MỘT SỐ VẤN ĐỀ GIAO TIẾP KINH DOANH HIỆN ĐẠI

MỘT SỐ VẤN ĐỀ
GIAO TIẾP KINH DOANH
HIỆN ĐẠI

NGUYỄN HỒ TRUNG
Lớp QT2 K13 HHC
STT 150

NỘI DUNG MỘT QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP KINH DOANH

Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một
cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý
tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không thành công,
những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được
những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao
tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của
bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. Vì vậy, để quá trình
giao tiếp có hiệu quả, chúng ta cần chú ý các vấn đề sau:

1. Cấu trúc (Structure)
Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết
sức quan trọng. Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ
hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người.
Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba
thành phần sau:
- Mở đầu;
- Nội dung;
- Kết thúc.
Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức
giao tiếp của bạn là gì chăng nữa - bản ghi nhớ, điện thoại,
voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…..

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ
là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc
gia hay thậm chí toàn cầu. Trong các trường hợp này, kích
cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến.
* Mở đầu: Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh
chóng hiểu được nội dung giao tiếp là gì. Một phần mở đầu
ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để
người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục
chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại.
* Nội dung: Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp
giao tiếp.
Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả
các chi tiết, số liệu liên quan tới hành động mà bạn muốn đối
tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của bạn.
Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ
ràng, có trọng điểm và dễ hiểu. Đừng làm đối tượng giao tiếp
sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các hình vẽ
phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc.
Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn
sẽ giới thiệu cho một đứa trẻ lớp bảy xem. Nếu đứa trẻ có thể
hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả với
mọi người.
* Kết thúc: Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của
mình, nhắc lại cho người nghe về những luận điểm chủ chốt
và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn họ
sẽ thực hiện tiếp theo.
Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông
điệp giao tiếp của bạn càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy
nhiêu.

2. Rõ ràng (Clarity)
Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn
truyền tải bởi vì những thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ
khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao
tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai.
Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán
ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy những chi tiết ngân sách
quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới, trừ khi
chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.
Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia
tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các
nội dung riêng biệt.

3. Nhất quán (Consistency)
Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên
bực tực bằng việc truyền tải một thông điệp thiếu nhất quán.
Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông
điệp giao tiếp của bạn. Và một khi mọi người đã không tin
tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những
gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông
điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn.
Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông
điệp giao tiếp khác nhau mà nó có thể nằm ngay trong một
thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi.
Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan
man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược
lại. Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là
không được thay đổi.

4. Phương tiện truyền đạt (Medium)

Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là
chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh.
Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp
bạn có chỉ là PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm
những công cụ giao tiếp mới.Có vô số các phương thức khác
nhau để truyền đạt thông điệp của bạn. Điểm quan trọng là
lựa chọn đúng phương tiện.
Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó
chính là phương tiện có thể truyền đạt thông điệp của bạn:
- với độ chuẩn xác cao nhất;
- với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;
- với chi phí tài chính thấp nhất;
- với chi phí thời gian ngắn nhất.
Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này. Hoàn toàn lẵng
phí nếu bạn bỏ ra một khoản chi phí cho những phương tiện
truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên. Vậy những
phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn
một hoặc phối kết hợp các phương tiện sau:
- Bản ghi nhớ bằng giấy;
- Thư;
- Thuyết trình mặt đối mặt;
- Seminar;
- Trao đổi qua điện thoại;
- Họp bàn;
- Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;
- Email; Voice email; Trang web; Webcast/webvideo;
- Truyền thanh; Truyền hình;
- PR; Quảng cáo TV/Film; Cd-rom/DVD.

5. Thích hợp (Relevancy)

Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ
quan tâm tới thông điệp giao tiếp của họ - và sau đó tiếp tục
đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ có
thể tìm thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương
thích hay không. Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một
ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn, còn bằng
không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển
đạt. Nói cách khác, nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông
điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống lại bạn và
đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông
điệp bạn đưa ra cho dù nó thích hợp thế nào hăng nữa.

6. Trước tiên/Mới đây (Primacy/Recency)
Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ
bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:
- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;
- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;
Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi
nhớ một vài thông tin đầu tiên là “Tác động Trước tiên”
(Primacy Effect). Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một
vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency
Effect).
Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động
nào là chiếm ưu thế nhất với họ, sẽ tốt nhất khi các giao tiếp
kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh mẽ và
đáng nhớ.
Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút
được sự quan tâm của đối tượng giao tiếp:
- một trích dẫn;
- một câu nói đùa;

- một lời đồn;
- một tuyên bố đặc biệt.
Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có
liên quan mật thiết tới chủ đề giao tiếp. Ví dụ, trong khi dòng
mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,… thực sự lôi
cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp
của bạn là về máy móc, chế tạo máy, chắc chắn người nghe
sẽ rất bực bội. Họ có cảm giác mình bị lừa bịp.
Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương
quan với nội dung thông điệp giao tiếp cũng chỉ gây ra sự
nhầm lẫn và thất vọng của mọi người. Và bạn đừng cho rằng
sự hài hước sẽ có tác dụng lớn. Giao tiếp kinh doanh mang
tính nghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp
hài hước tới người nghe mà vẫn giữ được các nguyên tắc
như trên.
Nếu bạn quyết định sử dụng yếu tố hài hước trong các
giao tiếp, hãy nhớ kỹ các nguyên tắc sau:
- Kể một câu chuyện như thể nó là sự thực. Điểm nút sẽ thú
vị hơn nhiều nếu chúng ta không mong đợi nó.
- Kể một câu chuyện để xây dựng điểm mấu chốt kinh doanh
của bạn. Nếu bạn không tạo được điểm mấu chốt, câu
chuyện hài hước sẽ không có ý nghĩa nào cả.
- Đảm bảo bạn kể câu chuyện một cách chính xác, đừng quá
sa đà vào từ ngữ vui nhộn, và đảm bảo sự tương thích.
Phần mở đầu và kết thúc của những giao tiếp kinh
doanh của bạn là dễ được ghi nhớ nhất và vì thế nó cần có
đầy đủ các nhân tố thiết yếu. Hãy chắc chắn rằng bạn đưa ra
cho người nghe điều gì đó đáng nhớ.

7. Nguyên tắc tâm lý 7±2 (Psychological Rule of 7±2)

Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có
một khả năng có hạn để lưu giữ các thông tin trong ngắn hạn
hay một trí nhớ lâu dài. Tương tự, não người cũng được cấu
trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm riêng
biệt. Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng
trừ 2. Nó cách khác, con người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9
nhóm thông tin trong một thời điểm. Đồng thời, người nghe
sẽ phân nhóm thông điệp giao tiếp kinh doanh của bạn thành
4 đến 8 thông điệp nhỏ hơn trong trí nhớ lâu dài.
Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc
gạn lọc các thông điệp cùng phần mở đầu và kết thúc đáng
nhớ, dễ phân biệt. Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt
được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ phải giới hạn các
giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận
điểm cụ thể.
Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó
được người nghe nhớ kỹ sau đó 5 tuần, hãy đảm bảo rằng
các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp ngắn
gọn và dễ nhớ.
Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ. Vì
vậy, nếu bạn giao tiếp hay có một tài liệu dài cần truyền đạt,
đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu thành:
- 7±2 chương hay mục
- 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn