Vấn đề quản lý hoạt động thông tin thư viện tại thư viện tỉnh bắc giang

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGUYỄN THỊ THẮM

VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠITHƢ VIỆN
TỈNH BẮC GIANG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ Viện – Thông Tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học
ThS. Nguyễn Thị Thúy Hạnh

HÀ NỘI - 2012


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn Th.S GVC Nguyễn Thị Thúy Hạnh đã tận
tình giúp đỡ tôi về mặt chuyên môn, hướng nghiên cứu, cách tổ chức, triển
khai và hoàn thành khóa luận.
Với tấm lòng biết ơn sâu sắc tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô
giáo trong khoa Công nghệ thông tin trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã
giúp đỡ tôi rất nhiều trong việc thực hiện và hoàn thành khóa luận.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban Giám đốc và các anh chị đang công tác
tại thư viện tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi nghiên cứu và hoàn
thành khóa luận.
Hà nội, tháng 5 năm 2012
Tác giả
Nguyễn Thị Thắm

2


LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của
Th.S Nguyễn Thị Thúy Hạnh. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu
của riêng tôi, nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Tác giả

Nguyễn Thị Thắm

3


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CNH - HĐH
CSDL
TC
TS
TVQG
TV - TT
UBND
VHTTDL

: Công nghiệp hóa, hiện đại hóa
: Cơ sở dữ liệu
: Tài chính
: Tiến sĩ

: Thư viện Quốc Gia
: Thư viện thông tin
: Ủy ban nhân dân
: Văn hóa Thể thao Du lịch

4


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
NỘI DUNG ..................................................................................................... 13
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ ............................... 13
1.1. Khái niệm về quản lý ............................................................................ 13
1.2. Các chức năng của quản lý ................................................................... 14
1.3. Các nguyên tắc quản lý ......................................................................... 15
1.4. Các phương pháp quản lý ..................................................................... 17
1.5. Các yếu tố tác động đến quản lý ........................................................... 18
1.6. Tiêu chuẩn cán bộ quản lý cơ quan thông tin- thư viện ....................... 20
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN TỈNH
BẮC GIANG ................................................................................................... 22
2.1. Quá trình hình thành và phát triển thư viện tỉnh Bắc Giang ................ 22
2.2. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 23
2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ...................................................................... 23
2.2.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban ...................................... 24
2.3. Quản lý nguồn nhân lực ........................................................................ 25
2.3.1. Quản lý nguồn nhân lực yếu tố phát huy sức mạnh con người trong
hoạt động thông tin thư viện .................................................................... 25
2.3.2. Chính sách đào tạo và phát triển nhân viên .................................. 28
2.3.3. Tuyển dụng ..................................................................................... 29
2.3.4. Xây dựng định mức lao động hợp lý .............................................. 34

2.3.5. Lương, đãi ngộ ............................................................................... 39
2.4. Quản lý cơ sở vật chất .......................................................................... 44
2.4.1. Mục đích và ý nghĩa ....................................................................... 44

5


2.4.2. Công tác thiết kế và bố trí phòng ban ............................................ 44
2.4.3. Thiết bị thư viện.............................................................................. 46
2.5. Quản lý vốn tài liệu............................................................................... 47
2.5.1. Vai trò của vốn tài liệu ................................................................... 47
2.5.2. Công tác bổ sung ............................................................................ 49
2.5.3. Công tác xử lý tài liệu .................................................................... 52
2.5.4. Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu ........................................... 53
2.6. Quản lý tài chính ................................................................................... 56
2.6.1. Vai trò của tài chính ....................................................................... 56
2.6.2. Dự toán tài chính............................................................................ 57
2.7. Quản lý về sản phẩm và dịch vụ thông tin ........................................... 58
2.7.1. Tăng cường các sản phẩm và dịch vụ thông tin ............................ 58
2.7.2. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại thư viện ............................. 59
2.7.3. Đánh giá ......................................................................................... 61
Chương 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TẠI THƯ VIỆN TỈNH BẮC GIANG ...... 63
3.1. Định hướng ........................................................................................... 63
3.2. Giải pháp quản lý hoạt động thông tin- thư viện .................................. 64
3.2.1. Tổ chức và phát triển các cơ quan thông tin- thư viện trong ........ 64
hệ thống thông tin khoa học quốc gia ...................................................... 64
3.2.2. Xây dựng đội ngũ cán bộ thông tin- thư viện chuyên nghiệp và
người dùng tin .......................................................................................... 65
3.2.3. Hiện đại hóa cơ sở hạ tầng thông tin các cơ quan thông tin - thư

viện ........................................................................................................... 66
3.2.4. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin ................................ 67
3.2.5. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài nguyên số . 68
3.2.6. Bảo hộ quyền sở hữu thông tin và an toàn dữ liệu ........................ 68
3.2.7. Mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động thông tin- thư viện ...... 69
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 70
6


TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 74

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Quản lý đóng vai trò ngày càng quan trọng trong các chế độ xã hội các
lĩnh vực và các ngành nghề. Nhờ có quản lý đã mang lại hiệu quả cao trong
lao động. Chính vì vậy mà quản lý đã được nhiều nhà lãnh tụ trên thế giới
quan tâm.
C.Mác đã từng viết: “Bất kì một lao động xã hội hay một cộng đồng
nào được tiến hành trên qui mô tương đối lớn cũng đều cần phải có sự quản
lý. Nó xác lập mối quan hệ hài hòa giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện
những chức năng chung nhất, xuất phát từ sự vận động của toàn bộ cơ cấu sản
xuất (khác với sự vận động của từng bộ phận trong nền sản xuất ấy). Một
nghệ sĩ chơi đàn chỉ phải điều khiển chính mình, nhưng một dàn nhạc thì phải
có nhạc trưởng”. Ông đã khẳng định rằng quản lý là loại lao động cao cấp, là
điều kiện tất yếu cho mỗi phương thức sản xuất có điều phối làm cho các lao
động khác được tiến hành thuận lợi.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao vai trò của quản lý người nói:
Quản lý là công việc khó khăn, phức tạp nhưng rất cần thiết, muốn quản lý tốt
ngoài kiến thức chuyên môn, ngoài trình độ khoa học ra còn đòi hỏi cán bộ
công nhân phải thông suốt tư tưởng, phải có thái độ làm chủ nước nhà làm

chủ xí nghiệp. Muốn quản lý tốt thì phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm
đến nơi đến chốn vượt mọi khó khăn phải thực hiện cán bộ tham gia lao động,
công nhân tham gia quản lý.

7


Nghị quyết Hội nghị lần thứ II Ban Chấp hành Trung ương Đảng
(Khóa VIII) đã khẳng định: Hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ cập kiến
thức khoa học và công nghệ là một trong những giải pháp quan trọng để thực
hiện thành công chiến lược công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Nhiều năm trở lại đây sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và
kỹ thuật viễn thông đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động xã hội, trong đó
có hoạt động thư viện thông tin (TV - TT), làm cho hoạt động TV - TT trên
thế giới có sự thay đổi to lớn. Đó là số lượng tài liệu và nguồn tin tăng lên
nhanh chóng, tài liệu không những phong phú về nội dung mà loại hình cũng
rất đa dạng.
Ngoài tài liệu truyền thống như sách báo, tạp chí in trên giấy, đã và
đang xuất hiện nhiều loại tài liệu điện tử dưới dạng băng từ, đĩa từ, đĩa quang,
có dung lượng lớn, độ bền vật lý cao. Các tài liệu điện tử thường nhỏ gọn và
dễ tra cứu, tìm tin giúp cho người dùng tin thuộc mọi lứa tuổi và tầng lớp xã
hội trên thế giới truy cập và sử dụng chung nguồn tài liệu của thư viện nhiều
nước thông qua mạng máy tính toàn cầu.
Đứng trước sự thay đổi lớn lao của thế giới và trước yêu cầu của thực
tiễn xã hội Việt Nam, hoạt động TV - TT nước ta cần phải đổi mới, bố trí các
hoạt động cho phù hợp với hoàn cảnh mới. Có như vậy các thư viện mới có
thể đáp ứng nhu cầu xã hội và có khả năng hội nhập với các nước trong khu
vực và trên thế giới. Xu hướng tất yếu đòi hỏi chúng ta phải xây dựng hoặc
cải tạo lại thư viện thành những thư viện hoạt động theo phương thức hiện
đại. Để đạt được điều này đòi hỏi sự cố gắng, nỗ lực rất lớn từ công tác quản

lý của các nhà quản lý, lãnh đạo sự nghiệp thư viện.
Thư viện tỉnh Bắc Giang là thư viện trung tâm của tỉnh, là nơi tàng trữ
các loại tài liệu và các xuất bản, xuất bản trong và ngoài nước cũng như các

8


xuất bản phẩm của địa phương. Thư viện có trách nhiệm dùng sách báo, tài
liệu để tuyên truyền, phổ biến đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước. Phổ biến về khoa học kỹ thuật đáp ứng các đặc điểm và yêu cầu
phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của tỉnh nói riêng sự nghiệp xây
dựng chủ nghĩa xã hội và nền văn hóa mới tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc
của cả nước nói chung.
Thư viện tỉnh Bắc Giang thuộc liên hiệp thư viện các tỉnh miền núi
phía Bắc được đánh giá là một trong những thư viện công cộng hoạt động có
hiệu quả. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của thư viện, hoàn thành
tốt các mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra đòi hỏi sự nỗ lực lớn từ công tác quản lý
của các nhà quản lý thư viện.
Từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên tôi quyết định chọn đề tài
“Vấn đề quản lý hoạt động thông tin thư viện tại thư viện tỉnh Bắc Giang”
làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề về quản lý hoạt động thông tin thư viện tại
thư viện tỉnh Bắc Giang, rút ra những nhận xét về hiệu quả hoạt động của thư
viện. Từ đó đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện và nâng cao chất
lượng hoạt động thư viện nhất là trong giai đoạn hiện đại hóa thư viện hiện
nay của thư viện tỉnh Bắc Giang.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu thực trạng và phương pháp quản lý tại thư viện.

