy in mã vạch, in thẻ, máy
photocopy, hệ thống cổng từ, máy khử từ,…cùng với việc ứng dụng phần
mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 với các phân hệ đã hoạt động hiệu
quả trong việc bổ sung, biên mục, lưu thông, OPAC (mục lục công cộng truy
cập trực tuyến – Online Public Access Catalog) và quản trị hệ thống. Tài liệu

được gắn mã số, mã vạch, người dùng tin có thể tra cứu trên mạng Internet

10


qua địa chỉ 192.168.0.1/ Libol hoặc tra qua hệ thống phiếu của tủ mục lục
truyền thống. Ngoài ra Thư viện còn chuyển đổi phương thức phục vụ từ kho
đóng sang kho mở với sự hỗ trợ của hệ thống thiết bị kiểm soát cổng từ.
Thư viện đã đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại
hoá, đã và đang áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế và ứng dụng công nghệ
thông tin, từng bước phát triển theo mô hình thư viện hiện đại. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin đã giúp cho đội ngũ cán bộ thư viện nâng cao năng lực
quản lý, chất lượng phục vụ người dùng tin cũng như nắm vững về chuyên
môn nghiệp vụ.
Thư viện đã phối hợp chặt chẽ với tất cả các khoa trong Trường đảm
bảo 100% sinh viên đều được cấp thẻ sử dụng thư viện. Ngoài thời gian phục
vụ trong giờ hành chính, Thư viện còn mở cửa phục vụ người dùng tin vào tất
cả các buổi tối và ngày nghỉ. Mỗi năm Thư viện phục vụ trung bình 150.000
lượt bạn đọc với hơn 180.000 lượt tài liệu luân chuyển.
Bên cạnh đó Thư viện cũng thường xuyên tổ chức các hoạt động như:
Giới thiệu sách báo vào các dịp đặc biệt như chào mừng đại lễ 1000 năm
Thăng Long – Hà Nội, 120 năm ngày sinh chủ tịch Hồ Chí Minh, chào mừng
ngày nhà giáo Việt Nam...; trưng bày các ấn phẩm của cán bộ viên chức trong
trường; tổ chức hội sách chào mừng lễ kỷ niệm 40 năm thành lập trường và
37 năm đào tạo tại Xuân Hòa. Phối hợp cùng các phòng ban, đoàn thể khác tổ
chức tuần lễ đổi sách giữa các sinh viên trong trường… Vào đầu năm học
Thư viện còn tổ chức những buổi học để hướng dẫn những sinh viên khóa
mới về việc sử dụng thư viện.
Trong 37 năm đào tạo tại Xuân Hoà, các thế hệ cán bộ công chức của
Thư viện đã kiên trì phấn đấu không mệt mỏi, đóng góp sức lực trí tuệ của

mình cho việc xây dựng đơn vị vững mạnh, góp phần vào sự phát triển chung
của Nhà trường. Là một đơn vị luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, được tặng

11


nhiều bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhiều năm liền là tập thể Lao
động xuất sắc, nhiều lượt cán bộ đạt danh hiệu Chiến sĩ thi đua các cấp.
Đến nay Thư viện trường ĐHSPHN 2 đang phấn đấu để trở thành một
trung tâm thông tin, thực hiện tốt nhiệm vụ, sứ mạng của mình là đảm bảo
thông tin tư liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học với đa bậc, đa
ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao và sự phát triển bền vững của Nhà trường.
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
* Chức năng
Thư viện trường ĐHSPHN 2 trực thuộc và chịu trách nhiệm trước Hiệu
trưởng về việc quản lý và tổ chức các hoạt động của Thư viện phục vụ cho
nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học, nâng cao tri thức cho Cán bộ, học
viên và sinh viên trong toàn Trường.
Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, phổ biến và
cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử nhân khoa học
và cử nhân sư phạm, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông
tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và nghiên cứu khoa học của cán
bộ, giảng viên, sinh viên trong và ngoài Trường.
Ngoài ra cũng như các thư viện khác Thư viện trường ĐHSPHN 2 còn
có 4 chức năng chính: Chức năng thông tin, chức năng lưu trữ, chức năng văn
hóa và chức năng giải trí.
* Nhiệm vụ
Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử
lý, bảo quản các loại hình tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm
kiếm phù hợp, hướng dẫn người dùng tin truy cập, khai thác kho tư liệu một

cách hiệu quả.

