đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính tiêng việt trong lĩnh vực thương mại

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH

VÕ VĂN THÀNH

ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TIÊNG VIỆT TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÔN NGỮ HỌC

Thành phố Hố Chí Minh - 2009



LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đối với TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh người đã giảng dạy và dành nhiều thời gian, công sức tận tình hướng dẫn để tôi có thể hoàn
thành được luận văn này.
Tôi cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến quý thầy cô giáo là giảng viên
của Trường Đại học sư phạm TP. Hồ Chí Minh, Trường Đại học KHXH&NV TP. Hồ Chí
Minh, Trường Đại học Quốc gia Hà nội - những người thầy đã chỉ dẫn, tạo điều kiện giúp
đỡ tôi trong suốt quá tình học tập và nghiên cứu.
Xin cảm ơn quý thầy cô là cán bộ của Phòng KHCN - SĐH đã tạo mọi điều kiện thuận
lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn.
Cảm ơn các anh (chị) và các bạn cùng lớp cao học chuyên ngành: Ngôn ngữ học - KI7
đã giúp đỡ, động viên và chia sẻ những khó khăn trong quá trình học tập và nghiên cứu luận
văn.
Xin bày tỏ tình cảm yêu thương và sự quý trọng nhất đối với gia đình đã nâng đỡ, tạo
mọi điều kiện tốt nhất để tôi có được những kết quả học tập như hôm nay.

Xin trân trọng biết ơn

Võ Văn Thành

1


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. 1
MỤC LỤC .................................................................................................................... 2
MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 4
1. Lí do chọn đề tài..............................................................................................................4
2. Lịch sử vấn đề .................................................................................................................5
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................................9
4. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................10
5. Ý nghĩa khóa học và thực tiễn .....................................................................................10
6. Cấu trúc luận văn .........................................................................................................11

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI ......................................... 12
1.1. Một số vấn đề về văn bản hành chính......................................................................12
1.1.1. Khái niệm ..............................................................................................................12
1.1.2. Chức năng .............................................................................................................13
1.1.3. Ý nghĩa ..................................................................................................................14
1.1.4. Phân loại................................................................................................................15
1.2. Văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại ....................................................16
1.2.1. Khái niệm ..............................................................................................................16
1.2.2. Thể loại .................................................................................................................17
1.3. Một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính .....................................19
1.3.1. Những yêu cầu chung ...........................................................................................19
1.3.2. Yêu cầu về nội dung .............................................................................................19
1.3.3. Yêu cầu về thể thức văn bản .................................................................................20

1.4. Yêu cầu về văn phong hành chính ...........................................................................21
1.4.1. Tính khách quan ....................................................................................................21
1.4.2. Tính chất ngắn gọn, chính xác ..............................................................................21
1.4.3. Tính khuôn mẫu ....................................................................................................22
1.4.4. Tính rõ ràng, cụ thể ...............................................................................................23
1.4.5. Tính cân đối và sự liên kết chặt chẽ......................................................................23
1.4.6. Tính nghiêm túc ....................................................................................................24
1.5. Tiểu kết .......................................................................................................................24

CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỪ VỰNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TIẾNG
VIỆT TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI .......................................................... 25
2


2.1. Quan niệm về từ trong tiếng Việt .............................................................................25
2.2. Các lớp từ vựng trong văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại ..............26
2.2.1. Về nguồn gốc ........................................................................................................27
2.2.2. về phạm vi chuyên dùng .......................................................................................36
2.3. Một số lỗi về chính tả, dùng từ thường gặp.............................................................44
2.3.1. Về chính tả ............................................................................................................44
2.3.2. Về dùng từ.............................................................................................................44
2.4. Tiểu kết .......................................................................................................................46

CHƯƠNG 3: ĐẶC ĐIỂM NGỮ PHÁP CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TIẾNG
VIỆT TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI .......................................................... 48
3.1. Câu trong văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại ..................................48
3.1.1. Về dạng câu...........................................................................................................50
3.1.2. Về vị trí câu ...........................................................................................................57
3.1.3. Về cấu tạo ngữ pháp .............................................................................................60
3.1.3. Về mục đích phát ngôn .........................................................................................65

3.2. Tiểu kết .......................................................................................................................69

CHƯƠNG 4: ĐẶC ĐIỂM CẤU TRÚC CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TIẾNG
VIỆT TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI .......................................................... 71
4.1. Đoạn văn .....................................................................................................................71
4.1.1. Quan niệm về đoạn văn ........................................................................................71
4.1.2. Cấu trúc đoạn văn .................................................................................................73
4.1.3. Liên kết văn bản ....................................................................................................74
4.2. Thể thức trình bày và bố cục nội dung ....................................................................79
4.2.1. Thể thức trình bày .................................................................................................79
4.2.2. Bố cục nội dung ....................................................................................................80
4.3. Tiểu kết .......................................................................................................................94

KẾT LUẬN ................................................................................................................ 95
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 97
NGUỒN DẪN LIỆU ................................................................................................ 101
PHỤ LỤC ................................................................................................................. 106

3


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Văn bản hành chính là phương tiện giao tiếp quan trọng để Nhà nước thực hiện chức
năng quản lí, lãnh đạo, chỉ đạo. Văn bản hành chính cũng là sợi dây nối kết giữa các cơ
quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương, giữa Nhà nước với nhân dân thành một thể
thống nhất. Bên cạnh đó, các VBHC còn là phương tiện để người dân bày tỏ chính kiến của
mình đối với các chế định pháp luật.
Các văn bản được soạn thảo nhằm nhiều mục đích khác nhau trong lĩnh vực hành
chính - công vụ. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện quan trọng

