Vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức năng của văn phòng hiện đại

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
L I NĨI

U

Thơng tin chính là tri th c, là tin t c. Thơng tin đã tr thành ngu n
i c ng nh

bao nhiêu ngu n l c t

OBO
OK S
.CO
M

l c phát tri n c a xã h i lồi ng

nhiên và xã h i khác. Khác v i các ngu n l c t nhiên nh khống s n,
đ t đai…. N u càng b khai thác thì càng c n ki t, thơng tin càng khai
thác s càng đ

c m r ng và phát tri n đ n m t b c cao h n d a trên s

k th a có tính khoa h c. Thơng tin có vai trò vơ cùng quan tr ng trong
đ i s ng xã h i. Là m t sinh viên khoa L u tr h c và QTVP, chúng tơi
đ c bi t th y rõ tác d ng, v trí vai trò to l n c a thơng tin trong cơng
tác v n th , cơng tác l u tr và cơng tác v n phòng. Nh m đ a ra và làm
rõ m t s vai trò c a thơng tin trong v n phòng, tơi đã ch n đ tài Vai
trò c a thơng tin trong cơng tác v n phòng làm ti u lu n v mơn thơng
tin h c. V n đ vai trò c a thơng tin trong cơng tác v n phòng đã đ

c

nhi u tác gi , nhà nghiên c u phê bình đ t ra và có nh ng nh n xét đánh
giá sâu s c nh bài vi t c a tác gi Phan Huy Qu v b n ch t c a thơng
tin c a qúa trình xây d ng quy t đ nh qu n lý hành chính (T p chí thơng
tin t

li u s 3 n m 1999). Ho c khía c nh l ch s và t ch c thơng tin

c a PGS.TS Nguy n H u Hùng (T p chí Thơng tin t

li u s

4 n m

1998) và cùng r t nhi u bài vi t khác.

Vì v n ki n th c và kinh nghi m nghiên c u còn nhi u h n ch ,
ti u lu n ch xin đi vào vai trò c a thơng tin trong vi c th c hi n ch c
n ng c a v n phòng hi n đ i. V i các ph

ng pháp nh phân tích, t ng

KIL

h p, th ng kê chúng tơi hy v ng bài vi t s làm rõ h n m t s

v n đ

liên quan c a thơng tin h c và vai trò c a thơng tin trong đ i s ng xã
h i, đ c bi t là trong vi c th c hi n ch c n ng chính c a v n phòng hi n
đ i.

Bài ti u lu n chia làm 2 ch
Ch

ng:

ng 1: M t s v n đ v thơng tin và v n phòng hi n đ i.

1



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Ch

ng 2: Vai trò c a thông tin trong vi c th c hi n ch c n ng

KIL
OBO
OKS
.CO
M

c a v n phòng hi n đ i.

2

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
PH N N I DUNG
CH

NG 1: M T S

V N

V

THễNG TIN V V N PHềNG
I

KIL
OBO
OKS
.CO
M

HI N

1.1. Thụng tin v ch c n ng c a thụng tin
1.1.1. Khỏi quỏt chung v thụng tin

Thụng tin Information cú ngu n g c t
Informatio cú ngh a l s truy n t m t ý t
m t bi u t

ng, m t khỏi ni m hay

ng.

Theo cỏch hi u thụng th
ki n, ý t

ti ng La tinh

ng Thụng tin l t t c cỏc s

vi c, s

ng, phỏn oỏn lm t ng thờm s hi u bi t c a con ng

i hay

Thụng tin chớnh l tri th c, l tin t c, l y u t quy t nh s phỏt tri n
c a xó h i.

Cũn lý thuy t thụng tin thỡ quan ni m thụng tin l s lo i tr tớnh
b t nh c a hi n t
nh n


ng ng u nhiờn ho c núi cỏch khỏc thụng tin l vi c

c m t thụng bỏo t

c. Thụng tin

phỳ nh

nh n

c th hi n qua nhi u hỡnh th c a d ng v phong

con s , ch

khỏc nhau nh

m t t p h p cỏc thụng bỏo cú th

vi t, õm thanh, hnh ng, c

thụng tin d

i cỏc gúc

ch . Cỏc khoa h c

khỏc nhau, t

ú cú nh ng

quan i m khỏc nhau v thụng tin. S d nh v y vỡ thụng tin khụng th
s

mú

c, ng

i ta b t g p thụng tin ch trong qỳa trỡnh ho t ng,

thụng qua tỏc ng tr u t

ng c a nú. V do xó h i ngy nay l xó h i

thụng tin, th i i l th i i thụng tin, m i quan tõm l n c a t t c m i
ngnh, m i l nh v c c a c lý lu n v ng d ng.
1.1.2. Vai trũ c a thụng tin
Thụng tin luụn gi

vai trũ quan tr ng trong qỳa trỡnh t

phỏt tri n xó h i. Khi n m

ch c v

c thụng tin thỡ t c l cú thờm m t th

quy n l c c ng nh s c m nh v t ch t.