12


Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình
nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khóa
luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ ...
Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác tìm
kiếm và khai thác tài liệu của người dùng tin. Các sản phẩm và dịch vụ bao
gồm:
+ Dịch vụ mượn - trả.
+ Dịch vụ từ vấn thông tin
+ Dịch vụ photocopy.
+ Trưng bày giới thiệu sách
+ Tổ chức hội nghị, hội thảo
+ Đào tạo người dùng tin
+ Thông báo sách mới
+ Thư mục giới thiệu sách chuyên đề
Mở rộng hợp tác quốc tế, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài
liệu, phát triển cơ sở vật chất...
1.2.3 Cơ sở vật chất
Thư viện trường ĐHSPHN 2 là trung tâm thông tin của toàn trường,
được đầu tư một hệ thống cơ sở vật chất khá khang trang, hiện đại. Hiện nay
thư viện có diện tích sử dụng là 2.500m2, với 2 cơ sở phục vụ:
- Cơ sở 1 đặt tại tầng 1 và tầng 3 nhà đa năng 8 tầng.
- Cơ sở 2 tại tầng 2 và tầng 4 nguyên đơn 2 nhà 10.
Bao gồm 05 phòng đọc, 03 phòng mượn, 03 phòng chức năng.
Nắm rõ chức năng quan trọng của Thư viện là chức năng giáo dục nên
Thư viện trường ĐHSPHN 2 được hết sức quan tâm trang bị với hệ thống

phòng đọc, bàn ghế, điều hòa. Đặc biệt Thư viện được trang bị 46 chiếc
máytính nối mạng trong đó 07 chiếc phục cho việc tra cứu tài liệu, 25 chiếc
phục vụ cho đọc tài liệu điện tử, 14 chiếc phục vụ cho các phòng chức năng.

13


Năm 2004 trường ĐHSPHN 2 được hưởng mức A “Dự án giáo dục đại
học” từ quỹ nâng cao chất lượng của ngân hàng thế giớivới số tiền 500.000
USD trường đã đầu tư một phần ngân sách để nâng cấp Thư viện, mua mới
phần lớn các giá sách, bổ sung thêm các tài liệu, đặc biệt trong thời gian này
thư viện được trang bị phần mềm tích hợp Libol 5.5 vào việc quản lý, tra cứu
và khai thác dữ liệu. Đồng thời áp dụng khung phân loại thập phân Dewey
(DDC) vào công tác phân loại tài liệu, việc biên mục các tài liệu Thư viện áp
dụng theo khổ mẫu MARC21, AACR2.
Tính cho đến nay cơ sở vật chất của Thư viện khá tiện nghi và đầy đủ,
vốn tài liệu ngày càng tăng lên phong phú về mặt nội dung đa dạng về mặt
hình thức đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, dạy và học. Với sự đầu tư của
Nhà trường và sự nỗ lực của tập thể cán bộ viên chức trong đơn vị năm học
2011-2012 đã hoàn thành đưa 100% tài liệu vào quản lý điện tử với 77.430
cuốn sách, 05 cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, khóa luận, luận án, luận
văn…), 111 đầu báo, tạp chí chuyên ngành, 04 đầu tạp chí ngoại văn, trên
6000 file luận án luận văn, khóa luận tốt nghiệp.
Để phục vụ cho công tác bảo quản vốn tài liệu, Thư viện cũng đã được
đầu tư các trang thiết bị như: bình chữa cháy, quạt trần, quạt thông gió…
Ngoài ra thư viện còn được trang bị đầy đủ các thiết bị thiết yếu vụ cho công
tác nghiệp vụ cũng như phục vụ tốt nhất cho người dùng tin.
1.2.4 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực
Thư viện trường ĐHSPHN 2 trực thuộc sự quản lý trực tiếp của Hiệu
trưởng, với cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban chủ nhiệm Thư viện và ba phòng