để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong
quá trình quản lí. Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương sử dụng các văn bản như là cơ
sở pháp lý tối ưu và tạo lập các văn bản với nhiều thể loại để phục vụ cho công việc quản lý
hành chính phù hợp với cơ quan mình.
Văn bản hành chính mang tính chính xác - minh bạch, tính nghiêm túc-khách quan,
tính khuôn mẫu nghiêm ngặt. Tuy nhiên trong thực tế còn không ít trường hợp thiếu sự
thống nhất về thể thức trình bày, dùng từ ngữ chưa chính xác hoặc diễn đạt gây ra hiện
tượng mơ hồ về nghĩa. Khắc phục những hạn chế được đề cập ở trên là yêu cầu có ý nghĩa
quan trọng của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Một trong những nhiệm vụ trọng yếu của sự nghiệp đổi mới đất nước giai đoạn hiện
nay, trước hết là cải cách hành chính. Cải cách hành chính phải bắt đầu từ việc hoàn thiện hệ
thống các văn bản hành chính pháp quy cũng như các văn bản hành chính thông dụng.
Để ngày càng phát huy tính hiệu lực và thống nhất cao trong toàn bộ hệ thống, ngày
06 tháng 05 năm 2005, Bộ nội vụ - Văn phòng chính phủ đã ban hành Thông tư liên tịch
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, hướng dẫn thể thức trình bày và kỹ
thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và bản sao văn bản; được
áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn
vị vũ trang nhân dân.
Do vậy, trong những năm gần đây có khá nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề tạo
lập Văn bản hành chính. Trong đó, lý thuyết về kỹ thuật soạn thảo các văn bản hành chính
trong lĩnh vực thương mại được nhiều người quan tâm. Đây là một lĩnh vực rất quan trọng
4


và nhạy cảm của công cuộc phát triển đất nước. Đặc biệt khi Việt Nam chính thức là thành
viên thứ 150 của tổ chức Thương mại thế giới WTO (ngày 07 tháng 11 năm 2006) thì việc
nghiên cứu ngôn ngữ văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực thương mại càng có ý
nghĩa khóa học và thực tiễn cao hơn. Chính vì những lý do nói trên, chúng tôi tiến hành
nghiên cứu đề tài "Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực
thương mại".

2. Lịch sử vấn đề
Sự ra đời của văn bản hành chính gắn liền với công cuộc quản lý nhà nước. Tuy
nhiên, việc nghiên cứu về văn bản hành chính tiếng Việt dưới góc độ ngôn ngữ học thì chỉ
mới xuất hiện khoảng mấy thập niên gần đây. Vấn đề chủ yếu được nói đến trong một số
giáo trình Phong cách học tiếng Việt dùng để giảng dạy cho sinh viên các trường đại học,
cao đẳng và trung học chuyên nghiệp. Nhưng tuyệt đại đa số các giáo trình đều đề cập đến
lý thuyết về ngôn ngữ hành chính một cách khái quát và giản lược. Có thể kể đến các công
trình sau:
Năm 1964, Đinh Trọng Lạc có viết cuốn "Giáo trình Việt ngữ" (tập 3) là cuốn sách
đầu tiên về phong cách học ở Việt Nam. Sau đó có các tác giả như: Võ Bình, Cù Đình Tú,
Nguyễn Thái Hòa, Nguyễn Nguyên Trứ... cũng có đề cập đến vấn đề này trong các giáo
trình Phong cách học tiếng Việt.
Năm 1998, Tác giả Đinh Trọng Lạc tiếp tục luận bàn về phong cách học trong cuốn
"Phong cách học tiếng Việt" (1998). Tác giả định nghĩa "Phong cách hành chính là khuôn
mẫu (hiểu là khuôn hoặc mẫu để sản xuất ra một loại sản phẩm như nhau) thích hợp để xây
dựng lớp văn bản/ phát ngôn trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh
vực hành chính. Nói cụ thể hơn, đó là vai, tư cách của nhà luật pháp, người quản lí, người
làm đơn, người làm biên bản, người kí hợp đồng...tất cả những ai tham gia vào guồng máy
tổ chức, quản lí, điều hành các mặt của đời sống xã hội"[26,19]. Ông cho rằng, chức năng
cơ bản nhất của ngôn ngữ trong phong cách hành chính là chức năng giao tiếp và chức năng
ý chí. Tác giả đưa ra ba đặc trưng chung của ngôn ngữ trong văn bản hành chính là: tính
chính xác - minh bạch, tính nghiêm túc - khách quan và tính khuôn mẫu nghiêm ngặt. "Văn
bản hành chính đặc biệt dựa vào kiểu ngôn ngữ viết - phi nghệ thuật trong tình thế vai bằng
nhau và không bằng nhau giữa những người giao tiếp. Trong phong cách hành chính, yếu tố
cá nhân của người nói bị loại trừ hoàn toàn"[26, 22].
5