õy ch xin kh ng nh l i vai

trũ c a thụng tin:

3

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
M t là, thơng tin là ngu n l c c a s phát tri n. B i thơng tin đ

c

xem là ngu n tài ngun, và h n các ngu n tài ngun khác là nó có th
phát tri n m r ng, ch b h n ch b i khơng gian và kh n ng nh n th c
đ

i. Và hi n nay xu h

ng c a t t c các n

KIL
OBO
OKS
.CO
M

c a con ng

c là thơng tin

c coi nh m t lo i hàng hố v i s hình thành và phát tri n c a khu

v c d ch v thơng tin.

Hai là, thơng tin góp ph n thúc đ y s phát tri n c a kinh t và s n
xu t. Thơng tin là b

ph n quan tr ng t o thành chu trình khoa h c k

thu t s n xu t và góp ph n vào vi c rút ng n quan tr ng t

nghiên c u

đ n s n xu t và nâng cao hi u qu c a các l nh v c ho t đ ng này.
Ba là, Thơng tin là y u t quan tr ng nh t trong s phát tri n c a
khoa h c. B n ch t c a khoa h c là tính k th a t c là khai thác nó phát
tri n d a trên nh ng ngu n thơng tin đã có t
ch
đ i.

ng trình nghiên c u nào là c a m t ng

tr

c, khơng có m t

i, th m chí c a m t th i

B n là, thơng tin là c s c a ho t đ ng qu n lý. Th hi n rõ nh t
là d a vào s đ y đ c a ch t l
đ

ng c a thơng tin mà các nhà qu n lý ra

c các quy t đ nh b i th c ch t c a qúa trình qu n lý là qúa trình s

lý thơng tin c a ng

i lãnh đ o.

N m là, thơng tin có vai trò qúa trình trong s phát tri n c a giáo
d c và đ i s ng. Giáo d c là ho t đ ng xã h i nh m th c hi n ch c n ng
chuy n giao thơng tin gi a các th h .
Vai trò c a thơng tin còn đ

c th hi n trong t t c l nh v c c a

đ i s ng xã h i nói chung và c a cơng tác v n phòng nói riêng.
1.2. V n phòng và ch c n ng c a v n phòng hi n đ i
1.2.1. V n phòng hi n đ i

Hi n nay có r t nhi u cách hi u khác nhau v v n phòng. Theo t
đi n ti ng Vi t c a V n Tân và Hồng Th thì v n phòng là b ph n ph
trách cơng vi c v n th

hành chính c a m t c

quan.

nh ngh a này

4



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

ch a c p y n n i dung c a cụng tỏc v n phũng m ch c p
n ph n v n th gi y t .
Trong cu n K n ng v nghi p v v n phũng, tỏc gi V

ng Hong

KIL
OBO
OKS
.CO
M

tu n ó a ra khỏi ni m v n phũng theo c ngh a r ng v ngh a h p:
- H p l n i lm vi c c a m t c quan t ch c.
- R ng l b mỏy giỳp vi c c a c quan.
Trờn th c t

hi n nay thỡ v n phũng bao g m c

ngh a h p. V n phũng ó

thớch nghi v phự h p v i s

c i m i tr thnh v n phũng hi n i,
phỏt tri n m nh m

ngh thụng tin. V n phũng hi n i l n i x
thi t b hi n i

ngh a r ng v

c a khoa h c cụng

lý thụng tin b ng nh ng

c t ch c m t cỏch khoa h c g m nh ng ng

i cú tri

th c hi n i t o nờn n ng su t lao ng cao h n.

V i nh ngh a nh v y ch c n ng c a v n phũng hi n i cú hi u
i m i.

1.2.2. Ch c n ng c a v n phũng hi n i

V n phũng hi n i cú r t nhi u ch c n ng nh ng t u trung l i cú
th chia thnh hai ch c n ng c b n:

M t l, V n phũng cú ch c n ng tham m u t ng h p, t c l nh ng
ho t ng tham v n cụng tỏc v n phũng v t ng h p, th ng kờ x

lý

thụng tin ph c v cho ho t ng qu n lý.