- Thống kê, phân tích số liệu.
- Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp cho công tác quản lý.
3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu
9


Công tác quản lý hoạt động thông tin thư viện tại thư viện tỉnh Bắc
Giang.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Thư viện tỉnh Bắc Giang.
4. Lịch sử nghiên cứu
Nghiên cứu về vấn đề quản lý hoạt động thông tin thư viện không phải
là một đề tài mới. Bởi viết về vấn đề này có nhiều bài đăng trên báo, tạp chí
chuyên ngành, luận văn thạc sỹ, các khóa luận của sinh viên.
Trong cuốn “Cẩm nang nghề thư viện”, năm 2000, T.S Lê Văn Viết có
nêu một số vấn đề về quản lý thư viện như quản lý vốn tài liệu thư viện, quản
lý ngân sách, quản lý cán bộ, củng cố cơ sở vật chất- kỹ thuật của các thư
viện, tổ chức lao động khoa học, định mức hóa hoạt động thư viện… [11].
Năm 2002 tác giả Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh xuất bản
giáo trình “Quản lý thư viện và trung tâm thông tin”, trường đại học Văn hóa
Hà Nội. Giáo trình đề cập đến các vấn đề về tổ chức định mức lao động, mục
đích ý nghĩa và yêu cầu của công tác thư viện, cơ cấu tổ chức các loại hình
thư viện ở Việt Nam, thiết kế và bố trí thư viện, kinh tế hoạt động trong cơ
quan thông tin - thư viện [2].
T.S Nguyễn Viết Ngoạn, Nguyễn Văn Bằng biên soạn cuốn giáo trình
“Tổ chức và quản lý công tác thư viện”, trường đại học Sài Gòn, năm 2009
tác giả đã trình bày qui trình quản lý theo dạng thức POSDCORB (Planning,
Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reviewing, Budgetting =
Hoạch định, tổ chức, tuyển nhân viên, chỉ đạo, phối hợp, kiểm soát, dự trù

ngân sách, đưa ra phân tích SWOT (Strength, Weakness, Opportunities,
Threatenings = Ưu điểm, nhược điểm, cơ hội, nguy cơ) để đánh giá môi
trường hoạt động [6].

10


Năm 2010 tác giả Trần Hữu Huỳnh biên soạn tập bài giảng “Tổ chức
và quản lý hoạt động thông tin - thư viện”, giáo trình dùng cho sinh viên
chuyên ngành thông tin - thư viện, trường đại học Khoa Học Xã Hội Nhân
Văn, khoa Thông tin - Thư viện bao gồm các vấn đề lý luận về tổ chức và
quản lý hoạt động thông tin- thư viện, những vấn đề về thực tiễn như lập kế
hoạch, xây dựng định mức lao động khoa học, quản lý ngân sách, quản lý cơ
sở vật chất [5].
Tác giả PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt với bài viết “Quản lý nguồn
nhân lực thông tin - thư viện trong xã hội hiện đại”, kỷ yếu hội thảo khoa học
“Sự nghiệp thông tin - thư viện Việt Nam đổi mới và hội nhập quốc tế năm
2011”. Bài viết nêu lên sự khác biệt nổi bật trong quản lý nguồn nhân lực
thông tin - thư viện theo phong cách mới là tạo ra sự khuyến khích đủ mạnh
để người lao động chủ động, tích cực trong công việc. Với việc đổi mới cơ
chế từ nặng nề cứng nhắc sang cơ chế linh hoạt, mềm dẻo, người lao động
được tạo điều kiện tham gia, phối hợp cam kết trong công việc và hệ thống
niềm tin, giá trị được hình thành. Đó là vấn đề then chốt trong quá trình phát
triển nguồn nhân lực từng bước hiện đại hóa hoạt động thông tin - thư viện ở
nước ta hiện nay [7].
Lê Quỳnh Chi với đề tài nghiên cứu “Tìm hiểu thực trạng quản lý và
khai thác thông tin- tư liệu tại thư viện trường Đại học Sư Phạm thành phố Hồ
Chí Minh, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến” trình bày các vấn đề về quản
lý và khai thác cơ sở vật chất, và vốn tư liệu một cách hiệu quả phục vụ cho
việc học tập và giảng dạy.

Tuy nhiên viết về đề tài “Vấn đề quản lý hoạt động thông tin thƣ
viện tại thƣ viện tỉnh Bắc Giang” thì đây là đề tài đầu tiên. Tôi hi vọng rằng
kết quả đạt được trong nghiên cứu này sẽ là những đóng góp về mặt lý luận

11


và thực tiễn trong công tác quản lý hoạt động thông tin thư viện tại thư viện
tỉnh Bắc Giang.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp thống kê số liệu.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu.
- Phương pháp so sánh, đánh giá.
- Phương pháp khảo sát thực tiễn.
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
Nêu lên được tình hình quản lý tại thư viện tỉnh Bắc Giang trong thời
điểm hiện nay.
Các số liệu thống kê có thể được dùng làm tài liệu tham khảo cho một
số đề tài nghiên cứu khác.
Phân tích, nhận xét, đánh giá công tác quản lý để đưa ra một số định
hướng, giải pháp góp phần hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của công tác quản
lý tại thư viện tỉnh Bắc Giang.

