THƯ VIỆN TRƯỜNG đại học y hà nội với sự NGHIỆP GIÁO dục và đào tạo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG ĐÔ
KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KỲ

Cơ quan kiến tập

: Thư Viện Trường Đại Học Y Hà Nội

Giáo viên hướng dẫn : NGUYỄN THỊ THU THỦY
Sinh viên

: NGUYỄN ĐỨC ANH

Lớp

: TT15A - Khóa: 2009-2013

Khoa

: Thông Tin Học và Quản Trị Thông Tin

HÀ NỘI - 2012


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

LỜI NÓI ĐẦU

Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâu sắc,trực tiếp tới mọi
hoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, trong bối cảnh ấy thì loài người
đang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin không
ngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì có
hạn . CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡ
những khó khăn này.
Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là một
trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung Tâm
thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắt quá
trình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạt
động lưu trũ và quản lý. Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữa
vốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học. Để hỗ
trợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liên
quan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặt
khoa học lẫn thực tiễn.
Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ kỹ
thuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâm
Thông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó có thể nắm bắt được một

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

1


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

cách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm. Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảo

nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô NGUYỄN THU THỦY đã
giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em biết trong quá trình kiến tập
không thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng
như nghiệp vụ công việc . Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành
tốt đợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn !

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

2


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

PHẦN A
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI SỰ
NGHIỆP GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúc
đầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương. Phụ trách thư viện là một viên
thư ký nha học chính Đông Dương. Thư viện ĐHY Hà Nội là một trong
những Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong
cả nước.
Trước đây , Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dược
khoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách,
báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược học
cho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểm
tại 13 Lê Thánh Tông.

Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam được tách ra
thành Thư viện ĐH Y khoa và Thư viện ĐH Dược khoa.
Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện Trung
Ương, nay là viện thông tin thư viện Y học Trung Ương do Bộ Y Tế quản lý
và đến năm 1978 thư viện Đại Học Y mới chính thức thành lập.
Năm 1980, thư viện ĐH Y HN mới được chuyển về Tôn Thất Tùng .Từ
đó thư viện Đai Học Y có điều kiện hơn kết nối giữa độc giả và tài liệu thông
qua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trường
Đại học Y cũng như trường Đại Học khác ngày càng có nhiều mối quan hệ
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

3


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

với cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanh
đặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhà
nước .Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư viện
tăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trong
nước đã phong phú .Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thức
truyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệu
bằng máy tính.
Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan
hệ với các thư viện trong và ngoài nước , các tập thể cá nhân như Anh, Pháp,
Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện.
Với xu thế hội nhập, ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanh
chóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình

2. VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.
2.1. Vai trò.
Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vì
thế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả là
những người làm y - dược.
Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc
gián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập và
xuất bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược. kỷ yếu công trình
nghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liên
quan đến ngành y dược.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

4


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD –
Rom.
Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viên
cao học và sinhviên. Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyên
viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước.
Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế có
tính quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợp
tác của Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thư
viện.

2.2. Nhiệm vụ
Thư viện Đại học Y Hà Nội có những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp các tài liệu liên
quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực y dược học.
- Nghiên cứu và đề xuất ý kiến, phương án xây dựng và củng cố, phát
triển nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của
cán bộ giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học thông tin của trung tâm.
- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo mới và các hoạt động
thông tin tư liệu khoa học khác.
- Thực hiện các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ như phân loại, mô tả ấn
phẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp từng bước
thực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

5


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảng
dạy. Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặc
trong tủ thư mục.
- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp vụ,
ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện.
- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin.
- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược.

- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao.
- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu,
giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình.
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ VÀ TRANG THIẾT BỊ
Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một đơn vị
trực thuộc Bộ Y tế và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Y tế. Do đó mà cơ cấu
tổ chức của thư viện được hình thành trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung và có
sự hỗ trợ giữa các phòng ban nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất phục vụ
cán bộ và sinh viên trong ngành.
Cơ cấu tổ chức của trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội có thể khái
quát như sau:

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

6


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh
Ban giám đốc

Phòng
biên
mục

Phòng
máy
tính

Phòng
giáo
trình

Phòng
đọc
sinh
viên

Phòng
đọc
ngoại
văn

Phòng
mượn
cán bộ

Trung tâm thư viện Đại học Y Hà nội là một hệ thống thông tin hoàn
chỉnh bao gồm 6 phân hệ nhỏ:
- Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng
các mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tài
liệu làm từ khoá, tóm tắt.
- Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách báo tạp chí,
luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm tài liệu trong
thư viện.
- Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng
chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ,
học viên và sinh viên năm cuối.

- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt
và tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu.
- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ
Y1 – Y6 mượn.
- Phòng máy tính: hướng dẫn độc giả tìm kiếm thông tin trên
mạng, trên đĩa CD, cơ sở dữ liệu trên máy và tra Internet.
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

7


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Hình ảnh minh họa:

3.1. Trình độ cán bộ :
- 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.
- 8 cán bộ có trình độ Đại học.
- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.
- 1 nhân viên phục vụ.
Nhìn chung nhân sự trên được bố trí phù hợp theo trình độ chuyên môn
và khả năng của từng cán bộ trong những bộ phận khác nhau. Vì đối tượng
người dùng tin của Thư viện Đại Học Y Hà Nội là giảng viên, học sinh, sinh
viên. Số lượng sinh viên nhiều khoảng trên 3000 sinh viên, 4000 sinh viên sau
Đại Học. Những đối tượng này có trình độ cao, không những tìm kiếm thông
tin mà còn sản sinh ra thông tin.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

8


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

3.2. Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ công tác Thông tin thư viện
- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị :
Với tổng diện tích là 1500 m² của tòa nhà 2 tầng, tại địa điểm rộng rãi,
thoáng mát trong trường Đại học Y Hà Nội. Các phòng ban trong trung tâm
được bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tìm tin của độc giả, là
địa điểm khá lý tưởng cho sinh viên học tập và nghiên cứu.
Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo trình,
phòng xử lý, phòng máy tính.
- Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu)
Ngoài những trang thiết bị văn phòng, trung tâm thông tin Thư viện Đại
học Y Hà Nội còn có:
- Sách: có 10874 cuốn.
- Luận án: 8056 cuốn.
- CSDL bài báo: 33583 cuốn.
- Báo – tạp chí: 674 cuốn.
- Tạp chí điện tử: 2 cuốn.
- Sách giáo khoa: trên 26000 cuốn.
- Từ điển: 1023 cuốn.
- Sách ngoại văn: 8000 cuốn
+ Tạp chí nước ngoài: hơn 500 đầu tạp chí.
+ Tạp chí tiếng việt: hơn 100 đầu tạp chí.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

9


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Một máy in Laser, một máy in màu, một máy quét ảnh màu
Scanner, một máy photo coppy ricoh.
Với trang thiết bị hiện có tuy chưa đầy đủ nhưng đã góp phần đáng kể
vào việc cải tiến quy trình kỹ thuật làm việc nhằm nâng cao năng suất lao
động và hiệu quả công tác thông tin thư viện. Như việc áp dụng phần mềm
vào công tác quản lý thông tin thư viện do khoa công nghệ trường đại học
quốc gia biên soạn (Medli).
3.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Kho lưu trữ:
Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho đóng
(kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm 2
thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm khoảng
90%.
- Kho sách :
Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh hóa,
hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một số
sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thế
giới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách…
- Hinh anh minh họa :

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

10


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Kho tạp chí :
Thư viện gồm có các tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng
Việt, trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn. Báo, tạp chí có tổng số
khoảng trên 674 đầu tạp chí.Ngoài sách và tạp chí, thư viện còn lưu trữ
khoảng trên 8056 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y – Dược
học Việt Nam.
Hình ảnh minh họa:

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

11


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

3.4. Bảo quản tài liệu :
- Xông mối mọt bằng các hóa chất chuyên dụng cho các kho của thư viện.
- Có hệ thống thông gió tốt.
- Đóng bìa cho sách cũ.
- Dán lại nhãn sách.