Hai l, V n phũng cú ch c n ng m b o c

s

v t ch t v cụng

tỏc ph c v cho ho t ng c a c quan ch c n ng l mang tớnh c thự
c a v n phũng. Vỡ v y chỳng tụi s khụng i sõu v phõn tớch ch c n ng
ny m ch y u c p n ch c n ng tham m u t ng h p.

5



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
CH

NG 2: VAI TRề C A THễNG TIN TRONG VI C TH C

HI N CH C N NG THAM M U T NG H P C A V N PHềNG

tin, v n th

ng cú ba b ph n chớnh: thu th p x lý thụng

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Trong v n phũng th
l u tr

v qu n tr . M i b

quy n h n khỏc nhau, song cựng h
thnh t t cỏc nhi m v ch

ph n cú ch c n ng nhi m v

ng t i m c tiờu cu i cựng l hon

ng trỡnh k h ch ó ra. S i dõy liờn l c

gi a cỏc b ph n ny trong v n phũng chớnh l thụng tin t c l m i quan
h c a cỏc dũng thụng tin. Vỡ ph m vi nghiờn c u c a ti cũn nh
h p, nờn ch xin i vo khớa c nh nh l thụng tin v i b ph n thu th p
lý thụng tin. B

v x

ph n ny th

viờn nghiờn c u t ng h p.
lm vi c c a i ng

th

ng g m cỏc cỏn b

i v i cỏc doanh nghi p thỡ õy chớnh l n i

ký (g i chung l cỏc cỏn b

trong v n phũng l m i quan h

quan h

qu n lý v khỏch th qu n lý. Ch
ng lờn i t
cỏc i t

ho c chuyờn

ng

i - ng

t ng h p). M i
i, gi a ch

th

th qu n lý (cỏc nh qu n tr ), tỏc

ng qu n lý (nhõn viờn) v ch i s ph n h i tr l i t

ng ny. Ph

ng ti n th c hi n m i quan h ny nh cỏc dũng

thụng tin. Vai trũ c a thụng tin trong vi c th c hi n ch c n ng tham
m u t ng h p l r t quan tr ng v nú

c th hi n

cỏc khõu sau:

2.1. Thu th p thụng tin

õy l cụng vi c u tiờn c a nh ng ng

i lm ch c n ng tham

m u t ng h p (g i chung l cỏn b t ng h p). Thụng tin l ch t li u c
b n t ng ho t ng c a c quan. Thụng tin t o thnh d

li u thụng qua

phõn tớch x lý thụng tinh thnh thụng tin cú giỏ tr gia t ng. Trong v n
phũng thụng tin cú m i quan h ch t ch v i nhau. Thụng tin u ra c a
c

quan ny l thụng tin u vo c a c

quan khỏc ho c

cỏc b ph n

trong v n phũng. PGS.TS Nguy n H u Hựng ó ch ra r ng ho t ng
v n phũng nh h

ng tr c ti p t i cỏc lo i ngu n tin v cú 6 lo i ngu n

tin chớnh i v i m t v n phũng (T p chớ Thụng tin t

li u s

4 n m

2002).
6



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
- Thụng tin t ti li u i v n c a c quan: l cỏc lo i cụng v n,
gi y t tr l i cỏc cõu h i ho c th tớn bờn ngoi.
- Thụng tin n i b : õy l cỏc d ng t li u, h s tin t c ph n ỏnh

KIL
OBO
OKS
.CO
M

ho t ng c a c quan.

thu t. Cỏc t

- Thụng tin k

ngh nghi p c a c quan

li u ph n ỏnh qỳa trỡnh ho t ng

c th c hi n th

ng xuyờn tr giỳp cỏc qỳa

trỡnh quy t nh qu n lý.

- Thụng tin v nhõn s : l cỏc tin t c h
quan t i t ch c nh quy t nh b t, lờn l

s

cỏ nhõn, cỏn b

liờn

ng

- Cỏc h th ng liờn l c bao g m cỏc h th ng i n tho i, fax, ti p
th , vi n thụng, th

tớn dựng

chuy n th , tin t c trong c

quan ra

ngoi c quan.