chức năng.
+ Phòng nghiệp vụ bổ sung bao gồm 04 cán bộ phụ trách công tác
chuyên môn, đảm nhận các công việc như tiếp nhận các tài liệu bổ sung vào
Thư viện, xử lý nội dung và hình thức, đăng ký, phân loại, dán nhãn và
chuyển đến các phòng phục vụ.

14


+ Phòng đọc bao gồm phòng đọc tổng hợp, phòng đọc luận án luận
văn, tạp chí, phòng tra cứu, phòng đọc đa phương tiện.Bao gồm 05 cán bộ,
trong đó 02 cán bộ tại phòng tra cứu – đa phương tiện, 02 cán bộ phòng đọc
tổng hợp, 01 cán bộ phòng báo- tạp chí, luận án, luận văn. Có nhiệm vụ tổ
chức và phục vụ cho người dùng tin sử dụng tài liệu tại chỗ, bảo quản tốt vốn
tài liệu.
+ Phòng mượn bao gồm phòng mượn tham khảo tại phòng 1.5 tầng 1
nhà đa năng, phòng mượn giáo trình tầng 2 và tầng 4 nguyên đơn 2 nhà 10.
Bao gồm 05 cán bộ, 04 cán bộ phụ trách kho mượn giáo trình, 01 cán bộ phụ
trách kho tham khảo. Tổ phòng mượn có nhiệm vụ tổ chức vốn tài liệu, cho
người dùng tin mượn về nhà, thu hồi và bảo quản lâu dài vốn tài liệu.
Đội ngũ bao gồm 18 cán bộ trong đó có: 01 thạc sĩ, 03 cán bộ đang học
thạc sĩ chuyên ngành Thư viện và khoa học máy tính, 08 cử nhân Thư viện
Thông tin, 01 cử nhân Ngoại ngữ, 02 cao đẳng tin học, 03 trung cấp Thư viện.

Ban chủ nhiệm

Tổ nghiệp vụ bổ
sung

Phòng

Nghiệp
vụ bổ
sung

Tổ phục vụ bạn
đọc

Phòng
đọc
tổng
hợp

Phòng
báo
tạp
chí

Phòng
tra cứu

Tổ phục vụ mượn

Phòng
đọc đa
phương
tiện

Phòng
mượn
giáo

trình

Hình 1.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban của Thư viện
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

15

Phòng
mượn
tham
khảo


Cán bộ thư viện của trường ĐHSPHN 2 trong nhiều năm qua đã hoạt
động hết sức hiệu quả trong công tác chuyên môn, phục vụ người dùng tin
mang một phong cách hiện đại. Họ không chỉ đóng vai trò là người quản lý tài
liệu mà còn là những chuyên gia về khai thác thông tin, là người hướng dẫn
nhiệt thành trong quá trình thỏa mãn nhu cầu sử dụng thư viện của mọi
người. Đáp ứng được yêu cầu đỏi hỏi của người dùng tin đặc biệt là trong quá
trình đổi mới phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ hiện nay.
Với đội ngũ cán bộ có trình độ cao và nhiều kinh nghiệm làm việc Thư
viện trường ĐHSPHN 2 đã không ngừng phát triển cả về mặt chất và mặt
lượng. Trong nhiều năm qua tập thể cán bộ viên chức của Thư viện đã đạt
được nhiều thành tích xuất sắc, nhiều cá nhân đơn vị đạt danh hiệu chiến sĩ thi
đua các cấp.
1.2.5 Người dùng tin và nhu cầu tin
Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người (cá nhân, nhóm, xã hội)
đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của
con người. Với mỗi một cơ quan thông tin – thư viện lại có những nhu cầu tin
khác nhau ứng với những những đối tượng người dùng tin chuyên biệt. Nắm