- Khuyến cáo với người sử dụng tài liệu, với hình thức hỏng mất tài
liệu, mất tài liệu 1 đền 3 rất có hiệu quả trong công tác bảo quản sách, tài liệu
tại phòng đọc, nhằm âng cao ý thức tự giác đối với độc giả. Nhìn chung công
tác bảo quản tài liệu trong kho của Trung tâm là tốt.
Nhà kho và môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Sự xâm hại tài liệu của các loại côn trùng.
- Nhiệt độ, độ ẩm chưa phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu.
- Do bản chất của tài liệu dễ bị lão hoá.
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

12


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Do sự sử dụng quá tải của con người.
- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản quá hạn chế.
- Sự quan tâm tới công tác bảo quản của các cấp lãnh đạo còn chưa đúng mức.
Thời gian qua TVQG đã cố gắng thực hiện chức năng bảo quản vốn tài
liệu của mình bằng các biện pháp sau:
- Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng như: lưu chiểu;
Đông Dương; báo - tạp chí nghiên cứu; Hán - Nôm; luận án, vi phim...
- Chuyển dạng cho một số loại tài liệu quí, hiếm của kho Đông Dương
bằng phương pháp microfilm. Đây là các tài liệu quí, hiếm, chỉ còn độc bản
và đang bị huỷ hoại do thời gian và do yêu cầu sử dụng cao. Đến nay TVQG
đã chụp microfilm được 663 tên báo, tạp chí; 4876 tên sách, vẫn còn quá ít so
với số lượng những loại tài liệu cần được chuyển dạng.
- Làm vệ sinh cho các kho tài liệu.

- Đóng bìa cứng, tu bổ lại các tài liệu bị rách nát.
- Tổ chức phòng, trừ mối, mọt, côn trùng cho tài liệu...
Với một bộ sưu tập tài liệu lớn, đa dạng, quí như đã nêu trên mà hàng
năm chúng ta mới chỉ làm được rất khiêm tốn các đầu việc về bảo quản, đó
chính là điều cần phải suy nghĩ. Hàng năm kinh phí giành cho công tác bảo
quản khoảng 200 triệu đồng, chiếm 6,8% kinh phí hoạt động của TVQG.
Trang thiết bị cho công tác bảo quản còn quá đơn giản, mấy chiếc máy hút
bụi, mấy cái xô và một chiếc máy xén giấy bằng tay đã có cách đây vài chục
năm. Tâm trạng của các cán bộ bảo quản cũng không mấy phấn khởi vì công
cụ lao động còn quá thủ công, nhưng lại làm việc trong môi trường rất ô
nhiễm.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

13


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

3.5. Công tác bảo quản của TVQG trong những năm tới
Xuất phát từ hiện trạng thực tế của vốn tài liệu ở TVQG và chức năng
nhiệm vụ hiện nay, nhiều kho tài liệu đang có nhu cầu bảo quản cấp thiết: tài
liệu trước năm 1954 (gồm cả sách, báo, tạp chí); sách Hán - Nôm; bản đồ;
luận án.... Khối lượng tài liệu của các kho trên là rất lớn, nên chúng ta chưa
thể tiến hành đồng loạt được mà phải có kế hoạch chi tiết, ưu tiên theo tình
trạng cụ thể, dựa vào khả năng kinh phí, kế hoạch...
Việc đầu tiên là phải xác định được mục tiêu của công tác bảo quản. Phải
điều tra cơ bản vốn tài liệu để có được số liệu chi tiết về hiện trạng vốn tài