- Cỏc h th ng sao in: bao g m cỏc tin t c t cỏc thi t b sao in, t
cỏc xu t b n ph m

V y ta th y thụng tin r t a d ng v phong phỳ nờn ngoi vi c ti p
nh n n thụng tin trong h th ng thỡ cỏn b t ng h p ph i thu th p s n
tỡm thụng tin ph i th

ng xuyờn i c

s

n m b t th c t cú thờm

thụng tin mang tớnh th i s . Cú nh th m i cú th tham m u cho lónh
o v n phũng giỳp h

ra cỏc quy t nh qu n lý ỳng n. Trong ba

cụng o n b o m thụng tin m tỏc gi

Phan Huy Qu

trờn t p chớ

thụng tin t li u (s 3 n m 1999) ó a ra thỡ cỏn b t ng h p ph i b o
m thụng tin cho vi c xõy d ng quy t nh qu n lý hnh chớnh.
Túm l i

khõu nghi p v thu th p thụng tin thỡ thụng tin l c s ,

l nguyờn li u c ng l m c tiờu cu i cựng m ho t ng v n phũng
h

ng t i.

2.2. X lý thụng tin

Sau khi thu th p thụng tin, i u quan tr ng l cỏn b t ng h p ph i
x

lý thụng tin. Thụng tin ch cú giỏ tr khi

(Pata prcessing) l cỏc tỏc ng lờn d
nh ng m c tiờu yờu c u nh t nh

cx

li u t

lý. X

lý thụng tin

c thụng tin theo

c th c hi n b ng cỏc quy trỡnh cú
7

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
s

tỏc ng ch quan c a ch th qu n lý. Quy trỡnh x

lý thụng tin l

m t quy trỡnh nghi p v nh m a ra k t qu ch ng minh m t quy lu t
lm cho thụng tin cú giỏ tr h n. Theo tiờu chu n thỡ m t thụng tin cú giỏ
c cỏc yờu c u sau:

KIL
OBO
OKS
.CO
M

tr ph i m b o

- Chớnh xỏc: T c l trung th c cao.
-

y : Ngh a l ph i ph n ỏnh

c t t c cỏc khớa c nh c n

thi t khụng x y ra tỡnh tr ng, ch cung c p m t vi hỡnh nh phi n
di n, mộo mú, l ch l c v i t

ng

c ph n ỏnh.

- Rừ rng, c th : l khụng chung chung, m

h , khụng a ngh a

khú hi u. Ph i nờu nh ng chi ti t, s li u, di n bi n, k t qu c
rng.

- K p th i: T c l ph i
th c tr ng c a i t
ngay.
ng

ỳng i t

i c n núi.
Trong k



th rừ

c cung c p ỳng lỳc, ph n ỏnh ỳng

ng cú th i gian phõn tớch, phỏn oỏn x

ng: Thụng tin ch cú giỏ tr khi n

n ng x

lý thụng tin ng

i cỏn b

lý

c v i nh ng

t ng h p ph i n m

c nh ng tiờu chu n ú s p x p phõn lo i thụng tin thnh cỏc thụng

tin quỏ kh , hi n hnh, d
ng. X

oỏn ho c chia thụng tin theo cỏc m t ho t

lý thụng tin ũi h i ng

i cỏn b

t ng h p khụng nh ng cú

ki n th c sõu v chuyờn mụn m ph i am hi u thụng tin v cỏc l nh v c
khỏc nh m x lý nhanh chúng k p th i v cú hi u qu t ú tham m u
c

v n cho lónh o c a mỡnh. Cỏc ph

thụng tin l cỏc ph

ng phỏp c n dựng trong x

lý

ng phỏp t ng h p, phõn tớch, ỏnh giỏ so sỏnh, ph i

xỏc nh thụng tin no l chớnh, thụng tin no l h

tr , bi t nghi ng

thụng tin thi u c n c c s khoa h c.
Trong khõu nghi p v x
ng c a ng
cú ch t l

lý thụng tin, thụng tin l i t

i cỏn b t ng h p. M c tiờu l nh ng thụng tin cú giỏ tr ,

ng. Nhỡn chung v n phũng

ú thụng tin

ng tỏc

c xem nh

c s n sinh ra v qỳa trỡnh thụng tin

m t a bn m
c th c hi n.
8



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
2.3. Truy n đ t. (cung c p) thông tin
Ti p theo khâu x
Ng

i cán b

lý thông tin s

là vi c truy n đ t thông tin.

t ng h p c n ph i xác đ nh thông tin (đ u ra) mà mình
ây chính là hình th c th c hi n ch c n ng tham m u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

mu n truy n đ t.

