Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền

Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
1. Bản chất
Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh nghiệp
đang tồn tại và hoạt động. Theo cách nhìn nhận của các nhà quản lý trên góc độ tài
chính, quá trình này bao gồm chuỗi các công việc nối tiếp lặp đi lặp lại tạo thành
những chu kỳ nghiệp vụ cơ bản có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Cụ thể một
công ty bắt đầu hoạt động bằng cách huy động vốn thường dưới dạng tiền mặt (chu
trình huy động vốn và hoàn trả), tiền đó được dùng để mua nguyên vật liệu, hàng
hóa và các dịch vụ đầu vào (chu trình mua vào và thanh toán), để thuê mướn lao
động cho sản xuất (chu trình tiền lương và lao động). Qua quá trình sản xuất,
thành phẩm được sản xuất ra, được lưu kho (chu trình tồn kho, chi phí và giá thành
sản phẩm), sau đó hàng tồn kho được bán và thu tiền (chu trình bán hàng và thu
tiền).
Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối là giai
đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo ra một
phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau. Chu trình này
bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyển sở
hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Thực chất của việc bán hàng và thu tiền
là việc thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hóa, sản
phẩm, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Vì vậy nói chung nó
bắt đầu bằng một đơn đặt hàng( hoặc yêu cầu mua hàng) của khách hàng và chấm
dứt bằng một sự chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành các nghiệp vụ phải thu và thu
tiền. Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú đa dạng nên việc tổ chức
công tác kế toán cho chu trình này cũng rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng
thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh.
2. Chức năng


Với ý nghĩa: Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của
hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa khách thể kiểm toán và khách hàng
của họ, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu của người mua hàng và kết thúc

bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo
bản chất kinh tế của chúng. Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi giao
dịch thanh toán được giải quyểt nhanh chóng.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực
hiện mục đích đa dạng. Chu trình bán hàng thu tiền gồm các chức năng chính sau:
Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng (thường là các
phòng kinh doanh) thực hiện. Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ
xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời hạn...
đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được đơn đặt hàng
không, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không.
Xét duyệt bán chịu
Việc kiểm soát tín dụng do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Bộ phận này sẽ
nghiên cứu, phân tích lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để từ đó
có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (phương thức, thời hạn, mức tín dụng) Bộ
phận quản lý xem xét đơn đặt hàng và khả năng của doanh nghiệp cũng như tình
hình tín dụng của khách hàng để ra quyết định bán hàng. Việc ký kết hợp đồng có
thể do bộ phận quản lý trực tiếp thực hiện hoặc có thể uỷ quyền cho bộ phận khác.
Chuyển giao hàng
Công việc này có thể do bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp (nếu có) đảm
nhận hoặc doanh nghiệp có thể thuê ngoài. Các chứng từ của giai đoạn này là
phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có). Các chứng từ này được lập khi đã
có bằng chứng doanh nghiệp đã nhận tiền hoặc sau khi đã có phê chuẩn bán chịu.


Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán.
Lập và gửi hóa đơn: Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc
chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn
để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng.

Ghi sổ thương vụ: Ghi sổ đúng đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ cái,
sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc xử lý và ghi sổ các khoản tiền nhằm
ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp. Đối với tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ
nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt. Đối với tiền
gửi ngân hàng, việc gửi tiền hoặc thu tiền phải đúng số lượng phát sinh đúng lúc.
Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại
Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với bộ phận kinh
doanh. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh
nghiệp, các chứng từ gốc có liên quan để ghi sổ chính xác và nhanh chóng.
Dự phòng nợ khó đòi
Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến
hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng
các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng
này được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như
phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm để phòng những
tổn thất khi có rủi ro xảy ra,hạn chễ những đột biến về kết quả kinh doanh của 1 kỳ
kế toán.
Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được
Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán,
doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các


khoản phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bộ phận kế toán căn cứ vào
đó hạch toán nợ phải thu khó đòi cho đúng.
3. Tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thể hiện trên chứng từ và chứng từ là
căn cứ để ghi sổ kế toán. Vì vậy, để đảm bảo kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán và