Theo tác giả Đinh Trọng Lạc, từ ngữ của phong cách hành chính có màu sắc tu từ

sách vở vừa phải, sử dụng nhiều những khuôn mẫu hành chính, từ Hán Việt chiếm tỉ lệ khá
lớn. Những từ ngữ chung chung, mơ hồ, mang tính chất hình ảnh, biểu tượng, từ ngữ địa
phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ mang màu sắc hội thoại và từ thông tục không thích hợp
với tính chất thể chế pháp quy, nghiêm túc trang trọng của phong cách hành chính. Cú pháp
sách vở mang tính chất rập khuôn theo lối văn thư "bàn giấy", thường có sắc thái khô khan,
cứng nhắc, nhiều khi lạnh lùng. Hình thức của văn bản phản ánh tính "chính thức", tính chất
thể chế, kỉ cương, nghiêm chỉnh, trang trọng của công việc hành chính.
Năm 2001, trong cuốn "Phong cách học tiếng Việt" tái bản lần thứ 5, Đinh Trọng
Lạc gọi phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách hành chính - công vụ. Do đặc thù là
một công trình nghiên cứu chung về phong cách học tiếng Việt nên số trang viết đề cập đến
phong cách ngôn ngữ hành chính còn khá khiêm tốn, việc khái quát những đặc điểm ngôn
ngữ trong văn bản hành chính chỉ mang tính giản lược.
"Phong cách học và phong cách chức năng tiếng Việt" (2000) của tác giả Hữu Đạt
cũng luận bàn đến ngôn ngữ trong văn bản hành chính: "Phong cách hành chính - công vụ là
phong cách được sử dụng để trao đổi những công việc hành chính sự vụ hàng ngày giữa các
cơ quan hành chính, các đoàn thể, các cấp từ Trung ương xuống địa phương với các thành
viên và bộ phận xã hội có liên quan. Vì vậy, có tác giả gọi là Phong cách hành chính hoặc
Phong cách hành chính sự vụ "[13,139]. Ông cho rằng, ngôn ngữ trong văn bản hành chính
hoạt động chủ yếu nhằm thực hiện chức năng thông báo. Nói đến Phong cách hành chính là
nói đến tính phi biểu cảm; tính hệ thống, đồng bộ và thống nhất; tính ngắn gọn, súc tích và
không đa nghĩa; tính trang trọng và tính quốc tế; tính quy ước và tính khả biến theo thời
gian.
Dựa vào khu vực quản lí hành chính và ngành nghề, văn bản hành chính có các dạng
sau: văn bản hành chính thông thường, văn bản ngoại giao, văn bản luật pháp - chính trị,
văn bản dùng trong quốc phòng và văn bản dùng trong thương mại - kinh tế. Tác giả Hữu
Đạt cho rằng, đã đến lúc chúng ta phải hướng đến việc chuẩn hóa từ vựng trong văn bản
pháp luật "Về việc chuẩn hóa từ vựng trong các văn bản luật thời kì đổi mới" (Ngôn ngữ số
11, năm 2004).
Giáo trình "Phong cách học và đặc điểm tu từ tiếng Việt" của tác giả Cù Đình Tú
(2002) được tái bản cũng góp phần hoàn thiện hệ thống lí luận chung về phong cách học.

6


Nghiên cứu có tính chất chuyên sâu về quá trình tạo lập văn bản hành chính, có tác
giả Nguyễn Văn Thâm với công trình "Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước" (xuất
bản lần đầu năm 1992 và được tái bản năm 2001, 2003), ông là người có đóng góp đáng kể
trong việc xây dựng một hệ thống lý thuyết nhằm định hướng cho công tác soạn thảo và xử
lý văn bản hành chính, gọi là văn bản quản lý nhà nước. Tác giả đề cập đến các khía cạnh
như: Lịch sử hình thành văn bản hành chính Việt Nam, ngôn ngữ văn phong và quy trình
soạn thảo văn bản hành chính.
Sau đó hàng loạt các tài liệu hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính ra đời:
 Nguyễn Minh Phương - Trần Hoàng (1997), Mẫu soạn thảo văn bản, Nxb chính trị
Quốc Gia. TP.HCM.
 Tạ Hữu Ánh (1998), Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước, Nxb Lao
động HN.
 Nguyễn Văn Thông (2001), Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Thống kê,
HN.
 Vương Hoàng Tuấn (2002), Những điều cần biết về soạn thảo văn bản, Nxb
Trẻ,TP.HCM.
 Nguyễn Văn Khang (chủ biên) (2002), Tiếng Việt trong giao tiếp hành chính, Nxb
Văn hóa Thông tin, HN.
 Lê Văn In (2003), Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho các cơ quan chính quyền địa
phương, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kinh tế, Nxb Chính trị Quốc gia, HN.
Phong cách ngôn ngữ tiếng Việt cũng được nói đến trong các đề cương bài giảng:
"Một số vấn đề về phong cách giao tiếp trong công tác hành chính" của Trần Công Khanh
(2005); Văn bản và thể thức văn bản quản lý nhà nước" và "Kỹ thuật soạn thảo văn bản
quản lý hành chính trong nhà trường" của tác giả Nguyễn Duy Dương (2007) Trường Cán
bộ quản lý giáo dục và đào tạo II, Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã đề cập đến công tác
soạn thảo văn bản hành chính.
Gần đây nhất, tác giả Nguyễn Thị Ly Kha (2007) cũng đề cập đến ngôn ngữ hành

chính trong giáo trình "Dùng từ viết câu và soạn thảo văn bản". Tác giả viết: "Văn bản hành
chính - công vụ là loại văn bản thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực
hành chính - công vụ. Loại hình văn bản này chủ yếu tồn tại ở dạng viết, trong những tài
7


liệu, giấy tờ, văn kiện. Những sắc lệnh, thông báo, chỉ thị, nghị quyết.."[20, 56-57]. Đặc
điểm phương diện ngữ âm của văn bản hành chính là hướng đến yêu cầu chính xác, trang
trọng, chuẩn mực. Dùng từ đơn nghĩa, chính xác, trang trọng, khách quan. Tổ chức văn bản
có tính khuôn mẫu.
Cải cách hành chính được nhà nước đặc biệt quan tâm, ngày 26 tháng 10 năm 2009
thủ tục hành chính và các mẫu văn bản hành chính được đăng tải và cập nhật trên website
csdl.thutuchanhchinh.vn. Đây là một bước phát triên mới của việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công cuộc cải cách hành chính. Thủ tục hành chính đã đi vào giai đoạn thống
nhất về quy trình và thể thức.
Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính là hệ thống thông tin về thủ tục hành
chính và các văn bản pháp luật quy định về thủ tục hành chính liên quan đến cá nhân và tổ
chức được thiết lập trên cơ sở các Quyết định công bố thủ tục hành chính hoặc thủ tục giải
quyết công việc của 24 bộ, ngành và 63 địa phương. Mục tiêu chính của cơ sở dữ liệu nhằm
cung cấp một địa điểm duy nhất để người sử dụng có thể tìm kiếm các thủ tục hành chính
quan tâm. Cơ sở dữ liệu sẽ tăng cường khả năng tiêp cận thông tin về các quy định, tăng
tính minh bạch của hệ thống thể chế và thiết lập một cơ sở lịch sử về hệ thống thủ tục hành
chính.
Cơ sở dữ liệu này sẽ tiếp tục được hoàn thiện trong các giai đoạn rà soát và giai đoạn
thực thi các kiến nghị của đề án 30. Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính
của Thủ tướng Chính phủ kếu gọi mọi cá nhân và tổ chức tham gia đóng góp ý kiến đối với
các quy định về thủ tục hành chính nhằm góp phần hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ
tục hành chính.
Nhìn chung, ngôn ngữ hành chính hầu như chỉ được nói đến với tư cách là một vấn
đề trong các giáo trình về phong cách học nên số trang viết về phong cách hành chính còn