liệu để xây dựng một kế hoạch bảo quản. Khi đã có các số liệu chính xác
chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên với các kế hoạch đã được lập ra để chăm sóc
và phục chế tài liệu.
Trong công tác bảo quản tài liệu, vấn đề kinh phí là rất quan trọng. Thực
tế, chưa bao giờ có đủ kinh phí cho công tác này, nhưng thực ra lại có thể
khai thác nhiều nguồn kinh phí. Ngoài khoản kinh phí thường xuyên, có thể
có thêm kinh phí từ các chương trình nghiên cứu hoặc tài trợ của các tổ chức
trong và ngoài nước. Hàng năm từ kinh phí thường xuyên của TVQG có thể
giành từ 20-25% cho công tác bảo quản. Chúng ta chưa giành số lượng kinh
phí cần thiết có lẽ do mới chỉ nghĩ tới việc làm sao xây dựng và bổ sung được
một vốn tài liệu lớn, mà chưa nghĩ tới việc phải gìn giữ tài liệu nhằm phát huy
nó thật tốt cho hiện tại và tương lai.
Cần phải đặt công tác bảo quản - phòng ngừa là một công tác trọng tâm.
Lâu nay, chúng ta chưa có nhiều điều kiện để áp dụng công tác bảo quản
phòng ngừa, thậm chí có những loại tài liệu đã thực sự nhiễm bệnh vẫn chưa
có điều kiện cứu chữa.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

14


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

* QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Mặc dù thời gian kiến tập chỉ trong 5 tuần nhưng ngay từ những ngày đầu
tiên các thầy cô trong thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi
cho em và các bạn làm quen với công việc của thư viện từ khi tài liệu được

đưa vào thư viện xử lý cho đến khi đưa ra phục vụ độc giả.
Em đã được làm việc qua các phòng:
1. Phòng ngoại văn
2. Phòng đọc
3. Phòng giáo trình
4. Phòng thư mục
5. Phòng máy tính
a. Phòng thư mục
Tại đây em được các cô , các chị giới thiệu về chức năng hoạt động
cũng như nhiệm vụ của phòng.
Em được tham gia đăng ký ,biên mục , đánh số và sắp xếp các tài liệu ,
tham gia công việc lưu nhập các tài liệu dạng giấy , dạng đĩa ghi.
Đây là một trong những phòng yêu cầu kiến thức chuyên ngành mà khi
ngồi trên ghế nhà trường em đã được học và ở đây em được làm một số khâu
của quá trình xử lý tài liệu:
- Phân loại tài liệu
- Đăng ký tài liệu
- Đăng ký vào sổ tổng quát ,cá biệt
- Dán nhãn
- Đóng dấu
- Sắp xếp tài liệu.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

15


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

b. Phòng máy tính :
Phòng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy tra cứu và cung cấp tài liệu điện tử
cho người dùng tin .Chúng em đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích về khai thác
các cở sở dữ liệu và các nguồn tin trên Internet. Đây là những kiến thức vô
cùng quan trọng trong quá trình tự động hóa thư viện.
Từ những ngày đầu tiên cho đến giờ ,số tài liệu được cập nhật trên
trang Web thư viện tử đã là:
- 10874 sách
- 198 giáo trình
- 33583 bài trích báo
- 660 báo ,tạp chí
- 2 tạp chí điện tử
Với hơn 8725 lượt truy cập
Ngoài ra , thư viện điện tử còn cung cấp nhiều dich vụ cho độc giả như:
diễn đàn bạn đọc , thư tín điện tử ,hội thoại trực tuyến, tìm thông tin trên
Internet.
Thư viện điện tử còn là nơi cập nhật các tin tức y học trong và ngoài
nước đem đến nhiều thuận lợi cho sự tra cứu của bạn đọc .
Chúng em còn được tim hiểu về các dịch vụ này cũng như theo dõi việc
tìm tin theo yêu cầu của các cán bộ.
Tai đây chúng em được tham gia biên mục tài liệu :
- Phân loại tài liệu
- Nhập máy tài liệu
- Định từ khóa
- Làm tóm tắt
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

16

Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

Quy trình phòng máy:

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

17


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

_Hình ảnh minh họa:

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

18


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

c. Phòng giáo trình :
Đây là phòng tổ chức lưu trữ , sắp xếp các tài liệu , giáo trình cho sinh
viên các khoa mượn về.