12


NỘI DUNG
Chƣơng 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ
1.1. Khái niệm về quản lý

Thuật ngữ quản lý được hiểu là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều
khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để
nhằm đạt tới mục đích của người quản lý, phù hợp qui luật khách quan.
Thực chất của quản lý là tổ chức điều khiển, theo dõi các hoạt động với
những yêu cầu nhất định.
Từ xưa người Hy Lạp đã đề cập đến nguyên lý quản lý và đánh giá cao
chức năng của quản lý. Họ định nghĩa: Quản lý là một kỹ năng liên quan đến
trình độ kỹ thuật, kinh nghiệm.
Anghen cho rằng: Quản lý là loại động thái tất yếu phải có nhiều người
cùng hoạt động chung với nhau khi có sự hợp tác.
Các nhà điều khiển học quan niệm: Quản lý là sự tác động vào một hệ
thống hay một quá trình điều khiển chỉ đạo sự vận động của nó theo những
qui luật nhất định, nhằm đạt được những mục đích hay kế hoạch mà người
quản lý đã dự kiến.
Do đó quản lý cần hiểu một lúc với ba ý nghĩa:
- Là nhân tố, chức năng của hệ thống tổ chức, đảm bảo giữ gìn cấu trúc,
duy trì chỉ đạo hoạt động thực hiện mục đích.
- Tổng hợp các hình thức và biện pháp có hướng đích dựa trên sự nhận
thức và sử dụng các quy luật khách quan, thực hiện các chức năng có
hiệu quả.
- Là hoạt động hướng tới thực hiện các chính sách trong một lĩnh vực
nhất định.
Có thể định nghĩa một cách ngắn gọn: Quản lý là sự tác động có mục
đích của chủ thể lên khách thể nhằm nâng cao hiệu suất lao động.
13


1.2. Các chức năng của quản lý
1.2.1. Hoạch định
Hoạch định là lập kế hoạch bao gồm mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài

hạn cho toàn bộ tổ chức, cho từng nhóm công việc và cá nhân trong tổ chức.
Một kế hoạch của thư viện đúng đắn, có tham khảo ý kiến của nhân viên và
người đọc, sẽ giúp bảo đảm sự liên kết giữa quyền ưu tiên của tổ chức, quyền
lợi nhân viên với người đọc và nhu cầu của người đọc.
1.2.2. Tổ chức
Tổ chức là xác định những nhiệm vụ và phân công người thực hiện
nhiệm vụ đó, xác định các trang thiết bị, thời gian và kinh phí để thực hiện
nhiệm vụ.
1.2.3. Nhân sự
Chức năng này bao gồm tuyển dụng, đào tạo, lương bổng, đãi ngộ nhân
sự để đạt được mục tiêu của tổ chức. Thực hiện tốt chức năng nhân sự đảm
bảo cho nhân viên nỗ lực đóng góp vì mục đích chung của tổ chức mang lại
thành công cho tổ chức.
1.2.4. Điều khiển
Hướng dẫn, động viên những người dưới quyền hăng say làm việc để
đạt được mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của cá nhân gắn với tổ
chức. Điều khiển các hoạt động của những người khác, chọn lọc kênh thông
tin tối ưu nhất, tránh xung đột và đối lập giữa các thành viên trong hoạt động.
1.2.5. Kiểm tra
Kiểm tra là rất cần thiết nhằm đảm bảo quá trình hướng đến mục tiêu
được thực hiện như mong muốn. Theo dõi kiểm tra hoạt động của tổ chức là
so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đặt ra nhằm điều chỉnh và khắc phục
những sai sót. Kiểm tra đòi hỏi phải thiết lập các thủ tục tiêu chuẩn đánh giá
các công việc đã và đang thực hiện.
14


1.3. Các nguyên tắc quản lý
Là những qui định chỉ thị, hiến pháp, pháp lệnh, yêu cầu cơ quan và cá
nhân quản lý phải thực hiện các qui định đó một cách nghiêm túc.

1.3.1. Nguyên tắc Đảng lãnh đạo, Nhà nƣớc quản lý
Đảng cộng sản Việt Nam là người đại diện của giai cấp công nhân Việt
Nam, đại biểu trung thành của nhân dân lao động và của dân tộc. Đảng cộng
sản Việt Nam là lực lượng lãnh đạo nhà nước và xã hội ta, vận dụng chủ
nghĩa Mác - LêNin và tư tưởng Hồ Chí Minh đưa sự nghiệp CNH - HĐH
nước ta trong thời kì đổi mới. Đảng lãnh đạo, Nhà nước đề ra các đường lối
chủ trương chính sách lớn chăm lo công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
Công tác thông tin thư viện là một cơ quan văn hóa giáo dục và thông
tin khoa học của Đảng và Nhà nước. Đó là công cụ trọng yếu ngoài nhà
trường nhằm giáo dục tư tưởng, chính trị và nâng cao trình độ nhận thức của
nhân dân lao động về mọi mặt, động viên quần chúng thực hiện tốt các đường
lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, làm cho đời sống tinh thần và vật chất
của quần chúng phong phú. Hiện nay Đảng và Nhà nước nhận thấy thông tin,
khoa học công nghệ là tiềm lực của đất nước cần phổ biến tuyên truyền và áp
dụng vào thực tiễn tạo ra của cải cho xã hội, phát triển thông tin khoa học
công nghệ là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong tình hình hiện nay của
sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước.
1.3.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nhà nước ta là trụ cột của hệ thống chính trị, là công cụ thực hiện
quyền lực của nhân dân và nhà nước ta là của dân, vì dân, thực hiện phương
châm dân biết, dân bàn, dân kiểm tra. Xét về bản chất của nhà nước ta là nhà
nước của nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, “lấy dân làm gốc” thì dân chủ là nền
tảng của chế độ chính trị. Chính vì vậy tổ chức và quản lý của Đảng và Nhà