khá khiêm tốn, còn rất ít công trình nghiên cứu mang tính chất chuyên sâu. Một số công
trình chuyên sâu cũng chỉ dừng lại ở phạm vi nghiên cứu kỹ thuật soạn thảo văn bản hành
chính nói chung. Chưa có công trình nào nghiên cứu đặc điểm ngôn ngữ văn bản trong một
lĩnh vực cụ thể. Trong khi đó, nghiên cứu ngôn ngữ hành chính trên phương diện hành
chức, ngữ dụng là vấn đề rất thiết thực.
Trên cơ sở nền tảng lí thuyết của các công trình nghiên cứu đã nói ở trên, chúng tôi
sẽ khảo sát cụ thể về đặc điểm từ vựng, ngữ pháp và cấu trúc trong các văn bản hành chính
8


tiếng Việt thuộc lĩnh vực thương mại. Đây là vấn đề hoàn toàn mới mẻ, chưa có một tác giả
nào đề cập đến.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Văn bản hành chính rất đa dạng về kiểu loại, phong phú về số lượng nên việc nghiên
cứu văn bản hành chính nói chung đòi hỏi phải có thời gian, sự đóng góp của nhiều người.
Trong phạm vi của luận văn này, đối tượng mà chúng tôi khảo sát là văn bản hành chính
tiếng Việt trong lĩnh vực thương mại.
Chúng tôi tiến hành khảo sát từ nguồn ngữ liệu chủ yếu là các văn bản hành chính
trong lĩnh vực thương mại do Sở Công Thương tỉnh Bình Dương quản lý và một số văn bản
hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…của Công ty cổ phần thiết kế giao thông công chánh
Ánh Dương (Thành phố Hồ Chí Minh).
Lý do chúng tôi tiến hành khảo sát trên nguồn cứ liệu này bởi vì:
Thứ nhất, văn bản hành chính trong lĩnh vực thương mại của một đơn vị hành chính
(tỉnh) có đầy đủ các thể loại văn bản hành chính thông dụng.
Thứ hai, chúng tôi khảo sát 259 văn bản của nhiều thể loại văn bản hành chính thông
dụng, trong đó hợp đồng thương mại, biên bản thanh lý...có tính chất đặc thù thuộc lĩnh vực
thương mại. Đây là nguồn cứ liệu đáng tin cậy, có giá trị để tìm thấy những đặc trưng về
ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại.
Các văn bản được khảo sát là các văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại,

bao gồm các thể loại văn bản: hợp đồng, biên bản thanh lý, thông báo, báo cáo, công văn, tờ
trình, quyết định.
Cấp độ khảo sát: Chúng tôi lần lượt khảo sát văn bản hành chính trên ba cấp độ: từ
vựng, ngữ pháp và cấu trúc văn bản.
- Cấp độ từ vựng: Chúng tôi tiến hành thống kê và phân loại các đơn vị từ vựng theo
các tiêu chí: cấu tạo, nguồn gốc, phạm vi sử dụng, ...Từ kết quả thống kê và phân loại chúng
tôi đi đến những nhận định về tình hình dùng từ trong từng thể loại văn bản.
- Cấp độ ngữ pháp: Chúng tôi cũng tiến hành thống kê, phân loại và phân tích tình
hình sử dụng câu theo 4 tiêu chí: dạng câu, cấu tạo, mục đích phát ngôn và vị trí câu. Dựa
vào kết quả thống kê chúng tôi đi đến những nhận định về đặc điểm câu văn trong các văn
bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại.
9


- Cấp độ cấu trúc văn bản: Chúng tôi chỉ xem xét ở hai phương diện là đoạn văn và
bố cục văn bản.

4. Phương pháp nghiên cứu
Do đặc thù của vấn đề nghiên cứu và yêu cầu khóa học, chúng tôi dùng các phương
pháp như sau:
- Phương pháp thống kê - phân loại được sử dụng nhằm thống kê các đơn vị từ vựng,
ngữ pháp, đoạn văn tiêu biểu mang tính chất đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành
chính trong lĩnh vực thương mại, làm cơ sở cho việc phân loại.
- Phương pháp miêu tả được sử dụng để tìm ra những đặc trưng của việc dùng từ,
viết câu và tổ chức văn bản.
- Phương pháp so sánh giúp chúng tôi xác định được những đặc trưng dùng từ, viết
câu, dựng đoạn hay tổ chức văn bản trong từng thể loại văn bản.
Các phương pháp trên được vận dụng xuyên suốt nhất quán và linh hoạt trong quá
trình nghiên cứu luận văn này.