c v n c a mình. Vi c ra các quy t đ nh c a ng

i lãnh đ o có đúng đ n

hay không là ph thu c vào thông tin mà cán b t ng h p cung c p. Vì
th khi truy n đ t thông tin c n quan tâm đ n n i dung thông tin, li u
l

ng thông tin, th i đi m đ a ra thông tin và hình th c thông tin. Liên

quan đ n v n đ cung c p thông tin m t yêu c u ph i đ m b o là bí m t
thông tin không đ
n mđ

c ti t l . T đây đòi h i ng

i cán b t ng h p ph i

c các k n ng so n th o v n b n, k n ng t ch c các cu c h p,

chu n b n i dung cu c h p cho lãnh đ o. T c là ng
ph i đáp

ng đ

i cán b t ng h p

c m t s yêu c u nh bi t s d ng qu th i gian thích

h p, có kh n ng t ch c s p x p công vi c, ch

đ ng linh ho t trong

m i tình hu ng…

Vì v y thông tin trong khâu cung c p thông tin đóng vai trò là s n
ph m c a qúa trình lao đ ng không ng ng c a ng

i làm công tác tham

m u t ng h p cho lãnh đ o.

9



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
K T LU N
Túm l i, vai trũ c a thụng tin trong vi c th c hi n ch c n ng tham
m u t ng h p c a v n phũng l h t s c to l n, nú v a l u ra, u vo
c o hi u xu t lao ng c a cỏc cỏn b , nhõn viờn lm cụng tỏc

KIL
OBO
OKS
.CO
M

v l th

thu th p x lý v cung c p thụng tin.

Qua vi c nghiờn c u vai trũ c a thụng tin trong vi c th c hi n
ch c n ng tham m u t ng h p c a v n phũng giỳp chỳng ta hi u rừ h n
v vai trũ c a thụng tin trong i s ng xó h i. V i s phỏt tri n m nh m
c a khoa h c cụng ngh

trong th i i hi n nay, thụng tin, h

thụng tin, cỏc thi t b thụng tin s ngy cng hon ch nh, m

th ng
ng cho

s phỏt tri n c a khoa h c v t o thu n l i cho cỏc ho t ng c a xó h i.
Cụng tỏc v n phũng nh ú m cú nhi u ti n b m nh m h n.

10



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
TÀI LI U THAM KH O
ồn V n Tân - Thơng tin h c

1.
V

3.

Nguy n H u Hùng - Khía c nh l ch s

Tr .

ng Hồng Tu n - K n ng và nghi p v v n phòng - Nxb

KIL
OBO
OKS
.CO
M

2.

và t ch c c a qu n

tr thơng tin - T p chí Thơng tin t li u s 4/2002.
4.

Nguy n H u Hùng - Phát tri n ho t đ ng thơng tin trong th i

kì cơng nghi p hố - hi n đ i hố - T p chí Thơng tin t li u s 4/1998.
5.

Phan Huy Qu - B n ch t thơng tin c a q trình xây d ng

quy t đ nh qu n lý hành chính - T p chí thơng tin t li u s 3/1999.

11

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
M CL C
L I NÓI

U ................................................................................................ 1

PH N N I DUNG ......................................................................................... 3
NG 1: M T S

HI N

V N

V

THÔNG TIN VÀ V N PHÒNG

KIL
OBO
OKS
.CO
M

CH

I........................................................................................................ 3

1.1. T HÔNG TIN VÀ CH

C N NG C A THÔNG TIN

......................................... 3

1.1.1. Khái quát chung v thông tin ...................................................... 3
1.1.2. Vai trò c a thông tin .................................................................... 3
1.2. V

N PHÒNG VÀ CH C N NG C A V N PHÒNG HI N

I ........................ 4

1.2.1. V n phòng hi n đ i....................................................................... 4
1.2.2. Ch c n ng c a v n phòng hi n đ i ........................................... 5
CH

NG 2: VAI TRÒ C A THÔNG TIN TRONG VI C TH C

HI N CH C N NG THAM M U T NG H P C A V N PHÒNG . 6
2.1. T HU TH
2.2. X

P THÔNG TIN ............................................................................ 6

LÝ THÔNG TIN ................................................................................... 7

2.3. T RUY

N

T . ( CUNG C P ) THÔNG TIN .................................................... 9

K T LU N ................................................................................................... 10
TÀI LI U THAM KH O ........................................................................... 11

12