15


nước đều thuộc về nhân dân, mọi công việc đều phải chịu trách nhiệm trước
dân.
Thực chất của nguyên tắc tập trung dân chủ là việc kết hợp sự lãnh đạo

tập trung của nhà nước với việc mở rộng quyền hạn, trách nhiệm của từng cơ
quan. Cơ sở cấp dưới phục tùng cấp trên, bàn bạc thống nhất để thực hiện
hoàn thành tốt nhiệm vụ đặt ra.
Trong lĩnh vực thông tin - thư viện, nguyên tắc tập trung dân chủ được
thể hiện bàn bạc của lãnh đạo xuống đến từng thành viên thống nhất trong cả
mạng lưới và từng cơ quan thông tin - thư viện. Những chỉ đạo, quyền lợi và
trách nhiệm được đánh giá bình đẳng như nhau. Ngoài ra nguyên tắc tập trung
dân chủ nhằm khắc phục tính quan liêu và tự do vô tổ chức của người cán bộ
quản lý.
1.3.3. Nguyên tắc thủ trƣởng
Trong cơ quan thông tin- thư viện quyền chủ đạo điều hành công việc
được trao cho một cá nhân đó là thủ trưởng cơ quan. Người thủ trưởng được
quyền hành cần thiết để điều khiển công việc và chịu trách nhiệm về những
kết quả hoạt động của cơ quan trước Nhà nước và pháp luật, cán bộ công
nhân viên phải phục tùng sự điều hành của thủ trưởng. Chính vì vậy thủ
trưởng cơ quan cần phải biết kết hợp quyền lãnh đạo với các tổ chức Đảng,
công đoàn, Đoàn thanh niên cùng tham gia quản lý theo tinh thần tập thể lãnh
đạo, cá nhân phụ trách từ đó nguyên tắc thủ trưởng mới phát huy được những
mặt mạnh và không phạm sai lầm trong công tác tổ chức quản lý.
1.3.4. Nguyên tắc kiểm tra thƣờng xuyên kịp thời
Quá trình tổ chức quản lý đòi hỏi người lãnh đạo sau khi giao nhiệm vụ
thực hiện công việc, cần phải theo dõi kiểm tra thường xuyên, uốn nắn những
sai lệch và thuyết phục động viên người dưới quyền thực hiện. Áp dụng

16


những tiến bộ của khoa học công nghệ, cải tiến kỹ thuật trong quá trình thực
hiện công việc nhằm nâng cao tính kỉ luật và năng suất lao động. Yêu cầu của
người lãnh đạo quản lý phải gắn bó công việc với cơ quan, có đầy đủ kiến

thức chuyên môn nghiệp vụ cao để kiểm tra và đánh giá kết quả trong khâu
công tác. Trên cơ sở đó tổng kết nhận xét đánh giá những ưu, nhược điểm,
tìm biện pháp khắc phục và áp dụng những kinh nghiệm công nghệ tiên tiến
trong quá trình thực hiện công việc.
Nguyên tắc kiểm tra thường xuyên kịp thời là công việc cần thiết để
nâng cao tính kỉ luật trong lao động của người lao động và tránh được những
sai phạm lớn của người cán bộ quản lý.
1.4. Các phƣơng pháp quản lý
Phương pháp quản lý là sự tác động tổng thể có hướng đích đến người
lao động và tập thể sản xuất, nhằm bảo đảm phối hợp hoạt động của họ trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ đề ra.
Đối với hoạt động thông tin - thư viện phương pháp quản lý nhằm đáp
ứng đầy đủ chính xác những sản phẩm thông tin chất lượng cao với dịch vụ
thông tin- thư viện phù hợp cho người dùng tin, bảo quản tốt nguồn thông tin
và giảm nhẹ sức lao động của người cán bộ lao động.
1.4.1. Phƣơng pháp hành chính
Phương pháp hành chính là sự thực hiện chỉ đạo hướng dẫn trực tiếp
của cơ quan quản lý, việc chỉ đạo có tính chất pháp lệnh nhưng vẫn có sự
mềm dẻo hơn nguyên tắc.
Sự chỉ đạo chung, thống nhất của các cơ quan thông tin - thư viện,
nhưng mỗi cơ quan thông tin - thư viện cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ và
nhu cầu của người dùng tin về điều kiện cụ thể của mình để vận dụng cho phù
hợp đạt hiệu quả cao trong công việc.