5. Ý nghĩa khóa học và thực tiễn
Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực
Thương mại có ý nghĩa như sau:
5.1. Ý nghĩa khóa học
Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ cung cấp một số cơ sở lý thuyết về đặc trưng
ngôn ngữ hành chính được đề cập trong các giáo trình Phong cách học.
Chỉ ra những nét đồng nhất và khác biệt trong việc sử dụng từ ngữ, viết câu, dựng
đoạn ở văn bản hành chính thương mại và văn bản hành chính thuộc các lĩnh vực khác.
5.2. Ý nghĩa thực tiễn
- Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ cung cấp nhiều tư liệu bổ ích cho công tác soạn
thảo văn bản hành chính thương mại.
- Việc khảo sát về từ vựng, ngữ pháp, cấu trúc văn bản sẽ cho thấy thực trạng của
việc sử dụng vốn từ, viết câu, tổ chức văn bản hành chính trong lĩnh vực hành chính Thương
mại. Thông qua đó, đề ra những giải pháp khắc phục những hạn chế và hướng đến việc
10


chuẩn hóa ngôn ngữ văn bản hành chính nói chung và văn bản hành chính thương mại nói
riêng.
Tất cả những ý nghĩa trên đều góp phần nâng cao tính hiệu lực, tính khả thi của văn
bản hành chính và hướng đến một chuẩn mực về văn phong hành chính - công vụ.

6. Cấu trúc luận văn
Luận văn gồm có 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan về văn bản hành chính và văn bản hành chính thuộc lĩnh vực
thương mại.
Luận văn chỉ nghiên cứu ngôn ngữ hành chính trong lĩnh vực thương mại nhưng để
có cơ sở đi sâu nghiên cứu những vấn đề về từ vựng, ngữ pháp, cấu trúc văn bản hành
chính, chúng tôi trình bày những cơ sở lí luận về văn bản hành chính nói chung trong
chương này.

- Chương 2: Đặc điểm từ vựng của văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực
thương mại. Ở chương này, luận văn tiến hành thống kê, phân loại và miêu tả tình hình sử
dụng từ ngữ.
- Chương 3: Đặc điểm ngữ pháp của văn bản hành chính trong lĩnh vực thương mại.
Trong chương này, luận văn nghiên cứu về tình hình sử dụng câu văn xét về dạng câu, cấu
tạo, mục đích phát ngôn và vị trí câu.
- Chương 4: Đặc điểm cấu trúc của văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực
thương mại. Trong chương này, luận văn khảo sát về đoạn văn, sự thống nhất và khác biệt
về thể thức và bố cục giữa các thể loại văn bản.

11


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ VĂN
BẢN HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI
1.1. Một số vấn đề về văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm
"Nói một cách chung nhất thì văn bản là một hệ thống mà trong đó các câu mới chỉ
là các phần tử. Ngoài các câu - phần tử, trong hệ thống văn bản còn có cấu trúc văn bản
chỉ rõ vị trí của mỗi câu và những mối quan hệ, liên hệ của nó với những câu xung quanh
nói riêng và với cấu trúc văn bản nói chung. Sự liên kết là mạng lưới của những quan hệ
và liên hệ ấy" [44, 22].
Cũng có cách hiểu tương tự "Văn bản là chuỗi các đơn vị kí hiệu ngôn ngữ làm
thành một thể thống nhất bằng mối liên hệ ý nghĩa mà thuộc tính cơ bản của nó là sự
hoàn chỉnh về hình thức và nội dung; sản phẩm của lời nói được định hình dưới dạng chữ
viết hoặc in ấn" [50, 124].
Văn bản có thể hiểu một cách khái quát là phương tiện để ghi tin và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ nhằm thực hiện mục đích giao tiếp nhất định.
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản được sản sinh dưới sự chi phối của các nhân tố
giao tiếp: nhân vật giao tiếp (hay chủ thể và đối tượng giao tiếp); nội dung giao tiếp; hoàn

cảnh giao tiếp; mục đích giao tiếp; cách thức giao tiếp và phương tiện giao tiếp.
Các văn bản hình thành trong hoạt động quản lí và lãnh đạo nói chung được gọi là
văn bản quản lí nhà nước. Đó là một một phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt
các quyết định quản lý. Vì vậy, văn bản hành chính thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ
quan nhà nước. Đó là hình thức cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện để điều chỉnh những
quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lí của nhà nước.
Văn bản hành chính (còn gọi là văn bản quản lý nhà nước) là những văn bản do các
cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được nhà nước giao. Văn bản phải đảm bảo các quy định của nhà nước về thẩm
quyền ban hành, về hình thức, thể thức văn bản và việc sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ văn bản
phải tuân theo luật định.

12


Tóm lại, có thể hiểu văn bản hành chính là những quyết định, quy định và thông tin
quản lí thành văn do các cơ quan quản lí nhà nước có thâm quyên ban hành theo trình tự thủ
tục và hình thức do luật định, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nhà nước qua lại
giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công
dân.
1.1.2. Chức năng
Văn bản hành chính có 5 chức năng cơ bản:
a. Chức năng thông tin
Thông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản. Đối với văn bản hành chính thì
chức năng này có vai trò đặc biệt quan trọng bởi vì trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước, văn bản là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin nhằm phục vụ hoạt động quản
lý, điều hành và giao dịch của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính là một kếnh thông
tin quan trọng nhất trong lĩnh vực quản lý nhà nước. Chức năng thông tin của văn bản hành
chính thể hiện cụ thể như sau:
- Đề cập đến các thông tin quản lý.

- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý, từ cơ
quan cấp trên đến cơ quan cấp dưới, từ cơ quan cấp dưới đến cơ quan cấp trên hoặc giữa
các cơ quan ngang cấp.
- Giúp cho các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho công việc quản lý.
b. Chức năng pháp lý
Văn bản quy phạm pháp luật là công cụ của Nhà nước pháp quyền trong việc đề ra
những quy định, các nguyên tác xử sự chung trong các quan hệ xã hội; thể hiện sự chi phối
mang tính quyền lực nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính.
Văn bản hành chính là chứng cứ pháp lý trong quá trình hoạt động của các cơ quan
quản lý hành chính Nhà nước khi vận dụng các quy phạm pháp luật nhằm thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể của mình.
Văn bản hành chính là yếu tố trách nhiệm ràng buộc giữa các chủ thể có tham gia quan
hệ xã hội, giữa các chủ thể và cá nhân khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy định của
pháp luật.
13


Văn bản hành chính là sản phàm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào thực
tiễn, vào quản lý nhà nước.
Văn bản hành chính phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện quản
lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Văn bản hành chính là phương tiện tác động riêng
rẽ của pháp luật đến các quan hệ xã hội.
c. Chức năng quản lý
Văn bản hành chính là công cụ chủ yếu trong toàn bộ hoạt động của các cơ quan
quản lý hành chính nhà nước. Tất cả các bước trong quy trình quản lý từ khi ra quyết định
đến tổ chức thực hiện, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát., đều cần đến văn bản.
d. Chức năng văn hóa
Văn bản hành chính nhằm mục đích truyền đạt thông tin, làm rõ và thuyết phục mọi
người chấp hành nghiêm minh các quy định xã hội, các quy định xử sự chung, do đó mang
tính văn hóa rõ nét. Chức năng này xuất phát từ lịch sử và truyền thống của dân tộc, thể hiện

sự tôn trọng con người trong quá trình quản lý cũng như trong mọi giao dịch hành chính.
e. Chức năng xã hội
Văn bản ra đời bắt nguồn từ nhu cầu thực tế của các hoạt động xã hội. Văn bản hành
chính thể hiện cách nhìn nhận nhiều vấn đề xã hội khác nhau cũng như giải quyết các vấn
đề ấy trong từng thời điểm và phạm vi cụ thể.
1.1.3. Ý nghĩa
Văn bản hành chính có đặc trưng nổi bật là tính khuôn mẫu, tính chặt chẽ, tính rõ
ràng, chứa đựng quy phạm pháp luật và có hiệu lực pháp lý cao.
Văn bản hành chính là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt
động quản lý nhà nước và là công cụ điều hành của các cơ quan, tổ chức và của các nhà
quản lý.
Văn bản hành chính là căn cứ pháp lý để các khách thể thực hiện quyết định của các
chủ thể quản lý nhà nước, là chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thể trong việc thực
hiện quyết định của mình.
Chúng ta có thể nhận thấy ý nghĩa của văn bản quản lý nhà nước thông qua vai trò
của nó trong hoạt động quản lý nhà nước:
14


- Văn bản hành chính đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước.
- Văn bản hành chính là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh
đạo và quản lý.
- Văn bản hành chính là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
1.1.4. Phân loại
Văn bản có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy thuộc mục đích, nội dung
và yêu cầu phân loại. Nhìn chung phân loại văn bản là để nắm vững tính chất, ý nghĩa và
tầm quan trọng của từng loại văn bản.
Dựa vào tiêu chí hình thức văn bản, văn bản hành chính có thể phân loại như sau:
1.1.4.1. Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật
Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật còn gọi là văn bản lập quy. Văn bản lập quy bao

gồm các văn bản được ban hành trên cơ sở luật và nhằm thực hiện luật:
• Nghị quyết, nghị định của Chính phủ;
• Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ;
• Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ;
• Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Quyết định, chỉ thị
thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân tối
cao;
• Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ
quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội
• Văn bản do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành để thi hành văn bản
quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên; văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân
dân cùng cấp;
• Nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
• Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân.

15


1.1.4.2. Văn bản hành chính thông dụng
Văn bản hành chính thông dụng là những văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản pháp quy, dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình
hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc ...của các cơ quan hành chính nhà nước.
Văn bản hành chính thông dụng bao gồm các hình thức như sau:
-

Công văn;

-

Báo cáo;

-

Tờ trình;

-

Đề án;

-

Chương trình;

-

Hợp đồng;

-

Biên bản;

- Giấy giới thiệu;
- Giấy đi đường;
- Giấy nghỉ phép;
- Quyết định;
- Điều lệ;
- Quy chế;
- Nội quy;
- Quy định V.V..

1.2. Văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại
1.2.1. Khái niệm
Văn bản hành chính thương mại là các văn bản do các cơ quan trong hệ thống bộ
máy nhà nước thuộc lĩnh vực thương mại ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyên hạn được nhà nước giao. Văn bản do các tô chức, cá nhân soạn thảo trong hoạt động
thương mại.
16


Văn bản hành chính thương mại có chức năng, nhiệm vụ: hướng dẫn, quản lý, thông
tin về các vấn đề liên quan đến hoạt động thương mại. Hoạt động thương mại là hoạt động
nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến
thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác.
Có thể hiểu một cách khát quát, văn bản hành chính thương mại là các văn bản hành
chính được soạn thảo trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động mua bán hàng hóa,
cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi
khác.
1.2.2. Thể loại
Văn bản hành chính trong lĩnh vực thương mại bao gồm văn bản pháp quy và văn
bản hành chính thông dụng. Văn bản hành chính thông dụng gồm có: Hợp đồng thương
mại, biên bản thanh lý, quyết định, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn,.v.v..
Trong đó, Hợp đồng thương mại là loại văn bản đặc có tính chất đặc thù của văn bản
hành chính thuộc lĩnh vực thương mại. Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa cá nhân, tô chức
băng lời nói, hành vi, văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản, bao gồm:
điện báo, fax, thông điệp dữ liệu v.v. Trong đó các bên xác lập một quan hệ pháp lý về các
quyền và nghĩa vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu, lợi ích của mình.
Hợp đồng phải có 4 điều kiện cơ bản như sau:
- Sự thỏa thuận: Cơ sở của hợp đồng là sự thỏa thuận, đồng ý một cách tự nguyện
của các bên có liên quan; không có một cơ quan hay cá nhân nào được quyền ép buộc một

đối tượng khác phải ký kết hợp đồng với mình.
- Năng lực: Người ký hợp đồng phải có đầy đủ năng lực pháp lý.
- Đối tượng: Cam kết điều gì, việc gì để làm hoặc bàn giao.
- Nguyên nhân: Hợp đồng phải dựa trên những nguyên do hợp pháp, không được trái
pháp luật và đạo đức xã hội.
Hợp đồng là sự mong muốn của hai bên giao ước, ràng buộc hai bên cho đến khi các
bên thấy không còn mong muốn tiếp tục duy trì hoặc hợp đồng đã được thực hiện xong.