vững đặc điểm nhu cầu tin sẽ góp phần định hướng công tác xây dựng và phát
triển nguồn tin, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin của thư viện, góp
phần thiết thực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
Thư viện trường ĐHSPHN 2 có tổng số 7364 thẻ sử dụng thư viện. Đối
tượng người dùng tin chủ yếu được chia theo các nhóm sau:
+ Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên: bao gồm 532 cán
bộnhưng số thẻ đăng ký sử dụng thư viện chỉ có 33 thẻ chiếm tỉ lệ rất nhỏ
0.5%.

16


+Nhóm người dùng tin là sinh viên có 7003 thẻ sử dụng thư viện chiếm
95%.
+Nhóm người dùng tin là học viên cao học với 328 thẻ thư viện chiếm
4.5%.
• Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng viên
+ Đặc điểm: Họ là những người có trình độ chuyên môn cao, có khả
năng sử dụng ngoại ngữ để đọc hiểu các tài liệu tiếng nước ngoài, có khả
năng sử dụng các thuật ngữ tìm tin trong bộ máy tra cứu tự động. Đối với các
nhà lãnh đạo quản lý họ thường có rất ít thời gian để tra tìm tài liệu, vì thế họ
thường mượn các tài liệu gốc của thư viện và mang về nhà nghiên cứu.
+ Nhu cầu tin: Tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về
các ngành đào tạo của Trường, sử dụng cho công việc giảng dạy và nghiên cứu
của họ. Ngoài ra những tài liệu mà họ sử dụng nhiều còn có những tài liệu bằng
tiếng Anh, tài liệu chuyên khảo, tạp chí chuyên ngành…
• Nhóm người dùng tin là sinh viên
+ Đặc điểm: Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng lớn nhất của
Thư viện trường ĐHSPHN 2. Họ có rất nhiều thời gian học tập và nghiên cứu
trên thư viện, đồng thời với quá trình học tập họ có rất nhiều bài tập, bài thực

hành, báo cáo cần phải thực hiện. Họ là những người có trình độ cao, có thể
nắm bắt kiến thức một cách nhanh chóng, sử dụng tốt các công cụ tra cứu tin
truyền thống và hiện đại.
+ Nhu cầu tin: Họ sử dụng nhiều nhất là các tác phẩm văn học, các tài
liệu về giáo dục chính trị, toán học, sinh học, hoá học... Loại hình tài liệu
được mượn nhiều nhất là sách chuyên khảo, tiếp đến là luận án, luân văn,
khoá luận tốt nghiệp. Đối với ngôn ngữ nhóm người dùng tin này hầu hết chỉ
sử dụng tài liệu bằng tiếng Việt, và một số sử dụng tài liệu tiếng nước ngoài
với sinh viên chuyên ngành ngoại ngữ.

17


• Nhóm người dùng tin là học viên cao học
+ Đặc điểm: Nhóm người dùng tin này có số lượng nhỏ so với tổng số
người dùng tin của thư viện, họ là những người có trình độ cao, nghiên cứu
các vấn đề một cách chuyên sâu, có trình độ ngoại ngữ để đọc hiểu các tài liệu
nước ngoài. Họ không có nhiều thời gian để lên thư viện bởi hầu hết họ đều
vừa nghiên cứu vừa làm việc tại cơ quan công tác, do đó hình thức sử dụng tài
liệu của họ thường là mượn tài liệu về nhà tham khảo. Đồng thời họ cũng có
trình độ cao để sử dụng bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại của thư viện.
+ Nhu cầu tin: Họ thường sử dụng các tài liệu về các chuyên ngành sâu
tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của Nhà trường, bao gồm: toán giải
tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn học… Loại hình tài liệu
mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều nhất là các luận án, luận
văn, các sách tiếng Anh và các tạp chí chuyên ngành.
1.3 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện trong
hoạt động thư viện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
1.3.1 Vốn tài liệu là thành tố quan trọng cấu thành thư viện
Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành nên thư viện, cũng là yếu