chứng từ kế toán của chu trình bán hàng thu tiền cũng không là ngoại lệ.
3.1. Chứng từ kế toán
- Các đơn đặt hàng của khách hàng, các hóa đơn đã ký kết về bán hàng, cung
cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hoặc các hóa đơn, khế ước tín dụng…
- Các hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( theo phương pháp trực
tiếp hoặc khấu trừ);
- Các chứng từ vận chuyển;
- Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu ( tiền mặt, sec), giấy báo có ( có kèm
theo bảng sao kê ngân hàng);
- Các biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi được.
3.2. Sổ sách
Sổ cái các TK liên quan; sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền; Sổ chu tiết
doanh thu, doanh thu nội bộ và sổ chi tiết các TK phải thu khách hàng, sổ chi tiết
các TK doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.
3.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Theo hệ thống TK kế toán hiện hành, các TK liên quan đến Chu trình bán
hàng và thu tiền bao gồm các TK doanh thu (511,512,531,532,3387…), các TK
phải thu (131,136,138) các TK tiền (111, 112,113) và 1 số TK khác.
3.4. Báo cáo tài chính


Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho quản lý cấp trên nắm bắt
được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán hay một thời ký nhất
định. Cụ thể là:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( năm kiểm toán) - Phẩn I: Lãi, lỗ;
- Các BCTC nộp cho cơ quan thuế, Bộ chủ quản Tổng công ty…
- Báo cáo tình hình thanh toán nợ của khách hàng;
- Bảng kê phân tích trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng;
- Báo cáo hàng tháng các nghiệp vụ bán hàng, phải thu và thu tiền.

4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình mà thông tin cung
cấp từ chu trình này đóng góp 1 vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là
cần thiết và là 1 phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền. Theo
Liên đoàn kế toán Quốc tế: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là 1 hệ thống chính sách
và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể có hiệu
quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị”. Do vậy, KSNB đối với chu trình bàn
hàng thu tiền phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số thứ tự
trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc phê
chuẩn các nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng
- Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế
toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Quyền lựa
chọn các hình thức là phương thức kế toán là tuỳ thuộc vào các đơn vị cho phù hợp
với điều kiện tại đơn vị mình do đó mỗi đơn vị sừ dụng hệ thống kế toán khác
nhau.


- Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước
theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm và tránh được việc
trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng.
- Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Lập và xác
nhận các bảng cân đối hàng tiền và phải thu là hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần
thiết đối với các doanh nghiệp. Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, lập
các bảng cân đối này có thể giao cho người không có liên quan và gửi qua bưu
điện để người mua trả lời dễ dàng.
- Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: Kiểm soát nội bộ xem xét
chứng từ với các thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo
• Việc bán chịu được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng.

• Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con
dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).
• Giá bán được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện
thanh toán.
- Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán:
Đây là công việc trọng yếu trong Kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa sai sót
và gian lận trong kiểm toán nói chung và trong chu trình bán hàng và thu tiền nói
riêng.
- Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát :
Tính độc lập là nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực của Kiểm soát nội bộ. Thông
thường nếu sử dụng KTV hoặc Kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho
việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho
mục tiêu kiểm toán. Trong truờng hợp khác nếu nhân viên kế toán thực hiện công
tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền


Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng
tương tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng.
Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật) KSNB
phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Đồng thời phải
thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng.
Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ) Kiểm
soát nội bộ cần phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, đánh số
thứ tự trước các chứng từ: phiếu thu, các bảng kê…
Đối với mục tiêu về tính được phép thì Kiểm soát nội bộ thực hiện các chính
sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu từ
chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
Đối với mục tiêu tính giá: Kiểm soát nội bộ phải theo dõi chi tiết các khoản
phải thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng về

các khoản tiền thu được.
Đối với mục tiêu phân loại và trình bày: Kiểm soát nội bộ phải xác định và
vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền.
Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán chính
xác các con số cộng sổ, chuyển sổ sang trang đều trùng khớp) thì Kiểm soát nội bộ
cần tách nhiệm vụ ghi sổ và nghiệp vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội
bộ đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn.
5. Rủi ro kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền
Theo VSA số 400 về rủi ro kiểm toán: “rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty
kiểm toán và Kiểm toán viên đưa ra những ý kiến nhận xét không thích hợp khi
Báo cáo kiểm toán đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.”
Trong chu trình bán hàng và thu tiền việc hạch toán doanh thu là một công
việc rất quan trọng vì nó gắn liền với nghiệp vụ bán hàng, nó đòi hỏi sự tuân thủ
chặt chẽ những quy định về điều kiện ghi nhận doanh thu, thời điểm ghi nhận