17


Hợp đồng có hiệu lực từ ngày các bên có liên quan ký kết và hết hiệu lực khi đã
thanh lý hợp đồng. Nếu có tranh chấp hợp đồng thì các cơ quan chức năng sẽ dựa theo các
điều khoản của hợp đồng hoặc theo Luật để giải quyết.
Theo Bộ Luật Dân sự và Luật Thương mại năm 2005 (có hiệu lực thi hành từ ngày
01 tháng 01 năm 2006), dự vào mục đích và lợi ích của chủ thể tham gia ký kết hợp đồng,
có thể chia thành ba nhóm hợp đồng như sau:
- Hợp đồng dân sự,
- Hợp đồng thương mại,
- Hợp đồng lao động.
* Hợp đồng thương mại
Hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận giữa thương nhân với nhau hoặc giữa các
thương nhân với các bên có liên quan nhằm thực hiện hoạt động thương mại.
Theo Điều 3 của Luật Thương mại năm 2005, hoạt động thương mại là hoạt động
nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm: mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến
thương mại và các hoạt động sinh lợi khác.
Hình thức của hợp đồng thương mại theo quy định của pháp luật được thể hiện bằng
lời nói, hành vi hoặc bằng văn bản và các hình thức có giá trị tương đương bao gồm: điện
báo, fax, thông điệp dữ liệu v.v…
Hợp đồng thương mại thông dụng gồm:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa,
- Hợp đồng đại lý mua bán hàng hóa,
- Hợp đồng gia công trong thương mại,
- Hợp đồng dịch vụ, gồm các loại: đấu giá hàng hóa, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ giao
nhận hàng hóa, dịch vụ giám định hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo thương mại, trưng bày
giới thiệu hàng hóa, hội chợ - triển lãm thương mại,
- Hợp đồng đại diện cho thương nhân,
- Hợp đồng môi giới thương mại,
- Hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa.
18


Chủ thể giao kết hợp đồng thương mại: là thương nhân bao gồm các tổ chức kinh tế
được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và
có đăng ký kinh doanh. Nội dung của hợp đồng thương mại có tính chất đặc thù khác với
hợp đồng dân sự ở các nội dung sau:

1.3. Một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính
1.3.1. Những yêu cầu chung
Theo Thông tư liên tịch ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, quá trình soạn thảo văn bản cần thực hiện các yêu cầu có tính định hướng
chung như sau:
- Nắm vững đường lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hóa chính sách của nhà
nước thành pháp luật. Đòi hỏi giải quyết hợp lí các quan hệ giữa nhà nước, giữa tập thể và
cá nhân, giữa cá nhân với cấp dưới.
- Văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi hoạt động của cơ quan, tức là phải giải quyết được các vấn đề: văn bản sắp ban hành
thuộc thẩm quyền của ai? Phạm vi tác động của văn bản đến đâu? Trật tự pháp lí được xác
định như thế nào? Văn bản dự định ban hành có gì mẫu thuẫn với các văn bản khác của cơ
quan hoặc cơ quan khác?

- Nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc đưa
ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt
ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên và có tính khả thi
cao.
- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về thể thức và văn phong hành
chính.
- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa
trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính.
1.3.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

19


- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của
pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày
ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu
không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải
được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được
sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ,
cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hóa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội
dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn

tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
1.3.3. Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là toàn bộ các yêu tô câu thành văn bản nhằm đảm bảo cho vần bản
có hiệu lực pháp lý. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm
các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
20


- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Thể thức văn bản hành chính được quy định cụ thể tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT - BNV - VPCP, ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ -Văn phòng
Chính phủ. (xem phụ lục)

1.4. Yêu cầu về văn phong hành chính
Ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản hành chính phải là ngôn ngữ viết, không sử
dụng ngôn ngữ nói (khẩu ngữ trong văn bản).
Văn phong hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
1.4.1. Tính khách quan
Tính khách quan của nội dung hay sự việc được nói đến và lối trình bày trực tiêp,
không thiên vị. Các văn bản hình thành trong hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý là
tiếng nói của một cơ quan, một đơn vị, một tổ chức, v.v... Đó không phải là tiếng nói riêng

của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể do một cá nhân hay một số cá nhân soạn thảo. Trên
thực tế, các cá nhân chỉ là người phát ngôn thay cơ quan, tổ chức. Họ không được tự ý đưa
quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản mà chỉ được nhân danh cơ quan trình bày
quan điểm của người lãnh đạo và ý kiến của một tổ chức. Bởi vậy, các từ ngữ có tính chất
bộc lộ tình cảm, cảm xúc, quan điểm cá nhân không đặc trưng cho văn phong hành chính.
1.4.2. Tính chất ngắn gọn, chính xác
Tính chất ngắn gọn, chính xác của các thông tin được đưa vào văn bản và tính đầy đủ
thông tin cần thiết cho vấn đề hoặc sự việc mà nội dung văn bản nói đến. Văn bản hành
chính nói chung không cho phép trình bày dài dòng, nhưng cũng không được thiếu những
thông tin cần thiết cho việc giải quyết những nhiệm vụ được đề ra trong nội dung văn bản.
Ví dụ, một văn bản đề nghị chuyển địa điểm làm việc của cơ quan thì cần nói rõ ngay
từ đầu những khó khăn của việc điều hành công tác ở địa điểm cũ, những tổn thất kinh tế
(nếu có, những hạn chế về quan hệ với cơ quan khác, môi trường làm việc độc hại, v.v...
Mục đích là nêu rõ được bản chất của vấn đề và yêu cầu cấp thiết của việc thay đổi địa điểm
làm việc. Những lời kếu ca, phàn nàn, bình luận là không cần thiết.

