Các hình thức trắc nghiệm trong quản trị nhân sự.doc

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
Các hình thức trắc nghiệm
Lịch sử ra đời
Trắc nghiệm được áp dụng trong tuyển chọn nhân viên lần đầu tiên ở Mỹ năm
1918. Đây là kỹ năng tuyển chọn rất hữu hiệu, có thể giúp cho các nhà quản trị chọn
được đúng người cho đúng việc và giúp cho mỗi người có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về
năng lực của mình, chọn được một nghề, một công việc phù hợp. Các bài trắc nghiệm
cho phép đánh giá định lượng nhiều vấn đề khác nhau như tri thức hiểu biết, sự khéo
léo… Do đó sẽ thuận lợi, dễ dàng cho việc so sánh một người với tiêu chuẩn mẫu
hoặc so sánh với những người khác trong quá trình tuyển chọn. Để thấy rỏ hiệu quả
của việc tuyển chọn bằng hình thức trắc nghiệm, các nhà quản trị đã tiến hành nghiên
cứu tại một công ty Hoa Kỳ và cho kết quả như sau:
Lợi ích của phương pháp trắc nghiệm
Phương pháp trắc nghiệm đem lại cho công ty nhiều lợi ích như sau:
1. Tiên đoán ứng viên có thể thành công trong việc làm tới mức độ nào.
2. Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên, mà đôi lúc
ứng viên cũng không hề hay biết.
Trung
bình
49%
Kém
26%
Giỏi
25%
Trung
bình
61,5%
Giỏi
33%
Kém
5,5%

So sánh hiệu quả của trắc nghiệm tại công ty Hoa Kỳ
Trước khi áp dụng phương
pháp trắc nghiệm cho 594 ứng
viên. Tỷ lệ người được tuyển
khi làm việc có trình độ kém
lên tới 26% và giỏi chỉ có 25%.
Sau khi áp dụng phương pháp
trắc nghiệm cho 108 ứng viên.
Tỷ lệ số người được dự tuyển là
giỏi cao hơn và số người khi làm
việc tỏ ra kém chỉ có 5,5%.
1
3. Kết quả chính xác hơn phương pháp phỏng vấn vì sẽ giới hạn phần nào, thành
kiến hay khuynh hướng của người phỏng vấn.
4. Giúp cho công ty hay bất cứ tổ chức nào tìm được các sắc thái đặc biệt về cá
tính, cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên.
5. Giúp tìm ra những ứng viên có những đặc điểm giống nhau hoặc ít ra không dị
biệt quá để xếp họ làm việc chung cùng một lãnh vực. Và chính việc sắp xếp
này, các nhân viên có dịp phát triển nhanh mối quan hệ. Nguyên tắc làm việc
thành nhóm – gọi là nhóm năng động (Dynamic Groups) – càng ngày càng
được các nhà quản trị lưu tâm và phát triển.
6. Tiết kiệm chi phí sản xuất vì công ty tuyển được người có năng suất lao động
cao.
Mục đích của phương pháp trắc nghiệm
Phương pháp này có rất nhiều mục đích tùy theo người sử dụng vạch ra. Riêng trong
lãnh vực quản trị nhân viên, việc áp dụng phương pháp này không ngoài mục đích
tuyển dụng người thích hợp với công tác được giao và nhờ thế công ty sẽ đạt được kết
quả như:
1. Giảm bớt chi phí về huấn luyện vì khi biết năng khiếu của họ, công ty chỉ việc
phát triển khả năng đó lên chứ không phải huấn luyện người mà ta không biết