Ngoài ra , phòng giáo trình còn có các dịch vụ khác phục vụ cho bạn
đọc, sinh viên hay cán bộ trong trường như: dịch vụ sao chụp tài liệu, hay tìm
kiếm thông tin theo yêu cầu tin bạn đọc.
Hiện nay thư viện đang trong quá trình cập nhật giáo trình lên thư viện
điện tử, đến nay đã cập nhật được 198 tài liệu.
d. Phòng ngoại văn :
Đây là phòng dành cho học viên sau Đại học nghiên cứu và sinh viên
năm cuối làm Khóa luận tốt nghiệp.Tổ chức và sắp xếp các tài liệu ngoại văn
mới nhất và cho đọc tại chỗ theo các hình thức kho mở
Kho tài liệu của phòng gồm các tài liệu tiếng anh , tiếng pháp ,được sắp
xếp theo số đăng ký cá biệt và theo hình thức tài liệu.
- Các loại sách ngoại văn:
NLA: 120 tài liệu
NLB: 338 tài liệu
NLC: 356 tài liệu
-Báo, tạp chí tiếng anh , tiếng pháp
Ba: 660 tài liệu

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

19


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

e. Phòng đọc :

Chức năng, nhiệm vụ: phục vụ đọc tại chỗ cho bạn đọc ,phục vụ yêu

cầu photo,tim tim của bạn đọc.
Trong thời gian kiến tập. Phòng đọc sinh viên tập tại đây chúng em đã
được các cô, các anh chị nhiệt tình giúp đỡ và chỉ bảo .Bắt đầu từ quá trình
sắp xếp sách phòng đọc , phục vụ bạn đọc ,chúng em đã từng bước hiểu và
nắm rõ công việc của cán bộ phòng đọc cũng như có thêm kinh nghiệm
Kho tài liệu phòng đọc được phân loại theo số đăng ký cá biệt và hình
thức của tài liệu .Các tài liệu tại đây được phân chia theo các ký hiệu:
- Luận văn, luận án:ĐL; gồm 6705 tài liệu
- Sách tham khảo tiếng việt gồm: ĐVA : 1179 cuốn

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

20


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh
ĐVB: 293 cuốn
ĐVC: 1122 cuốn

- Tài liệu tham khảo tiếng anh pháp: ĐLA: 371 tài liệu
ĐLB: 761 tài liệu
ĐLC: 552 tài liệu
- Báo tiếng việt: BV :29005 tài liệu
- Ngoài ra còn các từ điển, cẩm nang tra cứu chuyên nghành
Trong thời gian làm việc tại phòng chúng em được học hỏi và làm rất
nhiều công việc nghiệp vụ cụ thể một số công việc như sau:
- Nghe giới thiệu về các công việc của phòng
- Tham gia làm thẻ cho bạn đọc

- Tìm hiểu về kho sách và phục vụ bạn đọc
- Tham gia xếp sách ,sắp xếp lại kho
- Phục vụ bạn đọc đến phòng đọc
- Phục vụ yêu cầu tin của bạn đọc
- Viết phiếu để lưu lại các tạp chí đã có.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

21


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

PHẦN B

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG PHỤC VỤ BẠN ĐỌC,
CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ
I . TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN :
Bao gồm 4 công đoạn sau:
- Bổ sung thông tin
- Xử lý thông tin
- Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Cung cấp và bảo quản thông tin.
Dây chuyền thông tin – tư liệu của trung tâm được tổ chức theo dây
chuyền ngành Y – Dược học. Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất bản
phẩm bằng tiếng Việt
Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm :

Bổ sung

Xử lý tài
liệu

Kho

Phục vụ bạn
đọc

1. Trường Đại Học Y Hà Nội với sự đầu tư của các đơn vị.
Chỉ trong những năm gần đây, Trung tâm mới nhận được sự tài trợ về kinh
phí do Bộ Y Tế cấp và nhận được một khoản đáng kể từ các tổ chức quốc tế,
công ty chế tạo thiết bị Y – Dược với nguồn kinh phí từ 200 triệu đến 500