tố nền tảng quan trọng nhất quyết định đến sự ra đời, tồn tại và phát triển của
mỗi thư viện.
Vốn tài liệu đã xuất hiện từ xa xưa cùng với sự ra đời của các thư viện
đầu tiên với vai trò là nơi lưu giữ, tàng trữ các tài liệu của nhân loại.
Vốn tài liệu thư viện là một khái niệm khá phức tạp, không phải vốn tài
liệu chỉ là sách, mặc dù ở nhiều thư viện thì sách chiếm phần chủ yếu. Ngoài
sách, vốn tài liệu thư viện còn có: Báo, tạp chí, hình ảnh, CD-ROM, vi phim,

18


vi phiếu, cơ sở dữ liệu…cũng như các loại tài liệu không công bố.Tuy nhiên,
không phải bất cứ loại ấn phẩm nào trong thư viện cũng được coi là vốn tài
liệu thư viện. Chẳng hạn, những cuống sách chưa được xử lý kỹ thuật, những
cuốn sách đã bị thanh lý nhưng chưa mang ra khỏi thư viện, những cuốn sách
trong thư viện nhưng dùng để trao đổi hay tặng, biếu…
Như vậy, vốn tài liệu là một bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp
với chức năng, loại hình và đặc điểm của thư viện nhằm phục vụ cho người
đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, cũng như để bảo quản lâu dài
trong suốt thời gian nó được người đọc quan tâm.
Theo định nghĩa về vốn tài liệu thư viện của UNESCO năm 1970 “Thư
viện không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập có tổ chức nào
của sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác kể cả tài liệu đồ họa, tài liệu
nghe nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng
các tài liệu đó nhằm mục địch thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hay
giải trí”.
Theo pháp lệnh thư viện năm 2000 của nước Cộng hòa Xã hội chủ
nghĩa Việt Nam thì vốn tài liệu thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành thư
viện: vốn tài liệu, trụ sở thông tin, cán bộ thư viện, kinh phí hoạt động.
Vốn tài liệu thư viện của nước ta là tài sản của xã hội, thực hiện các

chức năng chính trị, tư tưởng, tạo điều kiện cho việc giáo dục chính trị, ý thức
công dân. Vốn tài liệu cũng là phương tiện sư phạm tác động đến người đọc,
Nhà nước ta cũng đã xác nhận vốn tài liệu trong văn bản của nhà nước, theo
điều 2 của Pháp lệnh thư viện có định nghĩa về vốn tài liệu như sau: “Vốn tài
liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội
dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ
thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản”.
19


Đối với bất kì thư viện nào, vốn tài liệu đều được coi là tài sản quý giá,
là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của thư viện đó.Vốn tài liệu không
chỉ là thước đo để đánh giá quy mô, tầm cỡ và sự phát triển của mỗi cơ quan
thông tin thư viện mà còn phản ánh đến sự phát triển về kinh tế, văn hóa, xã
hội giáo dục của mỗi địa phương hay đất nước. Vì thế, vốn tài liệu trong thư
viện là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu, quyết định đến quy
mô, tầm cỡ cũng như sự phát triển.
1.3.2 Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là nhiệm vụ của mỗi thư viện
Cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm, tổ chức
sử dụng và bảo quản tài liệu, nên mục đích của việc tổ chức tài liệu nhằm:
Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu, tạo thuận lợi và nâng cao hiệu quả
cho việc sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài tránh mất mát, hư hỏng…
Điều này được khẳng định trong điều 1, chương 1 của Pháp lệnh thư
việnnăm 2000 như sau:“ Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư
tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung
vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ
nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân,
góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển
khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc Công nghiệp hóa –
Hiện đại hóa đất nước”.