doanh thu nên khi kiểm toán khoản mục doanh thu KTV thường gặp một số rủi ro
kiểm toán như:
- Doanh thu phản ánh trên sổ sách kế toán cao hơn so với doanh thu thực tế
do doanh nghiệp đã hạch toán vào doanh thu những khoản thu chưa đủ yếu tố để
ghi nhận doanh thu: đã xuất hóa đơn và thu tiền nhưng cuối kỳ chưa giao hàng,
tạm ứng tiền của người mua, doanh nghiệp xuất hàng nhưng người mua chưa chấp
nhận thanh toán…Ngoài ra còn có doanh thu phản ánh trên sổ sách của đơn vị cao
hơn trên chứng từ kế toán có thể do: doanh thu bị ghi sai kỳ kế toán nhất là các
nghiệp vụ phát sinh vào cuối kỳ kế toán, ghi sai doanh thu trên sổ…
- Nhiều trường hợp gian lận và sai sót gắn với doanh thu nhằm mục đích
trốn lậu thuế vì doanh thu của doanh nghiệp luôn đi kèm với chỉ tiêu thuế GTGT
đầu ra phải nộp điển hình là chuyển những mặt hàng có giá trị cao thành mặt hàng
có giá trị thấp.
- Doanh thu phản ánh trên số sách thấp hơn doanh thu thực tế: do doanh

nghiệp bỏ sót những nghiệp vụ đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp
hạch toán nhầm sang tài khoản khác, kế toán đã tính toán và ghi sổ sai doanh thu…
Trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền một rủi ro KTV gặp phải đó
là rủi ro kiểm toán khoản phải thu khách hàng bao gồm:
- Việc bán chịu được ghi nhận như là những nghiệp vụ bán hàng thông
thường hơn là những nghiệp vụ tài chính.
- Thu hồi đối với khoản phải thu phụ thuộc vào những sự kiện cụ thể không
thể dự đoán ở thời điểm hiện tại.
- Các khoản phải thu khách hàng không được phân loại đúng như thực tế khi
mà khả năng thu hồi được các khoản phải thu ấy trong năm tiếp theo là rất thấp.
Trong kiểm toán BCTC nói chung cũng như việc kiểm toán chu trình bán
hàng và thu tiền nói riêng việc gặp phải những rủi ro kiểm toán là đìều không tránh
khỏi khi mà KTV đưa ra ý kiến không xác đáng về đối tượng được kiểm toán. Do


đó, trong quá trình thực hành kiểm toán KTV cần phải thận trọng bằng các xét
đoán nghề nghiệp và áp dụng các phương pháp khác nhau để giảm thiểu rủi ro gặp
phải.
6. Cách tiếp cận kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
Trong kiểm toán báo cáo tài chính có 2 cách tiếp cận kiểm toán theo chu
trình và theo khoản mục.
Phân theo chu trình: Là cách phân chia công việc kiểm toán căn cứ vào mối
liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố
trong một chu trình chung của tài chính. Kiểm toán chu trình là kiểm toán công
việc xuyên suốt, liên quan đến nhiều khoản mục, Tk trong quy trình đó nó sẽ xuyên
suốt và ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.Chẳng hạn, các nghiệp vụ về doanh thu,
doanh thu trả lại, các khoản thu tiền bán hàng và số dư các khoản phải thu đều nằm
trong chu trình tiêu thụ…
Cách phân chia này có hiệu quả do xuất phát từ mối quan hệ vốn có của các
nghiệp vụ từ đó thu gom được các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và

trong ghi sổ kế toán chứa đựng bảng khai tài chính. Kiểm toán bảng khai tài chính
thường bao gồm các chu trình kiểm toán cơ bản sau:
- Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền;
- Kiểm toán tiền ( tiền tại két, tại ngân hàng, hoặc đang chuyển);
- Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán;
- Kiểm toán tiền lương và nhân viên;
- Kiểm toán hàng tồn kho;
- Kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả vốn.
Cách tiếp cận kiểm toán theo khoản mục: Là cách phân chia máy móc từng
khoản mục hoặc nhóm các khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính vào 1
phần hành. Kiểm toán khoản mục trên BCĐKT: khoản mục vốn bằng tiền, khoản
mục nợ phải thu, khoản mục nợ phải trả…