họ có năng khiếu gì.
2. Giảm thiểu những rủi ro trong kinh doanh do sơ sót, yếu kém của nhân viên.
3. Rút ngắn thời gian tập sự của nhân viên.
4. Nhân viên được thăng thưởng một cách hợp lí.
5. Nhân viên được giao cho việc đúng khả năng.
6. Giảm bớt được tình trạng nhân viên tự nghỉ việc hoặc buộc thôi việc do không
thích hợp với công việc.
Những hạn chế của phương pháp trắc nghiệm
Mặc dù phương pháp trắc nghiệm đã thực sự được ứng dụng hơn một thế kỉ nay,
nhưng hiện nay cũng chưa cũng có một loại trắc nghiệm nào hay một chương trình
trắc nghiệm nào được xem là hoàn hảo.
1. Một bài thi trắc nghiệm của bất cứ một ứng viên nào dù đạt được ở mức độ cao
điểm nhất cũng chưa chắc đưa đến một sự suy đoán chính xác hoàn toàn về khả
năng tài khéo léo, bản tính… của ứng viên đó.
2. Phương pháp trắc nghiệm không cho biết tại sao ứng viên đã đạt được một số
điểm nào đó nhưng phương pháp này chỉ cho biết rằng ứng viên đã đạt được số
điểm đó thôi.
3. Phương pháp trắc nghiệm chỉ mang lại kết quả tốt khi nào những dữ kiện mà
ứng viên cung cấp phải rõ ràng và tương đối chính xác.
4. Cần phải hoạch định chính xác và tạo ra hiệu năng cao, vô hiệu là do áp dụng
vô ý thức. Chuyên viên trắc nghiêm cần biết, và yêu cầu: Vấn đề công ty; Tình
hình và cách điều hành của chỉ huy; Khung cảnh công ty; Mối tương quan các
nhóm làm việc trong công ty; Những dữ kiện liên quan đến chức vụ công ty
2
đang tuyển; Có chứng chỉ chuyên môn để chứng minh lý thuyết và thực hành;
Hiểu con người khá vững chắc; Có uy tín thanh danh; Tình tình phù hợp công
việc. Cuối cùng trắc nghiệm cũng chỉ có tính tương đối mà thôi.
Trắc nghiệm tâm lý trong tuyển dụng - liệu có đáng tin?
Để tiết kiệm thời gian và công sức, trong khi vẫn nhận được đầy đủ thông tin về
các ứng viên, không ít các công ty lớn trên thế giới đã chọn giải pháp trắc nghiệm tâm

lý bằng máy tính. Tuy nhiên, việc áp dụng cách làm của họ một cách máy móc đôi khi
có thể dẫn tới những sai lầm đắt giá.
Thông thường, các trắc nghiệm được sử dụng khi các công ty cần chọn ra từ
đám đông một số ít người sẽ được mời đến để phỏng vấn trực tiếp. Hiển nhiên là giám
đốc nhân sự không thể gặp gỡ với tất cả các ứng viên gửi hồ sơ: anh ta không có thời
gian và cũng không đủ sức làm việc đó. Sớm hay muộn anh ta cũng để lộ ra những
điểm yếu rất con người như mệt mỏi, chán nản, thành kiến cá nhân… Còn máy tính
lại có thể đánh giá tất cả ứng viên cùng lúc mà không hề thiên vị một ai, đảm bảo tính
hợp lý và trình tự của các quyết định. Kết quả là hơn 90% ứng viên bị loại mà chưa
kịp tiếp xúc với nhà tuyển dụng. Ngoài ra, hệ thống kiểm tra bằng máy tính cho phép
ứng viên lập tức vượt qua một nhóm các bài trắc nghiệm khác nhau. Chỉ sau một cuộc
kiểm tra, nhà tuyển dụng đã có trong tay bức chân dung khá rõ nét về trình độ, trí tuệ
của ứng viên, từ đó có thể đánh giá khả năng của anh ta.
Những chương trình máy tính với các bài trắc nghiệm tâm lý tiện lợi đến nỗi
các công ty ngày càng ưa chuộng và do đó mức độ phổ biến của nó ngày càng lan
rộng. Thế nhưng các chương trình mang lại hiệu quả mong đợi thật sự không nhiều,
do các công ty thiếu sự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Người ta không
chỉ dựa hoàn toàn vào các kết quả trắc nghiệm khi đưa ra các quyết định tuyển dụng.
Một phương pháp lựa chọn được coi là lý tưởng phải kết hợp được các kết quả trắc
nghiệm với phỏng vấn trực tiếp và một số trò chơi với các vai diễn cụ thể, với trình tự
ưu tiên hàng đầu dành cho phỏng vấn trực tiếp. Tuy vậy, các nhà tuyển dụng cũng
thừa nhận tác dụng trợ giúp tích cực của trắc nghiệm, khi nó luôn cho kết quả chính
xác về một số đặc điểm và yêu cầu chủ yếu của ứng viên. Đã có không ít trường hợp
ứng viên gây được ấn tượng rất tốt trong thời gian phỏng vấn, nhưng nhà tuyển dụng
lại có một chút nghi ngờ về khả năng tập trung chú ý của anh ta. Và điều này được
khẳng định bằng trắc nghiệm với máy tính. Kết quả là ứng viên được xếp vào một vị
trí công việc khác không đòi hỏi phải liên tục tập trung dưới áp lực cao.
Cùng với thời gian, các công ty nhận ra rằng trắc nghiệm tâm lý chỉ là một
công cụ trong tuyển dụng: nó không thể thay thế các công cụ truyền thống khác, mà
chỉ có tác dụng phụ trợ làm tăng thêm tính hiệu quả của chúng. Chỉ với kinh nghiệm