Các trung tâm thông tin thư viện lớn không chỉ có nhiệm vụ thu thập, tổ
chức sử dụng mà còn tổ chức bảo quản lâu dài tri thức của nhân loại. Các thư
viện lớn trên thế giới, đặc biệt là các thư viện của các nước tư bản chủ nghĩa
họ chú trọng tới việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Nhiều người cho rằng:
thư viện là một khoa học, một nghệ thuật về sản xuất, bảo quản vốn tài liệu.
Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu như thế nào để độc giả có thể sử dụng tối

20


đa các tài liệu mà thư viện có. Nếu tổ chức vốn tài liệu không khoa học thì
kho sách sẽ trở thành “mồ chôn sách”. Vì vậy, tổ chức tốt vốn tài liệu khoa
học sẽ tạo điều kiện cho thư viện hoạt động được dễ dàng, hiệu quả và bảo
quản tốt vốn tài liệu.
Vấn đề này được quan tâm rất nhiều trên thế giới và đã trở thành vấn
đề mang tính toàn cầu. IFLA đã nêu việc này thành 1 trong 7 chương trình về
bảo tồn và bảo quản (preservation and conservation program – PAD chương
trình này đặt trụ sở chính tại thư viện Quốc hội Mỹ và có các trung tâm ở các
khu vực khác. Tại châu Á và châu Đại Dương, với sự phức tạp về những điều
kiện tự nhiên, khí hậu và sự phong phú đa dạng về những điều kiện tự nhiên,
khí hậu và sự phong phú đa dạng về loại hình tài liệu bảo quản. Vì thế chương
trình đã thiết lập 2 trung tâm của khu vực đó là: Thư viện Quốc hội Nhật Bản
và Thư viện Quốc hội Úc nhằm trao đổi kinh nghiệm và đẩy mạnh công tác
này.
Ở nước ta, công tác bảo quản trong những năm trước đây chưa được
quan tâm nhiểu và còn gặp nhiều khó khăn do nền kinh tế chậm phát triển, lại
trải qua một thời gian chiến tranh tàn phá lâu dài. Thêm vào đó, nước ta còn
nằm trong vành đai khí hậu nhiệt đới gió mùa nóng ẩm mưa nhiều nên vốn tài
liệu hầu hết đều dễ bị xâm hại, xuống cấp, hư hỏng và lão hóa. Nhưng ngày
nay, chúng ta đã nhận ra được tầm quan trọng và ý nghĩa lớn của công tác tổ

chức và bảo quản vốn tài liệu. Vì thế, công tác này đã trở thành một trong
những nhiệm vụ được quan tâm hàng đầu.
1.3.3 Góp phần tàng trữ lâu dài di sản văn hóa thành văn của dân tộc
Vốn tài liệu là tài sản chung của toàn xã hội, gìn giữ di sản văn hóa dân
tộc nói riêng và nhân loại nói chung. Ngay từ thời cổ đại xa xưa, con người đã
ý thức được tầm quan trọng của những tri thức, những kinh nghiệm nên họ đã
ghi chép lại những thông tin này bằng các vật mang tin truyền thống như: đất
sét nung, thẻ tre, mai rùa, xương thú… Và để truyền lại cho những thế hệ mai
sau những giá trị quý báu này.
21