17


1.4.2. Phƣơng pháp tâm lý giáo dục
Phương pháp này dựa vào những đặc điểm tâm lý xã hội của người lao
động nói chung để xác định. Theo phương pháp này đòi hỏi cán bộ quản lý

phải biết tâm lý, tìm hiểu kỹ về các thành viên dưới quyền quản lý của mình
về trình độ, tính cách, khả năng hoàn cảnh gia đình, cá tính, sở thích… Từ đó
dẫn đến áp dụng các biện pháp nào cho thích hợp: Động viên, thuyết phục tạo
điều kiện hoặc cưỡng bức lao động để đạt được hiệu quả lao động cao, hoặc
giáo dục họ theo gương người tốt, việc tốt, lao động là vinh quang, lao động
là nghĩa vụ của mọi người, mọi người phải có ý thức với lao động.
1.4.3. Phƣơng pháp kinh tế
Là phương pháp nhằm khuyến khích mọi người thực hiện phương
châm làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, không làm không hưởng.
Thưởng phạt công minh, hiệu quả của phương pháp kinh tế là đòn bẩy cho
người lao động và xã hội. Đảng ta khẳng định “Người lao động được giải
phóng khỏi ràng buộc của nhiều cơ chế không thích hợp, phát huy được
quyền làm chủ và tính năng động sáng tạo, chủ động hơn trong tìm việc làm
tăng thu nhập”.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường phương pháp kinh tế đã và đang
đóng vai trò quan trọng. Do đó người quản lý áp dụng phương pháp kinh tế
nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công việc của
người lao động và trong xã hội. Vấn đề này đã được Nhà nước nhấn mạnh
“Thực hiện mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn
minh”.
1.5. Các yếu tố tác động đến quản lý
1.5.1. Yếu tố xã hội
Trong xã hội con người đóng vai trò ngày càng quan trọng là động lực
là mục tiêu phấn đấu để phát triển xã hội tiến tới dân giàu, nước mạnh xã hội
18


công bằng dân chủ văn minh mà Đảng và Nhà nước ta đã đề ra và là mục đích
chính của quản lý nhà nước. Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định chiến
lược phát triển kinh tế xã hội đặt con người vào vị trí trung tâm, giải phóng

sức sản xuất khơi dậy tiềm năng của mỗi cá nhân, mỗi tập thể lao động và của
các cộng đồng dân tộc, động viên và tạo điều kiện cho mọi người Việt Nam
phát huy ý chí tự lực tự cường làm giàu cho mình và cho đất nước. Lợi ích
của mỗi người của từng tập thể, của toàn xã hội gắn bó hữu cơ với nhau, trong
đó lợi ích của cá nhân là động lực trực tiếp.
Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X khẳng định: Thực hiện tốt chính sách
xã hội trên cơ sở phát triển kinh tế, gắn quyền lợi với nghĩa vụ, cống hiến với
hưởng thụ tạo động lực mạnh mẽ hơn cho phát triển kinh tế xã hội Đảng và
Nhà nước ta nhận định trong xã hội: “Đổi mới cơ chế quản lý và phương thức
cung ứng các dịch vụ công cộng theo nguyên tắc Nhà nước tập trung đầu tư
cho các chương trình mục tiêu quốc gia về vấn đề xã hội đồng thời phát huy
tiềm năng, trí tuệ và các nguồn lực trong nhân dân của toàn xã hội”.
1.5.2. Yếu tố chính trị
Trong quản lý, yếu tố chính trị được thể hiện trong nguyên tắc Đảng
cầm quyền vai trò lãnh đạo là Đảng ta phải thường xuyên tự đổi mới, tự chỉnh
đốn làm cho Đảng luôn trong sạch vững mạnh đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ
chính trị trong giai đoạn mới. Đồng thời đổi mới lĩnh vực kinh tế, xã hội với
kiện toàn hệ thống chính trị, phát huy óc sáng tạo và khơi dậy phong trào
hành động cách mạng của nhân dân. Hoạt động của quản lý dựa trên nguyên
tắc: Tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, thực hiện dân chủ
trong Đảng và lãnh đạo thực hiện dân chủ trong xã hội, phát huy trí tuệ tập
thể sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân.
19


1.5.3. Yếu tố tổ chức
Tổ chức là khoa học về sự thiết lập mối quan hệ giữa con người để thực
hiện công việc quản lý, cơ cấu tổ chức phải thích hợp với sự tồn tại và phát
triển của xã hội. Trong đó là sự sắp đặt hệ thống bộ máy quản lý. Quy định
chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền cho từng bộ máy. Yếu tố tổ chức luôn