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

22


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

triệu mỗi năm. Với nguồn kinh phí này tài liệu bổ sung cho trung tâm hầu hết là
các tài liệu bằng tiếng việt, sách giáo trinh, và sách mới cũng được bổ sung hàng
năm. Còn sách ngoại văn thì ít được bổ sung. Số còn lại là do được tài trợ.
2. Xử lý tài liệu
Khâu xử lý trung tâm là xử lý về hình thức và nội dung:
- Xử lý hình thức:phân theo kích cỡ khổ sách

Các tài liệu được đánh số từ nhỏ đến lớn được đặt vào khung phân
loại như: tài liệu về sách tiếng Việt thì mang kí hiệu ĐVA là sách cỡ nhỏ,
ĐVB là sách cỡ vừa, ĐVC sách cỡ lớn. Tài liệu về sách Latinh thì được kí
hiệu là ĐLA, ĐLB, ĐLC. Luận văn thì được kí hiệu ĐL, từ điển là ĐTC, tạp
chí được kí hiệu là BV1, BV3, BV16.
- Xử lý nội dung:
Ngay sau khi tài liệu đã được nhập và được xử lý phân ra theo
khung phân loại các loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược.
Xử lý sách, tạp chí được định từ khóa bởi các cán bộ chuyên môn.
Khi tài liệu được xử lý xong thì được lưu trữ bảo quản trong kho theo một trật
tự sắp xếp nhất định để thuận tiện cho việc tìm kiếm và phổ biến thông tin
cho người dùng.
II. TỔ CHỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN :
1. Phương thức phục vụ truyền thống:
Công tác phục vụ Thông tin – Thư viện chủ yếu dưới hình thức phục vụ
tại chỗ và phục vụ có chọn lọc. Người dùng tin có thể tìm tin thông qua hộp
phiếu mục lục chữ cái hoặc mục lục phân loại của thư viện Y học Quốc gia
NLM (National Librari Medicine). Sau đó viết nhan đề và viết kí hiệu tài liệu
cần tìm ra phiếu yêu cầu, thủ thư sẽ đưa ra những tài liệu cần tìm và người

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

23


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

dùng tin có thể sử dụng tại chỗ hoặc có thể photo nhưng cần phải thông qua

dịch vụ photo của thư viện với giá dịch vụ là 300 đồng cho 1 trang.
Nếu bạn đọc không phải là cán bộ, sinh viên của trường thì phải trả
2000 đồng một buổi. Hiện tại thư viện quản lý hơn 6000 thẻ sinh viên của hơn
1000 cán bộ, khoảng 2000 sinh viên và hơn 3000 học viên cao học.
Hàng năm lượt bạn đọc đến thư viện rất đông, trong đó:
a. Phòng đọc phục vụ khoảng 40.000 lượt đọc trên năm.
b. Phòng giáo trình phục vụ từ 7000 đến 8000 lượt bạn đọc trên
học kì.
c. Phòng ngoại văn (phục vụ bạn đọc chuyên nghành) từ 1600
đến 1800 bạn đọc trên năm.
Cán bộ làm việc ở phòng này yêu cầu phải biết tiếng Anh, tin học. Tuy
nhiên theo cách sắp xếp như vậy có những hạn chế như: giá sách xếp phức
tạp, người cán bộ phải có chuyên môn. Theo dự định thì các thư viện nên tiến
hành toàn bộ bằng kho mở để giúp cho: độc giả tìm sách dễ dàng theo từng
ngành của mình, cách sắp xép theo kho mở tốn ít diện tích.
d. Phòng mượn của cán bộ, sau đại học: là toàn bộ sách cũ sau 5
năm và gần như toàn bộ bằng ngoại ngữ.
e. Toàn bộ sắp xếp theo khổ, theo đăng ký cá biệt, ngôn ngữ
nhưng báo cáo tại đây sẽ xếp theo chủ đề. Phòng này nhằm
phục vụ cán bộ cao học, học sinh đọc tại chỗ và photo tài liêu.
f. Phòng máy: phục vụ độc giả tra cứu tài liệu như sách báo, từ
điển, luận văn…Thư mục sách tại thư viện và tài liệu trên
Internet. Số độc giả đăng ký làm thẻ thư viện là 1000 cán bộ,
gần 2000 sinh viên và 3000 cao học.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

24