Ngày nay cũng vậy bất kì một công trình nghiên cứu khoa học nào đều
phải có tính kế thừa và phát triển từ những cái cũ, trên cơ sở nghiên cứu cái
cũ để làm nền tảng tạo ra những cái mới, mang tính giá trị khoa học cao hơn.
Ý thức được điều này nên công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở các thư
viện được coi trọng hơn bao giờ hết, bởi lẽ làm tốt công tác này thư viện
không chỉ cung cấp những tài liệu quý báu cho người dùng tin, tạo ra nguồn
tri thức khoa học mới, gìn giữ tốt vốn tài liệu cho thư viện mà còn giữ những
tải sản quý giá của dân tộc.
Vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu hiện nay đặt ra cho tất cả các
cơ quan thông tin thư viện, cho mọi tài liệu có trong thư viện bởi vốn tài liệu
lưu giữ trong thư viện là những nhân chứng của lịch sử loài người. Nó được
thể hiện qua cả hình thức và nội dung của tài liệu. Mỗi tài liệu không chỉ đưa
ra phục vụ người dùng tin mà bản thân nó còn là những di sản văn hóa của
nhân loại. Vì thế, nhà thư viện Mỹ nói rằng: “Làm cho thư viện của chúng ta
hữu ích và bảo quản tài liệu lâu đến chừng nào mà chúng ta còn cần thiết, bảo
quản sẽ vô nghĩa nếu không có mục tiêu là sử dụng”. Tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu không chỉ là nhiệm vụ của mỗi thư viện mà nó còn mang ý nghĩa
xã hội sâu sắc.

1.3.4 Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin
Thư viện trường ĐHSPHN 2 đang phấn đấu để trở thành một trung tâm
Thông tin – Thư viện, đảm bảo cung cấp và phục vụ thông tin đầy đủ cho các
hoạt động học tập và nghiên cứu của người dùng tin. Việc này đỏi hỏi cần có
đội ngũ cán bộ vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm,
tri thức để đáp ứng được nhu cầu về tra cứu, gải đáp các thắc mắc của người
dùng tin một cách nhanh nhất. Để nâng cao chất lượng phục vụ ngoài việc
thực hiện tốt công tác bạn đọc thì việc tổ chức và bảo quản tốt vốn tài liệu
cũng góp vai trò rất quan trọng trong vấn đề này.

22


Vốn tài liệu là tài sản vô giá của mỗi thư viện, là yếu tố hàng đầu thu
hút người dùng tin đến với thư viện, đó cũng là thước đo là tiêu chuẩn để
đánh giá mức độ phát triển của mỗi thư viện.
Vốn tài liệu được tổ chức, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý theo một
hệ thống nhất định tại mỗi kho phục vụ, giúp cán bộ có thể phục vụ người
dùng tin một cách nhanh nhất. Đối với các kho mở việc tổ chức tài liệu lại
càng quan trọng hơn, bởi người dùng tintrực tiếp và kho lấy sách nên cần thiết
phải tổ chức tài liệu sao cho theo một trật tự nhất định thuận lợi nhất.
Việc bảo quản vốn tài liệu không chỉ với mục đích là kéo dài tuổi thọ
của mỗi tài liệu mà còn làm cho vốn tài liệu của thư viện ngày càng hoàn
thiện, phong phú. Nhờ đó thư viện có thể phục vụ tài liệu cho người dùng tin
một cách tốt nhất về những yêu cầu về học tập, giải trí, nghiên cứu.
1.4 Đặc điểm của vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.4.1 Đặc điểm về hình thức tài liệu
Vốn tài liệu của Thư viện trường ĐHSPHN 2 bao gồm nhiều loại hình
khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử.Do

đặc thù Thư viện phục vụ cho những đối tượng người dùng tin trong những
phạm vi cụ thể là cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên nên vốn tài liệu
truyền thống bao gồm các loại sách chuyên khảo, giáo trình, báo, tạp chí, luận
án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên. Số lượng cụ thể như sau:
Bảng 1.1 - số lượng các loại hình tài liệu
Loại hình