chuyên môn và sự hiểu biết đầy đủ, họ mới có thể đưa ra những lời khuyên thích hợp
cho ứng viên, cũng như đưa ra những quyết định tuyển dụng có lợi nhất cho công ty.
3
Quá trình thực hiện trắc nghiệm:
Bước một: Nghiên cứu kết quả của phân tích công vịêc; xác định rõ các yêu cầu của
công việc đối với ứng viên.
Bước hai: Lựa chọn bài trắc nghiệm:
- Lựa chọn các bài trắc nghiệm có yêu cầu và nội dung phù hợp nhất với yêu cầu của
công việc.
- Bổ sung nội dung cho các bài trắc nghiệm để có thể cho kết quả tổng hợp về nhiều
tiêu chí cần lựa chọn.
Bước ba: Tổ chức thực hiện bài trắc nghiệm.
- Tổ chức thực hiên thử bài trắc nghiệm: Trong thực tiễn có nhiều bài trắc nghiệm
chưa được triển khai trong thực tế nên cần phải thực hiện thử.
- Áp dụng bài trắc nghiệm đối với các ứng viên: tùy theo theo yêu cầu có thể tổ chức
trắc nghiệm cá nhân hoặc tập thể theo nhóm.
Bước bốn: Đánh giá kết quả trắc nghiệm, rút kinh nghiệm, hoàn chỉnh.
Các trắc nghiệm có thể chia làm những loại sau đây:
• Trắc nghiệm về kiến thức tổng quát.
• Trắc nghiệm tâm lý.
• Trắc nghiêm IQ (chỉ số thông minh).
• Trắc nghiệm về cá tính.
• Trắc nghiệm về khả năng chuyên môn và năng khiếu.
• Trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp.
• Trắc nghiệm khả năng nhận thức.
• Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp.
• Trắc nghiệm sử dụng thuốc.
• Trắc nghiệm công việc mẫu cụ thể.
*Trắc nghiệm kiến thức tổng quát
 Bao hàm nhiều lĩnh vực kinh tế, địa lý, sử, giáo dục, triết, toán văn, khoa học khác,

nghệ thuật. Mục đích của loại trắc nghiệm này là tìm xem trình độ hiểu biết tổng quát
của một cá nhân hay một ứng viên có thể đạt đến trình độ nào. Nhà quản trị chỉ áp
dụng loại trắc nghiệm này khi cần phải tuyển chọn những nhân viên thuộc cấp quản
trị.
*Trắc nghiệm tâm lí
 Quan trọng, biết tâm sinh lý, bản chất người. Có thể trắc nghiệm cá nhân sau đó
nhóm. Trắc nghiệm tâm lí giúp nhà quản trị hiểu được động thái và thái độ ứng xử
của ứng viên như hướng nội – hướng ngoại, rụt rè, nhút nhát, ích kỉ, ít nói…
*Trắc nghiêm IQ (chỉ số thông minh)
4
 Cổ điển, tìm hiểu óc suy luận, tuổi tác hiểu biết nên chỉ có giá trị tương đối mà
thôi. Dạng test này giúp đánh giá mức độ phát triển trí tuệ và trình độ học vấn, khả
năng hiểu biết và lý luận lôgic của người xin việc.
Ví dụ minh họa:
Trong loạt số này, số kế tiếp là số nào?
21, 20, 18, 15, 11,…
*Trắc nghiệm cá tính
 Nguyên nhân thất bại của ứng cử viên khi làm việc bắt nguồn từ cá tính thì nguy
hiểm. Giúp xác định những phẩm chất, đặc đIểm cá tính đặc trưng của từng người.
Thông thường, các test này cung cấp một số thông tin tương đối rõ nét về những đặc
điểm trong biểu hiện của từng người, khả năng thích nghi của anh ta...

Ví dụ minh họa:

1. Trong giao tiếp, bạn là người
Rất cởi mở và thấy thoải mái
Thường giữ khoảng cách, dè dặt, kín đáo
2. Bạn có xu hướng
Quan tâm đến cuộc sống hiện tại là chính
Thường nghĩ nhiều đến tương lai

3. Để giải quyết nhiều việc, bạn thường
Làm nhiều việc cùng lúc
Làm từng công đoạn, từng việc một
4. Khi gặp một người, bạn thường
Chú ý nhiều đến vẻ bề ngoài
• Để tâm đến những biểu hiện bản chất
5. Bạn thường cảm thấy vui, buồn cùng với những người xung quanh
Rất đúng
Không đúng lắm
6. Trong công việc, bạn thường
Chọn các giải pháp có sẵn, đơn giản, dễ áp dụng
Tìm tòi những giải pháp mới để vận dụng dài lâu
7. Trong cuộc sống, bạn thường
Lập kế hoạch, thời gian biểu để thực hiện công việc
Việc gì đến thì làm, bạn không có thói quen lập kế hoạch
5