21


Công văn nhắc nhở thực hiện việc kiểm tra sản phẩm thì cần nói rõ tình hình thực tế
sản phẩm của đơn vị, yêu cầu giao nộp về thời gian, số lượng, chất lượng sản phẩm, văn
bản pháp lý ràng buộc, v.v... Tránh việc tuyên truyền ý nghĩa, động viên chung chung trong
văn bản.
Mọi văn bản chỉ thị nội bộ thì cần nói rõ nguyên nhân trực tiếp phải ban hành văn
bản chỉ thị để chấn chỉnh một tình hình; để đưa ra một chủ trương mới nhằm tăng cường
hiệu quả quản lý trong cơ quan, v.v..Không nên đưa vào văn bản loại này những lời kếu gọi
chung chung. Những phân tích quá dài mà không có tính cụ thể sẽ làm cho văn bản giống
một bài chính luận. cần nhấn mạnh mục đích viết các văn bản hành chính thực chất là để chỉ
đạo và điều hành công việc. Do vậy, càng viết trực tiếp, càng ngắn gọn trong việc truyền đạt
càng tốt, nhất là khi soạn thảo chỉ thị.

Hoặc viết một bản báo cáo tổng kết, ví dụ, báo cáo của một đơn vị cơ sở, thì không
nên nói chung chung dựa theo ý của lãnh đạo hay báo cáo của cơ quan cấp trên. Không nên
sử dụng các cụm từ rỗng về thông tin như "kết quả đáng kể", "thành tích nổi bật trên nhiều
phương diện" mà không có số liệu minh họa cụ thể. Các thông tin đưa vào bản báo cáo cơ
sở phải đo đếm được, thấy được cụ thể trước mắt đó là cơ sở nào, thời gian nào, làm được
gì, vì sao kết quả tốt hoặc vì sao chưa tốt, v.v...
Tính chính xác của văn bản hành chính thể hiện trong cách dùng từ chính xác, viết
câu đúng ngữ pháp, cấu trúc văn bản mạch lạc, để đảm bảo cho tính đơn nghĩa của nội dung
văn bản. Văn bản hành chính chỉ cho phép một cách hiểu, không gây hiểu lầm. Đặc biệt tính
chính xác trong cách diễn đạt các chuẩn mực luật pháp và sự cần thiết phải hiểu và giải
thích chúng một cách tuyệt đối ăn khớp, đó là mục tiêu cần đạt được của các văn bản lập
pháp, để góp phần vào việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác,
đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt. Nội dung văn bản thiếu chính xác, không rõ
ràng và mơ hồ sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng. Những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc
ảnh hưởng to lớn đến số phận con người và đời sổng xã hội.
1.4.3. Tính khuôn mẫu
Tính khuôn mẫu điển hình và tiêu chuẩn hóa các thuật ngữ được sử dụng với các
thức diễn đạt trong sáng. Các thuật ngữ trong văn bản hành chính phải chính xác và chỉ
được hiểu theo một nghĩa duy nhất hay còn gọi là đơn nghĩa.
22


Cách viết biểu tượng, không tiêu chuẩn hóa sẽ làm cho văn bản hành chính trở nên
kém hiệu lực, hạn chế các chức năng cơ bản của chúng. Các từ ngữ có vẻ màu mè, khách
sáo, khóa trương, nếu không được loại bỏ sẽ làm cho văn bản hành chính dễ mất đi tính
nghiêm túc và tính chỉ đạo vốn là bản chất của chúng. Đọc một văn bản loại này cần phải
thấy tính trang nghiêm, mẫu mực và thiết thực cho công việc đặt ra. Để cho yêu cầu này
được thực hiện thuận lợi, người ta cho phép dùng trong văn bản hành chính các khuôn mẫu
về câu.

Việc sử dụng rộng rãi theo mẫu những phương tiện quy định, quy phạm là dấu hiệu
đặc trưng của văn bản hành chính. Trong văn bản khóa học, những phương tiện ngôn ngữ
quy định, quy phạm cũng được sử dụng nhưng bị hạn chế trong những từ ngữ riêng lẻ,
những lược đồ kết cấu riêng lẻ. Còn trong văn bản hành chính, những quy định, quy phạm
được sử dụng trong toàn bộ văn bản.
Việc sử dụng một khuôn mẫu văn bản hành là do sự lặp đi lặp lại của những hoàn
cảnh hành chính như: yêu cầu, đề nghị, quyết định, thông báo, báo cáo, ...Sự có mặt của
những khuôn mẫu hành chính tương ứng với các loại tài liệu khác nhau sẽ tạo ra sự thống
nhất và tính nghiêm túc trong công việc hành chính. Đặc biệt tính khuôn mẫu sẽ tạo điều
kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc soạn thảo văn bản hành chính.
1.4.4. Tính rõ ràng, cụ thể
Tính rõ ràng và cụ thể của các quan điểm chính trị với lối truyền đạt phổ thông, đại
chúng mang tính nguyên tắc nhưng lại lịch sự. Các vấn đề trình bày cần thể hiện một quan
điểm nhận thức rõ ràng, mọi người đều có thể hiểu được để thực hiện. Phải tính đèn quan
điểm quân chúng khi viết. Phải trang nhã trong cách dùng từ, cần sử dụng cách xưng hô lịch
sự.
1.4.5. Tính cân đối và sự liên kết chặt chẽ
Văn bản hành chính phải được chú ý đúng mức đến sự cân đối về thể thức của toàn
văn bản. Cần lưu ý rằng, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản mà trong đó sự liên kết giữa các
câu, liên kết giữa các đoạn trong văn bản chưa được chú ý đúng mức. Điều đó đã làm cho
không ít trường hợp văn bản hành chính không phản ánh được tư tưởng chủ đạo cần trình
bày.

23