Số lượng tên tài liệu

Số bản tài liệu

Tổng số tài liệu

18.894

78.876

Sách

11.498

73.247

Khóa luận tốt nghiệp

4.951

4.951

Luận văn thạc sĩ

661

661

Luận án tiến sĩ

17

17

1.474

1.474

289

289

Bài trích
Ấn phẩm định kỳ

23


Các loại tài liệu trên bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng
nước ngoài (Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc). Các tài liệu điện tử được thống kê
ở trên là các file text tương ứng với các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt
nghiệp của sinh viên nộp lưu chiểu vào Thư viện từ năm 2007, đính kèm cùng
với các bản in. Các tài liệu đa phương tiện bao gồm các đĩa CD, CD-ROM và

các băng casset.Hiện nay Thư viện bao gồm 4 cơ sở dữ liệu điện tử: Sách;
Luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp; bài trích; báo tạp chí.
1.4.2. Đặc điểm về nội dung của tài liệu
Thư viện trường ĐHSPHN 2 phục vụ cho đối tượng người dùng tin cụ
thể là giảng viên và sinh viên các khoa trong trường, nên nội dung các tài liệu
cũng tương ứng với các ngành đào tạo. Tài liệu mang tính tổng hợp đáp ứng
được yêu cầu của đông đảo người dùng tin. Tuy nhiên với số lượng tài liệu
lớn, môn loại phong phú vì vậy rất khó có thể thống kê số lượng phần trăm cụ
thể của từng môn loại.
Theo như số liệu thống kê tại luận văn Thạc sĩ của Thạc sĩ Trần Xuân
Bản (2011) thì trong tổng số 13231 tên tài liệu tương ứng với các tài liệu đã
được xử lý, đưa vào quản lý bằng phần mềm Libol. Trong đó có:
Bảng 1.2 - Thành phần nội dung vốn tài liệu
Nội dung
Số lượng tên tài liệu
Tỷ lệ
Toán học
1.324
10%
Vật lý, thiên văn

395

3%

Hoá học

353

3%

Sinh học

841

6%

Văn học

3.267

25%

Ngôn ngữ học

566

4%

Lịch sử, địa lý

601

5%

Tin học

579

4%

Chính trị xã hội

2.390

18%

Nội dung khác

2.915

22%

Tổng

13.231

100%

24


Nội dung vốn tài liệu bao trùm hầu hết các lĩnh vực như: toán học, vật
lý, hóa học, sinh học, công nghệ thông tin, chính trị - xã hội, ngôn
ngữ…Nhưng qua bảng thống kê trên ta có thể thấy số lượng tài liệu chiếm tỷ
lệ lớn nhất là các tài liệu về văn học, chính trị xã hội và toán học, do đây là
những loại hình tài liệu được sử dụng nhiều trong quá trình giảng dạy, học tập
và nghiên cứu. Các môn loại cón lại có số lượng khá đồng đều nhau.
1.4.3 Tình trạng vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
Thư viện trường ĐHSPHN 2 có vai trò quan trọng trong việc thu thập,

tổ chức và bảo quản những tài liệu từ trong quá khứ đến hiện tại. Ý nghĩa việc
tổ chức và bảo quản vốn tài liệu bắt nguồn từ quan niệm cho rằng loài người
luôn học hỏi từ quá khứ và những tri thức trong quá khứ có đóng góp quan
trọng đối với loài người.
Vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN2 tương đối lớn và được bổ
sung rất nhiều trong những năm gần đây:
Bảng 1.3 – Số lượng đầu tài liệu bổ sung từ năm 2008
đến quý I năm 2013.
Thời gian bổ sung

Số đầu tài liệu

2008

1.750

2009

1.867

2010

3.328

2011

4.494

2012

2.930

Quý I năm 2013

641

Số lượng đầu tài liệu bổ sung vào Thư viện từ 2008 đến nay nhìn chung
tăng khá nhanh, sở dĩ vốn tài liệu được bổ sung vào Thư viện với số lượng lớn
như vậy là vì Nhà trường chuyển hệ thống đào tạo sang hệ thống tín chỉ, với
hệ thống đào tạo này thời gian sinh viện tự học sẽ nhiều hơn, đòi hỏi có nhiều

25