gắn liền với quản lý, muốn quản lý tốt phải có tổ chức tốt và không có tổ chức
tốt thì không thể quản lý được. Đảng và Nhà nước ta khẳng định: Một tổ chức
được sinh ra và tồn tại là do nhu cầu của xã hội và công việc. Bản chất của
yếu tố tổ chức nhà nước ta là tổ chức công quyền, bộ máy quyền lực của nhân
dân và là công cụ của nhân dân.
1.5.4. Yếu tố quyền uy
Quyền uy là thể thống nhất giữa quyền lực và uy tín. Quyền lực là công
cụ để quản lý gồm một hệ thống pháp luật, điều lệ, quy chế, nội quy…, được
tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Uy tín là phẩm chất
đạo đức cách mạng, có kiến thức, có năng lực, biết tổ chức và điều hành công
việc…Muốn quản lý thì phải có quyền lực nhưng chỉ có quyền lực mà không
có quyền uy thì cũng không thể quản lý được.
1.5.5. Yếu tố thông tin
Trong quản lý thông tin là căn cứ để ra quyết định và tổ chức thực hiện
quyết định có hiệu quả. Không có thông tin đầy đủ chính xác và kịp thời thì
không thể quản lý được.
1.6. Tiêu chuẩn cán bộ quản lý cơ quan thông tin - thƣ viện
Người cán bộ lãnh đạo trong cơ quan thông tin- thư viện đóng vai trò
chính trong tổ chức quản lý những hoạt động của cơ quan như C.Mác đã nói:
Một nghệ sĩ chơi đàn chỉ phải điều khiển chính mình nhưng một dàn nhạc thì
phải có nhạc trưởng. Do vậy người cán bộ lãnh đạo đòi hỏi phải có phẩm
chất sau.
20


Phải là người có tư cách đạo đức tốt, gương mẫu trong công tác và sống
trung thực. Đó là tấm gương sáng cho mọi người học tập và noi theo, yêu
nghề tâm huyết với công việc được giao.
Trong công tác chuyên môn phải là người có trình độ chuyên môn cao,
bản thân phải có khả năng kiểm tra và đánh giá kết quả trong mọi khâu công

việc, biết áp dụng những thành tựu, tiến bộ khoa học tiên tiến của các đơn vị
bạn trong nước và trên thế giới vào đơn vị mình. Đánh giá được những ưu
nhược điểm, khắc phục thiếu sót các khâu thao tác hoạt động thông tin thư viện.
Bản thân phải luôn tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại
ngữ, phương pháp tổ chức quản lý và biết động viên đội ngũ cán bộ nhân viên
trong cơ quan.
Phải là người có hiểu biết có phương pháp sư phạm, lắng nghe ý kiến
tập thể của quần chúng, luôn tạo điều kiện động viên cán bộ trong cơ quan
hoàn thành kế hoạch nhiệm vụ được giao, đồng thời phối hợp nhiệm vụ chiến
lược lâu dài với nhiệm vụ trước mắt cần phải đảm nhận trách nhiệm trước tập
thể và cấp trên, luôn có ý thức cầu tiến trong công tác lãnh đạo.

21


Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI THƢ
VIỆN TỈNH BẮC GIANG
2.1. Quá trình hình thành và phát triển thƣ viện tỉnh Bắc Giang
Thư viện tỉnh Bắc Giang nằm ở đường Ngô Gia Tự, phường Trần Phú,
thành phố Bắc Giang. Thư viện tỉnh được tái lập năm 1997, trên cơ sở Thư
viện tỉnh Hà Bắc trước đây. Thư viện tỉnh Hà Bắc được thành lập theo Quyết
định số 402/QĐTC, ngày 10 tháng 4 năm 1964 của UBND tỉnh Hà Bắc. Đến
ngày 30 tháng 01 năm 1997, UBND lâm thời tỉnh Bắc Giang đã ra Quyết định
số 53/UB quyết định thành lập lại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn
hóa-Thông tin tỉnh Bắc Giang, trong đó Thư viện tỉnh Bắc Giang là một đơn
vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản
riêng. Khi thành lập, thư viện tỉnh Bắc Giang được cấp 11 biên chế và vốn tài
liệu là khoảng 40.000 bản sách, khoảng 120 loại báo và tạp chí trong nước.
Trụ sở làm việc là nhà cấp bốn và trang thiết bị phục vụ cán bộ, nhân viên và
bạn đọc còn hết sức sơ sài.

Tháng 4 năm 2001, UBND tỉnh Bắc Giang quyết định giao cho thư
viện tỉnh Bắc Giang làm chủ đầu tư xây dựng trụ sở nhà thư viện mới với
tổng vốn đầu tư khoảng 3.5 tỷ đồng, đến tháng 8 năm 2001, công trình nhà
thư viện tỉnh được chính thức bàn giao và đưa vào sử dụng với tổng diện tích
sử dụng là 2000 m2, có đầy đủ tiện nghi đáp ứng được nhu cầu làm việc của
cán bộ và bạn đọc trong và ngoài tỉnh.
Trên con đường hoàn thiện và phát triển, thư viện tỉnh Bắc Giang đã
khắc phục nhiều khó khăn để vươn lên, hoàn thành nhiều nhiệm vụ chính trị
được giao. Đến nay, thư viện tỉnh Bắc Giang đã có 20 biên chế. Với đội ngũ
cán bộ trẻ, có trình độ nên thư viện tỉnh Bắc Giang không ngừng phát triển về
mọi mặt. Từ năm 1997 đến nay, thư viện tỉnh Bắc Giang đã có nhiều đóng
góp tích cực đối góp phần hoàn thành nhiệm vụ của ngành Văn hóa tỉnh Bắc
22


Giang, góp phần thiết thực vào mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội theo định
hướng của tỉnh.
2.2. Cơ cấu tổ chức
2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nhiều bộ phận có thể được thành lập bên trong thư viện dựa trên nhiều
yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất của thư viện, số lượng, loại hình tài liệu,
số lượng nhân viên. Cơ cấu tổ chức của thư viện bao gồm lãnh đạo đơn vị và
bốn phòng ban, có thể được mô hình hóa bằng sơ đồ sau:
Ban Giám Đốc

Các phòng chuyên môn

Phòng
Nghiệp
vụ

Phòng
đọc
thiếu
nhi

Phòng
phục vụ
người
đọc

Phòng
đọc
báo, tạp
chí

Phòng
mượn
về nhà

Phòng
địa chíthông tinthư mục

Phòng
đọc
tổng
hợp.

Phòng
hành

chính
quản trị

Phòng
đọc đa
phương
tiện.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức thư viện tỉnh Bắc Giang.
23


2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
- Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và phó Giám đốc.
Giám đốc: Là người đứng đầu thư viện, chịu trách nhiệm chính trước
Giám đốc Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch về mọi hoạt động của thư viện và
thực hiện mọi nhiệm vụ được giao.
Phó Giám đốc: Giúp giám đốc trong công tác lãnh đạo thư viện, phụ
trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do giám đốc phân công và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công việc được phân công. Khi vắng mặt, giám đốc
có thể ủy quyền cho một trong hai giám đốc điều hành và giải quyết công việc
của thư viện.
- Phòng nghiệp vụ bao gồm các công tác như bổ sung, biên mục, phân
loại và bảo quản.
Công tác bổ sung tài liệu có nhiệm vụ xây dựng vốn tài liệu thư viện
bằng ngân sách được cấp hàng năm, nhận bản lưu chiểu xuất bản phẩm địa
phương, biếu tặng, tài trợ, trao đổi giữa các thư viện.
Công tác xử lý tài liệu có nhiệm vụ thực hiện các chương trình xử lý kỹ
thuật vốn tài liệu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện. Phân
loại theo DDC, biên mục theo AACR2, và biên mục đọc máy MACR21.

- Phòng phục vụ người đọc có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ đáp ứng
yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu trong và ngoài thư viện thông qua phòng đọc
tổng hợp, phòng đọc báo, tạp chí, phòng đọc địa chí, phòng đọc đa phương
tiện và phòng mượn.
- Phòng địa chí thông tin - thư mục có nhiệm vụ sưu tầm và bảo quản
tài liệu địa chí như: Thần tích, thần sắc, hương ước, địa bạ, bản đồ. Xử lý và
biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc, các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và
trả lời các thông tin về vốn tài liệu thư viện, tổ chức các hoạt động thông tin
tuyên truyền giới thiệu vốn tài liệu thư viện và các hoạt động thông tin khác.
24


- Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ cấp thẻ bạn đọc, xây dựng kế
hoạch tài chính - kế toán, thống kê - báo cáo cung ứng vật tư cho hoạt động
sự nghiệp và các hoạt động nội bộ của thư viện.
2.3. Quản lý nguồn nhân lực
2.3.1. Quản lý nguồn nhân lực yếu tố phát huy sức mạnh con người
trong hoạt động thông tin thư viện
Hoạt động thông tin thư viện ngày càng có vai trò quan trọng trong xã
hội hiện đại cũng như trong hoạt động khác của con người. Nguồn nhân lực là
vấn đề then chốt quyết định đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động thông
tin thư viện. Nguồn nhân lực trong hoạt động thông tin thư viện là nguồn tài
nguyên con người cùng các vấn đề liên quan đến con người trong hoạt động
của cơ quan.
Theo nghĩa rộng nguồn nhân lực được hiểu là nguồn cung cấp sức lao
động cho sản xuất, xã hội, cung cấp nguồn lực con người cho sự phát triển.
Do đó, nguồn nhân lực bao gồm toàn bộ dân cư có thể phát triển bình thường.
Theo nghĩa hẹp nguồn nhân lực có nghĩa là khả năng lao động xã hội,
là nguồn lực cho sự phát triển kinh tế, xã hội bao gồm các nhóm dân cư trong
độ tuổi lao động có khả năng tham gia vào lao động sản xuất - xã hội tức là

toàn bộ các cá nhân cụ thể tham gia vào quá trình lao động, là tổng thể các
yếu tố về thể lực, trí lực của họ được huy động vào quá trình lao động còn gọi
là vốn con người.
Ở góc độ này nguồn nhân lực được xem xét dưới hai khía cạnh: Năng
lực xã hội và tính năng động xã hội. Xét trên bình diện Quốc gia hay địa
phương nguồn nhân lực là tổng thể các tiềm năng lao động của một nước hay
của một địa phương được chuẩn bị ở một mức độ nào đó sẵn sàng tham gia
một công việc nào đó trong quá trình phát triển kinh tế xã hội. Tuy nhiên
muốn phát huy tiềm năng đó phải chuyển nguồn nhân lực sang trạng thái
25